秘书管理制度（5篇）

第一篇：秘书管理制度

秘书管理制度

1.目的

为了进一步加强行政秘书岗位管理，充分发挥行政秘书的服务与辅助职能，以规范开展行政秘书的日常工作。2.适用范围

2.1.组织范围：适用于集团、事业部和分公司 2.2.业务范围：适用于秘书岗位人员管理 3.术语和定义

无

4.关键角色职责

无

5.制度内容描述

5.1.任职资格

5.1.1.学历及知识背景：大专以上学历，接受过企业文秘、公文写作、计算机应用、商务礼仪等方面的教育培训。

5.1.2.工作经验：具备本公司助理、内勤等岗位一年以上工作经验或者其他公司秘书、助理、内勤岗位三年以上工作经验。

5.1.3.基本知识与技能：有较好的写作基础，熟悉公文写作，能够独立起草一般性公文；具备较强的事务处理能力；具有较强的组织、协调能力与人际沟通能力；熟悉接待礼仪，能较好处理一般性接待工作；熟悉使用办公软件；熟悉文件资料归档的基本程序和方法。

5.1.4.素质要求：品格优秀、责任心强，有较强的保密意识；待人热情，有良好的服务意识；严谨细致、一丝不苟。

5.2.工作内容

5.2.1.日程管理：计划制定、行程安排，并及时记录和提醒。5.2.2.接待工作：接待来访客人、接听各类电话。

5.2.3.会议及活动：会议规划、通知、会场布置、资料准备、会议记录、会议追踪。

5.2.4.公文写作：信息收集、起草或协助起草各类文件、报告。5.2.5.沟通支持性工作：沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系，及领导交办的其他工作事项。

5.2.6.文件处理与保管：处理来往信函和传真，文件档案管理。5.2.7.综合事务管理：办公室环境管理及其他。

5.2.8.决策支持工作：信息的处理与分析，对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持。

5.3.管理办法

5.3.1.年度考评成绩连续两次为合格（含）以下的，以及连续两个月月度考核成绩低于80分的，调离本岗位。

5.3.2.一年中受到两次通报批评的，调离本岗位。5.3.3.每年度提交不少于2篇学习总结或读书体会。5.3.4.每年度参加不少于12课时的培训。5.4.培训方式

5.4.1.入职培训，由人资统一安排了解集团，公司概况，规章制度，组织结构，使其更快适应工作环境。

5.4.2.部门岗位培训，发放《秘书岗位手册》，熟悉新岗位职责，工作流程。

5.4.3.月度例行培训，每月参加行政本部安排的培训课程，学习专业知识。

5.4.4.OJT培训，每季度，由秘书的直接领导对其进行沟通，对必要的知识、技能、工作方法等进行优化。

6.特殊事项

无 7.相关文件

无 8.附件

无

第二篇：秘书管理制度

学院办公室秘书管理制度

第一章 总则

为促进学院办公室秘书工作的规范化、制度化、流程化，提高各项工作的质量和效率，促进院长与学院各部门之间的信息沟通，协助院长顺畅处理日常事务，现结合我院实际情况，制定本制度。

第二章 管理原则

一、双重管理原则：即秘书受院长及所在学院办公室主任管理；

二、双重负责原则：即秘书对院长及所在学院办公室主任负责；

三、秘书工作原则：服从安排原则、沟通协调原则、同心合作原则、积极主动原则、工作保密原则。

第三章 秘书工作性质

秘书作为院长的工作、生活服务人员，要协助院长做好日常事务的处理，能服从院长的安排，做好学院各项工作的上传下达，保证各项信息的有效性和实效性，要成为院长的得力助手。

第四章 秘书必备素质

一、职业化秘书的标准:

1、正直、公平，坚持既定政策和原则

2、诚实守信、实事求是

3、以工作为荣，设定高的工作水准

4、不失约、不违约、不食言、不泄密

5、勤奋努力工作，不断学习

6、有序利落，有条不斋

7、追求效率和效益

8、按约定完成工作，保质、保量、及时

9、客观正确对待意见与批评

10、要有大局观

二、秘书的职业态度

1、主动性（Initiative)

2、适应性(Flexibility)

3、团队精神(Team work)

4、尊重他人(Respect for People)

5、创新精神(Creativity)

6、坚持原则(Uncompromising Integrity)

7、服务与贡献(Service & Contribution)

8、认同与分享(Sharing)

