商务英语信函写作中常被忽略的问题 done

第一篇：商务英语信函写作中常被忽略的问题 done

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商务英文信函写作常被忽略的细节

热14Popeye 2010-01-30 13:21

商务英文信函写作常被忽略的细节

有位资深商贸人士这样说：“一切贸易往来，从信函开始，到信函结束。”意思是，商务信函贯穿沟通始终。商务信函包括:询盘信、报盘信、邀请函、开发信、求职信、订货信、投诉信、道歉信等，还包括以上信函的确认信函和回复信函等诸多信息沟通载体。

“口才决定录用，文笔决定提升。”对于职场人士来说，写一手严谨规范、得体简洁、语言地道的商务信函是重要的职业素养和技能。下面笔者将根据商务英文信函写作中常被忽略的细节，从“格式”、“时态”“开头结尾”三个角度帮助读者查漏补缺。

格式

“没有规矩，难成方圆”。商务信函写作的从格式开始。一封信函给读信人留下第一印象不是信函的内容，很多时候形式比内容更重要，甚至包括信函的段落对齐、行间距和字体等细节。一封格式规范、书写严谨的商务信函会让带给寄信人日常信函所不能传达的重要感和尊重感，同时也是对收信人的尊重。

 信头（Letter Head）

无论传递的方式是邮寄、传真还是电子邮件，正式的商务信函都是要有信头的。信头不一定在信纸的上部，可能位于侧面或底部，主要作用是：一方面表明寄信人的机构名称、地址及电话和传真号码等联系方式(Contact Details)，另一方面由于信头往往会设计公司标识（Logo），从而展示企业或机构形象。没有信头的商务信函，就像没有来得及穿着正装参加正式会谈一样。

 日期栏(Date Line)

传真和电子邮件信函都有固定的日期格式，表明信函发出的日期，便于收信人将信函整理和回信。在邮寄的商务信函中，寄信人往往会忽略这一细节。日期栏应该在信函正文的上边，信头下边，可以左对齐，也可以右对齐。常见的日期栏格式有一下两种：

1.16 January 2009 2.January 16, 2009 注意：

1.“日期”后面往往不出现序数词的角标，如：16th，不正确。2.“月份”的拼写往往不省略，如Jan，不正确。 称呼语(Salutation)

称呼语并非是客套的随意称呼，要根据收信人和寄信人的关系，以及收信人的性别、年龄、婚姻状况、职位等，进行有针对性的变化。注意：

1.若初次书信往来，或正式信函，务必称呼收信人全名(Full Name)，并同时使用Mr./Ms./Dr./Professor等称谓。以下表达正式程度依次降低： Dear Mr.Will Smith, →Mr Smith,→Hello Will,→Hi Will,→Will, →Hi, 2.称呼语后可用冒号，或用逗号。

3.若不明确收信人姓名，可用“无人称称呼语”或称呼“职位”。To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam:

Dear Sales Manger:

4.若收信人为重要尊贵人士，如政府官员，还会有特定的称呼。To: H.E.Mr.Hailekiros Gessesse, Ambassador Extraordinary and Plenipotentiary, Embassy of the Federal Democratic Republic of Ethiopia（至埃塞俄比亚联邦民主共和国特命全权大使Hailekiros Gessesse阁下，H.E是His Excellency，指“尊敬的阁下”。）

5.不可用公司的名字做称呼语：如Dear New Oriental，不正确。6.可用标题代替称呼语，如：SUBJUCT: Request for Information。 段落对齐、行间距、字体

传统的英文信函在每段首往往采用“平头式”，即：正文的各段首行都要缩进6个字母的距离。

现今商务信函写作比较流行的对齐格式为“左齐头式”，即：正文和称呼之间空一至二行。每段的第一句句子不需要空格，左对齐，但段与段之间需要空一至二行。有些商贸人士曾告诉笔者，后者格式便于文字编辑和复制粘贴。

