创新医疗档案信息化管理工作的几点看法

第一篇：创新医疗档案信息化管理工作的几点看法

创新医疗档案信息化管理工作的几点看法

摘要：医疗卫生事业的快速发展，对医院档案管理工作提出全新要求，档案管理应与时俱进，更加科学化、信息化。档案管理工作能否满足新时代社会实践的需求，是衡量医院综合管理水平的重要标准之一，建立系统的信息化档案管理体制、科学的信息化档案管理机制、构建全新的信息化档案管理体系，是完善、创新档案信息化管理工作的必要举措。

关键词：医院；档案管理；信息化；创新

信息技术和医疗卫生事业的日新月异，让信息化成为档案管理工作的必然趋势。目前，医疗档案的管理均逐步实现了信息化，但在档案信息化管理过程中，仍存在诸多问题，比如，医院对信息化建设不够重视、信息化档案管理人员素质不足、档案信息化管理模式落后……因此，想要完善、创新医疗档案信息化管理工作，我们应从多方努力。那么，怎样科学地完善、创新档案信息化管理呢？

一、建立系统的信息化档案管理体制

1.优化档案管理模式，明确职责。优化档案管理体制，明确的责任体系十分重要。医院是人员密集、信息内容更新较快的医疗单位，档案的形成和管理涉及全院诸多医护人员，是一项系统工程，需要全院上下协同配合。在职责体系中，确定主管领导作为第一责任人，宏观指导医院档案管理工作的方针和计划，制定工作监督体制。确定涉及档案管理的相关部门负责人为第二责任人，结合医院工作实际，对全院各类档案科学归类、存档管理。全院相关科室负责人和工作人员为实际执行人即第三责任人，这样建立一个在院领导引领下的责任体制，明确各方职责，层层落实责任，有利于档案管理工作的开展和具体的责任追究。在档案管理的过程中，需要结合医院实际制定一系列档案管理工作规定，并在档案管理工作中严格执行落实，确保工作的严谨性、科学性、客观真实性、安全性，使医院档案管理更科学、高效、便捷。

2.健全工作人员管理体制，加强档案管理者队伍建设。医院档案管理者选用有档案管理经验者，在某种程度上制约了无经验，但思想灵活，勇于创新的人才。一些“资深”档案管理人员的保守和陈旧思维，阻碍了现代化档案管理工作的推进。同时，从事档案管理的工作人员待遇差，晋升慢，无法吸引年轻有为的人才，这也影响了档案工作的正常开展。因此，建立一个全新的档案人员管理体制至关重要。可以引进竞争激励机制，通过提高档案管理工作人员的待遇和地位，吸引人才；推行全员聘任竞争上岗，择优录取，充分调动员工的积极性，鼓励创新，最大限度地挖掘个人潜力；在人员的管理方面，建立相应的激励机制，如分配制度、奖励制度，将档案管理者的工作表现作为考核的重要依据，并与薪资、晋职挂钩，促进档案管理工作的良性发展。

二、确立科学的信息化档案管理机制

1.加强档案管理人员的信息化培训。医院应积极开展档案管理相关培训：（1）培养档案管理人员的专业素质。组织档案管理者参加档案业务培训，学习档案管理工作的法律法规，系统地学习最前沿的档案管理方法，调动档案管理者的积极性和创造性。同时，及时反馈档案管理工作中存在的问题，探讨解决方案，明确整改方向和措施。（2）培养档案管理者创新及实践应用能力，把专业知识灵活运用到档案管理实践中。随着档案管理信息化的发展，亟需年轻有为、熟练计算机软件操作且热爱档案管理事业的人才，医院应紧跟时代发展步伐，培养信息化的专业人才，运用现代化管理知识和技术，推进档案管理工作不断创新发展。（3）培养档案管理者综合服务素质。加强其思想政治教育和职业道德教育，提升服务理念，培养一批品德高尚、业务精通、踏实肯干、敢于创新、锐意进取的人才。

2.加强软环境建设，营造人性化的工作氛围。（1）营造积极、活泼、创新的工作氛围，调动档案管理工作人员的积极性。通过组织开展相关活动，比如档案管理知识竞赛、传统档案管理与信息化档案管理辩论赛，先进档案管理工作人员评比等调动工作者的激情与活力，激发创新思维，提高专业知识水平。（2）合理安排工作岗位，发掘员工的优点和专长。在工作安排上，根据人员的专长和个性特点安排适合的岗位，双向促进，使档案管理工作更加有效率，营造一种尊重个性、鼓励创新、信任理解的良好工作氛围。

