浅谈药品监督执法中适用一般程序案件行政处罚决定书的制作

第一篇：浅谈药品监督执法中适用一般程序案件行政处罚决定书的制作

【交流】浅谈药品监督执法中适用一般程序案件行政处罚决定书的制作

药品监督部门依法作出行政处罚决定后，应当制作行政处罚决定书。行政处罚决定书是行政机关作出行政处罚的行政行为所具备法律效力的表现形式。行政机关对公民、法人或者其他组织依法实施行政处罚，作出行政处罚决定，为使行政行为产生相应的法律效力，必须以行政处罚决定书这一法

律形式，确定行政机关实施行政处罚的法律效力，对当事人产生约束力，形成行政行为的合法的效果。因此，行政处罚决定书是整个行政执法过程中最重要的也是最关键的法律文书。可以这样说，行政处罚决定书的制作，直接关系到行政处罚是否成立，关系到行政执法的准确性和严肃性。

一、制作行政处罚决定书应坚持的几个原则

1、合法性原则。要求各项内容都必须符合法律规定，是依法进行的，法律授权的事情可以做、没有授权的不可以做，法律要求就必须履行职责。

2、合理性原则。合理是依法行政的应有之意，意味着行政机关不能滥用自由裁量权，想罚就罚、想罚多少就罚多少是万万不行的。处罚必须考虑各种相关因素，排除不相关因素，做出合理决定。

3、客观性原则。客观性就是要求以事实为根据、以法律为准绳，事实证据和法律适用要客观真实，不能胡编乱造，比如在有关证据中记载莫须有的东西就是不客观的，也是不合法的。

4、逻辑性原则。行政处罚决定书的制作必须逻辑清楚、严谨，对违法事实的描述不能颠倒，更不能遗漏。

5、准确性原则。行政处罚决定书中的各项记载，必要做到准确无误，稍有失误就会影响事实证据的有效性和证明力，导致处罚无效、不成立，也可能引起不必要的行政复议或行政诉讼。

二、行政处罚决定书应载明的事项

《药品监督行政处罚程序规定》在一般程序中的第三十条规定药品监督部门作出行政处罚决定，应当制作“行政处罚决定书”。“行政处罚决定书”应当载明以下事项:

(一)当事人的姓名或者名称、地址；

(二)违反法律、法规或者规章的事实和证据；

(三)行政处罚的种类和依据；

(四)行政处罚的履行方式和期限；

(五)不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限；

(六)作出行政处罚决定的行政机关名称和作出决定的日期。

《药品监督行政处罚程序规定》规定“行政处罚决定书”的内容有6项,非常具体了,因此在制作“行政处罚决定书”时一项也不能多，一项也不能少。至于查处经过，群众如何举报，执法机关如何查处，如何举行昕证等过程，于法无据，无需添加。

三、具体填写的内容及注意事项

1、文号。以xx局2008年第10号行政处罚决定书为例,应为:“x药行罚〔2008〕10号”。

2、被处罚单位（人）。当事人是单位的，一定要写单位全称且准确无误，不能写任何简称。当事人是自然人的，姓名也要准确无误，否则对当事人无法律效力，当事人可以拒绝履行处罚内容，造成行政执法的被动。

3、地址。当事人无论是单位还是自然人，根据《药品监督行政处罚程序规定》第30条规定，还要填写地址

4、联系方式、法定代表人、性别和职务。确保行政处罚对象的准确无误

5、经查你单位有下列违法事实。违法事实的表述不能过于简单。在对一个违法事实的表述中，一定要写

清楚违法行为的实施者是谁，以确认责任人及其是否具有行政责任能力；确认违法性质，是无证经营还是销售假药等；什么时候违法，以确认是否在追诉时效内；确认涉案金额多少；是药品还是医疗器械，是什么药品或什么医疗器械。

