秘书知识大全：接待工作迎送外宾的礼仪[高级]

第一篇：秘书知识大全：接待工作迎送外宾的礼仪[高级]

二、迎送外宾的礼仪(一)学习目标要求熟悉迎送外宾的礼仪。(二)迎送外宾礼仪1.迎送规格对外宾的迎送规格，各国的做法不尽一致，我国目前的做法主要是根据来访者的身份、其访问的性质和目的以及适当考虑两国的关系来加以确定。做为社会组织的外事活动，为保证迎送不致失礼，首先要认真研究外宾的有关资料和基本情况，如客人的身份、地位、社会影响、来本单位访问的目的、可能达成的协议、同本单位的关系性质和程度等以及其他背景资料。另外，准确地记住客人的姓名、职务及相貌特征，以便接站时应用。根据上述资料，结合本单位的具体情况，确定相应的迎送规格。通常，主要的迎送人员应与来宾的身份相当。例如对方是董事长或总经理，我方亦安排董事长或总经理迎送。由于各种原因，如当事人不在当地，或突然身体不适等，应由职位相当的其他人士或其副职出面迎送，并作必要的说明和致歉。对于重要的宾客，或与单位的利益关系重大宾客，可根据特殊需要，安排比来宾身份略高的人士破格迎送。但为了避免其他组织或人士产生不必要的误会，造成厚此薄彼的印象，非有特殊需要，一般应按常归办事。总之，主人的身份要与客人相差不大，以对口、对等为宜。2.做好迎接准备要事先与有关交通部门联系好，核实客人的班机或车船班次的抵达时间，安排好迎送车辆，订好客人下榻的客房及膳食，组织好我方迎送人员。如对所接宾客不熟悉，对无我方陪同人员同机(车、船)到达，则要准备好接站牌，必要时还应准备好鲜花。3.迎接与介绍外宾走下飞机(车、船)后，我方即应上前表示欢迎与慰问，双方互作介绍。通常，先由我方人员或接待翻译人员，将前往欢迎的人员按其身份依次一一介绍给来宾，亦可由我方中身份最高者或熟悉来宾的人员出面介绍。有的国家(如日本)的客人习惯于以交换名片来介绍自己的姓名和身份，如果双方是初次见面，应首先将自己的名片递给对方，使对方一目了然，也是一种有效的介绍方式。4.行礼习俗双方见面互相介绍后，按国际惯例，一般行握手礼，此时应注意握手的顺序和基本礼仪，并注意再次点头致意。行握手礼后，外宾由于国籍、习俗的不同，可能还要对我方再行不同的拥抱礼、亲吻礼、鞠躬礼、吻手礼等，我方均应作相应表示，不可推卸或表现勉强。如安排献花，必须采用鲜花，扎成礼品花束，并注意保持花束的整洁和鲜艳。注意不要用菊花、杜鹃花、黄色花朵，因为有些国家忌讳这些花。对于重要客人，可安排机场、车站或码头的贵宾休息厅稍事休息，此时要准备相应的饮料进行招待。(三)相应知识1.答应礼节答应礼节主要是指与外宾谈话时应对的礼节。秘书人员在解答外宾问题时，语气温和耐心，双眼注视对方，集中精力倾听，以示尊重。对外宾的话未听清时，应说：“对不起，请您再说一遍。”在处理问题时，语气要婉转，如说：“我所说的不会不合理吧？”有事要打扰客人时，应说：“对不起，打扰您一下。”如对外宾的提问一时答不上来时，应先致谦后查询，如说：“对不起，这事我不清楚，待我问明白后告诉您。”当外宾对答讯表示感谢时，应说：“不客气”、“请别在意”、“不，一点都不麻烦，不必客气。”2.注意谈话分寸对外宾谈话要实事求是，自己不知道的事不要随便答复，无把握的事不要应诺，做到言而有信。在外宾面前千万不要吹嘘自己。三人以上在场，不要只谈两人知道的事，以免使其他外宾有冷落之感。谈话时不要自己滔滔不绝，要让外宾有机会讲话，外宾讲话时，不要随便插话或打断。与外宾谈话时，应用外宾都能听懂的语言，讲大家都能参与的内容。(四)注意事项1.外宾抵达前工作(1)掌握飞机(车、船)确切抵达时间，如有变化及时通知迎接、陪同人员和其他有关人员。到达机场(车站、码头)时间一般在外宾抵达前15-20分钟。(2)检查外宾住的房间，确定安排是否妥当、合适。2.外宾抵达后工作(1)迎宾。外宾下飞机或出机场(车站、码头)后，迎接人员应将其姓名、职务一一介绍给外宾，迎接人员同时与外宾握手表示欢迎。(2)商议活动日程。商议的目的是看主人的安排是否符合客人的要求，有无需增减的内容和项目。若有，须及时通知有关单位和部门。

