OA系统中文件处理流程与档案管理流程的统一设计

第一篇：OA系统中文件处理流程与档案管理流程的统一设计

OA系统中文件处理流程与档案管理流程的统一设计

【摘要】本文主要分析办公业务的现状，针对OA 系统中文件的处理流程以及档案管理的流程进行了探讨，以期

找到其中的统一设计原则和方法。

【关键词】OA；文件处理；档案管理；流程；设计

OA 系统是将办公业务通过计算机进行信息管理，它的内容涵盖文件、会议和档案等相关管理流程。但OA 系统也存在一些问题，包括档案的管理流程不完善问题，还有电子文件无人管理的问题。本文主要分析办公业务的本质，针对OA 系统中文件的处理流程以及档案管理的流程进行了探讨，以期找到其中的统一设计原则和方法。

一、办公业务的实质及现状

（一）办公业务的实质。办公业务主要是控制流程性的业务信息。在传统的办公系统中，办公信息主要是通过纸笔来进行，最终会变成纸质或声像的文件或者档案，通过这种形式反映办公业务的相关信息。现今网络环境下，大部分的办公信息主要是通过计算机平台进行控制和传递的，在这个过程中，不但会产生大量的电子文件，也同样会产生纸质的文件，这些文件记载的历史信息，再转化为档案。

（二）办公业务的现状。目前，办公信息中的文件管理依旧沿用着传统的流程，而且也缺乏档案管理，这也使得部分单位的档案与文书部门在工作上不能很好地衔接，甚至出现问题。当前，大部分的软件公司在开发中，一般将OA 系统及档案管理系统单独开发，能实现两者统一的OA 系统并不多见。这在一定程度上给档案管理和OA 系统的发展带来了困难。部分单位的电子文件缺少归档，而且并未意识到电子文件的重要性，这使得电子文件处于无人管理的状态，只能自生自灭。人们对电子文件的意义和功用并没有充分的认识，更不会引起重视。大部分应用办公自动化的单位，缺少对电子文件做归档和整理的工作，而只是单纯地将其存储到硬盘内。长此以往，电子文件虽然不会丢失，但经过日积月累，电子文件数目繁多，会给电子文件的查找工作带来较大麻烦。一些单位在实现办公自动化的同时，也实现了工作效率的提升。但这个过程中也出现了“双套制”的问题，所谓“双套制”，就是指对同一内容进行了纸质和电子版文件的同时保存。一些单位部门之间利用网络传递文件，并承办文件，但在办理完电子版文件之后，往往又会使用纸质的文件进行归档保存。这也使得同一内容的文件，通过两种文件载体进行保存，不仅浪费了人力、物力和财力，也影响了档案管理和电子文件的发展。而且通过打印电子文件形成的纸质文件，它所起到的凭证作用也会随之消失，因为在整个文件的办理中，会对文件的底稿进行相应的修改，这个修改痕迹的缺失，将无法了解文件的历史原貌，失去了凭证的作用。OA 系统和档案管理系统各自独立运行，相互之间不兼容，增加了电子文件归档的难度。据了解，一些单位应用的OA 系统一般是由上级单位设计的软件，而其使用的档案管理系统也多为现代化的档案管理软件。而往往因为两个系统的设计单位不同，使得数据转换比较困难，更不能实现电子文件归档。

上述问题如果得不到解决，那么将直接影响办公自动化的发展，而电子文件也会遭受巨大的损失。现阶段已经迈入电子时代，但对文件的管理意识，人们并没有跟上时代的步伐，还停留在对纸质文件的管理意识上，其根本原因就在于人们已经习惯管理纸质文件，对其依赖性较大。而且在管理中，只要避免天灾人祸，并符合相关的管理要求，就可对其长期保存。但是电子文件与之不同，它在使用某种技术和设备进行信息存储后，不能脱离该种技术和设备。电子档案的保存时间取决于其内容，而其保存期限则受载体的寿命决定，其中使用的技术相对复杂，也是影响人们进行电子文件管理的原因。为了更好地进行电子文件的管理，人们就要统一设计OA 系统中文件和档案的管理流程。

