创建档案对文件归档的冲突和应对措施

第一篇：创建档案对文件归档的冲突和应对措施

创建档案对文件归档的冲突和应对措施

作为中职卫校，经常要开展有关创建迎检工作，整理大量创建档案，迎接上级机关的检查验收。但同时也对文件归档工作造成了冲突，本文就创建档案对文件归档工作的冲突和应对措施进行探究。创建档案的分类和特点

1.1 上级对中职卫校的年度责任目标考核。每年度上级单位对学校下达的工作责任目标、党建目标等，是对全年业绩的整体考评，关系到本单位在系统的排名和成绩。特点是每年必查，检查时间一般安排在年底或翌年三四月份。但档案整理工作一般于年初开展，由于这些迎检工作没结束，很多文件原件需要备查无法归档，延迟了文件收集时间，对文件归档工作造成一定的影响。

1.2 关系学校办学的评估工作。省教育厅、省卫生厅下达的教学质量评估、专业设置认定等工作，特点是时间跨度大，材料范围广、数量多。需要近一年的筹备时间和近三年的材料，往往检查完第二年还要复评，时间跨度两年多，创建档案达到几百盒。

1.3 关系学校荣誉的创建迎检工作。如文明单位、园林单位、平安建设先进单位等对学校打开知名度有助推作用的各种创建工作，主要特点是迎检时间不定，创建档案时间跨度大，对文件归档工作也造成不小的冲突。创建档案对归档文件整理的冲突

2.1 创建档案的性质对文件归档工作的冲突。创建档案具有应对性和临时性的性质。应对性是指由于学校平时对有些业务工作应形成的文字材料重视不够，在对照评估指标体系时，发现许多工作没有留下文字材料或有些工作根本就没开展。为了顺利通过评估，不得不投入大量的人力、财力进行补充、加工、拼凑，使文字材料的真实性和原始性受到影响。临时性是指检查过后，创建档案缺乏相关制度对创建档案的归属和管理进行规范，影响了创建档案的及时完整归档。

2.2 创建档案的标准对归档文件整理工作的冲突。创建档案都是按照评估标准进行整理的，不是真正意义上的档案，根据《河南省档案局〈归档文件整理规则实施细则〉》，归档文件应采用“保管期限―年度―组织机构”或“保管期限―年度―问题”等复式分类法进行分类。因此，创建档案需要按照档案管理程序重新分类整理才能转化为文书档案。

2.3 创建档案的保管对归档文件整理工作的冲突。创建档案是学校业绩的综合展示，具有重要的归档价值，但创建档案往往为增加分值，投入一定财力对形式进行包装，采用统一文件盒、统一盒标、内容全部装订成书等形式，检查后作为经验范本进行陈列，在较长一段时间内不能按期归档，影响了文件归档工作的完整性。将创建档案与档案管理工作有机结合，促进档案管理规范化建设

3.1 抓好创建材料原始积累，保障归档文件的质量。在各项创建工作中要拉升标杆，提升工作质量，抓好各项工作的落实，加强原始资料的积累，对材料的质量进行严格把关，为成功创建打下良好的基础，推动档案工作规范化建设再上新台阶。

3.2 实行备份制，保障创建材料及时归档。为避免创建档案中文件原件不能及时归档，应将创建档案中的原件进行复印备份，复印件用于装订或利用，原件备查，迎检结束后，把迎检材料盒转入陈列室供展示，原件移交档案室正常归档。

3.3 增强档案规范化意识，保障档案工作机制。各项创建工作关系到中职卫校的长远发展，既是挑战也是机遇，应以此为契机，建立健全档案管理机制，提高管理效能。一是要提高档案管理层次。校领导要高度重视，将档案工作纳入到学校全局工作中，建立健全档案管理机制，各部门要强化责任意识，把创建工作同档案管理工作紧密结合起来。二是加强档案人员队伍建设。要对参与创建人员进行归档知识培训，进一步增强档案管理意识和大局意识，提高工作质量。三是加强跟踪指导。档案部门要主动参与到创建工作中，对创建档案管理情况进行跟踪指导，对存在问题进行及时纠正，对重要材料及时进行收集和保管，确保创建档案的完整及时归档，为学校的发展作出应有的贡献。

