商务英语信函中的礼貌原则初探

第一篇：商务英语信函中的礼貌原则初探

商务英语信函中的礼貌原则初探

摘 要：在商务英语信函中，为了实现达成商务合作的目的，需要遵循礼貌原则，使之语气委婉，措辞得当，有助于双方在平等互利的基础上建立贸易关系。

关键词：礼貌原则;商务英语信函;运用

礼貌是语言交际中的普遍现象，也是商务英语信函中最令人关注的语言特征，一封彬彬有礼的商务英语信函，能有效增强贸易双方彼此间的信任感，提高商务成功的几率，恰当运用礼貌原则有助于信函作者写出得体、礼貌的商务英语信函，获得期望的效果，从而实现商务活动中的双赢。商务英语信函是以英语为媒介，以促进商务活动顺利进行为目的信件，其涵盖的内容涉及到与商务有关的诸多领域。它在交流思想，传递信息，交涉事务，增进了解及促进经贸往来等方面发挥着积极的作用。

一、运用礼貌语言

在商务英语信函的交际中，经常使用尊称语、亲昵语、祝颂语乃至含蓄委婉语都体现了礼貌原则，礼貌语言的使用，不仅能够传递给对方高兴、感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用.（葛丽芳，2006）在商务信函中应当选择一些含有积极情感的词语如pleased，satisfy，obliged，welcome等.这样能使对方身心愉悦，有利于双方的合作.特别在有关催款、投诉、索赔等信函中，即便错不在己，也要对对方所做的任何一点积极努力给予肯定与赞扬，做到礼貌得体.例如：（1）I would appreciate having your reply by July 1 st，so that we can finalize our program.（2）You kind invitation this time is most welcome.与此相反，在商务信函中要极力避免 no，cannot，claim，complaint等词的使用.在商务英语信函中，否定意义的词语容易给人不愉快的感觉，直截了当的加以否定，买卖双方会失去合作的兴趣，双方贸易关系也会由此中断。

二、正确使用情态动词

由于商务信函来往多数是磋商、答询、公务，往往涉及愿望、允诺、赞许、建议、催促、询问、拒绝、辩解或申诉、质问、谴责等等，所以英文商务信函中形态动词使用频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子更加缓和，使对方容易接受，实现理想。例如：We would like to suggest alternative where there are shipments available.在这一句中“would like”表示的是一种请求的语气。如果去掉“would”就有了加强与别人的意味，对方从心理上会比较难以接受。需要说明的是，情态动词多用于if条件句中，帮助写信人表达各种语气。而情态动词的使用在语气上就委婉的多，显得礼貌得体。例如：I should be very much obliged if you would arrange a Seaton the same fight for the 18 th September.情态动词can，could，will和would一般情况下可以通用，但could和would与can和will相比之下更有礼貌。因为过去时态的情态动词暗示一种假设行为而不是强制行为。

三、突出对方本位

在商务英语信函中，无论是给谁写信，我们都应该从对方的角度来看问题，采用对方观点写信说明我们理解对方，体谅对方，因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函中写作中，人称尽量不使用I或we开头而采用第二人称you或其物主代词或者your，以突出你方态度，多使用谦辞和敬词，称对方为“贵方”，而成自己为“本公司”“我方”等，例如：（1）If you are interested in any of the items，please do not hesitate to tell us.如果贵方对任何产品感兴趣，请告知我方。（2）To meet your requirement，we are willing to make some concession to cut 5% of our price if the quantity your individual purchase is not less than 100 tons.为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于100吨，我方愿意做出一些让步，降价5%。从以上我们可以看出，不管你的目的是提供信息、说服别人还是增加友谊，最打动人的词语就是“you”和“your”。

当我方不同意对方观点或者不愿满足对方，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的面子，我方要避免直接陈述不同的观点We sincerely recommend you to accept our proposal as our stocks are getting lower and lower day and day，and we are afraid we shall be unable to meet your requirements if you fail to let us have your confirmation by return.我们真诚的劝告贵方接受我们的建议，因为我们的库存逐日减少，如果贵方不立即确定，我们将无法满足贵方需求。在此句中，如果把 recommend改为advice的话，就会不妥，因为advice有一种居高临下的含义，好像非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得有自己决定，别人无权干涉。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对我方的指责不公平时，我方可以据理力争，说明我方的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。（王元歌，2007）

四、结语

礼貌用语在国际商务中起着重要的作用，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，能使我方在对方的心目中树立以一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限商机，在日常的商务活动中，我们应该注意商务英语信函中礼貌用语的使用，商务信函才会起到它应有的作用，礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助公司建构起良好的商业形象，进而做成好生意，反之，礼貌欠佳、用语不当的信函则会给公司带来负面的影响，弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的商业形象。因此，在商务英语信函写作中要善于运用各种礼貌策略，积极实现贸易双方有效沟通，从而建立和维持平等互利的贸易关系，最终促进贸易活动的顺利进行。

参考文献：

[1]程兰芝.礼貌原则与商务英语信函[J].科教文汇（上旬刊），2007：10.[2]葛丽芳.商务英语写作中的礼貌研究[J].河南理工大学学报，2006：11.[3]王元歌.商务英语信函写作[M].北京大学出版社，2007：09.

