第一篇：商务英语信函写作的简洁原则
商务英语信函写作的简洁原则
随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”（摘自《丹尼尔·肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》）所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：
Completeness（完整）Concreteness（具体）Correctness（正确）Conciseness（简洁）Clearness（明晰）Courtesy（礼貌）Conscientiousness（诚意）
这七个原则是商务信函写作的最基本的指导原则，对于写好一封商务信函起着很重要的作用。
我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是非常重要的。在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上，我们都要尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率。写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和交流，简洁的表达与有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。
在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。
一、压缩篇幅，删繁就简。
（一）3W式结构。
一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即：Why do you write the letter?(第一部分)；What’s the detailed reason?(第二部分)；What do you expect your reader to do?(第三部分)。我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。
1、第一部分（Why do you write the letter?）：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：
例（１）：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。
在这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。例（２）：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。
2、第二部分（What’s the detailed reason?）：即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如： 例（３）：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs.Lund, our accountant.We are not able to settle any of our outstanding balance.简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。
3、第三部分(What do you expect your reader to do?)：结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如：
例（４）:Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.短短的一句话就告诉了对方两层意思：①随信附上了100万美元的支票；②受到支票后请通知写信人。以上例（１）、（３）、（４）构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。”，可谓商务英文信函中的上佳之作。
当然，我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个多余的词。有时为了给书信增添几分人情味，加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。删繁就简是必须的，但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。
（二）避免客套罗嗦、语义重复。
如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。不仅浪费了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦。所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，避免用陈旧的套话（cliché）和没有什么实际意义的词语。删掉那些不必要的罗嗦的字句。如：
例（５）：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days.And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.（我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天，如果你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误。）
本句由４２个单词组成，要求将交货日期延迟二十天。表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。而且，“to extend the time of shipment for twenty days.”这一表达在意义上也很含糊，为了更好的表达主要意思，这句可以改写为：
Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.(如果统一我方将交货时间延期至四月二十一日，请速电复。)例（６）: With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.这段话只有一个重点，那就是写信者很乐意多给读信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。可就在这段话中有两句多余的话。第一句“With reference to your request for an extension on your note under date of March 20”纯属多余，因为这是给对方的回信，只要写信者提到同意放宽付款期限，读信者就一定知道是关于何事。第二句是“we have considered the matter carefully and”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事，任何人都会慎重考虑的，对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的决定。在这里写出来不仅显得多此一举，而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思，极其不礼貌。根据以上分析，原稿可以修改为：
We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.你会发现原稿（英文）一共用了46个字，而修改后的只用了17个字。如你所见，删除多余的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息。
二、给“臃肿”的段落“瘦身”。
在商务英文信函写作中，我们要小心避免写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿”段落。整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山屹立于眼前，成为阅读的最大障碍。会让人由于细心理上的原因感觉你在罗嗦写废话。因此，写作者应该想尽一切办法给它们“瘦身”。把较长的段落拆解成几段。一般的划分段落的原则是“一个段落只表达一个意思（A paragraph for each point is a good general rule.）”（摘自周邦友《英语应用文大典》第７６页）如：
例（７）：It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency.Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France.以上这封信只有一段，共有两句话。第一句39字，第二句66句。读后虽然能基本了解其内容，但读起来很不舒服。而且看起来臃肿，信的内容大体有三点： １． 伊朗中央银行因外汇原因，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证； ２． 这临时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消； ３． 希望对方随时告知有关情况。
按照这三点，适当地划分段落，把信重新改写如下：
It is reported that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.We are much concerned, however, about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran.We, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from France.修改过后的段落并没有增加或者减少任何一个词语，也没有改变原来句子的意思或者表达方式，只是按照意思将其恰当地划分了段落。较之原文，修改后的信函读起来比较清楚易懂，看起来也很简练，更加容易让人接受。
三、句子精练，避长就短。
句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没有作品。清楚、简洁的写作容易启发和说服他人。这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的。（摘自檀文茹《实用商务英文写作》第９页。）
一位深受美国人爱戴，一项主张不写长句，不罗嗦的美国参议员Stephen Young 每次受到邀请参加会议、宴会、演讲时，他的回信只有四个字：I will be there(我会到).简单明了。也曾经有人打趣说“商务英语信函写作的句子，就应该像漂亮姑娘的迷你裙－－越短越好”。