第五章 秘书的礼仪素质

秘书要充分发挥礼仪的作用，达到工作自如的效果，除了把握好基本的礼仪原则外，还应从以下几方面加强对自身素质的培养。

一、要有良好的道德修养

礼仪是道德的一种外在表现形式，良好的道德会令人自然展示优雅得体的举止仪态，表现谦虚恭敬的态度。

1、公正客观。要公正地评价他人，不要以自己的好恶来评说他人，也不用自己的好恶要求他人。在处事中，不能感情用事，要以是非标准而不能以职务的高低论曲直，提

批评、建议要出于“公心”，帮助他人要出于“诚心”。

2、忠诚守信。要忠诚老实，办事恪守原则，忠于承诺，能办的事要千方百计办，不能办的事要向对方说明情由以得到他人的谅解。

3、摆正站位。秘书一定要摆正自己的位置，在与不同身份的人交往处事中，要正确履行自己的职责，而不能超越权限，既要积极地配合工作，又不能干预领导的决策或其它部门的工作。

二、要有谦虚而恭敬落落大方的态度

1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。

2、举止。手势和行立坐态都能表现出谦虚而恭敬的态度。言谈中注意语言的文雅与委婉，说话方式轻松自如，语速不急不徐，落落大方。

3、牢记别人的姓名，称呼恰当亲切。即使忘记了对方的姓名，也要委婉地“套”出或不动声色地处理。切忌直白对方“记不起了”或“我忘记了”等让对方难堪。

4、培养温文而雅的仪表风度。秘书正式场合应着整洁得体大方优雅的职业装。

三、要有作为领导辅助人员应具备的基本礼仪

秘书作为院长工作的辅助人员，除完成日常业务事宜外，更多的精力是为院长服务。一个好的秘书既是领导的助手又是领导的参谋，在日常工作中既要辅助领导进行决策，同时还要辅助领导树立良好的公众形象。

（一）作好助手和参谋的工作

1、参与决策调研，提供有分量的信息。首先是广泛收集信息，多提供真实情况。其次是超前搞好调研，多提供决策预案。再次是和领导同步思维，多提供有分量的文稿。其中要把握三点：

第一，要有观察力，跟踪了解院长的思维轨迹，敏于捕捉领导的思想火花。

第二，要站在领导工作的角度思考问题，才有一定的高度、广度和深度。

第三，主动与院长交流思想，通过听取领导的意见不断调整自己的思维，在事务处理和文稿撰写中更好地体现院长的思想。

2、参与实践，协助院长推进工作。

（1）积极介入有关工作，及时掌握相关情况，适时提出建议。

（2）经常了解全局情况。

（3）参与要有度，参谋要有方。参与督促检查，工作要“到位”，不能“越位”。

（4）参与工作实践，要当好助手，不能做“主手”，做好牵头、把关、协调的工作。

（二）辅助院长塑造良好的形象

1、语言形象

院长在正式场合发表讲话，要事先准备好文字材料、发言提纲。公务活动之前，提供广泛适用的背景资料（包括活动内容、所要解决的基本问题及与此相关的人文等知识）供院长参考准备。

2、协助院长树立行为形象。要在事务安排中，尤其是学院内部活动中，多接触普通员工和学生，了解情况，融于基层之中，才能使领导的形象得以升华。

3、协助院长树立感化形象。秘书要协助院长做好以下几项工作：

（1）要待人热情，例如在院长开展某项活动之前，详细了解该项活动所涉及的人员情况，包括姓名、身份、履历等，以便领导掌握对方的信息，为开展热情友好的交际活动创造条件。

（2）对外交往要真诚情切，秘书要很好地领会和把握院长的处事原则，并在对外交往中很好地运用，必要时提醒院长率先垂范，以身作则。以感化、教育和鼓舞他人。

第六章 秘书的重要职业技能

一、日常事务处理

（一）拨打/接听电话的程序和技巧

1、打电话前的准备

1）准备好电话记录本和笔；

2）把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。3）准备好通话时需要的文件资料。

4）查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。

2、正式拨打电话

（1）拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是山西工商学院院长办公室**

（2）如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。

（3）如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录。

（4）逐一将事情说明，注意语言简明、准确；

（5）通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。

3、接听电话：3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！山西工商学院院长办公室**”。接听电话分以下几种情况：

（1）上级部门及平级部门来电直接记录留言，记录联系电话、联系人，来电事宜，并给对方复述确认无误。如不紧急，记录下来转告院长；情况紧急需转达领导的，要及时汇报院长。遇院长外出参会时，要及时发信息告知院长。

（2）学院内部来电要问清事由，如需要要汇报院长；其他可视情况请示办公室主任后处理。通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。

（3）对于无关紧要的人和事，要学会筛选过滤，果断拒绝。

4、通话技巧：

（1）日常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等；对院长直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时告知院长。