另外，根据笔者经验，信函的字体大小，可采用“小四”或“五号”字体为佳；行间距控制在“18磅”左右，Word软件中的默认的行间距较大，会使信函感觉松散。段落对齐、行间距、字体等和很多企业或机构的习惯性格式也有关，也和个人喜好有关。总之，是一个不可忽略的细节。

开头结尾

 开头（Opening）一本畅销的商务写作书中提到，商务信函的段落结构应该是“倒金字塔”（Reverse Pyramid），第一段承载最重要的信息，第二段其次，第三段再次。商务信函的开头在语言方面需要精心设计，需要开门见山、开篇明意。它的重要性就像书的第一章节，电影的第一幕，歌曲的第一段旋律一样。笔者认为信函开头部分以下两点需要注意：

1.开头部分要传达每封商务信函的特定目的（Purposeful Communication），让收信人了解信函的主旨。

I am writing on behalf of our sales department to inform you that your consultancy can arrange training sessions in giving presentation.We are pleased to invite you to the Annual Conference, which will take place in London 4-7 August.2.回复信函可以“感谢方式”开头，但务必提及之前沟通的信息，让收信人了解自己信函 的传达情况。

Thank you for your order of 24 Semtepber.We are pleased to confirm your order of 30 units of model 202 by L/C.Thank you for your letter of May 21, enquiring about our products. 结尾（Closing）

传统观点认为商务信函的结尾多为客套，是不传达重要信息的，如“Looking forward to hearing form you”。笔者根据自己的经验发现并非如此。很多商务信函都要在结尾部分同样传达重要的信息，有以下两个方面： 1.将之前的信息通过重复的方式强调。

I would be grateful if you could make it and I look forword to seeing you in London in August.2.提示希望收信人回复的相关细节，有时甚至可用问句。

Please let us know the dates and times of your arrival and departure.May I remind you that let us discuss our itinerary by the end of this week?

时态

在商务英文信函写作中通过时态的变化，可以使语言表达更得体，信息传达更精确。很多学员对“英文时态”的理解还停留在教条阶段，当然也更提不上如果去使用了。英文的时态变化，只有跟实际语境相结合才具有“生命力”。下面笔者结合实际语境，讲解信函中时态使用方面常忽略的细节。 Will的用法

在商务信函写作中，“Will”除了表达“将来时”，还常用于下面两种情况： 1.突然决策（Sudden Decisions）I will send you the draft report as an attachment on the Monday next week.2.承诺、报盘、或威胁（Promises, Offers, Threats）

I will email you the catalogue and the lastest pricelist asap.You will enjoy a 1% discount if you place a large order.The contract won’t be signed by the end of April. 现在进行时(Present Progressive)表“将来”

当寄信人为收信人提供行程、款待或未来安排时，往往使用现在进行时，这样可以使语言的“现场感”更强，让收信人感觉相应安排发生的即时性。

We are planning to show you the plant, take you to lunch and return you to the hotel at 5pm.We are making some necessary arrangements for the dispatch of order by air freight to San Francisco. 虚拟语气would用法

Would可能是商务信函写作中，用法最微妙的一个小词了，常表达寄信人对未来发生的强烈的“愿望或要求”，语气往往较强。Would还经常于If引导的条件状语从句连用。

As you would be our guest, we would of course meet all your expenses.We would like to invite you to spend two or three days in the UK to visit our factory.If my application is of interest to you, I would welcome the opportunity to speak with you. 被动语态（Passives）

被动语态在忽略“主语”的同时，在商务信函中的作用在于以下两方面： 1.忽略施动者，强调动作发生的过程

A meeting has been scheduled for 3 October 2009 at 11am to discuss your request for a further bank loan.You would be asked to analyze the situation and demonstate your ability to work in a team.2.避免主观色彩，体现客观必要性

Any form of your ID has to be shown before opening a bank account.A control system was set up to double check that orders were received in the warehouse on time and were proceed correctly.