6、有关证据。《行政处罚法》第三十九条规定，做出行政处罚必须写明证据。《药品监督行政处罚程序规定》第二十一条规定凡能证明案件真实情况的书证、物证、视听材料、证人证言、当事人陈述、检验报告、鉴定结论、调查笔录、现场检查笔录等，为药品监督管理行政处罚依据。它必须具备客观性、关联性和合法性。对以合法形式掩盖非法目的的票据应在行政处罚决定书中明确分析不予采用的原因，切不可回避。

7、违反法律、法规、规章的条、款、项、目。填写具体违反了法律、法规或规章的哪条哪款的规定，依据哪条哪款处罚。

8、处罚决定。决定给予处罚的种类和罚款具体数额。确定处罚种类必须于法有据，绝不能想当然地自行设定某种处罚；处罚种类必须与本机关的职权范围一致，绝不能越权做出处罚。

9、履行方式和期限。明确处罚的履行方式和期限。不同的处罚种类有各自不同的履行方式和期限，行政处罚决定书应准确列明相应的履行方式和履行期限。有给予没收违法所得或罚款的当事人自行到指定银行缴费。根据《中华人民共和国行政处罚法》第四十六条第三款“当事人应当自收到行政处罚决定书之日起15日内,到指定的银行缴纳罚款”的规定，给当事人15日的准备时间，且是在接到行政处罚决定书之日起，不是有可能依照上述规定逃避处罚。

10、行政复议。明确不服行政处罚决定，申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限。《中华人民共和国行政复议法》第四十二条第一款规定对县级以上地方各级人民政府工作部门的具体行政行为不服的，由申请人选择，可以向该部门的本级人民政府申请行政复议，也可以向上一级主管部门申请行政复议。

11、行政诉讼。填写所在地的基层人民法院。《中华人民共和国行政诉讼法 》第二条规定公民、法人或者其他组织认为行政机关和行政机关工作人员的具体行政行为侵犯其合法权益，有权依照本法向人民法院提起诉讼。

11、强制执行。《药品监督行政处罚程序规定》第五十九条规定当事人逾期不履行行政处罚决定的，药

品监督管理部门可以申请人民法院强制执行。

12、行政机关印章和日期。准确填写做出行政处罚决定的日期并按照机关公文盖章规范要求加盖作出行政处罚决定的药监部门的印章。日期以主管领导批准日期为准。

第二篇：行政处罚决定书(一般程序适用)—(出版印刷,决定书)

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第三篇：一般程序行政处罚案件办案流程

一般程序行政处罚案件办案流程

一、案源登记

1、依监督检职权查处的初步调查。或者或者通过投诉、申诉、举报、其他机关移送、上级机关交办进行核查。制作现场笔录等等，在此期间经报批准可以采取行政强制措施。

二、立案

1、根据初步掌握违法行为的证据，填写立案审批表；

2、报办案机构负责人审批建议立案并指定两人以上承办；机关负责人审批同意立案。

三、调查取证

（一）调查取证

1、调查、收集有关违法行为证据；

2、依法检查违法行为现场，制作现场检查笔录和证据提取单；

3、当事人签名（当事人拒绝到场和拒绝签名应在笔录注明）。

（二）先行登记保存或采取行政强制措施（查封、扣押措施）

1、填写有关事项审批表经机关负责人同意或口头批准24小时后补办；

2、填写先行登记保存通知书、采取行政强制措施通知书；

3、制作清单，执法人员和当事人签名盖章。

（三）询问当事人及证明人

1、询问被询问人，制作询问笔录（被询问人应核实并签名盖章）；

2、被询问人拒绝签名或盖章，应当在笔录上注明。

四、案件调查终结

1、认为违法事实成立，应当予以行政处罚的，写出案件调查终结报告书（尾部承办人签名署时间，办案机构负责人也要签名）；草拟行政处罚建议书（即：填写（行政处罚建议）的行政处罚有关事项审批表或者填写统一格式的《行政处罚建议书》；），连同案卷交由核审机构核审。