第二篇：礼貌原则在商务英语信函写作中的运用

[摘要]在商务英语信函写作中，商业信函的特点和功能决定了商业信函中必须注重礼貌策略的表现。本文对礼貌原则在商务英语信函写作中的运用进行分析与探讨，其原则表现为使用委婉的语气、突出对方本位及避免不和。

[关键词]商务英语信函写作；礼貌原则；委婉语气；突出对方本位；避免不和 随着社会经济的迅猛发展，商业信函逐渐成为人们在经济领域内的一种重要的交际手段，通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、磋商、处理问题、传递友谊等，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。一般地，商务信函有以下几方面的写作原则，也被称为”7Cs”原则，即礼貌原则(courtesy)、体谅原则(consideration)、完整原则(completeness)、清楚原则(clarity)、简洁原则(conciseness)、具体原则(concreteness)、正确原则(correctness)。“礼貌原则”[1]是首先必须注意的，因为这直接关系到你写的信是否有正面效应。“一封彬彬有礼的书信，得体脱俗的谈吐，能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象，从而乐意与我方合作，带来无限的商机。”[2]反之，一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的评价，使之弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的形象。因此，在日常的商务活动中，我们应注意商务信函中礼貌用语的使用。笔者将礼貌准则在商务英语信函写作中的应用归纳为以下三点： 1 使用委婉的语气

语言是信息的载体和表情达意的工具，为了在听话者和说话者之间建立起一座更顺畅的交流的桥梁，人们要使用礼貌用语。商务英语信函也是如此。热情友好的礼遇、委婉客气的话语、措辞得当的函电或谨慎严密的条款形成了商贸英语的一个鲜明特色，例如：

(1)We are pleased to make the following offer subject to your reply reaching US by May 20． 我方十分乐意报盘如下，此报盘以5 月20 日前收到对方复函为准。

(2)We shall appreciate it if you will endeavor to ship the consignment as the following． 如贵方能按如下要求装运货物，我们将不胜感激。

如上述例句所示“be pleased to, appreciate? if?”等这些礼貌语言的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、悦等积极情感，还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。突出对方本位(You attitude)许多商务写作者的目的就是让对方合作并采取行动，所以，一个重要的原则就是暂时忘记自己，而想想收信人，向他们显示出引起他们注意的事情。采取从对方角度着想的办法来达到这一目的，这就是商务写作中为对方着想的“突出对方本位”（You attitude）或称“你式写法”，而不是“为自己着想”（I-attitude）。充分考虑对方的利益、需求、愿望，从对方的观点看问题了解对方的困难、处境，这样可以使自己的要求更加切合实际，从而为双方的合作奠定更加良好的基础。

为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中，人称尽量不使用I或we 开头而应采用用第二人称you 或其物主代词或者your，以突出You attitude。例如：

To meet your requirement, we are willing to make some concessions to cut 3％of our price if the quantity of your individual purchase is not less than 50 tons.为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于50 吨的话，我方愿意做出一些让步．降价30％。从以上例子我们不难看出，不管你的目的是提供信息，说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是you 和your。这是因为，第二人称的使用可以产生注意对方、以对方为中心的效果。同时，还可以使对方认识到作者在为自己着想，因而是礼貌的。3 避免不和

在商务交流中，双方难免会有分歧。为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和的语气。要想表达否定的意思在商务英文信函写作中可以适当的使用语义模糊的词汇如“I’ m afraid, I think, I believe”或运用疑问句等形式。例如：

(1)I’m afraid we can’t accept “Cash Against Document on arrival of goods at destination”． 我方恐怕不能接受货到目的港后凭单付款的支付方式。(2)Could you make payment by irrevocable L ／ C？ 贵方可否用不可撤消信用证付款? 除了以上几种表达方式以外，情态动词、条件句、被动语态、过去时的使用也可以起到缓和语气、显示礼貌的作用。商业信函的特点和功能决定了商业信函中必须注重礼貌原则。在日常的商务活动中，我们应注意商务信函中礼貌用语的使用，注意委婉语气、突出对方本位、避免不和等原则的应用，商业信函才会起它应有的作用——通过语言的媒介作用起到发展贸易、增进友谊的作用。参考文献