第二篇：商务英文信函写作常被忽略的细节

商务英文信函写作常被忽略的细节

有位资深商贸人士这样说：“一切贸易往来，从信函开始，到信函结束。”意思是，商务信函贯穿沟通始终。商务信函包括:询盘信、报盘信、邀请函、开发信、求职信、订货信、投诉信、道歉信等，还包括以上信函的确认信函和回复信函等诸多信息沟通载体。

“口才决定录用，文笔决定提升。”对于职场人士来说，写一手严谨规范、得体简洁、语言地道的商务信函是重要的职业素养和技能。下面笔者将根据商务英文信函写作中常被忽略的细节，从“格式”、“时态”“开头结尾”三个角度帮助读者查漏补缺。

格式

“没有规矩，难成方圆”。商务信函写作的从格式开始。一封信函给读信人留下第一印象不是信函的内容，很多时候形式比内容更重要，甚至包括信函的段落对齐、行间距和字体等细节。一封格式规范、书写严谨的商务信函会让带给寄信人日常信函所不能传达的重要感和尊重感，同时也是对收信人的尊重。

信头（Letter Head）

无论传递的方式是邮寄、传真还是电子邮件，正式的商务信函都是要有信头的。信头不一定在信纸的上部，可能位于侧面或底部，主要作用是：一方面表明寄信人的机构名称、地址及电话和传真号码等联系方式(Contact Details)，另一方面由于信头往往会设计公司标识（Logo），从而展示企业或机构形象。没有信头的商务信函，就像没有来得及穿着正装参加正式会谈一样。

日期栏(Date Line)

传真和电子邮件信函都有固定的日期格式，表明信函发出的日期，便于收信人将信函整理和回信。在邮寄的商务信函中，寄信人往往会忽略这一细节。日期栏应该在信函正文的上边，信头下边，可以左对齐，也可以右对齐。常见的日期栏格式有一下两种：

1.16January 2009

2.January 16, 2009

注意：

1.“日期”后面往往不出现序数词的角标，如：16th，不正确。

2.“月份”的拼写往往不省略，如Jan，不正确。

称呼语(Salutation)

称呼语并非是客套的随意称呼，要根据收信人和寄信人的关系，以及收信人的性别、年龄、婚姻状况、职位等，进行有针对性的变化。

注意：

1.若初次书信往来，或正式信函，务必称呼收信人全名(Full Name)，并同时使用Mr./Ms./Dr./Professor等称谓。以下表达正式程度依次降低：

Dear Mr.Will Smith, →Mr Smith,→Hello Will,→Hi Will,→Will, →Hi, 2.称呼语后可用冒号，或用逗号。

3.若不明确收信人姓名，可用“无人称称呼语”或称呼“职位”。To Whom It May Concern:

Dear Sir or Madam:

Dear Sales Manger:

4.若收信人为重要尊贵人士，如政府官员，还会有特定的称呼。

To: H.E.Mr.Hailekiros Gessesse, Ambassador Extraordinary and

Plenipotentiary, Embassy of the Federal Democratic Republic of Ethiopia（至埃塞俄比亚联邦民主共和国特命全权大使Hailekiros Gessesse阁下，H.E是His Excellency，指“尊敬的阁下”。）

5.不可用公司的名字做称呼语：如Dear New Oriental，不正确。6.可用标题代替称呼语，如：SUBJUCT: Request for Information。

段落对齐、行间距、字体

传统的英文信函在每段首往往采用“平头式”，即：正文的各段首行都要缩进6个字母的距离。

现今商务信函写作比较流行的对齐格式为“左齐头式”，即：正文和称呼之间空一至二行。每段的第一句句子不需要空格，左对齐，但段与段之间需要空一至二行。有些商贸人士曾告诉笔者，后者格式便于文字编辑和复制粘贴。

另外，根据笔者经验，信函的字体大小，可采用“小四”或“五号”字体为佳；行间距控制在“18磅”左右，Word软件中的默认的行间距较大，会使信函感觉松散。段落对齐、行间距、字体等和很多企业或机构的习惯性格式也有关，也和个人喜好有关。总之，是一个不可忽略的细节。