第二篇：学校文件材料归档范围和档案保管期限表

学校文件材料归档范围和档案保管期限表

一、办 公 室

(一)党支部工作 本校党支部计划、总结、会议纪要、会议记录、党内大事记、党内统计年报表、党员花名册 永久 本校党支部机构成立、撤并、印章启用的报告、通知 永久 本校党的组织建设、发展计划、党支部换届改选、党内干部任免、入党转正的通知、批复、决定、报告、计划、总结、组织介绍信及存根 永久 4 本校党支部思想建设、组织建设、创“四好”班子建设等工作计划、总结、汇报及统计表 30年 5 党费收缴情况 10年

6本校有关人员受到各类违规违纪警告（不含警告）以上处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料 永久 本校有关人员收到各类违规违纪警告处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料 30年 本校对相关人员违纪违规通报批评等文件资料 30年

9本校纪检组形成的纪检监察工作的通知、报告、汇报、计划、总结 30年 本校纪检监察工作会议的通知、领导讲话、会议记录等文件资料 30年 11 上级（同级）机关颁发的党务纪检监察工作的普发性需要执行的文件材料 10年 本校在党务、纪检监察工作、活动中形成的没有批复、批示的请示、报告 10年

(二)群团组织、教代会工作 本校工会、教工支部团、妇委会、教代会计划、总结、统计表 30年 2 本校工会、教工支部团、妇委会、教代会机构设置、启用印章、换届选举、干部任免和批准加入工会、共青团、妇委会、教代会组织的通知、报告、批复、会议记录、会员、团员名册、组织关系介绍信及存根 永久

3本校工会、教工支部团、妇委会、教代会开展各种文体活动、募捐活动的文件资料和照片、录音录像材料 10年 工会、教代会会费、团费收缴等文件资料 10年 本校工会、教工团支部、妇委会、教代会工作活动的情况反映、工作简报 10年 上级（同级）机关颁发的群团组织、教代会工作活动的普发性需要执行的文件资料 10年 本校工会、教工团支部、妇委会、教代会工作、活动中形成的无批复的报告、请示、函 10年

（四）人事政工工作 本校机构设置（韩内部机构）、机构撤并、名称变更、组织简则、人员编制、印信启用（作废）的通知、请示、报告、批复 永久 本校人事工作、学校事务保险、医疗保险工作的总结、制度、方案及成立、调整各种领导小组的通知 30年 本校人事任免、职工录用、转正、聘任、调资、定级、工龄、工资、福利、津贴、补贴、停薪留职、辞职、解聘、离退休、死亡、抚恤问题的通知、请示、报告、批复、函 永久 本校认识考核、职称评审、聘用工作文件资料 永久 本校教职工调动工作的通知、报告、函、复函、行政、工资介绍信及存根 永久 本校干部职工名册、人事劳资、综合统计年报表 永久 本校荣获县级（含县级）以上各类表彰、奖励的先进单位、好动模范、先进工作者的通知、通报、决定 永久 本校受县级以下各类表彰、奖励的先进单位、先进工作者的通知、通报、决定 30年

9本校表彰本机关内部各类先进科室、先进个人的通知、通报、决定 30年 10 本校在精神文明建设工作中形成的通知、意见、办法、计划、总结 30年 上级（同级）机关颁发的机构、人事政工、奖励、处分、劳资、福利、津贴、补贴、机关事务保险、医疗保险等普发性需要执行的文件资料 10年 12 本校在机构、人事政工工作中形成的无批复的报告、请示、函 10年

