文书档案管理标准作业程序(成稿)

第一篇：文书档案管理标准作业程序(成稿)

文书档案管理标准作业程序

一、目的

建立统一的公司文件管理制度，明确文件管理的原则和工作程序，发挥文件在公司管理工作中的功效。

二、适用范围

适用于公司各单位，凡以公司或部门名义所形成的文件资料，都应遵循此规则。

三、工作职责

3.1 档案员：负责全公司文件管理，同时档案员负责公司文件的归口管理，所有公司文件（质量管理体系文件、管理制度A类文件、行政公文、外来文件）的分发皆归口其管理，负责文件的编号、复印、发放、回收以及原件的登记、保管、提供利用、存档等工作。

3.2 各部门：根据本部门日常工作需要，负责制订本单位相关的工作文件和管理制度B类文件，完善本单位的文件体系。如需以公司名义发放的文件，交由档案员进行统一编号发文。

四、程序要点

4.1 文件编制、审核和批准权限

文件编制、审核和批准权限表如下：

序号

文件名称

编写部门

审核部门/人员

批准人员

是否受控 质量管理体系文件

质量手册

管理者代表组织

管理者代表

总经理

是

程序文件

管理者代表组织

管理者代表

总经理

是

工作手册

各相关部门

管理者代表

总经理

是 管理制度

A类文件

公司职能部门

制度涉及单位

总经理

是

B类文件

各部门（管理处）

本单位

本单位负责人

否

行政公文

业务部门

主管领导

总经理

否

4.2 受控文件管理流程

4.2.1 受控文件编制

质量管理体系文件及A类管理制度文件应有统一的内容格式，文件编制人员应按照管理文件的格式内容要求进行文件的编写。

4.2.2 受控文件审批

1)文件编制后，按照规定的审批权限，送交相应人员审批。受控文件经批准人批准后交档案员制发。

2)受控文件的审核人员必须对文件的适用性负责。文件的批准人必须对文件的有效性和接口性负责。

3)受控文件的审查包括文件内容和形式的审查。文件内容的审核应注重在可操作性及协调一致性，文件形式的审查包括文件格式、标识、发放范围等符合要求。

4.2.3 受控文件分发归档

1)文件经批准后，由档案员按照规范的受控文件格式和文件编号规则确定该文的文件号，并予登记、排版、打印、校对后，交相关人员签发。文件应由文件批准人确定文件开始实施日期，并在文件上做出说明。