开头结尾

开头（Opening）

一本畅销的商务写作书中提到，商务信函的段落结构应该是“倒金字塔”

（Reverse Pyramid），第一段承载最重要的信息，第二段其次，第三段再次。商务信函的开头在语言方面需要精心设计，需要开门见山、开篇明意。它的重要

性就像书的第一章节，电影的第一幕，歌曲的第一段旋律一样。笔者认为信函开头部分以下两点需要注意：

1.开头部分要传达每封商务信函的特定目的（Purposeful

Communication），让收信人了解信函的主旨。

I am writing on behalf of our sales department to inform you that your consultancy can arrange training sessions in giving presentation.We are pleased to invite you to the Annual Conference, which will take place in London 4-7 August.2.回复信函可以“感谢方式”开头，但务必提及之前沟通的信息，让收信人了解自己信函的传达情况。

Thank you for your order of 24 Semtepber.We are pleased to confirm your order of 30 units of model 202 by L/C.Thank you for your letter of May 21, enquiring about our products.结尾（Closing）

传统观点认为商务信函的结尾多为客套，是不传达重要信息的，如“Looking forward to hearing form you”。笔者根据自己的经验发现并非如此。很多商务信函都要在结尾部分同样传达重要的信息，有以下两个方面：

1.将之前的信息通过重复的方式强调。

I would be grateful if you could make it and I look forword to seeing you in London in August.2.提示希望收信人回复的相关细节，有时甚至可用问句。

Please let us know the dates and times of your arrival and departure.May I remind you that let us discuss our itinerary by the end of this week?

时态

在商务英文信函写作中通过时态的变化，可以使语言表达更得体，信息传达更精确。很多学员对“英文时态”的理解还停留在教条阶段，当然也更提不上如果去使用了。英文的时态变化，只有跟实际语境相结合才具有“生命力”。下面笔者结合实际语境，讲解信函中时态使用方面常忽略的细节。

Will的用法

在商务信函写作中，“Will”除了表达“将来时”，还常用于下面两种情况： 1.突然决策（Sudden Decisions）

I will send you the draft report as an attachment on the Monday next week.2.承诺、报盘、或威胁（Promises, Offers, Threats）

I will email you the catalogue and the lastest pricelist asap.You will enjoy a 1% discount if you place a large order.The contract won’t be signed by the end of April.现在进行时(Present Progressive)表“将来”

当寄信人为收信人提供行程、款待或未来安排时，往往使用现在进行时，这样可以使语言的“现场感”更强，让收信人感觉相应安排发生的即时性。

We are planning to show you the plant, take you to lunch and return you to the hotel at 5pm.We are making some necessary arrangements for the dispatch of order by air freight to San Francisco.虚拟语气would用法

Would可能是商务信函写作中，用法最微妙的一个小词了，常表达寄信人对未来发生的强烈的“愿望或要求”，语气往往较强。Would还经常于If引导的条件状语从句连用。

As you would be our guest, we would of course meet all your expenses.We would like to invite you to spend two or three days in the UK to visit our factory.If my application is of interest to you, I would welcome the opportunity to speak with you.被动语态（Passives）

被动语态在忽略“主语”的同时，在商务信函中的作用在于以下两方面： 1.忽略施动者，强调动作发生的过程

A meeting has been scheduled for 3 October 2009 at 11am to discuss your request for a further bank loan.You would be asked to analyze the situation and demonstate your ability to work in a team.2.避免主观色彩，体现客观必要性

Any form of your ID has to be shown before opening a bank account.A control system was set up to double check that orders were received in the warehouse on time and were proceed correctly.

