4.2.4记录控制程序

第一篇：4.2.4记录控制程序

宁波市杭州湾大桥发展有限公司

ISO9001:2008质量管理体系程序文件

记录控制程序

HZW-QP-4.2.4-01（A/0版）

受控序号：

修 订 人：生效日期：___审 核 人：审核日期：___批 准 人：批准日期：___

1.目的通过对质量管理记录的分类、标识、收集、贮存、保护、检索、使用和处置的控制，确保各项管理记录真实有效，为质量管理体系有效运行和符合规定要求提供证据。

2.范围

适用于公司质量管理体系运行有关的各项记录的控制。

3.术语

无

4.职责

4.1办公室负责监督和管理各相关部门的质量管理体系的运行情况记录；

4.2各相关部门负责收集、整理、保存本部门的质量管理体系的运行情况记录；

4.3技术养护部负责下属外包方（养护中心）运行记录的监督检查和整理、保存；

4.4服务管理部负责下属外包方（南、北两岸服务区）运行记录的监督检查和整理、保存；

4.4安全管理部负责大桥、公司、服务区运营安全有关的记录的监督检查和整理、保存；

4.5人力资源部负责稽查各部门记录完善情况。

5.工作流程

5.1质量管理体系的运行情况记录的分类

5.1.1质量管理记录根据使用状况分为格式记录和非格式记录。管理运行记录是管理体系文件的构成之一，按记录的产生来源，格式记录又分为由程序文件所产生的通用管理运行记录和由工作规程所产生的专用管理运行记录。

5.1.2格式记录表格的编制、修改、审核、批准权限与所属文件保持一致，并按《文件控制程序》进行控制，程序文件的《记录清单》由办公室负责编制，作业文件的《记录清单》由各部门负责编制，经部门负责人批准后，送办公室备案。

5.1.3非格式记录为与质量管理体系有关的计划、报告、供方或外部提供的记录、磁带等，非格式记录无编码要求规定，但应满足唯一性要求可供追溯。

5.2记录的编号

5.2.1记录表单编号方式：

程序文件表单编号方式：HZW-QP-XXX-XX-XXX

HZW-QP-XXX-XX代表本公司程序文件编号；

XXX（最后）代表这个程序引用的表单顺序号（顺序号自001、002、003递增）。作业指导书表单编号方式：HZW-WI-XXX-XXX

HZW-WI-XXX代表：三层次文件编号；

XXX代表：这个三层次文件引用的表单顺序号（顺序号自001、002、003递增）。

5.2.2特殊情况下，经管理者代表批准，允许现场使用原有库存（印刷版）记录表格，但需采用盖受控章的方式加以使用。

5.3记录的收集贮存

5.3.1各相关部门负责编制本部门使用、保管的《记录清单》，定期收集管理运行记录。具体要求如下：

a）每日管理体系运行记录—每月一次归档贮存；

b）每周管理体系运行记录—每三个月一次归档贮存；

c）每月管理体系运行记录—每半年一次归档贮存；

d）每年管理体系运行记录—每年一次归档贮存；

e）相关外包方的运行记录可根据主管部门规定归档贮存。

5.3.2管理体系运行记录的贮存应考虑记录载体的贮存要求和适宜环境，防止损坏、变质和遗失。

5.4管理体系运行记录的检索

5.4.1各相关部门负责对本部门使用、控制的管理体系运行记录进行编目、归档和查阅的管理，具体要求如下：

a）按本程序4.3.1中的归档周期，对相应的管理体系运行记录进行装订编目。除其他媒介的记录之外，书面记录每装订一册均须使用的统一封面；

b）记录装订、编目、归档、销毁后应及时填写《管理体系记录档案清单》以备检索，档案清单包括格式与非格式记录。

5.5管理体系记录的查阅

5.5.1经记录保存部门负责人同意，其它部门可查阅所需记录，如要借阅须经双方负责人同意，进行验证，限期归还。

5.5.2在特殊情况下，当顾客要求查询有关管理体系运行记录时，如监控中心的监控录像带等，应经录像带保存的营运监控部负责人批准后方予查阅，并由记录保存的监控中心负责作好查阅记录。