通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对开门见山、长话短说、直接切题的信函特别欢迎。而且“简单的语言并不意味着思想过分简单化，简单的语言也可以蕴藏着潜在的丰富的思想。长和复杂的句子有时会更容易引起不必要的理解障碍。”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清楚准确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清楚的，据对不再增加任何一个单词。想要做到句子的简洁，必须作到以下几种情况：
（一）按照意思拆分复合句。
长的复合句也能表达清楚所要表达的意思，但是会让人看起也比较吃力。如果我们按照意思或者逻辑关系将它们拆分为一些简单的单句，就能使阅读变得更为简单明了，使读信人更容易理解和把握信函的要旨。如：
例（８）：Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.这是一个专与过长的从句，我们可以按一下方法将其改写为简单的句子： １、添加标志性词语。如first, second等这些序数词。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in two ways.First, they may enroll in the special courses to be offered by the ABC Company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24.Second, they may take approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.２、用项目符号来划分。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the two ways: ● by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 ,or
●by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.(二)将一些支离破碎的简单句整理组合。
一般地来说，我们不主张写长的句子。但这也并非绝对的，因为“简洁句并不是简单句，而是只用简洁的文字把意思表达清楚。”（摘自郝邵伦《大学英语应试写作与应用写作》第３３页）。有些时候我们会在商务信函中看见很多的结构相近、意思表达连贯的单句。在这种情况下，如果把这些单句整理组合成一个或者两个结构并不复杂的复合句，合理地使用一些连词或者代词，就会使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，还能使句子在意义上更加连贯，结构上更加紧凑。如：
例（９）：①We have received your samples you sent the samples to us on November 20.②Thank you very much.③That’s just what can fulfill our order plan.④So we are pleased to place an order.⑤And we have enclosed our order sheet with this letter.这些单句在表达上并没有什么问题，而且也非常连贯，可是我们不难发现它们的结构不够紧凑。我们可以将其整理组合为一个复合句如下：
Thank you for your samples you sent to us on November.We are pleased to place an order as specified on the enclosed order sheet.原来的五个单句共用了44个单词，而合并后的两个结构并不复杂的复合句仅用了25个，压缩掉了19个词。可能对于一篇小说或者散文来说19个词并不算什么。可是，对于讲求效率的商务信函来说，压缩掉19个单词，可以使得篇幅至少要压缩一行。
(三)使用简洁的词来代替冗长累赘的短语。
例（１０）：Wordy: In the sense of his speech he talked on the question of securities.Concise: During his speech he talked about securities.例（１１）Wordy: During the proceeding year, the company was able to accelerate productive operations.Concise: Last year, the company was able to accelerate productive operations.例（１０）和例（１１）中wordy的句子里In the sense of 可以用During来代替，同为＂在．．．里＂的意思；on the question of 可以用about来替代，同为＂有关．．．，关于．．．＂同理,例（１１）中wordy的句子里的During the proceeding year也可以用Last year来代替。没有改变原来句子要表达的意思，而且显得更加简洁，更加直白，在口语中更加常用。会使得读信人更加容易理解。既然如此，商务信函写作者为什么不用这些简洁、明了、清晰的常用词来代替那些冗长、累赘、空洞的短语呢？
四、词汇运用，力求简明。
词汇是商务英语信函的基本构成单位，所以词汇的简洁运用对于全文篇幅“瘦身”、精练语句来说意义重大。写作者在拟就一封商务信函时，要做的到以下几点：①用简单常见的短单词代替复杂生僻的浮华表达；②善于运用动词，而不是那些“make类动词+名词”的表达方式；③尽量避免意义重复的修饰词；④避免使用陈旧的商业术语；⑤善于运用缩略词和缩略语。下面我将从这几个方面用实例对商务英文信函写作中词汇的简洁运用做出论述。
（一）用简单常见的短单词代替复杂生僻的长音节词。
英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千。写作者写作商务信函的目的是为了将信息准确有效地传递给对方，那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得冗长，而且给读信人有效地理解信息带去麻烦。所以有的信函作者喜欢用一些浮华的长音节词，借以显示自己的英语水平，这是不可取的。如： 例（12）：We will endeavor to utilize this kind of computer on approximately March 15,so we place this order of 100 sets.(我们公司大约从三月十五日起用这种电脑，所以这次我们向你方订购100台。)如果此句中的endeavor用try来代替,approximately（大约）用about来代替，utilize 用use来代替。即使不删减任何一个单词，只是用这些简单常见的词来代替原句中的多音节词，就会减掉17字母。或许有人认为这17个字母对于通篇来说不算什么，并不会占用很大空间。可是，大家要知道，这只是一句话可以节省的，如果每句话都能减掉17个字母一片商务信函就至少要缩减掉一行。而且由于这些替换词较之被替换掉的单词而言，更加常见，是大家都比较熟悉的，对于读信人来说，更加易于理解。
（二）善于运用动词。
笔者在前边已经提到过，能用一句话来表达清楚的事情，绝对不用两句话来说，所以我们在书写商务信函时要尽量避免在以-ion,-tion,-ment,-ant,-ent,-ance,-ence结尾的词前面加上make类的动词来表达，而是直接用这些词的动词形式来表示，使句子简洁有力。如： 例（13）：We have made shipment of your order No.632.（我方已经交运你方的632号订货）
例（14）：He put forward the suggestion that she draft the document.(他建议她起草那份文件)例(13)中的“made shipment ”可以用shipped代替都是“用船运输”的意思,ship名词可以作动词用.例(14)中put forward the suggestion和suggest意思相同,suggest还比put forward to更加常用，所以用suggest来代替会显得更加简单.（三）避免不必要的重复。
必要的重复可以强调某一观点或者重要事实。但是，不必要的重复，特别是毫无理由的对同一事实的重复，不仅显得罗嗦，而且使读信人感觉枯燥乏味。所以在商务英语信函写作过程中必须避免不必要的重复，使得写出来的句子更加简洁短小，容易理解。
例（１５）：We have begun to export our machines to the foreign countries.(我们已经开始向外国出口机器。)例（１６）：Samples will be sent and offers will be made upon receipt of your specific enquires.（一俟收到你方的具体询盘，我方将发盘，并且将寄出样品。）
例（１５）中export一词指的是“把机器卖往国外”，如果在本句末尾你还另加一个
to the foreign countries（向外国），不必要的重复不知不觉就出现了。所以，本句应改成： We have begun to export our machines.（我们已经开始出口我们的机器。）
例（16）是一个复合句，第二分句中“will be”的重复使用使得句子繁冗累赘。一般来说，第二分句中与第一分句相同的成分应当省略。这样这个句子就可以改成：
Samples will be sent and offers made upon receipt of your specific enquires.仅仅这么一改，例（１５）就压缩掉了4个词，例（16）由原来的15个词压缩到了修改后的13个。
（四）避免使用陈旧的商业术语（commercial jargon）。
每个行业都有自己的专用词汇，这些词汇在同行之间交流更加准确，更加简单有效。商务英语也不例外，也有自己的专用术语。然而，这些行话并非放之四海皆准的。
英语的行话“jargon”，既可以指专业术语，也可以指“含糊不清、难以理解的表达”（《牛津英汉词典》第８００页），例如“That’s a jargon to me.”意思是“It’s hard for me to understand.”而且“jargon”往往是多个单词拼出来的专业性很强的复杂的意思表达。对于外行来说很难理解其确切意思，对商务信函的内容表达又没有什么实际的帮助。因此写作者在拟就一封商务信函的时候，一定要看准对象，尽量避免使用陈旧的商业术语，不要把专业英语中学到的某些专用术语用在一般的商务来往信函中，不要从句套从句，写出满是“jargon”的文章。