（五）行政事务管理工作 本校办公室工作计划、总结 30年 2 本校工作计划、总结、行政会、校长办公会会议记录、大事记、组织机构沿革、各类统计年报表、汇总表 永久 本校以下的（含下级学校报送的和以下的）工作计划、总结、各类综合统计报表 10年 本校在目标管理、考核工作形成的通知、报告、批复、办法、总结、目标责任书 30年 上级（同级）机关在目标管理考核工作形成的普发性需要执行的文件资料 10年 上级机关、上级领导检查、视察本校工作时形成的文件及照片、录音录像材料

（1）由省级以上领导人参加的 永久（2）其他的 30年 本校组织的外出学习考察、接待来访工作形成的考察报告、会议记录、照片、录音录像等文件资料 30年 本校行政管理工作制度、规程、办法规定等 永久

9本校行政管理工作中形成的简报、情况反映、工作信息等文件材料 10年 10 本校在处理人民来信来访工作中形成的文件材料

（1）由校长及以上领导具体批示内容和处理结果的意见、结论 永久（2）有其他处理结果的意见、结论 30年 11 本校对人大、政协提案的答复 永久 本校在政务公开、保密、社会治安综合治理、安全、消防、防汛、人口与计划生育、爱国卫生、绿化、双拥、红白理事等工作中形成的计划、总结、通知、办法、规定、统计表等30年 非本校主要职能工作、活动需要贯彻执行的普发性行政事务工作的文件材料 10年 本校在行政事务工作中形成的无批复的报告、请示、函 10年

二、政教处

（一）德育工作 教导处工作计划、总结 30年 学校德育工作计划、总结、活动方案、效果、经验 30年 3 学校常规教育的办法、规定、通知 30年 4 重要的典型主题班会活动方案、记录及经验总结 30年 5 小学会工作计划、总结、会议记录 10年 6 学生会干部名册 10年 7 升挂国旗记录 10年 学生社会调查、节假日活动的一般性材料 10年 广播宣传稿件、黑板报、墙报、专刊的登记或统计表 10年 10 检查教室统计表布置情况、清洁卫生的纪录 10年 11 班务工作计划、总结 10年 对学生违规违纪警告（不含警告）以上处分的决定、结论、综合性报告、调查材料 永久

13对学生违规违纪警告处分的决定、结论、综合性报告、调查材料 30年 14 对学生违规违纪通报批评、本人检讨等材料 10年

（二）校团委工作 学校团、队工作计划、总结、统计表 30年 2 学校团委、少先队大队委改选的请示、批示 30年 3 团支部、少先队中队改选的请示、批复 10年 4 团、队主题活动的方案、总结 30年 5 团委、少先队大队委的会议记录 30年 6 新团员和组织关系转移的登记册 30年 7 学校团员、队员及学生干部名册 30年

（三）体育工作 体育教学、学生锻炼达标的计划、总结、通知 30年 2 各类运动会的计划、总结、规定、统计表 30年 3 学生体育达标测验表 10年

三、教务处

（一）教学工作 教学工作计划、总结 30年 初、高中毕业生会考、中考、高考成绩统计表及升学去向 永久 3 高中毕业生会考、中考、高考成绩册 30年 学生参加科学竞赛结果的通知、简报及证书复印件 30年 5 各学科教师教学工作计划、总结 30年 6 检查教师教案、批改作业情况的登记、统计 10年 7 教师教学“六认真”检查情况登记表 10年 8 各年级学科半期、期末考试成绩统计表 10年

（二）教研工作 教科室、教研组学年工作计划 30年 上级教研室有关管理的通知、规定、办法、决定 30年 3 教师教学、教改、教研工作的经验、方案、论文等 30年 4 重要的公开课、研究课、观摩课的教案、登记表 30年 5 教研室编发的简报 10年 教研组长会、年级组会、单课任课教师会的通知、记录 10年 7 半学期、期末考试成绩统计数据 30年 8 教学、教研工作的一般事务性文件材料 10年

