简论物业档案管理

第一篇：简论物业档案管理

浅 论 我 国 物 业 档 案 管 理

［内容摘要］ 19世纪中叶到20世纪20年代，是旧中国房地产业萌芽和初步发展的时期。在当时的房地产市场上，已经出现了代理租赁、清洁卫生，保安服务等专业性的经营公司，这些专业公司的管理方式正是我国物业管理的早期形式。随着改革开放的深入，我国物业管理行业也有较大的发展。近年来，随着我国市场经济的发展和人民对生活质量的提高，人民对物业管理的要求越来越高。档案管理作为物业管理的一个重要内容在当今的物业管理过程中越来越为重要。但因为我国物业管理行业还不够成熟，物业档案管理方面仍存在许多问题。［关键词］ 物业管理 档案管理 问题 对策

21世纪，是中国物业管理行业进入发展、完善和成熟的重要阶段，在这个阶段将会出现一个竞争激烈、管理完善、服务理念提升的时期。对物业管理行业来说，质量理念和品牌理念的角逐市场环境的变化、竞争格局的形成、高新技术的应用、消费观念的更新，要求物业管理企业从服务观念到服务方式，从经营理念到市场定位，都要作出相应的变革，才能适应发展的需要。

物业档案管理工作是物业管理工作中的一项重要内容，也是一项基础工作。物业档案管理质量的优劣直接反映了物业管理水平的高低，已成为衡量物业管理企业规范与否的重要标志。随着《物业管理条例》的深入实施，评选优秀物业管理项目活动的广泛开展，物业管理工作逐步规范，在新的形势下对物业档案管理的要求也越来越高。因此，要解决物业档案工作中存在的共性问题，做好物业档案工作，真正发挥物业档案在物业管理工作中的基础性作用。

一个物业企业在管理、服务等过程中，通过对档案资料的开发利用，减少了内耗，相对地节省了人力、物力、财力和时间，本身就是降低成本、提升利润的表现。另一方面加强档案管理可以防止知识流失。员工是物业企业人力资本，也是“知识资本”或“智力资本”，作为一种无形资产和源泉，其掌握物业知识和管理经验存储在人的大脑里，尤其是物业管理作为一种共生性的服务工作，服务受众对服务者的认可度是需要时间和过程的，如果不及时加以保留和保存，一旦人员流动或变化，企业将承担知识流失的风险和高额人力资源成本。但当前我国物也行业在物业档案管理方面仍然存在许多的缺陷及不足。

目前物业档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

一、档案材料不完整。例如员工入职表中本人签名、填表时间、审核签字不齐全；装修备案表中装修内容填写不完整。

二、档案管理不够规范。材料排序杂乱无章。很多档案中多年来形成的档案材料简单地塞到档案袋中，没有进行过整理和排序。

三、档案材料缺失责任不清。由于档案管理工作不规范，档案材料在转递过程中手续不健全，对缺失的档案材料互相推委，造成档案材料收集、补充工作异常困难。

四、档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉物业档案内容，能进行物业档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

五、档案材料缺失情况比较严重。很多设施设备管理档案中的开箱验收证明书、装箱清单、安装使用说明书、产品合格证书、产品原理图等随机文件，设备安装、调试记录、验收单、移交清册等重要档案材料缺失，从而影响设备档案的质量和设备的使用。

针对当前物业档案工作存在的主要问题，究其根源，主要有五个方面的原因：

一、物业企业管理人员的档案意识普遍较差，未将档案管理与企业建设同步规划、同步发展。现在企业很多中层管理人员甚至包括高层管理人员都没有档案管理意识，在物业近期和远期规划中，一般对物业规模、设施设备、人员结构等都作了比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与业务同步发展，档案管理水平滞后，而且部分人员在对档案材料的收集过程中不积极配合，持无所谓态度。

二、对档案管理工作缺乏足够的重视。企业一般都制定了较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少或是没有，相关的制度和检查考核措施没有。在物业目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。尤其是一些基层物业档案管理人员存在对物业档案“只存不管”的现象。

三、档案管理人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，责任心不够、业务不精。很多档案材料的缺失应归责于档案管理人员没有及时地将档案材料收集、归档，有的甚至不清楚哪些材料应该入档，哪些材料不应该入档。

四、规范性不强，档案管理格局混乱，职能不明确，机构不健全。很多企业的部门档案都是自行管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，比如业主档案由客服部管理，工程档案则放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分档案。因此，在人员调动和档案借阅的过程中极容易造成档案流失。