5.6管理体系运行记录的使用、保护

5.6.1 内部质量记录产生

制作单位依据本公司质量系统规定，使用内部质量记录表单对已完成或正在进行中的各项质量活动进行如实填写。除另行规定外，内部质量记录应由制作单位权责主管或其指定代理人核定后生效。经核定的内部质量记录，任何单位及人员不得擅自修改。未经核定的内部质量记录不得作为质量系统运作之证据。

5.6.2 内部质量记录填写说明

各项目填写需完整，不得使用铅笔或可擦拭笔，字迹及数据数据应能清楚识别，以免产生误解。质量记录所设定之项目如不适用时，可以用“N/A”或“/”注明，不得以空白填写。质量记录如欲修改时，应将欲修改处划线删掉，并在注明正确内容后签注修改人员姓名及修改日期以示负责。原则上应避免使用涂改液，以确保正确性

5.6.3技术养护部和服务管理部负责每季度一次对各外包方的管理体系运行记录的使用与保护状况进行检查。

5.7体系运行记录的保存期限及处置

5.7.1运行记录的保存期限按其使用的频率、性质、来源以及提供证明的重要程度设定。适用时，保存期限的设定应考虑以下条件：

a）使用频率

 每日管理体系运行记录—保存期12个月，如每日当班记录等；

 每周管理体系运行记录—保存期12个月，如每周检记录等；

 每月管理体系运行记录—保存期24个月，如月度工作计划和报告等；

b）使用性质

 作废的文件正本（原件）—保存三年；

 管理评审、内审程序中所涉及的记录—保存三年；

 管理体系策划、纠正和预防措施等相关的记录—保存期限3年以上；

 服务合同、标书、养护方案—永久保存。

 在职员工的培训记录档案—保存三年。

 养护巡查日志、综合安全检查记录、服务区考核评分记录—永久保存。c）供方（外包方）提供的记录

 检测记录－－有检测周期要求的记录其保存期限为周期的3倍，其中设备检测记录应归入被检测设备档案永久保存；

 涉及供方合同、协议、报告－－在项目决算结束后保存三年，如涉及到服务设施设备的记录归档永久保存；

 涉及到问题整改方面《工程联络单》或《工作联络单》的记录要归档永久保存。

5.7.2办公室负责确定程序文件记录的保存期限，并在《记录清单》中予以明确。相关部门的工作手册记录的保存期限由各部门按实际要求确定。

5.7.3各相关部门应按照《记录清单》或本程序4.7.1的保存期限要求对存档记录资料进行定期检查。对超过保存期的管理体系运行记录，经相关部门负责人批准后及时销毁，并在《记录清单》上作好记录。

6、相关文件

《文件控制程序》

7、记录

《记录清单》

《管理体系记录档案清单》

第二篇：记录控制程序

医疗投资有限公司

文件编号

XXX-QP4.2.4-2016

版本号

B/0

文件名称

记录控制程序

页

数

1目的根据《医疗器械监督管理条例》、《医疗器械经营许可证管理办法》、《医疗器械经营质量管理规范》等有关规定，对质量管理体系所要求的记录予以管理和控制，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据，特制定本控制程序。

2范围

适用质量管理体系运行过程中涉及到的所有记录。

3权责

3.1质量部负责记录的归口管理工作，指导、监督各部门做好记录。

3.2质量部负责质量记录表样的控制，按文件控制程序控制。

3.3各部门负责质量记录表样的设计、更改以及已填质量记录定期收集、整理、保管本部门的质量记录确保需要时提供证据。

程序要求

4.1记录的填写

2015年2月

4.1.1记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如有空白项目，将该空白项用斜线自左下至右上划去“

