关于规范办公行文格式的通知（优秀范文五篇）

第一篇：关于规范办公行文格式的通知

关于规范办公行文格式的通知

各位领导、同事：

随着公司对办公行文格式的不断规范，按照企业管理部要求，以后办公文件字体改用“方正仿宋简体”、“方正小标宋简体”字体，安装文件已经上传至群共享，请各部门自行下载。

另，新的请示模板已上传至群共享，按照总部要求，报送请示时必须注意以下事项：

1.标题为二号方正小标宋简体。

2.正文为三号方正仿宋简体。

3.落款日期为阿拉伯数字。

4.行间距为固定值：28.8磅。

5.在落款日期下必须上报请示文件的具体负责人及联络方式。

6.上报请示时一定要将上报需要解决的事情阐释清楚，特别在上报合同时，要附请示文件、合同WORD版，并将签订合同的相关背景交代清楚。

7.必须有各级领导签署明确意见、姓名。如：“同意，报至**审批。”

8.上报请示必须有公章审批单、请示上报审批单、请示正文及附件等，审批单前期已在群里上传。

9.请示模板中的关于标题、正文字体及行间距的要求适用于各类办公行文。

请严格按照总部要求上报请示，如不符合要求，企业管理部将退回相关部门整改、并重新上报。为加快报批效率，请各部门做好传达。

第二篇：关于行文规范通知

行文规范

一、行文格式要求

（一）标题的要求

1.正文必须要有标题。标题使用二号小标宋体或宋体字加粗、居中，不得将标题字打印大小不一或中间加入其它艺术体。

2.标题字数较多时，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当，不能把词、词组和专用术语分开。多行标题的排列方式一般是正宝塔、倒宝塔或菱形，避免出现上下长度不一样的方形或上下长、中间短的沙漏型。

3.标题由单位名称、主要内容和文种三部分组成。标题中除规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。如有副标题则回行居中，字体使用四号楷体。标题下附属单位名称和时间，用（）括住，字体使用四号楷体，单位名称和时间间隔两个空格，时间使用数字形式，如：（校务办 2014年X月X日）。

（二）正文的要求 1.正文要与标题隔一行。

2.正文使用三号仿宋体字。每自然段开头空2字符，回行顶格，数字、年份不能回行。文中一级标题使用黑体，二级标题使用楷体，三级标题使用仿宋体加粗，四级以下级标题与正文字体相同。一级标题后不使用标点符号。

3.上报表格，表格中的栏目项为黑体，表中内容为仿宋，字号可依据具体情况结合比例适当调整；多页表格均要有表头，表下面均要标注制表单位、制表人、制表时间等内容。

4.全文层次序号的使用。

（1）第一层为“

一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十……等。

（2）第二层为“

（二）”，以下可排

（三）、（四）……，此序号是从插入中的特殊符号里选择，括号后面不得添加任何标点。

（3）第三层为“1.”，1后面添加的是圆点，而不是顿号或句号。以下可排2.、3.、4.、5.、6.、7.……

（4）第四层为“（1）”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，括号后面不得添加任何标点。（1）以后可排（2）、（3）、（4）、（5）……。

（5）第五层为“①”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，圆圈后面不得添加任何标点，①以后可排②、③、④、⑤、⑥……。此序号还可以不单独作为标题序号在句子里使用。

5.行文格式的要求

（1）每个自然段的首行必须左空两格（包括序号）。

（2）请示、报告、通知等有称谓的，文章的第一行称谓须顶格。

（3）公文如有附件，附件应与正文最后一行隔一行，左空2字符，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称（如：“附件：××××”）；附件超过1个以上的，要标明序号。

如：附件：1.××××

2.×××× 3.××××

附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。

（三）页面设置要求

文件统一用A4纸印发或上报；上、下页边距3.6厘米，左、右页边距均为2.7厘米（非上报材料可调整大小），行距设置为25-28磅（视情况，以美观为准）；多页材料要标注页码（位置为页脚居中）；一律左侧装订，上下距页边距三分之一处各装一处书钉。