（2）如对方有事需要传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。

（3）如接听到找院长的电话，而不能把握院长是否要和对方通话的情况下，不能随便回答院长“在”或“不在”，可说“请问您是哪位，有什么事情？请您稍等一下，我去看看院长是否在？”，然后请示院长后再确认是否转呈院长接听。在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。

（4）如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还

（5）如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，（6）整理电话留言，在院长回来后汇报相关信息。

（二）传真

1、将传真分类：

（1）需要院长本人审阅的，根据院长授意处理。

（2）由秘书来代为处理的：

A、转给其他相关负责人

B、由秘书本人回复的，需要注意一下几点：

遵守公文写作规范；

保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认；

需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围；

务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。

2、必要的传真分类存档。

（三）邮件

1、根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设子文件夹。

2、将收件箱中的邮件过滤：

（1）需要院长本人审阅的，打开邮件内容请示院长阅示，并将附件内容存入相应文件夹，督促、协助院长在规定时间内处理相关事宜。

（2）以院长名义回复时，要在语气上予以注意，编辑好回复内容后请示院长无误方能从院长的信箱发出。

3、由秘书来代为处理的：

（1）转给其他相关负责人，并督促其承办，并将结果反馈给院长;

（2）由秘书本人回复的，要将事情汇报院长，请示院长意见后再行回复。以秘书名义发送时，要说明邮件内容为院长授意；

（3）如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话告知。

4、重要邮件内容要及时进行存档。

（四）文件管理

1、收到文件，首先阅读文件，判断是否应由院长处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。

2、需要院长审阅的由学院办公室办理来文阅办卡，再请院长阅示。

2、对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由，重点内容用彩笔标注，便于院长审阅。

3、按院长批改意见复印后转发、呈送，必要的事情进行追踪，反馈结果。

4、必要文件进行存档。

注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出。

（五）名片及相关通讯录

1、分类：可根据实际情况分类，如类型、地域等；

2、存放：名片盒；录入到电子名片档中（更易查找，但需要录入时间）

3、应准备一名片夹，存放与院长联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。

4、院长常用通讯录要归类放置，保证是最新更新的。旧通讯录分类放置归档，以便随时翻阅。

二、日程安排

“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。秘书的职责是当好“管家”，按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。

（一）总体原则：

1、掌握院长的日常工作、近期工作重点、作息习惯、身体状况，2、优化工作方法，细心观察院长工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；

3、了解学院的发展情况，留意近期的工作兴奋点；

4、对计划内事情预先写入院长日程表；及时整理日程表，以免安排冲突；重点事情要特殊标记；

5、明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；

6、注意日程安排的时间松紧，适当安排。

（二）经验与技巧

1、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；

2、在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给院长留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；

3、根据院长习惯留出适当固定时间健身、阅读报刊资料及其他信息；

4、对于院长的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间在日程当日与院长再次核对，保证无更改；

5、不要代替领导做决定，在院长的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；

6、控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；必要时候要用合理的方式提醒领导；

7、掌握近期要回避的人物；

8、秘书可按照院长习惯，制作秘书工作日程表。

三、出差安排

1、出差前：

（1）确定出差目的和日期；

（2）确认航班、酒店，是否有接送机；选择好的航空公司、航班；尽量在出差目的地

附近选择院长熟悉的酒店；明确接送机人的联系方式；

（3）确认出差陪同人；

（4）如有具体对接人，要与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。

（5）做出完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）

（6

2、出差中

（1）根据院长日程安排，随时汇报学院各项工作及院长关心事宜的进展情况；

（2）与各部门加强沟通，及时掌握学院各部门的相关信息。

（3）根据情况及时院长沟通，及时调整日程安排。

3、出差后

（1）及时向院长汇报出差期间学院各项工作进展；

（2）出差后资料整理存档；

（3）出差后相关会议精神传达或召开专题会议。

四、会议及接见

（一）院务委员会

1、与院长确认会议时间及参会人员，是否为院务扩大会议；

2、拟定会议议题，报请院长阅示；

3、通知相关人员参会，并告知会议议题；

4、准备会议资料；

5、准备会议室相关设备，保证会议室整洁、设备功能正常；

6、做好会议记录；

7、形成会议纪要；

8、对于会中安排的事宜要根据时间节点逐项督办，并将督办结果反馈院长。

（二）院长办公会

1、与院长确认会议时间；

2、通知各部门负责人参加会议，并告知准备各部门汇报工作；

3、准备会议资料；

4、准备会议室相关设备，保证会议室整洁、设备功能正常；

5、做好会议记录；

6、形成会议纪要；

7、对于会中安排的事宜要根据时间节点逐项督办，并将督办结果反馈院长。

（三）有重要客人参加的会议注意事项：

1、综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预定会议室；

2、如有外部领导参会，要视情况注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔；

3、如有外宾参会，会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认；

4、根据来访人员的身份级别，请示领导是否准备纪念品；

5、在与来访单位沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点；

6、考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前通知相关人员准备；

7、如需安排参观，提前与各参观点人员联系，安排参观陪同人；

8、如有需要会前给院长提供相关背景材料；

9、给院长准备足量名片，并提醒会面时携带；

10、提前40分钟再次进行设备调试，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有

礼的态度；

11、提醒院长参会，如有需要陪同参会，参会中协助放映ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况；