第三篇：商务英语信函的写作原则

商务英语信函的写作原则

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。因此，在商务英语信函写作中，应遵循7 Cs原则，即礼貌(courtesy)、体谅(consideration)、完整(completeness)、清楚(clarity)、简洁(concise-ness)、具体(concreteness)和正确(correctness)。

1、礼貌原则。

礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully sorry that … ” , “We regret that … ”等礼貌用语。

业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂，化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时，措词要力求客气、心平气和、语气委婉；在回复对方信函时，无论对方态度如何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。

首先，要善于使用被动语句，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如 “You made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 会更好。

其次，要善于使用疑问句。向对方提出要求时，陈述句、祈使句与疑问句相比，疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。请看下面三句话：Make payment by con firmed irrevocable L/ C.We request you to make payment by con firmed irrevocable L/ C.Could you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口气太强硬；第二句太直接，有下命令之嫌；第三句既表达了自己的意图，又表示了对对方的尊重，避免了过于直率和盛气凌人。此外，还要善于使用条件句，以使建议听起来更具有试探性，语气更委婉。

2、体谅原则。

不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。

首先，应注意强调对方利益。在商务英语写作中，对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。如：We allow you 2 precent discount for cash payment.You can enjoy 2 percent discount when you pay in cash.第二句让对方对自己所得的利益一目了然，优于第一句。

其次，应突出积极因素，用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣，获得对方认同。如 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 改写成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 会更好。

3、完整性原则。

在信函写作中，信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如 “the above mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之类的表达方式要尽量少用，尽可能提供完整的信息，让对方一目了然。

4、清楚原则。清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。

(1)尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言，英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用，而这些商务人员并非个个精通英语。因此，在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。

(2)起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词，这样可以避免产生歧义。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”)，如将其改为 “Those who work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。

(3)在一句话中，要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中，第一个“firm” 的意思是 “strong”, 第二个 “firm” 的意思是 “corporatio n”.而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm.” 这样整个句子的意思就更清楚了。

5、简洁原则。

有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中，可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱，要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语，例如：L/ C(letter of credit 信用证),B/ L(bill of lading提单),C I F(cost ,insurance and freight 成本加保险加运费价格),EAT(estimated arrival time 预计到达时间),A/ S(at sight 即期),FYI(for you information 供你方参考),S/ C(sales contract 销售合同),D/ D(demand draft 票汇),T/ T(telegraphic trans fer 电汇),M/ T(mail draft 信汇),D/ P(documents against payment 付款交单)等。

此外，句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句，在保证意思完整的情况下，使行文更加简洁。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest catalog.” 其从句 “What you have requsted” 可以用一个词 “requested” 来代替，这句话改成 “As requested ,we are sending you our newest catalog.” 则更简洁。

需要指出的是，在保证礼貌的前提下，还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若将该句中的 “Please be advised” 删除，不仅不会改变意思的完整性，反而使句子更简洁。

6、具体原则。

在商务信函中，要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for theinv oice amount.US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 of the China Bank.很显然，第二句包括了更具体、详细的信息，使人对写作者所要传递的信息一目了然；而第一句过于笼统，读后还要再经过仔细揣摩，才能明白其所包含的意思。

7、正确性原则。

正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误，还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题，会使其沟通效果大打折扣。此外，还应注意使用正式、规范的语言，例如省略语 “I’ ll”, “we’ re” 等，显得太过口语化，欠正式，商务信函中应改写成 “I shall”, “We are”;还有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to recevied our enquiry.” 等，这样的句子在语法上也是不规范的，应该分别加上主语和谓语，以使句子结构完整。

商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语 “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示条件，在日常用法中，没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。再如 “advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “劝告”、“建议” 等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如 “offer” 一般表示 “提供”、“提议” 等，在商务里可指 “发盘”、“报盘” ；同样在保险业务中，“policy” 指“保险单”，而不是 “政策”、“方针”，“average” 指 “海损”，而不是 “平均的”、“一般的” ；