”或用文字说明（如：无、以下空白等）；各相关栏目负责人签名不允许空白。

4.1.2如因笔误或计算错误要修改原数据，应用单杠划去原数据“如：2015年1月”，在其上方填写更改后的数据，加盖更改人的印章或签署更改人的姓名及日期加以标注。

4.2记录的保存、保护

各部门负责人每月把本部门产生的记录分类，按时间顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录应保持清洁、字迹清晰。按规定的期限保存记录，记录的保管应便于查找

4.3记录的编目

质量部负责将公司所有与质量管理体系运行有关的记录表样汇总，编制《记录清单》，包括名称编号、保存期、使用部门等内容，收集所有记录表样，进行备案存档。按文件控制程序控制。各部门编制本部《记录清单》，作为本部门记录管理附件。

4.4记录发放、借阅和复制

4.4.1

记录空白表模板，有质量部下发各部门保存适用版本。

4.4.2保存的已填报记录应便于检索，需借阅或复制要经相应部门负责人批准，登记备案，及时反还。

4.5 记录的传递

当记录需在公司内（外）部进行传递时，必须按规定的时间及范围进行传递。

4.6记录的销毁处理

质量记录的保存期：进货检验记录和销售记录应当保存至医疗器械有效期二年，无有效期的不得少于5年；植入性医疗器械的进货检验记录和销售检验记录应永久保存；其它记录可保存到医疗器械有效期后二年。

记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由质量部填写《文件借阅/复制/销毁申请表》，交管理者代表批准，由行政部执行销毁，质量管理人员监督销毁过程。

4.7记录格式

4.7.1各部门的记录格式，由责任部门编审，报质量部按本文件4.1要求统一编号，并留下表样备案。

4.7.2各部门可根据记录格式的使用适宜性提出更改，执行4.2.3文件控制要求。

4.8

质量部在适宜时检查各部门记录的使用、管理情况。

5相关文件

5.1《文件管理控制程序》

Ryzur-Qp4.2.3-2016

6相关记录

6.1 《质量记录清单》

Ryzur-QR-QP4.2.4-01

第三篇：质量记录控制程序

质量记录控制程序

1目的对质量记录进行控制和管理，提供产品质量符合要求和质量体系有效运行的证据。2适用范围

本程序适用于本公司与质量体系相关的所有质量记录，包括来自分承包方的质量记 录的管理活动。

3定义

3.1质量记录：是指为证明满足质量要求的程度或为质量体系的要素运行的有效性提供客 观证据的文件。职责

4．1 质管部负责组织程序文件、作业指导书、内部技术管理文件产生的质量记录样本的 编制、审批、修订及日常检查考核工作, 负责质量记录的保存、维护、借阅和日常管理 工作。

4．2 各部门配置管理员负责本系统归口管理的质量记录的收集、临时保存及检查考核工 作。工作程序

5．1质量记录的范围

a.与产品质量有关的记录

如顾客投诉记录、工程现场检验报告等。

b.质量体系运行记录

内审报告、管理评审报告、人员培训记录等。

c.来自分承包方的质量记录

委托方过程控制记录表。

5．2质量记录的存储形式

a.书面文字

b.磁盘、磁带

5． 3质量记录样本的设计、标识和修改

5．3．1 质量记录的编写按《文件和资料控制程序》执行。

5．3．2 质量记录的格式要满足程序文件的要求，适用性强，可操作，易于识别和修改。

5．3． 3 质量记录由各归口管理部门根据《文件编号规定》（T.ZY0501-A01）对序号进 行编号，序号标在记录的右上角。

5．3．4 质管部每年对全公司的质量记录样本汇总并组织编制成册，发至各大部并以模 板方式存于指定目录下。

5．3．5 如果由于程序文件或内部技术管理规范的更改导致质量记录样本的更改，则更 改过程按《文件和资料控制程序》执行。如果仅修改质量记录样本时，各部门将修改的 样本报质管部，由质管部审核，管理者代表批准后，修改样本模板，并在下次发行质量 记录样本手册时更新相应质量记录样本。