12、会面结束后，代院长或陪同送客人离去；之后整理会场仪器设备。

（四）参加外部会议

1、收到会议邀请；

2、确认时间、地点、内容、主办单位、邀请其他人员都分别是谁（如会议有座次表，了解院长具体座位）；

3、是否会产生相关费用；

4、查看既定日程，请示院长确认是否参加；

5、给对方发参会回执，并列入院长日程表；

6、根据文件要求，如需发言，安排文书室拟定发言稿；

7、将发言稿初稿提请院长审阅修改后再行定稿；

8、参会前给院长准备背景资料；

9、提醒院长参会；

10、准备好相关资料参加会议；

11、会议结束，整理资料归档。

（五）媒体采访

1、收到采访邀请；

2、由宣传处长与媒体对接，鉴别是否为正规媒体的采访，采访主题、是否产生费用、采访时间、地点，报纸版面大小或电视播放时段等具体事宜；

3、宣传处长请示院长是否同意采访；

4、宣传处长与媒体对接落实采访记者的具体信息，并请示是否需要其他陪同采访人员；

5、媒体提供采访提纲，宣传处长负责把关，与院长碰头拟出提纲答案；

6、提前了解记者需求，为记者提供背景材料，尽量让领导在采访过程中少做解释；

7、接待记者；

8、按时采访；

10、与记者落实见报或播出时间；

11、记者稿件编辑完成后要回电子版请示院长是否需要修改，根据院长意见修改完毕后再定稿发布；

12、到时通知院长及各部门收看，并将报纸（原件、复印件）或视频存档；

13、学校内外网发布新闻，并上传各网站相关链接。

（六）陪同院长参加的大型活动：

1、接受活动邀请及活动议程，判断重要程度，征询院长意见；

2、对于院长同意参加的活动事先安排日程；

3、了解活动议程，参加人员、着装需求，征求院长意见；

4、提醒院长应参与哪几项活动；

5、带好活动议程、名片等资料；

6、活动中关注院长的需要，注意保持在院长的视线内；

7、会后整理业务资料和名片。

（七）突发来访接待

1、问清对方来访目的；

2、询问是否与院长有预约，如有人推荐见院长，一定问清楚谁介绍、什么事情后先

通报院长再做安排；

3、对于院长熟悉且非常重要的客人，可直接通报院长是否当下接见；对于有具体承办部门的可直接转到该部门负责人处接待；对于无关紧要的人要留下来访者联系方式、询问具体事宜做好登记后礼貌拒绝但，如果自己不能确定，一定要征询相关负责人的意见；

4、如需要等待，礼貌告知客人请稍等，院长正在处理紧急公务；

5、重要客人要为对方准备茶水，同时礼貌地暗示对方院长的下一个约会何时开始，请对方注意时间；

6、对于院长熟悉且非常重要的客人，如果院长当时不愿接待或不在办公室，由秘书视情况做出解释，让来访者觉得他随时都会受到欢迎，同时征询来访者意见，或帮助他安排和相关负责人见面；留下来访者的联系方式和资料，待院长方便时再行汇报，如果需要可进行后续安排；

7、对于与其它部门业务相关的来访，可以告诉对方相关部门的联系方式，留下对方的联系方式和资料，转交相关部门处理；

8、注意事项：有些来访者听不进秘书所做的任何解释，死缠着非见院长不可，一定要毫不妥协—但要注意礼貌—反复进行解释并提出建议。

五、沟通协调

（一）内部沟通

1、秘书要与院长建立经常性的沟通，了解院长近期的工作重点及管理方面的思想。准确理解院长的授意、做好上情下达的工作；

2、要与各部门建立良性沟通，随时掌握各部门工作进展情况；

3、要关注学校各项活动开展时间、进展情况；

4、要督促各部门在工作完成后及时向院长汇报。

（二）外部沟通

外部沟通会大量使用电话、电子设备、书信等媒介，因此要特别注重在这些方面的商务礼仪。要以学校利益为基础，在沟通中尊重对方，要注意多方了解与交流合作相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达。