[1]吴洁.商务英语的礼貌原则[J].中国科技翻译,2003 年第16 卷1 期。[2]何兆熊.新编语用学概要[M]．上海：上海外语教育出版社，2003 年．

第三篇：商务英语信函中的礼貌策略

论商务英语信函写作中的礼貌原则

摘 要：商务英语信函是一种比较正式的文体，被普遍应用于国际商务交往中。商务英语信函写作中礼貌原则合理有效地运用，直接影响到当事人双方的贸易是否顺畅。因此，商务英语信函写作中不仅有礼貌原则的形式要求，更主要的是注重其实现的准则和策略。关键词：商务英语信函 写作技巧 礼貌原则

Leech深入研究了语言交际中的礼貌现象，指出：为了不直接触及对方的面子，人们只能间接地、含蓄地表达真实的信息，让他人自己去理解其言外之意，在条件相同的情况下，把不礼貌的信息降低到最低限度，将他人的利益放在第一位，为他人着想, 从而使对方感到自己受到尊重, 成功实现交际目的。Leech将礼貌原则分为六类：策略准则(少让他人受损，多使别人受益)、慷慨准则(少让自身受益，多让自身受损)、赞誉准则(少贬低他人，多赞扬别人)、谦逊准则(少赞扬自身，多贬低自身)、赞同准则(少反对别人，多赞同别人)和同情准则(少反感别人，多同情别人)。这些准则以成对方式出现,以“自身”和“别人”为中心，并将礼貌的中心偏向“别人”。这六条礼貌准则之间有着许多相互的联系, 尽量最低化自身的利益和要求，而最高化别人的利益和要求。1 主要内含

商务英语信函写作中的礼貌原则是在商贸实践中，每份商务英语信函都有其明确的目的，即成功有效地与商务交往伙伴沟通信息，使交易顺利进行。在这个过程中，如何将礼貌原则体现在文字上，并准确无误地表达出去就显得尤为重要。要想达到写信函的人与看的人有效沟通，写信时要充分考虑对方的要求、愿望和情感，避免使用命令或粗鲁的语言。商务信函写作的目的是通过书面内容处理商务问题，建立或巩固商务伙伴之间的感情。这就要求当事人在特定的语境下有策略地表达其不同观点，从而使自己在交易过程中的关键方面占优势，成功地达成交易。商务信函沟通技巧在全球化的经贸往来中变得越来越不可或缺，因而合作是否达成主要依赖于礼貌原则的正确运用。但是由于贸易双方的互利互益的特殊身份，当贸易过程中产生矛盾时，策略地采用礼貌原则，向对方发出友好、体谅及尊重的信息，从而达到有效交际的目的。2 礼貌原则的运用 2.1 在态度的选择上 2.1.1 尊他性准则

在商务英语信函写作时，礼貌原则要求我们充分尊重对方，站在对方的立场，要充分地考虑到对方的某些困难，使对方感到自己倍受尊重，愿意与我方合作，从而达成商务往来的目的。因此使用第二人称代词your和you, 而少用第一人称代词we、I、our和my，这种少指责对方,多让自己承担、通情达理的婉转表达是吸引合作伙伴的有利因素，能够使交往有礼貌的同时更显真诚。2.1.2 尽量不用否定 在商务英语信函中，通常我们要尽力创造出积极肯定的氛围。成功的商务英语信函往来都采用肯定的态度，因为表达肯定意义的词语比否定的词语更有可能帮你达到目的。肯定的语言有助于你的公司与看信人建立起良好的关系。没有人期待他人否定自己的观点，所以即使是在拒绝时，也要讲究策略，努力地传递积极肯定的信息，从而减少否定的不快的氛围的产生。因此在写信时可以将否定的观点改为肯定的观点以缓和语气。2.2 在正确地使用词汇方面 2.2.1 运用有积极意义的词语

在商务信函中应尽最大可能选择有积极意义的词语，如：welcome、satisfy、pleased等，这样使合作方会感到发信函的人即体贴又诚恳，特别在有关催款、投诉、索赔等内容的信函中,即便是错不在自己,也要让对方感觉到他们的积极努力得到了肯定与赞扬。2.2.2 积极使用中性词 通常意义上来说，商务英语信函中提及人称或人的身份时, 应避免那些单指男性或女性的词(如salesman、salesgirl等)。因为当使用单纯指一种性别的词时，至少对另一半的人是不礼貌的。避免使用有性别歧视的词汇就是在写商务信函时应该避免使用第三人称单数或复数的人称代词。

2.2.3 表明你的立场

你的立场就是指写信人不能以自我为中心，而应站在对方立场上，设身处地为对方着想。这体现了一种很实际的换位思考方式，从对方的角度来阐明问题，说明自己的想法。这也从某种程度上体现了一种礼貌原则。你的立场并不是说行文当中运用大量的“Thank you”这一类的词，而是把语言的表达方式进行转化，通过巧妙地更改句式的方式，更多的考虑到对方的感受，使其觉察到写信人在切实的考虑其利益所在。2.2.4 适当地运用情态动词