三、构建全新的信息化档案管理体系

在全新的信息化档案管理体系中，档案管理人员要不断创新管理方式，科学分类，探索高效便捷的信息化档案管理方法，使档案管理工作日趋完善。（1）建立一套完善、健全和科学的信息化档案管理制度，并认真落实。如通过制定落实严格的保管制度，确保电子档案信息安全。把住存储载体的质量关，规范存储载体的保管条件，加强计算机的病毒检测，应定期对电子档案进行安全检查，一旦发现信息或载体损坏，及时采取有效措施进行修复。规范电子文件形成、积累过程的管理以及?w档责任、检查鉴定等一系列工作环节。（2）建立数字化信息档案馆，实现网上归档、网上检索。把档案馆中储存的档案、影像资料等进行数字化处理，并全部上载到相关的网络云数据库。结合实际工作，不断创新信息化的方法和手段，提高档案信息管理、利用效率。（3）培养档案管理者信息化管理水平。可聘请专业人员加强信息安全管理工作，并培养和强化档案管理者的安全保密意识和网络安全防范技能。（4）严格控制电子档案的可转换性，保证电子档案的安全，对电子文件进行特定保护。做好电子档案使用中的控制与管理，电子档案使用过程中加强安全保护。（5）通过分布式数据库管理系统上传部分档案到专业平台，方便各单位互访数据。（6）从电子文件的源头抓电子档案的质量。为档案部门增配设备，对电子信息进行统一管理和制作，规范电子文件形成所使用的软件。（7）设置专人对纸质文件集中审鉴，保证纸质文件与电子信息一致。（8）严把电子信息归档关，做好电子信息动态管理。在电子信息归档时，对电子信息进行检查、鉴定、验收，实行动态管理。

当前医院体制改革正在向纵深发展，做好信息化档案管理是时代的需求，我们应将档案信息资源网络的规划、设计、管理和运行纳入医院信息化建设总体规划、统筹安排实施，从而深入推进“智慧医疗”建设。

参考文献：

[1]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界，2015（05）：199.[2]李华.对医院档案管理创新的思考[J].佳木斯大学社会科学学报，2010，12（4）：23.

第二篇：1档案管理工作创新

档案管理工作创新

提要高校档案蕴藏着丰富的信息资源，是高校教育事业的重要组成部分。档案管理工作是高校的重点工作之一，特别是高校的档案管理错综复杂，就需在创新上下功夫。

关键词：高校；档案工作；管理创新

近几年来，高校的档案工作取得了可喜的成绩，其地位逐步提高，其作用也越来越受到重视。随着知识经济的提出和社会现代化的推进，现代信息技术、网络技术的广泛应用，我国的高校教育事业发生了很大的变化，作为传统文献领域的高校档案工作，面临着前所未有的机遇和挑战。在新时期档案工作者要抓住机遇，迎接挑战，与时俱进，开拓创新，提高高校档案管理水平，促进高校档案事业的可持续发展，确立档案工作在高校不可替代的地位。

一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性

档案作为的记录、知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮，在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果，并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来，才能体现它们应有的价值。档案工作者的任务就是科学地管理档案，有的放矢地开发档案信息资源，以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而，目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位，各高校的档案利用率仍很低，多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段，掩埋在历史的灰尘之下。高校档案的价值在于被利用，这需要通过人的劳动，通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此，高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托，实现档案管理服务模式的创新，从社会需要、学校需要的角度出发，以学校内外的利用者为服务对象，以库藏档案信息为服务内容，以多种服务方式为手段，为档案的开发利用创造一个广阔的空间，实现高校档案信息资源的共享。

二、加强档案管理创新体系建设

（一）模式创新。目前，高校档案馆（室）虽属机关部门，但大多挂靠校办或党办之下的非独立结构，其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向办学的要求。随着高校管理体制改革的深化，应当改变档案管理工作的地位和作用，将档案馆从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，将对促进高校档案管理变革具有重要意义。进而注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这样才能使档案机构高效、安全、到位，才能实现高校档案工作的超越，呈现高校档案事业不断发展的前景。

（二）思路创新

1、管理理念创新。档案管理工作者必须解放思想，更新观念，改变过去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导的状态，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。把档案管理的知识化、科技化、信息化、社会化作为档案工作的管理目标。