2)受控文件的发放，由经理审核，文件批准人批准，然后加盖受控章后按发放范围分发。

3)受控文件实行分级管理，公司档案员负责受控文件的发放、回收、保存和归档。

4)文件经审核批准后，原版文件由档案员归档。

5)已批准发放的受控文件的电子版要做好备份，分类存磁盘，并登记备查。

4.2.4 受控文件的评价

1)收文单位在文件实施过程中如发现现问题等，应将有关信息及时反馈给编制部门，以便及时修改更正。

2)受控文件实施后，由管理者代表或文件批准人定期（每年一次）或适时地组织有关人员对文件符合性、操作性进行评价，提出处理意见（如修改、改版等）。

4.2.5 受控文件的丢失处理

受控文件资料丢失后，使用人填写文件资料丢失报告，说明原因，部门负责人签暑意见，由行政部提出处理意见，经总经理批准后，可补发新的文件和资料。

4.2.6 管理制度B类文件管理流程

各部门（管理处）参照受控文件管理流程制定本部门管理制度文件管理流程。各部门（管理处）制定的所有管理制度B类文件应送一份公司档案员登记备案，并及时更新。

4.3 行政公文管理流程

4.3.1 发 文

1)以公司名义对内、对外行文的行政公文、信函由公司各相关负责人起草，指定由其它部门拟稿的除外。

2)公文送公司领导签发前，应由拟稿部门负责人核稿；公文如涉及到多个部门，要请相关部门会稿。主办部门与会稿部门取得一致意见后行文。

3)会稿和核稿时，起草人负责跟踪和修改。公文核稿、会稿完毕后，交由公司总经理签发，总经理签发稿件为定稿。

4)任何以公司名义盖公司印章的发文，必须由总经理或总经理授权人批准签发。

5)发文稿签发后，由档案员根据规定的公文格式和公司制定的发文字号确定该公文的发文字号，并予登记后打印、校对、缮印、加盖公章。

6)发文稿及公文会稿表由档案员归档。已批准签发的公文电子版统一由档案员归档，并做好备份，分类存磁盘，并登记备查。

7)制文由相关人员按规定按发放范围负责发送，并请收件人签收。

8)以传真件形式发送的公文，传真之后需加盖“已传真”章，原件仍按正常发文渠道发送。

4.3.2 收 文

1)所有发往公司的外来文件和总公司内部单位向公司的来文，统一由公司档案员处理。公司任何部门不论从哪种渠道收到来文，必须将原件交公司档案员处理，不得私自处理。

2)对于外来文件，公司档案员收到来文后，进行收文登记，送总经理批示处理意见；对于总公司内部来文（含局域网来文），要求办理的，由档案员送总经理批示处理意见。

3)对于总公司内部来文（含局域网来文），属各类管理文件、计划、办法、纪要等知照性文件，需相关部门传阅的，由编制传阅登记表，送总经理批示。

4)档案员按总经理批示意见，将来文及批示复印后送有关部门传阅或承办，原件归档

5)来文需要传阅的，传阅件在所有传阅人签名后交回档案员归档。

4.3.3 公司内部文件传递、审批

1)公司内部的请示、报告统一交由档案员登记，附发文登记表送总经理批示意见。

2)档案员根据批示意见和确定的发文范围送相关部门处理。

相关表格见附表。

第二篇：文书档案管理标准

江苏汇利镀锌钢管股份有限公司管理制度

文书档案管理标准（草稿）

1． 主管部门及领导

文书档案室归公司办公室主管，受分管领导、公司办公室主任的直接领导。

2． 归档文件

本公司在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2．1 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3.整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4.质量要求

4．1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修改，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5.整理方法 5.1 装订

归档文件应按件装订。已成册不易拆钉的可维持原样。保管期限为短 期的归档文件，可保持原貌。

5.2 分类

归档文件采用-机构（问题）-保管期限的方法进行分类，并应保持分类方案的稳定。

5.2.1 将文件按其形成分类。跨的文件，统一按文件的签发日期判定所属；跨办理的文件归入结束年；几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。

5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章的印迹颜色为红色，填写归档章时应使用符合档案保护要求的字迹材料。

5.5 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时。只对复文进行 编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.5.2 归档文件目录用纸尺寸采用国际标准A4型。

5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期限、机构（问题）等项目。

5.6 装盒

将同一保管期限、同一机构（问题）的归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并逐项填写档案盒封面、盒脊项目（馆编件号、盒号暂不填写）。

5.6.1 档案盒封面应标明全宗名称。在脊背须设置全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。盒号即档案盒的排列顺序号,进馆前可编号（用铅笔），也可不编号。

5.6.2 备考表

备考表放在盒内文件材料之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

5.7 排架

不同保管期限的档案分别排架。6.管理要求

6.1严格执行岗位责任制，做到收集及时，分类合理，保管妥善。6.2配合有关部门，积极做好档案的利用工作。6.3台帐清楚，条理分明，帐物相符。

6.4做好文书档案资料的防火、防潮、防蛀、防盗等安全保护工作。7.借阅

7.1凡借阅档案，外单位需持单位介绍信，并注明借阅者姓名、职务及借阅目的、内容等；本单位需借阅者应进行登记，并填写档案利用效果单，重要档案需经公司办公室主任或总经理批准方可借阅。