（三）教务工作 教育、教学工作管理的规定、通知 30年 2 学生人数及变化情况统计表 永久 3 高、初中新生录取花名册 永久 4 高、初中新生分班花名册 10年 5 教师教学情况调查表 10年 6 教师教学情况考核表 10年 课程设置、教师任课安排登记表 10年 8 教务工作日志 10年 9 高校反馈的毕业生信息 10年 高中毕业会考（补考）、高考报名册、毕业证发放登记表 永久

（四）学籍 初、高中毕业班学生学籍簿 永久 2初、高中毕业班学生毕业证存根 永久

四、总务财务部门

（一）学校资产、财务工作 本校在房产、土地所有权、使用确认权和产权纠纷、固定资产投资、资产评估等的审批、管理、验收、国有资产管理（如：房屋、土地产权、重要设施设备和资金的登记、统计、核查清算、交接等）中形成的文件资料 永久 2 本校办公设备、用品、机动车等的采购计划、审批手续、招标投标、购置等和机动车转让、保险、事故等文件资料 30年 本校办公设备、用品、低质易耗品登记、统计、核查清算、交接等文件资料 10年 本校在基本建设工程项目中形成的文件、照片、录象等 永久 5 本校在房屋装修、基建维修工程中形成的文件资料 10年 6 本校职工承租、购置本单位住房的合同、协议、和有关手续 永久 7 本校职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年 本校与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书（1）与产权、经济、基建等相关的具有长远利用价值的 永久（2）其他十年以上的（含10年）30年（3）其他十年以下的 10年 9 本校财务收支预算报告、批复 永久 本校财务工作计划、财务管理的各项规章制度、开支标准 30年 11 本校在财务预算资金、账户、物价、审计、统计等的管理办法、规定及下达、下拨、追加、申请各项经费、缴纳(减免)税费的请示、通知、批复 30年 上级（同级）机关颁发的财务预算、资金、资产、账务、物价、审计、统计管理普法性需要执行的文件材料10年 本校在财务、资产、资金、物价、审计工作中形成的无批复的、批示的请示、报告、函 10年 本校会计决算报表 永久 15 本校会计季度、月报表 5年 16 本校现今、银行存款日记账 25年 17 本校会计总账、分类明细账 15年 18 本校会计凭证 15年

（二）可行性研究、任务书

（1）项目建设书批复、可行性研究报告项目评估 永久（2）环境预测、调查报告、设计、计划责任书 永久 2设计基础材料

（1）工程质地、水文质地、勘察设计、勘察报告、地质图勘察记录、化验、实验报告、重要土、岩样及报告 永久

（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久

（3）水文气象、地震等其他设计基础材料 永久 3设计文件

（1）初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件 永久（2）关键技术实验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批 永久（3）设计计算书 30年（4）施工图设计 10年 4工程管理文件

（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久（2）承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件、施工执照 永久（3）环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、店、煤气供应协议书 永久 5施工文件（1）土建施工文件

① 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 10年 ② 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 30年 ③ 建筑材料实验报告 30年

④ 设计变更、工程更改、洽商单、材料代用核定审批 永久 ⑤ 施工定位测量、地质勘察 永久

⑥ 土、岩实验报告、基础处理、基础工程施工图 永久

⑦ 隐蔽工程验收记录、工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久

⑧ 分项、分部单位工程质量检查评定 30年 ⑨ 交工验收证明 30年

⑩ 竣工报告、竣工验收报告 永久（2）设备及管线安装施工文件

① 开工投工、工程技术要求、技术交底、图纸会审记录 10年 ② 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年 ③ 焊接测验记录、报告、施工检验、探伤记录 30年 ④ 隐蔽工程检查验收记录、强度、密闭性实验报告 30年 ⑤ 设备调试记录 10年

