礼貌原则在商务英语信函写作中的运用

第一篇：礼貌原则在商务英语信函写作中的运用

[摘要]在商务英语信函写作中，商业信函的特点和功能决定了商业信函中必须注重礼貌策略的表现。本文对礼貌原则在商务英语信函写作中的运用进行分析与探讨，其原则表现为使用委婉的语气、突出对方本位及避免不和。

[关键词]商务英语信函写作；礼貌原则；委婉语气；突出对方本位；避免不和 随着社会经济的迅猛发展，商业信函逐渐成为人们在经济领域内的一种重要的交际手段，通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、磋商、处理问题、传递友谊等，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。一般地，商务信函有以下几方面的写作原则，也被称为”7Cs”原则，即礼貌原则(courtesy)、体谅原则(consideration)、完整原则(completeness)、清楚原则(clarity)、简洁原则(conciseness)、具体原则(concreteness)、正确原则(correctness)。“礼貌原则”[1]是首先必须注意的，因为这直接关系到你写的信是否有正面效应。“一封彬彬有礼的书信，得体脱俗的谈吐，能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限的商机。”[2]反之，一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的评价，使之弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的形象。因此，在日常的商务活动中，我们应注意商务信函中礼貌用语的使用。笔者将礼貌准则在商务英语信函写作中的应用归纳为以下三点： 1 使用委婉的语气

语言是信息的载体和表情达意的工具，为了在听话者和说话者之间建立起一座更顺畅的交流的桥梁，人们要使用礼貌用语。商务英语信函也是如此。热情友好的礼遇、委婉客气的话语、措辞得当的函电或谨慎严密的条款形成了商贸英语的一个鲜明特色，例如：

(1)We are pleased to make the following offer subject to your reply reaching US by May 20． 我方十分乐意报盘如下，此报盘以5 月20 日前收到对方复函为准。

(2)We shall appreciate it if you will endeavor to ship the consignment as the following． 如贵方能按如下要求装运货物，我们将不胜感激。

如上述例句所示“be pleased to, appreciate? if?”等这些礼貌语言的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、悦等积极情感，还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。突出对方本位(You attitude)许多商务写作者的目的就是让对方合作并采取行动，所以，一个重要的原则就是暂时忘记自己，而想想收信人，向他们显示出引起他们注意的事情。采取从对方角度着想的办法来达到这一目的，这就是商务写作中为对方着想的“突出对方本位”（You attitude）或称“你式写法”，而不是“为自己着想”（I-attitude）。充分考虑对方的利益、需求、愿望，从对方的观点看问题了解对方的困难、处境，这样可以使自己的要求更加切合实际，从而为双方的合作奠定更加良好的基础。

为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中，人称尽量不使用I或we 开头而应采用用第二人称you 或其物主代词或者your，以突出You attitude。例如：

To meet your requirement, we are willing to make some concessions to cut 3％of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 50 tons.为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于50 吨的话，我方愿意做出一些让步．降价30％。从以上例子我们不难看出，不管你的目的是提供信息，说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是you 和your。这是因为，第二人称的使用可以产生注意对方、以对方为中心的效果。同时，还可以使对方认识到作者在为自己着想，因而是礼貌的。3 避免不和

在商务交流中，双方难免会有分歧。为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和的语气。要想表达否定的意思在商务英文信函写作中可以适当的使用语义模糊的词汇如“I’ m afraid, I think, I believe”或运用疑问句等形式。例如：

(1)I’m afraid we can’t accept “Cash Against Document on arrival of goods at destination”． 我方恐怕不能接受货到目的港后凭单付款的支付方式。(2)Could you make payment by irrevocable L ／ C？ 贵方可否用不可撤消信用证付款? 除了以上几种表达方式以外，情态动词、条件句、被动语态、过去时的使用也可以起到缓和语气、显示礼貌的作用。商业信函的特点和功能决定了商业信函中必须注重礼貌原则。在日常的商务活动中，我们应注意商务信函中礼貌用语的使用，注意委婉语气、突出对方本位、避免不和等原则的应用，商业信函才会起它应有的作用——通过语言的媒介作用起到发展贸易、增进友谊的作用。参考文献