2、管理内容创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须

调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

3、管理方式创新。通常档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定，如单纯地看档案管理场所、设备和馆藏等。但随着时代的发展，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度地实现档案资源的开发与利用。

4、人才资源创新。要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。

（三）手段创新。长期以来，高校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或利用手段是手工的，严重阻碍了档案的管理水平和利用程度。因此，实现档案信息化管理，要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，解决文档一体化问题，以提高工作效率和服务质量。主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。

（四）实践创新

1、加强知识管理的核心是以人为本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。

2、加强信息资源建设，开展资源整合。优化馆藏，提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。

3、建立档案管理人才竞争机制，鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中学习、成长。对那些通过写作、出版、讲座，或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。同时，注重档案管理人员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。同时，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，如计算机课程培训、归档文件整理、相关档案法律文件、保密知识等。

总之，档案工作者应该不断更新观念，创新理论；更新知识，创新管理，掌握档案工作的发展规律，树立现代化的档案管理意识，与时俱进，以服务为宗旨，以创新为主题，促进档案管理工作实现现代化、科学化。

主要：

[1]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京大学出版社，2002.[2]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报，2007.3.[3]梁守英.关于高校档案工作创新的思考[J].广西右江民族师专学报，2003.6.

第三篇：如何创新社保档案管理工作

如何创新社保档案管理工作

【摘要】随着我国社会保障制度的不断完善，当前我国社会工作的覆盖面不断扩大，参保人数越来越多，由于参保人员具有较强的流动性，这也增加了社保档案管理工作的难度。在社保档案管理工作量不断增加的新形势下，如何有效的规范社保档案管理工作，努力提高社保档案管理水平已成为需要认真研究的重要课题。文中从社保档案的内容和特点入手，分析了社保档案管理的现状，并进一步对创新社保档案管理工作的措施进行了具体的阐述。

【关键词】社保档案；管理；内容；现状；措施

一、社保档案的内容及特点

（一）社保档案的内涵。社保档案主要以文书、文件、会计凭证、音像及实物等为主，是对参保人基本资料的原始，能够有效的反映参保人履行缴费义务及享受社保待遇的真实情况。可以说社保档案是做好社保工作的重要前提和基础。参保人员可以通过社保档案来有效的维护合法权益，同时社保部门也需要依赖于社保档案来努力提高管理的科学性。当前社保部门管理的社保档案大致可分为六类，即文书档案、会计档案、声像档案、业务档案、基建设备档案和实物档案。由于档案门类不同，因此在档案材料整理归档方法上也存在一定的差异，因此在实际工作中，需要遵循安全保管和方便利用的原则，依照国家相关的档案管理规范要求来对社保档案进行整理和管理。

（二）社保档案的特点。（1）数量庞大。近年来，我国社保制度改革的力度不断加大，参保人员已开始向农村拓展，实现全民参保的步伐不断加快，这也使社保档案数量呈现出迅猛增加的特点，社保档案数量越来越庞大。（2）动态变化。参保人员的社保档案，在其工作发生变化时，会随着工作关系发生转移，同时个人工资发生增减变化时，各项社保缴费情况也会随之发生变化，社保档案呈现出动态变化的特点。（3）以人为本。社保档案作为个人参与社保的重要原始凭证，个个是其最基础的形成单位，因此社保档案也是维护个人利益的重要凭证。（4）规范性强。社保档案具有统一的办理程序和缴付费标准，利用规范的记录卡、登记清册及报表，所形成的材料与所属哪个单位无关，具有一致性和规范性。

二、社保档案管理的现状

（一）对社会保险档案重视不够。社保档案不仅数量十分庞大，而且工作环节繁琐，一旦对其重视度不够，那么在软硬件及人员配置方面会存在不到位的情况，相关信息管理也会出现混乱现象，存在较强的随意的性，从而对社保档案管理水平的提升带来较大的影响。

（二）社会保险档案多头管理。由于社保档案涉及面较广，不同类别的社保档案其管理部门也不同，这也导致多头管理问题存在，不同档案分属于不同的部门进行管理，各部门之间缺乏有效的沟通和配合，部分社保经办机构在档案管理工作中将各类档案分开在不同科室进行管理，不遵循档案集中统一管理的原则，而且管理方法各异，这为个人查询和利用档案带来了许多不便。