（四）正文中一些主要标点符号的使用

1.破折号。行文中作为说明解释的语句用破折号标明。总结、计划标题中如果使用副标题或文章中使用破

折号，破折号的长度为两个汉字的长度，不是数个短横，例“——”。

2.连接号。相关的时间、地点或数目之间用连接号，表示起止。计划、总结中使用到的主要有以下几种情况：

（1）表示时间起止的。工作计划、总结中，表示的连接号“—”是两个字符的长度，也就是一个汉字的长度，不是两个短横或其它。

（2）表示数目的。用阿拉伯数字表示数值的范围，例如：总结、计划中出现的“1～3号”，0和3之间应用浪纹线。

（3）表示地点的。例如：北京——广州，是两个汉字的长度。

3.省略号。省略号的形式为“……”，六个小圆点占两个字的位置，不是六个小短横。

4.标点符号的位置。

（1）句号、问号、叹号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居右偏下，不出现在一行之首。

（2）引号、括号、书名号的前一半不出现一行之末，后一半不出现在一行之首。

（3）破折号和省略号各占两个字的位置，中间不能断开。连接号、间隔号一般占一个字的位置，这四种符号上下居中。

（四）文章中数字的使用

1.使用阿拉伯数字。凡是可以使用阿拉伯数字而且有很得体的地方，所表示的数目又比较精确时，均应使用阿拉伯数字。如金额数量、年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字。如：2009年2月12日、500克、20支等；金额 236543元，要写成236,543.00元,不能写成236.543.00元。

2.使用汉字。根据国家有关标准，凡是定型的词、词组、成语、惯用语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：星期六、二万五千里长征、“ 十二五”规划、零岁教育等。

（五）单位名称（符号）的写法

行文中的单位名称（符号）表述必须统一。用汉字表述的必须统一使用汉字，用符号表述的必须统一使用国家法定的单位符号。如：吨/月，不能写成T/月。

（六）关于时间的写法 1.要求使用汉字的。

（1）中国干支纪年和夏历月日使用汉字。如：正月初五、八月十五中秋节。

（2）清代和清代以前的历史纪年使用汉字（采用阿拉伯数字括注公历）。

2.要求使用阿拉伯数字的。公历世纪、年代、年、月、日的规范写法。

（1）公元前8世纪、20世纪90年代、2008年9月17日。

（2）2009年、2014年不能简写成“09年”、“14年”，必须写完整的2009年、2014年。

（3）2009年9月或2014年1月，不能写成“2009.9”或“2014.1”。

（4）年、月、日扩展格式的写法，月、日是个位单数时，须在个位前加0；年、月、日之间用半字线隔开，写成2008-09-01。此扩展格式一般在引文著录、行文注释、表格、索引、年表等中使用。

3.封面和成文结尾时间的汉字写法。

（1）正式的计划、总结、报告、通知、请示等类的公文结尾的成文时间一般使用汉字。

（2）时间使用汉字的规范写法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是汉字，是正圆，不是椭圆，不是阿拉伯数字0，必须拼写汉字〇。不能汉字与阿拉伯数字混用，写成二00九年。

（3）其他不规范形式，如：二〇〇九年6月或2009年六月。

（4）成文时间及文中不拼写成大写的汉字，如：贰零零玖年玖月玖日。

（七）落款及时间的写法

1.正文结尾要有单位名称（全称或规范简称）。单位名称一般在正文的右下方适当的位置，名称的结尾与右边距空四格。

2.时间在单位名称的下一行，时间结尾与单位名称结尾右侧对齐。

3.落款多个单位时，应该每个单位占一行，两端对齐。

4.正文标题下已经书写单位名称和时间的，结尾不再使用落款和时间。

二、公文的拟写要求

每一份文件（文字材料）都要根据工作中的实际需要来拟写，必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的。包括以下几项内容：

