第一篇：常用公文与事务文书写作
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专题讲座
第四讲
常用公文与事务文书写作
第一节
公文基础知识..........................................................................................................1
一、公文概述..................................................................................................................1
（一）公文的概念和特点......................................................................................1
（二）公文的作用..................................................................................................3
（三）公文的种类..................................................................................................3
二、公文的格式..............................................................................................................6
（一）秘密等级和保密期限..................................................................................6
（二）紧急程度......................................................................................................6
（三）发文机关标识..............................................................................................7
（四）发文字号......................................................................................................7
（五）签发人、会签人..........................................................................................7
（六）标题..............................................................................................................7
（七）主送机关......................................................................................................8
（八）正文..............................................................................................................8
（九）附件说明......................................................................................................9
（十）印章............................................................................................................10
（十一）成文时间................................................................................................10
（十二）附注........................................................................................................10
（十三）主题词....................................................................................................10
（十四）抄送机关................................................................................................10
（十五）印发机关................................................................................................11（十六）印发时间................................................................................................11 1
三、公文的行文规则....................................................................................................11
（一）确有必要原则............................................................................................11
（二）不得越级原则............................................................................................12
（三）部门不得向下一级政府和部门内设机构不得对外正式行文原则........12
（四）联合行文的原则........................................................................................13
（五）发文不升级原则........................................................................................13
（六）主送机关不升级的原则............................................................................14
（七）发文协商一致原则....................................................................................14
（八）重要下行文抄送直接上级机关的原则....................................................14
（九）请示一文一事原则和报告与请示分开原则............................................15
（十）不直送的原则............................................................................................15
（十一）双重抄送原则........................................................................................16
四、公文的写作要求....................................................................................................16
（一）依法拟文....................................................................................................16
（二）遵命写作....................................................................................................16
（三）材料真实....................................................................................................17
（四）主旨明确....................................................................................................17
（五）内容单一....................................................................................................17
（六）数词的使用................................................................................................18
（七）引文的处理................................................................................................18
（八）简称的使用................................................................................................18 第二节
常用公文的写作....................................................................................................19
一、通知........................................................................................................................19
（一）通知的适用范围和特点............................................................................19
（二）通知的分类及其写法................................................................................20
（三）通知与相近文种的区别............................................................................25
二、报告........................................................................................................................27
（一）报告的适用范围和特点............................................................................27
（二）报告的写法................................................................................................28
（三）报告行文应该注意的事项........................................................................32
三、请示......................................................................................................................34
（一）请示的适用范围........................................................................................34
（二）请示的特点................................................................................................34
（三）请示的写法................................................................................................35
（四）请示与报告的区别....................................................................................36
四、批复........................................................................................................................38
（一）批复的适用范围........................................................................................38
（二）批复的特点................................................................................................38
（三）批复的结构和写法....................................................................................39
（四）批复写作注意事项....................................................................................40
五、函............................................................................................................................41
（一）函的适用范围............................................................................................41
（二）函的特点....................................................................................................42
（三）函的种类和写法........................................................................................42 第三节
银行常用事务文书................................................................................................45
一、计划........................................................................................................................45
（一）计划的概述................................................................................................45
（二）计划的结构与写法....................................................................................47
（三）制定计划的注意事项................................................................................48
二、总结........................................................................................................................51
（一）总结的概述................................................................................................51
（二）总结的结构和写法....................................................................................53
（三）总结的写作要求........................................................................................56
三、调查报告................................................................................................................59
（一）调查报告的概述........................................................................................59
（二）调查报告的写作........................................................................................62
（三）总结写作的注意事项................................................................................65
四、会议记录................................................................................................................67
（一）会议记录概述............................................................................................67
（二）会议记录的写法........................................................................................68
（三）记录的方法................................................................................................69
（四）注意事项....................................................................................................70