（三）缺乏专业社会保险档案的管理标准和规范。社会保险档案管理缺乏国家标准，造成社会保险档案的各地管理办法不统一。在社会保障档案的不一样专业类别中，管理的规范和水平也不一致。哪些资料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些资料不需要归档，如何销毁；哪些资料需要分类、分级管理；哪些资料需要集中统一管理，如何管理；客观上没有形成良好的运行机制和工作秩序。主观上也需要建立标准化、规范化的管理制度和管理程序。

三、创新社保档案管理工作的措施

（一）提高认识，加强领导。加大社保档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社会保险档案工作的重要性，提高每一位公民的社会保障意识，加大对社会保险档案工作的重视程度，积极争取各级党委、政府领导对社会保险档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保险档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。

（二）建立健全相关制度，规范程序，理顺社保档案工作管理机制。对每一类档案制定出相应的管理制度，构建一个完整的制度体系，做到有章可循，照章办事，依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序，做到既符合工作进程，又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会计帐簿等，要及时立卷归档，遵循集中统一管理的原则，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保险档案的集中管理。

（三）加大经济投入，使管理更加规范化。应尽快制定社会保险档案管理办法，将社会保险档案工作纳入规范化管理。管理办法应就社会保险档案存储的内容及范围、档案室的配套设备、档案室的管理、档案管理人员的职责、档案管理软件的开发与应用等作出较为详实的规定，以彻底改变社会保险档案管理上的无序状态，逐步形成上下管理一致的社会保险档案管理体系。

（四）大胆引进现代化信息技术。各级社会保险部门应克服资金紧张的困难，购置先进的微机设备装备档案室。在机型上在一个省内要尽力做到统一，以便为下一步计算机联网及共享社会保险档案数据奠定基础。同时应着力进行档案管理的软件开发工作，实现档案的自动快速编目及档案信息的自动检索；可以实现对档案资料的快速统计，实现系统的网上互联。

四、结束语

随着我国社会保障事业的不断完善，社保档案管理工作需要加快观念的更新，大量创新相关的标准和规范，确保社保档案管理工作效率和水平的提升，充分利用新技术和新方法，加快对社保档案管理新模式和新途径的探索工作，加快推动我国社会保障事业的健康、有序发展。

参考文献

[1]刘水.浅论社保档案信息资源开发利用[J].劳动保障世界（理论版），2013-02-20.[2]胡友凤.关于社保档案管理的思考与探索[J].科技信息，2014-02-05.[3]刘志刚.浅谈社保档案管理工作中存在的问题[J].价值工程，2015-01-18.

第四篇：医疗科技档案管理工作调研分析

医疗科技档案管理工作是医院科研活动的基础和真实记载，是提高医疗科研质量、促进医疗科研进步,为医院现代化建设服务的重要保证。同时，医疗科技档案是医院综合档案的重要组成部分，加强对医疗科技档案的管理是医院科研管理的一项重要工作，尤其是在医院体制改革和现代技术高速发展的今天，医疗科技档案在整个医院档案中所占的比例也显著增加，在医院科学管

理中所处的地位也越来越重要。目前，医院档案工作已打破了文书档案、科技档案等各门类档案分开管理的模式，向着适合于医院整体宏观管理、综合管理的方向发展，从原来行政档案管理的单一模式转变为主要以科技成果档案、科技课题档案管理综合的模式，这一管理模式提高了课题的中标率，促进了医院科技成果的获得及转化，为医院的现代化发展起到了重要作用。本文就医院医疗科技档案的管理进行思考和探讨。