通过对当前物业档案工作中存在的问题及主要原因的分析，我认为，要进一步做好物业档案工作应从以下几个方面入手：

一、强化业务培训。统一大家的思想认识，引起公司员工特别是基层档案工作者对档案工作的重视。上级部门应加大对基层物业档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质，使之能接受到更多更新的专业知识及管理技能。在物业人才培养中，对档案管理人员的素质提高和继续教育纳入计划，提高档案管理人员的管理水平，改变思想观念，建立档案管理人才梯队，紧跟时代的发展，创新档案管理手段，激发工作活力。

二、上至下加强档案意识。业领导要对物业档案工作高度重视，通过完善制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工

作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。要通过组织参加档案知识培训、答卷等有效措施增强全体物业管理人员的档案意识，达到人人关心档案工作，人人支持档案工作。

三、案管理人员的责任意识和奉献意识。安排综合素质高、责任意识强、工作认真扎实、富有奉献精神的人员从事物业档案管理工作。物业档案管理工作是一项长期性的工作，档案管理人员应具备细心、耐心和恒心，把档案工作当成一项事业。要保证档案管理队伍的稳定，切实为做好企业档案管理工作提供充分的保障。

四、善制度，进一步规范工作程序。案管理制度是档案管理工作的重要依据，需要不断科学化、规范化，需要不断完善改进，同时需要根据项目管理状况不断创新，只有这样才能更好的管理档案。档案工作应由专门的人员进行统一指导、监督和检查，建立起一个完整的档案管理体系。这个体系要始终规范档案工作，要对档案管理的实际效果进行检查和监督，并且做到档案信息共享。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，严格执行档案管理制度，并结合实际制定切实可行的具体措施，抓好物业档案管理的每一个环节的工作，使物业档案工作走上规范化管理轨道。同时，在工作中，要严格执行工作规程，做到手续完备，为物业档案管理工作奠定良好的基础。

五、开发档案资源，为物业管理工作服务。通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为物业管理及物业使用人服务。论文发表。同时，通过利用档案为物业创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在物业管理中的地位和作用，促进档案建设。

当前, 随着物业管理市场的建立和完善，现代物业公司对档案资源的依赖程度逐渐增强，档案资源已经成为现代物业企业经营管理不可或缺的重要资源。在现代物企业里，企业的重大决策、服务品牌和人事管理、提高企业服务能力和竞争力、建立和传承企业文化等都离不开档案，离不开对档案资源的管理。由于我国正处于社会主义初级阶段，市场经济的发展不成熟和我国物业行业发展的不成熟必然导致物业档案管理方面存在许多的缺陷和不足。面对这些缺陷及不足我们必须采取有效的措施来进一步健全和完善我国的物业档案管理。同时，物业档案管理工作面临深刻的变化，我们必须正确认识存在的问题和寻求切实可行的对策。因此，作为物业管理从业人员只有正视现实，及时调整管理思路，积极改进档案管理的方法，与时俱进，才能适应形势的要求。

第二篇：物业档案管理练习题

物业档案管理练习题

一、材料分析题

1、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第三条 物业管理区域档案由物业管理单位依照本规范收集、管理。市档案行政管理部门和市物业管理主管部门负责对全市物业管理区域档案工作进行业务指导，并依法实行监督检查。

第四条 物业管理单位应当明确专人负责物业管理区域档案的收集、整理、保管和提供利用。档案管理人员应当具备档案专业知识。

问题：要使物业管理档案收集尽可能齐全完整，应把握好那两个关键环节？如何做好这两个环节的工作？

2、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第五条 物业管理单位应于每年3月底前将上一形成的反映本管理区域物业管理活动的各类文件材料，按要求收集齐全、完整，及时归档，具体归档范围见附件。

第六条 物业管理单位应当建立健全档案文件材料的归档及档案的保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等各项规章制度，并认真组织实施。

问题：什么是物业管理文件的归档？归档工作有什么要求？

3、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第七条 物业管理单位应当把档案工作作为质量管理或目标管理的重要内容，将文件材料的形成、积累、整理归档列入各有关管理制度、有关人员的岗位职责和有关工作程序。

物业管理单位应当加强档案管理现代化建设，提高档案管理现代化水平，使档案管理现代化与物业管理现代化同步发展。

问题：请你谈谈物业公司应如何提高档案管理现代化水平？

4、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第八条 归档的文件材料应当为原件或者具有凭证作用的复制件或其他载体材料，并保持其历史面貌。文件书写和载体材料应能耐久保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不符合要求的书写材料。

