机关办文办事有关制度

第一篇：机关办文办事有关制度

淳安县国家税务局机关办文办事有关制度

为了提高工作效率，规范工作程序，根据上级办文办事有关规定，结合本局实际。特制定本制度。

一、文件资料收发制度

（一）收文

1、凡是发、送、报县国家税务局的，一律由县局办公室文秘人员拆封，并按来件级别视情收文。收件人为局负责人（未写姓名的），由局领导授权拆封；主送单位或主要抄送单位为国家税务局的公文全部列入收文，有关部门、单位直接寄给科室公文，各科室应与办公室联系，办公室未收文的应补收，对各科室、稽查局、信息中心、企业纳税户的请示等需承办文件，办公室文秘收发员要注明收到时间、办理完毕时间；省、市局下发文件需转发的，有关科室应报送局领导，转发到局属各单位。

2、公文传阅程序：收发员收文——局长批办——收发员送阅——科室办理——办公室归档。公文传阅的基本要求是快速传递、实事实办、及时归档。一般同一次性文件传阅期限不超过二天。

3、在公文传阅过程中应注意以下问题：①收发员的收文和局领导拟办意见的提出，除特殊情况外应在收到文件的当天完成。会议通知、上级领导批示收到后即送局领导批办；②由业务科室

办理的文件，落实处理过程一般不超过三天，最长不超过十天。收发员分发科室阅办文件应做到分发登记、收回注销，以便于归档文件的核查。

（二）发文

1、办理程序为：

经办人拟稿——科室负责人审核——办公室核稿——局领导签发——编文号——排版——校对——打印——用印——发送。

2、在办理发文的过程中应该注意以下问题：

①政策性、规范性的上行文、主要请示、报告必须经办公室或税政法规科核稿。公文的政策性问题由税政法规科把关；文字表述性的问题（包括文种、公文用语、公文结构等）由办公室把关；

②拟办文稿应使用专用拟文稿头和A4方格稿纸或A4打印纸，一字（含标点）一格书写，文稿拟办和签发一律使用碳黑墨水，不得使用蓝、红色墨水、普通圆珠笔、铅笔，书写、涂改、钩划均需清楚、明晰。否则，局领导不予签发，办公室不予打印；

③文件的校对由各科室经办人负责，核对人应在文稿上签名。订、装、封一般由承办科室负责，封缄后交办公室发送。公文办理程序中每个环节的操作者必须在发文稿纸中记录签名，以便事后的查对；

④以局名义行文的各类文件、文电、批复、报告、请示等一律由局长或授权分管局领导签发。

《淳安国税信息》一般由分管局领导签发。

二、请示、报告制度

1、各科室、稽查局、信息中心必须严格按照职权范围管理，凡不在职权范围的工作和事项、完成重要工作和应急事项，均应分轻重缓急，书面或口头向局领导分别请示或报告。

2、请示、报告的内容。各科室、稽查局、信息中心需要局领导集体研究决定、局长、分管领导审定的重要工作和事情、以局名义布置的重要工作，必须呈报简要的书面请示或报告。一般性业务工作和正常的行政事务可口头请示或报告。

3、请示、报告的范围区分和归口：

⑴特别重要的工作或应急事项可直接向局长或分管局领导请示或报告；

⑵各科室、稽查局、信息中心的业务工作向有关科室或分管局领导请示或报告；

⑶事关综合性、全局性的重要工作和事项的请示报告件，应先送交办公室，由办公室提出拟办意见后，转呈局长批示办理。到下面开展检查，一律报县局办公室，由局领导统一安排。

4、各科室、稽查局、信息中心遇到特殊情况应及时向局长或分管局领导报告。

5、请示的回复时限：

⑴各科室负责人职权范围内的工作事项，接到请示后，三天内回复，需要科室集体研究解决的事项，接到请示后七天内回复；

⑵需要经局领导同意的事项，原则上在十日内回复。须经局长办公会议或党组会议集体讨论的事项，十五天内给予回复。

三、月度、季度工作情况报告制度

各科室、稽查局、信息中心应于每月底将本月的工作情况、下月的工作要点安排进行归纳报县局办公室。每季度末各科室、稽查局、信息中心将当季主要工作、主要指标完成情况报送县局办公室综合。