5．4 质量记录的填写与传递

5．4．1 质量记录一律用计算机填写,签名除外。

5．4．2 质量记录所列各项要填写完整，如有空白，填 /。

5．4．3 需传递的质量记录应按程序文件规定的路线传递到位。

5．5 质量记录的标识，收集，编目，归档

5．5．1 各部门设专人负责对质量记录进行收集、整理、标识、编目，放于指定目录下。质管部每月对全公司质量记录进行审查入库，统一归档存储质量记录。

5．6 质量记录的查阅和维护

5.6.1质量记录的维护由质管部统一管理，包括定期备份、设置使用权限。

5.6.2各相关部门按《文件和资料控制程序》(T.CX0501-A01)借阅质量记录。

5.6.3已超过保存期限的质量记录由质管部从质量记录库中删除，并列出删除的 质量记录清单。

6.引用文件

《文件编号规定》(T.ZY0501-A01)

《文件和资料控制程序》（T.CX0501-A01）

7.质量记录

8.附录

附录A

质量记录清单

质量记录编号质量记录名称 搜集部门 保存年限 管理人员 备注

T.JL0101-A01 管理评审报告 质管部

T.JL0301-A01 合同评审表 市场部

T.JL0302-A01 合同修改申请单 市场部

T.JL0303-A01 合同签署授权表 市场部

T.JL0406-A01 评审小组成员登记表 核心组

T.JL0407-A01 评审总结记录表 核心组

T.JL0408-A01 设计更改记录 核心组

T.JL0409-A01 开发产品文档审查报告 核心组

T.JL0410-A01 公司级设计评审申请表 核心组

T.JL0411-A01 用户测试报告和验收报告 开发部

T.JL0412-A01 项目验收会议记录 开发部

T.JL0413-A01 产品交付清单 开发部

T.JL0414-A01 用户新需求表 开发部

T.JL0501-A01 受控文件清单 总经理办

T.JL0502-A01 技术资料文件目录 总经理办

T.JL0503-A01 文件更改（更新）申请表 总经理办

T.JL0504-A01 文件发放登记表 总经理办

T.JL0505-A01 文件处理申请表 总经理办

T.JL0506-A01 资料借阅登记表 总经理办

T.JL0507-A01 文件更改记录 总经理办

T.JL0601-A01 分供方评价报告 市场部

T.JL0602-A01 合格分供方名录 市场部

T.JL0603-A01 合格分供方资格审查表 市场部

T.JL0604-A01 采购产品验证记录 市场部

T.JL0605-A01 认定的分供方名录或清单 市场部

T.JL0606-A01 分供方及其供应产品的质量记录 市场部

T.JL0607-A01 委托方过程控制记录表 市场部

T.JL0701-A01 顾客提供产品认可报告 市场部

T.JL0702-A01 顾客提供产品验证报告 市场部

T.JL0801-A01 设计更改记录 开发部

T.JL0802-A01 软件配置状态报告 开发部

T.JL0901-A01 产品项清单 开发部

T.JL0902-A01 工程现场检验报告 开发部

T.JL0903-A01 产品修改记录表 开发部

T.JL0905-A01 部门生产设备

需求计划 系统部

T.JL0906-A01 公司生产设备需求

计划 系统部

T.JL0907-A01 计划外生产设备需求计划 系统部

T.JL0908-A01 备品备件库存表 系统部

T.JL0909-A01 设备配置、附件和文件

明细表 系统部

T.JL0910-A01 设备采购申请表 系统部

T.JL0911-A01 设备领用申请 系统部

T.JL0912-A01 设备领用表 系统部

