《文书与档案》教材精华（小编推荐）

第一篇：《文书与档案》教材精华（小编推荐）

考试大纲要求及内容

考试内容：

1、文书工作的含义、组织、性质、特点、原则、作用和任务。

2、公务文书、档案、全宗、全宗的补充形式、人物全宗、声像档案、电子公文的概念。

3、档案工作的内容、性质及基本原则，归档单位的条件，归档文件价值鉴定的标准。

4、《归档文件整理规则》的特点

基本技能：

1、公务文书行文制度的运用

2、公务文书体式的运用

3、收文发文的处理程序

4、档案提供利用服务的方式及途径

5、归档文件价值鉴定原则的运用

6、归档文件整理

7、档案登记和统计

8、声像档案的管理

9、区分文件归档范围10、11、12、13、划分档案保管期限

电子公文的手机、管理、利用与归档 纸质档案数字化技术的运用 库房管理

综合运用：

文书处理与档案管理

《文书与档案》精华

第一章 文书与文书工作概述 第一节 文书概述

1、文书

人们在社会实践活动中为了记载、凭证、传递和公布信息等的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。简单而言，是以文字形式处理各种事物的工具。

2、公务文书

是法定机关和组织在公务活动中按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、联系工作、处理公务的文字依据，是国家管理政务的一种工具。

3、怎样理解公务文书的概念/

A、公务文书是各类机关与组织在工作活动中普遍使用的一种工具。

B、公务文书是一种记录和传递信息的书面文字。

C、公务文书是按照特定的体式和一定的处理程序制成的书面材料。

D、公务文书是党和国家机关具体领导与管理政务，机关与组织处理工作的一种工具。

4、公务文书的特点? 公务文书由法定的作者制成和发布；有法定的权威性和时效性；有特定的体式和语言特点；有一定的办理程序和明确的阅读范围。

第二节 公务文书的种类和体式

一、分法多种，实际中常常分为三种：

1、通用公文：指各级各类机关团体等组织处理公务时普遍使用的公文文种类。同应用文写作中的公文种类，即13种文体。其中又可以分为三种。

下行文：命令，决定、指示、批复、通报 上行文：请示、报告、议案 公告用：公告、通告 下行文、平行文：通知 上行文、平行文、下行文：函 上行文、下行文：会议纪要

2、事务文书：指通用公文以外的机关、团体经常使用的一般性公务文书。包括计划、总结、调查报告、简报、章程、办法、细则、守则、大事记。

3、专用文书：指在一定工作部门或一定业务领域，根据某种特殊需要专门使用的公务文书。包括经济文书、司法文书、教育文书、军事文书和外交文书。

二、公务文书的体式

体式也称公文的格式。公文体式的内容包括：发文机关、秘密等级、紧急程度（急件、特急和限时送达）、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等。

具体体式可以参考《应用文写作》P19页。

第三节 文书工作

一、文书工作的含义

是通过互相衔接的一系列程序，完成拟制、处理和管理文件的工作。

二、文书工作的任务

概述为：围绕党的总任务、总目标，做好“三服务”（即为上级机关服务，为同级和下级机关服务），搞好文书工作“四化”建设（制度化、规范化、科学化和现代化），科学、高校地承担文书的形成、处理和管理工作，为有效的进行机关工作，促进两个文明建设服务。

具体任务包括收文、发文、文书整理、文书清退、文书保管和归档等几个重要的工作。

三、文书工作的基本原则和要求

1、实行集中统一管理，贯彻党政分开的原则；

2、准确、周密，确保质量，避免差错；

3、及时、迅速，发对拖延，积压和迂缓；

4、精简、求实，发对官僚主义和文牍主义；

5、保守党和国家机密。

四、文书工作的组织形式

1、集中形式：指将文书工作中除文件承办外的其他环节的工作，都集中由文书部门办理。

2、分散形式：指将机关的文书工作分别交由文书部门和各业务部门承担。

六、行文制度 包括：行文条件、行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等。

七、什么情况下可以越级行文？

1、发生特殊紧急情况逐级上报会延误时机造成损失；

2、多次请示上级没能得到解决的问题

3、指数上下级之间有争议无法解决的

4、上级机关交办的并指定直接上报的事项

5、对直属上级进行检举揭发的

6、询问与联系个别的、必要的具体问题。

第二章

文书处理

第一节

文书处理概述

一、文书处理概念

机关、企事业单位、人民团体完成公文的撰制、运转、办理和保管过程中的全部工作。（是文书部门最基本也是工作量最大的一项工作。）

二、文书处理的内容

按性质分为：撰制、运转、办理和保管四个阶段。按形式分为：收文和发文处理两个阶段。

第二季

发文处理程序

1、程序

包括：拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发。

2、拟写公文的基本要求？

要全面正确的理解发文意图；要符合公文格式和有关规定；要注重行文的角度，用语和口气适合行文关系；讲究语言，符合公文风格。

3、审核任务？

主要做好“五查”工作：是否符合方针政策，是否体现发文意图，贯彻措施是否切实可行，文种、格式、标注是否准确，文字表述是否规范。

4、为什么说签发是公文形成的关键？

签发指机关领导人对文稿签署可否制发的意见，即对所呈文稿进行核准与认可，是文件形成的关键环节。它是机关领导人和部门负责人直接参与掌握的一个文书处理环节，是领导人行使职权的表现。一经签发，文稿即成文稿，就可据此制发正式文件，因此签发工作应慎之又慎。