四、信息工作制度

县局办公室负责编发《淳安国税信息》，反映全县国税工作和领导决策、指导工作所需的各类信息以及向上报送信息。各科室、稽查局、信息中心负责人要亲自抓，指定一名同志为县局兼职信息员，信息员可阅读有关内容文件和资料，列席本单位召开的有关工作会议，各单位领导要为信息员工作积极创造条件。各单位信息员对下列信息必须报送：

1、对国务院、国家税务总局出台的政治经济政策、税收工作方针政策和重大措施的贯彻落实情况。

2、各级党政领导和有关部门对税收工作的重要意见和工作要求。

3、重要会议和工作部署的贯彻落实情况。

4、税收收入完成情况、经济和税源变化情况。

5、深化税收征管改革，为全面加强税收管理采取的措施。

6、干部队伍建设、廉政建设、税务监察、形象工作建设等情况。

7、重大涉税案件和突发性暴力抗税案件。

8、其他有利于领导决策和指导工作的情况。

县局办公室每半年通报一次各单位信息采用情况，年终按县局信息工作奖励办法进行奖励，对信息工作不力的单位进行通报批评。对以下重大重要情况要及时报告县局：

1、各科室、稽查局、信息中心接待市级以上领导视察检查。

2、发生国税系统、与国税干部及其家属有关的重大刑事案件，特别是办税服务厅、增值专用发票库房等重要部门出现的问题，增值税专用发票丢失、被盗的案件。

3、针对国税机关的群众上访、游行或冲击国税机关等突发事件。

4、因水灾、火 灾等自然灾害和交通事故造成人员伤亡、财产损失等事故。

重要情况报告应当将事件发生的时间、地点、人物、主要情况、原因、后果及主要处理措施，并根据事件进行及处理情况及时续报原。发现原报告有出入要及时更正，报告时间不得超过24小时。

五、印章管理制度

县局行政印章由局办公室文秘人员专职管理，其它人员不得擅自将局行政印章带离办公室，文秘人员有职责监督用印。对开具局介绍信、证明必须由局办公室负责人批准。因公外出不能确定

联系单位、时间、事由，须带的空白介绍信的应认真填写留底，并注明原因；因县局统一组织考试或印制大批量报表，须加盖印章或套印章，须报经局领导审批同意后用印；日常使用印章，除文件、报表用印外，其余临时性用印均应登记台帐备查。