2、认为违法事实不成立，应当予以销案的；或者违法行为轻微，没有造成危害后果，不予行政处罚的；或者案件不属于本机关管辖应当移交其他行政机关管辖的；或者涉嫌犯罪，应当移送司法机关的，写出调查终结报告，说明拟作处理的理由，报工商行政管理机关负责人批准后根据不同情况分别处理。

五、送核审与行政处罚建议审批

（一）、法制机构核审，填写案件核审表；

（二）机关负责人审批行政处罚建议书。

根据案情解除先行登记保存或强制措施

（1）解除先行登记保存证据或者查封、扣押的物品（填写有关事项审批表报机关负责人审批）；

（2）填写解除行政强制措施通知书；

（3）当事人在清单注明取回有关物品并签名。

六、告知当事人（处罚告知或听证告知）

（1）制作行政处罚告知书，送达当事人。或者（1）、制作行政处罚听证告知书，送达当事人；

2、制作陈述、申辩或听证笔录。

3当事人要求听证，应发听证通知书；

七、当事人要求听证的举行听证会，制作听证报告（当事人不申请听证的该程序自动省略）

八、案件处罚决定审批并作出处罚决定（当事人不申请陈述、申辩或听证的三个工作日后或者当事人陈述或者听证程序结束后）

（一）填写处罚决定审批表；草拟行政处罚决定书；

（二）签发决定书

1、给予一般行政处罚的，机关负责人审批处罚决定；签发行政处罚决定书

2、有规定拟不予行政处罚、减轻行政处罚、从轻行政处罚、从重行政处罚的或者给予较重处罚或给予属于听证范围的处罚，提交工商行政管理机关有关会议（局长办公会议或案件审理委员会）集体讨论决定后。机关负责人审批、签发行政处罚决定书。

（三）作出并送达行政处罚决定书（填写送达回证）。

九、处罚决定执行

1、当事人到指定银行交纳罚款；

十、没收物品处理

1、填写有关事项审批表，报机关负责人批准；

2、制作物品处理情况记录。

十一、立卷

按正副卷立卷归档。

正卷（①立案审批表；②行政处罚决定书；③对当事人制发的其他法律文书；④送达回证；⑤听证笔录⑥证据材料⑦财物处理单据⑧其他

有关材料）

副卷（①投诉、申诉、举报等案源材料；②调查总结报告及批件；③核审意见；④听证报告；⑤其他有关材料

第四篇：药品行政处罚案件降低执法风险调研报告

《药品管理法》赋予了食品药监部门依法履行药品监督执法的职责，这既是政府赋予我们的权力，又是我们的责任。在药品行政处罚案件办理中，稍有不慎或者失误，就可能引起行政复议或行政诉讼，甚至会引起国家赔偿的严重后果，所以哪怕是一些细小的问题也不容忽视。现结合工作实际，就药品行政处罚案件中如何降低执法风险谈一点肤浅的体会。

一、当前行政执法现状

近年来，我市积极开展药品、医疗器械的监督管理，取得了一定成效，药品监管行政执法的总体情况逐年好转，执法办案质量也有很大的提高，但同时也有不少问题，主要表现在以下几个方面：

(一)适用法律错误

1、应适用甲法，却适用了乙法。

例如某药店未建立真实完整的购销记录，执法人员适用《药品流通监督管理办法》(暂行)第四十七条规定，对该药店处以罚款500元，本案中，该药店的行为既违反了《药品流通监督管理办法》(暂行)，也违反了《中华人民共和国药品管理法》第十八条规定，按照《中华人民共和国药品管理法》第八十五条规定进行处罚，但《药品流通监督管理办法》(暂行)属于部门规章，效力低于上位法《中华人民共和国药品管理法》，根据法理学的理论，适用法律时，上位法的效力高于下位法，下位法与上位法存在冲突时，应适用上位法。因此在此案中，应适用药品管理法进行处罚。