7.2 借阅方式，原则上就地借阅。不得翻阅其它无关文件资料，不准在文件上圈划、涂改或增删内容，更不准复制或者抽出文件。

7.3 如因特殊情况需外借者，需经公司办公室主任或总经理批准，但时间不得超过三天，借阅人要绝对保密，不准扩大传阅范围，严防失密、泄密的事故发生。

8.销毁

8.1 凡多余、重复、无保存价值的文件，要列出清单，经有关分管领导鉴定审批后方可销毁，不准任意私自销毁或当废纸卖出。

8.2 销毁资料文件时，要指定专人监销，以防失密。销毁后，销毁人和监销人都要在销毁清单上签字。

2009年12月10日

第三篇：文书档案管理标准

附件1：

文书档案归档标准

1主要工作依据

1.1《归档文件整理规则》DA/T 22-2000 1.2《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)1.3《企业文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局第10号令)1.4《企业档案工作规范》DA/T 42-2009 2管理职责

2.1档案部门是文书档案归口管理部门。负责本单位归档文件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位各业务部门文件的形成、积累和移交等工作。

2.2各业务部门兼职档案员负责本部门文件的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按档案管理规范，完成归档文件的整理与移交工作。

3归档要求 3.1归档原则

3.1.1归档文件应以本单位形成的，以及与本单位职能有关的文件为归档主体。

3.1.2普发性文件:凡是属于直属上级主管单位下发的与主业有关，且需要办理的，则酌情归档，期限从短;而对层层转发文件，且不需要办理的，一般不需要归档。

时及时归档。

3.3归档份数

归档的纸质文件应为原件，一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。

3.4质量要求

3.4.1归档文件必须完整、齐全。文件的正文与附件、请示与批复、转发文与被转发文、外文与译文等必须保证完整无缺；对有破损的文件应进行修补;对字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，并附在原件后面一并归档;纸质文件的发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档。

3.4.2归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档，并在复印件上标明原件归档单位，加盖原件归档单位的公章。

3.4.3对于无批复或复函的请示性文件，应由业务部门经办人在文件第一页的空白处注明该文件最终处理结果意见，同时签署姓名及经办日期，闭环后归档。

3.4.4归档文件的书写材料和纸张(不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等)、装具和装订(采用无酸卷盒，可用不锈钢钉装订或线装)应符合档案保护和档案管理的要求。

3.5移交程序

3.5.1各业务部门应将需归档的文件，收集整理，编制移交

前，发文处理单在后。

4.2.1.2装订应以不影响阅读和复印、不破坏原件、方式简便为原则。永久、定期30年保存的文件，可用不锈钢钉(夹)装订、如页数多较厚的可用三针一线装订;定期10年文件可以不拆钉。

4.2.2分类

文件分类，统一采用:-机构(问题)的分类方法分类。按照文书档案0-5大类把文件归入相应的类目，采用:党群工作010,行政管理

110、经营管理

210、生产技术管理310,财务审计410,人力资源管理

510、合同管理290标识(见表1文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表)。

4.2.3排列

归档文件可根据分类方案的类目和同一保管期限下。按事由结合时间、重要程度等排列;会议文件、统计报表等成套性文件要集中排列.4.2.4编制档号

4.2.4.1归档文件应依据保管期限和分类顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置逐件盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、、室编件号、机构（问题）、保管期限。

--全宗号，档案馆给立档单位的代号。本单位档案无进馆要求的，可不填写。

--，文件形成的，以四位数标注公元纪年，如2013。

--日期，文件形成的日期。可用8位阿拉伯数字标注年月日，如“20130112”，无日期的应考证填写，日期不全(仅有“年”或“月”)应填写年或月最后的日期。

--页数，归档文件应逐张编写页号(原文件已有页码的可根据实际情况不再编写)，文件中有文字、图样的均为1页;来文与复文为一件时页号应连续，页数相加。转发文与被转发文同理;页数编写位置可在正面右上角，反面左上角，按自然数从“1”标注。

