物业档案管理标准作业规程[精选五篇]

第一篇：物业档案管理标准作业规程

档案管理标准作业规程

1目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2适用范围

适用于物业管理公司各类档案的管理。

3职责

3.1物业总经理审批档案的借阅申请及清单。

3.2综合部主管监督档案管理的实施工作。

3.3档案管理员负责档案的日常管理工作。

4程序要点

4.1档案的编号

4.1.1公司、管理处编号:

a)物业管理有限公司编号为:※ ※ ※(公司英文缩写);b)物业管理处编号为:※ ※ ※(管理处英文缩写)。

4.1.2部门编号:

a)综合部编号为: Z·H;

b)财务部编号为: C·W;

c)管理部编号为: G·W

d)项目部编号为: X·M

e)工程部编号为: G·C;

4.1.3年份编号:引用年份序号—2002、2003、2004……。

4.1.4档案顺序号:采用阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003、...。

4.1.5档案编号举例:

a)物业管理有限公司编号:

※※※—※※—※※※—※※※

档案序号

类别编号

部门编号

物业管理公司编号

b)管理处编号:

※※※一※※※一※※一※※※一※※※

档案序号

类别编号

部门编号

管理处编号

物业管理有限公

司编号

4.2档案的分类

4.2.1区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类: a)行政、人事类;

b)财务类;

c)物业管理类;

d)保洁类;

e)工程维修类;

f)保安类

4.2.2全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。根据物业管理的特性,我们采用组织机构——问题分类法,如:

a)综合部员工人事档案

收文类 报表类 b)财务部帐册类

凭证类合同类

工程图纸类 合同类 收文类 发文类

业主档案类

c)管理部员工档案类

维修类 投诉类 回访类

有偿服务与多种经营类 计划总结类

……

4.3立卷与编制目录

4.3.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档

案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷: a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;

b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

——物业管理有限公司综合部收文:※※※—X·Z—收文;——物业管理有限公司财务部报表:※※※—C·W—报表;——管理部业主档案:※※※一※※※—G·W——业主档案。

c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置处,并排列在档案柜中;

d)将需归档的资料按其所属类别及人档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内。4.3.2编制目录:

a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页〈档案目录〉;

b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在〈档案目录〉(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收

日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。

4.4档案的保管期限

4.4.1档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。

4.4.2各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程,对

档案的保存价值进行鉴定及标注。

4.5档案的保管

4.5.1档案保管的工作任务是:

a)便于查阅;

b)保证档案的安全;c)防止档案的损坏;

d)采取修复技术,延长档案寿命。4.5.2档案保管的责任部门:

a)财务部保管财务档案;

b)综合部保管公司对内、对外文件、合同、保管分供方评审、员工人

事档案、图纸、后勤资料、员工绩效考评档案及公司其他部门所需保管的资料;

c)管理部保管物业租赁和多种经营资料:

d)管理处综合科保管管理处工程图纸、合同、收发文、业主档案、员

工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及管理处各职能部门需要保管的其他档案;

e)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。4.5.3档案的保管程序:

a)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员;b)档案管理员将该资料登记在〈档案目录〉中,归入相应案卷并统一编

号;

c)档案管理员定期将〈档案目录〉输入电脑,以便查询;d)档案原则上保管原件。

4.6档案的密级

4.6.1档案的密收分为三级:绝密、机密、普通:

a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管

理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

b)机密档案包括:ISO9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)、公

司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;

e)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.7档案的查阅权限

4.7.1物业总经理可查阅公司所有档案。

4.7.2物业副总经理(经理助理)可查阅分管工作的档案。4.7.3部门负责人可查阅该部门所有档案。4.7.4其他人员根据审批查阅有关档案。4.8档案的查阅/借阅/复制

4.8.1查阅/借阅/复制人到档案室在〈文件查阅/借阅/复制登记表〉中登

记。

4.8.2档案管理员审核其查(借)阅资格:

a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;

b)权限外的,档案管理员开具〈档案查阅/借阅/复制审批单〉给查阅人办理审批手续:

属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属管理处的档案,由管理处负责人审批;属公司的档案,由物业总经理审批;财务类的档案也应由物业总经理审批。