例（17）：We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some exporters of cotton textile in your city.在这个句子的语境中我们可以推测出来take liberty to approach you with the request that可能是一种礼貌客套的表示，“麻烦您……”或者“请您……”，基本上相当于“please”。可是如果把它们独立地分出来，恐怕即使是英语专业的人也不一定都知道其确切含义，更何况那些虽然能看得懂一般的商务信函，其实并没有很深的英语语言功底的人？既然这样，写作者为什么不用既简洁又容易理解的please来代替生涩的冗长的take liberty to approach you with the request呢？修改后的句子为： Please introduce to us some exporters of cotton textile in your city.（五）善于运用缩略词和缩略语。
在商务信函中我们也可以适当地运用缩略词和缩略语来精简篇幅,一些大家都知道意思的在电视、报纸、新闻、杂志上频繁出现的缩略词或者缩略语我们不妨适当地用在商务信函中.既能使自己的信函显得短小精悍又能使读信人一目了然.1.表示时间的词:在具体钟点后面加上am或者pm来表示上午或者下午.例如: 8:00am 表示上午八点.4:25pm 表示下午四点二十五分.9:20pm 表示晚上九点二十分
2.一些大型国际性组织的名称：也可以其英文全程首字母的大写来表示。例如: WTO(World Trade Organization)代表世界贸易组织 UN(United States)代表联合国
ISO(International Standard Organization)代表世界标准化组织 3.一些电器用品也有自己的缩略词表示方法。如: TV(Television)电视机 CD(Compact Disk)激光唱片机 HDTV(High-Definition television)高清电视 VCD(Video Compact Disc)视频高密光盘
4.国际贸易术语就是一种缩略语。在商务往来信函中使用,简单明了。如：
CAF=Cost And Freight（…named port of destination）成本加运费（……指定目的港）DAF=Delivered At Frontier(..named place)边境交货（…指定地点）
当然，我们不能只求简洁而滥用缩略词和缩略语，因为它们的产生和运用都有一定的文化背景，是使用英语的国家的人们在长期的使用过程中为了使用方便而总结和形成的，并不是所有的缩略词和缩略语人们都熟悉和了解。所以，在商务英语信函中恰当地使用常见的和人们都熟悉的缩略词和缩略语，可以使得信函更加简洁明了。但是，如果使用一些不常用的，只会使自己的信函变得生涩难懂，给自己的商务伙伴带去麻烦。
五、结语。
我国古代文人讲求“惜墨如金”。英国戏曲作家莎士比亚也曾在其名著《哈姆雷特（Hamlet）》中借Polonium之口说过“言以简洁为贵”。这两句话同样适用于商务信函写作，因为一封商务信函的读者每天可能要阅读大量的信件，如果他收到一封超过两页、冗长、拖沓的信件，很可能将其搁置一边，等自己较为空闲时再去阅读。所以写信者要在写作一封商务信函时，要在完整、正确、具体、礼貌的基础上最大限度地为自己的信函“瘦身”，删掉罗嗦、无用的东西。用短词、写短句、作短文。
但是，千万别因此就认定应该仿效电报式的精简来写信。有时候也许还是要用到一些不见得绝对需要的文字，篇幅虽然因此而大增，但那些文字同时为整封信注入了一份温暖与亲切。我们要避免的赘字，是那些除了平白膨胀与混淆了所要表达的信息之外，别无贡献的文字。所以在写作一封商务信函时写作者要做到７个“C”并重，不能顾此失彼，不能以损害任何一个原则为代价来顾全另外一个原则。
第二篇：礼貌原则在商务英语信函写作中的运用
[摘要]在商务英语信函写作中，商业信函的特点和功能决定了商业信函中必须注重礼貌策略的表现。本文对礼貌原则在商务英语信函写作中的运用进行分析与探讨，其原则表现为使用委婉的语气、突出对方本位及避免不和。
[关键词]商务英语信函写作；礼貌原则；委婉语气；突出对方本位；避免不和 随着社会经济的迅猛发展，商业信函逐渐成为人们在经济领域内的一种重要的交际手段，通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、磋商、处理问题、传递友谊等，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。一般地，商务信函有以下几方面的写作原则，也被称为”7Cs”原则，即礼貌原则(courtesy)、体谅原则(consideration)、完整原则(completeness)、清楚原则(clarity)、简洁原则(conciseness)、具体原则(concreteness)、正确原则(correctness)。“礼貌原则”[1]是首先必须注意的，因为这直接关系到你写的信是否有正面效应。“一封彬彬有礼的书信，得体脱俗的谈吐，能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限的商机。”[2]反之，一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的评价，使之弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的形象。因此，在日常的商务活动中，我们应注意商务信函中礼貌用语的使用。笔者将礼貌准则在商务英语信函写作中的应用归纳为以下三点： 1 使用委婉的语气
语言是信息的载体和表情达意的工具，为了在听话者和说话者之间建立起一座更顺畅的交流的桥梁，人们要使用礼貌用语。商务英语信函也是如此。热情友好的礼遇、委婉客气的话语、措辞得当的函电或谨慎严密的条款形成了商贸英语的一个鲜明特色，例如：
(1)We are pleased to make the following offer subject to your reply reaching US by May 20． 我方十分乐意报盘如下，此报盘以5 月20 日前收到对方复函为准。
(2)We shall appreciate it if you will endeavor to ship the consignment as the following． 如贵方能按如下要求装运货物，我们将不胜感激。
如上述例句所示“be pleased to, appreciate? if?”等这些礼貌语言的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、悦等积极情感，还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。突出对方本位(You attitude)许多商务写作者的目的就是让对方合作并采取行动，所以，一个重要的原则就是暂时忘记自己，而想想收信人，向他们显示出引起他们注意的事情。采取从对方角度着想的办法来达到这一目的，这就是商务写作中为对方着想的“突出对方本位”（You attitude）或称“你式写法”，而不是“为自己着想”（I-attitude）。充分考虑对方的利益、需求、愿望，从对方的观点看问题了解对方的困难、处境，这样可以使自己的要求更加切合实际，从而为双方的合作奠定更加良好的基础。
为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中，人称尽量不使用I或we 开头而应采用用第二人称you 或其物主代词或者your，以突出You attitude。例如：
To meet your requirement, we are willing to make some concessions to cut 3％of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 50 tons.为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于50 吨的话，我方愿意做出一些让步．降价30％。从以上例子我们不难看出，不管你的目的是提供信息，说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是you 和your。这是因为，第二人称的使用可以产生注意对方、以对方为中心的效果。同时，还可以使对方认识到作者在为自己着想，因而是礼貌的。3 避免不和
在商务交流中，双方难免会有分歧。为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和的语气。要想表达否定的意思在商务英文信函写作中可以适当的使用语义模糊的词汇如“I’ m afraid, I think, I believe”或运用疑问句等形式。例如：
(1)I’m afraid we can’t accept “Cash Against Document on arrival of goods at destination”． 我方恐怕不能接受货到目的港后凭单付款的支付方式。(2)Could you make payment by irrevocable L ／ C？ 贵方可否用不可撤消信用证付款? 除了以上几种表达方式以外，情态动词、条件句、被动语态、过去时的使用也可以起到缓和语气、显示礼貌的作用。商业信函的特点和功能决定了商业信函中必须注重礼貌原则。在日常的商务活动中，我们应注意商务信函中礼貌用语的使用，注意委婉语气、突出对方本位、避免不和等原则的应用，商业信函才会起它应有的作用——通过语言的媒介作用起到发展贸易、增进友谊的作用。参考文献
[1]吴洁.商务英语的礼貌原则[J].中国科技翻译,2003 年第16 卷1 期。[2]何兆熊.新编语用学概要[M]．上海：上海外语教育出版社，2003 年．
第三篇：商务英语信函的写作原则
商务英语信函的写作原则
商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。
商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。因此，在商务英语信函写作中，应遵循7 Cs原则，即礼貌(courtesy)、体谅(consideration)、完整(completeness)、清楚(clarity)、简洁(concise-ness)、具体(concreteness)和正确(correctness)。