由于商务信函往来多数是磋商、答询，往往涉及愿望、允诺、赞许、建议、催促、询问、拒绝、辩解或申诉、质问、谴责等，所以商务英语信函中情态动词应使用的特别频繁。情态动词的恰当使用常常可以使句子的语气更加缓和，使对方容易接受，达到顺畅交流的目的。2.3 在语气上

商务英语信函写作从语气角度来调整语言，从而带有浓厚的感情色彩，使其更富有成效。在普通的人际交往信函中，其语气可采纳正式也可以是非正式，而在商业信函中，特别是有分歧产生的时候，为了不因为语气太直接而冒犯商业伙伴, 就应该采用一些委婉语气。语气委婉就是为了避免使用带有强迫语气的词语, 使整篇信件的语调和谐悦耳。2.3.1 常常采用被动语态 在英语商务信函中，因为被动语态不强调动作的发出者，尽管使用主动语态语言表达更为有力，但是被动语态具有较高程度的礼貌性，适当地使用用被动态，能更加清楚地表达意思，避免歧义的产生，因为使用被动语态的句子表达的是温和委婉的态度，所以使贸易请求听起来比较合理。为了表达写信人的考虑周全, 当发生不愉快的事情或传递请求的信息时多使用被动语态。

2.3.2 有时需要使用疑问句

疑问句有时在商务英语信函中会有更好的效果。通过询问对方的意愿来表达一种请求，比直接采用陈述句或肯定句语气更温和客气，让人容易接受。好像在请求对方帮忙一样，句子听起来更礼貌，更易于接受。从而使语气变得不唐突。以疑问句的形式提出建议，明显体现了礼貌原则，但是实际上是提出一种要求，为了表示对对方的尊重。2.3.3 转换语气

在恰当的时候转换否定语气为肯定语气，写信人可以通过友好、肯定的语气, 显示对看信人的礼貌, 进而表达自己对对对方的良好愿望，以此为建立业务往来打下良好的基础。有些时候,即使在表达不好的消息的情况下，也最好以肯定的语气来表达，这种写作方式可以在语言上令对方觉得更礼貌,得到充分的尊重，效果更理想。2.3.4 在选择虚拟语气时

在商务信函写作时，为了使交易双方在平等互利的基础上，达成贸易协定，为了使双方具有更多的磋商余地，在提出建议、希望或请求时，使用虚拟语气使语气更委婉含蓄，使句子更加婉转，以示写信人的礼貌。2.4 在表达法的选择上 2.4.1 直接表达法

当写信表示的是令人满意和比较中性的意图时，一般采用直接表达法，在句子的开头就直接表达出中性或令人满意的信息，然后作出必要的解释，最后用客气礼貌的语言表示感谢或希望，从而实现商贸意向。2.4.2 间接表达法

商务信函中，写信人希望发出的是令人失望的消息时，为了减少看信的人的尴尬, 多采用间接表达法，即都使用委婉语表示遗憾。通常把这样的商务英语信函分成五个部分：(1)中立陈述；(2)拒绝执行或接受；(3)缘由；(4)补救方法；(5)客气的结束语。这种篇章结构使对方在看到中立陈述及可信服的缘由之后,有思想准备接受信中的拒绝内容。信函中“补救方法”和“客气的结束语”可进一步消除不愉快的信息在对方心中产生的不悦情绪。3 结语

随着经济全球化的发展，我国对外贸易不断地扩大，在国际商务活动中商务英语信函越来越多地被运用。商务英语信函中的礼貌准则已成为国际经济交往的普遍要求，所以从事贸易的双方必须遵循基本的礼貌准则和熟练地掌握、运用这些准则。参考文献

[1] 羡锡彪.商务英语写作[M].北京:高等教育教育出版社,2002.[2] 常玉田.外贸函电写作[M].北京:中国人民大学出版社,2004.[3] 张秀娟.如何实现商务英语信函中的礼貌原则[J].商场现代化,2007(35).

第四篇：礼貌原则在拒绝类商务信函中的应用

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182 设计中国际主义风格与民族主义风格的平衡 183 An Analysis of Sexism in English Proverbs 184 The Translation of English Film Title 185 从生态批评论梭罗《瓦尔登湖》中对工业化的思考 186 浅析《茶花女》女主人公玛格丽特爱情追求的道德障碍 187 目的论与外国汽车商标的汉译

188 “It be Adj of sb to do sth”中形容词语义的构式语法研究 189 文类、历史与受众心态——论小说《红字》的电影改编 190 《雾都孤儿》中的善与恶

191 A Study on Problems and Solutions to JEFC Teaching under Multi-level Modes 192 从禁忌语看中西方文化异同 193 西方影视作品中的美国婚俗研究

194 A Comparative Study of Feminism in Jane Eyre and Wuthering Heights 195 从意象看《喜福会》的主题 196 英汉绿色词对比研究

197 礼貌策略的英汉对比研究—以《傲慢与偏见》及其译本为例 198 A Comparison of the English Color Terms 199 Jude the Obscure and Hardy’s World View 200 礼貌原则在英汉语言文化差异中的应用