六、文字支持

（一）秘书文字支持应达到的要求：

1、针对性强——文档处理要直接、明确地去解决某个具体问题，提出意见和办法。

2、具体真实——具体是指收文人看了文档后知道该怎样去做，真实是指实事求是。

3、条理性强——文字工作具有明确的指导作用，可操作性强，因此对拟制文稿的条理性要求尤为突出。

4、时限性强——要写得及时，否则会延误时机。

5、要有固定的格式。

（二）秘书文字支持的种类：

1、传真和邮件（详细处理流程见前）

2、业务类文档（正式文件、讲话稿、报告、总结、PPT制作等）

3、一般信件、感谢信、邀请函等

（三）程序：准备——撰拟——审核修改、发布

1、准备

（1）明确行文要求。秘书应事先了解行文目的、收文对象、主要内容，在与院长相互沟通中，准确领会领导意图，并据此进行写作。

（2）确定主题。主题一般是说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点和

主张。要注意选择正确的文种。

（3）调查研究收集材料。在接受院长授意后，秘书应进行深入的调查研究，收集标志材料。

2、撰拟文稿

（1）合理安排正文的表述次序，可使文档内容紧凑有序，纲目清楚，前后衔接紧密，方便收文人阅读与正确理解。

（2）写好开头与结尾。开头用以唤起收文者注意，引导阅读。（3）用词用字应准确、规范，应正确标明标点符号。（4）文内使用简称时，一般应当先用全称，再注明简称。

3、审核修改、发布

（1）文档拟好后，应认真、严肃地反复进行审核与修正。

（2）审核修改的步骤是，首先由秘书自己反复推敲修改，对于重要的文档还要组织讨论，最后提交院长审核批准、发布。

第三篇：秘书管理制度重点强调

秘书管理制度重点强调

秘书面试

● 招聘秘书前必须由副总办填写人员需求表，报秘书管理部批准

● 各职位秘书最少要经过两级面试合格后方可入职

秘书培训

● 秘书入职7天内由所属区域（副）总监秘书负责培训并逐级向上汇报培训情况 秘书晋升

● 各职位秘书的晋升需由上级向秘书管理部提出申请，秘书管理部与秘书进行面谈，秘书提交工作总结

● 秘书管理部批准晋升后，将《员工考核表》、《秘书晋升面谈表》、《个人工作小结》递交人事部，晋升从次月1日开始生效

秘书入调离

● 秘书入职前必须参加上机考试，考试合格者方可办理入职

● 秘书必须进店入职，不得提前计薪，以办理入职手续、签订劳动合同日为起始计薪日

● 秘书人员调职前要求副总助理提前五个工作日以邮件形式向秘书管理部申请 ● 秘书人员主动离职必须提前一个月向所属营业部副总办提出申请，副总办助理第一时间上报秘书管理部，秘书管理部对离职秘书进行调查及备案；秘书人员由公司辞退/除名的，要求提前五个工作日由副总办助理通知秘书管理部 ● 店务秘书调、离职需要在监交人（指定（副）总监秘书）的参与下与接任的秘书在分行完成财务、交管、行政、IT、费用方面的交接；（副）总监秘书调、离职需要在监交人（指定副总助理）的参与下与接任的（副）总监秘书完成相关内容的交接；副总办助理/秘书调、离职需要在监交人（秘书管理部经理指定）的参与下与接任人员完成相关内容的交接

● 秘书人员于调、离职当日必须进行上述内容的交接，完成交接后由上级主管逐级审核签字，由其本人到总部与相关部门进行交接工作完成的签字确认，否则，将暂扣离职人员当月薪资，直到完成所有交接确认的签字工作 秘书投诉 ● 开设秘书投诉专用邮箱，做为秘书投诉的基本渠道

● 投诉人填写《投诉单》并发送邮件→秘书管理部受理邮件回复（1个工作日内）→秘书管理部展开调查→反馈投诉人处理结果（7个工作日内）

第四篇：秘书部内部管理制度

秘书部内部管理制度

为了更好加强对内部自身的管理，完善管理机制，提高工作效率，培养学秘书部内部成员的时间观念，特制定本条例。

一、秘书部干事、成员应按时参加学生会召开的会议、例会，并签到。

二、内部会议严禁让他人代签或待他人签到。如需请假应向上级汇报。如未经许可，记入“无故缺席”。

三、凡学生会召开的例会、临时会议、大型活动、值班及各项活动，应到人员应按规定时间到达指定地点，不得迟到、早退或缺席。一学期请假的次数不得超过三次，超过三次者按旷会处理（依次积累）。与会者迟到10分钟，视其无故缺席。