1、礼貌原则。
礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully sorry that … ” , “We regret that … ”等礼貌用语。
业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂，化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时，措词要力求客气、心平气和、语气委婉；在回复对方信函时，无论对方态度如何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。
首先，要善于使用被动语句，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如 “You made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 会更好。
其次，要善于使用疑问句。向对方提出要求时，陈述句、祈使句与疑问句相比，疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。请看下面三句话：Make payment by con firmed irrevocable L/ C.We request you to make payment by con firmed irrevocable L/ C.Could you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口气太强硬；第二句太直接，有下命令之嫌；第三句既表达了自己的意图，又表示了对对方的尊重，避免了过于直率和盛气凌人。此外，还要善于使用条件句，以使建议听起来更具有试探性，语气更委婉。
2、体谅原则。
不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。
首先，应注意强调对方利益。在商务英语写作中，对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。如：We allow you 2 precent discount for cash payment.You can enjoy 2 percent discount when you pay in cash.第二句让对方对自己所得的利益一目了然，优于第一句。
其次，应突出积极因素，用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣，获得对方认同。如 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 改写成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 会更好。
3、完整性原则。
在信函写作中，信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如 “the above mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之类的表达方式要尽量少用，尽可能提供完整的信息，让对方一目了然。
4、清楚原则。清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。
(1)尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言，英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用，而这些商务人员并非个个精通英语。因此，在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。
(2)起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词，这样可以避免产生歧义。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”)，如将其改为 “Those who work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。
(3)在一句话中，要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中，第一个“firm” 的意思是 “strong”, 第二个 “firm” 的意思是 “corporatio n”.而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm.” 这样整个句子的意思就更清楚了。
5、简洁原则。
有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中，可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱，要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语，例如：L/ C(letter of credit 信用证),B/ L(bill of lading提单),C I F(cost ,insurance and freight 成本加保险加运费价格),EAT(estimated arrival time 预计到达时间),A/ S(at sight 即期),FYI(for you information 供你方参考),S/ C(sales contract 销售合同),D/ D(demand draft 票汇),T/ T(telegraphic trans fer 电汇),M/ T(mail draft 信汇),D/ P(documents against payment 付款交单)等。
此外，句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句，在保证意思完整的情况下，使行文更加简洁。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest catalog.” 其从句 “What you have requsted” 可以用一个词 “requested” 来代替，这句话改成 “As requested ,we are sending you our newest catalog.” 则更简洁。
需要指出的是，在保证礼貌的前提下，还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若将该句中的 “Please be advised” 删除，不仅不会改变意思的完整性，反而使句子更简洁。
6、具体原则。
在商务信函中，要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for theinv oice amount.US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 of the China Bank.很显然，第二句包括了更具体、详细的信息，使人对写作者所要传递的信息一目了然；而第一句过于笼统，读后还要再经过仔细揣摩，才能明白其所包含的意思。
7、正确性原则。
正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误，还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题，会使其沟通效果大打折扣。此外，还应注意使用正式、规范的语言，例如省略语 “I’ ll”, “we’ re” 等，显得太过口语化，欠正式，商务信函中应改写成 “I shall”, “We are”;还有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to recevied our enquiry.” 等，这样的句子在语法上也是不规范的，应该分别加上主语和谓语，以使句子结构完整。
商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语 “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示条件，在日常用法中，没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。再如 “advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “劝告”、“建议” 等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如 “offer” 一般表示 “提供”、“提议” 等，在商务里可指 “发盘”、“报盘” ；同样在保险业务中，“policy” 指“保险单”，而不是 “政策”、“方针”，“average” 指 “海损”，而不是 “平均的”、“一般的” ；
“confirm” 的基本含义是 “确认”，用在信用证前面时，则表示 “保兑”，如confirmed letter of credit(保兑的信用证)。
商务英语信函的写作技巧
商务英语信函的写作中采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。
1、要选用常用的四部式的正文结构。
通常，商务信函由四部分组成，即引言(introduction)、详情(details)、应答(response)和结束语(close)。
第一部分是引言。在此部分中，出于礼貌，常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文，而不是开门见山谈具体的事情，以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有：We re fer to y our Order No.8 and regret to say that …Thank you for y our letter dated…Through the courtesy of our Commercial Counselor’ s Office in London ,we learned that you are interested in doing business with us.第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项，应该按照主次顺序分几个段落进行说明，通常是一个段落说明一个事项；同时，在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。