本制度自二○○五年一月一日起实行。

第二篇：市政府办文办会办事制度

市政府办文办会办事制度

为进一步规范办文、办会、办事工作，进一步提高效率和质量，确保市政府决策部署和政策措施加快落地见效，特制定如下规定。

一、办文相关事项规定

（一）市政府常务会议讨论通过的拟以市政府或市政府办公室发文的办理时限和办理要求。

只需作一般性修改的文件，牵头起草部门须在会后

个工作日内将修改会签后的文件报市政府，市政府办公室须在3

个工作日内印发。有重大修改意见需要协调的文件，牵头起草部门须在会后

个工作日内将修改会签后的文件报市政府，市政府办公室须在3

个工作日内印发。

（二）市政府常务会议讨论通过的拟以部门名义发文或联合发文的办理时限和办理要求。

只需做一般性修改的，须在会后

3个工作日内印发；有重大修改意见需要协调的，须在5

个工作日内印发。发文须符合市政府常务会议精神，重要敏感事项印发前，应及时向市政府领导同志报告，凡与市政府决策部署总体要求不一致的不得印发。发文需抄送市政府。

（三）部门间文件会签时限和办理要求。

对市政府常务会议讨论通过的拟印发文件，只需作文字修改的，部门间会签须在2个工作日内完成；有重大修改意见需要协调的，会签须在3

个工作日内完成。会签部门未按时限会签的，视为无不同意见，牵头起草部门要做好相应记录和说明。

（四）全市性重要工作需以市政府、市政府办公室名义印发的文件，牵头起草部门须在5

个工作日内代拟完毕，市政府办公室须在3

个工作日内印发。

（五）市政府领导召开的工作会议，需形成会议纪要的，牵头起草部门须在1

个工作日内起草完毕，市政府办公室须在2

个工作日内印发。

（六）以市政府、市政府办公室名义向上级部门报送的文件，承办单位原则上须提前

个工作日将代拟稿报送至市政府办公室，市政府办公室须在3

个工作日内印发。

（七）市政府各部门在参加省级以上会议后，应于会议结束后

日内，将会议主要精神形成书面材料，报市政府领导。

（八）严格控制精简文件数量，凡能以部门、领导小组名义以及部门联合发文的，原则上不以市政府、市政府办公室名义发文。

不印发无实质内容的工作简报、会议纪要、领导讲话等。

（九）加强文件主动公开和解读。

以市政府或市政府办公室名义印发的主动公开文件，原则上于文件印发当日在市政府门户网站公开。以部门名义印发或联合印发的主动公开文件，原则上也要于印发当日在有关政府网站公开。文件印发后，牵头起草部门要及时会同有关方面同步做好政策解读和舆论引导。

二、办会相关事项规定

（十）市政府全体会议、常务会议、市长办公会以及以市政府名义召开的全市性工作会议，会议建议方案一般应提前

天报审，会议拟定时间前

天准备完毕。

（十一）市政府领导临时召开的专题会议、省政府或省级部门召开的电视电话会议，一般应在会议召开前

个小时，将会议准备完毕。

（十二）严格控制会议时间，一般性的工作会议原则上不超过

个小时。

（十三）认真执行“无会日”制度。

每周星期一原则上不再安排召开会议。

三、办事相关事项规定

（十四）市政府常务会议纪要明确的决定事项、常务会议上市政府领导同志交办事项、其他工作会议决定事项、市政府领导批示事项、市政府领导临时交办工作事项，有明确时限要求的，承办单位按时限要求办理；没有时限规定的，一般应在5

个工作日办理完毕，并向市政府办公室反馈办理情况。如在规定时限因客观原因未办结完毕的，要及时报告原因和进展情况。紧急事项须第一时间办理。

（十五）市政府各部门是市政府常务会议纪要明确的决定事项、常务会议上市政府领导同志交办事项、其他工作会议决定事项、市政府领导批示事项、市政府领导临时交办工作事项的责任主体，主要负责同志是第一责任人。

各部门要高度重视，采取“定领导、定时限、定措施、定要求”的方法，专门布置，建立台账，跟踪督办，确保落实，并及时报告。

（十六）市政府办公室要加强办文办会办事工作的督查督办，并定期予以通报。

第三篇：办文办事限时制度

办文办事限时制度

第一条 根据《办文办事限时制度》和《行政许可法》以及主管机关有关规定，结合本局实际，制定本制度。

第二条 局办文办事限时制度范围：上级机关交办需答复、办理的公文、事务；局领导批示和要求办理的公文、事务；部门（单位，下同）报送的规范性请示公文、事务；其他需办理的公文、事务。

第三条 局综合办公室为局办文办事限时制度的归口管理部门。所有应限时办理的公文,统一由综合办公室发送各部门办理。各部门根据领导批示和职能界定承担相应的任务；办文涉及两个或两个以上部门的,排在首位的部门为主要承办部门。

第四条 局综合办公室对所有需办理的公文、事务，应随时分办。并由专人逐一登记，均实行限时制度。

第五条 办文办事一般采用书面形式，特殊情况或上级领导指示可以采用口头形式，特别事件在采用口头形式后必须再以书面形式运用。

第六条 凡是法律、法规、规章以及其他规范性文件明确规定办理时限的，必须严格执行；属于行政审批事项的，根据《行政许可法》要求，按照行政审批事项的时限要求办结；属于等上级部门交办的或局领导批示要求办理的公文、事务，应在上级和局领导规定的时间办结；下属部门上报的事务，紧急情况及时答复，一般情况两天内答复，在5天内办结；特殊情况根据局领导批示后予以答复；其他没有办理时限的，按照提高效能的原则，参照《行政许可法》规定时限上限的要求，最长不得超过15个工作日办结，以局综合办公室收到该公文之日起计算。