[1]吴洁.商务英语的礼貌原则[J].中国科技翻译,2003 年第16 卷1 期。[2]何兆熊.新编语用学概要[M]．上海：上海外语教育出版社，2003 年．

第二篇：商务英语信函中的礼貌策略

论商务英语信函写作中的礼貌原则

摘 要：商务英语信函是一种比较正式的文体，被普遍应用于国际商务交往中。商务英语信函写作中礼貌原则合理有效地运用，直接影响到当事人双方的贸易是否顺畅。因此，商务英语信函写作中不仅有礼貌原则的形式要求，更主要的是注重其实现的准则和策略。关键词：商务英语信函 写作技巧 礼貌原则

Leech深入研究了语言交际中的礼貌现象，指出：为了不直接触及对方的面子，人们只能间接地、含蓄地表达真实的信息，让他人自己去理解其言外之意，在条件相同的情况下，把不礼貌的信息降低到最低限度，将他人的利益放在第一位，为他人着想, 从而使对方感到自己受到尊重, 成功实现交际目的。Leech将礼貌原则分为六类：策略准则(少让他人受损，多使别人受益)、慷慨准则(少让自身受益，多让自身受损)、赞誉准则(少贬低他人，多赞扬别人)、谦逊准则(少赞扬自身，多贬低自身)、赞同准则(少反对别人，多赞同别人)和同情准则(少反感别人，多同情别人)。这些准则以成对方式出现,以“自身”和“别人”为中心，并将礼貌的中心偏向“别人”。这六条礼貌准则之间有着许多相互的联系, 尽量最低化自身的利益和要求，而最高化别人的利益和要求。1 主要内含

商务英语信函写作中的礼貌原则是在商贸实践中，每份商务英语信函都有其明确的目的，即成功有效地与商务交往伙伴沟通信息，使交易顺利进行。在这个过程中，如何将礼貌原则体现在文字上，并准确无误地表达出去就显得尤为重要。要想达到写信函的人与看的人有效沟通，写信时要充分考虑对方的要求、愿望和情感，避免使用命令或粗鲁的语言。商务信函写作的目的是通过书面内容处理商务问题，建立或巩固商务伙伴之间的感情。这就要求当事人在特定的语境下有策略地表达其不同观点，从而使自己在交易过程中的关键方面占优势，成功地达成交易。商务信函沟通技巧在全球化的经贸往来中变得越来越不可或缺，因而合作是否达成主要依赖于礼貌原则的正确运用。但是由于贸易双方的互利互益的特殊身份，当贸易过程中产生矛盾时，策略地采用礼貌原则，向对方发出友好、体谅及尊重的信息，从而达到有效交际的目的。2 礼貌原则的运用 2.1 在态度的选择上 2.1.1 尊他性准则

在商务英语信函写作时，礼貌原则要求我们充分尊重对方，站在对方的立场，要充分地考虑到对方的某些困难，使对方感到自己倍受尊重，愿意与我方合作，从而达成商务往来的目的。因此使用第二人称代词your和you, 而少用第一人称代词we、I、our和my，这种少指责对方,多让自己承担、通情达理的婉转表达是吸引合作伙伴的有利因素，能够使交往有礼貌的同时更显真诚。2.1.2 尽量不用否定 在商务英语信函中，通常我们要尽力创造出积极肯定的氛围。成功的商务英语信函往来都采用肯定的态度，因为表达肯定意义的词语比否定的词语更有可能帮你达到目的。肯定的语言有助于你的公司与看信人建立起良好的关系。没有人期待他人否定自己的观点，所以即使是在拒绝时，也要讲究策略，努力地传递积极肯定的信息，从而减少否定的不快的氛围的产生。因此在写信时可以将否定的观点改为肯定的观点以缓和语气。2.2 在正确地使用词汇方面 2.2.1 运用有积极意义的词语

