差旅费用管控的五大方法

第一篇：差旅费用管控的五大方法

摘要：设计一套人性化的制度、事前规划好出差、加深对业务的理解、入手一款高效的差旅软件，寻找稳定优质的供应商资源；以上五点可助您差旅开支大幅缩减。

1、设计一套人性化的制度：公司差旅政策是公司差旅必不可少的指导方针，公司相关负责人要对出差流程、差旅费报销流程、差旅费报销标准、差旅费预算、出差人员管理、出差人员ROI评估等与出差相关的费用、流程设计出一套相对完善的制度标准作为员工遵循的依据。差旅政策的制定要均衡考量效益以及员工满意度，切不可一边倒。作为财务小白，若不清楚差旅制度如何设计，可以自行百度下差旅费管理办法2016年最新版作为参考，该办法为国家为规范机关公务人员的差旅而制定的差旅费标准，其中对住宿费、伙食费、交通费都做了严格的声明。若觉得机关的差旅费标准不符合你们公司的需求，也可参考下上市公司的差旅费规定，可以根据模板匹配公司的具体情况进行设计。

在制度设计时我们要给予更多的人性化考量，相比于对违规员工惩罚或者不报销而言，对合规员工的奖励往往会让员工的满意度有更大的提升，同时效率也更高。

2、事前要有合理规划：控制差旅费用支出一般不通过降低公司预定宾馆和机票差旅标准来实现，因为这样的方式容易引起员工抱怨反而得不偿失。而换种做法，通过对差旅的合理性进行事先规划则可事半功倍。例如，财务部通过调研发现销售部同事经常从上海出差到南京拜访客户。在没有提前规划的情况下可能是第一天下午出发，当晚发生住宿一晚，第二天白天客户处拜访，第三天早间赶回上海。但如果提前对拜访安排进行了解，并合理规划做到当天往返那么公司就可节省近两天的房租。公司甚至可以对进行合理规划而减少的对应住宿支出部分进行奖励，例如规定在南京拜访客户如果当天往返有额外津贴，津贴的金额可以小于对应的住宿费用，这样不仅节省了住宿支出、提高了员工积极性同时也额外增加了一个工作日的上班时间。

3、加强对公司业务的理解，为特殊情况制定特殊流程：多数企业常会碰到员工出差发生预算超标的情况，但随之而来的又常是一些貌似合理的原因。例如，销售部员工和公司高层领导一同拜访客户，住宿标准肯定是“就高不就低”，那对于基层销售部员工则会超出预算。又如销售部同事常常为了尽快拿下客户订单而发生业务招待费超标的情况。对这些特殊场景要设置特殊的制度标准，以免引起员工反感。当然光讲员工满意度也是不可行的，我们还是要严格执行制度标准，做好合规管理的工作。

4、入手一套高效的差旅管理软件：

所谓的高效差旅软件应该定义为：审批效率高、差旅成本低、员工满意度高 行业内有很多的差旅平台或者差旅公司，他们能提供专业的差旅方案，可以与航司签订相对低廉的协议价。然而仅此一个并不能充分满足公司的差旅管控需求。除了机票之外，差旅当中还有很多费用我们是可以管到的，比如商务宴、酒店预定、租车等等；差旅的很多流程我们也是可以实时知晓的，比如员工的出差申请、差旅过程当中的地理位置，差旅进程等等。在这里向大家推荐全程费控，集成了出差申请、差旅预算管理、机票酒店餐饮采购、报销审批以及差旅后的财务报表为一体。用一个app即可将公司的所有差旅相关流程装进口袋，做到全方位的费用管控。最主要的是这款软件能做到灵活化配置，并不是千篇一律的通用软件，因此可以充分满足企业的个性化定制需求。

5、找几家合适的供应商资源：

机票、酒店、餐饮、租车、银行、第三方支付机构、会场、旅游公司。这些都是差旅当中的供应商环节，如果能与这些供应商达成长期稳定的合作关系，势必会给公司的差旅费带来较大的减免。当然，如果是有专门的服务公司可以提供一个差旅供应商采购的平台那就更好了，而全程费控则具备了这种条件，全程费控的供应商资源已经覆盖了全国各地，同时还会根据企业的需求进行国际化拓展，确保企业出差员工在全球的任何一个角落都能利用到家门口的服务。