第三部分是应答。该部分是第二部分的延续，可以是要求对方确认、答复或寄来价目表，也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。
第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说: “Your favorable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有：We await y our favorable reply with great interest.I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we recommend our immediate acceptance.2、要善于使用商务信函中的习惯用法。
商务信函中的很多习惯用法，包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语，如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外，还有很多，如报实盘的时候常这样表达：We offer you firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct.The offer is valid/ open until …The validity of the offer is from… to …当认为对方价格太高时通常的表达有：Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive.即期信用证付款时可以这样表达：The terms of payment are by L/ C available by draft at sight.The terms of payment are L/ C payable against draftat sight.The terms of payment are by L/ C available by sight draft.类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中，形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语，这些已被商界广泛接受，我们只需平时多留意、多积累，就可以得心应手地撰写商务英语信函了。
第四篇：商务英语信函类型
12种功能性商务英语信函范文
商务英语信函范文--介绍信 商务英语信函范文--约定 商务英语信函范文--通知与确认 商务英语信函范文--告示 商务英语信函范文--咨询 商务英语信函范文--提示 商务英语信函范文--道歉与解释 商务英语信函范文--感谢信 商务英语信函范文--祝贺信 商务英语信函范文--邀请与答复 商务英语信函范文--宣布访问 商务英语信函范文--活动安排
商务英语信函范文--介绍信
实例之一： Dear Mr./ Ms., This is to introduce Mr.Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.We shall appreciate any help you can give Mr.Jones and will always be happy to reciprocate.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。
我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。您诚挚的 实例之二：
Dear Mr./ Ms，We are pleased to introduce Mr.Wang You, our import manager of Textiles Department.Mr.Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。
如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。您诚挚的
商务英语信函范文--约定
实例之一： Dear Mr./Ms, Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐
我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于 六月3日下午2：00点拜访您。
请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。您诚挚的
< 以下为回信范文 > Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter informing us of Mr.Green’s visit during June 2-7.Unfortunately, Mr.Edwards, our manager, is now in Cairo and will not be back until the second half of June.He would, however, be pleased to see Mr.Green any time after his return.We look forward to hearing from you.Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐
谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。希望收到您的来信。您诚挚的 实例之二： Dear Mr/Ms, I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday,(October 5-9).I should like to call on you to discuss our new monitor.Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient? I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me.If the day is not convenient, will you please suggest another.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐
我是达拉斯W/P电子公司的代表，将于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。我乐于请您商讨我们新的显示器。星期二即10月6日上午09：30是否方便？
从周二，即9月29日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有通知给我。如商讨日期不方便，请另外建议。< 以下为回信范文 > Dear Mr/Ms, Thank you for your letter of September 26.We shall be very pleased to see you and discuss your new monitor, but October 6 is not suitable.We will be happy to meet with you at 9:30 a.m.on Wednesday, October 7, if the time is convenient for you.We look forward to meeting you.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐
我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但10月6日不太合适。如方便的话，我们愿在10月7日与您会面。期待与您见面。您诚挚的 实例之三： Dear Mr./ Ms, I am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type of container for use in Europe.I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 2.00
p.m.on that day.If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐
我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：00打电话给你。对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。您诚挚的 实例之四: Dear Mr./ Ms, Mr.Jack Baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to come to see him on Friday afternoon, 5th July, at half past two.I will appreciate your letting me know whether you will be able to come.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐
杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。是否能来，请告知，多谢。您诚挚的
< 以下为回信范文 > Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30.I shall be happy to be there as requested and will bring my diploma and other papers with me.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐
谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。你诚挚的
商务英语信函范文--通知与确认