四、在参加会议或活动过程中，任何人不得擅自离开，如有特殊情况，必须向上级请假，并上报部长。

五、无故缺勤一次者给予内部通报批评处分，无故缺勤二次者给予内部警告除分，无故缺勤三次以上（含三次）者和请假五次以上（含五次）者，经主席团研究并上报团委老师，给予其开除学生会处分。

六、每次会议或活动后，由干事认真填写“学生会干部考勤表”并存档。同时，作为年末学生班干部的考评依据之一。

七、以上考勤制度各秘书部干部必须严格遵守。

八、本制度自公布之日起实行。

第五篇：秘书学术论文：试论现代企业档案管理制度

【网络综合-秘书资格考试】

随着企业改革的不断深化．档案界一直在探讨现代企业挡案工作的管理模式。笔者认为．建立现代企业档案管理制度应是合理的选择。所谓现代企业档案管理制

度实际上是一种多元、高效、灵活的挡案管理方式．是企业档案工作为适应企业制度变革的需要在管理制度上的一种变革。这一制度目前虽尚未完全成形，但通过广大档案工作者多年的理论探讨和实践已初见端倪。本文试就其产生背景、基本特征与机制构筑谈谈个人的认识

一、现代企业档案管理制度的提出

现代企业档案管理制度的提出，应该说是有深刻的时代背景的．首先它是企业制度变革的产物。我国自1993年党的十四届三中全会提出建立社会主义市场经

济体制以来，国有企业改制进入了改革的快车道，建立产权明晰、责任明确、政企分开、管理科学的现代公司制成为企业改革的主旋律。与传统国有企业相比现代企业具有明显的时代特征：(1)变党委领导下的厂长负责制为建立有规范的法人治理结构、科学的领导体制和组织制度；(2)一改国有企业一统天下的局面。投资主体多元化、企业资产脱权化使企业出现了多种所有制并存的格局；(3)档案所有权的变化．企业所有权的多元化导致了档案所有权的多元化；(4)企业经营形态的多样化．从规模形态上看是少盘骨干性大型企业集团与大量中小型民营企业并存，为适应市场竞争的需要出现了一批以产权为纽带、以母公司为主体、以获取利润和提高市场占有率为目标的跨行业、跨地区、跨所有制的大型企业集团．同时亦出现了数量上占优势的民营企业；从技术形态上看企业工业化管理与信息化管理并存，在信息化带动工业化战略的指导下．已有不少企业从工业化管理进入信息化、知识化管理阶段。总之。企业在日益面向市场竞争的驱动下，与传统国有企业相比在所有制、规模、技术、经营与形态上都发生了深刻的变革．传统企业档案管理模式已不适应现代企业制度的需要。其次是企业为维护自身利益需要的产物。我国自1959年正式建立企业挡案工作以来，在企业几经改革中企业档案工作虽曾屡受冲击．但企业档案工作始终是与企业相伴而行的，企业档案工作始终存在的事实说明企业需要档案工作。历史上的企业改革尤其是在建立现代企业制度中对企业档案工作的冲击。我们不应该仅视为一种冲击．而应视为完善企业档案工作的机遇，无数企业的档案工作在当

前企业改革中得到发展与强化的现实也说明了这一点。事实上在市场经济条件下企业面临的形势更为复杂．它不仅需要企业档案工作为维护企业日常管理与生产活动提供服务．而且需要企业档案工作在市场竞争中为企业领导决策服务，在经济纠纷中为维护企业合法权益服务．在企业管理中为企业文化建设提供服务。因此．现代企业制度的建立并不排斥档案工作，它对企业挡案工作的冲击实际上是对传统国有企业档案管理模式的扬弃，为维护自身利益的需要．要求在企业档案管理制度、管理方式、管理手段与运行机制上做相应的变革．即要求建立与现代企业制度相适应的现代企业档案管理制度。

二、现代企业档案管理制度的基本特征

现代企业档案管理制度作为一种管理制度．属制度的范畴．具有制度的共性。为体现企业档案工作的价值观．规范企业档案管理和维护企业利益．我们认为现代企业档案管理制度不是一种固定的管理模式．而是一种档案权属明确、管理科学、企业自律的一种企业档案管理制度。

档案权属明确是现代企业档案管理制度的首要特征。在企业改制前，国有企业一统天下，其形成的档案理所当然的是国有档案，并由国家对其实行统一管理。随着企业投资主体多元化和民营企业的涌现出各种档案管理制度时要符合本企业的实际。如前所述，由于各企业规模、经营、技术、管理形态的不同，不仅档案工作的机构设置、运行机制不同，而且在档案管理的形态、方式、手段上也会有所区别，企业在确定档案管理制度时应注意符合本企业的特征。企业自律也是现代企业档案管理制度区别于传统企业档案管理制度的一个特征。企业对档案