第四讲
常用公文与事务文书写作
教学目的：了解公文的种类和基本特点，掌握银行常用事务文书的写作方法。
第一节
公文基础知识
一、公文概述
（一）公文的概念和特点 1．公文的概念
公文是公务文书的统称，它是党政机关、司法机关和企事业单位、群团组织写作和使用的处理公务的文书，也叫文件。
国务院在《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布，以下简称《办法》）中对公文的定义为“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书”。
这个定义专指行政机关的公文。但是，因为司法机关，企事业单位和群团组织也要按照《办法》中的规定来办理，所以，我们将公文的定义确定为以上的表述。
我们这里所讲的公文是指法定的公文。法定的公文有党务公文和行政公文的区别。我们学习的主要内容是国务院《办法》）中规定的公文，即行政机关使用的公文。党务性公文中共中央办公厅另有规定。党务性公文因为我们使用频率不高和与行政机关公文有许多共同之处，所以不作专门介绍。
2．公文的特点
公文是应用文的一个重要组成部分，它除了具备应用文的一般特点外，还具有自己独自的特点。
（1）政策性
公文的政策性是由其反映的内容决定的。党和国家制定的路线、方针、政策都是以公文的形式直接下达，而国家各级行政机关、团体、企事业单位都负有传达、贯彻、执行的责任。因此，国家各级行政机关、团体、企事业单位制定的公文，必须符合党和国家的方针政策，不能具有随意性。
（2）权威性
公文代表着制发机关的法定权威，它的内容体现了某一国家，或某一机关，或某一单位、团体的意志，在它所辖的范围内，具有法定的权威性和行政约束力。这个特点是其他任何文体的文章都无法比拟的。
公文的权威性还体现在国家从法律上和行政措施上对公文的权威性给予了可靠的保证。《办法》中明确规定：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”公文要求受文者的思想、行为必须接受文件的约束和规范。
（3）特定性
公文的特定性主要是指作者和读者是特定的、法定的。
公文的作者就是发文机关，而不象文学作品那样，作者是个人。行政机关的公文多是以机关的名义发布的，以机关首长或领导人个人名义发布的公文，那也是依据法律规定，以它所在机关法定领导人身份行使职权，并不是以私人身份行事。至于机关内部某一公文的起草者，不能视为公文的法定作者。这一点与在报刊杂志上发表个人署名文章相比较，作者的概念是不同的。
作者的特定性还体现在，甲机关职权范围内的事务，必须由甲机关来行文，其他机关不能越俎代庖。如果和其他机关有关系，可以联合行文。
读者的特定性是指受文者是明确的、专指的。受文者有义务有责任必须认真阅读，不能象对待文学作品和广告一样，想看就看，不看也没人追究。上行文的受文者必须认真阅读文件，或作出决断，或了解下情；下行文的受文者必须认真领会文件精神，认真贯彻落实；平行文的受文者，也必须深入了解文件意图，在工作中积极配合。否则，贻误工作都要相应承担责任，受到追究。
（4）规范性
公文的严格规范性是其他文章，包括其他应用性文章都无法比拟的。公文是否需要行文，以什么名义行文，使用什么公文种类行文，格式如何安排都有明确的要求，任何机关、单位或团体都不能标新立异，自搞一套。随着科技的发展和办公自动化的普及，公文的标准化和公文处理的现代化水平也日益提高。工商银行继出台了《中国工商银行公文处理办法》（工银发[2001]291号，以下简称《工行办法》）后，又出台了《工商银行电子公文处理办法》，还专门对有关人员进行了培训。为了适应电子化的发展和提高工作效率，对公文的规范化要求也会越来越严格。
（二）公文的作用
公文除具有一般应用文的作用外，还具有更加直接的功用。1．领导作用
下行文主要是宣传、贯彻党和国家的路线、方针、政策以及政府制订的法规、条例等，它要求下级机关和人民群众落实和执行。
2．指导作用
各级党政机关下发的文件，有些仅要求下级单位结合本地区、本单位具体情况参照执行。这样的公文具有指导作用。
3．沟通信息作用
上下级之间，通知有关事项，答复询问，呈送请示、报告，平级和不相隶属的机关之间，利用公文相互联系工作，交流信息，沟通情况，商量问题都具有联系的性质。公文如同沟通上下，联系左右的渠道和桥梁。通过这个渠道和桥梁的联系，达到上下一致，左右协调的目的。
4．宣传教育作用
公文通过明确的政治观点和主张，并通过阐述为什么要实行这样的主张，提出这样的观点，来使群众了解方针政策，提高人们的思想认识，调动人民群众的积极性，推动各项工作的向前发展。
5．约束惩戒作用
通报、通告等公文和司法机关的公文以及通过公文转发的章程、条例、规则、办法等，都是法律、法令的具体化，一经发布，在其规定的范围内，人人必须遵守，否则，或受到批评教育，或被绳之以法。
6．凭证及备考作用
公文不仅作为收文机关开展工作的依据，而且也是事后来证实发文机关意图的凭据。另外，任何工作都有连续性，原来的公文可以作为以后党政机关研究历史状况资料和制定新的方针政策的依据。
（三）公文的种类
2002年8月24日，国务院《办法》中规定了13种公文为国家法定公文。分别是： 1．命令（令）
适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
2．决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
3．公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定行动。4．通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5．通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
6．通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7．议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议议案。
8．报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9．请示
适用于向上级机关请求指示、批准。10．批复
适用于答复下级机关的请示事项。11．意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。12．函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13．会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
工商银行总行在《中国工商银行公文处理办法》（以下简称《工行办法》）中将工商银行主要使用的公文文种界定为11种，即排除了命令和议案。
以上13种公文按照不同的标准可以区分为不同的种类。
1．按照行文方向，可以分为：
（1）上行文：指下级机关向上级机关发送的公文。如请示、报告。意见有时也作为上行文使用。
（2）下行文：指上级机关向下级机关发送的公文。如命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要等。意见有时也可以作为下行文使用。
（3）平行文。平行文主要是函和议案。通知和意见在有的时候也可以作为平行文使用。2．按照办理的时限要求，可以分为：（1）特急公文（2）紧急公文（3）常规公文
特急和紧急公文，由发文单位根据事情的紧急程度来合理确定。当急则急，当缓则缓。如果一味地强调紧急，那么受文单位不知所措，就都成为常规文件了。如果确实紧急，应该标明办理完成的时限。受文方的公文处理部门应该跟踪催办。负责办理的部门应该按照规定的时限完成。确实有困难需要延时的，要向上级说明情况，请求批准。
3．按照机密程度，可分为：（1）绝密公文（2）机密公文（3）秘密公文（4）普通公文
为了保守国家机密，发文单位要根据文件的内容合理确定密级。过宽容易泄密，过严不利于办理，影响公文的办理速度和工作效率。
《工行办法》中按照发文机关的标准将公文种类区分为：（1）行发文和行党委发文
总行行发文主要有工银报、工银发、工银任免、工银函、工银复、工银电等公文字号。中共中国工商银行委员会发文的公文字号为工银党。
（2）办公室和党委办公室发文
办公室发文和党委办公室发文是行发文和党委发文的补充形式。总行办公室发文主要有工银办发、工银办函等公文字号。总行党委办公室发文的字号为工银党办。
（3）部门发文
部门发文指内设部门在业务职权范围内行文。它行文原则上只编一种发文代字，并由 5
本级行办公室统一规范。
各一级分行、直属分行及其以下机构的各类公文字号应比照总行相应的公文字号具体确定。公文字号一经确定，不要更换，以保持公文字号的稳定性和连续性。
二、公文的格式
公文共由十六个部分组成。分别是：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。
（一）秘密等级和保密期限
涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。凡未标明或未通知保密期限的，《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》中规定“按照绝密级事项三十年，机密级事项二十年，秘密级事项十年认定”。
《工行办法》根据《办法》，对工商银行公文的秘密等级做了进一步的规定。“涉及国家秘密和工商银行商业秘密的公文，应当根据《中国工商银行秘密事项一览表》、《中国工商银行商业秘密保护办法》的有关规定，分别标明‘绝密’、‘机密’、‘秘密’，或‘商密一级’、‘商密二级’、‘商密三级’及保密期限。其中‘商密一级’公文还应当和‘绝密’、‘机密’公文一样，标明份数序号。”
商密一级、商密二级、商密三级的使用范围是行内发的涉及工商银行商业秘密的文件。标注商密级次的，就不要再标注绝密、机密、秘密的级次。但是对行外发文或党委发文，还是要标注绝密、机密、秘密的级次。
《工行办法》还规定，“公文密级的确定由主办部门提出意见，办公室审核确定。”
（二）紧急程度
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
2000年的《办法》比以前的办法将电报的紧急程度增加了“特提”一级。特提即是“特急提前”的意思。
《总行办法》规定：公文紧急程度的确定由主办部门提出意见（“特提”、“急件”公文，应注明原因），办公室审核确定。
（三）发文机关标识
发文机关标识即发文机关的名称后加“文件”二字。正式发文时套红色印刷。这就是人们通常所说的“红头”。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（四）发文字号
发文字号应当包括机关代字、年份、序号。
机关代字即发文机关的代表文字。机关代字应当准确，尽量减少字数。一旦确定，即约定俗成，不能轻易更换，以免造成混乱。如“国发[2003]3号”。国发，即表示国务院发文，2003是表示哪年发的文，要写全称，“2003”不能写成“03”。年份要用方括号括上，不能用圆括号。序号是发文的流水号，以年为单位编写。序号不编虚位（如“3”不能编为“003”），不加“第”字。
联合行文，只标明主办机关发文字号。联合行文的几个部门，原则上只标明主办部门或排列在前部门的发文字号。也可以协商确定。如办公室和信贷管理部、住房信贷部联合发文，一般只标明办公室的发文字号即可。如果是信贷管理部和住房信贷部、公司业务部联合行文，那么谁是主办部门就标明谁的发文字号。
《工行办法》具体规定：
1．行发文、党委发文、办公室发文、党委办公室发文由办公室统一编号。部门发文由主办部门参照行发文编号方式或经本级行办公室已经规范了的字号自行编号。
2．各级行公文的发文代字应将“工银”排在前，本行简称排在后。如“工银京发”、“工银吉函”等。
（五）签发人、会签人
上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
《办法》中增加了上行文应注明会签人姓名的要求。会签人包括联合上行文的各部门的签发人和会签部门签发公文的负责人。
请示后附的“联系人”，应当是熟悉文稿内容的具体负责人。以总行向国务院报送“请示”为例，联系人应当是总行办公室负责审核的负责人。
（六）标题
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。
发文机关的名称、主要内容、文种，这是公文标题的三要素。下行文的标题，三要素缺一不可。但是，体现在具体的程式化的正规文件上，因为公文的标题和发文机关标识同处一页，所以标题只包括两个内容，即事项（主要内容）和文种即可。
标题回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。以阿拉伯书写的数字、年份不能回行中断。
公文的标题一般不用标点。如果标题中包含法规、条例的名称，则必须用书名号将法规、条例的名称括起来。如：××省人民政府关于提请审议《××省母亲和婴幼儿保健条例（草案）》的议案。
另外，如果标题中有不加标点符号就会造成理解不便或产生歧义时，则要加标点符号。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，其中的“九五”如果不加引号，会引起理解上的不便。
（七）主送机关
主送机关指公文的受理机关，即负责处理或执行公文的机关，应当使用全称或者规范化的简称、统称。
上行文的主送机关只有一个。如果需要其他上级机关知晓，应该用抄送的形式，而不能多头主送。
下行文一般是普发文，因此主送机关一般使用规范的、大家认可的简称。如总行对下行文的主送机关的为：“各一级分行、直属分行、直属学院：”。
（八）正文
正文是公文的主体。
在公文中，正文是公文的核心。其他15个公文的组成部分，一般都是固定的、程式化的。只要掌握了，熟悉了，就能办好。而正文部分则是变化的、动态的，因为每份公文所要反映的事件，所要解决的问题都是不一样的。即使是同一个事件，不同时间行文，因其事件的变化而公文的内容也不会相同。一篇公文的质量高低，效用大小，公文的正文起着决定性的作用。因此，必须高度重视正文的写作。
正文一般分为事由、事项、结尾三个部分。事由和事项又是正文的主体部分。事由也称原由、缘由，指发布文件的起因。事由部分主要解决的是“为什么”的问题。也就是为什么发文或为什么提出公文里所表述的事项。写作“事由”必须有理有据，简明扼要。
事由部分可以写发文的目的，也可以交代事项的背景。
事项指文件要求执行或说明清楚、请求批复的事情。事项部分主要解决“怎么办的”或“要干什么”的问题。所以，“事项”要写得十分明确，要做什么，怎么做，写的清清楚楚。事项部分可用序号标明分项来写，也可以按照事件的内在逻辑关系分部分来写。
在实际写作中，事由和事项不是平分笔墨的。有的公文事由详写而事项简写；有的公文事由简写而事项详写，这要看具体文种或行文的需要来定。以请示和报告为例，一般说来，请示的事由部分需要详写，占的篇幅较大，事项部分则很简练，把请求办理的问题写清楚就可以了。而报告则和请示相反。报告的事由部分一般比较简练，而在事项部分则比较详尽。
正文的结尾要根据不同的文种来确定。结尾的总的要求是完整、明白、简洁。完整是说有了结尾之后，文章就不再残缺任何部件，让受文者感到首尾呼应，结构完美。
明白就是让受文者通过公文的结尾对文章的内容、意图清楚明白，了然于心。简练是指结尾的文字要干净利落，戛然而止，不拖泥带水。结尾一般可分三种类型：
1．在长期的实践中，不同的文种形成了不同的惯用尾语。如请示的结尾“妥否，请批示”之类。
2．提出要求，展望未来性的结尾。
3．很多时候，正文写完即结束，没有一个专门的结尾语或结尾段。随着文风的不断改进，这种情况也越来越多。
是否需要加上一个专门的结尾部分，不能一概而论，要视其行文的具体需要来定。写作正文时，一般还应注意行文语气合乎文种要求。文种不同，行文方式不同，行文语气是有差别的。如上行文多用恳请，尊重的语气；平行文多用协商、谦和的语气；下行文多用严肃、平和的语气。
（九）附件说明
公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。并将附件附于正文的后面。具体位置是位于正文的结尾后，在发文日期前。与结尾文字空一行。
附件是公文的附属材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是实物，如照片、图表等。一般的说，附件是为了避免正文过长和内容的割裂而附的，对正文起说明、补充、证明和参考作用。但是，在有的公文里，附件却是公文的主要内容，正文仅起批准、发布和按语的作用。许多法规性的文件就是如此。
附件不是每份公文都有的。公文如有附件，要写明顺序号（如“附件1”“附件2”等）、名称、件数和页数，这些说明要和文后所附材料一致。不能只是笼统的说一句“附件如文”。
（十）印章
公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。无印章的公文不生效。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖印章。
加盖印章，印章要上不压正文，下沿要骑盖成文时间，不要盖在空白处。
（十一）成文时间
成文时间就是公文的法定生效日期。公文中明确说明生效日期的除外。
成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
成文时间用汉字书写。具体位置是在正文右下方，右空两个字。
（十二）附注
附注就是附带的注释，一般有下列几种情况：一是可在此处注明公文的传达、适用范围，如“此件可公开发布”；二是可在此处注明有关引文的来源和出处；三是对出现在文件中的有关名词、术语进行解释；四是提出要求。如“此件不得翻印”等。另外，联系人的姓名和电话也标于此处。
公文正文中如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号标注。具体位置是成文日期后面下两行，居左空两字。
（十三）主题词
公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求和主题词表标注主题词，下行文按本级机关的主题词表和要求标注主题词
工商银行总行虽然目前没有明确要求公文必须标注主题词，但是将来肯定也要按照国家要求标注，所以，这方面知识还是有必要掌握。
所谓主题词，就是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词组。标注主题词便于公文检索和查询，是公文部门和档案部门相互衔接的一项工作。
（十四）抄送机关
抄送机关指除主送机关外还需要执行或知晓公文的其他机关。应当使用全称或规范化简称、统称。
抄送的受文单位一般不直接负责办理或执行公文的内容。公文需要抄送的条件是协调工作。虽然抄送的受文单位一般不直接负责办理或执行公文内容，但是，因为工作关系，10
它对所抄送的公文的内容应该了解，从而在必要时协调或配合工作。
原公文办法中，在这一项下有“抄报”、“抄送”两个概念。现在“抄报”已经废止，需要时，无论是对上级机关、平级机关还是下级机关，一律用“抄送”。
《工行办法》规定增加了一条“内部发送”。“内部发送”是指将文件发送给本级行需要执行或知晓公文的有关内设部门，一般排列顺序为：办公室、主办部门、会签部门及其他部门。
“抄送机关”标注在主题词下一行，在抄送机关上下各画一条互相平行的横线。“抄送”两个字居左空一个格，“抄送”后标冒号，再排印抄送机关名称；抄送机关名称回行时与上一行抄送机关名称对齐，右侧空一个格；各抄送机关名称之间用逗号或顿号隔开，最后一个抄送机关名称后用句号。
（十五）印发机关
印发机关是指发文机关负责制发公文的部门，即发文机关的办公厅（室）或下设的秘书处（科）。一般写全称。标明印发机关以示对公文的外在质量负责。
（十六）印发时间
印发时间指公文印刷装订完成并发出的时间。
印发机关和印发时间置于抄送机关之下，可在一行中写明，先左空一格写印发机关名称，然后空一格写印发日期。
公文格式中还需说明的是： 1．文字从左至右横写、横排。
2．公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。该标准已由国家质量监督局于1999年12月发布施行。目前尚属推荐国家标准（不是强制国家标准）。所以《办法》规定参照执行。
3．公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
三、公文的行文规则
所谓行文规则，是各行政机关之间行文时所应遵循的原则。公文的行文原则实际上是处理工作和处理上下左右关系的原则，必须掌握。
公文的行文原则有：
（一）确有必要原则
行文应当确有必要，注重实效。这是行文规则的根本规则，是总的原则。公文是依法 11