⑥ 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 30年 ⑦ 系统调试、实验记录 30年 ⑧ 线管清洗、通水、消毒记录 10年

⑨ 管线标高、位置、坡度测量记录、中间交工验收记录证明、工程质量评定 30年

⑩ 竣工报告、竣工验收报告 30年（3）电气、仪表安装文件

① 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 10年

② 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 30年 ③ 调试、鉴定记录 30年 ④ 性能测试和校核 30年

⑤ 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 30年 ⑥ 操作联动试验 10年 ⑦ 电气装置交接记录 10年

⑧ 中间交工验收记录、工程质量评定 30年 ⑨ 竣工报告、竣工验收报告 30年 6竣工报告

（1）项目竣工验收报告 永久（2）全部竣工图 永久（3）项目质量评审材料 永久（4）工程现场声像材料 永久（5）竣工验收会议决议文件 永久

五、保卫科

1社会治安综合治理和安全工作计划、总结及统计报表 30年 2消防工作的计划、、总结及统计报表 30年

3社会治安综合治理、消防工作会议和检查工作的记录 10年 4综治、消防工作的规章制度 30年 5重大治安案件的综合材料 30年 6综治、消防工作责任书、协议 10年 7保卫工作日记 10年

第三篇：文件材料归档和不归档

文件材料归档和不归档 范围及保存期限表

一、归档范围及保管期限

（一）文书档案

1、党群工作类

1.1党（组）总支、支委会会议记录 1.2党总支、支部成立、换届选举材料 1.3党员花名册、统计表 1.4党总支、计划、总结、党员大会 1.5党员教育、管理（吸收党员、党员转正文件等）1.6组织关系介绍信及存根 1.7党、团、工等方面奖惩

县级以上的县级以下的 301.8政治学习、党费缴纳情况 101.9团支部工作计划、总结、汇报 1.10团员花名册、统计表 1.11团员入团、团干任免 1.12工会换届、选举材料、工作报告 1.13工会开展活动的材料 102、行政管理类

2.1行政办公会、处务会会议记录

永久永久永久 永久 永久永久永久 年 年 永久永久永久 永久年 永久

2.2计划、总结 永久 2.3本机关大事记、组织沿革 永久 2.4职工花名册 永久 2.5上级机关视察、检查本机关工作形成的

汇报、讲话等重要文件材料 30年 2.6本机关制发的（包括与其它机关联合制发的）文件材料

方针政策性的、重要业务问题的 永久

一般问题的 30年

事务性有参考价值的 10年

2.7本机关机构设置、撤并、名称更改、工作条例、人员编制

启用印章文件材料 永久 2.8干部任免的文件材料

本机关领导、本机关对直属单位领导人的任免的文件材料 永久

本机关内设机构负责人的任免材料 永久 2.9本机关劳动模范、先进工作者等文件材料

县级（含）以上的 永久

县级以上的 30年 2.10本机关对有关人员的处分材料 受到警告（不含）以上处分的 永久

受到警告处分的 30年 2.11干部职工录用、转正、调资、离退休、职务、职称、聘任、复转、辞职、辞退、抚恤、死亡等文件材料

永久 2.12本机关职工调动的行政、工资介绍信及存根 永久

2.13本机关房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久

2.14本机关财产、物资、档案等交接凭证

重要的 永久 一般的 10年 2.15本机关与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料 重要的 永久

一般的 10年 2.16本机关物资、设备采购的审批、招投标及转让、事故处理等文件材料 30年

2．17机关之间协商工作的往来文件材料 10年

同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但

要贯彻执行的文件材料 10年2.18本机关处理人民来信来访的文件材料

2.18．1有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的 永久

2.18．2其它有重要处理结果的30年 2.19本机关处理人民代表建议和提案的文件材料

重要的 30年

一般的 10年 2.20本机关的请示与上级机关的批复

方针政策性的、重要的 永久 一般事务性的 30年 2.19各部门报送的总结、报告、统计报表 和以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告 30年 一般专题的报告和备案的 10年 2.21本机关各种专题活动形成的文件材料