问题：从字迹材料色素成分和转移固定方式结合起来看，各种字迹材料的耐久性应如何分类？

5、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第九条 归档文件材料应当做到分类合理，整理规范，排列有序，鉴定准确，并编制各类档案目录等必要的检索工具，以方便利用。

问题：如何才有可能做到物业档案分类合理？如何才有可能做到物业档案鉴定准确？如何分析物业档案的价值？

6、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第十条 对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，按有关规定经物业管理单位法人批准后，可以按一定程序进行销毁，销毁清册必须归档保存。

会计档案的鉴定销毁工作按《中华人民共和国会计法》的有关规定执行。问题：物业档案销毁应遵循什么程序？

7、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第十一条 物业管理区域的档案管理应当符合档案安全保管要求。暂不具备档案安全保管条件的，可以委托国家档案馆和依法设立的档案寄存中心寄存。

问题：档案库房建筑应满足哪些基本要求？

8、《深圳市物业管理区域档案管理规范》第十二条 物业管理单位可以委托依法设立的档案中介机构开展档案整理、鉴定评估、业务咨询、软件开发、数字化加工等业务。档案中介机构应当对委托人档案内容保密，未经委托人同意，不得擅自将档案向社会公开或提供他人使用。

第十六条 物业管理区域档案中涉及业主、住户（用户）管理的档案应当做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法规另有规定的除外。

第十七条 物业管理单位应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依照规定进行处理。

问题：请你谈谈物业档案提供利用与保密的关系。

二、论述题

1、物业档案是物业管理的内容之一，做好物业档案管理对物业管理起重要的作用。随着业主对物业服务企业的要求越来越高，物业档案管理的问题日益突出，解决这些问题成为了行业的共同话题。

请你论述：目前物业档案管理存在的问题、原因及对策。

2、在电子信息技术飞速发展的今天，档案管理的数字化、信息化是物业档案管理的必然要求，传统的档案管理模式已无法完全缓解越来越多的物业档案给保管和服务带来的压力，落后的管理方法和手段也越来越不适应现代物业公司的发展要求，加速网络信息化进程成为了提高物业档案管理现代化水平的必要条件。

请你论述：如何维护纸质档案和电子媒体档案的完整和安全？

附录

深圳市物业管理区域档案管理规范

（2003年10月30日深圳市档案局、深圳市住宅局印发 深档字〔2003〕150号）

第一条 为加强我市物业管理区域档案的规范化管理，保障其有效利用，根据国家和深圳市有关档案管理和物业管理的法律、法规，结合我市实际，制定本规范。

第二条 本规范所称物业管理区域档案是指在住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理过程中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录。第三条 物业管理区域档案由物业管理单位依照本规范收集、管理。

市档案行政管理部门和市物业管理主管部门负责对全市物业管理区域档案工作进行业务指导，并依法实行监督检查。

第四条 物业管理单位应当明确专人负责物业管理区域档案的收集、整理、保管和提供利用。档案管理人员应当具备档案专业知识。

第五条 物业管理单位应于每年3月底前将上一形成的反映本管理区域物业管理活动的各类文件材料，按要求收集齐全、完整，及时归档，具体归档范围见附件。第六条 物业管理单位应当建立健全档案文件材料的归档及档案的保管、保密、借阅、鉴定、销毁、统计等各项规章制度，并认真组织实施。

第七条 物业管理单位应当把档案工作作为质量管理或目标管理的重要内容，将文件材料的形成、积累、整理归档列入各有关管理制度、有关人员的岗位职责和有关工作程序。

物业管理单位应当加强档案管理现代化建设，提高档案管理现代化水平，使档案管理现代化与物业管理现代化同步发展。

第八条 归档的文件材料应当为原件或者具有凭证作用的复制件或其他载体材料，并保持其历史面貌。文件书写和载体材料应能耐久保存，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等不符合要求的书写材料。第九条 归档文件材料应当做到分类合理，整理规范，排列有序，鉴定准确，并编制各类档案目录等必要的检索工具，以方便利用。

