供应商资质档案管理流程（范文）

第一篇：供应商资质档案管理流程（范文）

供应商档案标准管理程序

1.供应商资质的接收与档案编号

1.1接收

供应商资质经过审核确定合格后统一交给文件管理员，由文件管理员按照1.2档案编号规则编码，并登记入《供应商资质存档记录》。

1.2档案编号

供应商资质档案编号编码方式为：产品种类（大写字母）+物料类别（大写字母）+供应商流水号（阿拉伯数字）。

第一位产品种类表示食品、药品、保健品，分别用S、Y、B表示：第二位物料类别表示原料、辅料、包装材料等，分别用Y、F、B表示；供应商流水号即对所为供应商按现为顺序排列号码。

2电子版供应商资质的建立与归档

2.1首次建立电子版供应商资质

由文件管理员将纸质供应商资质相关内容录入已设定好的电子表格内。扫描纸质供应商资质建立电子版档案。电子版档案的储存规则与纸质版档案的编号规则一致，分食品、药品、保健品三个文件夹；三个文件夹内分别建立原料、辅料、包装材料等文件夹，电子版档案的命名规则为：档案编号-供应商名称。

2.2 供应商资质的归档

文件管理员将录入电子表格完毕的纸质供应商资质按档案编号规则归入相应档案柜妥善保管。

3供应商资质的维护

3.1文件管理员定期检查供应商资质电子表格，及时发现是否为近效期或过期资质，并通知相关QA进行跟踪，与采购部门沟通联系追要所缺资质。

3.2电子版供应商资质的更新与补充

替换过期资质或者补充不齐全资质需按照本流程2和3执行。被替换的电子版资质统一转移至作废保留文件夹内，纸质版资质进行报废处理。

4供应商资质的借出与归还

供应商资质不得随意借出使用，确需借阅时，由借阅人填写“文件借阅申请单”经质量技术部部长批准后方可借出使用。由文件管理人员办理借出手续，按期催还。借出人在借出时应填写《供应商资质借出归还登记表》。

第二篇：商混站资质流程

商混站资质办理流程

1、将建站申请书（包括何地、何时、规模、设备等）

2、可行性研究报告

3、环保局环评

4、工业土地证明、土地证

将上述材料送当地散装混凝土办公室，散办批准后方可建站。

商混站建设完毕后，将资质申请表、资质条件送散装混凝土办公室，批准后办理资质。（相应所需材料可到黑龙江工程建设网查阅）

第三篇：电商资质及流程

（一）所需资质

1.互联网经营许可证（ICP）

2.互联网药品信息服务资格证书； 3.互联网药品交易服务资格证书；

4.医疗器械经营企业许可证；（已有）

5.药品经营质量管理规范认证证书（即GSP证书）；（已有）6.药品经营许可证；(已有)

（二）申请程序

1.“互联网经营许可证（ICP）”申请程序（1）申请说明

ICP证是网站经营的许可证，国家对经营性ICP实行许可证制度；对非经营性ICP实行备案制度。根据国家《互联网管理办法》规定，经营性网站必须办理ICP证，否则就属于非法经营。

ICP经营许可证除了需要第一次的办理之外，还需要进行年检和续期，以ICP经营许可证续期为例，企业需要提交以下的申请材料，具体包括了企业法人营业执照副本复印件(递交材料时需要原件核实)、组织机构代码证副本复印件、法人的身份证复印件、公司章程复印件、股东身份证复印件（如果股东为企业的提供企业营业执照副本复印件）、验资报告/审计报告、技术人员的身份证、学历证明、简历的复印件(5名左右)。

（2）申请条件(经营性ICP许可证)第一，经营者为依法设立的公司，注册资金大于等于100万的内资公司。第二，有与开发经营活动相适应的资金和专业人员； 第三，有为用户提供长期服务的信誉或者能力； 第四，有业务发展计划及相关技术方案；