管理自律含自主、自理之意，在国家有关档案工作法律的框架内，企业有权自主决定档案的管理形式与管理对象，企业的建档工作应属企业行为。企业自律原则突出了企业在建档工作中的主体地位，其理论基础是企业法人财产权。在管理方式上不能像国有企业那样一定要按设定的统一管理模式管理企业

档案．可以自己建档集中管理或对部分档案集中管理．也可以委托文件中心或档案中介机构代管、代理。我们相信．只要企业认识到档案的价值所在．一定能自己管理好档案。企业有能力搞好生产经营管理．还没能力管理好档案吗?

由上述可知．现代企业管理制度包含有档案管理制度，但又不等同于具体的档案管理制度．它既是一种管理理念，又是一种管理体系．其实质是要建立一种多元、灵活、高效的档案管理制度。

三、现代企业档案管理制度的构筑

现代企业档案管理制度的建立与运行是一个长期的、动态的过程．它不仅与现代企业有一个磨合期，而且还会随着现代企业的发展而发展。在我国现代企业制度建设已有十年的历史，从档案工作的正反经验看．在构筑现代企业档案管理制度中应着重注意以下几个问题：

(一)建立现代企业档案管理制度要以史为鉴。

现代企业与传统企业虽然有着本质的区别，但现代企业档案管理制度与传统企业档案管理制度却有一定的共性．尤其是在具体档案管理制度上。档案权属的不同与企业建档自律原则会在一定程度上影响到企业档案管理制度，但鉴于两类型企业都具有生产与管理的职能。在制定现代企业档案规范化管理制度时不需要白手起家。传统企业档案工作史上的不少理论与实践均值得借鉴，例如档案集中统一管理理论、科技文件“三纳入”理论、科技档案成套性理论、档案保管与整理理论、档案利用理论等。这些具体的档案管理理论既可以服务于传统企业，也可以服务于现代企业。以集中统一管理理论为例，对档案是否要实行集中统一管理与企业所有制形式没有必然的联系。集中统一管理应是档案工作一般规律的要求．不同的只是集中统一管理的范围、内容的差别。现代企业可以对全部档案实行集中统一管理，也可以按衙对部分档案实行集中统一管理。例如有的民营企业只对下属企业有关资质认证、资产、会计等档案实行集中统一管理．而其它档案则由各企业自行管理。这种情况不仅适用于部分民营企业。对大型企业集团尤具有普遍指导意义，大型企业集团下属单位多且分散，集团公司对整个集团公司的档案实行集中统一管理既无可能又无必要。再以科技文件工作“三纳入”为例．在借鉴这一理论时既可以按传统的“三纳入“做法对科技文件实施管理，也可根据企业的实际纳入企业资产管理、纳入企业信息化进程、纳入质量认证管理活动。充分借鉴传统企业档案规范化管理制度可以大大缩短建立现代企业档案管理制度的进程．不少民营企业白手起家摸索建档的教训及国有股份公司档案管理顺利过渡的经验都证明了这一点。

(二)档案行政管理部门要加强引导。

在计划经济体制下．档案行政管理部门与专业主管部门对企业档案工作具有领导、指导、监督、检查的职责，多以管理者的形象出现在企业面前。在建立社会主义市场经济体制中，一方面是专业主管机关职能发生转变，有的撤消．有的由行政管理转为经营性管理．大部分企业成了无主管企业，与之同时档案行政管理部门的职能也在发生转变。要由偏重微观管理转向宏观调控；另一方面是随着企业改制出现了多元化所有制的局面，由此决定在建立现代企业档案管理制度中需要重新定位档案行政管理部门与企业的关系。档案行政管理部门应采取分类指导的方针，例如对国有企业档案管理实行监督、检查为主。对民营企业实行服务、指导为主。以民营企业档案工作为例。一个普遍的规律是民营企业在创业初期无暇顾及档案工作，但发展到一定阶段时便会自发要求建档。用上海一位民营企业领导的话说：“没有档案我怎么证明我们是依法经营的．当发生经济纠纷时我拿什么打官司?”但由于信息不灵、档案人员业务基础差等原因，他们的自发建档工作往往要经过较长时间的摸索。例如上海某民