5、作为一名文书人员在缮印时应遵守那些规定和要求？

缮印的基本原则：缮印人员不得擅自改稿；要以领导指定的印数为依据，不多印或少印；严格保守规则；不得自行处理原稿。

基本要求：字体字号要适当；排版要规范整洁；用纸要规范，文面要整洁美观，装订整齐牢固；页面要清晰整洁。

6、校对方法包括唱校法和比较法。

7、校对的程序一般实行“三校付印”，即每份文件校对三次以上，确保无误后方可正式交付印刷。

8、在文件材料上要加盖机关印章，带有个人照片的介绍信、证明材料及有关证件雷文书还需在照片上加盖特定钢印。

以机关领导人名义发出的公文落款处署领导人职务及姓名，一般不必盖印，需要盖印的一般加盖机关印章。

用印的要求和方法：用印位置在落款及成文日期处，要求上压正文，下要骑年压月。按规定除会议纪要外，凡正式公文都必须盖印。

第三节

收文处理程序

1、收文概念包括连个方面：所有外机关传递给本机关的公文；将外机关发来的文件收进并完成收文处理。

2、收文处理包括收进文件和对收进文件的处理两个阶段。

具体包括一下环节：签收、登记、分送与传阅、拟办、批办、承办、催办与查办、注办、归卷。

3、签收范围：发文机关要求收文机关执行签字验收手续的重要文件，如机要件、挂号件和电报、专人送递的文件和附有外回执单的文件都需签收。一般的函件不必签收。

4、签收过程：清点，检查和签字。

5、收文登记是收进文件的总目录，是文件存在的标志。

登记的方式包括一簿式登记法和分类登记法。

6、传阅的对象是机关领导人或部门负责人，传阅的组织者就是文书工作人员。

7、拟办指文书部门或承办部门的有关人员对收文如何具体办理提出初步意见，供机关领导批办时参考。

8、批办指机关领导和部门负责人对文件如何处理提出批示意见，签批在收文处理单的批办栏。

9、承办指对需要贯彻落实及需要给予答复的文件进行具体的办理。是文书处理的核心和关键环节。

10、催办指对公文办理的情况进行催促和询问，使公文能得到及时处理，以防文件积压和延误工作。（由文书人员负责。催办工作重点是对内催办。）

11、查办指对承办的实际情况进行检查。

内容：重点是了解、掌握各承办机关、承办人在承办过程中是否贯彻落实了党和国家的方针政策，是否执行了上级的决议指示精神。

方法：发公函，打电话和实际走访。

11、注办指对文件的承办情况和处理结果进行记载与说明，是收文处理完毕的标志。

12、归卷指将处理完毕的文件按要求分门别类地进行暂时性保管，以准备年终的立卷归档。

第四节

特殊文件的处理

一、信访文件

1、信访定义：指人民群众通过写信、访问的形式，想党和政府的各级领导机关反映个人或机体意愿的一种社会政治交往活动。

2、信访文书：是在处理这类活动时形成的各种文字记录。包括两部分：一是人民群众的来信和来访形成的记录，二是受理机关处理来信来访形成的各种文件材料。

3、信访文书处理的要求是什么？

1、实行“分级负责，归口办理”。

2、做到有信必回，有访必接，有问必答。

3、要注重调查研究，坚持实事求是。

4、信访文书的处理是按什么步骤和方法进行的？

接待或拆封；登记（基本情况登记和处理结果登记）；呈批与转办；立案查处；催办与查办；答复；归卷、立卷、归档。

二、会议文件的处理

1、会议文书处理方法和要求是什么？

会议文书由文书部门负责处理；会议文书要求单独立卷；对于召开会议的机关与单位而言，围绕会议形成的所有文件材料都要立卷；会议重要文件属于永久保留范畴；会议文书的立卷方法与其他公务文书立卷方法完全一致。

第三章

文书立卷与归档

一、文书立卷

指文书部门（或业务部门）将已经办理完毕的、具有查考价值的文件材料，按照它们在形成处理过程中的规律和特征组合成案卷。

立卷的成果是编立案卷。

凡是本机关在工作活动中形成和使用的、已经办理完毕、具有查考价值的各种文件材料都需立卷。

文书立卷的重点是反映本机关职能活动和基本历史面貌的文件材料。

对不需立卷的文件材料，不可随便处置。一般文件材料经主管领导批准后，可以销毁；有密级的文件材料，应在销毁前进行登记，并由二人监销。

值得注意的是，根据我国党政档案集中统一管理的要求，各单位具有长远价值的档案将按规定想档案馆移交。

二、文书立卷的要求是什么？

基本要求是；遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，区别不同的价值，反映本机关主要职能活动的历史面貌，便于保管和利用。

三、文书立卷的方法是什么？

一般采用两种方法：六个特征立卷法和“四分四注意”立卷法。前者指运用从文件的组成结构中概括出来的文件所共有的责任者、问题、名称、时间、通讯者和地区等六个方面的特征来立卷的方法。后者指分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意本级和上下级、同级文件间的密切联系；分问题，注意处理好不宜按问题组卷的文件；分保存价值，注意立足本机关和维护问题的完整性。

四、文书立卷的步骤

1、立卷类目的确定

2、平时归卷

3、组卷

4、编目定卷

五、归档有什么要求？

1、应归档的文件材料齐全、完整

2、文件和电报等材料按其内容的联系，合并整理立卷

3、归档的文件材料，应保护它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管利用

4.所有归档的案卷比寻有完整的移交目录，一式三份。

第四章

档案和档案工作概述

一、档案

1、档案的概念

是国家机关社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图标、音像及其他各种形式的历史记录。简单地说，档案是原始的历史记录。

2、文件转化为档案有什么条件？

办理完毕的文件才能成为档案；对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。

总之，档案是处理完毕的、具有查考价值的、几种保存起来的文件。这是档案定义的最基本含义。

3、档案的载体

我国有古代遗留下来的龟甲兽骨、竹简木牍、金石等，又有以纸张为主的书写材料，还有近代开始产生和推广的照片、影片、磁带、磁盘和光盘等载体。在国外还有纸草、泥板、羊皮纸等载体。

4、档案的主要特点和本质属性

档案以兼具原始性和记录性二者于一体的。其一般属性指档案具有社会性、价值性、知识性、信息性、信息和载体的不可分割性。

5、文书档案定义

也叫政务档案、党政档案或普通档案，是机关、团体、企事业单位在政治生活和行政事务等方面活动中形成的档案。是我国全部档案的基本组成部分，也是我国各级综合档案馆的核心内容。

6、科技档案的特点是什么？

专业性；种类和类型的多样性；成套性；现实性。

7、名称解释

基本建设档案：指形成于各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中的科技档案。

工业技术档案：指工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。

艺术档案：指有关单位及个人在艺术生产、艺术创作及艺术演出活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图像、音响等形式的艺术材料。

国家档案全宗：又称国家全部档案，指归国家所有、由国家统一管理的对国家和社会具有经济、政治；、科学、文化或历史价值的一切档案财富的总和。

8、档案有什么价值？

凭证价值；情报价值。

二、档案工作

1、档案工作的内容

档案收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、编研、利用、统计等、2、档案工作的性质

管理性：专门管理各部门形成的历史文件的一项独立的、专业性的活动。服务性：主要目的是为了适应社会各方面的档案利用需要，为社会各项工作提供信息资源。

政治性：体现一定的阶级关系和接济利益，为一定阶级、政党的路线、方针、政策服务。

3、档案工作的基本原则

档案工作实行同一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

（便于社会各方面的利用是档案工作的出发点、落脚点。）

4、档案管理活动的过程分为档案室前期管理阶段、档案室集中管理阶段和档案馆集中管理阶段。

档案馆是档案的最终归宿。

档案室既是机关内的职能机构，又是国家档案工作的基层组织，既是提高单位工作效率和工作质量的必要条件，又是整个国家档案事业的基础。

第五章

档案业务工作 档案业务工作包括那些工作?