行政和进行公务活动的工具，有必要的必须发文，以利工作。但是过多过滥，使人应接不暇，反倒贻误工作。所以，可发可不发的公文应当坚决不发。要坚持不懈的反对和克服官僚主义、形式主义和文牍主义。
（二）不得越级原则
行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。
一个机关的行文关系是根据该机关的隶属关系和职权范围确定的。行文关系是各级行政机关相互之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。每个机关各自都有一定的职权范围，各处于一个组织系统之中，从而构成了相互之间的不同的组织关系。例如：领导与被领导的上下级关系；指导与被指导的上下级关系；同级别的平行关系；有业务往来而不相隶属的关系。这种组织关系及各机关的职权范围决定各机关的行文关系。而行文规则是根据行文关系确定的，反转过来又规范着行文关系。
请示和报告只能向有上下级隶属关系的上一级机关行文，不得越过自己的直接上级机关请示和报告工作。这是指“一般”的情况下。遇有紧急重大情况，可以越级报告。《国务院办公厅关于切实加强紧急重大情况报告工作的通知》（国办发[2000]27号）中规定：“特别紧急情况下，地方各级政府、部门和单位的值班人员，可在向本地区、本部门负责同志报告的同时，直接报告国务院”。
特殊情况需要越级请示或报告工作时，要抄送越过的机关。
（三）部门不得向下一级政府和部门内设机构不得对外正式行文原则
政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）以外，不得对外正式行文。
这实际规定了两个行文原则，一是部门一般不得向下一级政府正式行文的原则。如果需要行文，应报经本级政府批转或由本级政府办公厅（室）转发。因特殊情况确需向下一级政府行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。以银行为例，总行的各个部室一般不能向一级分行、直属分行行文，但是，它可以对一级分行、直属分行内设的相关部门行文。二是部门内设机构不得对外正式行文的原则。部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性的文件，不得代替部门审批下达应当有部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。
“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行 12
文应当注意选择使用与行文方向一致的、与公文内容相符的文种。这一规定，有利于提高公文质量和效能，避免公文“打架”，有利于从源头上治理文山，控制发文总量，使精简文件的工作落到实处。
关于这一条，《总行办法》进一步明确为：
1．各级行可在职权范围内向相应的政府部门行文。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，不应向下一级地方政府政府正式行文。
2．各级行的内设部门发文仅限于上下级相关部门和本级行各部门之间，在其职权范围内布置事务性工作、明确本专业一般性的具体操作方法、询问和答复问题及联系其他事项。不得用部门公文印发政策性、规范性文件和审批下达应该由本级行审批下达的事项，对涉及其他部门的有关事项未经协商一致，不得各自向下行文。
3．除办公室以外，各级行内设机构不得以部门名义对外正式行文。与其他单位内设机构进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。
4．各部门发文时应同时抄送本级行办公室。对越权擅自行文的，办公室应责令纠正或撤消发文。
（四）联合行文的原则
同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文。政府与同级党委、军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文的情况是经常发生的，因为在公务活动中，有不少事项必须由两个或更多的单位（部门）协调一致才能解决。这一条原则就说明和规范了联合行文的几种情况：
行政机关与党委机关联合行文，党委机关排列在前；行政机关与军队机关联合行文，行政机关排列在前；行政机关与人民团体或具有行政职能的事业单位联合行文，行政机关排列在前；行政机关内部联合行文，主办单位排列在前。
《工行办法》中明确：各级行可以与同级党政机关、政府部门、社团组织、企事业单位联合行文。
（五）发文不升级原则
属于部门职权范围内的事务应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办单位。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
这条规定一是有利于加强部门的职能作用，二是避免造成办公部门压力过大。在银行实际工作中，为了强调本部门的地位和作用，在发文上也存在着两种倾向，一 13
是不深入基层，不做深入细致的调查研究，靠发文件指导工作，造成文件泛滥；另一种倾向是不靠扎实的工作、正确的决策指导下级工作来树立部门的权威，而是靠以机关名义发布文件来提高自己的影响，有些部门甚至把以机关名义发布了多少本部门的事务的文件当成政绩的大小来炫耀，这种认识是不对的。部门职权范围内的事务，不要升级由机关行文。其实，有些须经机关审批的事项，也可以由部门行文，但须经机关同意，并在文中注明经机关同意。
部门向下一级机关行文，应用“函的形式”。标题可写成“关于××问题的复函”，而不应写成“关于××问题的批复”。部门之间请求批准和答复审批事项，应用“函”，不可用“请示”和“批复”。部门联合行文应当明确主办部门，明确的方法是主办部门排列在前，只编主办部门的发文字号，联合上行文只盖主办部门印章。
（六）主送机关不升级的原则
属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
这条原则也是强调职能部门的作用，要求下级政府和部门不要事无巨细，请求批准的事项都一律报政府，属于部门职权范围的事项，应以函的形式报送主管部门，不必再经政府办公部门转办，造成公文旅行。
目前在实际执行中，有些一级分行没有执行这一条。无论哪个专业的，无论什么事项，都经过办公室主送总行，由总行办公室批转给有关部门。这样，势必给本级办公室和总行办公室造成了办文压力，无谓地增加了两级办公室的办文工作量，更重要的是造成了公文旅行，很容易贻误商机。
（七）发文协商一致原则
部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自对下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。
这一条规定了部门不得超越职权，凡涉及其他部门职权的事项，均要与相关部门会签，未经协商一致，不得擅自行文。
（八）重要下行文抄送直接上级机关的原则
向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。一级分行重要的下行文应当抄送总行，二级行的重要下行文应当抄送一级分行。
这一条也必须加以注意和执行。所谓重要下行文，是指本级机关虽有权处理，但是牵涉到上级的工作联系或法规、政策等性质的问题，需要上级有所了解或把关定向一类的公文。报载湖南省某县政府发文征收事业费用，导致了严重的社会后果而原县长被撤职，就 14
是典型的例子。如果按照这条规定办理，该县政府在实施该文的具体事项前，将文件抄送上级市人民政府，在市政府的把关下，就有可能避免这种重大的差错。
（九）请示一文一事原则和报告与请示分开原则
“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。但不得抄送其下级机关，“报告”不得夹带请示事项。
这条规定实际上规定了两条原则：请示一文一事原则和报告与请示分开原则。请示一文一事原则。就是在一个请示中，只能讲一件事，不能一文数事。在我国的公文史上，历代王朝都提出一文一事制度。其好处是可以使公文内容集中，篇幅简短；便于公文办理，有利于提高工作效率；方便公文立卷归档。
请示只能写一个主送机关，即主管机关，不得多头主送，对协管机关可以抄送，但不可抄送下级机关。（请示的代拟部门不应视为不可抄送的下级机关）
报告与请示分开原则。这是因为报告的职能是汇报工作，反映情况，答复上级询问。2000年这次修改的《办法》将报告可以提出意见和建议的职能也删去了。这种修改的目的就是为了严格限制报告的功能，便于公文的办理，提高工作效率。报告是阅件，不需要上级批复，因此，在报告中夹带请示事项，很容易误事。
在实际工作中，确实存在着报告和请示不分的现象。主要表现在：请示与报告的文种概念不清，相互混淆。我们经常可以看到这样的公文“关于××××的请示报告”。另一种情况是，在遇到既要向上级汇报工作、反映情况，又需要请求上级机关指示或批准的事项时，不能正确的选用文种，该用请示而用报告。例如，地方发生了重大灾情，地方政府既要向上级报告灾情，又要向上级请求解决救灾物资或资金。在这种情况下，应该用请示，而不用报告。如发生严重旱灾需报告灾情和申请救灾资金，上报公文的标题可写成：关于我省遭受严重旱灾急需抗旱资金的请示。
（十）不直送的原则
除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
这条原则要求一是不得将上报公文的主送机关写成上级领导人的姓名或姓名加职务；二是不能越过办公厅（室）将上报上级机关的公文直接送给领导同志个人。
这里顺便还要说明的是，向上级机关报送“请示”、“报告”、“意见”，一般应以机关名义，不要以机关领导人的名义，因为在公文格式中已经规定了上行文应注明签发人。更不要以机关领导人的名义向上级机关领导人个人行文。
（十一）双重抄送原则
受双重领导的机关向上级行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时要抄送另一上级机关。
这一条主要规定受双重领导的机关向上行文和上级机关向受双重领导的机关行文的注意事项。
四、公文的写作要求
（一）依法拟文
公文是依法行政和进行公务活动的重要工具，因此公文的内容必须符合党和国家的法律、政策的要求。《办法》第二十五条规定：“草拟公文应该做到：
（一）符合国家法律、法规及其他有关规定，如果提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。”拟写公文以国家法律、法规和方针政策为依据，实质上是依法行政的的体现。在我国法制日益健全，人民群众法律意识不断加强的今天，尤其要特别注意依法拟文，保证公文内容符合国家法律、法规。任何一份公文中，任何一条事项，都不能和国家的法律、法规相冲突。坚决杜绝以往由于我国法律、法规不健全而存在的机关公文说了算的现象。如果公文存在着与国家法律、法规相冲突的情况，那么在法律、法规修改之前，这样的公文是没有法律效力的。强制执行，必然造成严重的社会后果，给国家带来不应有的损失。
要保证公文符合国家的法律、法规，拟写公文的人员不仅要具备较高的写作能力，还必须具备较高的政策和理论水平，熟悉国家相关的法律、法规和方针、政策。另外，机关领导在签批时要认真审核，严格把关。更重要的是机关领导要成为熟悉国家法律法规的专家和模范遵守、执行国家法律、法规的模范，不能主观臆断，把个人的意愿凌驾于国家的法律、法规之上。
（二）遵命写作
公文内容是领导机关意志的体现，是领导机关处理公务、解决问题的工具，因此必须按照领导机关的意图撰写。不能象其他文体一样可以根据个人意愿随意发挥。另外，在某种意义上讲，领导机关的意图实际上是领导机关负责人依法行政，根据国家法律、法规和方针、政策创造性的处理公务的体现。因此，这条注意事项还要求拟写公文的人员在写作中，必须认真领会领导的意图，把领导交代的各项事项务必写清楚，不要走样。如果觉得领导的意图有不合适之处，也只能是向领导提出建议，供领导参考，而不能直接按照自己的意思拟文。如果建议不被采纳，只要领导的意见不违背国家的法律、法规和方针、政策，就要按领导的意图拟文。
（三）材料真实
这里所讲的材料，是指公文写作中运用的材料，如调查到的事实，引用的数据和上级下发的有关文件等。它包括写到文件里和没有写到文件里的为了写作此文件而收集的全部材料。材料是否真实，直接影响到公文的质量和效力。
真实是一切文章的生命。要想文章真实首先材料要真实。但是文学创作所讲的真实是艺术的真实，是源于生活、而又高于生活的真实。它所表现的生活事实与现象虽然在现实生活中可能存在或应该存在，但不一定真有其人其事。在文学创作中，可以想象和虚构。而实用文体特别是公文的写作则要求绝对的生活真实，来不得半点的想象和虚构，所以公文的材料必须是在现实生活中已经发生的真人真事，在任何情况下都能经得起推敲和验证。否则，即使是细节上的出入，也可能影响公文的正确性。
为了保证材料的真实，要特别注意几点：一是要在收集材料时反复核对，不要道听途说；二是要尽量使用第一手材料，对第二手材料一定要认真核实，确保准确；三是对材料的意义的分析解释上，一定要以科学的态度，实事求是地正确地把握材料的本来意义，不能以偏带全，不能人为拔高。有一些公文，虽然使用的材料是真实的，但是，为了表示材料的典型性，却对材料的意义有意地拔高和夸大，结果适得其反，造成不好的影响。这也是一种不真实。
（四）主旨明确
主旨即主题。公文反映的是领导机关的战略意图，所以一份公文引导什么、赞扬什么、制止什么、批评什么，都要旗帜鲜明地明确表达，不能含糊不清，模棱两可。
做到主旨明确，还要注意用语准确。要一是一，二是二，确凿无疑。公文中在反映情况时严禁使用“大约”、“可能”等词语、在批复中严禁使用“基本同意”、“大致尚可”等词语。否则，会造成理解上的偏差或混乱，给工作带来损失，失去公文应有的作用。
（五）内容单一
内容单一也就是要一文一事，这不仅是请示的基本要求，也是所有公文写作的基本要求。
内容单一的公文，便于阅文者把握公文的主要内容，便于阅文者集中思考文中所提的问题，拿出解决的办法，提高工作效率。如果一篇公文里杂七杂八地罗列了很多事情，就很可能给阅文者造成麻烦，分散阅文者的注意力，使其难以清楚地把握公文的主要内容，影响公文的效果。
另外，公文一文一事，内容单一，也有利于公文的分类和归档。
（六）数词的使用 1．结构层次的序数
第一层为“
一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。2．其他类别数字的使用
公文中的数字，除成文时间、部分结构层次的序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（七）引文的处理
引用公文应当先引标题，后引发文字号。如“《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）”
引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（八）简称的使用
文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。如“国务院于2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》。）”
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
第二节
常用公文的写作
一、通知
（一）通知的适用范围和特点
按照《办法》，通知的定义为：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。
这个定义实际是功能说明性定义。它向我们交代了公文的适用范围，也就是通知的用途。
通知是使用频率最高的公文。根据某省政府办公厅统计，在行政机关所收发的公文中，通知占下行文的80％，占行政机关全部发文的45％。分析清楚它的特点，对于我们正确地运用通知开展公务活动，把握它的写作方法很有帮助。
通知的主要特点有： 1．功能的多样性
在公文中，通知的功能是最为丰富的。特别是用做下行文的时候（通知也可以作为平行文，向对方晓谕事项），它几乎具备了各种公文的功能。它既可以用来布置工作，又可以发布指示；既可以晓谕事项，又可以公布任免；既可以批转下级公文，又可以转发上级和不相隶属机关的公文。
通知作为下行文，正是因为其功能多样，行文方便，所以比起命令、决定、决议等公文来，其规格和郑重程度以及保密性都显得低一些。
2．运用的普遍性
从发文的角度看，不受机关级别的限制，大到国家党政机关，小至基层企事业单位，任何有发文职能的机关、部门，都可以发布通知。
从受文者的角度看，通知的受文对象最为广泛，特别是周知性通知，它的受文对象几乎是发文机关辖区的所有人员。
3．一定的强制性
通知主要用于下行文。下行文一般都是上级机关对下级机关或民众布置工作，提出要求，规范事项，阐明原则，因此具有指导性和强制性。通知作为下行文也同样具有这一特点。但是，它比起其他文种，如命令、决定、意见等，指导性和强制性就要弱一些。特别是周知性的和作为平行文发布的通知更是如此。
（二）通知的分类及其写法
根据通知的适用范围，可以将通知区分为批转与转发性通知、传达性通知、任免通知等。
值得注意的是，2000年8月24日，国务院发布的《办法》中，已经将原办法中通知“发布规章”的功能删去，但是现在有的教科书仍然在讲它的发布规章的功能。这与现《办法》的精神是相违背的。我们必须注意。
在分别介绍它们的写法之前，先介绍一下通知的一般结构。
通知的结构分标题、主送机关和正文三个部分。一般通知的标题也采用公文标题的一般写法，即由发文机关名称、事由和文种组成。事由概括要简明、准确，让人一看就知道通知的事项。在结构上，通知标题一般是将“关于”加在事由之前，和事由组成一个介词结构。使事由更加明确和突出。如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国（境）旅游的通知》。还要说明的是，有的通知还要根据具体情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。标题下第一行顶格写被通知的单位，即受文单位。受文单位要写全称或规范化简称。正文的第一部分写发该通知的原因、根据和目的；第二部分写通知的具体事项；第三部分是结尾，对全文加以总结、提出号召、希望、要求等。也可以只有第一、第二部分，事项写清楚、完整就结束。
下面我们依次介绍几种通知的写法。1．批转及转发性通知的写法
这类通知的写法首先要搞清“批转”和“转发”这两个公文术语。批转指的是“批转下级公文”，是上级机关对下级机关的公文加上批示性意见转发下去。而对上级的公文也可以转发，但是不能加上批示性的意见。这样看来，“批转”只适用于下级公文，而不能对上级机关的公文使用。“转发”指“转发上级机关和不相隶属机关的公文”。一个“发”字，体现了尊重上级机关和不相隶属机关的意思。这两个术语虽然表示的行为是一样的（都是在“转发”另外的文件），但是因为有性质上的区别，所以，在公文中一定要区别对待。“批转”在任何时候都只能是上级对下级公文适用，而“转发”是对上级和不相隶属机关的公文适用。
“批转”和“转发”两个术语，在实际的公文写作中，经常出现错误，造成公文的不规范。如：《××局党委转发局直属团委关于开展志愿者活动安排的通知》。
这个标题中的“转发”一词显然用错，应该用“批转”，而不是“转发”，因为局直属团委是局党委的下级部门，对于下级的公文应该“批转”，而不是“转发”。但是，如果用 20
于转发不相隶属机关的公文，则可不必考虑行政级别的关系。如：《国务院办公厅转发信息产业部关于解决计算机2000年问题工作进展情况及意见的报告的通知》。
另外，除了标题，在正文中可以不考虑“批转”和“转发”的区别。如《国务院批转中国人民保险公司关于加快我国保险事业发展的报告的通知》的正文里，有这样的表述：“国务院同意中国人民保险公司《关于加快我国保险事业发展的报告》，现转发给你们，请遵照执行。”在这里用的是转发。这里的“转发”，主要的意思是“发送”的意思，其尊重的意义比较淡薄。
值得说明的是，在批转和转发的通知中，如果转发的是上级机关的文件自不必说，即使转发的是不相隶属机关的文件或批转的下级机关的文件，只要一经转发或批转，那也代表着上级机关的意愿，有着与上级机关文件的同等效力。是“参照执行”还是“遵照执行”，要以上级机关的批转或转发意见来确定。
下面介绍批转性和转发性通知的基本写法。（1）标题
批转、转发的通知，因其比一般的通知多了“批转”或者“转发”的一层意思，所以，它的标题就多了一个部分，即发文机关＋批转（或转发）＋事由（被转发的文件名）＋文种。如《国务院批转水利部关于加强长江近期防洪建设若干意见的通知》、《国务院办公厅转发国家税务总局深化税收征管改革方案的通知》。