一、转变观念,重视科技档案管理在医院科研教学工作中的作用

（一）医疗科技档案管理工作的认识要统一。医院要做好医疗科技档案管理工作，关键是要统一思想，统一观念，统一认识，加强领导，互相协作，克服科技档案管理工作中的落后思想和传统观念，使各级领导、科技管理部门和科技人员真正认识到科技档案管理工作对保证和促进医院科技工作所起到的重要作用；要充分认识到医院科技档案的作用是多方面的。如何合理利用科技档案信息并最大限度地发挥它在科研管理中的作用，对提高医疗质量和科研水平都将产生重要的影响。由于科技档案真实地记录、储存着各项科研课题的立项申报书、科技成果签定证书、计划任务书，技术总结报告、合同书、课题项目评审意见书、评审报告、实验记录、经费使用、性能检测报告以及标准等有关学术活动的全部过程，因此，成为科研成果鉴定和申报乃至科研成果推广应用的重要依据。档案人员要针对医学研究和科研人员的需要，设置不同专题，筛选、编辑医务人员的科研成果、医学论文及资料，介绍新技术、新方法、新项目和医疗业务发展动向，为医务人员科研活动提供指导性服务。近年来，各级医院特别是各大中型医院在“科研兴医，科教兴院”战略方针的指导下，充分利用科技档案，将科研计划管理与科研计划档案管理相结合，严把科技档案的质量关，使之在科研成果的鉴定申报以及科研成果的推广利用过程中发挥了重要作用。同时，医务人员在科研活动中，要想加快科学研究的进程，取得更多的科研成果，就必须拥有大量充分可靠的科研资料。因此，医院要切实加强科研档案的管理，把静态的档案变成动态的信息，活化科研资料，为医务人员开展医疗、科研、教学工作服好务。

（二）医疗科技档案工作的理念要创新。档案工作的创新是指档案管理体制、档案工作运行机制、档案管理与利用活动等方面的制度创新。因此，医院科技档案工作的理念要创新，观念要改变，要较好的运用现代信息技术和科学的管理模式，顺应当前时代的发展需要。尤其是《中华人民共和国档案法》颁布和实施以来，科技档案工作正向法制化、规范化、标准化管理方向迈进，这就要求我们医疗科技档案工作也要坚持与时俱进，走改革与创新之路，要把提高创新能力、创新观念真正落实到医疗科技档案实际工作中，做好平时科技材料的收集、整理、归档工作，作到常做常新。同时要把医疗科技档案工作当作一门学问，研究它、认识它、探讨它，以寻找其科学规律，改变以往传统落后的工作方法，使医疗科技档案工作的重点从每年立卷归档多少、利用服务多少转变为医院前沿科学发展需要和档案信息资源的充分开发和利用，以科学的精神和求实的态度拓宽科技档案管理工作的领域，以求医疗科技档案工作获得实际效益和最高利用价值，探索一条医疗科技档案管理工作的新路子，从而推动医疗科技档案管理工作不断向前发展。

（三）医疗科技档案工作的方法要与时俱进。医院档案工作的许多传统做法和管理方法在不同时期的档案工作中起到了积极作用，但传统的做法已不能适应医院当前医疗体制改革的需要，由于过去观念和管理方法的落后，必须对档案工作进行大胆的创新和改进。就医疗科技档案工作而言，人们对其医疗科技成果档案的价值和认识还不到位，管理体制和管理队伍还有待健全和完善，从某种意义上说医疗科技成果档案仍然是目前医疗科技档案工作中需要加强和特别要重视的环节。随着医疗卫生事业的不断发展和进步，医疗科技成果数量和质量逐年攀升，对科技档案的要求越来越高，涉及的面也越来越广，科技档案也越来越表现其较强的专业性和广泛的群众性。针对医院档案工作人员对业务部门的科技活动情况不熟悉的状况，医院的综合档案管理部门应以医疗科研管理部门为核心，互相协助，互相配合，分级管理，制定适合于医疗科技档案统一管理的范围和标准，尤其是医院的科技档案工作方法要更新，要与时俱进，充分发挥业务部门和医疗科技人员的积极性，以克服医院原有档案室科技档案材料不足、业务不熟的缺陷。通过实践，探索在信息时代市场经济不断发展的新形势下医疗科技

档案工作的新方法、新规律，开创医疗科技档案工作的新局面。

二、医疗科技档案管理工作存在的问题及原因

（一）医疗科技档案收集不齐全的原因之一是多数医疗科研人员在科研过程中，重视科学研究实践活动，重视科技成果的论文发表与获奖，轻视科技档案资料的平时积累工作，认为这是档案部门的事，与己无关。

（二）医疗科技人员缺

乏档案意识，与一种错误的观点认为，自己在科研活动中形成的材料不一定要归档，归到档案室不如放在自己身边使用起来方便，于是以关键技术资料保密为借口，在科研过程中或科技成果奖励后应归档的资料不愿上交或找理由不主动上交。

（三）医疗科技档案的归档工作缺乏系统、完整的制度保证，不能做到上、下集中统一管理。医院档案管理没有真正实行“三纳入”、“四同步”制度，在科技档案归档管理工作方面缺乏行之有效的制约手段，致使医疗科技归档管理工作处于失控状态。