第五篇：商务英语信函类型

12种功能性商务英语信函范文

商务英语信函范文--介绍信 商务英语信函范文--约定 商务英语信函范文--通知与确认 商务英语信函范文--告示 商务英语信函范文--咨询 商务英语信函范文--提示 商务英语信函范文--道歉与解释 商务英语信函范文--感谢信 商务英语信函范文--祝贺信 商务英语信函范文--邀请与答复 商务英语信函范文--宣布访问 商务英语信函范文--活动安排

商务英语信函范文--介绍信

实例之一： Dear Mr./ Ms., This is to introduce Mr.Frank Jones, our new marketing specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.We shall appreciate any help you can give Mr.Jones and will always be happy to reciprocate.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。

我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。您诚挚的 实例之二：

Dear Mr./ Ms，We are pleased to introduce Mr.Wang You, our import manager of Textiles Department.Mr.Wang is spending three weeks in your city to develop our business with chief manufactures and to make purchases of decorative fabrics for the coming season.We shall be most grateful if you will introduce him to reliable manufacturers and give him any help or advice he may need.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。

如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。您诚挚的

商务英语信函范文--约定

实例之一： Dear Mr./Ms, Mr.John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m.about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you.If not, what time you would suggest.Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐

我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于 六月3日下午2：00点拜访您。

请告知这个时间对您是否方便。如不方便，请建议具体时间。您诚挚的

< 以下为回信范文 > Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter informing us of Mr.Green’s visit during June 2-7.Unfortunately, Mr.Edwards, our manager, is now in Cairo and will not be back until the second half of June.He would, however, be pleased to see Mr.Green any time after his return.We look forward to hearing from you.Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐

谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。希望收到您的来信。您诚挚的 实例之二： Dear Mr/Ms, I represent the W/P Electronics Company in Dallas, and will be in Kunming from next Monday to Friday,(October 5-9).I should like to call on you to discuss our new monitor.Would 0930 hours on Tuesday, October 6 be convenient? I shall be in Beijing, at the Great Wall Hotel, from Tuesday, September 29, until Sunday, October 4, where a message will reach me.If the day is not convenient, will you please suggest another.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

我是达拉斯W/P电子公司的代表，将于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。我乐于请您商讨我们新的显示器。星期二即10月6日上午09：30是否方便？

从周二，即9月29日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有通知给我。如商讨日期不方便，请另外建议。< 以下为回信范文 > Dear Mr/Ms, Thank you for your letter of September 26.We shall be very pleased to see you and discuss your new monitor, but October 6 is not suitable.We will be happy to meet with you at 9:30 a.m.on Wednesday, October 7, if the time is convenient for you.We look forward to meeting you.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但10月6日不太合适。如方便的话，我们愿在10月7日与您会面。期待与您见面。您诚挚的 实例之三： Dear Mr./ Ms, I am at present in Hamburg visiting the harbour with a view to making known our new type of container for use in Europe.I shall be in Antwerp on Wednesday, 4th June, and should like to call on you at 2.00

p.m.on that day.If I do not hear from you to the contrary, I shall assume that it will be convenient for me to call at that time.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：00打电话给你。对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。您诚挚的 实例之四: Dear Mr./ Ms, Mr.Jack Baron, our personnel director, has asked me to acknowledge your application for the post of accountant and to ask you to come to see him on Friday afternoon, 5th July, at half past two.I will appreciate your letting me know whether you will be able to come.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。是否能来，请告知，多谢。您诚挚的

< 以下为回信范文 > Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter of yesterday inviting me to come for an interview on Friday afternoon, 5th July, at 2:30.I shall be happy to be there as requested and will bring my diploma and other papers with me.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。你诚挚的

商务英语信函范文--通知与确认

实例之一： 通知对方接到来信Acknowledging receipt of letters 1.Dear Mr./ Ms, hank you for your letter No.A-3 of 6th May, offering us 6 UI-4 Viewdatas.We have passed it on to our Technical Department for their consideration.We shall reply as soon as possible.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

谢谢您五月六日标号为A-3的来信，该信向我们提供6 UI-4 图像数据。我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。我们将尽快回信 你诚挚的 2.Dear Mr/Ms, We have today received with thanks information concerning transactions on the New York Wheat Exchange which will be made full use of by our research department.We look forward to further cooperation with you.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。期待与你进一步合作。你诚挚的

实例之二： 确认达成的协议 Confirming agreements reached 3.Dear Mr./ Ms, Last Friday, when we were discussing the problems of defective containers.You suggested that I simply mail you a report each month on the number of return by customers rather than send the defective containers to you.I plan to put this into effect at once.But, I first want to make sure that I understand you correctly.If I don’t hear from you within the coming week, I’ll assume that you approve.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