有时为了使标题更加简洁、突出重点，在这类通知的标题中可以省略被批转或转发公文的制发机关的名称。如《国务院批转<编辑干部业务职称暂行规定>的通知》。这个暂行规定的制发机关是国家新闻出版署、国家人事部，如果在标题中将这两个机关的名称加上：《国务院批转<国家新闻出版署、人事部关于编辑干部业务职称暂行规定>的通知》，标题就显得过于臃肿，不够简明。其实，无论标题中加不加上被批转或转发公文的制发机关，通知的正文中都会说明，所以，在标题中完全可以省略。
如果转发的是几个机关的联合通知，为使标题简明，可将原文中几个机关的名称概括的写出，即在联合发文的几个机关中，选择一个主要的机关（一般是排在第一位的）其他的用“等部门”表示即可。如国家教委、建设部、国家计委、财政部、国家土地局及全国教育工会联合行文的《关于加快解决教职工住房问题的意见》，国务院办公厅在转发时，其标题为《国务院办公厅转发国家教委等部门关于加快解决教职工住房意见的通知》。
转发过一次以上的通知，如果机械地按照标准的标题三要素的写法，其标题就会出现“通知的通知的通知”这样叠床架屋的情况，造成标题过长，层次过多，烦琐累赘，语意 21
不清。如《关于转发市经委关于转发省经委关于转发国家经委办公厅关于批转<经济日报>发行工作座谈会纪要的通知的通知的通知》就是如此。解决的办法就是弄清楚什么才是转发的原件，将其保留，中间的转发层次可以略去。即原件标题里有几个“的通知”字样，你在拟文时，注意区分清楚，只保留原件的“的通知”，然后再加上文种“的通知”，形成“关于转发××××××的通知的通知”。就是说在一个批转或转发的通知的标题里，“的通知”最多只能保留两个。这样，既符合行文规则，又使标题减少层次，表意清楚。然后在正文中对各级转发的情况作简要的说明就可以了。现在有一种做法，就是干脆在转发的通知的标题里，不加文种，形成“转发‘×××××的通知’”这样表面上看，标题简明了，实际上这种标题的结构是不完整的，造成了新的语意不明。
（2）主送机关
通知主要用于下行文，所以它的主送机关一般比较多。如果通知发给几个不同的机关，那要写清楚受文单位，可以写全称，也可以写规范化简称；如果通知发给所有的下级机关，则可以使用同类机关的统称，如国务院发出的通知：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”；如果是广泛告知性的通知，有时没有特定的具体收文对象，这时就不用写主送机关了。
无论是逐一列出受文单位还是使用规范化统称，都要注意主送机关排列的规范性。要按约定俗成的惯例来排列，不能此文把一个单位名称排在前面，彼文又把另一单位名称排在前面。
（3）正文
批转和转发性通知的正文一般比较简单，内容包括两个方面，一是首先写明批转或转发对象，要写清楚原发文件的发文机关、标题及发文字号；二是批示性意见或转发意见。批示性意见只能用于批转性通知，写清楚为什么要批转这个文件，原件的内容对本系统的工作有何指导或借鉴意义，对原件中的措施、办法持何种态度（是参照执行还是遵照执行等）。转发性的通知因为转发的是上级机关的文件或不相隶属机关的文件，所以，在转发时，为了使下级机关了解、掌握发文的意图，一般要阐释清楚上级和不相隶属机关文件的对工作的指导意义，然后写明贯彻的具体要求。总之，批转或转发性的通知正文一般都比较简明。如总行纪委《转发中共中央纪委办公厅<关于纪检监察机关及其工作人员要提高警惕严防诈骗行为的通知>的通知》的正文：
现将中共中央纪委《关于纪检监察机关及其工作人员要提高警惕严防诈骗行为的通知》（中纪办[2003]62号）转发给你们，并提出如下要求，请一并贯彻执行。
一、去年以来，在广东、陕西等地曾发现有人冒充总行纪委、监察室有关领导向工商银行一些单位推销各类商品，向个人索要钱物的现象，影响极坏，严重损害了纪检监察机关的形象。为此，总行纪委也曾在网上下发通知要求各级行纪检监察部门严密防范此类诈骗行为。总行纪委再次重申：各级行纪检监察部门和广大纪检监察干部要高度警惕，坚决拒绝以各种名义冒充上级纪检监察机关或其他部门领导的推销和索要钱物的行为。
二、凡无中央纪委监察部办公厅、宣教室、培训中心以及本行上一级纪委监察室等部门正式通知，而假借各种名义举办的各类培训班、学习班、学习研讨班或会议，各级纪检监察部门均不得派人参加。
三、各级行如发现有以中纪委领导同志、工作人员或总行纪委监察室领导同志及工作人员名义进行诈骗活动的，要及时向总行监察室报告，并与当地公安机关联系，及时制止犯罪行为，抓捕罪犯。
批转或转发性通知一般没有一个特定的结尾，正文写完就结束。被批转或转发的文件作为附件列于正文后面。
2．传达性通知
传达性通知的功能是“传达要求下级机关办理和有关单位需要执行或周知的事项”。按照这个含义，传达性通知还可以区分为两种：一种是传达要求下级机关办理或执行事项的通知；一种是传达需要下级机关或有关单位周知事项的通知。
要求下级机关办理或执行的通知，有很强的规范性和约束力，下级机关必须认真办理或贯彻执行。如《国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理的通知》，在这篇通知里，它所规范和要求的事项，下级机关和有关单位是必须严格遵照执行的，如有差错，是要追求有关单位和有关人员责任的。因此，这类通知也可以称作指令性通知。
要求下级机关和有关单位周知的通知，其使用范围是很广泛的，如布置例行工作，召开会议、节假日放假、设立或撤消机构等。这类通知比起前一种来说，约束力较弱，很大程度上是大家知道了，按照常规和要求办理就可以了。这类通知又称作周知性的通知。
下面介绍这类通知的写法：（1）标题
这类通知的标题按照公文标题的一般写法就可以了，即发文机关名称＋事由＋文种的形式。如《××省人民政府关于加强水污染防范工作的通知》，“××省人民政府”为发文机关名称，“加强水污染防范工作”是事由，“通知”是文种。
（2）主送机关
指令性通知一般有明确具体的发文对象，应该按照规范性的要求逐一写出。周知性的通知，有时不必写出具体的受文单位。
（3）正文
这类通知里指令性通知的写法比较复杂，所以，这里主要介绍它的写法。这种通知的正文一般包括缘由、通知事项、执行要求三个部分。
缘由也叫根据，是指发出通知的起因，在正文开头写出，相当于新闻的“导语”。在这一段里，要根据实际需要，或者说明发文的原因、依据，或者写明通知事项的背景、形势，或者交代通知事项的目的、意义。这段文字要简明扼要，一般以一个自然段完成。然后，一般以“现将有关事项通知如下”、“特作如下通知”等承上启下的过渡语句来引起事项。如：
为加强对单位及个人外币通知存款的管理，根据总行《中国工商银行外币通知存款业务管理办法》，省行制定了《中国工商银行××分行外币通知存款业务管理办法实施细则》（以下简称《实施细则》），现印发给你们，望遵照执行。
这个通知在缘由中交代的就是发文的目的和根据。而“现印发给你们，望遵照执行”则具体体现了此通知的指令性。
通知的事项部分是通知的主体部分。在这部分里要详细、具体地布置工作、说明任务、交代措施、明确质量标准和要注意的问题，以及完成的时间和检查考核的方法等。只有这样，才能方便下级机关和有关单位贯彻落实。这部分内容在结构上通常采用以序数分段的方法来表现，这样可以使通知的事项清楚地表述。如果通知事项的内容不是很多，也可以采取通过段落来区分内容层次的写法。
执行要求是指在布置任务之后，提出有关完成任务的具体要求。但是，在很多时候，边写事项边写了要求。这样，就不必在结尾专门写什么执行要求了。如果在有的通知里需要在文尾集中写要求，那就要根据具体情况，简要、明确地提出，意尽言止，不要拖泥带水。
周知性的通知写法比较简单，只要把需要大家知道的或需要遵照执行的事项写清楚就可以了。在这样的通知里，以会议通知最为典型。如例文《中国工商银行关于召开分行行长会议的通知》。会议通知通常包括几个要素：会议名称（内容）、会议目的、会议时间、会议地点、参会人员、准备材料、会议费用、报到时间，会议要求（如报名时间、告知航班、车次等）等。如果举办正规的大型的跨地区的会议，尤其要写清楚这几方面的内容，24
否则，会给下级机关带来麻烦，接到通知后，还要通过电话来询问有关事项。这几方面的事项，也可以整合为几个小标题来表述。
如果是重要的高规格的会议，在会议之前一般要发两个通知。第一个通知（也叫预备通知）是告知受文单位将于什么时间（写明月份）召开什么会议，什么人员参加，并提出下级机关应该作什么准备的具体要求，如进行什么调查，统计什么数据，书面材料什么时间上报给什么部门等。第二个通知是在会议召开前发出的，具体说明会议的时间、地点、参加人员等。
3．任免性通知
任免通知的目的是将本机关或本单位的任免人员的消息发布出去，通报给本级机关，以便交接、衔接工作；让下级机关知晓，便于下级机关和上级机关联系工作。有的部门的领导变动，其任免通知还要抄送有工作联系的外机关，外部门，以方便部门、单位间协调工作。这类通知内容单一，写法简单，只要写明什么会议决定、什么人担任什么职务，免去什么人担任的什么职务就可以了。
任免通知的注意事项一是遵循先任后免的原则，二是职务由高到低排列。
（三）通知与相近文种的区别
在公文中，通知与公告、通报都具有发布性、告知性的特点。但是，它们在使用时又具有严格的界定。
1．通知与公告的区别
（1）通知的周知性比公告弱。通知常以文件的形式发送，只有个别的广而告知的通知在报纸上公布，而多数公告要通过报纸、电视、电台等公共新闻媒体发布。
（2）通知受文单位的指向性比公告具体，发布的范围比公告小。通知一般都有受文单位，即使是普发性的通知，也只是限于国内；而公告在一般情况下，多是用来向国内外发布重大的例行事件的周知性文件。
（3）通知在使用上限制性较小，而利用公告发布事项则有明确的限定。任何机关和部门、企事业单位，都可以利用通知发布事项，布置、联系工作；而公告对发文机关的要求很严格，只有中共中央、全国人大常委会、国务院等党政机关以及所属部委和其他获得授权的机构才有权发布公告。
（4）通知发布的事项没有公告重大。通知发布的事项多是具体的工作，篇幅一般较长，内容比较具体；而公告发布的多是需要国内外周知的重大事项，一般都比较简明，篇幅较短。
2．通知与通告的区别
通告也是告知性的公文，但是，它和通知在使用上也有着不同的分工。
（1）从用途上看，按《办法》的规定，通知是用来“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员”的，而通告是用来“公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项”的。
（2）从受文对象上看，通知的对象一般是机关或单位，通告的对象一般是社会公众。（3）从行文要求上看，通知的事项一般是要求办理或贯彻执行的，而通告的事项一般只需要周知或遵守就可以了。【例文】
中国工商银行办公室
关于召开分行行长工作会议的通知
各一级分行、直属分行，直属学院：
总行定于4月16日下午召开分行行长工作会议，现将有关事项通知如下：
一、会议时间
会议采用电视会议形式召开，4月16日（星期三）下午2：30开始，时间约需2个半小时。
二、会议内容
总结一季度经营情况，分析当前经营形势，布臵二季度重点工作。
三、参加会议人员
各一级（直属）分行，三峡、苏州分行行级领导干部和部门主要负责人；各直属学院、广东分行营业部领导班子成员；软件开发中心、数据中心（上海）领导班子成员及部门主要负责人，数据中心（北京）、票据营业部领导班子成员；各稽核专员办公室专员；总行各部室总经理。
四、会议地点
（一）在总行办公楼10层第五会议室设主会场，总行和北京分行、数据中心（北京）与会人员在主会场参加会议。
（二）在各一级（直属）分行、三峡和苏州分行、总行软件开发中心及数据中心（上海）设分会场，以上各单位与会人员在分会场参加会议。直属学院、票据营业部、稽核专员办公室、广东分行营业部与会人员到当地分会场参加会议。
五、其他要求
（一）所有与会人员请提前15分钟进入会场，会议期间请将手机、呼机臵于静音状态。
（二）各单位要安排专人做好会议准备和会务工作，信息科技部门要认真全面地检测电视会议系统，确保会议顺利进行。有关电视会议系统检测和运行方面的问题，请及时与总行信息科技部联系。
联系人：（略）联系电话：（略）
二○○三年四月十四日
二、报告
（一）报告的适用范围和特点 1．报告的适用范围
《办法》将报告的适用范围定义为“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级询问”的公文。2000年这个新的《办法》将原《办法》中的“提出意见和建议”的功能删去了，这是值得大家注意的。从这个定义中可以看出，报告的作用很单一，那就是向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问。
根据这个定义，可以将报告分为三类：
（1）工作报告，是向上级机关汇报工作的报告。
（2）情况报告，是向上级机关反映重大情况、重大事故或具有倾向性的问题的报告。（3）答复报告，是答复上级机关询问的报告
另外，还有一种报告，虽然《办法》中没有列出，但是，在实际工作中经常用到。这种报告是向上级机关报送材料、物品的报告，行政工作中，有些材料或物件按规定要向是向上级机关报送。那么，就需要用报告行文，向上级机关报送，而所报送的材料或物品则作为附件附于文后。
作为行政机关使用的公文的报告，与一些专业部门从事业务工作时所使用的标题中也带有“报告”二字的文书，如“稽核报告”、“调查报告”、“评估报告”等，不是同一个概念。这些文书性的报告，不属于公文的范畴。
2．报告的特点
（1）单向性。报告是下级机关向上级机关报告工作，反映情况，答复上级机关询问的上行文，在报告中只要将工作或事件的汇报清楚即可。它的作用是仅供上级了解情况，即使在报告中对工作提出了什么意见和建议，那也只是作为工作体会来反映的，而不需要上 27
级机关就此报告作答复或批示。至于上级机关通过报告发现什么带有倾向性的问题，从而对下级机关作出什么指示，那是另外的事情。从报告的法定功能上看，报告不要求受文机关作出答复或批示。所以，有些报告中的结尾习惯上用“以上报告妥否，请批示”，这是不对的。
（2）陈述性。因为报告是专门用来汇报工作、反映情况、答复询问的，因此，在报告中一般都是直述其事。按照上级什么指示，做了什么工作，取得了什么成绩，有哪些经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算；反映情况，要把时间、地点、人物、事件、原因、结果写清楚；答复询问，更要问什么答什么，把上级机关询问的事项回答明白即可，所以行文语言基本上都是叙述性的。
（3）事后性
无论是汇报工作，反映情况，还是答复询问，都是对已经发生了的事情进行反映，因此，报告具有事后性。这是报告的一个突出特点。特别是新《办法》中将报告的“提出意见和建议”的功能删去了，使报告的事后性更加明显。即使是汇报正在进行中的工作，那也只是对已经做过的那段工作情况的报告。
（二）报告的写法
根据《办法》对报告的定义，上面将报告区分为四种类型。这几种类型的报告，在结构上都分别包括标题、主送机关，正文等几个部分。在写法上，无论哪种报告，其标题和主送机关的写法、要求都是基本一致的。
1．报告的标题
报告的标题原则上不能简单地仅以文种为题。因为作为公文的报告，是要以“红头”文件的形式向上级报送的，所以，报告的标题可以省略发文机关的名称，如工作报告的标题“关于进一步加强我市公共场所防火工作的报告”、情况报告的标题“关于完成全面勘界工作任务情况的报告”、“关于工商银行工会干部待遇的报告”、“关于报送××××年工作计划的报告”。这几种报告，除了报送材料的报告外，从标题上很难看出区别，要在具体写作中，根据报告内容恰当地拟订标题。
2．主送机关
报告是上行文，是专门为特定的上级写作和报送的，因此，它不能普发性地上送，也要按照上行公文的要求，只能有一个主送机关，如果还需要让其他相关的上级机关知晓，要用抄送的形式。
3．正文
报告的正文因种类的不同，在写法上有些差异，下面分别介绍。（1）工作报告
工作报告是向上级报告工作的，根据报告的内容又可以区分为综合工作报告和专题工作报告。
首先谈综合报告的写法。
综合工作报告是对某一阶段全面工作的各种主要情况的综合性报告。
综合工作报告的开头要概括地说明全文的主旨，即把一定时期内总的工作情况作以梗概的介绍，如主要工作内容、对整个工作的估价等。然后用“现将××情况报告如下”之类的过渡语句引起下文。
主体，既全文的核心部分。这部分要就各方面工作的主要情况即工作完成情况、主要做法、取得的成果、存在的问题、今后努力的方向等进行表述。因为全面工作是由各方面工作组成的，那就要对各个方面的工作进行总结回顾。因此，这部分的结构形式通常是按照工作的方面来划分层次，并利用序号来标明。书写的顺序一般按照各方面工作对整个工作的重要程度来安排，先写对全局工作影响最大的，然后依次进行。
也有的综合报告在对全部工作进行综合后，按照工作情况概述、取得成绩、存在的问题或困难、今后工作的意见等几大部分来写。这种结构方式需要较强的综合能力，否则会造成空洞抽象的后果。
综合报告的难度在“综合”上。它需要全面了解工作的各方面情况，占有大量的资料，把握工作的全貌，并且要对资料进行深入细致的由此及彼、由表及里的分析、归纳和总结，理清工作脉络，从中概括出工作的本质性的东西，选好写作的切入点。
在综合报告的写作中，最容易出现的问题是平铺直叙，泛泛道来。虽然综合报告是全面的总结，但是在写作上也不能平均用力，要把整个工作中的那些影响全局的工作当作重点来写，把那些对本地区、本部门带有普遍意义的做法、经验、教训当作重点来写。在突出重点的前提下，以点带面，使文章具有应有的广度和深度。
报告的结尾也不是一成不变的，要按文章的整体需要来确定。如果需要，或者归纳重点，照应全文，或者重申意义，展望未来。也可以采用程式化的报告结尾：“特此报告”，“以上报告，请审阅”等。
其次谈专项工作报告的写法。
专项工作报告，是就某一专项工作向上级机关作的报告。它一般是针对重大工作或上级交办的某一项任务的完成情况而写作的。如银行在开展某项上级布置的工作任务完成后，29
应该向上级报告任务完成情况。再如企业建设一个大型项目，在进行到某一阶段，都要及时向上级报告进展情况，以利于上级了解工程情况，作出下一阶段的工作部署。在实际工作中，专项报告的写作是经常的、大量的，掌握它的写法对实际工作会有很大帮助。
专项工作报告的标题和综合工作报告的标题，在形式上是一样的。如《国家民族事务委员会关于进一步做好少数民族语言文字工作的报告》，它是由发文机关名称、工作内容（也可以称作事由）和文种组成。
专项工作报告的开头方式较多，下面介绍几种类型供学习参考： 背景式开头。在开头交代报告产生的现实背景，例如：
一九七八年以来，我们对少数民族语言文字问题进行了广泛深入的调查研究，听取了中央、地方有关部门以及民族语文工作者和有关专家的意见。最近，根据党中央、国务院关于民族工作的指示精神，对今后我国民族语文工作的指导方针、主要任务和措施又作了进一步研究。现报告如下。
根据式开头。就是交代报告产生的根据，例如：
根据省委、省政府领导同志的指示，我厅于去年冬派人到××市和×县，与市、县的同志一道，对城镇贫困户的情况作了调查。××市委、市政府和×县县委、县政府对此十分重视，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将两地城镇贫困户的情况及采取的措施报告如下：
目的式开头。就是将发文的目的明确地阐述出来作为开头。例如：
为认真贯彻落实《国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作的通知》（国发[19××]42号）精神，切实做好我市防火工作，保护和发展森林资源，更好的为改革开放和经济建设服务，结合我市的实际情况，就进一步加强森林防火工作制订了具体措施。现将措施报告如下。
结果式开头。就是将工作的结果概括地写在第一段，正文再详写具体过程。例如： 我县外经委等10个部门共40多人参加了省山区利用外资洽谈会，带去项目36个，要求投资总额7000万美元，8000万人民币。洽谈结果，实现14个项目，投资总额为4000万美元，1500万人民币。现将洽谈过程中我们认为值得注意的问题报告如下：
直接导入式开头。就是用过渡句直接导入主体。例如： 现将我省完成全面勘界工作任务情况报告如下： 专项报告开头的方式还有一些，这里就不一一列举了。
专项工作报告的主体部分写法通常是采用三段式的结构，即工作情况、经验和不足、今后的打算三个部分。
工作情况，包括某一方面或某一项工作的依据、工作的大体进展情况，取得的成效等。这一部分内容要尽可能地把工作情况反映清楚全面。可以按照工作的进程顺序写，这样写以其内在的逻辑关系来划分层次就可以了。也可以按照工作的不同方面来写，这样写，可以用序数词来显示，层次能够比较清楚。
经验和教训是一个问题的两个方面，可以分别分条表述。经验包括工作中的所采取的做法或取得的经验，教训包括工作中的失误和工作中存在的问题。写经验体会，应基于对某方面工作的全面、深刻的分析，把其中带有规律性的指导性的东西加以归纳、提炼，使之上升到理论的高度。但是，总结经验一定要从实际出发，不能人为地拔高。另外，有几条写几条，不能为了凑数勉强硬写。写存在的问题和工作中的教训，应该实事求是，如实反映，不能文过饰非，遮遮掩掩，要力求具体、深刻。