在商务信函中应尽最大可能选择有积极意义的词语，如：welcome、satisfy、pleased等，这样使合作方会感到发信函的人即体贴又诚恳，特别在有关催款、投诉、索赔等内容的信函中,即便是错不在自己,也要让对方感觉到他们的积极努力得到了肯定与赞扬。2.2.2 积极使用中性词 通常意义上来说，商务英语信函中提及人称或人的身份时, 应避免那些单指男性或女性的词(如salesman、salesgirl等)。因为当使用单纯指一种性别的词时，至少对另一半的人是不礼貌的。避免使用有性别歧视的词汇就是在写商务信函时应该避免使用第三人称单数或复数的人称代词。

2.2.3 表明你的立场

你的立场就是指写信人不能以自我为中心，而应站在对方立场上，设身处地为对方着想。这体现了一种很实际的换位思考方式，从对方的角度来阐明问题，说明自己的想法。这也从某种程度上体现了一种礼貌原则。你的立场并不是说行文当中运用大量的“Thank you”这一类的词，而是把语言的表达方式进行转化，通过巧妙地更改句式的方式，更多的考虑到对方的感受，使其觉察到写信人在切实的考虑其利益所在。2.2.4 适当地运用情态动词

由于商务信函往来多数是磋商、答询，往往涉及愿望、允诺、赞许、建议、催促、询问、拒绝、辩解或申诉、质问、谴责等，所以商务英语信函中情态动词应使用的特别频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子的语气更加缓和，使对方容易接受，达到顺畅交流的目的。2.3 在语气上

商务英语信函写作从语气角度来调整语言，从而带有浓厚的感情色彩，使其更富有成效。在普通的人际交往信函中，其语气可采纳正式也可以是非正式，而在商业信函中，特别是有分歧产生的时候，为了不因为语气太直接而冒犯商业伙伴, 就应该采用一些委婉语气。语气委婉就是为了避免使用带有强迫语气的词语, 使整篇信件的语调和谐悦耳。2.3.1 常常采用被动语态 在英语商务信函中，因为被动语态不强调动作的发出者，尽管使用主动语态语言表达更为有力，但是被动语态具有较高程度的礼貌性，适当地使用用被动态，能更加清楚地表达意思，避免歧义的产生，因为使用被动语态的句子表达的是温和委婉的态度，所以使贸易请求听起来比较合理。为了表达写信人的考虑周全, 当发生不愉快的事情或传递请求的信息时多使用被动语态。

2.3.2 有时需要使用疑问句

疑问句有时在商务英语信函中会有更好的效果。通过询问对方的意愿来表达一种请求，比直接采用陈述句或肯定句语气更温和客气，让人容易接受。好像在请求对方帮忙一样，句子听起来更礼貌，更易于接受。从而使语气变得不唐突。以疑问句的形式提出建议，明显体现了礼貌原则，但是实际上是提出一种要求，为了表示对对方的尊重。2.3.3 转换语气

在恰当的时候转换否定语气为肯定语气，写信人可以通过友好、肯定的语气, 显示对看信人的礼貌, 进而表达自己对对对方的良好愿望，以此为建立业务往来打下良好的基础。有些时候,即使在表达不好的消息的情况下，也最好以肯定的语气来表达，这种写作方式可以在语言上令对方觉得更礼貌,得到充分的尊重，效果更理想。2.3.4 在选择虚拟语气时

在商务信函写作时，为了使交易双方在平等互利的基础上，达成贸易协定，为了使双方具有更多的磋商余地，在提出建议、希望或请求时，使用虚拟语气使语气更委婉含蓄，使句子更加婉转，以示写信人的礼貌。2.4 在表达法的选择上 2.4.1 直接表达法