第十条 对保管期满经鉴定无保存利用价值的档案，按有关规定经物业管理单位法人批准后，可以按一定程序进行销毁，销毁清册必须归档保存。

会计档案的鉴定销毁工作按《中华人民共和国会计法》的有关规定执行。

第十一条 物业管理区域的档案管理应当符合档案安全保管要求。暂不具备档案安全保管条件的，可以委托国家档案馆和依法设立的档案寄存中心寄存。

第十二条 物业管理单位可以委托依法设立的档案中介机构开展档案整理、鉴定评估、业务咨询、软件开发、数字化加工等业务。

档案中介机构应当对委托人档案内容保密，未经委托人同意，不得擅自将档案向社会公开或提供他人使用。第十三条 在物业管理区域档案中，业主住户资料及基建、设备等档案资料属于业主所有。开发建设单位在移交住宅区等物业时，应当向业主或物业管理单位移交有关工程建设、设施设备等物业管理所必需的档案，并办理移交手续。

第十四条 业主委员会在与物业管理单位订立书面的物业管理服务合同时，应当将档案管理作为合同内容，并在合同生效后向物业管理单位提供该物业的工程建设、设施设备、住户（用户）等档案供其使用。第十五条 物业管理单位负责档案工作的人员在岗位变动时，应当办理档案交接手续。

第十六条 物业管理区域档案中涉及业主、住户（用户）管理的档案应当做好保密工作，不得擅自提供他人利用。法律法规另有规定的除外。

第十七条 物业管理单位应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依照规定进行处理。

第十八条 市、区物业管理主管部门应当将档案管理列入住宅区、工业区、商住楼、写字楼等物业管理评优活动的内容。

第十九条 本规范自发布之日起实施。附件：深圳市物业管理区域文件材料归档范围 附件：

深圳市物业管理区域文件材料归档范围

一、行政后勤管理材料

（一）行政综合

1．物业管理处组织沿革、大事记及工作计划、总结 2．管理处会议纪要、会议记录 3．规章制度

4．文秘、档案、印章管理记录 5．文件、档案接收及移交、销毁清册 6．物业管理发展规划、计划、总结 7．物业管理的请示、批复、报告、通知等 8．专题调查、调研、考察、普查工作材料 9．物业管理区域验收、接管记录

（二）接待宣传工作

1．国家级、部省级、市级及一般性参观团接待材料 2．专题新闻报道、采访、新闻发布会材料 3．来访领导题词签名册 4．来访者赠送礼品登记

（三）劳资管理

1．机构设置与人事管理规定 2．员工花名册

3．员工工资表、劳动工资表、员工考评记录 4．用工合同台帐、社会保险记录

5．员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩 6．人员增补申请表

（四）后勤管理 1．固定资产登记册

2．办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录 3．行政办公设备领用、维修、报废记录表 4．物料采购计划表、供方评价记录

5．物料管理、盘点资料、调离人员移交清单 6．水电管理、员工宿舍、车辆使用材料 7．职工食堂管理材料 8．区域通讯工具管理材料 9．员工福利管理材料

二、业主、住户资料

（一）业主住户入住通知、购房合同复印件

（二）业主住户身份证、工作证复印件、家庭成员登记

（三）业主公约

（四）租住户登记表

（五）租赁物业清单、合同

三、物业装修材料

（一）装修申请审批表

（二）商铺楼宇装修审批表

（三）装修违章处理通知单

（四）装修税单

四、业主大会、业主委员会材料

（一）业主委员会筹备、选举等材料

（二）业主委员会的请示、报告、批复

（三）业主委员会制度

（四）业主大会材料

（五）楼长评选、增补、改选记录

（六）有关收支情况公告

五、日常运行材料

（一）日常运行综合 1．业主、住户问卷调查表

2．员工住户合理化建议、表扬与投诉处理记录、物业管理事务处理跟踪记录 3．日常工作检查记录 4．事务助理工作总结

5．分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告 6．家访表、联络单

7．服务要求评审记录、车辆缴费换证记录 8．突发事件处理记录、预防措施报告

9．公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录

（二）园林绿化

植物档案及补种、病虫害检查、防治材料

（三）保洁工作

1．保洁队工具领用、维修、报废记录表

2．保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表 3．环境卫生消杀记录

（四）治安工作

1．治安队工具领用、维修、报废记录表 2．治安事件处理记录

3．带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、4．来访人员登记表、搬运放行记录登记表 5．车辆进出登记表、异常车辆进出登记表

（五）设备运行记录

1．供水、供电设备汇总表、月统计表

2．供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录 3．电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表 4．电梯故障（事故）处理单