--备注，填写本条目文件需要说明的情况。

4.2.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长x宽为297 mm×210 mm)4.2.5.3还应编制备查文件目录(见图3)。提供利用一般以机读目录为主，纸质的归档文件目录应打印装订成册并编制封面(见图5)。

4.2.6装盒

4.2.6.1归档文件应根据、分类、保管期限按室编件号顺序装入档案盒，盒与盒之间件号连续，每盒都应打印归档文件目录、填写档案盒脊背和备考表项目。

4.2.6.2对于文件附件较多，且一盒装不下的，允许一件多盒归档（应是同一个档号，多个盒号，页号连续)，可在备注栏中注明该文件的编号，备考表中注明该文件共几盒，本盒为第几盒。

第四篇：文书档案管理作业以及答案

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、（C）是公文办理过程中的中心环节。

A、拟办

B、批办

C、承办

D、催办

2、本单位综合性的、和以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（A）。

A、永久

B、30年

C、10年

3、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（B）。

A、16年和50年

B、30年和10年

C、30年和15年

4、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（A）。

A、永久

B、30年

C、10年

5、（D）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。

A、审核

B、批办

C、催办

D、拟办

6、单份文件整理的最终“产品”是（C）。

A、册

B、案卷

C、件

D、张

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、归档就是（A）的文件经（C）交档案室保存的过程。

A、办理完毕

B、正在处理

C、系统整理

D、简单整理

2、对于本单位收文，是以是否（BC）为归档判断标准的。

A、上级文件

B、本单位是否贯彻执行（办理）

C、与本单位工作有直接关系的文件

D、红头文件

3、归档文件的特点是（ACD）。

A、办理完毕

B、应归档

C、系统整理

D、来文机构的规格很高

4、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（ABCD）。

A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》

B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》

C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》

D、本单位主要职能和主要业务工作的实际

5、归档时每份文件必须齐全完整，即（ABD）必须完整齐全。

A、文件的定稿与正本

B、主件与附件

C、正本与副本

D、转发件与被转发件

6、公文标题由（ABC）组成。

A、公文的责任者

B、公文的事由

C、公文的文种

D、公文的

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用.对

2、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。

错

3、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。

错

4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨的党务或行政会议记录本应归入其终止的归档；跨的会议文件应归入会议闭幕归档。

对

5、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。

错

6、办理完毕是指文件所指工作全部办理完毕.错

7、本单位在修订《文书档案保管期限表》时，可照搬照抄《广东省机关文件档案保管期限表》。

错

8、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。

对

第五篇：文书档案管理课程作业

文书档案管理课程作业

共 3 大题，总分 100 分，60 分及格

一、单选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、本单位综合性的、和以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（）。A、永久 B、30年 C、10年

2、本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件保存价值（）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。A、等于 B、大于 C、小于

3、（）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办

4、（）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。A、传阅 B、登记 C、签注

5、承办是公文处理过程中的（）。A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节 6、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（）种。A、12 B、13 C、14

二、多选题（共 6 小题，每题 5 分）

1、公文标题由（）组成。A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的

2、公文结构的必备要素有().A、标题 B、正文 C、成文日期 D、责任者

3、凡反映本单位()等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。A、主要职能活动 B、基本历史面貌

C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动

4、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为()两种.A、永久 B、长期 C、短期 D、定期

5、归档就是（）的文件经（）交档案室保存的过程。A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理

6、归档的时间一般设定为（）。A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。对 错

2、“以我为主”，就是以本单位各项活动形成的文件材料为主。

对 错

3、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨的党务或行政会议记录本应归入其终止的归档；跨的会议文件应归入会议闭幕归档。

对 错

4、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。

对 错

5、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。

对 错

6、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。

对 错

7、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。

对 错

8、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用。对 错