4.9在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。

4.10须复制档案的,绝密档案报物业总经理审批;机密档案由综合部负责人审批;

普通档案由部门负责人审批。4.11档案的销毁

4.11.1超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限(详见各

部门标准作业规程)每年编制销毁计划及清单,报综合部主管审核。

4.11.2综合部主管审核无误后报物业总经理审批。

4.11.3物业总经理审批同意后由综合部指定3名监销人员(档案管理员、人事文员、管理部文员)将超过保存期限的档案销毁。

4.11.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

档案目录

文件查阅/借阅/复制登记表

档案查阅/借阅审批表

档案销毁清单

第二篇：档案管理标准作业规程

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

三、职责

１、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。２、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点 １、业主档案内容

（１）经业主签署后的《业主公约》。（２）经业主签署后的《消防安全责任书》。（３）《业主家庭情况登记表》。（４）《钥匙领用登记表》。（５）《业主证领用登记表》。（６）《业主入住验房表》。

（７）《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。（８）《违章处理通知单》及处理结果资料。（９）业主的有关证件复印件。（１０）其他应保存的资料。２、档案盒（夹）的制作

（１）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。

（２）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由 组织机构、名称组成，如：

×××－×·×－S·W－业主档案：表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

（３）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

３、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

４、按档案盒（夹）内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。５、业主档案的跟踪：

（１）当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中： a、通讯电话联络方式发生变化时； b、业主发生更替时。

（２）业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

６、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。７、业主档案应永久保存。８、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。９、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

《业主档案目录》

六、相关支持文件 《档案管理标准作业规程》

第三篇：物业创优标准作业规程

物业创优标准作业规程

1．目的

规范住宅小区（大厦）物业管理达标创优工作，确保创优达标工作完善有效。

2．适用范围

适用于物业管理公司创优达标工作。

3．职责

（１）公司总经理负责达标创优工作的组织、监控。

（２）公司分管副总经理和管理处经理具体负责组织实施达标创优工作。

（３）管理处和公司机关各部门负责依照本规程进行达标创优工作的具体作业。

4．程序要点

（1）物业管理“达标创优”简介

a)“国家级物业管理优秀小区/大厦/工业区“达标评比：是由国家建设部每年组织的全国物业管理达标考评分为90分（百分制），参加评比的小区/大厦/工业区由各省建委或物业管理主管部门推荐考评合格后（90分）可荣获由建设部颁发的”全国城市物业管理优秀小区/大厦/工业区“荣誉称号（考评总分在95分以上可获”全国城市物业管理优秀示范小区/大厦/工业区”称号。达标后由各省建委每两年复查一次，合格可继续保持“省优“称号。

b)“省级物业管理优秀小区/大厦/工业区达标评比”：是由各省建委每年组织的全省范围物业管理优秀小区/大厦/工业区评比。考评达标分数一般为85分，参加考评的小区/大厦/工业区由省内各城市推荐。考评合格后，可荣获省级“城市物业管理优秀小区/大厦/工业区”称号。达标后由各省建委每两年复查一次，合格可继续保持“省优”称号。

c)“市级物业管理优秀小区/大厦/工业区达标评比”：是由国内各主要城市自己每年举行的全市范围物业管理优秀小区/大厦/工业区评比。参加考评的小区/大厦/工业区达标后可荣获市级“物业管理优秀小区/大厦/工业区”荣誉称号。

d)“区级物业管理优秀小区/大厦/工业区达标评比”：是由各主要城市的各区级住宅主管部门举行的全区物业管理优秀小区/大厦/工业区评比。参加考评的小区/大厦/工业区达标后可荣获区级“物业管理优秀小区/大厦/工业区”荣誉称号。