重要的 30年 一般的 10年

3、业务工作类

3.1上级机关颁发的文件材料

直属上级机关颁发的，属本机关主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料 30年

直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行 的一般文件材料 10年 3.2本机关在主管业务工作中形成的文件材料 重要业务问题的 永久

一般业务问题的 10年 3.3本机关业务计划、规划

和以上的 永久 3.5本机关编辑的反映主要职能活动的出版物定稿和样本 永久 3．6行政管理、执法活动中形成的文件材料

3．6．1行政管理工作制度、程序、规定等 永久 3．6． 2执法活动中情况汇总、通报、整改通知等 永久 3．6．3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

重要的 永久

有效期在20年以下的 30年 3．6．4．行政管理工作中形成备案文件材料 10年

3．6．5行政处罚、处分、复议、赔偿等工作中形成的文件材料

重要的 永久

一般的 30年

（二）专业档案

1、运政管理类 1.1从业资格证档案材料 长期 1.2出租车档案材料 长期 1.3货车档案材料 长期 1.4搬运装卸企业档案材料 长期 1.5汽车维修企业档案材料 长期

（三）科技档案

1、科研类

1.1上级机关下达的科研项目 永久 1.2本单位科研规划 永久 1.3本单位科研工作计划、总结（的）永久 1.4技术会议文件（包括记录、决议等）

重要的 长期

一般的 短期 1.5反映本单位科研活动的各种照片、录像、录音材料

重要的 长期

一般的 短期 1.6选题报告、研究计划、方案论证及有关审批文件 永久 1.7协议书或合同

重要的 长期

一般的 短期 1.8试验阶段的原始记录、数据分析、总结报告、鉴定书或评审证书验收合格证明等有关文件 永久 1.9科研过程中有关来往文书

重要的 长期

一般的 短期 1.10科研成果在推广过程中形成的评论、建议、意见等文件

重要的 长期 一般的 短期

2、基建类 2.1工程立项报告、批复 长期 2.2地质勘察报告 永久 2.3规划许可证、建筑许可证、土地使用证、房屋所有权证 长期 2.4征用土地文件 永久 2.5施工图 长期 2.6施工文件

施工合同、施工执照、建筑材料出厂证明、试验报告、设计变更、材料代用核定审批、隐蔽工程记录、交工验收证明、竣工验收报告、竣工图 长期

开工报告、技术交底、图纸会审纪要 短期 2.7建筑物大修记录等材料 长期

3、设备类 3.1专用设备

购置专用设备报告、批复、随设备资料、维修记录 长期 3.2办公设备

设备开箱资料 长期

维修记录、使用台帐目录 短期

（四）会计档案

1、凭证类 十五年

2、帐簿类 十五年

3、现金、银行日记帐 二十五年

4、报表类 永久

5、其它类 十五年

（五）声像档案

1、录音类（同照片类）长期

2、录像类（同照片类）长期

3、照片类（按问题）

3.1上级领导视察、调研的 3.2业务管理活动的 3.3本单位其他工作活动的3.4本单位荣获上级机关授予奖品、证书的3.5职工文体活动的

（七）荣誉实物档案

1、牌匾类

1.1省级及省级以上颁发的 1.2市级颁发的

2、证书类

2.1省级及省级以上颁发的 2.2市级颁发的

3、奖杯类

3.1省级及省级以上颁发的 3.2市级颁发的 4其它类

长期 长期

短期 长期 长期 永久 长期 永久 长期 永久 长期 长期

二、不归档文件材料的范围

（一）上级机关的文件材料

1、上级机关普发供参阅不办的文件材料；

2、上级机关任免，奖惩非本处工作人员的文件；

3、上级机关征求意见未定稿的文件。

（二）本处文件材料

1、重份文件；

2、无查考利用价值的事务性，临时性文件；

3、未经会议讨论，未经领导查阅，签发的未生效的文件，电报等草稿；

4、无特殊保存价值的信封、一般表态、询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；

5、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文，介绍信等；

6、本处负责人兼任外机关职务形成的与本处无关的文件材料；

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；

2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

（四）下级机关的文件材料

1、下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必要的文件材料；

2、越级抄送的一般的，不需要办理的文件材料；

3、下级机关抄报备案的一般性文件材料。

说明：为配合各机关编制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，我们这套材料仅供大家参考，切忌照搬照套。