T.JL0913-A01 设备部件领用表 系统部

T.JL0914-A01 设备外借单 系统部

T.JL0915-A01 设备使用情况检查表 系统部

T.JL0916-A01 设备台帐 系统部

T.JL0917-A01 闲置设备部件清单 系统部

T.JL0918-A01 设备报废申请表 系统部

T.JL1001-A01 代码审查检查表 开发部

T.JL1002-A01 单元测试检查表 开发部

T.JL1301-A01 软件项错误报告 开发部

T.JL1401-A01 预防措施指令单 质管部

T.JL1402-A01 纠正措施指令单 质管部

T.JL1403-A01 预防措施实施情况

综合分析报告 质管部

T.JL1501-A01 代购品接入记录 系统部

T.JL1502-A01 代购品出/入库明细帐 系统部

T.JL1503-A01 库存代购品定期检查记录 系统部

T.JL1504-A01 代购品提货申请 系统部

T.JL1505-A01 代购品交付清单 系统部

T.JL1601-A01 质量记录外借单 质管部

T.JL1701-A01 审核检查表 质管部

T.JL1702-A01 审核计划 质管部

T.JL1703-A01 不合格报告 质管部

T.JL1704-A01 审核报告 质管部

T.JL1705-A01 审核会议签到表 质管部

T.JL1706-A01 第次审核实施计划 质管部

T.JL1707-A01 不合格项分布表 质管部

T.JL1801-A01 第 季度员工培训计划 综合部

T.JL1802-A01 新员工上岗培训计划 综合部

T.JL1803-A01 员工培训登记表 综合部

T.JL1901-A01 维护计划 工程部

T.JL1902-A01 用户意见征询表 工程部

T.JL1903-A01 用户意见处理通知书 工程部

T.JL1904-A01 用户意见反馈表 工程部

T.JL1905-A01 客户服务中心、技术支持中心热线服务统计表 工程部 T.JL1906-A01 培训计划 开发部

T.JL1907-A01 用户培训记录 开发部

T.JL1908-A01 用户培训反馈表 开发部

T.JL2001-A01 错误日志开发部

T.JL2002-A01 错误统计报表 开发部

T.JL2003-A01 项目预测统计报表 开发部

第四篇：信息安全管理体系记录控制程序

信息安全管理体系记录控制程序 1.适用

本程序适用于本公司产生的记录的管理。

2.目的为支持信息安全体系的运作而明确记录的管理。

3.管理方法

3-1保管方法

（1）记录由各保管部门在可快速检索的条件下，决定保管场所，放在箱子、柜子等适当 容器中保管。

（2）对保管场所的环境，本程序没有特别指定。由各保管部门考虑记录媒体的特性做适 当处理。

（3）以电子媒体保管的场合，为预防意外，需做适当的备份。备份的安全要求执行《信息备份管理程序》。

（4）记录保管部门应建立《记录清单》，明确规定保管记录类别、记录保存期限等。记录的保存应符合有关法律法规的要求，保存期限参考本规格书第 4 条款。

（5）因工作需要，借阅其他部门的秘密记录，应获得记录保管部门负责人授权后方可借 阅，并留下授权记录和借阅记录。借阅者在借阅期内应妥善保管记录，并按期归还；机 密记录只准在现场查阅。

（6）记录的字迹应清晰、真实、文字表达准确、简练，记录不得随意修改。确需修改时，必须在修改处作标识，并由修改人签名确认。

3-2废弃 超过保管期限的记录，由保管部门作为秘密文件处理废弃。废弃应采用安全可靠的处置 方法（如书面记录采用粉碎方法、电子媒体采用格式化方法等)，处置记录应予以保存。但若保管部门认为必要时，仍可继续保管超出保管期限的记录。