上周五，我们讨论了次品集装箱的问题，你建议我只需把顾客每月退回的次品集装箱的数量写个报告给你，而不是直接退集装箱。

我计划立即付诸现实。但我想确认我理解正确，到下周为止，如我不能收到你的来信，我即认为 你没有异议。你诚挚的 4.Dear Mr/Ms, We write to confirm our agreement reached during our conversation on 9th June about special discounts on M-S Acoustical Partitions as described on page 8 of our catalogue.These prices will prevail through 30 June.Partition dimension Regular Price Each Special price Each(12 or more)4X4’ US$ 112.75FOB Bern US$98.20 FOB Bern 4x5’ US$132 115.50 5x5’ US$152.75 129.85 We will be happy to receive your order Yours sincerely 尊敬的先生/小姐

我们写信想确认六月九日谈话中就M-S声音隔板特别折扣达成的协议。这些隔板在我们目录泊第八页有描述。下列价格六月三十日前有效： 声音隔板规格 每只常规价 每只特别价（12及以上）4X4’ US$ 112.75FOB 波恩 US$98.20 FOB 波恩 4x5’ 132 115.50 5x5’ 152.75 129.85 我们将很荣幸收到你的定单 你诚挚的 5.Dear Mr/Ms, As our telephone negotiation this morning was very brief and proceeded so smoothly, I thought it might be advisable to summarize the agreement: I offered US$56/kg CIF EMP You asked for US$60 I countered US$58/kg You accepted the figure I look forward to signing the contract when we meet next week.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐

今天上午我们的电话协商简短而融洽，我想简单总结一下协议：

我报价为：US$56/kg CIF EMP，你还价为US$60，我让价为US$58/kg 你同意这个价格。下周见面时我期待能签定合同。

商务英语信函范文--告示

实例之一： 开业 Opening of new business Dear Mr./ Ms, We have opened at the above address a sales office for our products here in New York.We employ a staff of consultants and a well-trained service department which makes routine checks on all equipment purchased from us.We would be pleased if you would take full advantage of our services and favourable shopping conditions.We fully guarantee the quality of our products.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们已在纽约上述地址为我们的产品开设了一家办事处。我们雇有一个谘询人员和一支受过良好训练的服务队伍，可以为从我处购买的设备进行日常检查。

如果你能充分利用我们的服务和良好的购物环境，我们会很高兴。我们全面保证产品的质量。你诚挚的

实例之二： 建立办事处 Establishment of new branch Dear Mr./ Ms, Owing to the large increase in the volume of our trade with this country we have decided to open a branch here, with Mr.Wang Lo as manager.The new branch will open on 1st March and from that date all orders and inquiries should be sent to Mr.Wang Lo at the above address, instead of to our London office.We take this opportunity to express our thanks for your cooperation in the past.We hope the new arrangements will lead to even better results.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，因在该国贸易额大量增加，我们决定在这里开设一家分支，由王洛先生任经理。新办事处将于三月一日开业，今后所有的订单和询价请按上述地址送到王洛先生那，而不是伦敦办公室。

我们籍此机会向您过会与我们的合作表示感谢，我们希望新的安排能产生好的结果。你诚挚的

实例之三： 歇业 Discontinuation of business Dear Mr/Ms, With the demolition of our premises at the above address under a redevelopment scheme, the part of our business carried on there will be discontinued after the end of October.On Monday, 1st October, we are holding a closing-out sale.Stock on hand will be cleared regardless of cost.There will be substantial reductions in all departments and in some cases, prices will be marked down by as much as one half.Stock to be cleared is unrivaled in both variety and quality.As the sale is likely to be well attended, we hope you make a point of visiting the store as early as possible during the opening days.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，随着在经营重组计划下而取消的上述经营场所，该处的业务将于十月底后停止。在十月一日，星期一，我们将组织一次清仓销售，现有库存不论成本都将清售。所有部门都将大幅消价，有的商品折价会达一半。

清仓商品无论种类还是质量都无可挑剔。因此次销售参加人员可能较多，我们希望您在清仓销售期间尽早来。你诚挚的

实例之四:更改名称和地址 Change of name and address Dear Mr./ Ms, At our company meeting on 4 September, it was decided that the name of our company would be changed to CNMIEC Lee Co.At the same time, it was decided to move the company from the above address to No3-6 Broadway Street.We will appreciate your informing the appropriate departments of these changes.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，在公司九月四日的会议上，我们公司的名称已决定改为CNMIEC李氏公司。同时公司由现在地址移到百老汇街3-6号。