收集工作、整理工作、价值鉴定工作、保管与保护工作、统计工作和开发利用共。

一、档案收集工作

1、档案收集工作定义

指按照党和国家的有关规定，通过例行的接受归档制度和专门的征集办法，把分散在各机关、单位、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各档案室和各级各类档案馆，以实现档案集中统一管理的业务活动。

2、收集工作的要求

保证收集的档案完整齐全；加强馆外的调查研究；保证入馆档案的标准化；保证全宗和全宗群的不可分散性；保存各全宗之间的相互关系。

二、档案整理工作

1、全宗的定义

是一个独立的居官、组织或著名人物在社会活动中形成的档案整体。其含义包括三个方面：是一个有机整体；是在一定历史活动中形成的；是以一定的社会单位为基础构成的。

2、立档单位定义

形成全宗的机关、组织或个人称为全宗构成者。

3、构成立档单位的条件是什么？

工作上，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文； 组织上，有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权； 财务上，有独立的预算和决算，有单独管理财务的机构或人员。

4、人物全宗定义

是社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。

5、全宗的补偿形式的定义

在档案整理过程中，有时会遇到一些单位的档案难以按全宗区分，或难以按全宗保管等特殊情况，这时候可根据全宗原则采取一些变通形式作为补充

6、全宗是组成档案馆档案的基本单位，案卷则是全宗的基本单位。

7、档案整理工作的一般程序?

熟悉立档单位和全宗单位的有关情况，确定档案整理工作计划、任务和目标； 制定档案整理工作方案，尤其是切实可行的档案分类方案；区分全宗；对全宗内档案进行分类；对类呃逆文件立卷；案卷排列；编制案卷目录。

8、全宗卷定义

在管理某一全宗过程中形成的，以全宗为单位组成、说明全宗历史的文件材料专卷，是档案馆（室）对全宗进行日常管理、保管人员掌握全宗情况不可缺少的材料。

三、档案价值鉴定工作

1、定义及其内容

定义：指档案馆按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项业务工作。

内容：制定档案保管期限表；具体分析档案的价值，依据档案保管期限表来划分和确定档案的保管期限；挑选出没有保存价值和保管期限已满的档案予以销毁；围绕上述各种工作而开展的一系列鉴定组织工作。

2、档案价值鉴定工作的原则

从国家和人民的整体利益出发，用全面、历史、发展的观点，判定档案的价值。

3、分析档案价值的一般方法有哪些？

分析文件的内容：凡具有科学研究和实际查考价值的文件，就具有重要或较重要的价值，而反映一般事务性活动或内容重复的文件则价值不大。

分析文件的来源、时间和形式等。同类内容的文件，由于来源时间和形式等特点的不同，而具有不同的保存价值。

分析全宗和全宗群内档案的完整程度。保存完整时各类材料的价值率基本正常；不完整时，残存档案的保存价值相对提高，而且档案保存得越少，残余档案的保存价值越高。

4、档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久指无限期地长远保存，长期指保存16-50年，短期为15年以下。

5、销毁档案的方法

档案销毁清册经批准后，一般可将该档案送造纸厂作原料，也可自行销毁。为保守机密，严禁将需要销毁的档案做其它用途，更不允许出卖。无论用什么方法销毁，都要牌两个以上的专人监销，同时监销人必须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁的日期，并由监销人签字以示负责。

6、鉴定档案价值的基本方法是什么？ 是直接鉴定法，即通过直接审查档案来鉴定档案的价值。包括两层含义：一是要求鉴定工作人员根据鉴定档案价值的原则和标准，按照档案的实际情况直接判定价值，而不是只通过档案保管期限表来鉴定；一是要求鉴定工作人员逐件、逐页地审查档案，而不是仅根据案卷目录、卷内文件目录和案卷题名判定档案的价值。

7、档案保管期限表定义

是用表册形式列出档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。

四、档案保管与保护工作

1、保管工作的内容有哪些？

档案保管工作是档案部门的一项日常性业务工作，是维护档案的完整与安全的重点环节和主要手段。其内容主要包括：日常维护工作；实时保护措施；档案的修复；库房与设备的管理。

2、保管工作有什么要求？

保管工作人员要有强烈的事业心和高度的责任感（思想基础）；要为保管工作提供必要的物质条件；要分析和掌握造成档案毁损的原因（影响档案寿命的因素包括两个方面：一是档案制成材料和记录材料的质量，这是影响档案寿命的内因；二是档案的保管条件与方法，这是影响档案保管寿命的外因。）；以防为主，防治结合。

3、档案的保管条件

库房为档案的保管提供了最基本得物质条件。档案库房的特定用途要求它具有放潮湿、防高温、防虫鼠、防污染的条件，并且坚固安全。

五、档案统计工作

1、档案统计工作的定义与内容

定义：是以表册、数字的形势，对档案和档案工作诸现象的数量关系进行登记、整理、分析和研究，从而揭示出其发展过程、现象及其一般规律的一项档案业务工作。

内容：包括档案与档案工作的基本登记和综合统计研究两部分。具体来说，有档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用情况的登记，档案机构和人员、档案专业教育等情况的基本统计，其他专门统计等，几乎涉及档案、档案工作、档案事业管理的所有方面。档案统计工作内容的广泛性是区别于收集、整理、鉴定、保管及提供利用等业务工作的突出特点。

2、档案统计工作的要求

统计目的要明确；统计数据要准确、统计要保持连续性；统计工作要及时、要加强分析研究。

3、档案统计工作的方法

档案统计工作包括对档案和档案工作的统计调查、统计整理和统计分析这一完整的工作过程。通过统计调查，获得反映档案和档案工作有关特征的数据资料；通过统计整理，把这些反映个体特征的资料过度为反映整体特征的资料；对吼对整理过的系统资料进行分析研究，认识和把握档案和档案工作的状况与内在发展规律。

六、档案开发利用工作

1、档案检索含义

包括存储档案信息线索和利用检索工具查取所需档案的全部过程，包括存储与检索两个具体步骤。

2、档案编研工作概念

是以馆（室）藏档案为主要物质对象，以主动提供或报道档案信息内容、满足社会利用为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一项专业工作。

3、大事记的定义

按照时间顺序简要记载一定时期发生的重大事件，能从纵的方面提供史实梗概，也可为查找档案提供线索。一般采取叙述式，其结构包括条目和时间两部分。

4、档案提供利用的要求

树立服务思想，端正服务态度，明确档案提供利用在档案工作中的地位和作用；做好基础工作，缓和档案信息的供求矛盾，提高档案利用服务的水平和效益；熟悉档案库藏，研究用户需求，提高利用服务能力；正确处理档案的利用与保密的关系，提高档案提供服务的政策理论水平。

5、档案提供利用的方式

通常有以下几种类型：以档案原件提供利用，如档案原件的阅览、外借；以档案复制件提供利用，如档案复制本的阅览，出版档案文件汇编，举办档案展览；综合档案内容编写书面资料提供利用，如编写档案参考资料。

档案提供利用的方式还有很多，档案部门应根据当代信息社会的需求和社会各方面的档案利用需要，采取适当的提供利用方式，积极开发档案信息资源。

第六章

文书与档案工作现代化

1、电子文件及其特点

电子文件是通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件。与传统文件相比它具有以下特点：

电子文件的读写方式有了革命性变化；电子文件的内容与载体的依附关系发生变化；电子文件的结构发生变化。

2、档案工作现代化的概念

指勇科学的思想、组织、方法和手段对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳工作效益、经济效益和社会效益。也就是说，是在档案工作人员拥有现代化的观念与技能的前提下，运用科学化的组织和管理，采用现代科学技术，实现档案管理方法和管理手段的现代化。