（一）文件的中心内容。比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

（二）根据文件内容，确定采用的文种。比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报。

（三）明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体员工进行传达。

（四）明确发文的具体要求。例如，是要求对方了

解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。

（五）上报文字材料要求

1.各部、各处室要严格按照公文的正确格式来拟写材料，报办公室的材料一律报电子版。

2.各部、各处室需要下发或上报的文件，必须报办公室审核通过。

3.各部、各处室上报的文字材料必须内容真实、数据准确，突出工作亮点和特色。

第三篇：办公邮件行文及处理规范

办公邮件行文及处理规范

为规范公司内部办公邮件往来﹑提高办公效率，特制订此规范：

1.邮件文本及格式规范

1.1.邮件内容

一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。

1.2.邮件字体

②

全文统一

② 字体大小在10-12号，不宜过大或过小，选用宋体或微软雅黑字体。④ 字体颜色为黑色，个别重点处可加黑或显著的颜色。

1.3.邮件附件

如邮件中含有附件，应在邮件内容中说明。

1.4.个人签名

根据公司规定，签名格式如下：

2.发送、抄送、群发规定

2.1.部门内工作邮件，以“收件人”发送至相关人员，如有必要，“抄送”部门长；

2.2.跨部门工作邮件，以“收件人”发送至对方部门接口人，“抄送”本部门对应人员或部门长，如有必要，“抄送”对方部门长；

2.3.越级发送邮件，因工作需要向本部门隔级主管或主管副总裁、总裁发送工作邮件时，应首先征得本部门经理的同意，并在发送邮件时“抄送”本部门经理；

2.4.“收件人”应为邮件涉及内容的直接责任人（严禁“收件人”含糊不清或数量众多，文件编号:S3-006

秘密 发文部门:体系中心1 / 2

不知由谁负责），“抄送”应为需知晓邮件内容的涉及部门的部门经理或具体办事人员（严禁“抄送”无关人员或非直接相关人员）；其他人员如需知晓邮件内容由收件人或被抄送人转发；

2.5.向全公司群发邮件需经过主管副总裁及总裁审批后，由系统部开通临时权限。（部门内、跨部门群发规定请见本节1、2条）；

3.邮件审批规定及流程

各级主管对需要给出审批意见的邮件应遵循如下方式进行批示：

3.1.请示汇报类邮件的批示，应以“同意”、“原则同意+补充意见”、“不同意+修改意见”、“坚决不同意+反对意见+处理建议”其中之一明确回复；

3.2.建议类邮件的批示，应以“参阅”、“阅处”、“即办”之一进行回复、转发。

各项批示意见含义如下：参阅：不需办理，了解皆可，不必对“发件人”进行结果反馈。阅处：邮件涉及事项不需“发件人”直接决定或表示意见，交由“收件人”了解情况、决定处理方案并安排办理的事项。“发件人”未明确要求反馈结果的，可不反馈。即办：马上处理。邮件中已有明确处理方案的按审批意见立刻办理，无明确处理方案的，“收件人”应在与“发件人”沟通后立即处理，并在完成后对“发件人”进行结果反馈； 3.3.邮件内容要求

文字：简练、准确；

内容：结构清晰、重点突出、方便阅读，避免冗长邮件；

重要、正式邮件还应注意页面整洁，字体大小统一，以方便收件人阅读、处理。3.4.邮件审批流程

文件编号:S3-006

秘密 发文部门:体系中心2 / 2

第四篇：关于规范公司行文的通知

济钢集团有限公司办公室 办函〔2009〕14号

关于进一步规范集团公司行文的通知

集团公司所属各单位：

为进一步提升集团公司行文的标准化、规范化、科学化水平，结合省国资委、山钢集团公司的要求以及行文过程中发现的问题，现就进一步规范集团公司行文的有关事宜通知如下：

一、根据山钢集团公司办公室《关于转发<关于省国资委与山钢集团公司行文关系的通知>的通知》（山钢办字[2009]24号）文要求，以往报送省国资委的请示、报告等有关事项，今后均向山钢集团公司行文，不再直接向省国资委行文。

二、各单位、部门以集团公司党政名义行文，可直接选择“公司发文”流程，无需再走“请示报告”流程。需要说明行文事由或其他相关问题时，可在“您的意见”栏中注明，以减少环节，提高行文效率。

三、各单位、部门在行文时，要准确选择“发文类型”、“主送单位”，避免漏选或选择不当。报送集团公司以外单位的，若单位名称列表中没有，可不选。抄报单位除在“发文处理单”表格中填写充分，还应在正文末尾予以标注。

四、在“校对”环节，公文拟稿人员要仔细校对全文，同时，对公文内容中“修改”的部分，要认真领会集团公司领导和审稿人员的修改意图，对于有异议的可直接与审稿人员联系，对于一些经常性出现的文法错误、序号、标点符号、计量单位等错误，要注意借鉴纠正，切实做到文字精炼、用语准确、结构严谨。

五、要正确标注主题词。主题词中的第一个词为行文部门名称，最后一个词为文种，中间的词与行文事由密切相关，可从《主题词表》中选择1-3个相关词。主题词一般由3-5个词组成。主题词填写在“发文处理单”的表格中，正文中不出现。

六、以word文档形成的附件，一般与正文在同一个文档中，不要与正文分作两个或两个以上的文档。非word文档或转发上级部门的文件、过去已经成文的文件可作为单独的附件引入。