在这里，也向大家推荐一下商务卡

商务卡，有的地方叫公司卡(Corporate Card)专为公务使用而设计的信用卡，是由公司向银行提出申请，以提供员工出外洽公时刷卡花费之用。员工使用公司卡签帐后，账单由公司直接缴付，可节省传统员工报帐及请款之手续。而公司的会计部门可根据银行每月所整理出的消费清单对帐，省掉许多麻烦，或更进一步争取数量折扣。商务卡具有双币种、全球通用的调整。通过使用商务卡我们可以将消费的决定权交给员工，同时也能让相关费用透明化管理。

第二篇：2015企业差旅费用管控论坛

2015企业差旅费用管控论坛

适合参与人群：希望完善差旅费用管理制度和流程的企业；望提升差旅费用管理效率以及降低差旅费用的企业。课程介绍:

随着原材料和人力成本的不断攀升，企业的利润空间越来越低，业务部门在“开源”方面寻找机会的同时，财务部门自然扛起“节流”的责任。而差旅费用作为费用的主要构成，首当其冲成为被管控对象，然而企业在差旅费用管控中经常面临

如下问题：

-差旅费用预算执行不到位，超预算情况时有发生报销凭证繁多，报销流程繁琐，财务做账效率低下差旅费用报销中的处理不当带来税务风险

铂略第二届差旅费用管控论坛将围绕如何降低成本、尊循合规以及提升员工满意度三个维度呈现差旅费用管控的最佳实践。参加此次会议您将获得：

-了解如何将差旅费用预算管控与预估管控进行有效结合学习如何应对差旅费用报销中的涉税风险如何将差旅费预算管理和预估管理结合管控

-差旅费标准化管理：地域、级别、岗位的不同如何划分标准；不同级别的人同时出差时费用标准如何把握

-费用使用的程序管控：出差申请、报备，事后核销审核的重点管控方法和技巧稽核与奖惩措施

差旅/交际费用合规管控案例分享

某集团公司B的合规部门在复核某分公司的差旅/交际费用过程中发现，该分公司的差旅费管理（主要为销售部门）没有遵守总部的差旅政策，同时报销发票大量使用手撕定额发票，部分被查证为假发票，酒店住宿没有提供水单，此外，两个不自然月报销的定额发票居然出现连号的现象，同时，部分员工（主要为销售人员）反应，有些住宿费用是帮客户人员进行报销的，有些没有明细的交际费用为夜总会消费，一切的目的是为了帮助公司提升业绩，并有部分人员反映不这样做的话业务就很难正常开展下去。针对这些问题合规部门协调公司主要部门采取一系列措施从制度到培训到监控全方位进行管控从而改善了违规操作的局面。差旅费用发生的真实性如何核实

-各部门如何协调配合进行差旅费用合规管控 利用先进的费用报销系统提升员工满意度自动化控制措施选供应商时考虑的几个维度考察供应商的条件与标准在企业所得税上应如何处理？

-通讯费80%作为公务话费的依据是什么？

-为员工提供的通讯费和交通费补贴是否需要缴纳个人所得税？-私车公用，公司发的补贴以什么形式支付这笔补贴更为合适？

第三篇：差旅费用申请报告

篇一：出差申请报告范文 出差申请报告范文

一、时间：2011年4月18晚至2011年4月20日早上

二、出差地点：xx，三、出差人员：xx，四、出差目的：了解xx货源、行情，五、出差主要内容及地点： 第一站、烟台环海市场：19号早上6点左右到达，市场不算大货源不多，3斤左右的黑鱼12.5元一斤，一共了解三家水产商户，根其中一家做了深入沟通了解，当地黑鱼很少，他们的货源主要是南京方向通过大客发到烟台，他是根据市场须求量发货，他说了南京货源充足，我们也简单谈了一下来的目的，也说出合作意向，他同意我们合作的规格和要求，也能保证货源和质量，双方都留联系电话，8点离开市场，打车去长途汽车站。

第二站，山东省安丘市（地区市）已是中午12点过，在车站大体了解了一下当地情况、当地主要产大葱、元葱、蒜、生姜、然后怱怱离开长途汽车站去黑鱼养殖基地。

第三站；安丘市赵戈镇峡山水库，到达时间下午1点左右，通过当地一个姓田的黑鱼经济人介绍，峡山水库是国家自然保护生态区、黑鱼养殖基地因它而形成，黑鱼养基殖地上万亩，年产黑鱼20000万斤左右，它主要销售广东、南京、天津、辽宁的营口等地，货源比较充足，也是山东最大的黑鱼养殖基地之一，山东人说话嚎爽健谈，说了很多黑鱼方面的知识，包括全国各地发货途中黑鱼换水等等，说的很详细，同时也得到更多的黑鱼信息和行情，在交谈中说明了我们去得目的，通过我们的谈话，他也很原意和我们长期合作，保证我们的规格和质量要求，就是费用较高，现在行情3斤以上单价13.5元1斤，2斤左右11.5元1斤、包塘大小一起9.5元1斤，我们谈到下午3点多他才开车送我们到车站。