第五，健全的网络与信息安全保障措施，包括网站安全保障措施、信息安全保密管理制度、用户信息安全管理制度；

第六，涉及到ICP管理办法中规定须要前置审批的信息服务内容的，已取得有关主管部门同意的文件；

第七，国家规定的其他条件。

（3）申请材料(经营性ICP许可证)第一，公司法定代表人签署的经营增值电信业务的书面申请。第二，ICP备案登记表。

第三，公司的企业法人营业执照副本及复印件并加盖公司公章。

第四，公司概况。包括公司基本情况，拟从事增值电信业务的人员、场地和设施等情况。第五，公司近一年经会计师事务所审计的财务报告或验资报告（新公司仅提供验资报告）。

第六，公司章程，公司股权结构及股东的有关情况。

第七，从事新闻，出版，教育，医疗保健，药品和医疗器械等互联网信息服务的，应提交有关主管部门前置审批的审核同意文件。

第八，从事经营ICP业务的可行性报告（含经营服务项目、范围、业务市场预测、投资效益分析、发展规划、工程计划安排、预期服务质量、收费方式和标准）和技术方案（含网络概况及结构、组网方式、网络选用的技术及标准、设备配置等）。

第九，为用户提供长期服务和质量保障的措施。（包括后续资金保障，技术力量保障，商业经营保障，内置管理模式）。

第十，信息安全保障措施。（包括网站安全保障措施，信息安全保密管理制度，用户信息安全管理制度）。

第十一，接入基础电信运营商的证明即服务器托管协议（预期服务保障）。第十二，公司法定代表人签署的公司依法经营电信业务的承诺书。

第十三，证明公司信誉的有关材料（新申请公司无此项，由非经营性公司转为经营性公司需提供）。

第十四，网站必须登陆备案网站管理系统进行备案（新申请公司无此项，由非经营性公司转为经营性公司需提供）。

（4）申请流程

第一，申请企业向所在地省级通信管理部门申报相关材料； 第二，省级通信管理部门申报相关材料对经营性ICP单位提交的材料进行审查，在规定时间内作出批准或不予批准的决定。予以批准的，颁发增值电信业务（互联网信息服务类）经营许可证。

第三，非经营性ICP许可证的申办企业，在办理备案时，须填报《互联网信息服务备案登记表》，一式二份交省级通信管理部门进行备案登记。

第四，ICP许可证应当在其网站主页的显著位置标明其经营许可证编号或备案编号。

2.“互联网药品信息服务资格证书”的办理程序

（1）申请说明

互联网药品信息服务，是指通过互联网向上网用户提供药品(含医疗器械)信息的服务活动。互联网药品信息服务分为经营性和非经营性两类。经营性互联网药品信息服务是指通过互联网向上网用户有偿提供药品信息等服务的活动。非经营性互联网药品信息服务是指通过互联网向上网用户无偿提供公开的、共享性药品信息等服务的活动。

拟提供互联网药品信息服务的网站，应当在向国务院信息产业主管部门或者省级电信管理机构申请办理经营许可证或者办理备案手续之前，按照属地监督管理的原则，向该网站主办单位所在地省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门提出申请，经审核同意后取得提供互联网药品信息服务的资格。

按照《互联网信息服务管理办法》取得医疗保健、药品和医疗器械主管部门审核同意后，申请取得“互联网药品信息服务资格证书”或办理备案手续。

（2）申请条件

第一，互联网药品信息服务的提供者应当为依法设立的企事业单位或者其它组织； 第二，具有与开展互联网药品信息服务活动相适应的专业人员、设施及相关制度； 第三，有2名以上熟悉药品、医疗器械管理法律、法规和药品、医疗器械专业知识，或者依法经资格认定的药学、医疗器械技术人员。

（3）申请材料 第一，互联网药品信息服务申请表(国家食品药品监督管理局统一制发)； 第二，企业营业执照复印件（新办企业提供工商行政管理部门出具的名称预核准通知书及相关材料）；

第三，网站域名注册的相关证书或者证明文件。从事互联网药品信息服务网站的中文名称，除与主办单位名称相同的以外，不得以“中国”、“中华”、“全国”等冠名；除取得药品招标代理机构资格证书的单位开办的互联网站外，其它提供互联网药品信息服务的网站名称中不得出现“电子商务”、“药品招商”、“药品招标”等内容；