当写信表示的是令人满意和比较中性的意图时，一般采用直接表达法，在句子的开头就直接表达出中性或令人满意的信息，然后作出必要的解释，最后用客气礼貌的语言表示感谢或希望，从而实现商贸意向。2.4.2 间接表达法

商务信函中，写信人希望发出的是令人失望的消息时，为了减少看信的人的尴尬, 多采用间接表达法，即都使用委婉语表示遗憾。通常把这样的商务英语信函分成五个部分：(1)中立陈述；(2)拒绝执行或接受；(3)缘由；(4)补救方法；(5)客气的结束语。这种篇章结构使对方在看到中立陈述及可信服的缘由之后,有思想准备接受信中的拒绝内容。信函中“补救方法”和“客气的结束语”可进一步消除不愉快的信息在对方心中产生的不悦情绪。3 结语

随着经济全球化的发展，我国对外贸易不断地扩大，在国际商务活动中商务英语信函越来越多地被运用。商务英语信函中的礼貌准则已成为国际经济交往的普遍要求，所以从事贸易的双方必须遵循基本的礼貌准则和熟练地掌握、运用这些准则。参考文献

[1] 羡锡彪.商务英语写作[M].北京:高等教育教育出版社,2002.[2] 常玉田.外贸函电写作[M].北京:中国人民大学出版社,2004.[3] 张秀娟.如何实现商务英语信函中的礼貌原则[J].商场现代化,2007(35).

第三篇：商务英语信函中的礼貌原则初探

商务英语信函中的礼貌原则初探

摘 要：在商务英语信函中，为了实现达成商务合作的目的，需要遵循礼貌原则，使之语气委婉，措辞得当，有助于双方在平等互利的基础上建立贸易关系。

关键词：礼貌原则;商务英语信函;运用

礼貌是语言交际中的普遍现象，也是商务英语信函中最令人关注的语言特征，一封彬彬有礼的商务英语信函，能有效增强贸易双方彼此间的信任感，提高商务成功的几率，恰当运用礼貌原则有助于信函作者写出得体、礼貌的商务英语信函，获得期望的效果，从而实现商务活动中的双赢。商务英语信函是以英语为媒介，以促进商务活动顺利进行为目的信件，其涵盖的内容涉及到与商务有关的诸多领域。它在交流思想，传递信息，交涉事务，增进了解及促进经贸往来等方面发挥着积极的作用。

一、运用礼貌语言

在商务英语信函的交际中，经常使用尊称语、亲昵语、祝颂语乃至含蓄委婉语都体现了礼貌原则，礼貌语言的使用，不仅能够传递给对方高兴、感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用.（葛丽芳，2006）在商务信函中应当选择一些含有积极情感的词语如pleased，satisfy，obliged，welcome等.这样能使对方身心愉悦，有利于双方的合作.特别在有关催款、投诉、索赔等信函中，即便错不在己，也要对对方所做的任何一点积极努力给予肯定与赞扬，做到礼貌得体.例如：（1）I would appreciate having your reply by July 1 st，so that we can finalize our program.（2）You kind invitation this time is most welcome.与此相反，在商务信函中要极力避免 no，cannot，claim，complaint等词的使用.在商务英语信函中，否定意义的词语容易给人不愉快的感觉，直截了当的加以否定，买卖双方会失去合作的兴趣，双方贸易关系也会由此中断。

二、正确使用情态动词

由于商务信函来往多数是磋商、答询、公务，往往涉及愿望、允诺、赞许、建议、催促、询问、拒绝、辩解或申诉、质问、谴责等等，所以英文商务信函中形态动词使用频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子更加缓和，使对方容易接受，实现理想。例如：We would like to suggest alternative where there are shipments available.在这一句中“would like”表示的是一种请求的语气。如果去掉“would”就有了加强与别人的意味，对方从心理上会比较难以接受。需要说明的是，情态动词多用于if条件句中，帮助写信人表达各种语气。而情态动词的使用在语气上就委婉的多，显得礼貌得体。例如：I should be very much obliged if you would arrange a Seaton the same fight for the 18 th September.情态动词can，could，will和would一般情况下可以通用，但could和would与can和will相比之下更有礼貌。因为过去时态的情态动词暗示一种假设行为而不是强制行为。