3、档案工作现代化的内容

档案工作现代化不只是现代化技术的应用，二是包括技术、设备的现代化和管理工作的标准化、制度化、程序化两大方面。

4、新型档案材料包括哪些？

录音磁带、唱片、录影带、摄影照片、缩微胶片、计算机磁盘、关盘等。

5、照片档案的定义

是人们在社会实践活动形成的具有保存价值并按一定原则和方法整理、保管起来的各种照片，包括底片、照片和文字说明材料。第七章

文书、档案工作人员的职业道德与业务素养

1、社会主义职业道德的核心就是为人民服务，这是社会主义社会每个从业人员职业行为的处发点。

2、文书、档案工作的基本原则是什么？

保密；准确；迅速。

3、文书、档案工作者的职业道德包含的内容是什么？

强烈的事业心和责任感；遵守纪律，严守秘密；精明干练、主动负责；埋头苦干、严谨精细（它是文书档案工作人员职业的行为准则）；谦虚谨慎，平等待人。

4、文书、档案工作人员的业务素养有哪些？

具有较高的政策水平；具有较广的本部门、本行业的业务知识；具有较深的专业基础知识；较强的业务技能（文字综合处理能力，书写能力，速记能力，印制能力，校对能力，运用现代化办公设备的能力。）

第二篇：文书与档案复习资料

二、问答题：

1文书与档案的区别联系

联系：构成成分相同，都是文件材料，其中主要是文件材料：

区别：1）文书是正在使用，未经整理立卷的公文材料：档案则是工作结束后，停止传递使用，已整理立卷，正式归档的文件材料。

2）文书是档案的前身和基础，档案是文书的变体和归宿。文书是明天的档案，档案是昨天的文书。

3）文书不全部能够成为档案，只有对以后有查考、利用和保存价值的才能转化为档案。

4）文书是单份的彼此不相联系的散在的文件材料。档案是经过系统的立卷整理，按一定特征归拢在一起，具有内在联系的组合材料。2文书工作包括哪些环节？

文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理、公文的管理 3档案管理工作主要有哪些内容？

包括档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计等八项工作。

4文书工作的组织机构、组织形式有哪些？

文书工作的组织机构:1.专门的文书工作部门;2.综合办公部门下的职能部门;3.兼职文书工作部门

文书工作的组织形式:文书工作组织形式的类别 集中式 分散式 复合式 5如何确定文书工作的组织形式

文书工作组织形式选择的依据: 1)本机关的工作性质、任务和职能范围 2)本机关内部机构设置的层次与数量 3)本机关收发文的数量与频率 4)本机关组织机构的关系

5)本机关人员的配备及资金来源 6简述文书工作的组织领导

文书工作的组织领导，无论就全国范围还是一个机关的范围来说，均需要实行集中统一领导的原则。

（1）从全国来说，党政系统分别实行集中统一领导。即中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作。

（2）从一个机关来说，文书工作由本机关综合办公部门的负责人领导。

（3）从上下级机关之间来说，上级领导机关的综合办公部门有责任对所属机关的文书工作进行业务指导。另外，党政领导机关的综合办公部门有责任对同级各部门的文书工作进行业务指导。

（4）各级档案管理部门和本机关的档案机构有责任对本机关的文件整理归档工作进行指导、监督和检查。

（5）机关业务部门，责成人员负责本部门的文书工作。7现代办公环境下文书工作人员应具备哪些素质？

1）基本素质：

文书工作者的基本素质是指文书工作者从事复杂社会实践活动的能力。2）技术素质：

文书工作者的技术素质是指文书工作者在文书工作中能够熟练地使用与

文件管理相关的技术设备的能力。3）信息素质：

信息素质是指文书工作者要有对信息获取、理解、分析、加工和活用的能力。

4）管理素质：

管理素质主要包括两大方面：其一，管理思维。其二，管理能力。8档案管理的组织机构有哪些？

1)机关档案室——是专门管理本单位所形成的档案，主要为本单位服务的内部机构。类型：科技档案室 综合档案室 人事档案室 专门档案室 2)档案馆——是国家法定的专门永久保存档案的基地。类型：国家档案馆 部门档案馆 企事业单位档案馆

3)档案事业管理机构——即各级档案局，是国家和各省、市、县人民政府的档案行政管理部门。9公文的特点

公文的特点：法定性 强制性 规范性 语体的简明性

一、决议：用于会议讨论通过的重大决策事项。

主要特点：

★程序上的规范性：必须经集体讨论和表决后形成。

★内容上的针对性：主要对某一重要工作或重大事项。

★效力上的权威性：一经发布，应坚决执行。

★对象上的普遍性：所属组织、团体、个人均不得例外。

★时效上的长期性：决议的效用一般时限较长。

二、决定：用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

主要特点：

★适用范围广泛：适用于各级组织和领导机关。

★适用方式比较灵活：既可用于解决重大的方针政策、决策部署，也可用于处理具体的人和事。

★具有很强的约束力：一旦作出决定，有关组织和个人必须遵照执行，不可轻易改变。

三、命令（令）： 用于公布行政法规和规章，宣布实行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

主要特点：

★权威性：发布机构须有一定的权威性，使用权限受到严格限制，限定在行政机关及其法定代表，其他单位和个人不能发布命令（令）。★强制性：命令发布后在适用范围内需遵照执行。★严肃性：“谨慎出令，令出准行”。

四、公报：用于公布重要决定或者重大事项。

主要特点：

★内容上的重要性：公报所涉及的内容应是党内外、国内外普遍关心的重大事项或重要决定。

★形式上的多样性：以新闻的形式，党和国家的名义，两个或多个政党的名义形成联合公报。

★使用上的习惯性：一般为公布重要会议情况、重大事件，公布人口普查、经济

发展和国家计划执行情况等。

★方式上的公开性：公报的透明度高。

五、公告：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项（其中，“重要事项”是指有关国家、经济、文化、军事、科技、人事、外交的事项；“法定事项”是指由国家权力机关、行政机关等依据法律法规和法定程序公开的事项）。

主要特点：

★发文机关的特定性：仅限于国家权力机关、行政机关，以及被授权的部门。★公布内容的庄重性：体现国家及其权力机关的威严。★告知范围的广泛性：面向国内外。

★传播方式 的公开性：通过报纸、广播、电视等传播。

六、通告：用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项

主要特点：

★公开性：主要采取在社会上张贴或刊登新闻媒体的形式予以公开发布。

★周知性：用以要求一定管辖范围内的机关、团体、企事业单位、人民群众了解知晓某些事项，自觉规范自己的行为，共同维护社会公共管理秩序。

★通俗性：通告的内容应当尽量使用明确、流畅、通俗易懂的语言表达，以达到“周知”与“遵守”的行文目的。

七、意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

主要特点：

重要性：所涉及的内容必须是重要问题，方针政策性的重大事项和主要问题，特别是新问题。

特定性：写作形式不仅要有“见解”，而且要有“处理的办法”。

指导性：意见用于下行文时，具有指示的性质，对下级机关开展工作具有指导作用。

针对性：就某一重要问题，对下级机关起帮助和解决问题的作用。原则性：一般是从宏观上提出原则性意见。

七、意见：可用于下行文、上行文和平行文。★用于下行文时：一是上级对重要问题发表见解；二是针对突发事件或带倾向性问题，向下级机关提出见解和处理办法；三是针对某项工作或者局部性问题提出见解和处理办法；四是针对下级机关在开展工作过程中所出现的新情况、新问题提出带有指导性的意见等。