第四站；山东淮坊市，到达时间下午4点左右，本来安排看看淮坊市场、考虑到已是下午没有考查的价值后，就买车票回烟台，于当天晚上11.30座船返回大连。篇二：企业销售人员出差费用申请报告范文 销售人员出差费用申请报告

人与人重在沟通就有进步，面对面、网络、电子信息等。

现在发现有出现以下问题：

1、在电话沟通时，缺少人与人交流的感情色彩，长久之时容易疲倦；

2、外面经销商缺少安全感，如同在合作期间，xx公司是母亲，经销商是孩子，孩子身在远方没有进行及时的交流，感情都会随着时间的推移而淡薄；

3、反馈问题不能得到及时解决，有些好的经销商也多次反应，“卖了公司这么多的产品，怎么也不见得有你们厂家合作搞搞活动呢”，因为我们不懂客户的位子与地理、人为环境状况，很难以建议问题的所在和接下来我们应予以怎么样的合作帮助。等等、、、现在我们有市场、有实力，但是我们缺少服务团队；在市场不断扩大化的服务匮乏下，上市公司汽车制造巨商比亚迪就是很好的案例。而这些问题的所在就是缺乏人与人的交流，解决的方案就是拜访客户。当然这些年雷副总也有拜访很多客户，但是毕竟是一人精力有限，很多时候无暇分身。所以销售部人员出差实行点对点的售后服务势在必行。

出差真的很累人汽车、火车、飞机，整天都是风尘仆仆的，如果我们都是拿一样的工资做一样的事情，我相信没几个人喜欢东奔西跑的，而且在外面口袋的钱很多时候都不知道是在哪缩水的。所以向公司申请出差人员享有出差费用补贴，根据不同城市级别享受相应不同级别（食宿费、城市交通费、出差补贴），在根据本次出差任务所完成的情况给予一定的奖励。据了解：国内电脑显示器第一大生产商工作人员出差巴西工厂，除去公司予以安排的交通与住宿，每天补贴100美元，期间很多人员在出差前夕准备面包与水，在差旅回来时都有不错的心情与工作效率，且响应积极；这是真实的案例，有激励就有动力。当然在出差前还是要有报告申请具体事宜可在做分析，望领导予以阅析！申请部门：销售部篇三：差旅费申请书 差旅费申请书

第四篇：华为费用管控

华为技术有限公司（以下简称“华为公司”）成立于1988年，最初的注册资本只有2.1万元，员工14人。?过近20年的发展，2007年营业收入超过160亿美元，拥有员工68 000多人。华为公司取得了如此快速的发展，是因为其根据公司业务特点和发展规模，在质量控制、生产工艺及财务管理等方面进行了不断改革和创新。华为公司采用自助费用申报系统（SSE）进行费用管理的做法就是一种有益的尝试，在提高财务部门及其他相关部门工作效率的同时，维护了公司财产的安全，保证了财务报告的真实性，取得了良好的效果。

（一）SSE的具体流程

华为公司因业务特点，拥有遍布全球的客户群与员工队伍，员工的费用管理与报销对于财务部门来说是一项非常复杂的工作。基于此，公司采用SSE对员工费用进行管理，在节约了人力、物力的同时也收到了良好的管理与控制效果。

SSE具体流程如下：（1）所有费用的申报必须通过SSE提出申请。（2）员工出差之前必须先在SSE中提出各项费用预算金额以及出差目的等，并报各级主管批准。（3）待差旅费实际发生时，再填写费用报销申请，该申请必须与出差之前的申请相对应，否则无法提交。（4）员工必须在出差归来或者费用发生一个月内，在SSE中提出报销申请，逾期则按日支付滞纳金。（5）员工填写完费用报销申请后必须提交上一级审核人审批（系统将自动提示，并以电子流形式传递），电子流最后传递到财务部门。（6）财务部门审核后转至出纳中心支付款项到员工的工资账户（这个过程在七个工作日内完成）。（7）员工在提交电子流后必须将纸质的?始凭证通过专门的渠道传递至财务部门。（8）财务部门收到纸质?始凭证后审核凭证的合法、合规性，并与SSE中电子流的相关项目核对后存档。（9）财务部门在审核的同时更新SSE中员工的信用等级。