三、突出对方本位

在商务英语信函中，无论是给谁写信，我们都应该从对方的角度来看问题，采用对方观点写信说明我们理解对方，体谅对方，因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函中写作中，人称尽量不使用I或we开头而采用第二人称you或其物主代词或者your，以突出你方态度，多使用谦辞和敬词，称对方为“贵方”，而成自己为“本公司”“我方”等，例如：（1）If you are interested in any of the items，please do not hesitate to tell us.如果贵方对任何产品感兴趣，请告知我方。（2）To meet your requirement，we are willing to make some concession to cut 5% of our price if the quantity your individual purchase is not less than 100 tons.为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于100吨，我方愿意做出一些让步，降价5%。从以上我们可以看出，不管你的目的是提供信息、说服别人还是增加友谊，最打动人的词语就是“you”和“your”。

当我方不同意对方观点或者不愿满足对方，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的面子，我方要避免直接陈述不同的观点We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day，and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return.我们真诚的劝告贵方接受我们的建议，因为我们的库存逐日减少，如果贵方不立即确定，我们将无法满足贵方需求。在此句中，如果把 recommend改为advice的话，就会不妥，因为advice有一种居高临下的含义，好像非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得有自己决定，别人无权干涉。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对我方的指责不公平时，我方可以据理力争，说明我方的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。（王元歌，2007）

四、结语

礼貌用语在国际商务中起着重要的作用，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，能使我方在对方的心目中树立以一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限商机，在日常的商务活动中，我们应该注意商务英语信函中礼貌用语的使用，商务信函才会起到它应有的作用，礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助公司建构起良好的商业形象，进而做成好生意，反之，礼貌欠佳、用语不当的信函则会给公司带来负面的影响，弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的商业形象。因此，在商务英语信函写作中要善于运用各种礼貌策略，积极实现贸易双方有效沟通，从而建立和维持平等互利的贸易关系，最终促进贸易活动的顺利进行。

参考文献：

[1]程兰芝.礼貌原则与商务英语信函[J].科教文汇（上旬刊），2007：10.[2]葛丽芳.商务英语写作中的礼貌研究[J].河南理工大学学报，2006：11.[3]王元歌.商务英语信函写作[M].北京大学出版社，2007：09.

第四篇：商务英语信函的写作原则

商务英语信函的写作原则

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。因此，在商务英语信函写作中，应遵循7 Cs原则，即礼貌(courtesy)、体谅(consideration)、完整(completeness)、清楚(clarity)、简洁(concise-ness)、具体(concreteness)和正确(correctness)。

1、礼貌原则。

礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以，在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that …” , “I t is our pleasure to…” , “We feel dread fully sorry that … ” , “We regret that … ”等礼貌用语。

业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂，化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时，措词要力求客气、心平气和、语气委婉；在回复对方信函时，无论对方态度如何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。

首先，要善于使用被动语句，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如 “You made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 会更好。

其次，要善于使用疑问句。向对方提出要求时，陈述句、祈使句与疑问句相比，疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。请看下面三句话：Make payment by con firmed irrevocable L/ C.We request you to make payment by con firmed irrevocable L/ C.Could you make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句，口气太强硬；第二句太直接，有下命令之嫌；第三句既表达了自己的意图，又表示了对对方的尊重，避免了过于直率和盛气凌人。此外，还要善于使用条件句，以使建议听起来更具有试探性，语气更委婉。