★用于上行文时：主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议。

★用于平行文时：主要就某项工作、某些事项提出意见，供对方参考。

八、通知：用于发布、传达要求下级机关执行、周知或者执行的事项，批准、转发公文等。

★ 通知是党政机关使用频率最高、范围最广的文种。

★使用通知文种的几种情况：

一是凡上级机关发布下级机关的来文，用“批转性通知”。二是凡下级机关转发上级机关来文，或发布平行机关、不相隶属机关来文，用“转发性通知”；

三是凡上级机关向下级机关行文时使用《条例》中规定的15个文种以外的其他文种，如准则、条例、办法、细则、要点、规划、纲要、方案等，用“印发性通知”。

★ 人事任免也多选用通知这个文种。

九、通报：用于表彰、批评、传达重要精神和告知情况。

主要特点：

★目的性：介绍典型事例，有的放矢，目的明确。

1.表彰性通报：用于表扬先进集体和个人，表彰先进事迹，评价典型经验； 2.批评性通报：用于批评违规违纪事件，揭露坏人坏事，分析总结事故教训等；

3.告知性通报：用于传达上级重要指示精神、重要会议精神、交流工作情况和经验教训，指出工作的重点或必须关注的问题。★时效性：如处置突发事件的情况通报等。

十、报告： 用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。

主要特点：

★广泛性：适用范围广泛。

★陈述性：内容以陈述为主。

★单向性：下级机关向上级机关单向行文，上级机关只知晓报告内容，可批复亦可不批复。

★事后性：“事前请示，事后报告”。

十一、请示：用于向上级机关请示指示、批准。

主要特点：

★规定性：内容一般是需要上级机关给予指示、指导、批准、答复或帮助解决的事项。

★层级性：请示原则上必须逐级请示，不得越级行文，特殊情况需越级请示，要抄送被越过的上级机关。

★单一性：一事一请示；一般为一个主送单位。

★呈批性：原则上主送有隶属关系的直接上级机关，无论同意与否，上级机关都要给予答复。★隶属性：请示者和受理者应是一级机关或组织，并具有隶属关系或业务指导关系。

★事前性：必须是事前请示，不能先斩后奏。

十二、批复：用于答复下级机关请示事项。

主要特点：

★针对性：必须针对请示事项，表明的态度、提出的意见都具有很强的针对性。

★权威性：批复提出的决策、意见对下级机关具有法定的约束力；下级机关必须遵照执行。

★简明性：批复内容简明扼要，对请示件中的请求事项只作原则性、结论性的表态、指示、决定，或提出方向性意见，无须作具体的分析和阐述。

十三、议案：用于各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

主要特点：

★主体的法定性：制作主体是各级人民政府。

★内容的特定性。

★提请的时效性。

★建议的可行性。

★办理的程序性。

十四、函： 用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

主要特点：

★广泛性：使用范围广、使用频率高、简便灵活，平行机关和不相隶属机关都可使用。

★灵活性：凡是申请事项、建议咨询、商洽工作、通知事项、催办事情、答复询问、报送材料都可用函，还可用来请求批准和答复审批有关事项。★单一性：一函一事，简短明了。

十五、纪要：用于记载会议主要情况和议定事项。

主要特点：

★纪实性：如实记载会议情况和议定事项。

★概括性：纪要不同于记录，只需要集中、精要反映会议的精神实质。

★内部性：会议纪要使内部文件，可以印发参会单位和相关单位，但不需要向社会公开。

★ 不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。

10公文格式有哪些构成要素

公文要素共分版头、主体、版记三大部分18个基本要素。1)版头：公文首页红色分隔线以上的部分。

要素包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线

2)主体：首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分。

要素包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。

3)版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。

要素包括： 版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码 11公文文种辨析 1).“条例”“规定”“办法”的区别

“ 条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与发 布机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”。党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”。一般属于“自主的”规范性公文，即自身即可创造新的规则。

“规定”的特点是使用范围广泛，对 制定和发布机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；规定更适合作 为“自主的”和“补充的”规范性公文。

“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性。直接的可操作性；除了一部分为“自主的”公文外，大部为“执行的”规范性公文，如各种“实施办法”即均具备这种性质。

2.)“决定”与“命令”的区别

在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用；在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务；在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。

3).“指示”与“命令”的区别

“指示”的使用权限规定没有“命令”严格，上级机关对下级机关均可下达“指示”；在效用方面，“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行，“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下，允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务；在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求，“指示”则既表达作者意志，又注意阐发道理，指出具体任务、具体规则，以及实现目标的方法途径，还注意说明有关事物间的界限等。4.)“通报”与“通知”的区别

“ 通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为；有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求；发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。5.)“通报”与“处分决定”的区别

“通报”与“处分决定”有很大不同，首先 是制发公文的目的不同，“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次，对象不同，“通报”的对象必须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛，“处分决定 ”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。

6.)“通告”与“公告”的区别

“通告 ”仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士，“公告”则对国内国外公布，其告知的对象极广泛；“公告”的事项更加重 大，应具备使世人知晓的意义，“通告”则不限于此类性质的内容；“公告”的作者地位大都较高，“通告”则没有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉 及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。7.)“通告”与规范性公文的区别

“通告”的一部分内容也具有一 定的规定性，但它却与规范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范，规范性公文则不限于此；“通知”中的规则更带有政策性而非规范 性，因而稳定性不如规范性公文；“通告”的内容详尽具体，有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程，指明有关事物间的界限、例举有关情况的成 分，而这些成分在规范性公文中一般没有；“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权，对在辖区内的公民有强制约束力；“通告”的生效程序比规范性公文简单，机关的法定责任者签发即生效，不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程；“通告”的传递形式也比

较简便和多样，张贴、广播、刊载等形式均可保 证其有效。8.）“请示”与“报告”的区别

请示的目的是请求上级机关对某事宜给予批准或明确答复某个问题；报告的目的是向领导部门汇报工作，反映情况，提出建议，不需要批准答复。请示必须在事前行文；报告则不受行文时限，事前、事中、事后皆可行文。请示内容单一，要求一文一事，以便上级及时处理；报告则一文一事，一文数事皆可。请示中可以反映有关情况，要有请示事项；报告中决不能夹带请示事项。本机关难以解决或难以回答的问题用请示；本机关职权范围内可解决或已解决的问题用报告。9.)“请示”与“议案”的区别