2、适用法律条款错误，包括适用法条和款项错误。例如执法人员查获某药店销售国家食品药品监管局明令禁止销售的药品，认定该药店违反《中华人民共和国药品管理法》第四十八条规定。因为该条包括三款内容，所以不能笼统地说违反药品管理法第四十八条规定，而应该说违反药品管理法第四十八条第三款第(一)项的规定，这样从逻辑上来说才是严密的。

(二)行政处罚程序违法

我国目前没有统一的《行政程序法》，我们药品监管部门在执法过程中所要遵循的程序法，就是《中华人民共和国行政处罚法》、《行政许可法》、《药品监督行政处罚程序规定》。在药品监管工作中，如果发生具体行政行为程序违法的情形，管理相对人提起行政复议或行政诉讼，根据《行政复议法》和《行政诉讼法》的相关规定，上级行政机关或人民法院可以责令或者判决该行政机关重新做出具体行政行为。所以程序正当、合法非常重要。药品监管程序违法主要有以下几种情况。

1、表明身份程序违法。有的执法人员只说我们是食品药品监督管理局的执法人员，来检查，没有出示执法证件，或者不及时出示执法证件。表明身份是调查取证的一般前提，是所有行政检查程序都必须的起码要求，它作为一项行政处罚程序至少有三个意义：(1)体现对当事人的尊重，树立公仆形象;(2)表明合法的处罚主体或资格;(3)在处罚违法或当事人对处罚不服时，表明身份程序有利于行政复议或行政诉讼中查明案件事实。

2、应当回避而没有回避。回避主要有三种情形：(1)是案件当事人或者当事人的近亲属;(2)与案件有直接利害关系;(3)与案件当事人有其他关系，可能影响案件公正处理的。对于我们执法人员在进行监督检查时，如果被检查认识自己的亲戚、朋友，应该主动向单位负责人提出回避的申请，不能仅仅把回避理解与某个人有仇怨而由当事人提出的回避。从我们实践看，回避制度没有得到很好地贯彻实施，很少有执法人员主动提出回避。

3、说明理由程序违法。主要表现为在对管理相对人作出行政处理时，没有向相对人说明合法性、合理性的理由，或者说得不充分。忽视告知义务的履行，主要表现为在送达《行政处罚事先告知书》、《听证告知书》时，告知当事人依法享有权利的同时，不给当事人充分行使申辩权的机会，强制性的要求当事人在相关法律文书上签署诸如“对告知的内容无异议，放弃陈述申辩”等。在使用自由裁量权时，没有说明从轻处罚或者从重处罚的理由，不能达到以理服人。

4、应该适用一般程序的，却适用了简易程序。这是实践中较为常见的情形，如对超过《行政处罚法》规定罚款数额(公民处以50元以下罚款，法人或者其他组织处以1000元以下罚款)的适用简易程序;对有没收违法所得和非法财物的适用简易程序。

5、违反规定当场收缴罚款。个别案件还存在不符合当场收缴罚款情形的，予以当场收缴罚款。按照《行政处罚法》规定符合当场收缴罚款的情形主要是：(1)依法给予二十元以下罚款的;(2)不当场收缴事后难以执行的;(3)在边远、水上、交通不便地区，行政机关及其执法人员作出罚款决定后，当事人向指定的银行缴纳罚款确有困难，经当事人提出，行政机关及其执法人员可以当场收缴罚款。

(三)部分案件事实不够清楚，证据不够充分

个别案件的违法事实中缺少违法时间及涉案的数量、货值、违法所得等要素;有的执法人员重视对当事人的调查询问而忽略了对原始书证、物证的收集与固定;部分案件当事人身份不清，反映当事人情况的身份证、药品经营许可证、医疗机构执业许可证、营业执照等没有被收集进入证据;收集的证据和违法事实之间缺乏相关性。