第七条 对需会签办理的公文和会商办理的事项，主办部门要主动与有关部门会商。会签部门要予以积极配合，紧急事项，及时会签；一般情况下，会签时间不超过半天；特殊原因，最长不超过1天。重要问题主办部门主要负责人要亲自会商，不得推诿、扯皮；经会商意见仍不一致的，主办部门应列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请局领导协调或裁定。

第八条 特殊情况，不能按时办结的，应将延期办理的理据和处理意见及时报请局领导批准，并告知报文单位。

第九条 对各部门按程序报送的请示性事项或申请事项。若予以否定或不予办理的，经办部门须在规定的时间内向局领导报告，并以书面等形式及时反馈报文单位。

第十条 对有关单位征求意见的事项和公文，凡在规定的时限内不能按时办结或没有按时反馈办理意见的，视为默认或同意。由此而产生的后果，将追究造成责任部门的责任。

第十一条 局综合办公室要加强对交办公文、事务的催

办、检查督促。一般公文、事务每周催办一次。紧急的、重要的公文和事项跟踪催办；各部门主要负责人为本部门办文办事限时制的主要责任人。

第十二条 凡上级部门或局布置有明确时间要求的基础信息等各类统计报表，必须在规定的时间内完成。在每次工作结束后各部门应将工作完成情况认真总结，并按照局既定的要求进行通报，通报的情况与各部门的目标考核挂钩。其中，上级布置的阶段性中心工作未及时完成而被通报批评的，主办部门及其主要负责人不得评优评先。

第十三条 局属各部门为保证对办文办事制度执行到位，应制定相关表格予以规范，如果出现不规范的办文办事，由部门主要负责人负责。局综合办公室对办文办事工作定期或不定期的（每月不少于一次）进行督查，发现问题及时纠正或报告局领导处理。

第十四条 对交办的公文、事务拖拉、推诿扯皮、效率低下，违反本制度的，按照有关规定，追究有关责任人责任。

第十五条 本制度由局综合办公室负责解释。

第四篇：办文办事回执制度

为进一步转变工作作风，提高行政效能，增强工作人员的事业心和责任感，提高办事效率和服务水平，根据市纪委、监察局《》（）要求，制定本制度。

一、适用范围 局全体工作人员。

二、主要内容

（一）在服务对象到我局申请办事/办文时，凡属部门和单位（以下简称承办单位）职责范围内应该为服务对象（以下简称申办人）办理所申请的事项，承办工作人员应为申办对象提供咨询服务，并在认真审核申办对象提供有关材料的基础上，向申办对象开具书面的《办事回执单》。

（二）承办单位对承办的事项一律执行“办事/办文项回执单告知制度”。除办事/办文可通过办事系统/电子办公系可出据的专用回执专用或电子回执或的情况外，回执单一律按本单位要求规式制作，一式两份，一份由承办单位存根、一份由申办对象保管。一式两份，一份由承办单位存根、一份由申办对象保管

（三）《办文回执单》内容包括编号、申办对象、申办事项、申办时间、承办人、承办时限（即时办理、限时办理）、拒办理由、业务咨询电话、投诉电话等。

（四）《办事回执单》分为《受理凭证》、《不予受理通知书》、《办事补正材料通知书》、《缓办事项通知书》。《受理凭证》内容包括编号、申办对象、申办事项、申办时间、受理材料清单、承办人、承办时限（即时办理、限时办理）、业务咨询电话、投诉电话等。

《不予受理通知书》内容包括编号、申办对象、申办事项、申办时间、承办人、拒办理由、业务咨询电话、投诉电话等。

《办事补正材料通知书》内容包括编号、申办对象、申办事项、申办时间、承办人、补正材料清单、业务咨询电话、投诉电话等。

《缓办事项通知书》内容包括编号、申办对象、申办事项、申办时间、承办人、缓办原因、业务咨询电话、投诉电话等。

（五）对承办单位办事中有下列情形之一的，一经查实及时移送有关职能部门按照干部管理权限对负有直接责任者先按 ；再视情节轻重，依照有关规定，给予党纪政纪处分或其他处理。