六、消防工作材料

（一）消防中心值班情况记录

（二）消防设备月、季度检查记录表、维修记录表

（三）消防设备运行记录表

（四）消防安全检查记录表

（五）火险隐患整改通知书

七、创优资料

（一）国家级创优评比资料

（二）省、市级创优评比资料

（三）行业评比资料

（四）企业内部创优评比资料

（五）企业ISO9000认证及其它认证材料

八、社区文化

（一）社区大型庆典、文化活动材料

（二）社区文艺体育活动材料

（三）团组织及青年文明号活动材料

（四）社区科普教育、社会公益性活动材料

（五）各类专题座谈会、学习参观考察活动材料

（六）和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料

（七）人文事件方面材料

（八）员工文化生活材料

九、会计档案

（一）原始凭证、记账凭证、汇总凭证

（二）总帐、明细账

（三）银行日记账、现金日记账

（四）停车场机动车辆管理及收费记录、住户维修费记录、收费统计等会计月、季度报告

（五）会计报告（决算）

（六）会计移交清册

（七）会计档案销毁清册

（八）会计档案保管清册

（九）其它

十、基建档案

（一）工程竣工图

（二）土建综合材料、水电综合材料

（三）楼宇住房验收交接材料

（四）业主工程维修项目价格表

（五）公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料

十一、设备档案

供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料

十二、人事档案

（一）聘用员工档案

（二）专业技术人员档案

（三）辞工员工档案

十三、声像档案

国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料

十四、实物档案

本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等

第三篇：简论科技档案管理信息化建设刍议（范文）

简论科技档案管理信息化建设刍议

论文摘要：信息化是科技档案管理的必由之路。作为企业的档案管理者，务必要树立起强烈的职业创新意识，以信息化建设推动科技档案管理工作，把建立企业档案信息网络，实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化，当成义不容辞的职责。从科技档案在企业信息化建设中发挥的作用、科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节、科技信息化管理是一项系统工程、科技管理系统实现了科技档案现代化管理等几个方面进行阐述。

论文关键词：信息化；科技；档案管理；必由之路

进入21世纪以来，由于现代信息化技术得到突飞猛进的发展，对于科技档案管理而言，不再只停留在保存原有资料的功能上，更重要的是依靠现代信息、网络等高新技术和资源，利用信息化网络和计算机技术构成崭新平台，从而提高企业的综合运作能力，增强企业的核心竞争能力。由此可见，信息化是科技档案管理的必由之路。作为企业的档案管理者，务必要树立起强烈的职业创新意识，以信息化建设推动科技档案管理工作，把建立企业档案信息网络，实现馆藏科技档案数字化、资源共享、服务对象与需求扩大化，当成义不容辞的职责。

一、科技档案在企业信息化建设中发挥的作用

档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值型等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为一般属性。因此，可将档案的定义简要表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中，形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分，它在企事业单位中是一项技术基础工作。尽管档案管理历史悠久，而科技档案管理却诞生在近代工业革命之后，是社会化大生产和专业分工的产物。科技档案对于企业建设与发展具有重大的作用，特别是在进入现代化企业建设中，科技档案在科研、生产、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用，具有相当高的经济价值。对于一个企业来说，研发能力的强弱，是衡量其核心竞争力的重要指标，而许多新的研发成果不可能从零开始，更多的是要借鉴、吸收大量的前人成功经验，吸取大量的前人失败教训。科技档案利用价值是它本身固有的特点，使其变利用价值为使用价值，使科学技术成为生产力，在企业建设与发展中产生经济效益。

当今社会正步入一个新的技术革命新时代，这些高新技术广泛应用于生产，应用于社会之中，势必带来社会生产力的飞跃，同样也会引起社会生活的深刻变化，尤其是计算机和通信技术的迅速发展和广泛应用，信息已成为人类生存和发展的重要资源，是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用，科学信息的交流、利用必将推动科技生产力的不断发展，科技档案信息化管理势在必行。

所谓科技档案信息化，就是根据企业的实际情况，在科技档案管理中，全面运用现代信息技术，对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。企业科技档案信息化一般而言，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的高度共享，引发档案管理模式的变革。具体来说，由于原始

档案经过反复查阅，不可避免地受到一定程度的损害，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。而信息化技术就彰显出独特的魅力，可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。