（四）医疗科技档案还存在纸质材料多、电子档案少、档案室设备简陋等问题，不能有效地开发和利用医疗科技档案材料，已完成的科技成果、科技项目材料没有随时归档，即使是代表医院科技实力的重点、重大科技项目和部分获奖成果材料也因科研人员的种种原因不能及时归档或缺失；有些科技项目结题后，没有提供完整的项目研发过程中产生的全部技术材料。由于以上原因，医疗科技档案中出现了四多四少现象，即一般性技术材料多，关键性技术材料少；鉴定、审批性材料多,工艺技术性材料少；文字材料多，光盘、磁盘、图表、照片、录像少；复印件多,原件少。这些问题严重影响了医疗科技档案的收集、整理工作，制约了医疗科技档案自身价值的发展和信息资源的开发利用。

三、加强医疗科技档案管理工作的几点思考

（一）建立科学管理制度,理顺医疗科技档案归档程序。科技档案是科技课题科技成果研究的全过程的反映，但又不仅仅局限于某一项科技课题、某一项成果，它是课题及成果之间、学科之间的综合反映，因而就形成了科技档案的4个特点：专业性、系统性、集体性和阶段性。为了规范科技档案管理工作，就必须遵循国务院发布的《科学技术档案工作条例》规定的“完整、明确、系统、安全和有效利用要求”归档。由于一项科技课题完成的时间长（有的项目往往需要几年），涉及的范围广，参加的人员多（集体完成），档案内容复杂，造成了科技档案材料形成的周期长，积累材料需跨进行，加之课题的进展，其形成的档案材料就会发生变化，档案材料也就难以产生连续性，易造成割裂现象。另外，申报科技成果奖有时受到科技申报制度的制约，必须由科技管理部门出具有关证明方能申报，但也有许多已结题而不报奖和暂缓报奖的成果项目就不受制度条款的约束，从而也有可能造成大量科技档案材料零散在外。为此，必须把科技档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，走实现科技工作与科技建档工作两者协调发展的道路，建立合理的归档程序，掌握科技档案管理工作的规律，保证医疗科技档案的准确、完整、系统，最终使医疗科技档案工作走上科学化、规范化的轨道，达到提高科技档案归档的质量和效率。因此，医疗科技档案应实行集中统一管理，可根据《科学技术研究档案管理暂行规定》，结合本单位实际，制定和完善科技档案积累和科技归档的各科规章制度，理顺医院档案部门、科技管理部门、科技档案形成部门之间的工作关系，共同形成一个相互联系、相互制约、相互渗透的联合体。

（二）加强重点、重大科技项目的档案管理。重大、重点项目及高级别获奖成果最能反映一所医院的科技能力和对医院医药卫生事业的突出影响力，重点、重大科技项目的研究时间较长，往往有一些阶段性成果，每一阶段中肯定有技术进步和新的成果，这些档案材料既是学校的历史见证，又是新技术、新创新的基础，因此对重点、重大科技项目应从立项起立卷归档，然后将每个阶段产生的技术进步、最新成果、新立项的子课题分补充到科技档案中去，以免遗漏，这对项目研究人员和医院档案管理部门都有重大意义。

（三）提高医疗科研人员的科技档案归档意识。科研人员是科技档案形成的主体，科研人员档案意识的提高，将会使医疗科技档案的管理走上规范化、科学化的良性循环的轨道，将会使医疗科技档案管理工作迈上一个新的台阶。

（四）提高科技档案管理专、兼工作人员的综合素质。人的素质是关系到工作成败的最重要的因素，因此科技档案工作人员综合素质的提高，是当前医院提高科技档案工作的根本保证，一方面要提高工作人员的业务素质，另一方面要培养工作人员爱岗敬业、开拓创新、服务管理、团结奉献的高尚意志和工作作风。

（五）加快科技档案信息的开发和利用。档案工作已进入了信息时代，我们必须抓住历史机遇，切实做好科技档案信息资源的开发利用工作。目前，医院综合档案室最紧要的是加强和开发利用好自己的软件系统，在确保科技机密和档案安全的情况下，实行网上档案信息资源共享。网上提供必要的电子档案，建立健全医疗科技档案信息资源管理机制，实现科技档案信息资源共享。总之，要通过多渠道，采取各种方法加大科技档案工作的宣传力度，增强医院广大医疗科研人员的档案意识，做好医疗科技档案的平时收集、整理、开发利用等档案管理工作，提高医疗科技档案的现代化管理水平，让医疗科技档案为医疗科技工作再出成果，推动医疗卫生事业健康、快速发展。