“confirm” 的基本含义是 “确认”，用在信用证前面时，则表示 “保兑”，如confirmed letter of credit(保兑的信用证)。

商务英语信函的写作技巧

商务英语信函的写作中采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。

1、要选用常用的四部式的正文结构。

通常，商务信函由四部分组成，即引言(introduction)、详情(details)、应答(response)和结束语(close)。

第一部分是引言。在此部分中，出于礼貌，常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文，而不是开门见山谈具体的事情，以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有：We re fer to y our Order No.8 and regret to say that …Thank you for y our letter dated…Through the courtesy of our Commercial Counselor’ s Office in London ,we learned that you are interested in doing business with us.第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项，应该按照主次顺序分几个段落进行说明，通常是一个段落说明一个事项；同时，在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。

第三部分是应答。该部分是第二部分的延续，可以是要求对方确认、答复或寄来价目表，也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。

第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说: “Your favorable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有：We await y our favorable reply with great interest.I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we recommend our immediate acceptance.2、要善于使用商务信函中的习惯用法。

商务信函中的很多习惯用法，包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语，如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外，还有很多，如报实盘的时候常这样表达：We offer you firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct.The offer is valid/ open until …The validity of the offer is from… to …当认为对方价格太高时通常的表达有：Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive.即期信用证付款时可以这样表达：The terms of payment are by L/ C available by draft at sight.The terms of payment are L/ C payable against draftat sight.The terms of payment are by L/ C available by sight draft.类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中，形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语，这些已被商界广泛接受，我们只需平时多留意、多积累，就可以得心应手地撰写商务英语信函了。

第四篇：经典：商务英语10种抱怨信函写作篇

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经典：商务英语10种抱怨信函写作篇

Complaints & Claims（抱怨和索赔信函）抱怨、索赔信函的目的是为了获取更好的服务，对已出现的问题求得尽快的、妥善的解决。它通常是买方由于对收到的货物不满而书写，如：货物未按时到达；货物虽抵达，但与订单所载不同；货物有损毁现象；货物数量短缺或多余；货物质量与样品不符；服务不合理以及收费过高等，这些均是抱怨、索赔的正当理由。

书写抱怨、索赔信函时，不妨开门见山出原先双方同意的条件，然后列举事实以表示有何不满，以及为什么不满，最后提出解决的方法。内容应明确、清楚、有理，语气要简洁、坚决。避免使用愤怒和使对方过于难堪的措辞（除非你所抱怨的问题反复发生，且多次投诉而毫无结果）。

1）For Delay in Shipment(由于发货延迟而抱怨)

Dear Sirs ，The furniture we ordered from you should have reached us a week ago.Needless to say , the delay in delivery has put us to great inconvenience.It is therefore imperative that you dispatch them immediately.Otherwise we shall be obliged to cancel the order and obtain the goods elsewhere.Please look into the matter as one of urgency and let us have your reply as early as possible.Yours faithfully，亲爱的先生们：我方从贵方订购的家具应于一星期前收到。不用说，发货的延迟给我方带来了很大的不便。因此，贵方必须立即发货，否则我们将被迫取消订单，到另处订货。

请紧急处理此事，并尽快告知结果。

2）For Poor-Packing（由于包装不妥提出索赔）

Dear Sirs ，We are writing to inform you that the toys covered by our order No.519arrived in such an unsatisfactory condition that we have to lodge a claim against you.It was found upon examination that 10%of them are broken and some are badly scratched , obviously due to the improper packing.Therefore, we cannot offer it for sale at the normal price and suggest that you make us an allowance of 20% on the invoiced cost.This is the amount by which we propose to reduce our selling price.If you cannot accept , Im afraid we shall have to return them for replacement.Sincerely yours ，亲爱的先生们：我们写信通知贵方，519号订单玩具已收到，但货物状况很不令人满意，故我们不得不提出索赔。经检查，我们发现有10％的货物破损，而且一些也有严重磨损现象。很明显，这是由于包装不妥造成的。因此，我们无法以原价售出货物。建议贵方依照发票金额给予20％的折扣，这是我们所建议降低的售价额度。如果贵方无法接受，我们将不得不退货，要求替换。