“议案”的作者是被严格限定的，受文者也是非常专指的，作为行政公文的“议案”的作者须是各级人民政府，受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会。“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请；“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项，“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项；在效用上，“请示”可以强制对方回复意见表明态度，但内容并不能强制执行，“议案”则在经审议通过后，具有法律约束力。要求有 关机关或人员认真遵照执行。10.)请示与申请的区别

请示是法定公文，申请为专用书信。

请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项。申请不仅用于下级向上级请求，不属于请求范围之内的事项，而且可用于不相录属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。如专门办理有关业务的机构部门（银行、保险、公安、海关、土地管理、工商管理等）。

请示的行文对象固定，而申请的行文对象不定，请示的内容限于本系统，本部门的行政公务或政策问题，写法规范。申请的内容不以系统、部门为限，写法不强求一律，且常以填写有关部门印制的各种表格代替。

请示的作者是法定的机关、团体，而申请的作者可以是机关、团体，也可以是个人。机关、团体或个人向有关方面递交申请，有时必须按有关规定出具或提交有关证明、证件、文件等，而请示则没有这方面的规定。12文书写作与管理的关系

一、现代管理的需要触发应用写作

（一）应用写作产生于管理的需要

（二）应用写作是管理意志转化为管理行为的中介

（三）应用写作的成果是管理的历史凭据

二、应用写作主体、客体与现代管理的关系

三、应用写作行为过程与现代管理的关系

（一）遵循、统摄于管理需要——被动化的运思过程

（二）与管理过程相对应——程序化的写作过程

（三）整合、序化管理意图——格式化的行文结构和条文式的行文方式 13公文形成有哪些环节？

交拟 撰稿 会签 审核 签批（发）缮印 用印 签发 立卷归档 14我国机关的组织关系主要有哪几种？

机关的组织关系，主要表现为下面四种：(1)上下级关系，即领导和被领导关系。

(2)平级关系，即同等级别的关系。

(3)隶属关系，指同一垂直组织系统中存在直接职能往来的上下级机关之间的关系。如省政府和它管辖范围内的市政府、县政府、乡(镇)政府之间，市政府、县政府、乡(镇)政府是隶属于省政府的，省政府则隶属市政府、县政府和乡(镇)政府。省政府内的一个厅内的厅和处、科之间，处、科是隶属于厅的，厅则隶属处、科。

(4)非隶属关系，指不是同一垂直组织系统，不发生直接职能往来的机关之间的关系。这些机关包括平级机关或不同级别的机关。如省政府下属的各个厅所隶属的处、科之间；同一级别的各高等学校下属的各处、系之间，都属于非隶属关系。

15上行的行文规则

1).原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2).党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3).下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

4).请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5).除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人个人报送公文，不得以本机关负责人个人名义向上级机关报送公文。

6).受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。16下行文的行文规则

1).主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

2)党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。3).党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

4).涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5).上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

17联合行文的行文规则

1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。(1)各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级。(2)有共同管理的事项或者有关联的事项。

(3)联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多.(4)联合行文应当明确主办机关。

(5)联合行文，主办机关一般排列在前。

2.党委、政府的部门依据职权可以相互行文.过去只有政府的部门依据部门职权可以相互行文，这样体现了实事求是原则。3.一个部门的内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。

18简述收文处理程序

收文处理程序可分为文件的收进阶段和阅办阶段。收进阶段具体包括签收、拆封、登记、附文件处理单等环节；阅办阶段具体包括拟办、批办、分发、承办、注办、归卷、催办等环节。承办根据办文要求不同，又可细分为：传阅、传达、办理、拟稿。需要办复和转发的文件，承办实际上就是拟稿。所以，从承办开始文书处理就进入到发文处理程序。19简述发文处理程序

发文处理程序可分为文件的制文阶段和制发阶段，制文阶段具体包括交拟、拟稿、核稿、签发、复核；制发阶段具体包括打字排版、校对、印制、用印、登记、装封、传递、注发、归卷等环节。20公文传递的方式有哪几种？ 1)．邮局传递 2)．机要通信传递 3)．机要交通传递 4)．电信传递 5)．文件交换

21对办毕文件应如何处理？

平时归卷 清退 销毁 暂存 22本机关哪些文件属于归档范围

(1)本级人大、政协、党、政、工、青、妇领导机关召开的代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件,以及各种照片、录音、录像等特殊载体的文件材料(由召开机关立卷归 档);(2)本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领导会议文件材料和本机关各种工作会议、专业会议文件材料;(3)本机关颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本,重要的修改稿;(4)本机关的请示与上级机关的批复文件和下级机关的请示与本机关的批复文件;(5)本机关及其职能部门活动中形成的工作计划、总结、报告;(6)反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料;(7)本机关检查下级机关工作或调查研究形成的重要文件材料;(8)本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料(包括电子文件等);(9)本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料;(10)本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;23简述文件整理的步骤和方法

档案整理方法有六个步骤：

1、修整

2、装订

3、分类

4、排列

5、编号

6、编目

7、装盒。

一、修整

为保证档案能够长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。一般包括：对破损文件进行修裱 ；对字迹模糊或易退变的文件进行复制 ；去除文件上易锈蚀的金属物 ；对过大文件进行折叠

二、装订

1、“件”的确定：

归档文件应按“件”装订。“件”为归档文件的整理单位。原则上每份文件单独计算为一件。

2、排序方法：

正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，复制件在后；

转发件在前，被转发件在后；

复文在前，来文在后；

不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。

3、对齐方式

1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。

2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。

3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐

4、文件装订方式

根据归档文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用缝纫机轧边或在文件左上角穿针打结。较厚的文件可采用“三孔一线”的装订方法,成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持原貌不变

三、分类

将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别。

分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。

四、排列

是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列：

1.同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；

2.事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。

3.会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。

4.因故未及时整理归档的零散文件，可以排在同一大类(问题)、的所有

文件的最后。并在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。

五、编号

在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章。

归档章的项目为：全宗号、、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数

六、编目

编目以“件”为单位进行，如密不可分的文件作为一件时，在归档文件目录中只对排在前面的文件进行编目。

归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

1、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。但必须在题名栏中用()注明有无来文，如“附请示”。

2、归档文件目录项目设置：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

七、装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。

档案盒的封面：用全称或规范化的简称标明全宗名称

档案盒盒脊：项目有：全宗号、、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”连接。盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写

装盒的要求：不同形成的文件，不同保管期限的文件以及按机构（问题）分类时，不同机构（问题）形成的文件不得装入同一档案盒，装盒时应根据文件的数量选择厚度适宜的档案盒

备考表：置于盒内文件之后，不宜印在档案盒上。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人。盒内文件情况说明填写主要包括盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人、检查人栏应填写负责整理归档文件和负责检查归档文件整理质量人员的姓名日期，填写归档文件整理完毕的日期

档案的排架：归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，统一竖放，盒脊朝外。一般单位应在下一的第二季度内完成整理归档工作