（二）基于风险管理视角下的SSE

SSE不仅是华为公司员工进行费用申报应遵?的流程，也是公司以全员、全要素、全过程的风险控制为主要内容的风险管理体系的重要组成部分。作为SSE流程实施的制度保障，信用评级制度起到了关键性作用，该制度的要求如下：（1）为公司的每位员工在SSE中建立信用档案，赋予初始信用等级，并在这个基础上，依据员工报销费用记录中是否违规及违规的频率，适当降低或增加员工的信用分数。（2）建立IT支持系统。公司配备了?验丰富的系统维护人员，24小时提供网上及电话实时答疑，在第一时间内就员工遇到的问题提出解决方案。同时由人力资源部门负责对系统内的员工组织层级关系进行更新。（3）财务部门定期组织内部培训，定期制作报销制度及流程的宣传图片，以供员工浏览、下载。（4）公司每个一级部门成立稽核部，由熟悉流程的员工组成，一方面查错防弊，另一方面保证财务报告数据的真实性。（5）设置技术与管理两类职位评定机制，同时将员工的信用评级作为晋升及任免的主要参考标准。（6）财务部门与公司的稽核小组承担着对整个公司费用流程的监督责任。

（三）采用SSE存在的风险及防范

采用SSE对公司费用进行管理，加强了公司财务信息的可靠性，也提高了财务人员的工作效率，但同时也存在着一定的风险，比如：（1）员工只需提交电子流便可在七个工作日内收到报销款项，存在因员工多报、虚报等侵占公司财产的风险。针对此项风险，财务部门在审核?始凭证时，对于不符合规定的报销事项、侵占公司财产的行为?查实后报稽核处及人力资源部备案，同时降低员工的信用等级。对低于一定信用分数的员工和离职员工将不再凭电子流预支报销款，应提交?始凭证?逐级审批后方可报销，直到信用分数达到设定标准为止。对于长期维持良好申报记录的员工则给予信用分值奖励。（2）因员工未及时申报费用而产生的财务报告信息不准确、不配比的风险。针对此项风险，财务部门除广泛宣传各项财务制度并确保每位员工熟悉以外，对于员工逾期申报的费用将按日加收滞纳金，同时计入员工信用档案。（3）员工长期占用借支备用金而产生的现金流风险。针对此项风险，公司规定只有员工出差海外所需外币可以从公司预借，其他情况所需费用由员工垫付，例外事项另行审批。（4）签批主管审核不严或与员工串通舞弊，使公司蒙受?济损失的风险。针对此项风险，公司规定，一旦查出员工违规，不但要降低员工本人的信用分数，给予一定的?济处罚，同时加扣其主管的信用分数，以督促主管加强对费用的审核。■

第五篇：市场部差旅费用制度

市场部差旅费用制度

为了提高工作效率，保证市场部业务的顺利开展，本着“节约成本、效益最大化”的原则，特制定此制度。

一、出差人员费用

A.出差来回路费凭车票报销

B.出差一天（以在出差地住宿为标准）补助标准。(1)市场部销售人员住宿餐费标准120元/天(2)市场部销售经理住宿餐费标准150元/天(3)市场部销售总监住宿餐费标准180元/天

C.如果自驾（公司批准），油费以公里数为主1元/公里，高速路费凭票据报销，其他补助标准同上。

D.参加招商会或则其他参展活动以公司统一安排。

注：此标准适用于二、三线城市，在一线城市标准适度提高50-80元/天

二、关于出差出租车费用

原则上在出差当地，以公交车辆为主要交通工具，如果遇到特殊情况（天气状况，公司紧急情况，人货一起，客户一起等）可以乘坐，并及时要向主管领导申请说明情况，获得批准。

三、招待费用

拜访客户，和已经签定合同后的客户，或者即将合作的客户，如果有招待情况发生并且必要，销售经理权利在200元范围内。销售总监权利在300元范围内。并且在报销时写明情况，超出范围时候要及时写说明报告，并向上级主管汇报批复。

四、关于本地区交通费用

销售人员补助公交费用100元/月，销售经理补助油费300元/月，销售总监补助油费600元/月。

五、关于市场部的一些费用

由于销售人员经常和客户有业务活动的接触，会赠送些小礼品给客户，日常商务的费用，举行小型销售活动，市场部必要的费用，活动费用从总业务销售业绩中提0.03点所得。

苗永辉

2016-11-7