今后的打算，是针对存在的问题来写的，重点要写出如何发扬成绩，汲取教训，克服存在的问题，把工作做得更好。这部分内容要具体，措施要得当，方法要可行、有效。
专项工作报告的结尾一般用程式化的结尾用语，如前所述的“特此报告”、“以上报告，请审阅”等来结束。
（2）情况报告
情况报告主要用于向上级机关反映重要情况、重大事故或具有重大倾向性问题的报告。重要情况是指在工作中出现了意想不到的、对工作造成了影响的问题，例如在金融体制改革建立现代商业银行运行机制过程中遇到的问题和阻力等，就应该适时地向上级机关如实报告。重大事故是指出现了突发事件、案件等，例如银行发生了重大的火灾、失窃、诈骗、抢劫等事故，就要迅速地向上级报告，有时还可以根据上级指示，越级报告。重大倾向性的问题是指已经发现苗头，还没有形成气候，但是很可能对今后的工作造成影响的问题。例如在银行减员增效政策出台后，银行员工的思想动态和社会各阶层的反映等，作为基层行有责任向上级及时报告。
情况报告的作用是让上级机关及时了解情况，一是供领导机关决策参考；二是让上级 31
机关了解重大情况解决的是否妥善；三是让上级机关在必要时作出指示，给予指导。
情况报告的开头要视报告的内容来定。反映重要情况的报告，开头一般要写明因为什么原因，出现了什么情况，然后用“现将出现的情况报告如下”这样的过渡句来引入主体部分的叙述。反映重大事故报告的开头一般先写在什么时间、什么地点、发生了什么事故，然后也用一句过渡性的语句引起报告的详细内容介绍。反映重大倾向性问题报告的开头，一般要先写明在什么情况下，发现了什么苗头，为什么引起了注意。然后也是用过渡性的语句引起下文。
主体部分。这类报告反映的事项一般比较单一。反映重大情况的报告在写作中把重大情况叙述清楚，然后把情况发生的背景、造成的影响和损失以及采取的措施和处理的结果交代清楚。反映重大事故的报告要写明事故的具体时间、地点、原因、人物、结果、损失程度等。然后说明已经采取的补救办法和善后善后措施。反映重大倾向性的报告要把倾向性的问题说清楚，并分析、预测其发展趋势以及可能带来的后果。
结尾。如果是反映重大情况和反映重大事故的报告，可以用“特此报告”之类的惯用语收束。如果是反映重大倾向性的报告，可以用“特此报告，供参考”之类的结尾用语来收尾。
（3）答复报告
答复报告是为回答上级机关的询问而写作的报告。这种报告的特点一是具有被动性，是在上级询问之后而写作的，二是针对性很强，上级问什么，就答复什么，不能所答非所问，也不能回答没有询问的问题。
值得注意的是，一是对待上级询问的事项，一定要慎重，如果情况不够清楚，一定要深入实际认真调查，掌握真实情况后再作回复；二是如果上级是用函来询问的，本来是可以用函来回答的，但是为了表示对上级机关的尊重，一般还是用报告作答为好；最后就是要及时回复，不得拖延。
（4）报送报告
报送报告，是向上级机关报送材料或物品的报告。它的写法非常简单，一般只需写明“现将××××报上。请审阅（或请查收）”即可。报送的材料、物品的数量要在附件说明里写清楚。
（三）报告行文应该注意的事项
1．确属必要。对常规性的工作，要按照常规要求及时向上级报告工作。对上级没有要求要写的报告，发文机关一定要考虑是否需要行文。如果确系重大情况和问题，要毫不犹 32
豫地迅速行文，而一些无关紧要的事情，则没有必要行文。不能大事小事均向上级报告，分散上级机关的注意力，增加上级的工作量。
2．质量要高。高质量的报告首先要保证情况属实，不能有半点虚假，包括对材料的分析、对情况的看法都要力求准确；其次中心要突出，条理要清晰；最后是报送要及时，否则，事过境迁，报告就没有意义了。
3．报告一般不能越级，不能夹带请示事项。【例文】
关于大连分公司筹备工作进展状况的报告
总公司：
我们分公司筹备小组在总公司领导的指示和安排下．于20×年×月×日到大连开展筹备分公司的工作，现工作已进行了××天。现将筹备工作第一阶段主要进展情况电传总司，向领导汇报如下：
一、在筹备工作中，我们始终坚持总司领导结合市场需要，积极稳妥地落实各项工作的指导精神，在具体项目办理工作中，大搞市场调查研究工作，做到结合实际，以充分的调查数据作决策指导。
二、分公司的营销总部选址选在该市××街××号××大厦，共租××间房，总共×××平方米，租价意向为年××万元。我们是依据办公点是否有利于业务声誉和价钱是否合理的标准选址的，如果这一选址得到总公司的批准，我们将进行下一阶段的装修、购买办公设备及发布招聘公司职员广告的准备工作。
三、分公司接运总公司材料的仓储地及企业部选取在该市××区××镇。选用这一地址的做法标准是节省成本，如在该市市区内选点，经我们匡算，总成本将比现选址高出15％以上。现在我们与该镇人民政府关于该选点的意向已确定。
四、分公司筹备小组在该市开展工作，其困难程度要比原来预想的大得多，目前尚有不少工作比预定程序所确定的日期慢了半拍。其中的主要问题是和当地有关单位协调的问题。我们原匡算的资金投入与现在的市价有一定的差距，这是造成我们在原有意向的基础上谈判期延长的主要原因。为此，请总公司领导对加大投入做出预前考虑。加大部分所需比例约为原计划的3％。
筹组工作虽有种种困难，但我们准备加大工作力度，相信第二阶段的筹组工作能如期完成。
请总公司领导及时将工作指导意见电传给我们。特此报告
×省×公司大连分公司筹备小组
二○××年×月×日
三、请示
（一）请示的适用范围
按照《办法》中的规定，请示是“适用于向上级机关请求指示、批准”的公文。具体说来，请示的用途有：
1．请求指示
下级机关在实际工作中，遇到新情况、新问题，因为在政策上没有明文规定，处理起来没有把握，需要上级给以指示的时候，要用请示。
2．请求批准
下级机关在处理较为重要的事件或问题时，政策规定在处理前必须经上级批准的，如机构设置、人事安排、重大决策等，要用请示。
3．请求帮助
下级机关遇到无权或者无力解决的问题，需要上级机关授权或者在人力、物力、财力等方面给以帮助时，要用请示。
4．请求解答
下级机关在执行政策时遇到困难或执行中遇到新的情况时，对方针政策吃不准时，对上级机关的某个决定有不同看法时，要用请示。
5．请求协调
下级机关的工作涉及其他机关或部门，在处理工作时与其他机关或部门意见出现分歧，需要上级裁决或协调时，要用请示。
（二）请示的特点 1．请求性
本机关、本部门打算办理某种事情或解决某个问题，而自己却无权去做，或者没有能力去做，或者不知应不应该办理及怎么办理，在这种情况下，才请求上级指示或帮助。这种祈请上级机关的特点，是请示最突出的特点。
2．对应性
在公文体系中，请示是为数不多的双向对应文体之一。与它相对应的文体是批复。下级机关的请示报送给上级机关，上级机关无论是否同意请示的事项，无论能不能给予解决或说明，都要给下级机关一个回复。下级机关是在遇到比较重大的应该办理的事项，而又拿不准或无力办理的情况下才请示的，所以上级机关有义务、有责任尽快予以答复。这不仅是下级机关请求的需要，而是请示这种文体法定的特性。
3．单一性
公文的一个突出特点就是一文一事，而请示和其他文种相比，这种特性更加突出。在一份请示中，只能就一项工作、一种情况或一个问题进行请示，不得在一份请示中包含几个需要请示的内容。如果需要请示上级机关的问题较多，那就要一个事项发一个请示，各自独立成为一个文件。
4．时效性
请示内容所反映的事项或问题，一般都是近期需要办理的，所以，文秘人员应该根据领导的安排及时地写作和发文，以便尽早得到上级机关的批复，及时解决应该解决的问题。相应地，上级机关在处理下级机关的公文时，要注意请示的时效性，及时地给以批复。
（三）请示的写法
请示的结构包括标题、主送机关、正文三部分内容。1．标题的写法
请示的标题由发文机关名称、事由和文种三部分构成。如《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》。
拟订请示的标题要注意两个问题，一是要把事由概括准确、精练，保证标题简短，事由明确；二是避免出现同义动词的重复出现，如《关于请求批准购买×××的请示》。这个标题里的“请求批准”是多余的，应该删去。
2．主送机关的写法
主送机关就是受文对象，它回答“请示谁”的问题。主送机关要写全称或规范化简称。主送机关只能是一个，绝对不能多头主送。如果需要其他上级机关知晓，可以用抄送的形式。
3．正文的写法
请示的正文一般分三个层次，即事由、请示事项和结尾。（1）事由
事由写在请示的开头。所谓事由，就是要写明请示的原因、背景、依据，回答清楚“为 35
什么要请示”的问题。这部分内容在很多情况下是请示的主要部分，而下文的请示事项则很简单，有了事由的铺垫，要求上级机关做什么，写清楚就可以了。因此，这部分内容要写得充分、恰当、具体、明了。
如果请示仅仅是按照规定履行程序，那开头的事由部分可以简略一些。（2）请示事项
请示事项即要求上级给予指示、批准的具体问题。回答的是“请示什么”的问题。这是请示最核心、最重要的部分。请示的事项要清楚、直接地表述。分条来写，可以保证清晰明了。在请示的事项中，不能含糊其词，即使是对拿不准的问题，也要表达本级机关对此问题的认识、看法，对准备办理的工作，如果有几种不同的各有利弊的方案，要逐一列出，以便上级机关选择确定。决不能只摆情况和问题，没有自己的态度，把矛盾推给上级机关。
（3）结尾
请示的结尾一般都用程式化的结尾用语，如“妥否，请批示”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，请予批复”等。结束语，既要表达紧迫的意思，又要用语谦和，不宜用“请从速批复”、“请尽快拨款，以解急需”等类结尾用语。
请示因为是一文一事，特别是基层工作中所写的请示，它的正文一般不应太长，只要把请示的原由交代清楚，把请示的具体事项表述清楚即可。
（四）请示与报告的区别
请示和报告都是工作中使用频率较高的上行文，但是它们承担了不同职能，各有各的适用范围。很多机关不能准确把握二者的区别，该用请示的用报告，该用报告的用请示，甚至将两种文体合用，称之为“请示报告”。据一研究者对某一沿海城市的调查，1988年该市政府收到请示类公文1930篇，竟有1489篇用“报告”或“请示报告”行文。尽管最近几年国家加大了公文规范的力度，很多理论工作者和实际工作者不断呼吁要区分使用，但是，误用两种问题的现象还是时有发生，造成行文混乱，给办文带来了很多麻烦，以至影响效率，给工作带来了不应有的损失。
报告和请示的区别，在分析它们各自的特点里面，已经涉及，为了更清楚地了解和更准确的把握二者的用途和特点，现将它们的区别归纳如下：
1．行文的时机不同
大多报告具有事后性，即使是在一项工作进行到某一阶段（事中）向上级作的报告，那也是报告前一阶段的工作，因此，报告是事后行文的文种。而请示则必须事前行文，因 36
为请示所涉及的工作或事项，必须经过上级机关批准才能进行。先斩后奏，做完才请示是不符合组织原则和管理规定的。
2．行文的目的不同
报告是汇报工作，反映情况的公文，其目的是让上级机关了解下级机关的工作情况，掌握动态，为做出决策和指导工作提供依据。而请示则是用于向上级机关请求批准的事项，其目的是通过上级机关的决策和指示，解决工作中亟待处理而又无权或无力解决的具体事项。
3．结构和内容构成不同
报告的结构相对于请示来说比较自由一些，结构安排不拘一格，根据不同的内容可以采取不同的结构方式；其内容也可以比较广泛，可以一文一事，也可以一文多事（如综合工作报告）。而请示在结构上要求比较严格，它的组成部分必须有请示的缘由、请示的事项和惯用的结尾用语；在内容上必须一文一事，决不可以一文多事。
4．办文的方式不同
报告的目的是供上级机关了解情况的，那么，上级机关接到报告后，没有法定的义务要求予以回复，因此，报告中不能夹带请示事项，否则，贻误工作发文的下级机关要负责任。而请示则要求受文的上级机关必须及时尽快的给予批复，或者同意，或者不同意，都不能不了了之。【例文】
××分行关于设立老干部办公室的请示
省分行：
随着干部制度的改革和时间的推移，工商银行离退休干部日益增多目前已达785人。由于没有专门的管理服务机构和工作人员（一直挂靠在人事科），致使这些老同志的政治学习和生活福利得不到应有的组织和照顾，一些实际困难得不到及时妥善的解决。为了更好地使离退休老同志老有所为、老有所养、老有所依，充分发挥余热，根据上级有关部门的规定和离退休老同志的迫切要求，我们拟设立老干部办公室。现将设立老干部办公室的几个问题请示如下：
一、老干部办公室的主要职责是做好离退休老同志的管理服务工作。具体任务是：
（一）贯彻落实省分行的老干部处的指示精神，统一管理全行的老干部工作。
（二）组织行机关离退休老同志学习并指导各支行老干部管理部门组织离退休老同志 37
学习党和国家的方针政策，了解改革开放的进展情况，跟上迅速发展的新形势。
（三）定期召开老干部座谈会，交流思想。及时了解离退休老干部的思想动态和他们的困难，在可能的情况下，尽力设法帮助解决。
（四）开展力所能及、丰富多彩的文体活动，丰富离退休老干部的晚年生活，增进他们的身心健康。
二、编制、干部调配及经费的解决办法：
（一）老干部办公室直属我分行领导，拟设科级建制。
（二）该办公室拟设行政岗位五个，其中主任（正科级）一名，副主任（副科级）一名。编制由行内调配解决。
（三）老干部办公室经费由工商银行行政经费中调剂解决。以上请示妥否，请批示。
四、批复
（一）批复的适用范围
按照《办法》规定，批复“适用于答复下级机关的请示事项”。
批复和请示是相互呼应的一对公文，这在公文中是绝无仅有的。下级机关以请示的形式要求上级机关对请示的事项给予答复，上级机关在接到请示后，要及时研究，予以明确答复。
（二）批复的特点 1．被动性
批复以下级请示为存在条件，先有请示，后有批复；只要有请示，必定对应批复；下级有多少份请示，上级就要有多少份批复。批复从不主动行文，这是个特点是所有公文文种里独一无二的。
2．针对性
批复是针对下级的请示行文的，它必须针对下级提出的问题来回答，不能所答非所问，要直接就请示的事项明确地做出表态：完全同意，或部分同意，或不同意。
3．权威性
下级机关用请示来要求上级机关回答，一般都是重大的事项。对于上级机关，撰写批复的依据必须是党和国家的有关的方针、政策，不能靠长官意志。因此，批复对于下级机关来说，具有法律的权威性。
下级机关一旦接到批复，必须依据批复精神处理办理事项，不得违背和走样。
（三）批复的结构和写法
批复的结构包括标题、主送机关、正文三个部分。1．标题的写法
批复的标题一般采用公文常规标题的写法，即发文机关＋事由＋文种的形式。如《××省人民政府关于××市土地利用总体规划的批复》。批复标题的事由即请示（也是批复）的事项，为了使批复的标题准确、鲜明，往往在标题中把请示（也是批复）的事项或请示的标题写明，这样，批复的标题一般比较长。如《国务院关于广东省深化改革扩大开放加快经济发展请示的批复》、《国务院对财政部关于对外国企业常驻代表机构降低核定利润率征税请示的批复》。
2．主送机关的写法
批复的主送机关一般只有一个，那就是发出请示的下级机关。但是，有时上级机关认为请示的事项具有普遍性，那么可以利用其他的办法来处理：一是除批复原请示机关外，并转有关机关，如《国务院办公厅关于深圳特区私人建房问题给广东省人民政府办公厅并福建省人民政府办公厅的批复》；二是将批复抄送给有关机关和单位；三是另用通知行文，将本机关对原请示中反映的普遍性问题的有关意见传达下去。
3．正文的写法
批复的正文部分一般分为四个层次，即批复的依据、批复的事项、执行要求和结束语。（1）批复的缘起和依据
批复的缘起是批复正文必不可少的内容，一般的写法是在批复的第一句话引叙来文，要完整的引用请示的标题及发文字号，如“你省《关于变更××市行政区域范围的请示》（×政[199×]49号）收悉。”
请示的依据一般是批复的第二句话，要写明以下批复的意见是根据什么政策提出的。可表述为“根据××关于××的规定，批复如下：”必要时可以引文件名和发文字号及条款序号，有时也可以引用政策的原文。如果所请示的问题在上级文件和规定中找不到依据，可以写成“经研究，现就有关问题答复如下：”
（2）批复事项
批复事项也可以称作批复意见，是针对请示所提出的问题，给予明确具体的答复。如果完全同意，就要在复述原请示主要内容后，明确表示肯定性意见。部分同意的，要复述同意的内容，对不同意的那部分内容，还要在复述内容后，说明不同意的理由。如果对请示的内容不予批准，也要在否定性意见后说明理由。虽然是对下级机关行文，但是也要注 39
意用词的选择，一般不要过于生硬。如果批复的事项比较多，为了清楚的表述，可以分条来写。
（3）执行意见
执行意见也可以称作执行要求。这部分内容要看行文需要确定，不是每个批复都必须具备的。如果需要写执行要求，则要简洁明了。有些批复只是批准事项，那么这部分内容就没有必要了。
（4）结束语
一般用“此复”、“特此批复”等惯用语来收尾，有的也可以不用，批复内容和执行要求写完了就结束。
批复的一般都比较简短。内容简单的批复，正文部分文段合一。内容多的批复，其请示事项和执行要求根据需要，可分段或分条来写。
（四）批复写作注意事项 1．及时回复
无论是否同意下级的请示事项，都要及时的予以答复，以免贻误工作，如果超出下级要求的时限，应及早对下级说明原因。有的上级机关为了促进改进工作作风，提高工作效率，还提出了自我约束的措施，即超过了下级要求的时限未作答复，下级可以理解为上级同意请示事项。
2．态度明朗
无论是否批准，都要鲜明的表明态度，不能含糊其词，模棱两可。如果对请示的事项原则上同意，但是觉得请示所表述的措施、办法不够妥当和周密，可以将原文退回，请其修改后再作批复。
3．协商一致
如果批复的内容涉及其他机关或部门，在批复前应同有关机关和部门协商一致，以免给下级带来麻烦。
4．一文一批
这和请示一文一事是对应的。不能几个请示作一个批复。另外，在一个请示里，只能就请示的事项进行批复，不能把其他的工作扯到里面来。如果另外有工作要布置，可以用其他文种另行发文。
【例文】
国家税务总局关于外商投资企业和外国企业
购买国产设备抵免企业所得税有关执行问题的批复
广东省国税局：
《关于外商投资企业和外国企业购买国产设备投资抵免企业所得税有关问题的请示》收悉。现就执行国家税务总局颁布的《关于投资企业和外国企业购买国产设备投资抵免企业所得税管理办法》（以下简称《管理办法》）的有关问题，批复如下：
一、关于国家鼓励项目适用范围界定的问题
根据财政部、国家税务总局《关于外商投资企业和外国企业购买国产设备投资抵免企业所得税有关执行问题的通知》（财税字[2000]49号）的规定，可给予投资抵免企业所得税的国产设备，是指用于《国务院关于调整进口设备税收政策的通知》（国发[1997]37号）中规定的《外商投资产业指导目录》鼓励类、限制乙类的投资项目（不包括国发[1997]37号规定的《外商投资项目不予免税的进口商品目录》）的国产设备。凡在执行中对企业购买的国产设备是否属于上述规定的投资项目范围判断不准、或者存在争议的，可征求省级外经贸部门的意见后确定。
二、关于企业申请抵免企业所得税时提供“税收（出口货物专用）缴款书复印件”的问题
根据《管理办法》第十条的规定，企业申请抵免企业所得税时，应提供税收（出口货物专用）缴款书。若企业从非生产制造部门购买的设备、或者用投资总额以外的资金购买的设备、或者没有取得税收（出口货物专用）缴款书的设备，但按照规定可以抵免企业所得税的，在办理抵免所得税时，可以相应提供购买设备发票，不用提供税收（出口货物专用）缴款书。
二○○一年一月十七日
五、函
（一）函的适用范围
按照《办法》规定，函“适用不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。
函是一种使用频率较高的公文，掌握它的适用范围对于日常工作具有重要意义。掌握函的适用范围，首先要搞清楚“不相隶属机关”这一概念的内涵。以一个一级分行和它周边的机关为例，来说明不相隶属机关的含义。
1．与同一上级的其他一级分行、直属分行不相隶属。
2．与总行内设的个业务部门不相隶属。同样，一级分行的内设部门和下级分行也不相 41
隶属。
3．与地方政府及其下设的各部门、各机构不相隶属。4．与其他金融机构以及其他单位不相隶属。
一个一级分行与以上所列的各机关、单位之间就是不相隶属的关系。和这些机关和单位商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项，要用函。
人们通常说函是一种平行文，对于这个平行文的概念要准确的把握。从以上介绍的不相隶属机关的含义看，所谓的不相隶属机关，既有平级单位，也有比本机关级别高的，有比本机关低的。这里要注意的是，在同一行政系统内，只能用函向平级单位行文，但是对本系统以外的其他机关和单位，却不必不计较行政级别，可以用函来行文。
（二）函的特点 1．行文多向性
函是平行文，不但可以和本系统的不相隶属机关、单位行文，也可以向其他一切有业务往来的机关、单位行文。函也可以作为上行文和下行文。对于上级的问函，如果不是特别重大的事项，可以以函的形式回复，同样，对于不是重大的事项，也可以用函的形式向下级机关行文。