七、各单位、部门行文应严格执行《济钢集团有限公司党政电子公文管理办法（修订）》和《集团公司办公室关于党政公文标引主题词的规定（修订）》的有关要求。

公文是一级组织发布策令的重要工具，代表组织的形象。请各单位主要领导、公文管理员重视规范行文问题。各单位公文管理员要将此通知及时转发给经常行文的工作人员认真学习，切实落实好本通知的有关要求，将集团公司行文管理提高到新水平。

附件：1.山东钢铁集团有限公司办公室转发《关于省国资委与山钢集团公司行文关系的通知》的通知

2.山东钢铁集团有限公司 中共山东钢铁集团有限公司委员会公文处理办法（试行）

3.济钢集团有限公司党政电子公文管理办法（修订）4.集团公司办公室关于党政公文标引主题词的规定（修订）

二〇〇九年六月一日

第五篇：公司行文规范

河北喜德来家具实业有限公司

公 文 处 理 规 范

一、目的和适用范围

为规范公司对内对外公文和外来公文的处理，确保公文处理的标准化、制度化、科学化和及时性，提高公司公文处理的质量和效率，特制定本规范。本规范适用于公司对内对外公文和外来公文的管理。二、公文处理职责

1．公司办公室为公司内外公文的归口管理部门，负责内部行文的统一编号及内外公文的统一整理和归档；

2．公司办公室主任负责外部来文拟办意见的签署； 3．相关部门负责公文的起草；

4．相关部门主管领导负责公司内部对内对外行文的审核； 5．总经理负责公司内部对内对外行文的签批。三、公文分类

1．决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；

2．决议——适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；

3．通告（或公告）——适用于公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；

4．通知——适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门、公司员工周知或共同执行的事项；

5．通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况；

（3）二级公文使用“小红头”纸，即70号宋体红色“河北喜德来家具实业有限公司”（**）；

（4）三级公文，不使用“红头”纸；

（5）红头文件对外行文只能以公司名义发文，任何部门不得使用红头文件进行发文；

（6）红头文件对内行文可以以公司办公室或董事会名义行文。2．发文字号

（1）使用“大红头”时发文字号用4号仿宋体“喜字[****]*号”，红线上居中排布；

（2）使用“小红头”时，发文字号用4号仿宋体“喜**字[****]*号”，红线下第一行右上角顶格排布。3．公文密级和保密期限

（1）公文秘密等级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”。

（2）文件如需标识秘密等级，用4号黑体，顶格标识在第一行右上角，如需同时标识秘密等级和保密期限，则在秘密等级后加同样字体的保密期限，中间用★隔开。4．公文标题

（1）使用“大红头”时用小2号宋体。使用“小红头”时用小2号黑体使用非“红头”时不做统一规定。

（2）标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5．主送机关

公司间用逗号隔开，回行时与冒号后的文字对齐；最后标句号。抄报机关是将公文发往的相关上级单位；抄送机关是将公文发往的相关平级或不相隶属单位；抄发机关是将公文发往的相关下级单位。

12．印发机关和印发日期

用四号仿宋体。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

13．公文用纸和结构层次

（1）公文用纸一般为A4型，左侧装订。

（2）公文标题结构层次序数为：第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”第五层为“①”。

六、公文办理 1．内部发文办理

（1）发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、签发、打印、盖章、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

（2）公司内部公文送负责人签发前，应当由办公室进行复核。复核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规范的规定等。

（3）公文正式下发，需进行登记并填写《发文登记表》。（4）各部门收到文件时应做好《收文记录》。2．外来公文处理

（1）定义：外来公文是指国家、省市县有关部门、行业主管部门等发到本公司（包括传真件）的文件、简报、通报等。

①对于不需具体办理的公文，由公司办公室确定公文的传阅范围，进行传阅。

②对于需经分管领导批办的公文，待公文批办后再转相关领导和部门传阅。

3．公文处理原则

（1）坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。（2）必须严格贯彻执行执行公司保密制度，确保公司商业秘密的安全。.（3）必须区别公司内部文件和对外收发的文件，所有外送文件必须经过公司办公室送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见的内部文件直接向外单位或个人传送，违者将追究相关责任人的责任。

（4）公文必须使用规范的简化汉字和使用国家法定的计量单位。（5）各部门行文必须使用全称或通用规范简称。4．公文立卷、归档和销毁

（1）公文办理完毕后，应当按照公司《档案管理制度》，及时将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。

（2）公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能准确反映本公司的主要工作情况。

（3）联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其它单位保存复印件。（4）公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印单位印章，视同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。