(四)法律文书制作不规范

从当前的行政处罚案件来看，事实、证据、程序方面的问题都是个别性的，最主要的就是法律文书制作方面，也是执法人员最容易忽视的，常见的主要问题有：

1、执法文书中对被处罚单位(人)，地址(住址)，法定代表人(负责人)等括号中的内容不根据情况作出取舍，需要划掉的没有划掉。

2、案卷中没有假劣药品的销毁记录，无没收物品的处理记录等。

3、文书时间填写不准确，如举报时间为下午4：00，记录记载4：00，准确记录应为16：00或者下午4点，虽然并不会因此造成案件败诉，但我局就曾遇到在诉讼过程中当事人对此提出疑问，何不避免类似问题的发生。

4、个别案件笔录当事人未签署对笔录的真实性意见。

5、先行登记保存物品审批表，保存物品只填写“药品”，没有写明药品名称。笔录“监督检查类别”填写不准确，如日常监管、药品等等。

6、个别案件文书书写时把定性为“劣药”与“按劣药论处”相混淆。

二、降低执法风险的思考

作为药品监督执法机关和执法人员，在行政处罚案件中，要想降低执法风险或者立于不败之地，就应当争取使每一个行政处罚案件都办成“铁案”。对此，我们应该认真把握以下几点。

一、证据确凿，收集完整

证据是证明案件真实性情况的一切事实。其种类有①书证;②物证;③视听资料;④人证证言;⑤当事人的陈述;⑥鉴定结论;⑦勘验记录，现场笔录。确凿的证据既是行政机关认定当事人违法事实并实施行政处罚的重要保证，又是降低行政机关执法风险的关键要素。证据不确凿，行政处罚必定就有风险。证据一般分为：①常规类，如现场检查笔录等;②核心类，如从非法渠道购进药品的“渠道”资质证明，如假劣药品的检验报告等;③佐证类，如证人证言、发票台帐等。收集证据时，一定要注意和把握证据收集的合法性、合理性以及证明力。第一，证据的合法性。一是要注意证据来源的合法性。不能非法取证，不能以网站、报刊文章和非法定数据作为依据或证据。二是要注重取证程序的合法性。一方面先行登记保存的物品，资料既要注重法定时限，又要注重内部事前审批及时限。另一方面，进入司法程序后，不能擅自再行取证和补充证据。三是要注重资料收集的合法性。勘验笔录(现场检查笔录)，证人证言(调查笔录)，书证(发票、台帐等)要当事人签字、盖章、指印及具有行政处罚资格的两名执法人员签字等。第二，证据的关联性。一是证据之间必须具备关联性，组合在一起时形成严密的证据链条。二是所有证据都必须经得起逻辑推理，特别是证言中不能出现彼此矛盾的或者不同的结论。三是证据要符合客观实际，要在众多证据中筛选提炼出与案情有内在联系的主要证据和直接证据，不要以为证据越多越好。第三，证据的证明力。一是必须有满足处罚定性的核心证明，如处罚制售假劣药品案件，必经载明药品检验机构的质量检验结果，但《药品管理法》第四十八条第二款第(一)、(二)、(五)、(六)项和第四十九条第三款规定的情形除外。二是证明案件客观事实的关键证据，在调查取证过程中，无论是证人证言、书证物证，还是勘验笔录、鉴定结论等，都要围绕违法案件过程的事实搜集富有证明力的证据。

二、法定程序，严格遵守

有了充分的证据证明违法事实的存在，如果程序不合法，行政处罚照样无效，所以遵守法定程序是减少行政执法风险的重要因素。所谓“程序”，简言之即事情进行的先后次序。作为药品监督执法部门，在办理行政处罚案件时，必须时刻牢记和自觉遵循《行政处罚法》和《药品监督行政处罚程序规定》的各项程序的要求。具体讲：第一，简易程序和一般程序。要正确适用和严格区别，符合适用简易程序的就只能适用简易程序处理，符合适用一般程序的就必须适用一般程序处理，两个程序不能混淆，不可以滥用。第二，听证程序。作出责令停产停业、吊销许可证或者较大数额罚款行政处罚决定的，一是要告知当事人有要求听证的权利;二是当事人要求听证的，要严格按听证程序各项规定要求办理。第三，内部审批程序。从立案到结案全过程，无论是领导，还是执法人员，都要注意各执法文书的审批和签名，不可掉以轻心和出现失误。