2、体谅原则。

不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。

首先，应注意强调对方利益。在商务英语写作中，对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。如：We allow you 2 precent discount for cash payment.You can enjoy 2 percent discount when you pay in cash.第二句让对方对自己所得的利益一目了然，优于第一句。

其次，应突出积极因素，用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣，获得对方认同。如 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 改写成 “We feel surely that you will be entirely satisfied.” 会更好。

3、完整性原则。

在信函写作中，信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如 “the above mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之类的表达方式要尽量少用，尽可能提供完整的信息，让对方一目了然。

4、清楚原则。清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。

(1)尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言，英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用，而这些商务人员并非个个精通英语。因此，在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。

(2)起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词，这样可以避免产生歧义。如“Those who work rapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”)，如将其改为 “Those who work in these conditions get ill rapidly.” 句子的意思就非常清楚了。

(3)在一句话中，要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中，第一个“firm” 的意思是 “strong”, 第二个 “firm” 的意思是 “corporatio n”.而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm.” 这样整个句子的意思就更清楚了。

5、简洁原则。

有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中，可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱，要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语，例如：L/ C(letter of credit 信用证),B/ L(bill of lading提单),C I F(cost ,insurance and freight 成本加保险加运费价格),EAT(estimated arrival time 预计到达时间),A/ S(at sight 即期),FYI(for you information 供你方参考),S/ C(sales contract 销售合同),D/ D(demand draft 票汇),T/ T(telegraphic trans fer 电汇),M/ T(mail draft 信汇),D/ P(documents against payment 付款交单)等。

此外，句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句，在保证意思完整的情况下，使行文更加简洁。如 “As what you have requested ,we are sending you our newest catalog.” 其从句 “What you have requsted” 可以用一个词 “requested” 来代替，这句话改成 “As requested ,we are sending you our newest catalog.” 则更简洁。

需要指出的是，在保证礼貌的前提下，还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若将该句中的 “Please be advised” 删除，不仅不会改变意思的完整性，反而使句子更简洁。

6、具体原则。

在商务信函中，要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for theinv oice amount.US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 of the China Bank.很显然，第二句包括了更具体、详细的信息，使人对写作者所要传递的信息一目了然；而第一句过于笼统，读后还要再经过仔细揣摩，才能明白其所包含的意思。

7、正确性原则。

正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误，还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题，会使其沟通效果大打折扣。此外，还应注意使用正式、规范的语言，例如省略语 “I’ ll”, “we’ re” 等，显得太过口语化，欠正式，商务信函中应改写成 “I shall”, “We are”;还有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to recevied our enquiry.” 等，这样的句子在语法上也是不规范的，应该分别加上主语和谓语，以使句子结构完整。

商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语 “on the terms andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示条件，在日常用法中，没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。再如 “advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的 “advise”，在日常用法中一般不作 “通知” 解，而表示 “劝告”、“建议” 等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如 “offer” 一般表示 “提供”、“提议” 等，在商务里可指 “发盘”、“报盘” ；同样在保险业务中，“policy” 指“保险单”，而不是 “政策”、“方针”，“average” 指 “海损”，而不是 “平均的”、“一般的” ；

“confirm” 的基本含义是 “确认”，用在信用证前面时，则表示 “保兑”，如confirmed letter of credit(保兑的信用证)。

商务英语信函的写作技巧

商务英语信函的写作中采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。

1、要选用常用的四部式的正文结构。

通常，商务信函由四部分组成，即引言(introduction)、详情(details)、应答(response)和结束语(close)。

第一部分是引言。在此部分中，出于礼貌，常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文，而不是开门见山谈具体的事情，以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有：We re fer to y our Order No.8 and regret to say that …Thank you for y our letter dated…Through the courtesy of our Commercial Counselor’ s Office in London ,we learned that you are interested in doing business with us.第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项，应该按照主次顺序分几个段落进行说明，通常是一个段落说明一个事项；同时，在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。