二、统一设计的方法和原则

（一）文件生命周期理论。该理论是指一个文件从产生到变为档案的过程，把这个过程看作一个文件的生命周期，这也表现了一体化的思想。文件在各个生命周期中有不同的表现形式，文书和档案就是其表现形式中的两种，但实质都是办公信息。文件的生命周期理论可充分利用在文件和档案的统一管理中，从而使OA 系统内的文件和档案管理流程实现重新组合设计，促进各个办公信息间的内容衔接，达到科学管理办公信息的效果。

（二）统一规划和设计流程。许多单位的OA 系统经常出现接口和子系统，很少能形成完整的OA 系统，应用的OA 系统往往缺乏整体感。如果能把文件和档案管理的整个流程统一设计到一个OA 系统中，实现系统的统一设计，减少两系统的单独使用，将会促进档案工作效率的提升，最终达到数据库共享的效果。要将文件和档案管理的整个流程统一设计到一个OA 系统中，这会促进档案工作效率的提升，并达到数据库资源共享。

（三）做好文件与档案管理的定位。大部分单位强调OA 系统设计中文件的重要性，而并未重视档案的作用，这也导致许多OA 系统的文件管理流程比较完善，而档案管理流程却相对缺失。不难看出，在系统设计中要重视文件和档案管理流程位置的问题，这直接影响最终系统中，能否实现信息共享。因此，在进行OA 系统设计时，要重点设计档案管理数据库，增强系统对数据信息流的处理功能。

参考文献：

[1] 王平.OA 系统中档案管理子系统设计[J].兰台世界，2014（S2）.[2] 周迪.北京市档案馆综合档案管理系统设计与实现[D].北京工业大学，2012.[3] 张东.档案管理系统与OA 系统的关联问题研究[J].广东档案，2011（04）.

第二篇：OA办公系统文件办理流程

第三节 发文流程

本节主要介绍学院发文的各种规范化操作，包括发文拟稿、发文审批、文件印发、领导签阅、文件拟办、文件归档、文件分发等几个步骤。

2.1 发文拟稿

发文程序第一步是要进行发文拟稿，可以通过“左边工具栏”——“公文管理”——“发文管理”——“发文拟稿”进行发文拟稿的操作。如图3-1所示。

文字输入区

图3-1

注：如果上述操作后看不到“文字输入区”，出现“请安装OFFICE控件”的提示，请参考说明第一节1.4小节操作即可。

进入法文拟稿后就可以对文件进行拟稿操作，一般来说最好严格按照顺序要求进行填写相应的内容，特别是必须先填写“发文类型”和“模板”选择后再进行其他的操作，否则会造成拟好的文件消失的错误，请特别注意。如图3-2所示。

图3-2 发文类型：两办、教务处、科研设备处选择自己的发文类型，其他部门都选择“其他部门发文”。

模 板：每个发文类型只对应一个的模板，选择即可。

秘密等级：如果为“非密级”就选择“非密级”，也可以不选。但是不选的话任何人都可以到档案管理看到这份文件，而不需要任何审批手续。选择了“非密级”的话必须经过档案室审批才能借阅该份文件。因此最好选择“非密级”。

紧急程度：可以不填，如果紧急或者特级才填写。

发文机关：输入部门名称，注意：部门名称不要加“院”。如“院办公室”就是错误的。主送机关：主送机关就是表示这份文件是给哪个部门看哪个部门就是主送机关，主送机关不能写个人姓名，必须是机构名称。例如你这份文件是主送给“XX院长”的，你就不能直接把院长的姓名写在主送机关上，而应该写“学院领导”。一般来说，主送机关就是公文正文中的抬头，如图3-3所示，学院领导就是主送机关。