第四，网站栏目设置说明（申请经营性互联网药品信息服务的网站需提供收费栏目及收费方式的说明）；

第五，网站对历史发布信息进行备份和查阅的相关管理制度及执行情况说明； 第六，食品药品监督管理部门在线浏览网站上所有栏目、内容的方法及操作说明； 第七，药品及医疗器械相关专业技术人员学历证明或者其专业技术资格证书复印件、网站负责人身份证复印件及简历；

第八，健全的网络与信息安全保障措施，包括网站安全保障措施、信息安全保密管理制度、用户信息安全管理制度；

第九，保证药品信息来源合法、真实、安全的管理措施、情况说明及相关证明。

（4）申请流程

第一，各省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理局对本辖区内申请提供互联网药品信息服务的互联网站进行审核，符合条件的核发《互联网药品信息服务资格证书》。省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门在收到申请材料之日起5日内做出受理与否的决定，受理的，发给受理通知书。

第二，省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门自受理之日起20日内对申请提供互联网药品信息服务的材料进行审核，并作出同意或者不同意的决定。同意的，由省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门核发《互联网药品信息服务资格证书》，同时报国家食品药品监督管理局备案并发布公告。

3.“互联网药品交易服务资格证书”的办理程序

（1）申请说明

互联网药品交易服务包括为药品生产企业、药品经营企业和医疗机构之间的互联网药品交易提供的服务，药品生产企业、药品批发企业通过自身网站与本企业成员之外的其他企业进行的互联网药品交易以及向个人消费者提供的互联网药品交易服务。上述所称本企业成员，是指企业集团成员或者提供互联网药品交易服务的药品生产企业、药品批发企业对其拥有全部股权或者控股权的企业法人。

从事互联网药品交易服务的企业必须经过审查验收并取得互联网药品交易服务机构资格证书。

（2）申请条件

通过自身网站与本企业成员之外的其他企业进行互联网药品交易的药品生产企业和药品批发企业应当具备以下条件：

（一）提供互联网药品交易服务的网站已获得从事互联网药品信息服务的资格；

（二）具有与开展业务相适应的场所、设施、设备，并具备自我管理和维护的能力；

（三）具有健全的管理机构，具备网络与交易安全保障措施以及完整的管理制度；

（四）具有完整保存交易记录的设施、设备；

（五）具备网上查询、生成订单、电子合同等基本交易服务功能；

（六）具有保证网上交易的资料和信息的合法性、真实性的完善管理制度、设施、设备与技术措施。

向个人消费者提供互联网药品交易服务的企业，应当具备以下条件：

第一，依法设立的药品连锁零售企业；

第二，提供互联网药品交易服务的网站已获得从事互联网药品信息服务的资格； 第三，具有健全的网络与交易安全保障措施以及完整的管理制度； 第四，具有完整保存交易记录的能力、设施和设备；

第五，具备网上咨询、网上查询、生成定单、电子合同等基本交易服务功能； 第六，对上网交易的品种有完整的管理制度与措施； 第七，具有与上网交易的品种相适应的药品配送系统；

第八，具有执业药师负责网上实时咨询，并有保存完整咨询内容的设施、设备及相关管理制度；

第九，从事医疗器械交易服务，应当配备拥有医疗器械相关专业学历、熟悉医疗器械相关法规的专职专业人员。

（3）申请资料

第一，从事互联网药品交易服务申请表；

第二，拟提供互联网药品交易服务的网站获准从事互联网药品信息服务的许可证复印件；

第三，业务发展计划及相关技术方案；

第四，保证交易用户与交易药品合法、真实、安全的管理措施； 第五，营业执照复印件；

第六，保障网络和交易安全的管理制度及措施；

第七，规定的专业技术人员的身份证明、学历证明复印件及简历； 第八，仪器设备汇总表；

第九，拟开展的基本业务流程说明及相关材料；

第十，企业法定代表人证明文件和企业各部门组织机构职能表。

（4）申请流程

第一，申请从事互联网药品交易服务的企业，应当填写国家食品药品监督管理局统一制发的《从事互联网药品交易服务申请表》，向所在地省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门提出申请。

第二，省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门收到申请材料后，在5日内对申请材料进行形式审查。决定予以受理的，发给受理通知书。