如能把这些变化通知相关部门，我们将不胜感激。你诚挚的

实例之五： 新的任命 New appointment Dear Mr./ Ms, We wish to notify you that Mr.Robert Smart, who has been our representative in Southwest England for the past seven years has left our service and therefore no

longer has authority to take orders or collect accounts on our behalf.We have appointed Mr.Fred Peterson in his place.Mr.Peterson has for many years been on our sales force and is thoroughly familiar with the needs of customers in your area.We trust you will have good cooperation from him.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们在此通知您，过去七年在英格兰西南任我们代表的罗伯特斯马特先生已离开我们公司，他不再代表公司接受订单收款。

我们已任命弗莱德彼特森代替他的位置。彼特森先生已在我们的销售部门任职多年，完全熟悉你地区顾客的需要。我们相信您和他能有好的合作。您诚挚的

实例之六： 公司的建立与重组

Establishment or reorganization of company Dear Mr./ Ms, We are pleased to announce that as of 1st June our firm will merge with D & W Co.of this town to form the new firm of CN/CW Co.The new firm will carry on business at 6 Rue de Toqueville, Tripoli, to which address please send all communications after 31st May.We appreciate the confidence you have placed in us in the past and look forward to continued dealings with you.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们高兴的宣布，由于六月一日我们公司将于该镇的D&W公司合并，成立新的CN/CM公司。新公司将在Tripoli的 Rue de Toqueville六号办公，五月三十一日后所有信息请寄新地址。

我们感谢您过去对我的信任并希望继续与您来往。您诚挚的

商务英语信函范文--咨询

实例之一： 询问信息 Dear Mr./ Ms, We are much concerned that your sales in recent months have fallen considerably.At first we thought this might be due to a slack market, but on looking into the matter more closely, we find that the general trend of trade during this period has been

upwards.It is possible that you are facing difficulties of which we are not aware.If so, we would like to know what we can do to help.We, therefore, look forward to receiving from you a detailed report on the situation and suggestions as to how we may help in restoring our sales to their former level.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们非常关心你方销售近几个月大幅度下降。开始我们以为是市场疲软，但仔细研究问题，我们发现过去这段时间贸易的总趋势是上升的。有可能你方面临我方还不知道的困难，如是这样，我方想知道是否能帮助什么。我们期望收到关于问题的详细报告，及建议我们怎样帮助才能把销售恢复到原来的水平。您诚挚的

商务英语信函范文--提示

实例之一：

Dear Mr./ Ms, On 14 November I submitted a bill for services rendered to your office at the Lille International Exposition.More than a month has now elapsed without payment or acknowledgment of my bill.Please check this oversight,and remit payment at your earliest convenience.I look forward to future services to your corporation.Thank you for your prompt attention to this matter.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，十一月十四日我向你办公室在Lille国际博览会上提供的服务提交了帐单。一个月过去了你既没有付款也没有认可帐单。请检查这一疏忽并在最方便的时候付款。期望以后还为你公司服务。

谢谢您能对此事尽快重视起来。你诚挚的商务英语信函范文--道歉与解释

实例之一： Dear Mr./ Ms，We are sorry we cannot send you immediately the catalogue and price list for which you asked in your letter of March 10.Supplies are expected from the printers in two weeks and as soon as we receive them, we will send you a copy.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，对三月十日来信所要目录和价格单，很抱歉不能马上寄去。印刷商两周后供货，一旦收到，我们将给您寄去一份。您诚挚的 实例之二： Dear Mr./ Ms, I was very concerned when I received your letter of yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the date promised.On referring to our earlier correspondence,I find that I had mistaken the date for completion.The fault is entirely mine and I deeply regret that it should have occurred.I realize the inconvenience our oversight must be causing you and will do everything possible to avoid any further delay.I have already given instructions for the work to have priority and the engineers working on the job to be placed on overtime.These arrangements should see the installation completed by next weekend.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，昨天收到你的来信，抱怨你新家的中央加热系统未按规定时间装好，对此我非常关心。参考较早的通信，我发现我搞错了完成日期。错误完全是我的，对此我非常抱歉。认识到我们的疏忽给你造成的不便，我们将竭尽全力避免再耽搁。我已指示这项工作优先做并让工程人员加班。这样安排会于下周完成安装。你诚挚的商务英语信函范文--感谢信

实例之一： Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter of June 4, enclosing an account of the organization and work of your Chamber of Commerce and Industry.We are very grateful for such a detailed account of your activities.This information is certain to help increase our future cooperation.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，谢谢您六月四日的来信及随信附上的说明书，该说明书描述了你们工商总会的工作与组织结构。对给我们一个你们活动如此详细的描述，我们表示非常感谢。这一信息一定能帮助促进我们未来的合作。你诚挚的商务英语信函范文--祝贺信