第二篇：第二讲 迎送礼仪

迎送礼仪

——公务接待礼仪十二讲之二

李 仪

一、成功亮相与曲终奏雅

迎送，指因公务活动而安排的迎接和送别。是客人（团组）抵离本地时的礼仪活动。迎送，分在住地（客人下榻宾馆）迎送和在机场（车站、码头）迎送，后者又称接站和送站。安排迎送人员应身份适当，人数不宜过多，视来访客人（团组）的性质及主宾的身份确定。

迎，是进入接待实施阶段的第一个工作，关乎客人的“第一印象”。“第一印象”如何，会影响到客人在此后的访问过程中的心情，以及对接待工作乃至整个组织的评价。因此，如何做到“成功亮相”，具有极其重要的意义。一是要主动热情，对所有的客人都要一视同仁、热情相迎。这是人际交往和建立良好的人际关系所应持的态度和交际姿态。二是要分寸适当，应从实际情况出发确定迎送规格，以有效地实现交往目的和公关期望。三是接待人员在接受任务后，要对第一次亮相的服务方案和个人形象进行精心设计。缜密准备、精心实施，言行得体、文明礼貌，给客人留下美好的印象。

送，对于整个接待工作过程具有“总结”的意味，是整个接待活动和过程的最后一个环节和留给客人的“最后的印象”，同样要慎重对待。应善始善终，追求“曲终奏雅”的效果，切忌“虎头蛇尾”。否则会使客人先前形成的良好印象大打折扣，从而带来功亏一篑的遗憾。

总之，迎客与送客是两个重要环节，犹如一篇美文的开头与结尾。热情规范、善始善终的迎来送往，会使客人高兴而来、满意而归，对访问之旅留下美好、难忘的印象，为公务活动顺利进行起到事半功倍的作用。

二、程序和要求

（一）迎客程序

迎接工作的一般步骤是：（开始）准备→欢迎→安排生活（结束）。1．准备

（1）准确掌握客人（团组）抵达的时间、地点、所乘交通工具以及给予的礼遇等。（2）迎接前检查预定客房、车辆及餐饮。

（3）通知宾馆、车辆等部门做好准备；重要来宾以及重要团组的接待，根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门做好准备。

（4）通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往迎接。

（5）做好其他准备工作。2．迎宾

（1）准确掌握抵达时间。提前到达以示欢迎与尊重，不让客人久候或自寻目的地。

（2）出示接站牌。因初次见面和迎接地点拥挤喧闹，为便于识别，高举接站牌、横幅、小旗等迎接，使客人能从远处看到，主动前来接洽；应礼貌地问清客人情况，不要接错人，既保证接站顺利，又增加客人的自尊、自豪感，增进双方感情。

（3）热情相迎。主动上前打招呼、握手、问候以示欢迎；自我介绍或递名片（可由身份最高者将迎接人员介绍给来宾，接着介绍来宾，先介绍身份地位高的人）；主动与客人寒暄，征得同意后帮客人提皮箱、行李，引领至车上。（4）帮助客人与机场或车站联系签票、领取行李，组织装运行李。3．安排生活

（1）将客送至住地，先让其洗浴更衣，以解旅途疲劳，再安排客人就餐。（2）及时向客人提供《接待手册》，并征求客人对日程安排的意见和要求（如客人对日程安排提出变化要求，应报告有关领导同意后迅速通知各有关部门）。问客有无私人活动（探亲访友、购物）需帮助安排。

（3）分手时礼貌道别，并交待下次会面地点、时间、联系方法。

（二）送客程序

送客是公务接待工作最后一环，可适当馈赠礼品，提醒别忘所带物品。送客的一般步骤是：（开始）准备→欢送（结束）。

1．准备

（1）核实客人离境的准确时间、地点、所乘交通工具；商定集合、出发的时间。

（2）通知宾馆、车辆等部门提前做好准备；重要来宾以及重要团组的接待，根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门提前做好准备。