第三，省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门按照有关规定对通过自身网站向个人消费者提供互联网药品交易服务的申请人提交的材料进行审批，并在20个工作日内作出同意或者不同意进行现场验收的决定，并书面通知申请人。

第四，省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门同意进行现场验收的，应当在20个工作日内组织对申请人进行现场验收。经验收合格的，省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门应当在10个工作日内向申请人核发并送达同意其从事互联网药品交易服务的互联网药品交易服务机构资格证书。.4.“医疗器械经营企业许可证”的办理程序

（1）申请说明

根据《医疗器械经营企业许可证管理办法》的规定，经营第二类、第三类医疗器械应当持有《医疗器械经营企业许可证》，但是在流通过程中通过常规管理能够保证其安全性、有效性的少数第二类医疗器械可以不申请《医疗器械经营企业许可证》。不需申请《医疗器械经营企业许可证》的第二类医疗器械产品名录由国家食品药品监督管理局制定。

（2）申请条件

第一，具有与经营规模和经营范围相适应的质量管理机构或者专职质量管理人员。质量管理人员应当具有国家认可的相关专业学历或者职称；

第二，具有与经营规模和经营范围相适应的相对独立的经营场所； 第三，具有与经营规模和经营范围相适应的储存条件，包括具有符合医疗器械产品特性要求的储存设施、设备；

第四，应当建立健全产品质量管理制度，包括采购、进货验收、仓储保管、出库复核、质量跟踪制度和不良事件的报告制度等；

第五，应当具备与其经营的医疗器械产品相适应的技术培训和售后服务的能力，或者约定由第三方提供技术支持。

（3）申请资料

第一，《医疗器械经营企业许可证申请表》；

第二，工商行政管理部门出具的企业名称预核准证明文件；

第三，拟办企业质量管理人员的身份证、学历或者职称证明复印件及个人简历； 第四，拟办企业组织机构与职能；

第五，拟办企业注册地址、仓库地址的地理位置图、平面图（注明面积）、房屋产权证明（或者租赁协议）复印件；

第六，拟办企业产品质量管理制度文件及储存设施、设备目录； 第七，拟办企业经营范围。

（4）申请流程

第一，申请人应当向拟办企业所在地省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门或者接受委托的设区的市级（食品）药品监督管理机构提出《医疗器械经营企业许可证》的发证申请。

第二，对于申请人提出的《医疗器械经营企业许可证》发证申请，省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门或者接受委托的设区的市级（食品）药品监督管理机构，对于申请事项属于本部门职权范围，申请材料齐全、符合法定形式，或者申请人按照要求提交全部补正申请材料的，发给《受理通知书》。《受理通知书》应当加盖受理专用章并注明受理日期。

第三，省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门或者接受委托的设区的市级（食品）药品监督管理机构依据医疗器械经营企业检查验收标准对拟办企业进行现场核查，并根据本办法对申请资料进行审查。第四，食品药品监督管理部门在受理之日起30个工作日内，认为符合要求的，应当作出准予核发《医疗器械经营企业许可证》的决定，并在作出决定之日起10日内向申请人颁发《医疗器械经营企业许可证》。

5.“药品经营质量管理规范认证证书”的办理程序

（1）申请说明

GSP认证是药品监督管理部门依法对药品经营企业药品经营质量管理进行监督检查的一种手段，是对药品经营企业实施《药品经营质量管理规范》情况的检查、评价并决定是否发给认证证书的监督管理过程。《药品经营质量管理规范认证证书》由国家食品药品监督管理局统一印制。《药品经营质量管理规范认证证书》有效期5年，有效期满前3个月内，由企业提出重新认证的申请。省、自治区、直辖市药品监督管理部门依照本办法的认证程序，对申请企业进行检查和复审，合格的换发证书。审查不合格以及认证证书期满但未重新申请认证的，应收回或撤销原认证证书，并予以公布。

（2）申请条件

第一，具有企业法人资格的药品经营企业，或非专营药品的企业法人下属的药品经营企业，或不具有企业法人资格且无上级主管单位承担质量管理责任的药品经营实体。

第二，具有依法领取的《药品经营许可证》和《企业法人营业执照》或《营业执照》。第三，企业经过内部评审，基本符合《药品经营质量管理规范》及其实施细则规定的条件和要求。