⑴对承办单位不开具或不按规定要求开具办文/办事回执单的；

⑵对不执行一次性告知制度，多次告知申办人再补办材料，刁难办事的； ⑶对可以直接办理的事项不及时办理的，或可以在短时间内办理而故意延长办理期限的；

⑷对未能在告知承诺期限内办理的；

⑸在承办具体事项期间，接受申办人请吃或收受礼金礼物的；

⑹违反“五条禁令”行为的。

有上述情形之一，属于直接经办人员的，追究经办人员责任；属于单位有关领导的，追究单位领导责任；属于单位集体的，追究单位第一责任人责任。

（六）《办事回执单》由局统一印发，一式两联，回执联交给申办对象，存根联由承办人员留存，各科室（局、中心）定期收集，统一存档。《办事回执单》编号由各科室（中心、局）根据工作事项办理顺序自行编写。

（七）办文/办事回执不得收取任何费用，但法律、行政法规另有规定的，依照其规定

三、工作要求

（一）各科室（局、中心）要加强组织领导，把办事回执制度和政务公开、服务承诺、限时办结等制度有机结合起来，确保落到实处。

（二）局办公室将对各科室（局、中心）的办事回执制度落实情况进行日常监督检查，服务对象在事项办理过程中如有问题可拨打局服务监督电话：。

（三）驻局纪检组对我局办事回执制度执行情况实行不定期检查，对不执行办事回执制度的单位进行通报批评，对违反办事回执制度的经办人及负责人按的规定处理。

（四）本制度自2012年10月1日起执行。

《受理凭证》式样： №：

：

联系电话：

你处 月 日报送的 事项，所交材料符合要求，我部门将于 个工作日内办理。

附：接收材料1、2、3、其他说明事项：

经办人签字：

经办人联系电话：

年 月 日

（盖章）

说明：

1、本通知书适用于符合报件要求，按办事流程处理事项。

2、本通知书一式二份，一份交申办人，一份承办单位存根。

3、投诉电话： 《办事补正材料通知书》式样 №：

：

联系电话：

你处 月 日报送的 事项，由于材料不全，暂时无法办理，请予 工作日内补齐报件。

附：接收材料 1、2、3、需补充的材料： 1、2、3、其他说明事项：

经办人签字：

经办人联系电话：

年 月 日

（盖章）

说明：

1、本通知书适用于不符报件要求，当场即审即退项目，经办人需一次性书面告知报批所需具备条件。

2、本通知书一式二份，一份交申办人，一份承办单位存根。

3、投诉电话： 《不予受理通知书》式样： №：

：

联系电话：

你处 月 日报送的 事项，由于

原因，我部门不予受理。

经办人签字：

经办人联系电话：

年 月 日

（盖章）

说明：

1、本通知书适用于不符受理要求，当场即审即退项目，经办人需书面告知不予受理原因。

2、本通知书一式二份，一份交申办人，一份承办单位存根。

3、投诉电话： 《缓办事项通知书》式样：

№：

：

联系电话：

你处 月 日报送的 事项，由于

原因，暂缓办理，我部将于

工作日内回复处理意见。

附：接收材料1、2、3、需补充的材料：1、2、3、其他说明事项：

经办人签字：

经办人联系电话：

年 月 日

（盖章）

说明：

1、本通知书适用于不符立即办理要求，需经调查或集体研究事项。

2、本通知书一式二份，一份交申办人，一份承办单位存根。

3、投诉电话：

第五篇：秘书办事办公办文

秘书办事我之见

摘 要

秘书人员有两大任务，一是办事，二是当参谋。近几年来，当参谋问题引起了秘书界极大重视，大量的理论性、经验性文章见诸报刊。相比之下，对于办事的学门却议论较少。

关键词：秘书办事

一、信息工作

秘书做好“辅助管理”首先要做好信息工作。在当今竞争日益激烈的社会中，信息已经成为了一种特殊的政治资本、战略资源和物质财富。在这个充盈着信息的环境中，秘书的工作必然围绕信息展开。无论政坛，还是商场，领导者的成败得失已经逐步表现为判断速度和选择准确率的较量，而领导者决策的关键是要“耳聪目明”，要保持充分的准确信息量。秘书要为这样的领导辅助管理，信息工作必当放在首要位置。无论是公文，会议都是信息的载体。文书是记载信息的，会议是发布、交流信息的。可以说没有游离于信息之外的秘书工作。