图3-3

抄送机关：除了主送机关外还需要抄送的其他单位。没有可以不填。附件名称：填写附件的标题，没有可以不填。

主题词：根据公文主题词表填写文件的主题词，每个词中间空2个格。

发文字号：选择发文字号，然后核对序号是否正确，一般来说，OA系统具有记忆功能。上次如果通过OA系统发了42号文，这次会自动生成43号，请注意核对。

共印几份：可以不填。档案室：必须选择“档案室”。

输入完上述内容后，就可以进行正文部分的排版了。一般来说，OA系统会根据用户前面所输入的内容自动生成文件模板，只需少许改动就可以生成一份规范的公文了。如图3-4所示。

“下载”按钮：可以把拟稿的文稿下载到电脑指定位置。

查询设置：设置文件归档后有权查阅该文件的用户范围。不选即默认为全体用户。

图3-4 注意：在输入正文和调整文件内容的时候，必须只能保留这一个窗口。例如当你拟稿的时候如有人用网络寻呼你，千万不能选择“回复”按钮，否则，所有的拟稿内容都要重新输入。如果拟稿中途实在有重要事情要用OA系统进行其他操作，也应该点击上方的“暂存”按钮，保存成功后再进行其他的操作。如果要再次编辑该文件，可以在OA系统首页的“待批事项”里打开文件进行编辑。如图3-5所示。

图3-5

文件拟稿完毕后点击“转部门领导”按钮转部门领导审批。如图3-6所示。

图3-6 选择提交领导后，可以在“办理提示”栏输入需要注意的问题。单击“确定”按钮。

2.2 部门领导审批

当拟稿人选择好部门领导点击“部门领导审批”后，发文程序进入“部门领导审批程序”。部门领导会在首页弹出该文件办理提示窗口，同时在“待批事项”里显示该文件名称。如图3-7所示。

单击文件名称就可以进入审批程序了，进入审批程序后应该对文件的各项内容进行仔细的校对检查，然后填写办理意见，最后选择相应当办理流程。如图3-8所示。

图3-8

图3-7 在看完文件的各项内容后并作出相应修改后（可以修改包括文号、标题、主送机关、主题词、正文、日期等各项内容），可以根据需要作出三种选择，如上图所示：“退回修改”、“转印发”、“删除”操作：

退回修改：如果拟稿人所拟稿件存在多处错误，没有达到发文要求，可以选择“退回修改”，把文件返回给拟稿人修改，修改好后再次提交。退回的文件会出现在拟稿人首页的“待批事项”内。转印发：如果文件没有什么错误达到发文要求，同意印发文件可以单击“转印发”，然后选取一个“印发人”，单击确定。如下图所示：

删除：如果文件不需要印发了，也无需再退回拟稿人，可以点击“删除”按钮删除该文件。打印：可以把文件的正文部分打印出来校对。

印发前，部门领导可以对文件各项内容进行修改，每次修改都会在OA系统中留下“修改痕迹”，可以进行修改前后的对比，如果不需要看修改痕迹，可以选择“隐藏痕迹”按钮，如下图所示：

图3-10

图3-9 2.3 印发文件

当部门领导审批同意转印发后，指定印发文件的用户便可以收到系统办理提示的寻呼并在首页的“待批事项”中显示文件的名称。如图3-7所示。

注意：印发文件的用户无权更改任何文件内容的信息。所以上一步部门领导审批的操作务必检查校对好文件。印发文件这一步骤是整个发问流程中最复杂的一步操作。因此建议各部门指定一名专人负责此项操作，以免出错。印发文件操作之前必须搞清楚文件印发的几个类型：

1、发文需要院领导签阅意见

2、发文需要其他中层部门领导签阅

3、发文属于部门内部事务，不再需要任何人签阅

4、发文只需要部分人阅读知晓该文件，但是不需要他人签意见 单击首页“待批事项”中的文件名后，以上4种类型的操作分别如下：

（1）需要院领导签约意见的发文选择“转院领导意见”，根据学院公文处理规定，单击“转院领导意见”后文件发送到院办，院办根据文件内容转院领导签署意见。如图3-11所示。