4.记录的分类和保存年限

记录类型 测试报告

关于合同内容确认的记录 购买管理

保管期限（年)3 年 合同

保管部门 技术部 行政部 集成部

行政部 集成部

质量保证书 定单

供应商变更申请书 供应商清单 购买需求单 购买合同

购买质量保证书 供应商评价表 供应商检查表 5 年

合同结束后 3 年

文件管理 内部审核 员工教育履历

信息安全管理评审会议记录以及纠正措施记录 信息安全目标以及分解 预防措施 影响分析报告业务持续性计划业务持续性计划测试报 业务持续管理 告

业务持续性计划评审报 告

信息资产识别表

重要信息资产清单重要信息资产评估表风险评估报告 资产识别和风险评估 风险处理计划

调查报告

信息事故、异常处理记纠正措施 录 信息设备更改申请书 变更管理 软件安装/升级申请书

采购记录

维护记录 授权记录 访问记录 访问保密协议 用户访问授权记录 用户访问权限评审记录

审核日志（电子媒体)参见档案 管理规程年 5 年 2 年 3 年 1 年 2 年 10 年 10 年 行政部 行政部 行政部 行政部 行政部 各部门 集成部 集成部年 集成部年 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年 3 年年 3 年

设备使用期间保 管 2 年 2 年 3 年

保持至员工 离职 3 年 1 年 参见档案 管理规程 5 年

信息处理设备相关记录

集成部 行政部 集成部 集成部 集成部 集成部 行政部 集成部

集成部或技术部 集成部 集成部 集成部 技术部

系统开发相关记录

用户逻辑访问相关记录

技术部

技术部 集成部 集成部 行政部 行政部

人事相关记录 财务相关记录

第五篇：销售控制程序

胜利油田孚瑞特石油装备有限责任公司

产品销售控制程序

FRT/MSP09-2006目的和适用范围：

通过规范产品销售业务，确保产品销售业务按规定程序

和适当授权进行，实现预期营销目标；明确销售合同、计划、出库、货款回收等过程，确保销售与收款业务及其相关会计账目的核算真实、完整、规范。职责2、1战略规划部：组织编制公司、季度销售计划，参与公司销售政策的制定，协助主管领导作好公司市场运行调控、管理，组织协调开拓外部市场。

2、2国际贸易部：负责境外市场的规划、开拓、商务谈

判、渠道合作伙伴的维护和管理；负责出口产品的商检、报关、订舱、结汇、外汇核销及退税结算工作；负责出口产品代理商的建档、管理。

2、3各分子公司销售部门：负责相应产品市场的调研、销售与管理、市场开拓、货款回款等工作，协助国际贸易部作好出口产品的发货、结算等工作，按照计划要求，确保营销目标的实现。

2、4财务部门：作好收入的确认，定期进行应收账款分

析，确保销售与收款业务及其相关会计帐目核算真实、完整、规范。工作程序

3.1接受订单与编制销售计划

3.1.1销售部门应加强信息网络建设，搞好与用户的联系和沟通，在广泛收集、处理有关信息的基础上，结合客户定单情况，提前20天制定出下一季度的销售目标和产品预测计划，于每月20日前制定出次月的产品销售计划，经部门领导审核签字，报分公司领导审批。

3.1.2对客户提出的外贸询单，要求以书面形式寻价。对客户要求书面还盘的，国贸部业务人员应及时将有关交易信息反馈给相关人员。

3.2赊销及信用政策

3.2.1销售产品拟采用赊销方式的应对客户信用进行审核。销售部门应首先根据本部门已掌握或客户提供的信用资料，结合产品销售市场情况，提出准予客户赊销的期限和额度，经分公司领导审核后实施。

3.2.2 各单位依据客户的信用资料以及本部门已建立的客户信用档案和记录，每年对客户信用情况进行审核或调查，完善客户资信档案。

3.2.3 公司国际贸易部、分子公司销售部门按照《与产品有关的要求的评审程序》要求，针对常规产品、特殊要求产品及投标产品的情况分类进行合同评审工作，并作好有关资料的确认、保管、归档工作。