信息的无时不在无处不有的特性决定秘书信息工作的普遍性。对于秘书来说信息手机工作中没有职内职外之分，一切对工作有用的最新变化信息，都是我们的手机对象。由于信息的时限性和非消耗性，秘书的信息工作是十分紧迫的。这就要求秘书一定要信息获取量大，准确率高，处理周期短。同样的信息如果别人知道的早，利用的早，我们就是去优势这时这样的信息也就没有啦利用价值。更快更准的向领导提供信息是秘书做好“辅助管理”的重要保障。信息分为两种，一种是初级信息一种是高级信息。秘书对信息努力开发并及时向领导提供高层信息，是秘书信息工作的重要特点。

二、秘书办公室管理工作

在任何一个机关，秘书部门都承担着承上启下、联系左右、沟通各方面的重要的协调作用，因此秘书部门应当是整个机关工作系统的良性枢纽。完善的秘书办公室有利于辅助领导推进各项政务和业务工作的展开，协调各智能部门的合作，沟通和密切与社会公众的联系,树立组织机构的良好形象。

在办公室管理中主要包括秘书人员的人力资源管理，对办公设施的屋子和产业管理，对办公机构的岗位责任和制度管理和对办公环境氛围的统筹管理。

（一）办公室的人力资源管理

在人力资源管理中既包括传统意义上的认识管理，又包含新的内容。将秘书从传统的归人事部门管的概念，转变为人力资源管理，是将秘书作为一种人力资源，通过对秘书工作岗位分析，人力资源规划、秘书人员的招聘选拔、秘书工作的绩效考评、秘书的薪酬管理、有效的激励机制、人才培训和开发等一系列手段来提高秘书办公室的工作效率，从而达到机构和领导的工作目标。

（二）办公室的设备设施管理

随着物质的丰富和办公条件的改善，办公室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为办公室管理中一项重要的内容.科学合理的制备,可以提高办公效率和水平。

1．办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理

办公房间自然以朝向好、通风、采光好为宜。当然秘书在选择办公室的时候一定要考虑到便于领导随时召唤，与领导办公室的距离不宜太远；方便来访者到办公室办事，房间最好在楼梯附近；便于了解观察机关情况，房间可以窗临机关大门；

2．办公机械设备和电器设备的管理

目前秘书办公室比较普遍的办公机械设备和电器设备包括电话机、手机、传真机、复印机、裁纸机、装订机、碎纸机、打号器、打孔器、计算机、扫描仪、刻录机、打印机、等等。秘书部门对这些办公机械设备和电器设备的管理主要应用有三个方面。第一是做好资产登记，第二是定时定人负责维护保养，第三是科学合理地使用。

（三）办公室的环境管理

秘书的办公室环境是指秘书在工作中所处的场所和氛围，因此包括物质的环境，也包括人文环境

1．办公室环境安排

一两名秘书在一间办公室，称之为封闭式办公；若干名迷失同在一间办公室的，称之为开放式办公。目前规模较大的公司均采用开放式办公。开放式办公室中几十人办公，格子默默忙碌，低声言语。领导可以一目了然竟然有序的办公状态，这是体现办公室管理的一个重要方面。

2．办公室环境布置

是指办公室桌上物品的拜访，窗帘、灯具、墙上装饰品等的布置。通过这些布置体现秘书办公室的风格和管理水平。秘书的办公室是一扇一线机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应当和机关的整体风格和格调一致，应当使办公室物品烘托环境的庄重、整洁和雅致。办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的；秘书的办公桌上的物件应放在比较固定的位置，一般常用的小件文具要成放在文具盒或抽屉中，避免给人凌乱的感觉。电话应放在比较固定的位置，一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话的整洁。办公室环境是秘书人员形象和素质的反映