（2）物业管理公司创优工作一般需要经过以下几个步骤

a)确立目标 b)成立创优领导小组。

c)内部动员。

d)对照“创优”标准进行内部整改。

e)进行“自检”和“预检”。

f)迎检达标。

（3）“创优”达标的基本工作要点

a)确立“创优”目标：物业管理公司应首先确定准备“创优”的小区/大厦/工业区的创优目标，即明确是达到“国优”标准还是“省优”、“市优”、“区优”，以便为创优工作定一个基本格调。定立“创优”目标时，应注意结合参加“创优”小区的实际情况和公司的做主能力，不可一味地好高骛远。

b)成立“创优”领导小组：“创优”工作开始前应由公司领导亲自挂帅成立“创优”领导小组。创优小组一般应由公司各部门的负责人和管理处主要领导组成。对于重要地“创优”工作，应由公司总经理亲自挂帅以便加强“创优”工作的协调，支持力度，确保“创优”工作必要的人力、物力保障。

c)内部动员：“创优”开始时，应首先对内部员工，特别是参加“创优”小区/大厦/工业区管理处的全体员工进行“创优”总动员，通过会议、宣传，加强管理力度等措施使相关员工尽快进入紧张的“创优”工作状态，提高、加快工作效益、工作节奏，作好打硬仗、“吃苦”的准备。

d)对照“创优”标准进行内部整改：“创优”工作应当遵循的“创优”达标准备为参照，边整边改对照“标准”逐步达到“创优”标准的工作方式。内部工作“创优”整改包括“创优”小区/大厦/工业区硬件设施（房屋、设备、设施、环境等的整改和“创优”资料（原始凭证、管理体系等|的完善两大部分。

e)在“硬件”设施的整改方面，应当作到以下几个方面的完善：

★ 所管理物业楼宇外观的完好、整洁。“创优”小应当做到或基本做到楼宇外观完好，无墙剥落、乱涂乱画乱张贴，整洁无污染、锈迹油漆鲜亮，标识清楚。特别应注意阳台封闭的统一有序和不违反法规，不改阳台的使用功能，各种外观管道清洁完好，无锈迹污染，不违反装修管理规定的乱拉线、乱搭建、随意改动门窗色调等现象（详见《装修管理标准作业规程》；

★ 所管理的楼宇内部整洁、有序、安全。无违反装修管理和消防管理法规的乱搭、乱建、乱改（改动房屋的使用功能，特别是随意改动房屋结构）等违章现象；各类楼宇内部基本设施完好、整洁、标识完整清晰（详见《装修管理标准作业规程》和《防火管理标准作业规程》）；

★ 所管理小区/大厦/工业区各类公共设施、设备使用功能保持良好的工作状态。“创优”整改时应对照“创优”标准。特别注意两个方面的问题：一是各类公共配套设备、设施的完备，即作为小区规划和居家生活应当配置的公共配套设施、设备不能缺项和随意减少；二是各类公共设施、设备的使用完好率应注意达标，对日常管理比较被忽略的设施、设备，如路灯、路牌等要特别加以注意保持其使用的完好率； ★ 设备机房的环境和设备表面维护管理应做到整洁、干爽，无灰尘、锈迹、脱漆、杂物，无虫、鼠害迹。设备机房的和设备表面善反映出来的是直观的设备维护管理水准的高低，整改时应特别注意机房的环境整改和设备表面的维护工作，力争做到机房整洁、干爽、通风降温和防护措施完善，设备表面光泽饱满、标识清晰，无油渍、锈迹、脱漆现象（详见机电维修部相关标准作业规程）；

★ 消防系统配置齐全，标识清楚完善，消防疏散通道畅通。“创优„整改时应特别注意对消防系统的整改，力争做到消防设施、设备齐全完好，可随时启用，消防疏散应急照明灯、消防疏散指示牌、疏散图和标识齐全、完全，消防疏散通道畅通，无任何阻碍，特别注意高层建筑的防火通道门口能随时处于关闭状态，通往天台、逃生平台的防火门无锁闭；楼宇四周消防车通道无占用、停车等易被忽略的消防隐患（详见消防管理中心各标准作业规程）；

★ 除消防以外的其他涉及到居民身心健康、安全的重要设施如二次供水系统、水池、水箱的清洁、消毒，煤气管道、电梯等设施、设备的安全防护措施一定要完善到位；

★ 卫生状况至关重要。“创优“整改时要告别注意整改小区/大厦/工业区的各个卫生死角的卫生，如商业网点门前、停车畅雨棚、天台、垃圾中转站、绿化花丛等处的卫生状况。严格管理控制好小区内的乱张贴、乱涂画等现象，严禁在小内养家禽（详见保洁部相关标准作业规程）；