2．使用的广泛性
函既可以商洽工作，也可以询问和答复问题，既可以请求批准，也可以答复审批事项。它的使用范围在公文文种中，是其他文种无法相比的。
3．写作的轻便性
函的行文比较自由，写作也比较灵活轻便。它一般就事论事，所以篇幅较短。
（三）函的种类和写法 1．函的种类
函按照不同的标准可以区分为不同的类别。
按照格式划分，可以分为公函和便函。公函的使用、写作、格式和办文的规则都与正式公文一样。而便函则不属于正式公文，不需要完整的公文格式，但是要加盖公章。
按照行文方向划分，可以分为来函、去函和复函。来函是指对方机关主动发来的函，去函是指本机关主动发去的函，复函是指答复来函和回复批准事项的函。
按照作用划分，可以分为商洽函、询问函、答复函、请求函。2．函的写法
函的结构包括标题、主送机关、正文三个部分。
（1）标题的写法
函的标题和其他公文的标题基本一样，也是由发文机关名称、事由和文种组成，如《××省人民政府关于请对虎滩海滨花园项目建设给予支持的函》。但是，有些函为了使标题更加清楚地表达函的内容，往往在标题中加函的主送机关名称，如《中国科学院××研究所致××大学为商洽建立全面协作关系的函》、《国务院办公厅关于悬挂国徽问题给湖北省人民政府办公厅的复函》
（2）主送机关的写法
函的主送机关要写全称，和其他公文一样，主送机关只有一个。（3）正文的写法
正文是函的主体部分。内容包括原由、主体、结语三个部分。原由部分即发函的起因，写明发函的原因。有的函原由部分简略，而事项部分详细，有的函原由部分详细，而事项部分简略，这要视函的内容来具体确定。如果是复函，则要在原由部分首先写明“贵单位×年×月来函收悉、经研究，现回复如下：”之类的语句，然后回复事项。原由部分写作时要注意避免和标题重复。
主体部分要紧接原由部分清楚地表述要商洽的工作、询问或答复的问题、请求批准的或答复审批的事项。内容简短的可以篇段合一，紧接着原由部分写事项，内容较多的可以分段来写。
函的结尾部分，如果是去函，不需要答复的，可用“特此函告”之类的结尾用语结束；如果需要答复，可用“请复”、“特此函告，请复”、之类的结尾用语结束；如果是复函，则可用“特此函复”“专此函复”“此复”之类的结尾用语结束。需要注意的是“此复”这一结尾用语，只适合在答复下级机关的函中使用。
【例文】
关于联系技术人员出国学习的函
×市科技局：
得悉贵局近日与澳大利亚××公司达成协议，将由贵局在贵市选派×人到澳学习。我公司与澳大利亚××公司同是生产羊毛纺织品的公司，但因我们的印染技术较差，又难以有缘师从强者，影响了产品的质量。因此，我公司想趁此机会派一技术人员随参观团到澳学习。恳请贵局助我公司一臂之力，帮助我们安排一技术人员到澳大利亚××公司学习。我公司将对贵局付出一定的劳务介绍佣酬。未知允否？专此函达，敬请回复。
×市××公司 二○××年×月×日
第三节
银行常用事务文书
一、计划
（一）计划的概述 1．什么是计划
古人云：“凡事预则立，不预则废。”其意思是说，无论做什么事情，事先有计划才能成功，没有计划，就可能导致失败。
现代管理科学认为，管理活动大致包括四个方面，即决策、计划、组织和控制。这四个步骤是环环紧扣，缺一不可的。计划介于决策之后，处于组织和控制之前，可见计划在现代管理方面是相当重要的。计划是决策的具体化，书面化，是组织和控制的依据。没有计划，决策就不能得到很好的落实，没有计划，组织和控制就失去了方向和目标。原联想集团总裁柳传志说：“联想集团发展得比较快的主要原因，应该就是成功的制定战略和实现了战略要求。”“制定战略”就是制定计划，“实现了战略要求”就是完成了计划。现代管理中，成功企业的实践，无不证明计划的重要。
根据以上分析，可以给计划定义为：计划是为完成某一时期的预定任务而对完成任务的步骤和方法做出具体安排的文书。
理解上述定义，应抓住预定任务和完成任务的步骤和方法这两个概念，如果没有预定的任务，也就是要完成的工作，就谈不上计划的写作，如果没有完成任务的步骤和方法，所做的计划也就没有实际意义了。这是任何计划都必须具备的两个要素。
计划适用于一切机关、单位，一切人员，但是作为事务性文书的计划，则主要用于党、政、工、青、妇机关和企事业单位及学校。
计划广义上说是这类事务性文书的统称。规划、安排、要点、方案等也属于计划的范畴。
规划，一般指较长期的计划，是对未来的总体的工作目标做出全面筹划和战略部署的较为宏观的计划。如《××省国民经济第十个五年发展规划》。
安排，一般指当前的短期的计划。是就某一项单一的工作做出较为详尽的具体的计划。如《××县3月份植树造林工作安排》。
要点，一般指比较简明、扼要的计划，是反映一个单位某一时期主要工作的计划。如《××局2003年工作要点》。
方案，是对未来的工作做出最佳安排的计划。是具有较强的专业性和约束性的计划。如《××银行清产核资试点工作实施方案》。
另外，我们日常工作中常说的打算、设想等，也有计划的意思，但是因为它们一般目标不够明确，步骤、方法等还不完善，线条较粗，所以，它们还不能算做计划。
2．计划的特点（1）预见性
这是计划最显著的特点之一。计划不是对已经形成的事实和状况的描述，而是在工作开展之前对工作的目标、工作的步骤、工作的方法予以明确，作出安排。这种安排虽然是根据上级机关的要求、以往的经验和目前的客观形势做出的，但是毕竟是在事前做出，这就决定了计划具有预见性的特点。可以说，预见是否科学、准确，是计划能否起到指导工作作用的关键。
（2）约束性
约束性是决策的具体体现，是经营管理的目标，是监督考核的依据。它一般是根据上级机关下达的工作任务制定的，制定后，一般也要经过上级机关批准。所以计划一经通过、下达，在其所计划的范围内，对工作就有了指导作用，对员工就有了约束力，各有关方面和人员必须认真遵照执行。如果需要调整和修改，一般都要履行一定的审批手续。
（3）具体性
计划是为了完成工作任务而做的事先筹划，所以它在写作时，都要根据不同情况的需要，尽可能地做出详尽的安排。如总目标的确定和科学的分解，人力、物力、财力等资源如何配置，工作阶段如何划分与过渡，都要予以谋划，以使工作计划具有可操作性。
3．计划的分类
计划因其与工作和学习密切相关，所以总类繁多，按照不同的标准可以分成不同的种类。
按照时间长短划分，可以分为长期计划、短期计划。长期计划一般指一年以上的计划，短期计划指年度计划，季度计划，月份计划等。
按照功用划分，可以分为生产计划、工作计划、学习计划等。按照内容划分可以分为综合计划、专题计划等。
按照作用划分，可以分为指令性计划、指导性计划等。指令性计划是国家或者上级机关直接明确下达的，并且提供必要的保证，要求必须完成的；指导性计划是通过有关政策法令、利用经济杠杆和各种措施，提供必要的信息和咨询服务，给以必要的指导，将指标 46
第二篇：事务文书写作
应用文写作
第七讲事务文书的写作（2）：计划、总结
（课时4×2节）
一、计划
备忘：2006－11－2在王晶教案基础上改成。PPT也是。我做了修改。略微参考《公关写作》。PPT已经统一改了。
2007－1－17又改并原稿入此，PPT没有相应修改。
1．计划的定义
计划是人们在一定时间内为实现某项目标或完成某项任务而事先做的安排和打算。
计划是个统称，它是计划类这一大类应用文的统称。是一种预先作出设计安排的事务性文书。通常所说的规划、方案、安排、打算、设想、要点等，都属于计划，它们都是根据计划目标的远近、时间长短、内容详略等差异而确定的名称。
规划是具有全局性的、较长时期的长远设想。是一种时间跨度长(三年以上)，范围广，内容较为概括的计划。例：《××市城市建设总体规划》。
纲要——和规划相同，它们都是各级领导机关根据战略方针，为实现总体目标 对某个地区或某一事项作出长远部署。不同的是纲要比规划更为原则和概括，一般只对工作方向、目标提出纲领式要求和指导性措施。例：《××市2000年经济发展纲要》。
方案是从目的、要求、工作方式方法到工作步骤——对专项工作作出全面部署与安排的计划。也就是：从目的、要求、方式、方法、进度等都部署具体周密有很强可操作性 的计划。方案一般适合专项性工作，其实施往往须经上级批准。例：《××市住房分配制度改革实施方案》。
安排是对短期内工作进行具体布置的计划。是短期内要做的，且范围不大、内容单
一、布置具体的一类计划。例：《××系第×周工作安排》。
设想是初步的草案性的计划。是一种粗线条的、初步的、预备性的非正式计划。相对来讲，其适用 时限较长。例：《××市拓展就业安置门路的设想》。
打算是短期内工作的要点式计划。也是一种粗线条的、其想法不太成熟的非正式计划。相对设想，它的内容范围不大且考虑近期要做的。例《××学校争创文明校园的打算》。
要点是列出工作主要目标的计划。是将计划的主要内容择要摘编，使之简明突出，它适用于时间相对较 短的计划。例：《××局19××年工作要点》。
计划是对有关工作预先做出的安排和部署。所以订计划、写计划文是严肃的、重要的工作。定计划应该从实际出发，量力而行；计划应该有预见性、指导性和可行性。
2．计划的种类
计划以不同标准可分为不同的种类。
按写作主体分：国家计划、单位计划、集体计划、个人计划
按计划事项内容分：
常规的：工作计划、生产计划、贸易计划、作战计划、学习计划等。
常规工作计划一般以、半年为期，又可分为：
计划、半年（学期）计划、季度计划、月计划、周计划
专项的：比如：校庆计划；排球赛计划；摄影展览计划；社会考察计划，授课计划（教案）
按时间、内容的重要性等因素综合来分：规划、纲要、方案、计划、安排、设想、打算、要点等
从文书形式着眼来分：文章式、清单式和日程表式。例如：
《广东外办礼宾计划》(文章式，称为计划文)；
《××公关咨询公司的预算》(清单式，称为清单)；
《记者招待会倒计时日程表》(日程表式，称为日程表)。
2．计划范文
（1）二渡赤水河的行动计划
（2）华文教育系2005-2006学第二学期学生工作计划
（3）威德龙中秋节巨型月饼展示活动工作日程推进表
（4）个人进修计划
3．计划的写作要点
计划文可以写成散文式、条文式和日程表。这里仅讲条文式计划，即把计划内容分条列项地写出来。一般的工作计划都是用这种格式，与表格式相比，其特点是具体明白。
由标题、正文、落款构成。
(1)标题。由四个要素组成：单位名称、适用时限、计划内容和计划种类。视 计划文本的成熟程度，有可能出现第五个部分，即在标题尾部加括号注明：草案、初稿、征求意见稿、送审稿等。如《××市19××年再就业工程实施方案(讨论稿)》。
（2）正文。正文是计划的主体部分，是具体内容，一般由前言、目标和任务、办法与措施、时限与步骤构成。
前言（引言）——计划通常有一个“前言”段落，主要点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明分析。前言文字力求简明，以讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性为要，应力戒套话、空话。
如果说前言回答了“为什么做”的问题，那么正文其他部分要回答“做什么”、“怎么做”、“何时做”等问题。
目标与任务——首先要明确指出总目标和基本任务，随后应根据实际内容进 一步详细、具体地 写出任务的数量、质量指标。必要时再将各项指标定质、定量分解，以求让总目标、总任务 具体化、明确化。
办法与措施——以什么方法，用什么措施确保完成任务实现目标，这是有关计划可操作性的关键一环。所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困 难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作，又需要有预见性，而关键在于有实事求是的精神。唯有这般，制订的措施、办法才是具体的，切实可行的。
时限与步骤——工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，为此在计划中针对具 体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。这样才能职责明确、操作 有序，执行无误。
（3）落款。在正文右下方署上制订计划的单位名称，在署名的下行写上日期。
计划是指导实践的，因此撰写的内容要详略得当，突出重点。对目的、任务、指标、方法、步骤、时间、措施、负责单位及组织指挥等都应写得具体、明确。做到“定事、定人、定时、定量、定质”，以便于组织实施和监督检查。
撰写计划力求以尽可能小的篇幅，表达最大的信息量。因此，无需议论过多，也不必叙述过程。语言应该直截了当，要言不烦；条理清楚，一目了然；数据准确，真实可信。
二、总结
备忘：2006－11－2
2007－1－17在本人著作基础上改成，参看过王晶教案。
1．总结的定义
总结文就是以记录、归纳概括个人或组织某一段或某一项工作内容、经验教训等为主要任务的实用文体。
总结的目的是为了更好的实践，它是人们实践活动向更高级阶段发展的先导。我们不仅要善于作总结，而且要善于写总结文。
2．总结的特点
（1）业务性较强。
（2）理论性、经验性较强。
（3）一般用第一人称。
3．总结的种类
（1）从写作主体入手，可以将总结文区分为社会组织总结和个人总结
《华文教育研究所2005年工作总结》，《××镇1992年信访工作总结》
《美国工作小结》《我在外事接待中做好对外宣传的几点体会》，（2）从被总结工作的内容入手，总结文又可分为工作总结文，学习总结文，思想总结文。
（3）从被总结工作的性质入手，工作总结文可以区分为综合工作总结文和专项工作总结文《北京市××区民政局1986年工作总结》
《时空化的德育与真实化的活动——2001.9—2002.1洪城河小学德育(少先队)工作总结》
《暨南大学华文学院国务院侨办泰国、缅甸华文教师培训班工作总结》
（4）从被总结工作的时间区分，可以将工作总结文区分为工作总结文、季度工作总结文、月份工作总结文等。
4．总结范文
（1）华文教育研究所2005年工作总结
（2）时空化的德育与真实化的活动
——2001.9—2002.1洪城河小学德育(少先队)工作总结
（3）小学语文教学工作总结
（4）美国工作小结
5．总结的写作要点
(1)内容与观点
第一，掌握有关政策和理论，精通业务。
第二，熟悉已做工作，充分占有材料。
第三，总结规律，提炼观点。
(2)结构
A.标题。
第一种是公文式标题：“总结主体+期限或工作内容+文种名称”《。大连市外事办公室1984年接待外国来访记者总结》，《接待朝鲜客人的一些做法》
第二种是论文式标题，题目比较灵活，或概括经验内容，或表明观点，有的还加一行公文式标题作副题。例如：某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的?》《新思路新方法——天津海河塑料厂改造思想政治工作的实践及启示》，《时空化的德育与真实化的活动——2001.9—2002.1洪城河小学德育(少先队)工作总结》
B.正文（主体）。
①概况；②成绩；
③做法、体会或认识、教训；
④问题、不足；⑤改进措施、今后努力方向、打算或建议。
多数总结文取三部分结构法：
第一部分：概述基本情况。
第二部分：详述成绩、收获，做法，体会、认识或经验。
第三部分：简述存在问题、改进措施，今后努力方向或建议。
C.具名与日期
一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。
(3)表达
观点带材料
点面结合三、思考练习
计划文和总结文根据内容性质都可以分为个人的和组织的，专项的和常规的。请举一个组织的专项工作的总结的例子。
答案： 《暨南大学华文学院2006年留学生夏令营活动总结》。（只要符合要求的都可以）。
四、作文
1．写一份工作计划。个人的或者组织的（学生会的，班级的），的（常规的）或者专项的。
2．写一篇总结。综合的或者专项的。
作文评讲：
第三篇：事务文书写作例文
第一部分 事务文书写作
情况反映
参考例文：
情况反映
近年来，随着我国城市化进程加快，大量农民集体用地被国家征用，农民利益得不到满足，引发了农民上访，甚至对抗事件。该问题能否妥善解决直接影响到农民生活、农业发展、农村稳定。河北北焦村土地征用基本情况为：第一，几乎所有耕地都已被占用，目前仅余30多亩耕地；第二，农民获得补偿费用过低，无法满足农民的损失。
……
我国政府已下发《关于深化改革严格土地管理的决定》，规范了审批权，并对补偿作了新的承诺：补偿已达到法定上限但仍不足农民保持原有生活水平的，政府可以用国有土地有偿使用收入予以补贴。也有专家认为将土地转让市场区分为两个大类进行交易，可以使农民得到应有补偿。
会议记录
会议记录参考格式1：
会议名称：×××××× 会议时间：××××××
会议地点：×××××× 会议主持人：××× 记录人：×××
出席与列席会议人员：××× ××× ×××。。。缺席人员：××× 会议主持人审核签字： 主要议题：×××××× 发言记录：
×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。× ×。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
会议记录参考格式2：
× × 局办公会议记录
时间：××××年×月×日×时 地点：安全生产管理局第一会议室
出席人：××× ××× ××× ××× ××× ××× ×××× 缺席人：××× ××× 主持人：王××局长
会议议题：×××××××××××× 主持人发言：×××××× 与会者发言：
×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。× ×。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。×××。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。散会 本会议记录共×页 主持人：×××（签名）记录人：×××（签名）
计划与规划
参考例文1：
西第镇2007“双培双带” 先锋工程计划
为认真贯彻党的十六届五中、六中全会精神，把“三个代表”重要思想落实到村组，切实提高全镇党员、干部带头致富，带领群众共同致富的本领，促进农民增收致富，现结合我镇实际，特制定2007年“双培双带”先锋工程工作计划。
一、指导思想
坚持以“三个代表”重要思想和党的十六大、十六届六中全会精神为指导，紧紧围绕新农村建设这一主题，着眼于党员充分发挥先锋模范作用，着眼于增强农村基层党组织的凝聚力和战斗力，着眼于党建工作与经济工作的有机结合，不断丰富农村基层党建工作的内容和形式，推进保持共产党员先进性长效机制的贯彻落实，求真务实，开拓创新，努力把农村基层组织建设成为贯彻“三个代表”重要思想的组织者、推动者和实践者，为我镇新农村建设提供坚强的组织保证。
二、目标任务
总体任务目标是：
……
具体目标任务是：
……
三、主要措施
……
四、几点要求
……
中共西第镇委 2007年1月1日
参考例文2：
××乡镇××村“十一五”建设规划书
根据中央提出的“生产发展、生活宽裕、乡风文明、村容整洁、管理民主”的社会主义新农村二十字方针，结合我省我县×××乡镇×××村实际情况，特制订×××乡镇×××村“十一五”建设规划如下：
一、指导思想
……
二、主要措施
……
调查报告
参考例文：
关于黔江特大交通事故的报告
中共重庆市委、重庆市人民政府：
19日2时50分左右，重庆黔江区境内一辆载有33名乘客的大巴客车发生交通事故，截至记者发稿时，已有27人死亡，另有4名重伤人员还在全力抢救之中。
……
为此特提出如下建议：
第一、全市各级交通管理部门和各专业客运单位必须认真吸取本次交通事故的惨痛教训，立即开展道路交通安全大检查，对客运路线、客运车辆和客运驾驶员进行全面整顿。
第二、从提高认识入手，大力开展交通事故预防工作，最大限度 地消除各种交通事故隐患。
第三、广泛开展交通安全教育，增强全民交通安全意识。
×××
2004年4月16日
总结
参考例文1 ：
关于2008年失业再就业人员培训工作总结
今年县失业保险处下达给我校158名下岗职工培训指标，学校通过提高认识，端正态度，加大投入，夯实基础、灵活办学、搞好服务、建章立制、规范管理等一系列有效措施，很好地完成了培训工作任务，现总结如下：
一、提高认识，端正态度 ……
二、加大投入、夯实基础 ……
三、灵活办学，搞好服务 ……
四、建章立制，规范管理 ……
总之，2008年的失业下岗人员再就业培训工作已经顺利完成，但工作中难免存在着某些不足，敬请检查验收为盼。
××职业培训基地 2008年12月31日
参考例文2 ：
大田县2006年粮食生产工作总结
在国家、省、市一系列惠农政策指引下，在市委、市政府的正确领导下，在市农委的业务指导和大力支持下,我县把粮食生产摆到突出的位臵来抓，粮食生产喜获丰收。据统计，全县粮食播种面积15.78万亩，单产488公斤，总产62714吨，分别比去年增2.09%、10.8%、12.05%，全面超额完成市下达的粮食生产任务。现将我县全年粮食生产情况总结如下。