图3-11（2）发文只需要其他中层干部或其他部门人员签阅意见可以单击“其他部门阅办”，然后在弹出的对话框中选择需要签阅该文件的用户的姓名，同时还可以填写“办理提示”（也可以不填写），最后单击确定按钮提交。注意：不能在该对话框中选择提交给院领导。如图3-12所示。

图3-12 当单击确定按钮提交后，文件就会提交到所选用户的系统中，当所选用户看完文件或已经签署意见后，印发文件的用户可以通过“部门阅办情况”查看你所提交用户签署的意见。如图3-13所示。注意：一般情况下要等所有需要签阅意见的其他用户都签阅意见后才能点击“完成归档”，如果提前点击“完成归档”，那其他用户就不能再签署意见了。

图3-13

当提交的所有用户都阅办完以后，点击“完成归档”进行存档。存档以后的文件可以在个人的“发文管理”中查阅、打印，也可以在“档案管理”中查阅、打印。

（3）发文是属于部门内部的日常事务，无需其他部门和院领导签阅意见。这时可以直接完成归档操作，单击“完成归档”。如图3-14所示。

图3-14(4)分发文件：发文需要他人阅读知晓该文件，但是不需要他人签意见，只是阅读的过程，这就是分发。分发文件在印发文件过程点击“完成归档”（上述第三点的操作）归档后，弹出的对话框中单击“分发”，选择分发范围，单击确定。如图3-15所示。分发文件不会影响文件的存档过程。

图3-15 注意：即使文件已经存档，如果发现还需要其他人阅读该文件，也可以在“左边工具栏”——“公文管理”——“发文管理”中选择该文件打开，然后选择上方的“内部分发”，选择分发范围即可。如图3-16所示。

以上是发文的基本操作流程，也是行政部门常用的操作流程。下面介绍下办公室拟办和院领导签阅意见的操作。

图3-16

2.4 办公室意见

如果部分发文时选择了“转院领导意见”提交后，文件即转到院办办理，院办根据文件内容单击上方的“转学院领导”，选择一名领导后提交即可。如果文件不符合要求，或者没有办理的必要性也可以选择上方的“退回”按钮，把文件退回到“文件印发”的流程重新办理。

2.4 学院领导意见

院办公室提交文件后转到学院领导办理，院领导阅读文件签署意见后单击“转办公室拟办”提交即可。也可以点击“打印”把文件输出。

2.5 办公室拟办

办公室接到院领导签阅意见后开始拟办领导意见，在窗口上方选择“部门拟办”，选择拟办部门名称后单击“拟办确定”即可。

2.6 各部门办理文件

各部门中层干部如果接到院办拟办的文件，可以查阅文件后签署意见，并单击“拟办完成”即可。注意：如果拟办完成不能点击的时候才能点击“最后归档”按钮。

2.7 查阅文件

如果用户想查阅学院各部门的发文，可以到“左边工具栏”——公文管理——档案管理中选择文件的分类进行借阅查询。

第三篇：OA系统中所有流程表单列表

OA系统中所有流程表单列表

图示：“”实际试用流程

“”可试用流程

“”下阶段欲添加流程公文

 收文登记单2  发文登记单3  收文登记单  收文登记单3  发文登记单  发文登记单2  签报  报告  督办单 

 公文会稿签发单  普通文件传阅单  请示处理单 

 行政

 会议纪要   办公用品申领表  采购申请 

 派车单 

 部门工作汇报单  档案查阅申请表  复印登记单

 工作票   工作请示处理表   公共活动场所使用申请单 固定资产请购单   固定资产申请表  固定资产变动表  固定资产报修单  固定资产报废申请表  会议使用申请表  临时文件审批表   名片印刷登记单  信息系统需求确认表  用印申请表   值班登记表  处罚通知单   人事