实例之一：

Dear Mr./ Ms, On the occasion of the 35th anniversary of your National Day, please accept our heartiest congratulations.May the trade connections between our countries continue to develop with each passing day!Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，值此国庆三十五周年之际，请接受我们最真诚的祝贺。愿我们两国之间的贸易联系持续发展。你诚挚的 实例之二： Dear Mr.Minister Allow me to convey my congratulations on your promotion to Minister of Trade.I am delighted that many years service you have given to your country should have been recognized and appreciated.We wish you success in your new post and look forward to closer cooperation with you in the development of trade between our two countries.Sincerely 尊敬的部长先生，请允许我向您升任贸易部长表示祝贺。多年来你对国家的贡献被认可，欣赏，我非常高兴。我们祝愿您在新的职位取得成功，期待我们两国在贸易发展上进一步合作。诚挚的

(以下为回信范文)Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter conveying congratulations on my appointment.I wish also to thank you for the assistance you have given me in my work and look forward to better cooperation in the future.Sincerely 尊敬的先生/小姐，感谢你来信对我的任命表达的祝贺。我也感谢您对我的工作给予的支持，并期望未来能有更好的合作。诚挚的商务英语信函范文--邀请与答复

Dear Mr./ Ms, We should like to invite your Corporation to attend the 1997 International Fair which will be held from April 29 to May 4 at the above address.Full details on the Fair will be sent in a week.We look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，在上述地址，我们想请贵公司参加于四月二十九日到五月四日举办的1997国际商品交易会，关于交易会的详情我们一周内将寄给你。希望不久能收到你的来信，并能来参加。您诚挚的

如果是肯定答复的话，可以参照下列写法： Dear Mr./ Ms, Thank you for your letter of March 20 inviting our corporation to participate in the 1997 International Fair.We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.Mr.Li will be in your city from April 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，感谢三月二十八日来信邀请我们公司参加1997国际商品交易会。我们乐于参加并计划展示我们前几年生产的电子设备。李先生将于四月二日至七日去你市做具体安排，非常感谢你的协助。你诚挚的

如果是否定答复的话，可以参照下列写法：

Dear Mr./ Ms, Thank you very much for your invitation to attend the 1997 International Fair.As we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come.We hope to see you on some future occasion.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，非常感谢您邀请我们参加1997国际商品交易会。由于我们将于同一时间到你市新开一家维修店，非常抱歉我们不能前去。希望以后在某些场合见到您。您诚挚的商务英语信函范文--宣布访问

实例之：

Dear Mr./ Ms, Mr.William Taylor, President of our Corporation and Mr.James Rogers, Marketing Manager, would like to visit Beijing to continue our discussions on a joint venture.They plan to leave in the second half of April and stay in China about a week.Please let us know if the planned visit is convenient for you and what itinerary you would suggest.If the time of their visit is agreeable, will you kindly request your Embassy here to issue the necessary visa? Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们公司的总裁威廉·泰勒先生和营销部经理珍姆士·罗杰斯先生，想拜访北京继续商讨合资企业之事。他们计划四月下半月出发并在中国停留一周。请告知我方该访问计划对你方是否方便或您要建议什么行程计划。如对他们的访问时间无异议的话，可否要求使馆签发所需签证。您诚挚的商务英语信函范文--活动安排

Dear Mr./ Ms, We are very pleased to welcome President William Taylor and Manager James Rogers to Beijing and Shanghai in thesecond half of April for about a week.As requested, we propose the following itinerary for your consideration.Monday, April 18 4.00 p.m.Arrive in Beijing by Flt.xx, to be met at the airport by Mr.President of Asia Trading Co.4.15 Leave for Great Wall Hotel 7.30 Dinner given by President x Tuesday, April 19 9:30 a.m.Discussion at Asia Trading Co.Building 2:00 p.m.Group discussion 8:00 p.m.Cocktail reception given by the British Commercial Counselor in Beijing Wednesday, April 20 9:00 a.m.Discussion 12:00 noon Sign the Letter of Intent 1:30 p.m.Peking Duck Dinner 3:30 p.m.visit the Summer palace 6:00 Departure for Shanghai Would you please confirm by fax so that we can make arrangements accordingly.Yours faithfully 尊敬的先生/小姐，我们非常高兴威廉·泰勒总裁和珍姆斯·罗杰斯经理能于四月下半月到北京，上海访问一周，根据要求我们提出下列活动安排供参考： 星期一，四月十八日

下午4：00 乘航班XX到达北京，由亚洲贸易公司的总裁X先生 到机场迎接

4：15 乘车去长城宾馆 7：30 总裁X先生举行晚晏 上午 9:30 a.m.在亚洲贸易公司讨论 2:00 p.m.小组讨论

8:00 p.m.英国住北京商务领事举行鸡尾酒招待会 上午9：00 讨论 中午12：00 签订意向书 下午1：30 吃北京烤鸭

3：30 参观故宫 6：00 乘机去上海

请传真确认，以便我们做相应的安排。您诚挚的