3）For Damage of Goods（由于货物损坏而抱怨）

Dear Sirs，Our order No.JT-8 The glassware you supplied to our order of 3rd July was delivered by the shipping company this morning.The 160 cartons containing the goods appeared to be in perfect 洛基国际英语

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condition.But when I unpacked them with great care , I regret to report that 10 cartons of glassware badly cracked.We trust you can understand that we expect the compensation for our dam aged goods.Yours faithfully，亲爱的先生们：订单JT－8号我方于7月3日从贵处订购的玻璃器皿已于今早货运公司送到。装有货物的160个纸箱完好无损。但当我们小心打开检查时，发现有10箱玻璃器皿严重破损。相信贵处能理解我方要求对损坏货物进行赔偿。

4）For Incomformity（由于货物不符而抱怨）

Dear Sirs ，On March 12, we ordered 1,200 shirts size 42.But unfortunately ,we received completely different articles-children clothes today.We can only presume that a mistake was made and the children clothes were for another order.As I have several customers waiting , please arrange for the replacements at once.Faithfully yours，亲爱的先生们：三月十二日我订购了一千二百件四十二号男式衬衣。但不幸的是，今天我们收到了完全不同的货物――儿童服装。我们想贵方一定搞错了，儿童服装是另一份订单。由于有几位客户在等货，故请贵方立即安排更换货物。

5）For Unacceptable Substitute（由于无法接受替代物而抱怨）

Dear Mr.Cliff，During the past three months I have placed two sizable orders for The Handy Desk Companion by Roy.specifying the hard back binding.But both time you sent me paper-back binding because you were out of stock on the hard-back.Fortunately ,I am still selling a few of the paper backs ,but more and more customers ask for the hard-back ones.(At least two of our competitors have this reference book in hard-back in our cities).“成千上万人疯狂下载。。。

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第五篇：浅谈跨文化商务交际中的商务英语信函写作教学

浅谈跨文化商务交际中的商务英语信函写作教学

摘 要：随着各国经济来往日益频繁，跨文化商务交际越来越普遍，商务英语信函作为现代商务活动中不可或缺的工具，得到了广泛的应用。本文主要探讨了商务英语信函写作在跨文化商务交际中的应用以及商务英语信函写作教学。

关键词：商务英语；商务英语信函；写作；教学

一、引言

随着经济的迅猛发展，各个国家和地区之间的的商务贸易往来越来越密切。跨文化商务交际在国际贸易中起着重要作用。商务英语信函在贸易往来中既是促成交易的交易双方沟通的手段，也可以作为交易的重要凭证，因此，商务英语信函写作教学十分重要。

二、商务英语信函

商务英语信函在国际贸易中应用广泛，“商务英语信函是国际贸易买卖双方用于联系业务、沟通商讯、咨询答复的主要途径和通讯手段，其主要作用在于：（1）索取或传递信息：（2）报盘或接受报盘；（3）处理业务磋商的各种问题。”

商务英语信函种类繁多，按其功能具体可以分为：询价函、报价函、通知函、允诺函、收款函、索赔与理赔函等。

三、商务英语信函写作教学

商务英语信函写作在跨文化商务活动中占据重要地位，因而，商务英语信函写作教学在商务英语学习过程中是关键的不可或缺的组成部分。在商务英语信函写作教学过程中贯穿始终的两个要点是商务英语信函的特点和商务英语信函写作应遵循的原则。

1.商务英语信函的特点

“在跨文化商务交际中，我们会写各式各样的信函，比如推荐信、申请信、感谢信以及推销产品的信函等。在写这些信时，我们也要顾及到对方的语言差异、文化差异以及审美情趣差异。这些差异都会影响你这封商务信函是否成功。”

因此，掌握商务英语信函的特点进行写作尤为重要。

商务英语信函写作具有如下特点：

（1）专业性。商务英语信函在跨文化商务交际中是重要的书面交流工具和手段。在商务英语信函书写过程中，主要使用商贸术语，如询盘、报盘等都需要用语专业恰当。“商务信函用词表意准确、专业性强，主要表现在两个方面：一是商务英语词汇有大量的专业术语；二是商务英语词汇中有很多来自普通英语，却被赋予特定的专业内涵。”无论是商务英语的专业术语，还是被赋予特定专业内涵的普通英语，在商务英语信函写作过程中，一定要保证选对词，用对意。