三、适用法律，准确规范

证据确凿和法定程序是行政处罚的前提条件，准确规范适用法律条款是行政处罚的重要保障，是降低行政执法风险的重要因素。第一，要客观全面分析证据，做到定性准确无误。一是要在违法行为中取其重、做到准;二是案件定性用语要规范，符合引用法律中的“法律责任”或“罚则条目的对应用语”。第二，引起法律条文要写全称，不能简写、缩写，也不能擅自造词语。如“中华人民共和国药品管理法”不能写成“药品法”等，这样是经不起行政复议审查和行政诉讼“官司”的。第三，引用法律条款要具体，能到项、目的决不能只到条、款。第四，应用条款要全面，如某药品是被污染的，应直接引用《中华人民共和国药品管理法》第四十八条第三款第四项外，还要引用第四十八条第一款，只有法律明确规定是禁止生产、销售假药的行为，才能按假药论处。

四、把握尺度，加强审核

“尺度”是通过法律行为的事实、性质、情节和社会危害性来体现的。在处罚违法案件时，药品监督管理部门和执法人员更要高度重视和注意掌握好这一重要动态因素，他与前面三个要素构成一个既严密又辨证的统一体，稍有疏忽和失误，一则关系到我们公平、公正的执法形象，二则可能导致行政复议和诉讼，三则为司法机关提供变更判决或判定败诉授之以柄。为此，一方面，一是要拟定从重、从轻、减轻处罚规则以及免予处罚规则。二是要坚持公开、公平、公正原则，实事求是、标准统一、不分亲疏。三是要严格掌握自由裁量权，相同性质的案件，处罚标准上一定要坚持一视同仁。另一方面，自始至终抓住和坚持审核关，一是要严格执行合议制度和重大案件集体讨论制度，依靠集体的智慧和力量，防止滥用自由裁量权;二是要建立内部监督约束机制，实行行政执法责任制和责任追究制;三是建立和推行案件复核和审核程序，由负责法制工作人员具体承办。

充分发挥法制机构的职能作用，加强制度建设，完善行政执法程序，加强行政执法案卷评查和行政执法检查。将评查结果记录在案，作为单位目标考核和执法人员绩效考核的依据，严格落实行政执法责任，形成激励机制，促进依法行政。

五、文书规范，用词严谨

执法文书制作水平的高低，直接反映了行政执法的质量，也是降低执法风险的决定性因素，因为任何违法执法和不当执法都会在执法文书中得到反映。提高执法文书的制作水平是保证依法执法降低执法风险的重要举措。一是事实描述要清楚、准确。违法行为时间、地点、数量、金额、违法药械批号、产地等等都要准确的描述。二是告知当事人的权利在文书上一定要记载清楚，必要时可当场向当事人宣读。三是笔录中执法人员签名应由两名执法人员共同签名，不能由一名执法人员代签。

综上所述，药品监督行政处罚是食品药监部门的一项长期工作，在认真贯彻执行《药品管理法》和履行行政执法的同时，还要认真研究降低行政执法风险问题，以确保行政执法工作高质、高效、权威。