第五篇：如何做好企业档案信息化管理工作[定稿]

如何做好企业档案信息化管理工作

众所周知，档案管理作为一门系统、严谨的管理科学，是人类历经千载的智慧结晶。特别是近些年来，信息化时代的到来，加快了数字化、网络化系统发展，而档案工作信息化是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，只有通过档案信息化建设，才能够实现对企业信息资源的集中管理，提高利用效率，更好地服务于企业。如何创建一个具有本企业特色的档案信息化系统呢，我认为应做好以下工作：

一、因企制宜，制定标准的档案管理规范体系，切实推动企业档案向标准化、规范化、信息化的管理发展。

信息化的今天，企业办公自动化后，出现了无纸办公，每个岗位都能形成电子文档，这就要求各个管理岗位，明确对各类文件材料形成、积累、归档应负的责任，通过培训让大家懂得文书处理和归档的一整套程序，了解纸质文件和电子文件归档的关系，以实现档案信息资源的制度化、规范化管理。

1、区别处理。

新归存的的公文档案和技术文件图档都为电子文档，只有少部分为实物档案。旧的文档绝大部分为实物档案，应采用将常用的纸质档案资料进行电子化，以适应网络化的服务。

2、并存互补。

从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，在现阶段的环境条件下，纸质档案还有一定实用性和优点，有一定的不可替代性，所以 1

可以采用两种介质并存以互补。实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

3、有主有次。

在档案利用上以电子文档为主，纸质档案为辅方式，向无纸化模式靠拢。备份必须以纸质、电子两种方式同时进行，以确保万无一失。数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对，严把电子档案的正确性和完整性。由于电子介质的更新、硬件设备的更新，对重要档案信息进行存储方式的转换，以免造成信息的丢失，如一些磁带、软盘存储方式已很少应用，就需要把重要信息转换为现常用的存储方式，以提供利用。

二、提高档案信息化技术水平，促进档案信息化发展

显而易见，技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息建设与应用势必形同空话。

首先，企业应该为档案信息化系统，配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，以防止日常工作中的电磁干扰、辐射等影响，从系统的设备源头上减少信息化系统的自然毁损概率；

其次，企业应该根据实际工作需求，探索实践出适合本公司使用的档案信息管理软件，该软件应集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，使企业档案信息化建设与办公自动化管理融汇贯通，从而

提高信息服务质量和效率；档案利用的广泛性则表现在企业内部联网后，各部门间对档案信息资源实现了共享，而且在现行文件阅览服务的同时又增加了在线服务。

再次、以网络技术为主的档案数字化已引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到了深刻的影响，电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，则是电子档案管理重要性的体现；网络化以内部局域网为主，隔绝外网。电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

三、建立完善的安全管理制度，保障档案信息安全

企业应该提高自身网络技术水平，采取有效的安全保护措施，以保证档案信息化系统的运行安全。而档案管理部门则要发挥信息中心的作用，对信息的利用和保密等问题，通过新的管理制度和管理方法来解决。防泄密措施宜采用技术上的物理隔离和行政上的保密制度双管齐下。

首先，档案信息化的良好建设与最终落实都需要靠档案管理人员来执行，所以可以说档案管理人员是档案信息化安全保障的第一道屏障。因此，建立完善的安全管理制度，规范员工操作行为，提高档案

人员的警惕性，可以从根本上降低人为失误所造成的信息丢失，减少商业黑客对档案信息系统的威胁。

其次，必须采用技术上的物理隔离。企业的经营、财务、技术等等的档案资料是企业的无形资产，被严格划分为不同的保密等级，只能在指定的有限的范围内利用，不容许外泄。进行密级界定。

一是制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定，并以优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等安全技术检验过滤，成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全；

二是对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全；对已经有了的防范措施,如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等,要开展综合利用;

当然，这还不够，企业还必须建立一套严格的保密制度，奖惩明确，建立从上到下的保密机构组织，并进行定期的教育和宣贯，以提高全员的保密意识。

综上所述，档案信息化管理作为一项全面严谨的管理工作，需要档案管理人员积极参与、配合，唯有如此，才能全方位地参与支持企业决策和各级信息服务，更好的服务于企业。