 员工入职单  请假申请表

  加班申请

  离职申请表  出差申请表



 培训需求表  人员异动表  调薪申请表 

停薪留职申请表  外出登记单  员工调休单  增员申请表  职务任免审批表  转正申请表 

财务

 报销申请单

  借款单



 预支工资申请

 部门内资金划拨单  差旅费报销清单

 常用备用金申请单  付款申请单

 合同审批单  库存现金盘点表  请款(借支)申请单  日常收支记录单  医疗费报销单  支出证明单  支票申领单  专项资金申请单 

研发

 BUG处理  立项申请  项目级别评估表  项目阶段考核  需求处理



研发评估

 研发项目立项申请报告  智能测试表单 

生产

 产品质量检查报告  生产事故调查表  不合格品罚款通知单  产品测试问题报告  工作改进报告  品质异常通知单  设备故障维护工作申请单 生产变更通知单  事故登记表

 项目（产品）执行下单表 异常报告处理单 

销售

 潜在客户调查表  销售业绩评估表  报价单

 促销活动申请表  合同评审表  客户跟踪记录单  客户投诉处理表  市场信息反馈表  退换货申请单  销售人员外出登记单  销售调查计划表  销售协议审批书 

其他

 法律咨询表  广告预算审批单  法律文件审核表  客户投诉登记表  软件业务申请单  市场活动企划单 

网站信息发布审批表 

第四篇：档案管理系统项目操作流程

档案管理系统项目操作流程

1.项目访问..............................................................................................1 步骤一...............................................................................................1 步骤二...............................................................................................1 2.功能与操作流程..................................................................................2 1前台业务........................................................................................2 2后台业务........................................................................................6 3报表查询......................................................................................19 4系统设置......................................................................................21 5退出..............................................................................................25

1.项目访问

步骤一

数据库导入与执行脚本 使用PlSql导入：

建表/da_area_10g.dmp 文件。

然后执行：

建表/测试SQL.sql 文件，建表/数据库初始化.sql 文件。

首先保证项目已部署成功，项目运行后方可访问。

步骤二

打开浏览器复制 http://localhost:8080/Archives/login.jsp 到地址栏 如果是局域网内其他机器想访问服务器，将 localhost 改为服务器IP即可

进入项目后台页面

输入用户名和密码, 用户名: admin 密码: ad1821 点击登录，进入项目主页面，如下图。

2.功能与操作流程

1前台业务

单击前台业务功能按钮单击后会出现二级菜单：（本地上传档案信息

FTP上传档案信息）如下图

1.1本地上传档案信息操作流程(仅限在服务器上传)