实例之一： 通知对方接到来信Acknowledging receipt of letters 1.Dear Mr./ Ms, hank you for your letter No.A-3 of 6th May, offering us 6 UI-4 Viewdatas.We have passed it on to our Technical Department for their consideration.We shall reply as soon as possible.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐
谢谢您五月六日标号为A-3的来信，该信向我们提供6 UI-4 图像数据。我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。我们将尽快回信 你诚挚的 2.Dear Mr/Ms, We have today received with thanks information concerning transactions on the New York Wheat Exchange which will be made full use of by our research department.We look forward to further cooperation with you.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐
我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。期待与你进一步合作。你诚挚的
实例之二： 确认达成的协议 Confirming agreements reached 3.Dear Mr./ Ms, Last Friday, when we were discussing the problems of defective containers.You suggested that I simply mail you a report each month on the number of return by customers rather than send the defective containers to you.I plan to put this into effect at once.But, I first want to make sure that I understand you correctly.If I don’t hear from you within the coming week, I’ll assume that you approve.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐
上周五，我们讨论了次品集装箱的问题，你建议我只需把顾客每月退回的次品集装箱的数量写个报告给你，而不是直接退集装箱。
我计划立即付诸现实。但我想确认我理解正确，到下周为止，如我不能收到你的来信，我即认为 你没有异议。你诚挚的 4.Dear Mr/Ms, We write to confirm our agreement reached during our conversation on 9th June about special discounts on M-S Acoustical Partitions as described on page 8 of our catalogue.These prices will prevail through 30 June.Partition dimension Regular Price Each Special price Each(12 or more)4X4’ US$ 112.75FOB Bern US$98.20 FOB Bern 4x5’ US$132 115.50 5x5’ US$152.75 129.85 We will be happy to receive your order Yours sincerely 尊敬的先生/小姐
我们写信想确认六月九日谈话中就M-S声音隔板特别折扣达成的协议。这些隔板在我们目录泊第八页有描述。下列价格六月三十日前有效： 声音隔板规格 每只常规价 每只特别价（12及以上）4X4’ US$ 112.75FOB 波恩 US$98.20 FOB 波恩 4x5’ 132 115.50 5x5’ 152.75 129.85 我们将很荣幸收到你的定单 你诚挚的 5.Dear Mr/Ms, As our telephone negotiation this morning was very brief and proceeded so smoothly, I thought it might be advisable to summarize the agreement: I offered US$56/kg CIF EMP You asked for US$60 I countered US$58/kg You accepted the figure I look forward to signing the contract when we meet next week.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐
今天上午我们的电话协商简短而融洽，我想简单总结一下协议：
我报价为：US$56/kg CIF EMP，你还价为US$60，我让价为US$58/kg 你同意这个价格。下周见面时我期待能签定合同。
商务英语信函范文--告示
实例之一： 开业 Opening of new business Dear Mr./ Ms, We have opened at the above address a sales office for our products here in New York.We employ a staff of consultants and a well-trained service department which makes routine checks on all equipment purchased from us.We would be pleased if you would take full advantage of our services and favourable shopping conditions.We fully guarantee the quality of our products.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们已在纽约上述地址为我们的产品开设了一家办事处。我们雇有一个谘询人员和一支受过良好训练的服务队伍，可以为从我处购买的设备进行日常检查。
如果你能充分利用我们的服务和良好的购物环境，我们会很高兴。我们全面保证产品的质量。你诚挚的
实例之二： 建立办事处 Establishment of new branch Dear Mr./ Ms, Owing to the large increase in the volume of our trade with this country we have decided to open a branch here, with Mr.Wang Lo as manager.The new branch will open on 1st March and from that date all orders and inquiries should be sent to Mr.Wang Lo at the above address, instead of to our London office.We take this opportunity to express our thanks for your cooperation in the past.We hope the new arrangements will lead to even better results.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，因在该国贸易额大量增加，我们决定在这里开设一家分支，由王洛先生任经理。新办事处将于三月一日开业，今后所有的订单和询价请按上述地址送到王洛先生那，而不是伦敦办公室。
我们籍此机会向您过会与我们的合作表示感谢，我们希望新的安排能产生好的结果。你诚挚的
实例之三： 歇业 Discontinuation of business Dear Mr/Ms, With the demolition of our premises at the above address under a redevelopment scheme, the part of our business carried on there will be discontinued after the end of October.On Monday, 1st October, we are holding a closing-out sale.Stock on hand will be cleared regardless of cost.There will be substantial reductions in all departments and in some cases, prices will be marked down by as much as one half.Stock to be cleared is unrivaled in both variety and quality.As the sale is likely to be well attended, we hope you make a point of visiting the store as early as possible during the opening days.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，随着在经营重组计划下而取消的上述经营场所，该处的业务将于十月底后停止。在十月一日，星期一，我们将组织一次清仓销售，现有库存不论成本都将清售。所有部门都将大幅消价，有的商品折价会达一半。
清仓商品无论种类还是质量都无可挑剔。因此次销售参加人员可能较多，我们希望您在清仓销售期间尽早来。你诚挚的
实例之四:更改名称和地址 Change of name and address Dear Mr./ Ms, At our company meeting on 4 September, it was decided that the name of our company would be changed to CNMIEC Lee Co.At the same time, it was decided to move the company from the above address to No3-6 Broadway Street.We will appreciate your informing the appropriate departments of these changes.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，在公司九月四日的会议上，我们公司的名称已决定改为CNMIEC李氏公司。同时公司由现在地址移到百老汇街3-6号。