营企业在实践中总结出了需要归档的12类文件，但在长达5年的时间里却一直没有形成书面的归档制度．这些文件归档范围仅停留在分管领导的脑海里或口头表达上，事实上他们所摸索的内容在有关档案工作文件中早已有之。由此说明档案行政管理部门在推进建立现代企业档案管理制度中完全可以有所作为．通过提供法规服务、培训服务、信息服务、中介服务等加快现代企业档案管理制度的建立。企业自律是现代企业档案管理制度的重要内容，但企业自律不排斥档案行政管理部门的引导与服务．档案行政管理部门有责任让企业了解档案工作自律的要求、内容．自律不是放任自流，但遗憾的是目前不少档案行政管理部门在观念上对民营企业的档案工作还没有摆脱传统管理观念的束缚。

(三)重在构筑现代企业档案管理制度的运行机制。

现代企业档案管理制度的建立与运行。关键在于建立起现代企业档案工作的运行机制。所谓运行机制可以理解为在一定社会条件下企业档案工作内外各要素之间相互作用、自我调节和控制的功能和过程。这种机制涉及的范围较广，例如企业制度、与周边机构关系、市场竞争环境、利益结构等。但归纳起来主要是动力机制和约束机制。

动力机制是推动现代企业档案管理制度运行的基础和动力，传统企业档案工作之所以缺乏活力就是缺乏动力机制，究其原因并非企业档案人员工作不努力．关键是企业自身缺乏活力。在计划经济体制下，由于缺少市场竞争．企业产品多年不创新、设备改造缺乏资金、生产技术陈旧，在低水平发展中对档案很少有回溯性利用，体现不出档案应有的价值，档案工作当然也就缺乏动力。在企业档案工作现实中我们可以发现这样一个事实，越是产品单

一、技术创新不足、缺乏活力的企业，越显不出企业档案工作的地位与作用。企业档案工作的历史告诉我们，企业档案工作作为企业工作的一部分．企业档案人员的主观能动性对推动企业档案的运行固然重要。但推动企业档案工作运行的动力机制主要源于企业自身的动力机制。在市场经济体制下，推动企业发展的外部动力主要是市场竞争和社会需求，企业为在市场竞争中取得一席之地必然要不断进行创新：推动企业发展的内部动力是企业制度建设、企业文化建设和创新能力．因此．为构筑现代企业档案管理制度运行机制，应使企业档案工作紧贴企业的需求．对外满足企业市场竞争的需求．对内满足企业制度创新、技术创新和企业文化的需求，变企业的动力为企业档案工作的动力，在主动参与信息服务上狠下功夫。在这一背景下，为有效形成现代企业档案管理制度的动力机制，对档案部门应建立相应责权利机制、竞争上岗机制、职绩考核机制等也是十分必要的。

在构筑现代企业档案管理制度运行机制中，还应有必要的约束机制，用以保证档案工作的健康发展。约束机制的建立可以从制度约束、成本核算约束、档案质量控制约束等着手。首先是制度约束．现代企业主管领导应督促档案部门建立一套规范化档案管理制度和档案人员任职制度，克服档案管理任意化的倾向，用制度规范档案管理工作，尤其是对外向型与信息化程度较高的企业，档案的规范化管理更显重要。其次是成本核算机制与档案质量控制机制。它们虽各有其内涵，但其共性是通过控制档案的质量来约束企业档案工作。企业的目标是获取利润，引入成本核算机制意在控制档案机构与人员规模，改变单纯按档案数量定人员编制的做法。传统企业档案管理的内容过于陈旧，数量过大，价值不大的档案保存过长，这种状况应当加以改变。实际上目前在现代企业已自觉或不自觉引入成本控制机制，其表现一是专职档案人员大大减少，多为兼职档案人员；二是减少了用于保管档案的空间。如果我们站在传统档案工作角度看．这无疑是对档案工作的削弱，但如果换一个思路来看问题却具有一定的合理性。作为企业来讲，它不可能过多过久地保存无利用价值的档案，国外企业档案工作情况也可以验证这一点。例如据有关资料介绍．美国企业档案馆保存档案占文件总盘的比例．没有超过6％的，强调档案用于“维护企业的历史。保护企业的产品商标权、产权不受侵害，维护企业产品的信誉”。一般而言，档案是一种历史记录，企业需要档案记录与保存历史，但企业的历史与文化不仅存在于档案中。更多地是体现在企业的传统与观念中，这已

为无数民办企业、外资企业、国有改制企业成功的历史所证明。对企业认为无实用价值的档案，或由档案馆挑选有社会意义的档案继续保存，或销毁。通过建立成本与质量控制机制使企业档案工作达到高效、简洁的要求。

综上所述，现代企业档案管理制度是档案管理与现代企业的有机结合．是按现代企业制度需要建立的档案权属明确、管理科学、企业自律的一种档案管理方式，是一种多元、灵活、高效的档案管理制度。