第三部分是应答。该部分是第二部分的延续，可以是要求对方确认、答复或寄来价目表，也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。

第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说: “Your favorable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有：We await y our favorable reply with great interest.I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we recommend our immediate acceptance.2、要善于使用商务信函中的习惯用法。

商务信函中的很多习惯用法，包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语，如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外，还有很多，如报实盘的时候常这样表达：We offer you firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct.The offer is valid/ open until …The validity of the offer is from… to …当认为对方价格太高时通常的表达有：Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive.即期信用证付款时可以这样表达：The terms of payment are by L/ C available by draft at sight.The terms of payment are L/ C payable against draftat sight.The terms of payment are by L/ C available by sight draft.类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中，形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语，这些已被商界广泛接受，我们只需平时多留意、多积累，就可以得心应手地撰写商务英语信函了。

第五篇：商务英语写作的礼貌原则

Politeness Principle of English Business Writing

Abstract: Courtesy Principle and its six rules are introduced.The Leech’s principle is recommended and the application of courtesy principle is analyzed in order to improve skill in business English with the result of successful completion of business deal.Key words: Leech’s Principle;politeness Principle;Business English writing

引言

商务英语写作是以英语为媒介，以促进商务活动顺序进行为目的的信件，其涵盖的内容涉及到商务有关的诸多领域。在经济一体化的今天，中国与世界各国间的贸易往来日益频繁，商务英语在中外贸易中发挥了重要的作用，其中商务英语信函成为中外企业沟通的主要工具。礼貌是商务信函的主要语言特点，在礼貌原则指导下的信函能够给企业留下良好的形象，进而促进商务活动的顺利展开。

一．Leech’s Principle

礼貌原则是对人们交际现实的假设或解释，Leech认为，人们在语言交际中，都不自觉或自觉地遵守着语言的某些原则。Leech是对言语行为理论（SpeechAct Theory）和合作原则（Co-operative principles）进行了批判发展的基础上提出了礼貌原则。其中包括如下：

（1）策略准则（Tact Maxim）,即少让别人吃亏，多使别人得益；

（2）慷慨准则（Generosity Maxim）,即少让自己得益，多让自己吃亏；

（3）赞誉准则（Approbation Maxim），即少贬低别人，多赞誉别人；

（4）谦虚准则（Modesty Maxim）,即少赞誉自己，多贬低自己；

（5）一致准则（Agreement Maxim）,即减少双方分歧，增加双方一致；

（6）同情准则（Sympathy Maxim）,即减少双方反感，增加双方同情。

这六条准则之间相互联系，Leech认为策略准则是最根本的一条，是最高准则，其他是策略准则的体现。

Leech的礼貌原则可以用来解释生活中的许多语言交际现象。在全球一体化的步伐进一步加快，跨国商务活动日益频繁的背景下，用礼貌原则来指导商务信函写作具有特别意义。

二．礼貌原则在商务信函写作中的应用

（一）词汇

第一，使用正面积极的词汇或词组。如thank you, grateful,glad,please等。使用积极的词语

会使人身心愉悦，促进双方合作。特别在有关催款，投诉，索赔等信函中，即便错不在己，也要对对方所做的任何一点积极努力给予肯定与赞扬，做到礼貌得体。例如

（1）We are glad to receive your enquiry of watches.（2）It gives us pleasure to receive the catalogues and samples you send us.第二,使用情态动词。可以使句子的语气变得更加缓和，委婉。如：should,would,could,may等，委婉的语气可以表达自己的要求，建议和意见，建立平等友好的气氛，增加对方心理优势，使对方容易接受，从而有利于业务谈判和达成目标。例如：

(1)We appreciate it if you advance shipment.(2)We should appreciate it if you could advance shipment.上面例句，句2由于使用了情态动词，在语气上比句1委婉的多，使人感觉更有礼貌。