（3）通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往欢送。（4）组织装运行李，检查客人是否有遗漏物品。2．欢送

（1）为表隆重，参加接待服务的人员可在客人住地列队欢送。（2）送客人至机场（车站、码头）。

（3）挥手告别并配以关切牵挂的道别语，待飞机起飞（车船开动）后再离开。

三、注意事项

1．严格照接待方案安排和组织迎送。

2．准确掌握客人抵离时间、地点和所乘交通工具，及早通知全体迎送人员和有关部门。如有变化，应及时通知。

3．接站人员应提前到达机场（车站、码头）迎候客人，以示欢迎与尊重；送客要待飞机起飞（车船开动）后再离开。

4．根据需要事先安排贵宾休息室；对首次来访、彼此又不认识的客人，应事先准备好接站牌。

5．客人抵达住地后，不宜马上安排活动，应稍事休息，给对方留下更衣时间。

6．在迎送过程中，应热情周到，服务规范，善始善终，文明礼貌。7．对需要购买回程飞机、车、船票的客人，要事先了解离开的日期，乘坐何种交通工具，收齐预付款，交票务人员办理。票办妥后，要提前通知客人。

第三篇：200651973948397_45-05外宾接待工作规定

外宾接待工作规定G/DL-45-05-200

5一、总 则

（一）为贯彻执行党的对外开放政策，发展公司对外经济技术合作和友好往来，做好公司的外事接待工作，根据中央、省、市的有关规定，结合公司的实际，特制定本规定。

二、管理职责与内容

（二）公司的日常性外事接待工作均由公司外事办统一负责，公司所属各单位均应严格遵守有关规定，严守外事工作纪律，凡属涉外问题均应向外事办报告，由外事办负责与上级部门请示汇报，任何单位和个人均无权自作主张，随意处理。

（三）来公司签订或执行合同、技术洽谈、交流、讲学、商贸及一般性参观的外国人、侨胞，其对口接待单位应事先向外事办报告，由外事办负责制定接待计划，报请公司总经理批准后由外事办统一负责安排外宾的住宿、工作及娱乐活动。

（四）公司所属各单位或个人，因工作需要或业务关系所结识的外国人、侨胞以及外单位的客人（指外国人侨胞）要来公司参观、洽谈、联系有关业务的，均应事先与外事办联系，提供详细情况和相关材料，经批准后方可进公司，并要有专人负责接送、陪同。各车间、部室的办公室均不得做接待外国人、侨胞的场所，现场一定要确保安全。凡不按规定，不事先请示报告的，现场存在安全隐患的，外事办有权拒绝其进入公司。凡未经许可私自带领外国人、侨胞进公司的，一经发现，严格查处。

（五）由外事办公室根据外交部、省、市人民政府的有关规定，统一负责安排公司的外事接待的礼遇规格，确定宴请的形式、人数、标准、接待场所、活动内容等具体工作。各单位应积极配合，有特殊要求可主动与外事办联系，但不得干预外事办的正常安排。

（六）凡来公司的外国人、侨胞要参观公司时，必须事先与外事办联系征得许可后，由专人陪同按指定路线（国际路线）参观，按规定厂房内一律不许拍照。任何人都无权自作主张随意扩大参观范围，确因工作需要去非参观线路的车间、部室，应事先报请副总经理级以上的领导批准后，方可前往。重要外宾由接待部门拟出欢迎词，宣传部负责在公司大屏幕播出。同时应做到内外有别，严守保密制度和公司的内部规定，对外提供各种资料一定要严格按公司的有关规定办理相关审批手续，并登记造册，严防失、泄密事件的发生，对外国人提出的要求应坚持原则，不得随意应许，更不得有求必应，谁出问题就追究谁的责任。

（七）参加外事接待工作的人员要做到热情友好、不卑不亢，严守外事纪律和保密制度，公司外事办所管辖的外宾接待室是接待外宾和外宾休息工作的场所，原则上不做它用，外宾接待室应保持清洁、肃静和良好的接待环境。