一、实行粮食安全行政首长负责制 ……
二、贯彻和出台扶持政策，充分调动农民的种粮积极性 ……
三、建立村级植保服务队，提高作物病虫防控能力 ……
四、发展粮食生产全程机械化，提高粮食生产效益 ……
五、加强技术培训，提高技术到位率 ……
六、坚决制止农田抛荒，扩大粮食播种面积 ……
七、加大农技推广力度，实施种子工程，提高单位产量 ……
八、加大农田和农资监管，保障生产安全 ……
经过长期的发展积累，我县农业现代生产要素大量引入，科技成果不断应用，经营方式不断创新，劳动力素质逐步提高，促进粮食稳定发展的内在基础不断增强。明年我们将一如既往，在党中央、国务院对“三农”工作的政策保障之下，在各地区、各部门的大力支持下，有各级农业部门和亿万农民的辛勤劳作，我们完全有信心、有能力保障粮食生产再上一个新台阶。
大田县人民政府
二00七年一月九日
政务信息
参考例文一：
实施“春暖”工程，惠及困难人员再就业
今年以来，该县通过加强组织领导、开展就业技能培训、落实就业优惠政策、建立就业服务平台、新上项目建设等措施，切实帮助“零就业”家庭、“4050”大龄人员和农村贫困人员、返乡农民工等就业困难群体解决就业难问题，取得明显成效。截至目前，该县新增就业人数1.5万人，安臵下岗失业人员再就业2332人，安臵“4050”大龄人员再就业796人，解决“零就业”家庭就业30户，安臵返乡农民工就业1万人，安臵大学生就业300多人。
参考例文二：
××市深化文明生态村建设
一是扎实推进农村新民居建设。加强对新民居建设的规划，确立示范村建设的“五种类型”，即整村新建型、旧村改建型、梯次新建型、散户示范型、并村联建型。对新民居建设实施分类指导、分步推进，确立新民居建设的“四种模式”，即燕赵新民居式、住宅公寓式、庭院别墅式、旅游仿古式等。深入农村广泛宣传新民居的实用功能，调动广大群众参与建设新民居的积极性。截止目前，已建成示范村13个、5935户，今年又再次启动了128个新民居示范村建设工作。
二是着力改善环境面貌。按照“一规三化”（村庄规划、硬化、绿化、净化）要求，加大对农村基础设施建设的财政支持力度，新建修缮一批公共设施。实施门店整修美化工程，组织沿街商户开展美化门店活动，引导商户、居民做好门脸、门窗、门牌的美化。实施文明集市创建工程，广泛开展文明集市、文明大集、文明庙会创建活动，做到秩序良好、干净整洁。实施卫生清洁工程，广泛发动居民群众积极参与卫生清理活动，清除卫生死角，清理积存垃圾和河堤沟渠污水，做到主要街道垃圾箱和果皮箱摆放整齐，保持公厕清洁卫生。实施绿化工程，组织机关、企事业单位、群众团体和广大居民，采取认领、认种、认养等形式，栽植纪念树、营造纪念林，提高绿化覆盖率。认真开展“十星级文明户”、“诚信农户”创评活动，充分发挥道德评议会、红白理事会等群众组织的作用，革除陈规陋习、传播文明新风。
三是依托“村民中心”培育新农民。下发《关于加强新民居示范村“村民中心”建设的实施方案》，对128个被列为新民居示范村的村民中心建设提出明确要求。专门成立领导机构，制定村民中心三级建设标准和推进步骤，提出因地制宜、分类指导、宜建则建、宜改则改、改建并举的建设原则，严格落实各部门责任。依托“村民中心”，加大对农民的培训力度，组织科技、农业、林业、卫生和科协等部门定期为群众发布致富信息，积极为群众生产生活提供帮助。积极组建各类兴趣协会，壮大基层文体队伍，市县文化部门组织文艺演出团体、文体活动骨干深入到创建村进行指导帮助，打造出一批各具特色的文化专业村。
参考例文3：
多措并举、化危为机、努力开创××县工业经济新局面
2008年，××县工业经济坚持以科学发展观为指导，大力实施“工业立县”战略，狠抓工业结构调整、骨干企业培植、企业技术创新、节能降耗和有效投入等关键环节，全县工业经济总体运行态势良好。规模以上工业企业实现销售收入182亿元、利税31亿元、利润20亿元，在全市增幅排名中进入了前三位.进入2009年以来, 国际金融危机却给该县工业带来严重的负面影响.为确保实现该县2009年确定的规模以上企业同比分别增长19%、20%和21%的任务目标,该县政企联手,多措并举,化危为机, 一季度县域工业经济实现开门好。
一是提高认识，辩证分析当前形势，多看机遇，多找优势,坚定发展信念。
二是充分发挥县工业经济运行指挥部的作用，顺势而为，加强对工业经济的调度预警分析和指导。三是密切关注国家政策变化，积极争取资金扶持,有效缓解企业资金短缺局面。
四是加快结构调整，增加有效投入,策划实施了一批对企业发展具有重大支撑和带动作用的大项目好项目,增强了企业可持续发展能力。
五是坚持科学发展，提升企业自主创新能力,形成新的竞争优势。六是制定优惠政策，加强部门联动，坚持服务创新，优化企业发展环境.七是打造平安工业，创建和谐劳动关系企业，关注民生,切实维护社会稳定。参考例文4：
××市大力发展基层群众文化
一是大力发展社区文化，从全国各地招聘一大批文艺骨干，组建50多人的综合性艺术团体，建立大型博物馆，兴建文化体育中心，每年举办各类广场文化活动500多场次，观众近百万人次。
二是大力发展村镇文化，建设100个功能齐全的文化大院、100个藏书在3000册以上的图书室、100个具有一定水平的农民业余艺术团，全市涌现出一大批戏村、画村、花村、渔村和民俗村等富有思想内涵和文化品位的特色镇、特色村。
三是大力发展企业文化，50%以上的企业拥有自己的文艺团体，30％以上的重点骨干企业拥有自己的企业文化刊物。
四是大力发展家庭文化，开展思想道德入户、科技知识入户、法律知识入户、文化活动入户“四入户”活动，全市共涌现奇石、字画、文物收藏之家和根艺之家、书画之家、诗歌创作之家、剪纸之家等100多个，有10多人被联合国教科文组织授予“民间艺人”称号。
五是积极推进有线电视进村入户，实现市镇村三级有线电视联网，节目频道增加到现在的54套，开通数字化电视，全市村村看上了有线电视，大大丰富了农民的文化生活。
讲话稿
参考例文1：
牢记惨痛教训，重建安全家园
老乡们、同志们：
大家好！……
各位干部、群众，事故的发生令人难过，但我们可以通过妥善解决这次事故，并从中吸取教训来减少更大的损失。亡羊补牢。未为晚也。希望大家能牢记惨痛教训，重建安全家园，在新世纪为实现小康目标而努力奋斗！
演讲稿
参考例文：
“先进性就在我身边”演讲稿——追寻的脚步
尊敬的各位领导、同志们： ……
我的演讲完了，谢谢大家！
倡议书
参考例文1：
创建国家园林县城 共建生态宜居家园
———给全县市民的倡议书
亲爱的市民朋友们：
你们好！
创建国家园林县城、共建生态宜居家园，是县委、县政府深入贯彻落实科学发展观，推进经济社会可持续发展的重要内容，是改善城市生态环境、提高人民生活质量的重要举措，是一件符合县情民意、惠及千家万户的实事好事。
……
在此，我们向全体市民朋友发出如下倡议：
一、争做创建国家园林县城、共建生态宜居家园的宣传者。……
二、争做创建国家园林县城、共建生态宜居家园的实践者。
……
三、争做创建国家园林县城、共建生态宜居家园的志愿者。
……
“积木成林，积水成流”，让我们携起手来，为沂源增添一份新绿，描绘一笔华彩，为把沂源早日建设成为国家园林县城做出应有贡献！
沂源县创建国家园林县城领导小组办公室
二00九年四月一日
参考例文2：
关于清明节文明祭奠的倡议
全县广大市民朋友：
清明节是我国的传统节日，是人们缅怀英烈、祭奠逝者、悼念先人、寄托哀思，表达怀念之情的主要载体。……
为进一步落实科学发展观，创建国家级园林城市，我们积极倡导移风易俗、文明祭奠。值此清明节来临前夕，我们向全县广大市民发出如下倡议：
……
全县广大市民朋友们，让我们从现在做起，从你我做起，用科学、文明、健康的生活方式来引领时代文明新风，为建设美丽、富裕、文明、和谐新沂源作出更大贡献！
县文明办 县建设局 县民政局 县林业局
二OO九年三月二十日
参考例文3：
倡议书
广大市民朋友：
文明交通既是市民素质的重要体现，也是文明城市的重要组成部分，共建城市文明交通环境，是我们每一位市民义不容辞的责任。今年是国庆60周年，全运会又在我省召开，为深入开展“迎国庆、迎全运、讲文明、树新风”活动，提高广大市民的安全意识、文明意识和自我保护意识，为国庆60周年、全运会营造一个平安、文明、和谐的道路交通环境，决定在全县范围内开展“平安全运，文明交通从我做起”活动。为此，我们提出如下倡议：
……
市民朋友，文明的城市呼唤文明的市民。让我们携起手来，从我做起，从现在做起，从身边的小事做起，文明出行，平安出行，共同营造和维护安全、畅通、有序、和谐的道路交通环境，用实际行动，喜迎国庆六十周年和全运会在我省召开。
××县精神文明建设委员会办公室 ×市公安局交通警察支队××大队
2009年5月31日
参考例文4：
关于电子商务企业质量诚信的倡议书
广大的互联网界朋友们：
随着互联网事业的蓬勃发展，网络购物凭借其便捷、经济等优势受到越来越多中国人的青睐，网络正在悄悄地改变着中国人的生活和购物方式。
在网络消费迅猛发展的同时，网络购物、网上开店也日渐成为人们选择的方式。然而，个别网络产品质量问题，使网民对网上购物的信任度降低，诚信缺失和不安全因素阻碍了整个行业的健康发展。为推动企业质量诚信，把互联网建成诚信、安全、和谐的网络，淘宝网向全国互联网界发出如下倡议： ……
倡议网站：淘宝网
二0 0八年五月二十日
建议书
参考例文1：
推进社会主义新农村建设的几点建议
县委、县政府：
党的十六届五中全会指示，建设社会主义新农村是我国现代化进程中的重大历史任务。近一时期，全国各地都在加强社会主义新农村建设工作，我县更是如此，现就我县如何搞好社会主义新农村建设谈几点建议仅供参考。
我县是一个农业县，地处偏远，交通不便，人们思想保守，安于现状。农村更是如此，生产力水平低下，社会公共基础设施落后，村集体没有经济收入等等。面对如此多的情况问题，搞社会主义新农村建设就要有针对性地采取新举措，推进新农村建设工作不断深入。……
建议人：×××
二00九年二月六日
参考例文2：
关于在全国推进“全民读书活动”的建议
书籍是人类进步的阶梯，是传承文明的桥梁。然而，功利主义与浮躁心理让人们远离读书，人文精神的缺失使社会道德滑坡，各种社会问题不断出现。知识经济呼唤读书，一个健康、和谐的社会应该是一个亲近书籍的社会，是一个学习型的社会。在全国推进“全民读书活动”有着很大的必要性。
……
总之，从各种调查统计数据或相关报道看，国民的读书情况令人担忧。“一个国家没有现代科学就会落后；而一个民族没有人文文化，精神就会迷失，民族就会异化。一个社会没有人文精神，就是一个病态的社会；一个人没有人文精神，就是一个残缺的人。”因此，我们呼吁：在全国积极推进“全民读书活动”。
建议：
一、成立中华全民读书活动指导委员会
……
二、推进“全民读书活动”的策略
……
三、推进“全民读书活动”的重要措施
……
朱永新
2009年3月10 日
参考例文3：
大力整治虚假广告，维护消费者合法权益
——给××工商管理局的建议书
××工商管理局：
为了加强三个文明建设，推进我县的经济发展和社会进步，特向贵局提出“大力整治虚假广告，维护消费者合法权益”的建议书，请审阅。
一、虚假广告存在的现状 ……
二、虚假广告产生的原因
虚假广告之所以产生并且屡禁不止，其原因主要有以下几个方面： ……
三、虚假广告的表现形式 ……
四、虚假广告产生的危害 ……
五、虚假广告的治理对策
……
以上建议当否，请参考。
上书人：晓晨（签章）
二00八年三月十五日
承诺书
参考例文1：
2009年报考山东省选调生诚信承诺书
我已仔细阅读《山东省2009年选调应届优秀大学毕业生到基层工作简章（网络版）》及有关说明，理解其内容，符合报考条件。我郑重承诺：本人所提供的个人信息、证明资料、证件等真实、准确、有效，并自觉遵守选调生招考工作的各项规定，诚实守信，严守纪律，认真履行报考人员义务。对因提供有关信息、证明材料、证件不实，不符合政策要求，或违反有关纪律规定所造成的后果，本人自愿承担相应责任。
承诺人（报考人）签名： 二00九年 二月 二十九日
参考例文2：
领导班子廉洁自律承诺书
为规范市教育局班子成员的领导行为，促进廉洁自律，自觉接受群众监督，在全市教育系统党风廉政建设中做好表率，市教育局班子全体成员向全市干部群众做出廉洁自律承诺：
一、坚持求真务实，恪尽职守，执政为民，决不搞华而不实的政绩工程。
二、坚决执行廉洁自律各项规定，带头遵纪守法，严格执行党章和各项规章制度，凡是中央、省市禁止做的，坚决不做，凡是提倡做的，带头做好，以身作则，尤其不利用权力违反规定插手、干预工程招标、教师录用、招生、人员调动等活动。
三、坚持公道正派用人，坚决抵制跑官要官之风，凡是向市教育局班子成员跑官要官的，给予严肃批评教育，并告知组织部门记录在案。
四、坚决拒收钱物和有价证券，凡是给市教育局班子成员送钱、有价证券或贵重物品的，一概拒收，并对送钱送物的人严肃批评教育，拒绝不了的立即上缴组织，并告知纪检监察机关记录在案。
五、实施“阳光工程”，凡是事关群众切身利益的决策及出台的决定、决议，及时向社会公开，保障群众的知情权、参与权和监督权，自觉接受监督。
六、牢记“两个务必”，大力弘扬艰苦朴素的优良传统，带头发扬“沂蒙精神”，勤俭节约、移风易俗，下基层工作轻车简从，不给基层增加负担。
七、严格管理亲属和身边工作人员，决不允许任何人打着市教育局领导的旗号办私事，谋私利。
八、严格执行党风廉政建设责任制，对职责范围内的党风廉政建设和反腐败工作敢抓敢管，并坚决支持执纪执法机关严肃查处违法违纪案件，同腐败现象和不正之风做坚决斗争。
以上承诺，请全市各级党组织、广大干部群众和社会各界予以监督。
二00九年四月一日
责任书
参考例文1：
二00九履行计划生育职责分工目标责任书
按照《山东省人口与计划生育条例》关于县级以上人民政府其他有关部门在各自职责范围内，根据有关的人口与计划生育工作的规定和《县级有关部门计划生育工作职责分工》的要求，特签订以下目标责任。
一、采取措施，加强企业的计划生育队伍建设，提高计划生育队伍整体素质。
二、指导企业计划生育工作人员建立健全计划生育有关档案资料。
三、督促企业党员、干部带头执行计划生育政策和法规。
四、把计划生育工作列入企业工作实绩考核。
五、确保本单位合法生育率达100%
六、依法落实部门职责，出台有利于计划生育的社会政策，形成齐抓共管、综合治理的新局面。
七、出现下列问题之一的企业，实行“一票否决”
1、出现一列违法生育（收养）的（夫妻双方均在企业的），双方单位均纳入“一票否决”；
2、瞒报一列违法生育（收养）的（夫妻双方均在企业的），双方单位均纳入“一票否决”；
3、因违反计划生育政策，导致集体上访或越级上访，造成重大影响的。
××县政府（章）××县工业局（章）
签字人： 签字人：
二00九年二月二十七日
参考例文2：
××县食品安全工作责任书
为进一步落实食品安全监管责任制和责任追究制，根据《国务院关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定》、《×市人民政府关于贯彻鲁政法„2004‟117号文件进一步加强食品安全工作的意见》（×政发„2005‟25号）和《山东省食品安全责任目标考核办法》（鲁政办发„2006‟103号）要求××县人民政府与县食品药品安全委员会各成员单位签订2009食品安全责任书。
一、工作指标 ……
二、事故控制指标
有效预防、控制和消除食品安全事故危害，确保本监管环节无因履行食品安全监管工作职责不力造成的重大食品安全事故。
三、责任目标考核
按照《××县食品安全综合评价考核细则》（×食安委[2006]1号）规定，年终由×县食品药品安全委员会组织对本责任书落实情况进行考核评价。因履行食品安全监管工作职责不力，造成重大食品安全事故的，对负有责任的领导和直接责任人员依据有关法律、法规和《山东省食品安全监督管理行政责任追究办法》的规定予以责任追究。
本责任书自签订之日起生效。
××县人民政府：（章）县职能部门：（章）
××县人民政府代表：（签字）县职能部门代表：（签字）
二00九年三月一日
参考例文3：
就业与再就业目标责任书
（2006年——2008）
为认真贯彻落实市政府《关于进一步加强就业再就业工作的通知》精神，根据县委、县政府《关于进一步加强就业再就业工作的实施意见》、《关于加强农村富余劳动力转移的意见》和《关于印发全县农村劳动力培训活动实施方案的通知》规定，确保我县“十一五”劳动保障事业发展规划的顺利实施和县委、县政府提出的就业再就业工作目标任务如期完成，县政府与县经贸局签订2006年---2008《就业与再就业目标责任书》
一、责任目标
（一）新增就业再就业责任目标
1、城镇新增就业人数。2006年至2008年城镇新增就业1560人，其中困难群体再就业60人；每年城镇新增就业520人，其中困难群体再就业20人。
2、新增农村劳动力转移就业人数。2006至2008年新增农村劳动力转移就业594人；每年新增农村劳动力转移就业198人。
3、农村劳动力转移培训人数。2066至2008年开展农村劳动力转移培训600人；每年开展农村劳动力转移培训200人。
（二）落实就业政策责任目标
1、制定贯彻落实新一轮就业扶持政策的实施意见。
2、配合有关职能部门抓好优惠扶持政策的全面落实。
（三）就业服务责任目标
1、研究制定全县经贸系统发展规划和劳动力需求计划，指导企业创新经营机制，积极开发就业岗位，吸纳城乡劳动者就业。
2、对本系统就业再就业责任目标进行量化分解，并抓好落实。
3、加强对本系统内企业用工行为的监督检查，规范用工行为。
4、配合有关培训机构，搞好城乡劳动力培训。
5、加强对破产改制企业裁员行为的管理，指导企业制定职工安臵方案，从源头上控制失业。
6、建立完善就业失业统计制度，及时分析就业失业状况，按时报送就业失业统计表。
二、考核办法
考核工作本着公开、公平、公正的原则，采取分项评定综合打分的方式，实行百分制，有县政府负责考核。考核工作按照半年检查一次、全年总考核的步骤进行，次年第一季度对上就业再就业工作目标任务完成情况进行综合考核，考核结果作为县直部门政绩考核的重要内容。对全年总评位次居前或者出色完成单项指标任务的予以表扬；对目标责任制贯彻落实不力、目标任务完成不好的通报批评。
县人民政府：（签章）县经贸局：（签章）
二00六年十二月二十六日
参考例文4：
××镇2009环保安全责任书
为切实加强环境保护工作，进一步改善广大人民群众的生产生活环境，按照《中华人民共和国环境保护法》以及省、县有关文件要求，特制定此环保目标责任书。
一、指导思想
以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻科学发展观，切实解决经济发展和环境保护的矛盾问题，实现全镇经济社会又好又快发展。
二、工作原则
根据“谁污染、谁付费、谁管理、谁负责、谁治理、谁受益”的原则，坚决依法搞好本镇的环境保护工作。
三、目标责任
（一）工作目标：
1、全镇各类工业企业cod排放量比上一降低5%，实际能耗均值比上一降低3%；
2、全镇农药、化肥、地膜等污染类农资产品使用率降低3%。
3、污水处理厂二期工程8月底前竣工投产，确保人畜饮用水安全。
4、环境管理与生态保护公众对当地环境的满意率达95%以上。
5、按照属地管理的原则，实行“一把手”亲自抓、负总责并实行“问责制”和“一票否决制”。
6、其他（略）。
（二）分工与奖惩
1、企业各类环保指标由经贸委负责，年底考核中每低一个百分点扣取工作人员绩效工资的10%；
2、农业各类环保指标由农工委办负责，年底考核中每低一个百分点扣取工作人员绩效工资10%；
3、镇环保所负责对环保目标责任状实施情况进行监督、检查和指导，负责环保指标总体考核及各类奖惩，对超额完成任务的每高一个百分点，奖励绩效工资15%；
四、保障措施
1、加强领导，成立党委书记任组长的环保工作领导小组，领导小组下设办公室负责日常工作。
2、加大投入，镇财政拨付专项基金，用于奖惩兑现环保工作突出的企业、村庄的奖励和环保扶持基金。
3、加强环保执法队伍建设，配备专兼职执法人员和监督员。
4、加强环保宣传，提高全民的环保意识。
xx镇人民政府 负责人（签章）责任单位 责任人（签章）二00九三月十五日 二00九三月十五日
公开信
参考例文1：
致国家助学贷款毕业生的一封信
亲爱的同学们：
光阴似箭，岁月如梭，短暂的大学生活转瞬即逝，站在新起点上的你将带着老师的期望与同学的祝福，背负着自己的梦想，离开母校，走向社会，去开拓一片属于自己的新天地。此时你或许会想起大学生活里的风风雨雨，喜怒哀乐，想起许多的人，许多的事……我相信你一定还会记得，在当经济拮据、面对高额的学费手足无措以及为了每个月的生活费愁闷的时候，给予你帮助和支持的人和事。其中，国家助学贷款给了你最有力的扶助，使你可以和其他同学一样免除后顾之忧地学习和生活，最终得以顺利完成学业，走向社会，在为社会创造财富的同时实现自己的梦想。
……
信用乃立身之本，守住信用，就是守住人品，守住人格。俗话说：“人无信不立，国无信不国。”没有诚信的个人是社会的危害者，没有诚信的民族是民族的悲哀。让我们每个人像爱惜生命一样，珍爱自己的诚信，做诚信的表率。相信你是个诚实守信的毕业生，会按时、足额还清所借的国家助学贷款，为自己人生的信用记录写上光彩的一笔。用自己的行动塑造当代大学生诚实守信的光辉形象。