第三，为对方着想的You Attitude 原则。多使用人称代词you和your以体现You Attitude原则。比较下面的句子：

（1）Your active participation in this conference will be highly appreciated.（2）We will highly appreciate your active participation in this conference.上面例句中，句1句情虽合理，但没有完全采取对方立场。显得以自我标准为中心，没有令对方利益放首位。句2以对方为中心，充分肯定了对方的积极参与，体现礼貌原则。

第四，灵活使用模糊限制语。使用模糊限制语可以用来增强或减弱词义和语气，体现礼貌

原则在传递正面消息时，使用greatly,very,highly,quite等模糊限制语增加感谢，赞誉的程度，体现赞扬原则和赞同准则。例如：

（1）We were very pleased to receive your inquiry of May 5.（2）Your prompt reply will be highly appreciated.1句如果去掉 very，句子意思没有变化，但是语气就大大减弱，能更好表达我方的喜悦之情和对对方的赞誉。2句同理，highly 明显增强句子的积极语气，更强烈的表达了我方的感谢之情，同时含蓄暗示我方期待对方的及时回复。

在传递负面信息时，使用 I ’m afraid, I suppose, probably, a little bit, It is said, It seems 等模糊限制语减缓语气，弱化负面效应。在表明我方意图的同时，避免过于武断和直接，照顾到对方的心理和感受，从而促进合作。例如:

(1)I am afraid that the price you quoted is not acceptable.(2)It seems to us that you ought to have accepted the offer.(二)句子

第一、使用被动句。当指出对方的不当之处或希望对方做某事时，往往是使用被动句。因为被动句中动作的执行者或施为者往往被省略，从而避免了对主语的指责，降低了对对方消极面子的威胁。

(1)A very careless mistake was made during the course of shipment.装船过程中犯了粗心大意的错误

（2）What if the inspection cannot be completed within the time limit? 如果商品检验不能在规定期限内完成，怎么办?

第二、使用条件句。条件句的使用，在大多数情况下，是将听话人(收信人)放在主动的位置上。是否答应这一条件，完全取决于听话人自己，从而将说话人(写信人)达成交易的请求转变为听话人(收信人)的权利，策略地表示出礼貌。如：

Please expedite the dispatch of Shipping Advice if it is convenient for you.第三、使用疑问句

在日常生活中，人们也常用一般疑问句的形式委婉礼貌地提出建议或请求，如:Would you like…?的句型，同样在外贸函电中也常常用这样的方式来礼貌地表达请求，建议留给对方更多考虑的余地。例如:

(1)Tell us more detailed information on your requirements.(2)Would you please kindly tell us more detailed information on your requirements?

在以上两句中，第一句为祈使句，在英语中祈使句的功能是来表达 命令、要求等。这样的语气会使贸易的双方感到有等级之分，处在不平等的地位上。因此祈使句的使用违反了平等互利的贸易原则。一般疑问句的使用不仅起到传达同样信息的作用，而且使对方读到这样的语句会感到更加的亲切，从而达到促进贸易的作用。

第四、使用虚拟句。在表达意见、建议、提出希望时，经常使用虚拟语气以示礼貌。例如：

1)Would you advise us by cable when the above mentioned goods have been shipped.(2)We should be grateful if you would help us with your suggestions

综上所述，在外贸英语函电的写作过程中，不仅要灵活运用各种礼貌原则，提高礼貌的表达手段和技巧，还要仔细考虑各种国际商务交往中的特定语境因素，合理运用语用策略，令礼貌的表达更加贴切得体，从而使对外经贸活动得以更顺利地进行。

参考文献

［1］ Leech, G, N.Principles of Politeness ［M］.London and New York: Longman,1983

［2］ 杨柳.礼貌原则在外贸英语信函写作中的运用［J］.宿州教育学院学

报,2007,(8)

［3］ 林旭涛.浅析语用礼貌在对外经贸函电中的运用［J］.广州广播电视大学学

报,2005,(6)