市档案局业务科

二00八年三月

第四篇：电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法

第一章 总则

第一条 为了公司信息化建设需要，规范公司形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文档的安全和信息可用性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，特制定本办法。

第二条 对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督。

第四条 电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。

第五条 明确规定归档时间、归档内容、相关软件、版本、数据类型、格式，以保证电子档案的质量。

第六条 为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。

第七条 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第八条 具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并 1

归档。

第九条 基本术语解释

（一）电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存

储于磁带、磁盘（硬盘、移动硬盘等）、光盘（DVD、VCD）等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）电子文件的归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（四）电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信

息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（五）电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息

和元数据等无缺损。

（六）电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利

用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（七）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果等信息。

（八）元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格

式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。

第二章 电子文件的收集与积累

第十条 各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡是属于归

档范围和有参考价值的均应收集归档。

第十一条 收集积累的电子文件类型，即收集范围。

（一）电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子

文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时

需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作

完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

主要收集积累正式版本的电子文件。

（二）电子文件信息类型

要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。

1、文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格

文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以Word、Excel、RTF、TXT为通用格式。

2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图

像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收

集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

4、影像文件：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6、超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

7、数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

8、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。

第十二条收集积累要求

（一）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件

应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

（二）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系。

（三）对产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质件保留。

第十三条 收集、积累方法

（一）及时按照要求制作电子文件备份。

（二）每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。

（三）电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

（四）电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

第四章 电子文件的归档

第十四条 电子文件归档范围

电子文件的归档范围参照公司制定的文书档案归档范围。此外，还应将各部门形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、超媒体链接文件（WEB网页）、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等电子文件收集积累归档。

第十五条 电子文件归档

（一）各部门电子文件承办人将定稿的正式电子文件向档案管理

部门归档时，应填写《归档电子文件表》，与电子文件同移交给档案管理部门归档。

（二）对存储在载体（磁带、光盘）的电子文档向档案管理部门存档时，应在载体上标注文件的内容、类别、日期等。

（三）特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应存储相应的查看软件。

第十六条 电子文件的鉴定

（一）电子文件的鉴定工作，包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级等。各部门要对归档的电子文件要进行文件真实性、完整性、有效性检验，发现问题及时采取补救措施。