如能把这些变化通知相关部门，我们将不胜感激。你诚挚的
实例之五： 新的任命 New appointment Dear Mr./ Ms, We wish to notify you that Mr.Robert Smart, who has been our representative in Southwest England for the past seven years has left our service and therefore no
longer has authority to take orders or collect accounts on our behalf.We have appointed Mr.Fred Peterson in his place.Mr.Peterson has for many years been on our sales force and is thoroughly familiar with the needs of customers in your area.We trust you will have good cooperation from him.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们在此通知您，过去七年在英格兰西南任我们代表的罗伯特斯马特先生已离开我们公司，他不再代表公司接受订单收款。
我们已任命弗莱德彼特森代替他的位置。彼特森先生已在我们的销售部门任职多年，完全熟悉你地区顾客的需要。我们相信您和他能有好的合作。您诚挚的
实例之六： 公司的建立与重组
Establishment or reorganization of company Dear Mr./ Ms, We are pleased to announce that as of 1st June our firm will merge with D & W Co.of this town to form the new firm of CN/CW Co.The new firm will carry on business at 6 Rue de Toqueville, Tripoli, to which address please send all communications after 31st May.We appreciate the confidence you have placed in us in the past and look forward to continued dealings with you.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们高兴的宣布，由于六月一日我们公司将于该镇的D&W公司合并，成立新的CN/CM公司。新公司将在Tripoli的 Rue de Toqueville六号办公，五月三十一日后所有信息请寄新地址。
我们感谢您过去对我的信任并希望继续与您来往。您诚挚的
商务英语信函范文--咨询
实例之一： 询问信息 Dear Mr./ Ms, We are much concerned that your sales in recent months have fallen considerably.At first we thought this might be due to a slack market, but on looking into the matter more closely, we find that the general trend of trade during this period has been
upwards.It is possible that you are facing difficulties of which we are not aware.If so, we would like to know what we can do to help.We, therefore, look forward to receiving from you a detailed report on the situation and suggestions as to how we may help in restoring our sales to their former level.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们非常关心你方销售近几个月大幅度下降。开始我们以为是市场疲软，但仔细研究问题，我们发现过去这段时间贸易的总趋势是上升的。有可能你方面临我方还不知道的困难，如是这样，我方想知道是否能帮助什么。我们期望收到关于问题的详细报告，及建议我们怎样帮助才能把销售恢复到原来的水平。您诚挚的
商务英语信函范文--提示
实例之一：
Dear Mr./ Ms, On 14 November I submitted a bill for services rendered to your office at the Lille International Exposition.More than a month has now elapsed without payment or acknowledgment of my bill.Please check this oversight,and remit payment at your earliest convenience.I look forward to future services to your corporation.Thank you for your prompt attention to this matter.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，十一月十四日我向你办公室在Lille国际博览会上提供的服务提交了帐单。一个月过去了你既没有付款也没有认可帐单。请检查这一疏忽并在最方便的时候付款。期望以后还为你公司服务。
谢谢您能对此事尽快重视起来。你诚挚的商务英语信函范文--道歉与解释
实例之一： Dear Mr./ Ms，We are sorry we cannot send you immediately the catalogue and price list for which you asked in your letter of March 10.Supplies are expected from the printers in two weeks and as soon as we receive them, we will send you a copy.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，对三月十日来信所要目录和价格单，很抱歉不能马上寄去。印刷商两周后供货，一旦收到，我们将给您寄去一份。您诚挚的 实例之二： Dear Mr./ Ms, I was very concerned when I received your letter of yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the date promised.On referring to our earlier correspondence,I find that I had mistaken the date for completion.The fault is entirely mine and I deeply regret that it should have occurred.I realize the inconvenience our oversight must be causing you and will do everything possible to avoid any further delay.I have already given instructions for the work to have priority and the engineers working on the job to be placed on overtime.These arrangements should see the installation completed by next weekend.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，昨天收到你的来信，抱怨你新家的中央加热系统未按规定时间装好，对此我非常关心。参考较早的通信，我发现我搞错了完成日期。错误完全是我的，对此我非常抱歉。认识到我们的疏忽给你造成的不便，我们将竭尽全力避免再耽搁。我已指示这项工作优先做并让工程人员加班。这样安排会于下周完成安装。你诚挚的商务英语信函范文--感谢信
实例之一： Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter of June 4, enclosing an account of the organization and work of your Chamber of Commerce and Industry.We are very grateful for such a detailed account of your activities.This information is certain to help increase our future cooperation.Yours faithfully
尊敬的先生/小姐，谢谢您六月四日的来信及随信附上的说明书，该说明书描述了你们工商总会的工作与组织结构。对给我们一个你们活动如此详细的描述，我们表示非常感谢。这一信息一定能帮助促进我们未来的合作。你诚挚的商务英语信函范文--祝贺信
实例之一：