第四，在申请认证前12个月内，企业没有因违规经营造成的经销假劣药品问题(以药品监督管理部门给予行政处罚的日期为准，下同)。

（3）申请资料

第一，药品经营质量管理规范认证申请书； 第二，《药品经营许可证》和营业执照复印件；

第三，企业实施《药品经营质量管理规范》情况的自查报告； 第四，企业非违规经销假劣药品问题的说明及有效的证明文件；

第五，企业负责人员和质量管理人员情况表(式样见附件2〔略〕)；企业药品验收、养护人员情况表(式样见附件3〔略〕)；

第六，企业经营场所、仓储、验收养护等设施、设备情况表(式样见附表4〔略〕)； 第七，企业所属非法人分支机构情况表(式样见附件5〔略〕)； 第八，企业药品经营质量管理制度目录；

第九，企业质量管理组织、机构的设置与职能框图； 第十，企业经营场所和仓库的平面布局图。

（4）申请流程

第一，药品经营企业将认证申请书及资料报所在地设区的市级药品监督管理机构或者省、自治区、直辖市药品监督管理部门直接设置的县级药品监督管理机构(以下简称为初审部门)进行初审。

第二，对认证申请的初审，一般仅限于对申请书及申报资料的审查。

第三，初审部门应在收到认证申请书及资料起10个工作日内完成初审，并移送省、自治区、直辖市药品监督管理部门审查。省、自治区、直辖市药品监督管理部门在收到认证申请书及资料之日起25个工作日内完成审查，并将是否受理的意见填入认证申请书，在3个工作日内以书面形式通知初审部门和申请认证企业。不同意受理的，应说明原因。

第四，对同意受理的认证申请，省、自治区、直辖市药品监督管理部门应在通知初审部门和企业的同时，将认证申请书及资料转送本地区设置的认证机构。

第五，认证机构收到省、自治区、直辖市药品监督管理部门转送的企业认证申请书和资料之日起15个工作日内，应组织对企业的现场检查。

第六，根据检查组现场检查报告并结合有关情况，认证机构在收到报告的10个工作日内提出审核意见，送交省、自治区、直辖市药品监督管理部门审批。

第七，对认证合格的企业，省、自治区、直辖市药品监督管理部门应向企业颁发《药品经营质量管理规范认证证书》。

6.“药品经营许可证”的办理程序

（1）申请说明

按照《药品管理法》第14条规定，药品经营许可证分为药品批发企业、药品零售企业两类。

（2）申请条件

第一，开办药品批发企业的条件：具有保证所经营药品质量的规章制度；企业、企业法定代表人或企业负责人、质量管理负责人无《药品管理法》第76条、第83条规定的情形；具有与经营规模相适应的一定数量的执业药师。质量管理负责人具有大学以上学历，且必须是执业药师；具有能够保证药品储存质量要求的、与其经营品种和规模相适应的常温库、阴凉库、冷库。仓库中具有适合药品储存的专用货架和实现药品入库、传送、分检、上架、出库现代物流系统的装置和设备；具有独立的计算机管理信息系统，能覆盖企业内药品的购进、储存、销售以及经营和质量控制的全过程；能全面记录企业经营管理及实施《药品经营质量管理规范》方面的信息；符合《药品经营质量管理规范》对药品经营各环节的要求，并具有可以实现接受当地（食品）药品监管部门（机构）监管的条件；具有符合《药品经营质量管理规范》对药品营业场所及辅助、办公用房以及仓库管理、仓库内药品质量安全保障和进出库、在库储存与养护方面的条件。国家对经营麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品、预防性生物制品另有规定的，从其规定。