（一，对每份文件进行装订。装订时，要注意正本在前，定稿（或附件）在后，原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后，复文在前，来文（或去文）在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文字文本在后。对永久、长期保管的档案必须去掉金属物。对于已装订成册不便拆钉的刊物、书籍，可不拆钉重装。

二，对归档文件进行分类。我们公司文档是依照照电力工业企业档案分类表（0-5大类）来分类，按-问题-保管期限进行分类，例如：计划经营部的文档按2011-经营管理-永久（长期、短期）进行分类。

三，对归档文件进行排列。归档文件的排列在统一保管期限下进行，统一保管期限的文件，按事由结合时间重要程度进行排列。会议文件、统计报表等成套性的文件可以集中排列。

四，编号。对归档文件依分类方案和排列的顺序进行逐件编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

五，编目。对已进行了装订、分类、排列和编号的归档文件编制卷内目录。

六，装盒。将已进行了装订、分类、排列和编号的归档文件，按编制好的卷内目录顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、背脊及备考表。）24如何确定归档文件的“件”

“件”的确定：

归档文件应按“件”装订。“件”为归档文件的整理单位。原则上每份文件单独计算为一件。

文件正本与定稿为一件；

正文与附件为一件；

原件与复制件为一件；

转发文与被转发文为一件；

会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)；

成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件；

来文与复文为一件，经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的 来文、复文分别作为一件

报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件

25归档文件的分类方法有哪些？

分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法 26归档文件整理的基本原则有哪些？

总原则：保持文件之间的历史联系，充分利用有的整理基础，便于保管和利用。

一、档案整理保持“历史联系”（四大原则）

来源原则：档案之间的来源联系是首要的，不同来源的档案不得混淆。

时间原则：档案之间的时间联系是自然的，固有的联系

内容原则：档案之间的内容联系是重要的、内在的、本质的联系

形式原则：档案的形式（指档案的种类、名称、制成材料等）构成档案之间的某种联系。灵活处理特殊情况档案的一种管理原则。

二、档案整理必须以便于保管和利用为原则

档案的构成情况的复杂性，所以在整理时，应全面考虑各方面因素（档案实体上的档号包括保密程度、保管期限等要素）

三、档案整理必须充分利用原有基础的原则： 1）、凡收进的案卷鉴定时要对原有基础组合状况进行分析，尽量保留合理部分。2）、尽量避免大拆大动，以免人为破坏档案之间的历史联系。27如何确定文件整理环节的工作方式

一是集中式。归档文件整理工作集中在综合办公室或档案室，这种形式适合小机关。

二是分散式。整理工作分散在形成归档文件的各部门进行，即文书处理部门整理。优点是：职能明确，不会造成文件材料的流失；对文件材料的价值判断准确；确保文件材料的及时归档;有利于管理。这种形式适合大中型机关。

三是集中与分散结合式。一部分集中在档案部门，一部分业务特殊的部门集中在业务部门自行整理，向档案室移交，这种形式适合中型机关。无论采取哪种方式都应做到分工明确、责任落实到人。

28档案收集的内容有哪些？

（1）机关档案室对本机关需要归档的档案的接收；

（2）机关档案室对那些未及时归档的档案的补充收集；

（3）档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收；（4）档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。

29各级各列档案馆收集档案的内容

第一，中央一级档案馆

需要永久保管的中央一级党和国家现行机关和撤销机关的档案，具有全国意义的、需要由中央保管的革命历史档案和旧档案、有关历史档案以及党中央和国务院决定接收的档案。

第二，省（市）自治区档案馆

省级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案，省级机关的、具有全省意义的、需要由省保管的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，省委和省人民政府决定接收的档案。

第三，省辖市（州、盟）和县级档案馆

同级各机关、团体及其所属单位的具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销

机关的档案，本县的革命历史档案和旧政权档案以及相关的历史资料，县委和县人民政府决定接收的档案。

第四，各类专门的、专业性的档案馆

中国照片档案馆、外交部档案馆、公安部档案馆和中国气象局气象档案馆 „„ 30从政权性质与历史角度，可以将档案分为哪几类？各类档案主要由什么档案馆保管？

革命历史档案和旧政权档案

1)中央档案馆，中国中央级综合性档案馆，1959年成立于北京，集中保管自“五四”运动以来的，具有全国意义的革命历史档案和中华人民共和国成立后党和国家中央机关的具有永久保存价值的档案。

2)中国第一历史档案馆是专门保存明清两代中央国家机关档案及皇室档案的国家级档案馆，成立于1925年，坐落在北京故宫西华门内。

3)中国第二历史档案馆是集中保管中华民国时期（1912-1949）各个中央政权机关及其直属机构档案的国家级档案馆。4)中国人民解放军档案馆收集、保管建国前中国共产党领导的中国工农红军、八路军、新四军、解放军等军事机关、部队、院校形成的革命历史档案。

5)地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本地方革命历史档案及旧政权机关和其他单位形成的档案。

31鉴定档案价值应遵循什么原则？

1）.从国家和人民的利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。

2）.全面的观点 来源、内容、时间、文本、外形；把握被鉴定档案与其他档案的联系；全面地预测社会对档案利用的需要。

3）.历史的观点 分析档案的价值必须把档案放在它所形成的在历史环境中。

4）.发展的观点

5）.效益的观点 档案所发挥的作用>保存档案所需费用 32影像档案价值的因素有哪些？

1）.档案自身的特点和状况 文件内容；文件形成者；形成时间与时效；文件的名称；外形特征；可靠程度与有效性；保存状况

2）.社会利用需要 社会需要广泛性；社会需要的阶段性

1.常用惯用词语：

1）开头语：兹、兹有、兹因、奉、谨悉、为了、根据、按照、遵照、依照、关于、由于等，表示行文的目的、依据、方式、对象等。

2）经办语：经、业经、兹经、复经、前经、经过、通过、均经等，说明文件承办过程中的情况。

3）收文语：前接、近接、悉、欣悉、收悉、据报、据查等，是引说来文时的用语。

4）综述语：为此、对此、据此、有鉴于此、现函复如下、现通告如下等，用在下文之前，引出过度句，表明从缘由、根据、背景过渡到正文部分。

5）时限语：顷闻、顷接、顷奉、迅即、从速、届时、即日、应即、兹有、兹派、兹因等，表示事由的时间和发文部门提出问题的依据。

6）表敬语：谨、谨电、谨悉、谨启、惠存、恭请、敬请、承蒙协助、承蒙惠允、不胜感激等，表示对对方的尊敬和礼貌。

7）提示语：切、切实、切勿、务必、切切等，提请对方特别注意。

8）期请语：请、拟请、恳请、务请、函请、务希、尚望、当否、妥否、请批示、请批复、请核准、即请查照、希即遵照、是否可行、是否同意，表达行文者期望、请求。

9）结尾语：为要、为盼、为荷、专此布达、特此通知、特此通告、望遵照执行等，表示行文的意愿和目的。

10）“谦词”，“请”、“贵”、“拟”、“承蒙”等。在结尾时常用“专此函达”、“敬希函复”、“特此函告”等。

11）“强调语”，带强调性意味，常在法规、法令性文件中使用，主要用于下行文，如“必须”、“应该”、“一律”等。结尾处多用“此令”、“此告”、“希遵照办理”、“希贯彻执行”等，增强文件的权威性。