二、科技档案管理是企业信息化建设和发展的重要环节

企业信息化以现代化的信息处理技术、网络技术和网络设备，对企业进行全方位、多角度、高效能的改造，通过信息资源的开发和信息技术的有效利用，来提高企业的生产能力和经营管理水平，增强企业在国内外市场中的竞争力。

供电企业在改革发展的历史进程中，特别是经历了IP市场风雨变换的考验，以“抓住机遇，迎接挑战”为口号，已实现了信息化建设的新局面。以辽宁省电力公司ERP项目为例，2008年9月26日全面启动，2009年6月25日成功上线，11家市级供电公司按照试点设计流程无差异推广，当年11月25日，ERP项目在14家市级供电公司全面推广。继后，2010年ERP在农电系统的71个县区上线。这说明了以ERP为核心的各信息系统深化应用为主线，为支撑坚强智能电网和三集五大体系建设，为尽快建成“一强三优”现代公司，奠定了坚实的信息化建设的基础。

同样，在供电企业科技档案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、传递有价值的信息，为供电企业的生产、经营、研发和领导决策服务，已成为供电企业信息化建设的核心环节。供电企业的科技档案信息化建设，将档案管理的电子化、网络化纳入整体企业信息化的重要内容。通过长期的全方位地跟踪国内外本行业的科技动态、成果和进展水平，建设成具有行业特色的专题数据库，这样才能为本企业提供高质量的信息服务。

三、科技信息化管理是一项系统工程

供电企业一般设置科技信息管理部门，这个部门的主要职责是：根据本企业生产、经营和发展需要，开展科技工作，解决实际问题，推动电网技术进步与信息化；运用科技管理、计算机应用、信息化和技术监督等手段，提高本企业科学管理水平。管理的内容：一是负责制定科技发展规划，负责科技计划（资金）管理，包括科技项目计划，青年科技促进费项目计划等；二是负责科技管理成果，包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等；三是负责专利管理，包括申报、统计、实施等；四是负责计量管理，包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与认可、计量标准的建立与检定、计量站管理等；五是负责全质管理，包括全质管理成果的申报、评审、发表、奖励等；六是负责标准化管理，包括标准的制订、修订、标准化审查等；七是负责科技统计工作；八是负责信息化工作，包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。当然，供电企业科技管理部门管理的内容并非仅仅以上八个方面，笔者之所以罗列出来，是说明科技信息绝非是档案管理部门一家的事情，它是供电企业科技管理的重要组成部分，建立科技管理系统与科技数据库，同样是一项系统工程。

供电企业科技管理系统服务于全网的各级科技管理部门，在功能上覆盖运作层、运作管理层、战术管理层和战略管理层。通过集约化的共享数据库和发达的计算机通信网络，沟通各层间的信息交流，实现全网科技管理工作（当然包括科技档案管理）的统一管理。

科技管理系统、科技计划管理系统、科技成果管理系统、科技统计管理系统、计量管理系统、全面质量管理标准化管理系统以及科技评审专家库、科技成果专家评审系统等等，就为科技档案管理提供了强大的支撑能力，提供了科技档案灵活、方便的查询、统计功能。推进科技档案信息化的关键是人才。举例来说，如由于科技档案的信息化，其中包括档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更

高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能最大限度地能满足企业对科技档案的需求。

科技档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能是档案部门力所能及的，也不是仅仅单凭几个计算机技术人员，它固然需要所有科技档案人员的积极参与，更需要企业统筹兼顾全面安排，特别是依靠企业科技信息管理部门所发挥的主导作用。

四、科技管理系统实现了科技档案现代化管理

1.科技计划管理系统

以辽宁省电力公司为例，科技计划管理信息系统采用面向对象的系统分析与设计，利用先进的三层体系结构（BAS），应用JAVA技术开发，符合J2EE标准的强大的企业级资源管理平台，是建立并实施ERP的核心。科技计划管理的主要功能包括：对基层、省公司和发供电企业的科技计划进行分类查询，按项目类别，负责单位对资金分配的统计，设备的购置计划，科技计划草稿，科技计划的上报等。该系统运行以来，通过信息网络完成计划上报与下达、项目申请若干个。

2.计量管理系统

计量管理主要包括：基层单位申报计量室认证资料、基层单位计量管理资料信息采集与查询等。

3.全质及标准化管理系统

全质及标准化管理系统主要包括：行业标准维护、基层单位上报QC成果、QC成果评审结论及上报QC成果，企业标准化编写模板等。

4.科技成果和专利管理

科技成果和专利管理主要包括：基层单位上报科技成果、科技成果汇总维护、基层单位上报专利、筛选申报科技进步奖项目、基层单位返回科技进步奖推荐书、汇总上报科技进步奖推荐书、科技成果专利统计及收集科技成果推广项目申请书等。