××大学学生管理处、资助管理中心
2009年6月11日
参考例文2：
关于网络文明建设致全市广大网民的一封信
网民朋友们：
在当今的信息时代，互联网以其丰富的内容、开阔的眼界、快捷的方式，给我们的工作和生活带来巨大便利。特别是互联网技术得到迅速普及并逐渐渗透到生活的各个领域，网络已成为人们吸取知识、增长才干、娱乐生活的重要平台。互联网的发展一方面为我们的研究学习、传递信息、交流情感以及娱乐休闲提供了更为宽广的天地。另一方面，由于互联网资源鱼龙混杂、良莠不齐，少部分人出于各种不同的目的，利用各种手段进行不道德的甚至是违法犯罪的活动：例如制造并传播计算机病毒、入侵非公开网站并窃取各种机密甚至是国家机密、在网上通过盗用他人银行帐号密码等方式谋取钱财、攻击合法网站、通过网络窃取他人研究成果等等。这都是无视网上文明道德、危害网络正常发展的行为。再一方面，网络上既有赌博诈骗的内容，也有低级庸俗的内容和其它有害信息，使部分网民难以辨析和抵制，沉溺于网吧，心灵受到毒害，学习和工作受到影响，有的甚至走上了违法犯罪的道路。
在此，市文明办向全市广大网民提出如下要求：
一、遵守和宣传《全国青少年网络文明公约》，争做网络文明的传播者。
二、抵制网吧诱惑，不进营业性网吧，多进开放性绿色网吧，争做网络文明的倡导者。
三、善于利用网络资源，学习科学文化知识，弘扬中华文明，倡导时代风尚，争做网络文明的促进者。
四、科学安排上网时间，不沉溺于网络，争做网络文明的践行者。
五、维护网络安全，不破坏网络秩序，不参与有害和无用信息的制作和传播，监督和防范不安全隐患，促进网络健康发展，争做网络安全的保卫者。
广大网民朋友们，网络在我们面前展示了一幅全新的生活画面，同时，美好的网络生活也需要我们用自己的美德和文明共同创造！让我们认真贯彻《公民道德建设实施纲要》的要求，遵守《全国青少年网络文明公约》，从我做起，从现在做起，自尊、自律、上文明网，文明上网，为我市精神文明建设，为社会的健康发展做出自己的贡献！
××市精神文明建设委员会办公室
2009年5月27日
参考例文3：
倡导文明上网 共建网络文明
广大网民朋友们：
你们好！
随着互联网的迅猛发展，我国网民总数已达3.16亿人，网络成为公众获取信息、表达意见的最主要渠道之一，也成为党和政府联系群众、集中民智的有效渠道。
……
积极参与网络文化建设，共建共享网上精神家园。建好自己的个人主页，写好自己的博客，精心筛选和转载高品味、高质量的网络内容，积极参加健康向上的网络文化活动，传播优秀的网络文化成果，打造富于内涵和魅力的网络空间，实现广大网民在虚拟世界里共建共享精神家园。
只要我们每个人从自己做起，大兴网络文明之风，积极投身于网络文明建设，全民共建共享的网络文明一定会结出硕果，为我们的心灵提供一个纯净优美的家园。
市精神文明建设办公室 2009年4月26日
慰问信
参考例文1：
慰问信
驻粤中国人民解放军、武警部队全体官兵，全省红军老战士，军队离退休干部，烈军属，残疾军人，转业、复员、退伍军人：
值此中国人民解放军建军81周年纪念日即将到来之际，中共广东省委、广东省人民政府谨代表全省人民，向你们致以节日的祝贺和亲切的慰问！
……
同志们，让我们高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，更加紧密地团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，继续解放思想，坚持改革开放，发扬拥军爱民的光荣传统，同心同德，艰苦奋斗，开拓创新，扎实工作，努力争当实践科学发展观的排头兵，为发展中国特色社会主义作出新贡献！
祝同志们节日快乐，身体健康，工作顺利，家庭幸福
中共广东省委 广东省人民政府
2008年7月22日
参考例文2：
中国青年志愿者协会致四川地震抗震救灾志愿者的慰问信
亲爱的志愿者战友们：
你们辛苦了！
我们永远不会忘记：2008年5月12日14时28分，四川汶川发生了里氏8.0级强烈地震，给震区人民群众生命财产造成巨大损失,举国震动,世界震惊。
……
谨向你们致以最崇高的敬意!衷心希望你们保重身体、注意安全、平安顺利！期盼着你们捷报频传，早日凯旋！
2008年10月11日
给四川灾区人民的慰问信
四川灾区的父老乡亲们：
2008年5月12日14点28分，你们所在地区发生了7.8级大地震，同时影响到我国的大部分等省市地区，为此我们深感震惊！对于地震灾害给你们造成的人员和财产损失，我们深表不安和关切。在这里，我们学校党委和行政，代表全校师生员工，对身处灾区和受到地震灾害影响的父老乡亲们、向转移我校来的老师和同学们，表示最亲切的慰问！
……
灾害无情人有情。让我们发扬中华民族团结互助的传统美德，携起手来，以实际行动共同抗震救灾，帮助来到我们身边的四川灾区的老师和同学走出悲痛，走出困境，共同建设和谐温馨的美好家园。
重庆市××中学 2008年5月20日
启事
参考例文：
第二届全国道德模范评选群众投票启事
今年是新中国成立60周年，为集中展示公民道德建设的丰硕成果，发挥道德模范的榜样作用，广泛动员人民群众支持和参与道德建设，推动社会主义核心价值体系建设，为庆祝新中国成立60周年营造文明和谐的社会氛围，中央宣传部、中央文明办、总政治部、全国总工会、共青团中央、全国妇联联合举办第二届全国道德模范评选表彰活动。经全国各地群众踊跃提名，各省、自治区、直辖市和总政治部评选表彰活动组委会推荐上报，第二届全国道德模范评选表彰活动组委会确定317位全国级的模范候选人。这317位模范候选人可分为助人为乐、见义勇为、诚实守信、敬业奉献、孝老爱亲五大类，每类模范中评出10位进行隆重表彰。
根据评选表彰工作程序，6月19日至7月19日，人民日报、光明日报、工人日报、中国青年报、中国妇女报和中国文明网、央视网、人民网、新华网、中国网、国际在线、中国日报网、中青网、中国台湾网、光明网、中国经济网、中国广播网、中新网、中国军网、中工网、中国妇女网、搜狐网、新浪网、网易网、腾讯网、悠视网同步刊登候选人的事迹，面向社会进行公示，接受群众监督，并接受群众投票。欢迎大家积极参加投票评选。对候选人若有意见，可于7月19日前向全国活动组委会办公室反映。组委会办公室通信地址：（略）
邮政编码：（略）
联系电话：（略）
电子信箱：（略）
附件一：317位全国道德模范候选人事迹简介（略）附件二：投票规则（略）
附件三：全国道德模范评选投票信封标志及选票（略）
第二届全国道德模范评选表彰活动组委会
2009年6月19日
简 报
地铁施工出地陷，甲乙双方推责任
×年×月×日H市地铁施工现场发生大规模地面塌陷。事后施工方中×集团和业主方H市地铁集团就责任认定问题各执一词，甲乙双方争论不休。
施工方的推脱理由是： ……
业主方针对施工方的相关指责提出了反驳理由：
……
参考例文2：
××市六措并举、积极应对人口老龄化
据统计资料表明，×市老年人口（65岁以上）占总人口比重已经超过7%，且农村的老龄化程度高于城镇。人口老龄化给社会经济发展带来巨大压力的同时也蕴涵着“银发消费市场”的商机以及老年人丰富的智力、经验等资源。牢固树立在科学发展观，坚持人口、资源和环境的可持续发展的科学理念，充分利用正处于人口红利期——社会养老负担相对比较低的这一有利形势，尽快建立起比较完善的社会保障体系和养老保险制度，这对于全市和谐社会的构建，有着十分重要的意义。
……
六、提高思想认识，加强老龄工作。各级领导要充分认识到人口老龄化是我国21世纪的重要国情，事关国计民生和国家长治久安，牢固树立 “全社会”的老龄意识，强化政府责任和投入，加强老龄工作。遵照“打基础，利长远”的要求，要加快行政管理体制改革，切实转变政府职能，将老龄事业建设专项规划，纳入政府的经济社会发展中、长期规划，明确目标任务，落实工作责任，并将规划实施情况纳入各级政府的考核内容
参考例文3：
广东省部署开展“迎国庆讲文明树新风”志愿服务活动
志愿服务是现代社会文明程度的重要标志，是人民群众参与精神文明建设的生动实践。切实组织好“迎国庆讲文明树新风”志愿服务活动，是以崭新面貌迎接新中国成立６０周年的重要方式，是搞好国庆期间各项庆祝活动的重要保证，是提升全社会道德水平的重要载体，对于形成良好社会秩序、环境面貌和道德风尚具有十分重要的意义。我们要统一思想、提高认识，不断增强做好“迎国庆讲文明树新风”志愿服务的责任感和使命感。
……
五是开展志愿精神宣传普及活动。制作播出一批弘扬志愿精神的文艺作品和公益广告，生动形象地传播志愿服务理念。广泛开展志愿心语征集活动，创办广东志愿者联合会会刊，拍摄《志愿者》系列纪录片第二部，编印出版《广东志愿服务手册》和《广东志愿服务实用教程》，普及志愿服务知识。
第四篇：常用事务文书写作
(--)常用事务文书写作 1．简报
特点：内容广泛；形式特殊；行文灵活；制发自由。
适用范围：反映工作部署和进展情况；交流工作方法和经验；报告工作中的新情况、新问题；介绍典型事例；传达上级机关的布置和意见。
简报的分类。从简报的内容分，有工作简报和会议简报，其中工作简报可分为经常性的业务简报、中心工作简报和问题简报，会议简报可分为关于会议的连续报道、关于会议的一次性集中报道；从简报的形式分，有综合性简报和专题性简报；从简报的保密程度分，有限制范围的内参性简报和一般性简报；按出刊日期分，有定期简报、不定期简报；按发行时间分，有长期简报和短期简报。
写作格式：报头、标题、按语、正文、报尾。报头分五个小部分：密级、简报名称、期号、编发单位、发行日期。正文包括开头、主体、结尾三部分。
按语的写作要求：不要重复简报中已叙述清楚的基本事实；观点要深刻精辟，富于指导性，发人深省；文字简洁，措词严谨，意尽文止。
注意事项：反映要快；选材要精；内容须真；风格要实。2．调查报告
特点：目的明确，有针对性；事实确凿，讲准确性；叙议结合，重叙述性。
适用范围：总结经验；反映情况，为上级管理部门制定政策提供依据；反映新生事物；揭露问题；还历史本来面目。
调查报告的分类。按调查的内容，分为五种：总结经验性的调查报告；反映基本情况，为上级管理部门制定政策提供依据的调查报告；反映新生事物的调查报告；揭露问题的调查报告；还历史本来面目的调查报告。按调查的方法分，有综合调查报告和专题调查报告两种。
写作格式：标题、开头、正文、结尾。
调查报告开头的结构形式可以有三种：内容提要式、介绍提问式、论断式。
正文的结构有四种：纵式结构、横式结构、纵横式结构、对比式结构。
注意事项：明确调查的目的、对象、范围；学会调查研究，全面深入地调查，充分详细地占有第一手材料；在掌握第一手材料的基础上，认真分析研究材料；注意表达方式，言简意赅，克服繁琐累赘。3．计划
特点：指导性、预想性、可行性。
计划的分类。按内容分，有生产计划、工作计划、教学计划、科研计划、学习计划、宣传计划、文体活动计划、生育计划等；按性质分，有综合性计划、单项计划、专题计划等；按范围分，有国家计划、省市计划、单位计划、部门计划、个人计划等；按时间分，有长期计划、中期计划、短期计划，或计划、月度计划等；按执行的严格程度分，有指令性计划、指导性计划。
写作格式：标题、正文、结尾。正文包括指导思想、基本情况、任务要求、具体措施、完成时间五部分。
注意事项：要吃透上级的精神并灵活运用；要紧密联系本单位的实际；要走群众路线；要留有充分余地；要保持计划的连续性和严肃性；避免工作计划写作的三种通病；文字表达要清晰明白。4．总结
特点：范围限制、时间限定；人称固定、理论分析。
适用范围：本单位一段时期内所共同关心的问题的回顾。
总结的分类。按内容分，有工作总结、学习总结、思想总结、生产总结、销售总结等；按范围分，有行业总结、单位总结、部门总结、个人总结等；按时间分，有总结、季度总结、月总结、阶段总结等；按性质分，有全面总结、专题总结和单项总结等。
写作格式：标题、正文。正文分四个层次：基本情况、成绩和经验、存在问题和教训、今后的努力方向。
注意事项：要有实事求是的精神，有正确的指导思想；常用说明和议论两种表达方式。5．书信类文书
书信类文书主要有介绍信、证明信、慰问信、感谢信、推荐信、邀请信、申请书、倡议书、建议书、请假条、便函、各种证书、贺信(电)、唁电等。所有这些都具有书信特征，即写作结构都是由标题、受文者称呼、问候语、正文、祝颂语、署名和时间组成。
有无标题是书信类公务文书与人们为处理个人私务而使用的一般书信最显著的区别，因为一般书信是不写标题的。书信类文书的标题最简单的写法是直接写文种名称就可以了，例如《介绍信》、《证明信》、《请假条》等。有的文书将发文者的名称或行文事由也写在标题中，使受文者一目了然。例如《致新疆地震灾区的慰问信》等。
受文者称呼应该顶格书写，后加冒号。
问候语单独成段。
祝颂语分祝语和颂语，祝语一般单独占一行，前面空两格。颂语另起一行顶格书写。如便函中常用的祝颂语：“此致敬礼”。根据不同内容，也有些祝颂语写在一起，单独成段。如慰问信中的“再次致以最诚挚的慰问!”唁电中的“×××同志安息吧!”(1)介绍信
介绍信是机关单位派人到其他机关单位联系工作、接洽事宜时专用的一种书信类文书。它的目的和作用就是介绍派人原因、证明所派之人的身份。
介绍信有两种写作格式，一种是用带单位名称抬头的信笺临时手写、加盖公章的便函式介绍信。另一种介绍信是事先印制好的带存根的联单式介绍信。这种介绍信格式相对固定，有编号，好管理，写作过程十分简便，只需填写受文者名称、派员名称及人数、大概派员原因和事宜，以及时间和介绍信有效期限就行了。除了在落款处盖公章外，还应当在存根和正联单之间加盖“骑缝章”。
标题直接写(印制)“介绍信”，或者将出具单位名称也写上，“江苏省人民政府办公厅介绍信”。受文者名称在标题之下左起顶格书写，后加冒号。受文者名称一定要写正确的全称或规范简称，这是对对方的尊重。有时介绍信是出具给单位领导人，应当在其姓名后加写职务名称，或者不写姓名只写职务名称。例如：“××公司×××总经理：”。
正文介绍信正文的起始句基本固定，以“兹介绍„„”、“现介绍„„”或“今介绍„„”开头，后接派员名单、人数，必要时应写清派员的职务、政治面貌等，派出人数要用中文大写。然后再写派员目的、事由，应当尽量写具体明白，有利于受文者一目了然。结束语常用“望予接洽为荷”、“请予以接洽”之类的固定用语。
祝颂语介绍信的祝颂语通常都是“此致敬礼”。
落款出具介绍信的单位名称(全称或规范简称)、出具时间，加盖公章。不盖公章的介绍信是无效介绍信，受文单位可不予承认。为表示严肃、慎重，介绍信在落款的左下方可以用括号注明有效期限，如“自即日起××天内有效”或“×月×日前有效”。
(2)慰问信
慰问信是以集体或个人的名义，向特定的单位、群体或人员表示关怀、问候、致意的特殊书。
慰问信有两种，一种是在特殊的日子到来之际，向特殊的单位、群体或人员发出慰问，如劳动节时慰问劳动者、教师节时慰问教育工作者、新年到来之际慰问全体市民、厂庆日慰问全厂职工等。另一种是向受到自然灾害的地区发出慰问，这种慰问又分为向受灾者慰问、向参加救灾者慰问两种。
慰问信的写作结构和一般书信基本一致，只是加写标题：《慰问信》或者《致××××的慰问信》。
受文者称呼。在标题之下左起顶格书写，后加冒号。
正文。正文的开头一段，说明发出慰问的理由，并表示慰问之情。
①如果是特殊的日子的慰问信，通常写：“值此××××到来之际，谨向你们致以诚挚的问候和美好的祝愿!”接下来，通常要回顾所慰问的该单位、群体或人员的光荣历史，概括评价他们为祖国建设、为地区或单位发展做出的贡献，向他们介绍本地区或单位最新发展动向和成就等。
②如果是向受灾者慰问，通常写：“惊悉××××地区发生了××××(灾害)，使你们遭受了生命和财产的巨大损失，谨向你们表示衷心的慰问!”接下来，通常鼓励他们要有信心战胜灾害，党和政府以及全国人民都在关心他们，支援他们，一方有难八方支援，这是中华民族的传统美德。鼓励他们早日展开生产自救，重建家园。
③如果是向参加救灾者慰问，通常写：“×月×日XXXX地区发生了XXXX(灾害)以来，你们一直英勇奋战在救灾第一线，不顾个人安危，为抢救国家财产，保护人民群众的生命和财产安全，„„，谨向你们致以崇高的敬意和诚挚的慰问!”接下来，通常高度赞扬他们置生死于度外，奋不顾身地抢险救灾的壮举，高度评价他们是一支具有光荣革命历史的队伍，是一支特别能打硬仗的队伍，在他们面前，任何艰难险阻都能被克服和战胜。同时，还表示向他们学习和致敬。
最后，写祝颂语。慰问信的祝颂语一定要有针对性，不是那种放之四海而皆准的祝健康、祝尊快、祝平安之类，更不是“此致敬礼”，要根据不同慰问内容和慰问对象，写得恰如其分。例如“祝你们在心的一年里„„”就突出了新年祝福。也可在最后向被慰问对象再次表示慰问、敬意之情，与开头形成呼应。
落款。写发出慰问信的单位名称或个人姓名，以及发信时间。
总体而言，慰问信要写得很有人情味，抒情色彩浓，格调积极、健康、高昂，除了表达自己的关心、支持、问候，也可以加入自己的决心、态度、希望。另外，慰问信的篇幅不宜过长，措辞要朴实、自然。
(四)公文处理
1.收文处理
收文处理程序可以分为四个阶段：第一阶段，公文的收受与分流，具体包括：签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编；第二阶段，办理收文，具体包括：拟办、批办、承办、注办；第三阶段，组织传阅与催办查办；第四阶段，处置办毕公文，包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。
收文处理方法：收文后，对需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理，紧急公文，应当提出办理时限；公文的承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿，对不属于本单位职权范围或者不适宜本单位办理的，应当迅速退回交办的文秘部门并说明理由；凡是涉及其他部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签，上报的公文，如果有关方面的意见不一致应当如实反映在公文里面；送领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办查办，一般公文定期催办查办；对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。2．发文处理
发文处理程序同样由四个阶段组成：第一阶段，文稿的形成，包括：拟稿、会商、审核、签发；第二阶段，公文的制作，具体包括：注发、缮印、用印或签署；第三阶段，公文的对外传递，包括分装、发出等环节；第四阶段，处置办毕公文，包括立卷、归档、暂存、销毁。
发文处理方法：公文的签发应当由本机关领导人完成，重要的或涉及面广的，必须由正职或主持正常工作的副职领导人签发，有些公文也可以由被授权的秘书长或办公室主任签发；审批公文时，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅，应当视为同意；草拟、修改和签批公文时所用的笔、墨，必须符合存档要求，不得在文稿装订线以外书写；属于部门职权范围的事项，应当由部门自行发文或者几个部门联合发文，凡是必须经过政府审批的事项，经过政府同意后，也可以由部门发文，文中可以注明经政府同意，公文内容如果是属于要求解决的具体问题，应当按照部门职权范围直接报送有关主管部门处理。
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第五篇：常用事务文书写作
常用事务文书写作
一、会议简报
简报，顾名思义就是简要的情况报道，它是一种具有汇报性、交流性和指导性的简短、灵活的行政事务文书。
特点：内容广泛、形式特殊、行文灵活、制发自由。
作用：（1）便于领导机关掌握情况、指导工作；
（2）向上汇报工作，争取指导帮助；（3）促进单位之间的交流。简报的分类：（1）综合简报；（2）专题简报；（3）会议简报。重点看一下会议简报。
会议简报是简报的一种，是为了及时会议进程、交流情况、反映到会人员意见和建议而缩写的内部材料。这种简报有的是综合性，根据同一问题产生的不同意见进行归纳整理，写出综述；有的是专题性的，把一种意见单独写上简报，甚至写一件事或一个问题，刊登一篇讲话稿。总之，会议简报的内容只要跟本次会议有关即可，非常灵活。
【璧尘提醒】
简报的格式
1、报头
简报报头一般由简报名称、期数、编发单位、日期等组成，其格式是固定的。简报名称用大字印在报头中间，如“情况反映”、“工作动态”、“会议简报”、“理论动态”等。简报名称之下是简报期数，表明“第×期”。编发日期在报头右下方，编发单位名称在报头左下方。根据需要，还可以在报头左上方印上机密等级，在右上方印上编号。报头之下正文之上，要印上一道横线，以示区别。
报头的设计格式如下：
工作动态
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