第二，具有保证所经营药品质量的规章制度；具有依法经过资格认定的药学技术人员；经营处方药、甲类非处方药的药品零售企业，必须配有执业药师或者其他依法经过资格认定的药学技术人员。质量负责人应有一年以上（含一年）药品经营质量管理工作经验。（经营乙类非处方药的药品零售企业，以及农村乡镇以下地区设立药品零售企业的，应当按照《药品管理法实施条例》第15条的规定配备业务人员，有条件的应当配备执业药师。企业营业时间，以上人员应当在岗。）；企业、企业法定代表人、企业负责人、质量负责人无《药品管理法》第76条、第83条规定情形的；具有与所经营药品相适应的营业场所、设备、仓储设施以及卫生环境。在超市等其他商业企业内设立零售药店的，必须具有独立的区域；具有能够配备满足当地消费者所需药品的能力，并能保证24小时供应。药品零售企业应备有的国家基本药物品种数量由各省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门结合当地具体情况确定。国家对经营麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品、预防性生物制品另有规定的，从其规定。

（3）申请资料 第一，开办药品批发企业的申请资料：拟办企业法定代表人、企业负责人、质量负责人学历证明原件、复印件及个人简历；执业药师执业证书原件、复印件；拟经营药品的范围；拟设营业场所、设备、仓储设施及周边卫生环境等情况。

第二，开办药品零售企业的申请资料：拟办企业法定代表人、企业负责人、质量负责人的学历、执业资格或职称证明原件、复印件及个人简历及专业技术人员资格证书、聘书；拟经营药品的范围；拟设营业场所、仓储设施、设备情况。

（4）申请流程

第一，申办人向拟办企业所在地的省、自治区、直辖市（食品）药品监督管理部门提出筹建申请，并提交申办药品批发企业/药品零售企业的申办材料；

第二，食品药品监督管理部门对申办人提出的申请，应当根据下列情况分别作出受理/不予受理的处理：

第三，食品药品监督管理部门自受理申请之日起30个工作日内，依据本办法第四条规定对申报材料进行审查，作出是否同意筹建的决定，并书面通知申办人。不同意筹建的，应当说明理由，并告知申办人享有依法申请行政复议或者提起行政诉讼的权利；

第四，申办人完成筹建后，向受理申请的（食品）药品监督管理部门提出验收申请，并提交相关材料；

第五，在收到验收申请之日起30个工作日内，依据开办药品批发企业验收实施标准组织验收，作出是否发给《药品经营许可证》的决定。符合条件的，发给《药品经营许可证》；不符合条件的，应当书面通知申办人并说明理由，同时告知申办人享有依法申请行政复议或提起行政诉讼的权利。

第四篇：档案管理流程

为了做好工程及设备档案资料的管理工作，参照《建设工程文件归档整理规范》等文件的有关要求,结合本公司实际情况和公司领导对档案管理的相关要求特制订本档案管理制度。

一、主要内容及归档范围

1、主要内容

1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

2、归档范围

主要为设计工程、设备、公司人事教育培训和会计报表档案资料:

2.1设计工程档案是指各类报批文件(跟银行有关的各类报批文件、回复的批示文件、对外发文、对外接收的文件)、各类合同（所有合作合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商（服务）单位的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会议纪要、审计结论及各种验收证件、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。2.2设备档案是鉴定评价（仪器）技术状态的科学资料，是为保障（仪器）设备正常运转并处于良好状态的重要依据。档案员接收归档本公司的各类设备资料。主要包括计划、选购阶段的仪器设备购买申请单、协议、合同、重要来往函件、电文；开箱验收阶段的装箱单、开箱验收单、出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料、开箱检验记录；运行及维护修理阶段的设备仪器移交使用部门的附件和随机工具清单、设备仪器维护保养和安全技术操作规程、设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录；设备仪器改造、改装、更新的报告与批复、改进、改装过程中形成的图样、技术文件、设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件、技术鉴定及成果申报奖励等各类文件。2.3组织人事/教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。

2.4会计统计类：计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

二、档案的管理

1、管理机构

1.1 文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

1.2 各部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

2、档案保密制度

2.1 档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经本公司主管领导批准。凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。对确已无保存价值的建设工程和设备档案，列出销毁清册，经主管领导审批后，由销毁人、监销人销毁，并签名注销。

2.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案复制时，需经公司主任或副总以上领导批准。有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

2.3对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。2.4档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

2.5公司在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理人员调离，应由行政文化中心主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

3、档案工作人员岗位职责

3.1热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，具备档案专业知识。3.2负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的收集、整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。