（八）本着确保安全，万无一失的原则，做好外宾的安全保卫工作，根据来访团组的级别，由公司武装保卫部负责安排警卫人员负责外宾的安全保卫工作。参加接待的有关单位应配合警卫人员做好外宾的安全保卫工作，时刻保持高度警惕，防止意外突发事件的发生。各单位要积极配合外事办做好参观沿线的现场管理、安全生产、安全防范工作，确保外宾的人身安全。

（九）参加与外国人、侨胞进行洽谈、交流、讲学等活动的我方人员应注意仪容、仪表，严格按国务院外交部的有关规定，注意着装，平时可着便装，但要整洁干净。参加会见、宴请、酒会、剪彩仪式等重1

G/DL-45-05-2005

大活动时，男同志一律着西服、扎领带，女同志必须着装整洁大方。凡有着装不整者，外事办有权劝其换装。

（十）根据国务院外交部关于在对外交往中不赠礼、不收礼的规定，公司在外事活动中，原则上不主动赠送礼品，确因工作需要赠送礼品，由外事办负责报公司领导批准后，视情赠送纪念品，对方赠送的礼品应送交外事办，由外事办负责按有关规定处理。

（十一）外事办负责公司日常外事接待工作中的宴请费、礼品费、文体活动费、工作午餐费等方面的管理，凡来公司技术服务、技术商务洽谈、技术交流、安装调试的外国人、侨胞，确因工作需要提供工作午餐的由外事办负责安排，工作午餐要讲求简单实用，严格掌握标准和陪餐人数，原则上不设陪餐人员，确实需要的不论对方人数多少，我方只能陪同一人。

（十二）做好来访外宾的登记、记录和材料整理工作，事后认真整理材料，存档备查，年终做好各类材料的汇总，归档。

附加说明：

本规定由总经理办公室负责起草；

本规定主要起草人：宋典平；

本规定审核人：马延臣；

本规定批准人：谭成旭；

本规定由总经理办公室负责解释。

第四篇：高级秘书办公自动化知识：文本编辑

（一）选择中文输入法

在输入文本前选择一种中文输入法，可以首先单击Windows任务栏右端的输入法键盘式图标，然后在输入法列表中选择一种拼音或五笔输入法。

（二）移动插入点

在文档中移动插入点的方法很多：

（1）如果要在当前屏幕上移动插入点，只需把I形指针指向新位置，然后单击鼠标左键即可。

（2）如果文档很长，需要编辑的文本没有在屏幕上显示出来，可以利用垂直滚动条和水平滚动条来查看文档。

（三）选取文本

Word把选定的文本按反白方式显示，即黑底白字而不是标准的白底黑字。

用鼠标选取文本只需把鼠标指针定位于要选定文本块的开始处，按住鼠标左键进行拖动，直到使所需文本变为反白显示。

（四）复制、移动、删除文本

1.怎样复制文本？

操作步骤是：先选定要复制的文本，然后选择“编辑”菜单中的“复制”命令（或按“Ctrl+C”键）或者单击“彰”工具栏中的“复制”按钮。接下来将插入点移到要粘贴文本的新位置，再选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令（或按“Ctrl+v”键），或者单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮即可。

2.怎样移动文本？

移动文本的操作与复制文本类似：选定要移动的文本后，选择“编辑”菜单中的“剪切”命令（或“Ctrl+X”键）或者单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮，此时，选定的文本已从原位置处删除，存放到剪贴板中；在文本将出现的位置处单击以放置入点；选择“粘贴”命令。

3.怎样删除文本？

欲删除文本块，只需选定文本块后，按“Del”键即可。要注意的是，按“Del”键会删除插入点右侧的文本，按“Backspace”键会删除插入点左侧的文本。

（五）撤销与恢复操作

在文档的编辑过程中，如果不小心删除了一些文字，Word允许把刚删除的内容恢复过来；如果又想删除该文字，则可以选择“恢复”命令。

（六）插入与改写文本

Worde启动时默认方式为插入方式，在这种方式下，输入新的文本后，插入点后的文本自动向右移动。在改写状态下，新输入的文本会覆盖自找文本。

（七）查找和替换

查找和替换功能，使用户能够迅速找出指定的文本、格式和样式等，然后可以用新的文本、格式或样式替换旧的。

1.怎样查找文本？

其步骤为：

（1）选择“编辑”菜单中的“查找”命令，出现“查找和替换”对话框，选中“查找”选项卡。

（2）在“查找内容”框中输入要查找的文本。单击“高级”按钮，可以打开一个能设置各种查找条件的详细对话框。

（3）单击“查找下一处”按钮开始查找。

（4）要继续进行查找，可单击“查找下一处”按钮；要切换到文档中编辑内容，可以单击文档，然后进行编辑，编辑完毕后，单击“查找与替换”对话框的任意位置，继续进行查找工作。