第三篇：文书与档案教案

▲案例导入：

天地公司（中外合资公司）收到集团总公司的一份《关于各子公司财务负责人向集团总公司述职的通知》。作为天地公司的秘书将按照收文处理程序进行收文。秘书高山要完成收文的任务，首先要了解关于文书处理的一些规范，并对文书收文程序的各个环节的要求有所掌握。到底如何处理文件？

请学生踊跃发言，如果你是秘书，你的处理程序是怎样的？（配合课件讲授）本节内容将让我们成为一名合格文秘人员。

▲讲授： §2-4 文书处理的程序

文书在机关内部从形成倒运转所经过的环节，及环节中包含的相互衔接的工作程序。

一、收文处理

收文处理是指对外单位发给本单位的所有文书进行收进处理的一系列程序性的工作。收文处理主要的工作程序包括签收、登记、审核、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归档等环节。

（一）签收：

文书部门收到文件材料后，在对方的传递文书单或送文登记簿签字，以表示文书收到。目的是明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。

（保留证据，如图示，向学生展示学校的《文件签收登记表》）。如何签收：一清二查三签字。（详细讲授，具体内容见课件）

（二）登记：（必不可少的重要环节和程序）

对收进的文件在《收文登记表》上编号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。

如何登记？总登记或分类登记（详见课件）

登记注意事项和具体要求：字迹清晰、不漏填，关键在于细心。★下级单位上报公文注意审核，把好上行文的质量关。

审核的重点：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

（三）分送

分发或分办，文秘人员在文件登记后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收文分送有关领导、有关部门和承办人员阅办。

过程：

1、填写《收文处理表》，粘贴在文件封面，送本部门负责人审核；

2、根据部门负责人意见，分送有关领导阅批或有关部门阅办；

（具体见学校《收文处理表》及市人力资源局表格。）

（四）传阅：

有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。

需要传阅的文件：（提醒学生注意哪些文件需要传阅）

a、文件经主要领导批办后需要其他副职领导或有关人员传阅，以掌握文件精神和主要领导的批示意见；

b、来文属于抄送件，不需要特别办理，只要求有关单位、部门和人员了解的，收文后，文秘人员将文件直接送有关部门和人员传阅。

（取几份学校的收文，提问学生哪些需要传阅？课堂讲述区别）

（五）拟办

对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。

拟办的意见是一种参谋性意见或建议，协助领导及时、有效地处理文件，为领导节省时间和精力，提高办文效率。

提出的拟办意见要抓住中心，有针对性、考虑全面、切实可行，文字表述要简明精练。

（讲授此条时，提醒学生注意，担任文秘工作，尽快进入工作状态，熟悉单位各部门职责构成，以便提出更好的拟办意见。）

并不是所有文件都要拟办意见（引导学生灵活处理事项，举例子说明礼仪的恰当和适度）

需要拟办的文件范围：

ａ上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件；

机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、重要计划、方案、财务预决算等；

ｂ下级机关主送给本机关的请求性文件；

ｃ平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉及重要答复和共同研究协作等问题的文件；

ｄ其他需要贯彻和承办的文件。

取几份未办理的文件，提问让学生区分那些需要写拟办意见。拟办要求：科学合理、简明扼要。

（六）批办：（收文中最重要的程序）

领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。

单位负责人批办，注意批示要表态明朗、词义明确，并将批办内容写在《收文处理表》“批示意见”一栏内。

（七）承办：

贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。

（1）确认承办范围（2）按批办意见办理（3）及时快捷办理公文（4）依据规章办理公文（5）签注公文的承办结果

（八）催办（文件跟进，尤为注意）(1)电话催办。（电话记录）(2)信函催办。（信函底单）(3)催办卡催办。

(4)登门催办。（到访记录）(5)会议催办。（会议纪要）(6)简报催办。

注意，催办一定要留下记录。发催办单催办的，应留存工作底单；通过电话催办的，应备有电话记录。

（九）注办 即文件处理结果。

（十）归档

及时归档。（授课时融入8S要求，“几案洁”）

▲小结：提问学生，前面讲述的案例中，如果你是秘书，你应该怎样去做呢？回忆本节课程学习的收文处理过程。

▲作业：编制收文处理流程表。

第四篇：文书与档案职责

（二）文书工作

文书工作是办公室工作的重要组成部分，文书工作总的任务是准确及时、安全地处理文书事务，组织公文运转，充分发挥公文的作用，为有效地推进工作服务。

学校文书工作的具体任务是：

第一，做好收文处理包括：签收、登记、拟办、批办、传阅、承办；

第二，做好发文处理包括：拟稿、核稿、签发、用印、封发等工作；

第三，做好文书管理包括：保管、提供借阅、整理、归档等工作。另外还包括学校的各种会议记录。

（三）值班工作

学校办公室要做好值班的工作。负责安排值班、值班检查、值班统计；每天查看值班记录，了解值班情况，发现问题及时反馈；做好值班人员的管理和值班室的管理工作。

（四）会务工作

会务工作是指会议的筹办、组织以及与此有关的服务工作。会务工作是使会议正常进行、取得预期效果的保证。

搞好会务工作的关键是：

1、会前要做好充分准备:这是保证会议开好的前提，包括（1）安排议题（2）确定会名、会期、会址（3）准备会议文件（4）提名与会人员（5）编辑与会人员名单（6）确定会议议程（7）制定会议通知（8）选择、布置会场及安排座位、座次。

2、会中严密组织：主要工作有（1）签到（2）文档的印制分发（3）安排发言（4）会议记录（5）会议纪要与编发简报（6）生活保障与安全。

3、会后要妥善处理好有关事宜：主要有（1）会议总结（2）文件处理（3）会议决议的贯彻落实（4）其它事务性处理。

做好会务工作要遵循以下原则：

1、要做好充分准备；

2、要进行周密安排；

3、要做好周到服务；

4、要协调好各方面关系。

（五）档案工作

学校档案工作就是用科学的原则和方法管理学校档案，为学校各项工作服务。学校档案工作的基本任务是：

1、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策及法规，组织有关人员学习档案知识，总结经验。

2、制定本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

3、负责收集、整理、鉴定、保管、统计全校的各类档案及有关资料。

4、做好档案的编研和开发利用工作。

5、指导学校各科室有关人员做好文件资料的形成、积累、立卷、归档和利用工作。

第五篇：文书档案

一、文书档案 1）上级来文。凡上级机关对本单位发出的文件，并属于本单位主要只能活动的，都应归档。

（2）本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。

（3）下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。

（4）平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。

（5）关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。

2、不归档的范围

（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；（5）单位内部互相抄送的文件材料；

（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；

(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。