★ “创优”小区/大厦/工业区的环境美化对“创优”评比影响极大。整改时应特别注意环境美化、绿化的整改，力争做到使人耳目一新、赏心悦目的境界，以有效地提高分值（详见园林绿化部相关标准作业规程）；

★ 公共秩序的整改要力争做到各类治安、交通标识完善齐备，各种必要的防护设施完好整齐，保安设备先进完善（详见保安部相关标准作业规程）。

f)在“创优”迎检资料的整理中应力求资料的完善与真实、可靠。“创优”迎检资料通常包括以下内容：

★ “创优小区/大厦/工业区的产权资料：

——规划许可证；

——用地协议书；

——投资许可证；

—— 开工许可证；

——红线图；

——总平面图。

★ 竣工验收资料：

——土建竣工验收书； ——消防竣工验收证明；

—— 水电竣工验收书；

——电梯竣工验收书、电梯准用证；

——通信系统竣工验收证明；

——燃气系统竣工验收证明。

★ 管理移交资料：

——图纸移交记录；

——开发建设其他资料（如隐蔽工程记录等）移交资料；

——接管验收记录；

——钥匙移交记录；

——发展商委托管理合同书。

★管理公司成立登记资料：

——营业执照；

——税务登记证；

——企业法人代码卡；

——管理处营业执照；

——停车场营业执照；

——管理处管理用房产权资料。

★ 业主委员会成立与活动资料：

——业主管委会章程；

——业主管委会社团法人登记证；

——业主委员选举产生记录； ——业主管委会成立记录；

——业主管委会召开的届次会议纪要；

——业主管委会发布的公告。

★ 公众管理制度（详见住户手册）；

★ 所有内部管理标准作业规程（管理制度）；

★ 所有内部管理的日常质量记录；

★ 员工绩效考评结果记录；

★ 所有的住户回访记录；

★ 所有的住户报修记录；

★ 所有的住户意见征集记录；

★ 所有的管理处对外通知、通知记录；

★ 所有的财务运作损益表和其他财务报表；

★ 所有的对外招手合同书；

★ 所有的员工培训记录；

★ 所有的员工岗位、职称证书、员工档案；

★ 小区业主/住户档案；

★ 所有的住户装修管理档案；

★ 政府相关部门出具的无治安案件、火灾事故证明书；

★ 所有社区文化记录；

★ 所有的电梯年检、二次供水检疫、卫生消杀检疫证书；

★ 所有的标识复印件；

★ 所有的多种经营资料； ★ 所有的政府、住户、上级公司、外界对管理处工作的评价资料。以及其他应提供的资料、记录。

g)进行“自检”和“预检”：

★ 在整改硬件和整理“创优”迎检资料过程中，“创优”领导小组应不定期地组织“创优”管理处进行内部自检。每次自检均以目标为标准，详细、全面地进行自查自纠，对发现的问题详细记录下来逐项落实到责任人身上限时整改完毕。“自检”一次，整改一次，提高一步，力争在较短的时间内大幅度地提高“创优”小区的迎检水平。

★ 在“创优”迎检前一个月，内部整改即将结束的时候，“创优”领导小组应邀请行业专家对“创优”管理处进行正式迎检前的“预检”，“预检”完全采用正式检查评比的形式进行，由检查团依照评比标准，对“创优”小区/大厦/工业区的物业管理水准逐项验收，最后将结果部分和存在的问题逐一列出，以便在正式迎检前进行有针对性的最后准备并以此锻炼管理处的全体员工。

h）“迎检”准备。在正式“创优”迎检前“创优”小区/大厦/工业区应着重做好以下工作：

★ 硬件整改基本达标。

★ 资料、记录真实、全面、说服力强。

★ 到得业主/住户谅解和支持：“创优”管理处应当就“创优”的意义与业主/ 户达成充分的理解，使业主/住户的绝大多数都能支持创优工作。

★ 取得业主管理委员会的支持和配合。

★ 选好住户代表，为向考评团汇报工作作好准备：“国优”、“省优”评比一般考评团都要求参加考评的小区/大厦/工业区有业主代表的发言和评价，认真选好住户代表，赢得住户代表的鼎力支持对考评至关重要。