3.3积极主动地向上级主管部门汇报档案工作情况，接受其监督、检查和指导。

3.4办理领导交办的其他档案业务工作。

4、档案管理制度

4.1非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。

4.2档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

4.3做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。

4.4对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。4.5凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。

4.6档案员负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档案内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录。

5、档案安全制度

严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。

每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。

6、档案资料查阅利用制度

本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。对于关键性和常用部分的档案应使用复印件，尽量不用原件，一般由使用人复印。

档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。外单位人员需要复印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行。

档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单方可交付。

查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。

7、档案的收集

档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员给予的资料应及时登记。工程档案资料按项目收集,档案应按系统分类统一存放档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索。设备档案资料按名称分类组卷，将一组内容上具有有机联系的材料组合成一个保管单位。卷内文件排列，依照设备材料的自然形成过程排列并做电子目录方便日后检索。

应妥善保存各类档案和资料，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。

勘察、设计、施工、监理等单位向本公司移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求。施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务。

本公司购置的设备仪器的随机全套资料，由拆箱负责人收集齐全，及时移交档案员，统一积累和集中保管。

8、档案管理的基本程序

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

三、立卷归档的时间

1、凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

2、对于某些专门文件，或驻地分散在外的部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

四、立卷归档的要求

1、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

2、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。立卷时应编制好案卷目录，把文件的负责人、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

3、填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

4、立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

5、立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

6、文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

7、各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

五、档案的保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.永久保存：

1.1公司章程； 1.2股东名簿；

1.3组织规程及办事细则； 1.4董事会及股东会纪录； 1.5财务报表； 1.6政府机关核准文件；

1.7不动产所有权状及其他债权凭证； 1.8工程设计图；

1.9其他经核定须永久保存的文书。2、10年保存：

2.1预算、决算书类； 2.2会计凭证； 2.3事业计划资料；

2.4其他经核定须保存10年的文书。3、5年保存 ：

3.1期满或解除之合约；

3.2其他经核定保存5年的文书。4、1年保存：

结案后无长期保存必要者。

5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

六、档案的保管

1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

2、本制度经董事会批准发布。

3、本制度自下发之日起实施。

第五篇：公司档案管理流程

档案管理流程

一、主要内容及归档范围

1、主要内容

1.1凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

1.2档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。1.3负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

2、归档范围

2.1行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

2.2组织人事教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。

2.3会计统计类：计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

二、档案的管理机构及其主要职责

1、管理机构

1.1 文书结案后，原稿由公司行政部所辖档案室归档。

1.2 各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

2、档案管理机构主要职责：

2.1制定或参与制定档案工作的规章制度；

2.2对公司其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

2.3 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；

2.4提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、档案的种类

1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3、计划性文件。包括公司总体计划或规划、开发计划、营销计划、财务计划等。

4、总结性文件。包括公司和月度工作总结、下属部门的和月度工作总结等。

5、批示性文件。包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及公司各类命令、工作指示等。

6、凭证性文书材料。包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

7、证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证、公司获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

8、劳资人力资源资料。包括公司下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

12、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

四、立卷归档的范围

凡属本标准的档案种类中所函盖的文件资料，均应立卷归档。

五、立卷归档的时间

凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交行政部立卷归档。

六、立卷归档的要求

1、各部门文件档案管理的负责人在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交行政部立卷归档。

2、移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

3、归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。

七、档案的借阅

1、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

2、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

3、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

4、档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

5、档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人员要及时催还。

6、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

八、档案保密要求

1、档案管理员和借阅档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

2、档案分一般档案和有密级档案两类。

3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离档案室。有密级档案复制时，需经公司主任或副总以上领导批准。

4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经部门总监或副总以上领导批准。

5、外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

6、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

九、档案的保存期限

文件保存期限除政府有关法令或公司其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.永久保存： 1.1公司章程； 1.2股东名簿；

1.3组织规程及办事细则； 1.4董事会及股东会纪录； 1.5财务报表；

1.6政府机关核准文件；

1.7不动产所有权状及其他债权凭证； 1.8其他经核定须永久保存的文书。

2、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

十、档案的保管

1、档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。