（5）要关闭“查找和替换”对话框，可以单击“取消”按钮，插入点停留在当前查找的文本处。

2.怎样替换文本？

可按以下步骤进行操作：

（1）选择“编辑”菜单中的“替换”命令，出现“查找和替换”对话框，选定“替换”选项卡。

（2）在“查找内容”文本框中输入查找的文本或格式。

（3）在“替换为”文本框中输入要替换的文本或格式。

（4）单击“查找下一处”按钮，开始查找。当找到匹配的文本后，会在文档中反白显示该文本。

此时，用户可以根据需要进行选择：

（1）如果不想替换当前的内容，可以单击“查找下一处”按钮，继续进行查找。

（2）如果想替换当前查找的内容，可以单击“替换”按钮，替换完后，继续进行查找。

如果想替换整个文档中的该文本，可以单击“全部替换”按钮，替换完后，会出现对话框，提示总共替换了多少处。

第五篇：秘书接待工作程序、注意事项

接待工作是一个单位的门面，是透视一个单位作风的窗口，也是联系和增进感情的纽带。搞好接待还是为上级领导机关和来访者创造良好工作环境的前提。所以，作为一名机关干部绝不能把它看作是一件小事，应以高度负责的态度认真做好。

（一）接待工作的种类

接待工作的种类很多，按对象分：有对上级领导机关的接待，有对地方领导和群众的接待，有对友邻单位和部属的接待；按规模分：有对团体的接待，有对工作组的接待，有对个人的接待；按准备时间分：有预有准备的接待，有临时准备的接待，有毫无准备的接待。

（二）、接待的一般程序

通常分三个阶段：一是准备阶段，二是实施阶段，三是收尾阶段。以接待上级领导机关工作组为例，一般应做好以下工作：

1、了解情况。当受领任务后，首先弄清对方的人数、职务、乘座车种（车次）、到达时间、活动意图、可能停留的时间及我方领导在接待方面的意图和要求，视情协调管理部门安排好食宿。

2、搞好迎接。事先在来人预定到达的车站、码头、机场等候，对带车来的、职务比较高、路线不熟悉的，建议在明显的路口、标志物或开阔地等候。客人安排就绪后，要及时向单位首长报告，双方领导接触时，要向对方介绍我方领导的身份。

3、安排活动。及时通知所到单位做好相应准备。对上级领导临时改变活动方式和工作安排的，处置要灵活，并及时报告领导。

4、组织送行。提前了解客人返程的时间、预订好车票（机票、船票），预先准备好车辆，通知我方领导送行。如到下一个单位活动，要及时通知客人所去单位按时迎接。

（三）、做好接待工作需注意的几个问题

无论什么样的接待，都应坚持做到：热情、周到、朴实、勤俭。

一要思想端正。有的同志认为接待工作是管理部门的事，即使受领了任务，也是抱着应付的态度去做，缺乏主动性，工作不细致、考虑不周密，工作标准不高。要认识到搞好接待不是简单的迎来送往，是工作作风的体现；还有的同志认为接待工作是服务性的工作、侍候人的工作，因此产生低人一等的想法，认识不到接待的过程也是学习交流、促进工作、增进感情的过程。

二要热情周到。不管接待对象从哪里来、来干什么、职务大小、有无权势，都要一视同仁，笑脸相迎，欢颜相送，使人人乘兴而来，满意而去。绝不能分出三六九等，看人下菜。要做到“三细”：住宿安排要细心，陪同活动要细心，迎来送往要细心。

三要吃苦耐劳。搞接待是一个苦差事，人家休息自己忙，遇到一些矛盾和棘手问题，往往很难处理，稍有疏忽可能还要受埋怨、挨批评。这就要求我们能吃得下苦，能吞得下怨，有时忙的时候，一帮接一帮，常常是前面的走了，后面来，不能有厌烦，“一米七的个子，一米六的脸”，很难看，出了力不讨好，陪了夫人又折兵。来