5.科技统计系统

统计是科技档案工作的一个组成部分，基本任务是对档案工作发展情况进行统计调查、分析、监督，以计量化的管理，科技统计系统的所有报表均采取网上电子报表形式。对各类统计信息实现计算机管理，通过网络实现信息共享，使统计工作标准化、实用化。基层单位可以录入、查询、统计、修改、打印。

在辽宁电力科技管理系统应用过程中，不仅实现了科技档案现代化管理，同时涌现出大量的新技术、新成果服务于企业建设。信息化是科技档案管理的核心，它可以带动其他新技术的应用与发展。随着企业信息化建设和网络技术的不断发展，必将实现科技档案的管理信息化，科技档案信息化的实现也一定能促进企业的发展。

第四篇：住宅小区物业档案管理措施

住宅小区物业档案管理措施

物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、业主档案、管理运作、历史档案。根据要求以下仅就建筑物档案，管理工作档案的管理具体的说明。

①建筑物档案

A、建筑物原始档案

包括竣工验收资料、房屋单体竣工图，具体清单如下：

产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

（1）产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建筑执照。

（2）技术资料。包括：竣工图-总平面图、建筑图、结构图、附属工程及隐蔽管的全套图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定书、隐蔽工程验收记录、沉降观察记录及沉降观察点布置图。

（3）竣工验收证明书。包括：基建工程竣工验收书、建筑消防验收合格证、电信局电话工程竣工验收证书、主要材料的质量保证书、新材料、构配件的鉴定合格证书，水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土试块试压报告、供水、供暖管道的试压报告、物业公司代管的设备。

（4）房屋使用资料。包括：业主名单、地址、电话清单、建筑面积计算书。

（5）供电、供水系统如需物业公司临时代管的，竣工验收后加办以下协议及证书。包括：供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报停申请表、用水申请审批表、月供水计划报告单。

B、建筑物维护、改造档案

建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体进行维护、改造的有关资料：

（1）维护改造申请表及批准文件

（2）维护改造工程施工许可证

（3）维护改造方案

（4）维护改造工程合同

（5）维护改造工程预算书及批准文件

（6）维护改造工程验收说明书

（7）维护改造工程结算（核算）表

（8）各设备及工程使用维护说明书]

（9）各设备及工程使用许可证（政府规定需要申办的应全部具有）

（10）维护改造工程施工设计图及竣工图

C、用户装修、改造工程档案

用户装修改造档案是指住户对自己拥有产权或经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，一般内容如下：

（1）装修、改造申请表及审查意见

（2）装修设计图

（3）装修、改造过程中的管理、监理资料

（4）完工后的验收意见

②管理工作档案

管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，主要为：

（1）政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等；

（2）制订的各种管理规定、公约；

（3）公司 ISO体系文件

（4）财务资料

（5）工作计划、方针、目标记录

（6）各项管理工作日志

（7）纠正和预防措施方案

（8）质量/环境/安全控制记录

（9）设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录

（10）满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表

（11）投诉及投诉处理记录

（12）其他需要收集归档的工作记录、服务记录。

3、档案的管理

（1）档案的分类、编目及着录

（2）档案的整理装订

（3）档案的电脑化管理

第五篇：物业档案管理

物业档案管理

物业档案资料管理指物业管理公司在物业管理活动中，对物业原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。

(一)资料的归档管理

1．在物业管理中可实行原始资料和计算机档案管理双轨制，并尽可能将其转化为计算机磁盘储存形式以便于查找。同时还可运用录像、录音、照片、表格、图片等多种形式保存，使其具体化、形象化。

2．对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存。这些档案应按授权级别检索并严格控制借阅。

3．档案管理人员应编制统一的档案分类说明书和档案总目录，并进行科学合理的分类存档。

4．档案室应保持干燥、通风、清洁，注意防盗，并确保储存地点符台防火、防虫、防鼠、防潮等要求。

(二)档案的使用

1．利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。

2．对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级，在机关负责人批准后借阅，并应办理借阅手续。

(三)档案的销毁

根据档案的保存期限和性质，对确实没有保存价值和保存期已满的档案，严格按制度规定进行销毁……