（二）电子文件检验合格的分别由移交部门和接收部门填写《归档电子文件表》，双方签字，登记表一式两份，一份由电子文件形成部门保管，一份由交档案管理部门保管。

第五章 电子档案的保管

第十七条 归档电子文件移交到档案部门后，要及时进行备份。档案部门要对归档的电子文件制作至少两份，一套保管，一套用于查阅。

第十八条 档案部门对接收入的电子档案要定期进行检查，发现问题及时采取恢复、补救措施。

第十九条 保管的归档电子文件要采用专门的保护技术手段。归档电子文件载体要注意防磁、防光、防尘、有害气体等，并注意温度和湿度控制，防止强磁干扰。

第五篇：档案村级文件材料归档整理办法

村级文件材料归档整理办法

按照国家、省、市档案局文件精神，进一步规范村级文件材料，保证村级文件材料的齐全完整，便于提供利用，现规定村级档案整理方法（整理步骤）。

一、区分

按照市局统一要求，我县村级文件材料归档采用“保管期限-”分类方法。将收集来的各种文件材料按不同区分开来（一个一堆）。

二、划分保管期限

在每个内文件材料划分不同的保管期限。即：永久、定期（30年）。

三、文件排列

在不同保管期限内排列顺序，排序过程中应遵循三个结合。即：级别、重要程度、时间。

四、整理

永久：装袋，以件为单位，每件一袋（定期：可不装袋，用线装订）。然后去掉金属物，破损的进行裱糊。需说明，请示与批复，草稿与正文为一件，一次会议为一件。

六、盖归档章：盖在每件文件首页右上角的空白处。

全宗号：档案局给的固定号

：此件文件的年代

件号：即此件所在的顺序号

保管期限：此件文件保管期限是什么（永久、30年）

七、填写目录

件号：即此件所在的顺序号

责任者：文件的作者，即文件的制作机关，部门或个人

文号：文件的字号，制作文件机关的发文号。如法政发

[2006]24号就是文号

题名：文件的标题

日期：文件的日期，例：2008年2月5日。20080205.页号：文件的页数

备考：需要说明的地方。

八、装盒：填写备考表，盒内有需要说明的地方

九、脊背盖章

全宗号：档案局给的固定号

：此盒文件针对的年代

保管期限：此盒文件针对的保管期限（永久、30年）

起止件号（室）：此盒文件共有多少件，从几至几件。

例：1-25，说明此盒共有25件，即从1至25.法库县行政村文件材料收集归档范围

1、村民委员会选派结果报告单；永久

2、本村关于党（团）员名册，培养和发展新党（团）、党员转

正等材料；永久

3、协议、合同（30年以上，包括30年）；永久

4、各种补贴、发放明细、汇总表；永久

5、党支部、村委会会议记录；永久

6、审批、统计表（）；永久

7、本村土地证书、区域示意图；永久

8、参合人员注销登记表；永久

9、新增参合人员登记表；永久

10、注销参合农民基本信息；永久

11、本村协查结果反馈联签单；永久

12、低保发放明细表；永久

13、残疾人自然状况登记表；永久

14、迁入、迁出介绍信、分户、落户等存根；永久

15、户卡、土地账；永久

16、本村会计交接书；永久

17、本村村委会分工，三年任期目标等方面材料；永久

18、本村的干部名册；永久

19、法院、乡镇法律服务所关于本村民事、经济、裁定、判决

等材料；永久

20、本村村史、历史沿革、大事记、家谱、族谱。历任村领导的资料；永久

21、本村关于文化活动设施、村级图书资料、村级文艺团体、民间艺人、手工技能、保护与开发等文件材料；永久

22、民兵、征兵、预备役军人登记表、民兵花名册、审批表等

文件；永久

23、本村干部任期届满或离任审计，资产审计材料；永久

24、本村农民受益分配表册；永久

25、本村关于集体及村民债权债务及其清理化解情况材料永久

26、本村招商引资形成的材料；永久

27、本村外出务工人员相关材料；永久

28、本村林权登记申请，林权登记证发放表；永久

29、自留山，家庭承包集体预留林地台账；永久

1、省、市、县委县政府减轻农民负担的各种材料30年

2、加强村级管理规定30年

3、乡镇对村里下发的各种材料30年

4、本村各种季报表30年

5、本村选民名单30年

6、承包各种合同、协议（30年以下的）30年

7、本村关于护林防火、村规民约等材料30年

8、本村妇女工作会议记录、培训、竞赛活动等材料30年

9、本村文明家庭各种活动的文件材料30年

10、本村司法调解工作会议记录30年

11、本村综合治理、治安保卫、安全生产等协议书文件材料 30年

12、本村计划生育总结、计划、宣传教育、统计、登记台账等材料30年

13、本村专业户、科技示范户、典型户情况调查材料30年

14、本村土特产品情况的材料30年

15、本村高龄老人生活补助的规定、名单30年

16、廉政建设、党员教育等材料30年