三、办公室日常事务

办公室日常事务是秘书工作中最基础的一项，也是最见秘书的管理工作水平的一项

（一）值班工作

第一，坚守值班恭维。值班人员在规定的值班时间内，必须做到人不离岗，人不离机和24小时不关机，始终保持通讯联络畅通，及时接纳来自四面八方的函电信息，传送处理信息

第二，认真处理事务。值班室工作庞杂，琐碎，无规律性，处理起来有时比较麻烦，但值班人员不得有丝毫大意和马虎，如果出现差错或处理不当，轻则耽误工作，重则造成严重后果。因此值班人员必须要以认真负责的态度处理好每一件事情。

第三，做好值班记录。一是记好值班电话记录，二是做好接待记录。

第四，加强安全保卫工作。值班人员的职责之一就是做好机关的安全保卫工作。值班人员一定要处理好热情接待来人和严格门卫制度关系。既要热情接待，又要严格执行制度，严防坏人混入。

（二）接打电话的工作

办公室日常十五致以，就是接打电话。打电话工作，看似简单，实际上需要工作人员认真对待。做好接打电话工作需要注意以下几点。

1.熟悉常用电话号码

应当熟悉本单位电话的分布情况、各科室电话好嘛和本单位领导们的电话号码；熟悉主要业务联系单位的点好好嘛和近期有业务联系的电话号码；工作案头应备电话好嘛查询资料以咨查备用。

2.打电话时应注意的事项

打电话之前，应确认对方电话好嘛、单位和具体要通话人的姓名；事先要考虑通话内容，准备好记录纸和有关资料。

接通后，先确认对方，然后爆出自己的单位、姓名和职务。如果找人要说：

“对不起，请***听电话”

电话中谈工作前，先确认对方是否有时间，是否方便谈此项事宜。一般要先向对方征询说，对不起，我想就什么问题和您商量，大概需要多长时间，您看是否方便？

替上司打电话给对方上司的，应在对方上司接电话前就将电话递给自己的上司。

打错电话，要说“对不起，打扰了”。

（三）接电话时应注意的事项

铃响两三声之间，是接听电话最佳时机。让对方多等了，接听电话之后要马上道歉：“对不起，让您久等了”

接听电话，拿起后应先说：“您好，这里**公司**部门”。

接听找人的电话，要问清对方的姓名或单位：“对不起，您贵姓？”“对不起，我怎么称呼您？”然后说：“请您稍等。”

电话中谈事情，要尽快确认对方单位、姓名和电话事由。

不清楚的，要请对方复数；重要的内容，要主动复述给对方确认无误。通话结束，挂机不必过于迅速，一般对方身份高时，要等对方先挂机。

（四）电话记录的处理

通话后应及时整理记录内容（包括录音电话记录），并涉及的内同和缓急程度，送有关领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即告知有关部门活人员办理。对于一般的例行事务秘书人员可直接答复或办理。

四、做好接待工作

来客接待，是指秘书对一切来客、来宾、来访者的接待工作，它包括对来客、来宾礼仪礼貌性的接待工作和对来客、来访锁涉及的处理工作，所以，历来被认为是十分重要的工作。接待礼仪包括接待环境和接待工作两方面。

（一）秘书应尽量坚持“约见制度”

来客常被秘书按照事先是否有约定而分为“有约来客”和“无约来客”。原则上说，无论是否优越，秘书都应当以礼相见，服务于人，热情周到。但是从更好地搞好工作，更顺利地接待商谈事物的角度说，如果有约在先，双方的会晤和接洽会因为准备充分而十分顺利。另外，从秘书每日工作应当统筹安排的角度考虑，事先有约，也便于秘书安排其他工作，便于秘书事先对要谈的事情给领导汇报请示。所以，在接待工作中，秘书应尽量坚持“约见制度”。及时每一位来客

和来访者能在实现通过电话预约来访时间和所谈事宜，使秘书对每一项都实现有准备，接谈后的事情能够落实，或者有实质性进展。

（二）秘书必须坚持“一视同仁”的原则

秘书对每一位来访者，必须坚持“一视同仁”的原则，即无论来客是权势显赫的大人物，还是来寻求帮助的人。在具体事宜的处理上也许会有不同，但是在接待礼仪上，她们从秘书这儿得到的应当是同样的礼貌接待。