（2）时效性。在跨文化商贸交际中，一定要注意商贸信函的时间和效率，并且要结合交易双方的文化背景和习俗，并且考虑到交易双方所处的时区的差异，避免会错意或发出误导信息。

（3）准确性。商务英语信函的书写用语一定要规范准确，措辞时要充分考虑到对方的语言和文化背景，避免产生歧义，否则可能会造成误解甚至产生负面影响。

（4）用语简明易懂。商务英语信函写作通常简单、明了、主题明确，写作应避免繁琐拖沓，这样才能保证对方理解信函的目的，并快速做出判断或决定，过多的使用套话没有任何意义，反而容易使对方陷入困惑而不利于商务活动的顺利进行。

（5）礼貌性。商务英语信函写作通常语气十分礼貌与委婉，在表达清楚信函的写作目的的同时，还要注意措辞的礼貌，这样才有利于促进交易的顺利进行。此外，“无论是什么形式的商务英语信函写作，都需要体现一个很重要的原则：‘You―Attitude’。也就是处处为对方着想，让对方感到亲切，与对方拉近距离，使其感觉到要传达的信息更易于接受。”

2.商务英语信函写作应遵循的原则

基于商务英语信函的以上五个特点，商务英语信函写作应遵循“7C”原则，即礼貌原则（Courtesy）、体谅原则（Consideration）、完整原则（Completeness）、清楚原则（Clarity）、简洁原则（Conciseness）、具体原则（Concreteness）、正确原则（Correctness）。也就是说，在商务英语信函写作过程中，要注意措辞礼貌，体谅对方，表意完整、清楚、简洁、具体和正确，只有遵循了这七个原则，才能被称作一篇成功的商务英语信函。

3.商务英语信函写作教学

为提高商务英语信函写作教学效果，可以采用词汇法，情境法以及找错法进行商务英语信函写作教学。

（1）词汇法。即为了便于学生记忆，将商务英语信函写作常用词汇进行分类归纳。

（2）情境法。即在教学中，设定商务英语信函写作的各种情境，给同学们布置写作任务，如将学生分组，有写信函的小组，有回复信函的小组，这样可以充分调动学生学习的积极性，便于学生进入情境，顺利完成商务英语信函写作，提高写作水平。

（3）找错法。即在网上或平时学生的信函写作中找到具有代表性的错误，让同学们来找出错误，分析错误原因，并改正错误，这样加深学生们的印象，有利于避免在商务英语信函写作中犯类似的错误。

四、结论

综上所述，在商务英语信函写作教学过程中要提醒学生们牢记商务英语信函的特点，遵循“7C”原则，这样才能在跨文化商务交际实践中顺利完成商务英语信函写作，为商务活动的顺利进行以及交易的达成保驾护航。

参考文献：

[1]蒋柳红.浅谈商务英语信函写作原则―“4C”原则在商务英语信函写作中的运用[J].科技信息，2011（23）.[2]张凌凌.跨文化商务交际中商务英语信函翻译浅析[J].学理论，2012（25）.[3]郭菲菲.词块理论对商务英语信函写作的启示[J].现代企业教育，2014（12）.[4]黄静.商务英语信函的文体特征分析[J].对外经贸，2013（7）.[5]梁淑君.浅谈商务英语信函写作中的七个C原则[J].辽宁师专学报（社会科学版），2012（5）.作者简介：赵丽娜（1981-），辽宁沈阳人，硕士，中国医科大学英二教研室讲师，主要研究方向：大学英语教学法；景然（1980-），辽宁沈阳人，硕士，中国医科大学英二教研室讲师，主要研究方向：大学公共英语与医学英语教学法