3.3签订销售合同

3.3.1销售部门发生的所有销售业务原则上必须签订销售合同，销售合同文本由销售部门拟定。对于2万元及以下现款现货的少量产品销售可以不受此项限制。

3.3.2销售合同中，货款回收条款原则上不能超过三个月。

3.3.3 公司国际贸易部、分（子）公司分管领导必须对销售合同内容进行审定，按内部授权交由授权人员签订。

3.3.4销售部门必须将签订的销售合同报合同管理部门备案。

3.3.5销售合同需要变更或提前终止时，应报分管业务的领导同意。

3.4组织销售与收款

3.4.1销售人员要及时核对客户预付款及货款的回收、到帐情况。

3.4.2获得授权的销售人员根据已签销售合同、销售订单或财务部门传/送的收款核实情况，向库房开具发货通知单，或销售部门根据已签销售合同和财会部门收款单，开具发货单通知单(连续编号)送仓储部门，并逐笔录入系统。

3.4.3仓储部门依据发货单按照《 成品库管理办法》程序进行发货、记账。

3.4.4 门卫核实分厂生产管理部门签发的出门证，查对出厂产品与库房出库单是否一致，无问题准予出厂。

3.4.4采用赊销方式的，销售部门及其主管人员应负责货款的按期回收，并建立“谁销售、谁负责货款回笼”的责任考核机制。

3.5财务开票与记账

3.5.1财会部门依据销售合同、核准的发货单和已办出库手续等有关原始单据传/送到金税系统开具销售发票，并加盖印章。

3.5.2 根据金税系统开具的销售发票数据系统生成收入和税金的会计凭证，或根据开具的销售发票、核准的发货通知单等有关销售单据确认收入和税金，编制/录入相应会计凭证。

3.5.3会计主管复核会计凭证后记/过账。

3.6销售退货

3.6.1销售部门受理客户提出的退货申请，并依据退货理由组织相关部门查验和核实，提出处理意见。

3.6.2销售部门将退货申请及核实处理意见报分管业务的领导审定。

3.6.3销售部门根据退货审批意见，将销售退货通知书报送仓储部门。

3.6.4仓储部门审核退货通知书后，将退货产品验收入库，系统生成相应凭证，将核实后的退货产品入库单财务联传/送财会部门。

3.6.5财会部门审核销售折让通知书或退货通知书及

退货产品入库单后，编制/录入折让或退货会计凭证(系统生成退货会计凭证的，不需编制/录入)。

3.6.6会计主管审核销售折让通知书或退货通知书及退货产品入库单，复核会计凭证后又会计人员记/过账。需在会计报表中披露的应当披露。

3.7盘点对账

3.7.1销售、财务、生产、仓储等部门每月一次对产品销售及存货、委托代销产品情况等进行对账和实物盘点，核实情况。对差异情况应及时查明原因并按规定处理。

3.7.2销售部门应及时对赊销货款进行清结。未按合同清结的，要及时采取措施。销售人员负责与客户核对往来账款，发现差异，要查明原因，处理及时。货款回收到账后，财务部门应在一周内通知销售部门。

3.7.3期末财务部门对应收账款应进行账龄分析，合理计提坏账准备，并提出追收措施和建议，报分公司分管业务的领导审核同意后实施。

3.7.4分（子）公司分管业务的领导应组织销售部门和责任人员积极落实清欠措施并严格奖惩。财会部门应按季向主管业务的领导和公司财务主管提供核销合同遗留问题的清结情况，并督促销售部门落实追索工作。

3.8合同的清理、归档

3.8.1合同执行完毕后，销售部门应对合同执行情况进行清理，完善客户信用档案。

4、相关文件4、1《与产品有关的要求的评审程序》 4、2 FRT/QSP15-2206《服务程序》 4、3 成品库管理办法

编制：丁明安

审核：沈中华

批准：吴德奇

实施日期：2006年10月8日