选择正确的上传文件 上传文件格式, 相片目录名：PHOTO 相片文件名（头像）：身份证号姓名.jpg

相片文件名（采集表）：身份证号姓名_人员类别.jpg

文本文件名：SBK_档案盒编号_人数_日期_人员类别.txt

打包文件名：SBK_档案盒编号_人数_日期_人员类别.zip

例：测试文件压缩包导入1 SBK_41010002_5_20140114_1.zip 文件。

点击上传后，出现系统正在处理界面，如下图。

上传完成后会出现系统处理结果的日志信息，如下图

点击下载成功和失败信息，下载文件 是包含系统处理上传文件的处理结果的详细信息，如下图

1.2FTP上传档案信息操作流程 流程和1.1中的本地上传流程一致

2后台业务

单击前台业务功能按钮单击后会出现二级菜单：（档案审核管理 档案批量审核 档案归档管理 数据上架归档

归档位置变更 档案信息管理 异常审核管理 档案柜管理

区域信息管理）如下图

2.1档案审核管理操作流程

单击档案审核管理出现未审核的数据，如下图：

输入要审核人的身份证号，点击审核，显示审核人信息，若信息相符点击通过审核，若不相符点击未通过审核，如下图显示。

审核成功，出现如下提示页面

未通过审核，出现如下提示页面，选择未通过审核的原因。

2.2档案批量审核操作流程

单击档案批量审核出现，如下图：

选择要审核信息所属区域，出现未审核信息，如下图。

单击批量审核，出现如下图

2.3档案归档管理操作流程

单击档案归档管理，出现如下图，打击自动归档即可，完成自动归档

2.4异常审核管理操作流程

单击异常审核管理，出现如下图，出现未通过审核信息。

单击数据操作，出现如下图页面，单击替换采集表，与确认与解决，处理未通过信息。

2.5数据上架归档操作流程

单击数据上架归档，出现如下图，选择档案所属区域

单击下载，下载文件上架归档文件位置信息

2.6归档位置变更操作流程

单击归档位置变更，出现如下图页面

查询要原始位置，与变更位置，点击变更位置按钮（两个位置不能相同），如下图操作

2.7档案信息管理操作流程

单击档案信息管理，出现如下图页面。

2.8档案柜管理操作流程

单击档案贵管理，出现如下图页面。

单击档案柜设置，出现如下图页面，输入设置信息

2.9区域信息管理操作流程

单击区域信息管理，出现如下图页面

单击增加区域按钮，出现上传页面，选择包含区域信息的Excel文件操作如下图。上传Excel文件格式

每例字段一次代表

县/区编号

县/区名称

镇/乡编号

镇/乡名称

社区/村编号

社区/村名称 ？？？？？？？？？ 行政区号

单击修改区域信息按钮与删除区域信息按钮，完成修改删除

3报表查询

单击报表查询功能按钮单击后会出现二级菜单：（操作日志查询 档案统计报表 上传档案日志查询）

3.1操作日志查询操作流程

单击操作日志查询，出现审核操作的日志信息，如下图页面

3.2档案统计报表操作流程

单击档案统计报表，出现操作的日志信息，如下图页面

3.3上传档案日志查询操作流程

单击上传档案日志查询，出现如下图页面，各根据时间查询

上传档案日志

4系统设置

单击系统设置功能按钮单击后会出现二级菜单：（用户管理 角色管理）如下图

4.1用户管理

单击用户管理，如下图页面

单击上图中的按钮可以实现根据需要可以对用户进行增加，删除，修改。

增加用户

4.2角色管理

单击角色管理，如下图页面

单击上图中的增加角色按钮出现，如下图

选择增加的test角色按钮

在单击上图中的修改角色按钮出现，如下图

单击复选框，进行角色权限分配，操作完成如下图。

5退出

单击退出功能按钮，退出系统。

第五篇：OA系统公文收发文流程

OA系统公文发文具体操作步骤

1、进入OA系统：在 IE地址栏中输入：http://192.168.0.102:1200 选择正式业务系统，输入用户名及密码及验证码就行

2、公文起草：在“我的公文系统”的“发文管理”的下面选择“发文拟稿

”

→

“公文类型” →“公文密级” →公文标题” →发文字号” →“归档日期” →“说明” →“签收人员” →“公文步骤” →“发起公文”发文结束。

发文后，在我的发文下面能看到我刚才发发送的公文，包括时间及状态，同时也可以

去

查

看

刚

才的所

发

内

了。

3、公文审核：进行系统后，我的小密书会自动弹出来，同时带有语音提示“，这时

只

需

点

下

小

对

话

框

就

行

了，这时就能看到我需要审批的内容了

这里就知道是谁在什么时间发送过来的，还有内容，同时还有批注模式等，最下面，能看到是否初稿，打印等功能，如需盖章（电子印章）则先“选择印章”，再输入印章密码admin,同时也能发表审批意见，如同意执行等，最后确定就行了。

4、公文签收：在“收文管理”下“公文签收”“已签收公文”“已归档公文

”

→ 查看发文标签、正文、附件→“保存”→选择“签发”或“查看”。公文发文流程流程图

公文收文流程流程图