第五篇：安全生产一般程序行政处罚案件立卷规定

安全生产一般程序行政处罚案件立卷规定

一、卷首填写内容

1、案名：某某（单位名称或个人姓名）安全生产违法行为行政处罚案；

2、处理结果：给予xx元或责令停产停业整顿、吊销相关证照的行政处罚，已发现的隐患和问题整改完毕；

3、制卷单位：某某县安全生产监督管理局；

4、案卷保存期限：

5、制卷时间： 年 月 日。

二、卷内材料排列顺序 1．卷内目录；

2．安全生产违法案件案卷（首页）3．立案审批表 4．案件处理呈批表 5．成立事故调查组请示 6．关于成立事故调查组的通知 7．现场检查记录 8．责令改正指令书 9．复查整改意见书 10．勘验笔录 11．事故现场照片 12．事故现场示意图 13．抽样取证凭证； 14．鉴定委托书 15．行政处罚告知书 16．当事人陈述申辩笔录 17．听证告知书 18．听证会通知书 19．听证笔录 20．听证会报告书

21．行政处罚集体讨论记录

22．行政（当场）处罚决定书（单位）23．行政（当场）处罚决定书（个人）24．行政处罚决定书（单位）25．行政处罚决定书（个人）26．罚款催缴通知书

27．延期（分期）缴纳罚款审批表 28．延期（分期）缴纳罚款批准书 29．文书送达回执 30．强制执行申请书 31．结案审批表 32．案件移送审批表 33．案件移送书一般缴款书 31．罚款收据； 32．其它应入卷的材料。

三、案卷规格及装订要求

1、行政案件卷宗应一人（一单位）一卷。

2、被处罚人为两人以上实施违法行为的，本人的询问笔录原件装在本人卷内，复印件装入其他同案人卷内，原始证据材料装入主要违法行为人卷内，复印件装入其他同案人卷内。对单位的行政处罚案卷按单人卷宗整理。

3、案卷材料大小统一为16开或A4纸，但不得混用。对大小不一的文书、证据材料及其他不便装订的材料用胶水徒糊后再装订。纸张规格大于16开或A4纸的，应作裁剪或折叠处理。

4、卷内文字材料及法律文书应使用蓝色或黑色钢笔、毛笔制作。

5、卷内材料应逐页编号，反正面都有文字的材料，反正面都编入顺序页数，隔页纸，目录表与备考表不标页数。

6、卷皮统一用牛皮纸按固定格式打印，卷宗应用线绳在左侧穿订，线长为卷长的两倍，三孔穿一线，每孔间距七厘米，在背面打结。

四、其他要求

1、案卷材料目录表，应按规定的材料顺序编排后逐项填写《卷内材料目录表》并标明页码。

2、现场检查记录应将在何时何地以及以何方式查获的案件反映清楚，表头加盖行政单位的印章。

3、案件处理呈批表，各项内容填写齐全，各级部门的意见必须由领导签署具体的处罚意见审批，认定违法行为的时间或主次顺序要据实写清，并明确从轻，从重处罚的情节，处罚的依据和处罚的种类、期限、数额。审批意见后款写明“责令停止（改正）违法行为。”

4、对于定案证据不宜装订入卷的，应拍成照片入卷并附情况说明。

5、立案审批表承办意见栏应填写违反法律的条款，依据法律的条款，拟立为行政案件查处等内容，承办单位意见由科领导填写，审批意见内容与原文书相同。

6、询问通知书左下角空白处由被通知人手写收到通知书的年月日和文件号并签字。

7、询问笔录中行政执法人员签字不能由一人代签，应分别签字。

8、送达文书回证注明代收人、代收日期与受送达人关系。

9、当事人要求听证和应集体讨论决定的案件，办案部门应严格依法办理，并将工作记录和相关材料附卷。

10、被处罚人不服处罚裁决决定，申请复议的案件，办案单位应重新组卷。

⑴、正卷材料应包括：案卷材料目录表；被申请人提出的书面答复；行政案件立案审批表，有关法律检查文书；询问笔录和本人书写的材料；证人证言；物证、书证；现场勘验笔录；鉴定结论；视听资料；其他应当作为证据的材料。

⑵、副卷材料包括：副卷材料目录表；行政案件内部呈批表；现场检查、举报等材料，集体讨论意见；其他应当入卷的材料。