Dear Mr./ Ms, On the occasion of the 35th anniversary of your National Day, please accept our heartiest congratulations.May the trade connections between our countries continue to develop with each passing day!Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，值此国庆三十五周年之际，请接受我们最真诚的祝贺。愿我们两国之间的贸易联系持续发展。你诚挚的 实例之二： Dear Mr.Minister Allow me to convey my congratulations on your promotion to Minister of Trade.I am delighted that many years service you have given to your country should have been recognized and appreciated.We wish you success in your new post and look forward to closer cooperation with you in the development of trade between our two countries.Sincerely 尊敬的部长先生，请允许我向您升任贸易部长表示祝贺。多年来你对国家的贡献被认可，欣赏，我非常高兴。我们祝愿您在新的职位取得成功，期待我们两国在贸易发展上进一步合作。诚挚的
(以下为回信范文)Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter conveying congratulations on my appointment.I wish also to thank you for the assistance you have given me in my work and look forward to better cooperation in the future.Sincerely 尊敬的先生/小姐，感谢你来信对我的任命表达的祝贺。我也感谢您对我的工作给予的支持，并期望未来能有更好的合作。诚挚的商务英语信函范文--邀请与答复
Dear Mr./ Ms, We should like to invite your Corporation to attend the 1997 International Fair which will be held from April 29 to May 4 at the above address.Full details on the Fair will be sent in a week.We look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，在上述地址，我们想请贵公司参加于四月二十九日到五月四日举办的1997国际商品交易会，关于交易会的详情我们一周内将寄给你。希望不久能收到你的来信，并能来参加。您诚挚的
如果是肯定答复的话，可以参照下列写法： Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter of March 20 inviting our corporation to participate in the 1997 International Fair.We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.Mr.Li will be in your city from April 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，感谢三月二十八日来信邀请我们公司参加1997国际商品交易会。我们乐于参加并计划展示我们前几年生产的电子设备。李先生将于四月二日至七日去你市做具体安排，非常感谢你的协助。你诚挚的
如果是否定答复的话，可以参照下列写法：
Dear Mr./ Ms, Thank you very much for your invitation to attend the 1997 International Fair.As we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come.We hope to see you on some future occasion.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，非常感谢您邀请我们参加1997国际商品交易会。由于我们将于同一时间到你市新开一家维修店，非常抱歉我们不能前去。希望以后在某些场合见到您。您诚挚的商务英语信函范文--宣布访问
实例之：
Dear Mr./ Ms, Mr.William Taylor, President of our Corporation and Mr.James Rogers, Marketing Manager, would like to visit Beijing to continue our discussions on a joint venture.They plan to leave in the second half of April and stay in China about a week.Please let us know if the planned visit is convenient for you and what itinerary you would suggest.If the time of their visit is agreeable, will you kindly request your Embassy here to issue the necessary visa? Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们公司的总裁威廉·泰勒先生和营销部经理珍姆士·罗杰斯先生，想拜访北京继续商讨合资企业之事。他们计划四月下半月出发并在中国停留一周。请告知我方该访问计划对你方是否方便或您要建议什么行程计划。如对他们的访问时间无异议的话，可否要求使馆签发所需签证。您诚挚的商务英语信函范文--活动安排
Dear Mr./ Ms, We are very pleased to welcome President William Taylor and Manager James Rogers to Beijing and Shanghai in thesecond half of April for about a week.As requested, we propose the following itinerary for your consideration.Monday, April 18 4.00 p.m.Arrive in Beijing by Flt.xx, to be met at the airport by Mr.President of Asia Trading Co.4.15 Leave for Great Wall Hotel 7.30 Dinner given by President x Tuesday, April 19 9:30 a.m.Discussion at Asia Trading Co.Building 2:00 p.m.Group discussion 8:00 p.m.Cocktail reception given by the British Commercial Counselor in Beijing Wednesday, April 20 9:00 a.m.Discussion 12:00 noon Sign the Letter of Intent 1:30 p.m.Peking Duck Dinner 3:30 p.m.visit the Summer palace 6:00 Departure for Shanghai Would you please confirm by fax so that we can make arrangements accordingly.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们非常高兴威廉·泰勒总裁和珍姆斯·罗杰斯经理能于四月下半月到北京，上海访问一周，根据要求我们提出下列活动安排供参考： 星期一，四月十八日
下午4：00 乘航班XX到达北京，由亚洲贸易公司的总裁X先生 到机场迎接
4：15 乘车去长城宾馆 7：30 总裁X先生举行晚晏 上午 9:30 a.m.在亚洲贸易公司讨论 2:00 p.m.小组讨论
8:00 p.m.英国住北京商务领事举行鸡尾酒招待会 上午9：00 讨论 中午12：00 签订意向书 下午1：30 吃北京烤鸭
3：30 参观故宫 6：00 乘机去上海
请传真确认，以便我们做相应的安排。您诚挚的
第五篇：商务英语信函如何写？
商务英语信函如何写？
快来围观，看看商务英语信函怎么写，商务英语在商务谈判，商务信函中占有非常重要的地位，这关系着公司效益和个人利益，所以为了自己在职场发展更好，快来搞定商务英语吧！这篇商务信函希望能祝大家一臂之力！
A Specimen Letter
Dear Sir:
We are pleased to inform you that 50 cases of adjustable wrenches you shipped to Lagos on March 18th have arrived in perfect condition.This shows that you have made a great deal of improvement in packing.As for the pliers to be shipped to us, we would like you to have them packed in boxes of 2 dozens each, 100 boxes to a wooden case.We trust you will give special care to the packing in order to avoid damage in transit.Kindly let us know if you can meet our requirements.With our best regards.释文
先生：
你三月十八日发送的五十箱可调节扳手已完好无损地到达拉各斯，对此我们非常高兴。这表明贵方在包装方面有了很大的改进。
关于即将发给我们的钳子，我们希望每两打装一盒，一百盒装一木箱。我们相信你们会特别注意包装，以免运输途中受损。
是否可按我们的要求包装，请告知。
顺致问候。
长见识了吧!一个成功的商务英语信函甚至比面对面商务谈判还重要！商务英语包含的范围还很多，希望大家能接受挑战，一起来学习吧！
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