★ 写好“迎检”汇报材料：“迎检”汇报材料是为向考评团汇报工作所用发言稿，发言稿应突出“创优”小区的物业管理特色和成绩，简洁明快、重点突出，切忌冗长乏味。“迎检”汇报发言一般应包括以下几部分：

——小区/大厦/工业区简介；

——物业管理工作汇报；

——社区文化与精神文明汇报；

——“创优”工作情况。

★ 分工负责，注意迎检环境的布置：“迎检”环境的布置应注意迎检气氛的烘托，力争创造出一个有利于迎检、能够难考评团留下“好印象”的环境。

★ 注意仪表仪容、言行举止，以最饱满的精神风貌迎接考评。迎检时员工的仪容仪表、言行举止，都应着力进行雕凿，“创优”领导小组应确保迎检员工的最饱满的精神风貌和精神状态参加考评，以求争取最佳的考评成果。

★ 迎检时的基本要求：

——精神饱满、仪容整洁；

——纪律严明，紧张有序；

——热情大方，不挂卑不亢；

——环境优雅，轻松活泼；

——自信严谨，应答适度。

（4）迎检结束后，由“创优„领导小组写出总结材料，归档保存。

5． 记录

6． 相关支持文件

第四篇：物业创优标准作业规程

物业创优标准作业规程

1．目的

规范住宅小区（大厦）物业管理达标创优工作，确保创优达标工作完善有效。2．适用范围

适用于物业管理公司创优达标工作。3．职责

（１）公司总经理负责达标创优工作的组织、监控。

（２）公司分管副总经理和管理处经理具体负责组织实施达标创优工作。

（３）管理处和公司机关各部门负责依照本规程进行达标创优工作的具体作业。4．程序要点

（1）物业管理“达标创优”简介

a)“市级物业管理优秀小区/大厦/工业区达标评比”：是由国内各主要城市自己每年举行的全市范围物业管理优秀小区/大厦/工业区评比。参加考评的小区/大厦/工业区达标后可荣获市级“物业管理优秀小区/大厦/工业区”荣誉称号。

（2）物业管理公司创优工作一般需要经过以下几个步骤 a)确立目标

b)成立创优领导小组。c)内部动员。

d)对照“创优”标准进行内部整改。e)进行“自检”和“预检”。f)迎检达标。

（3）“创优”达标的基本工作要点

a)确立“创优”目标：物业管理公司应首先确定准备“创优”的小区/大厦/工业区的创优目标，即明确是达到“国优”标准还是“省优”、“市优”、“区优”，以便为创优工作定一个基本格调。定立“创优”目标时，应注意结合参加“创优”小区的实际情况和公司的做主能力，不可一味地好高骛远。

b)成立“创优”领导小组：“创优”工作开始前应由公司领导亲自挂帅成立“创优”领导小组。创优小组一般应由公司各部门的负责人和管理处主要领导组成。对于重要地“创优”工作，应由公司总经理亲自挂帅以便加强“创优”工作的协调，支持力度，确保“创优”工作必要的人力、物力保障。

c)内部动员：“创优”开始时，应首先对内部员工，特别是参加“创优”小区/大厦/工业区管理处的全体员工进行“创优”总动员，通过会议、宣传，加强管理力度等措施使相关员工尽快进入紧张的“创优”工作状态，提高、加快工作效益、工作节奏，作好打硬仗、“吃苦”的准备。

d)对照“创优”标准进行内部整改：“创优”工作应当遵循的“创优”达标准备为参照，边整边改对照“标准”逐步达到“创优”标准的工作方式。内部工作“创优”整改包括“创优”小区/大厦/工业区硬件设施（房屋、设备、设施、环境等的整改和“创优”资料（原始凭证、管理体系等|的完善两大部分。e)在“硬件”设施的整改方面，应当作到以下几个方面的完善：

★ 所管理物业楼宇外观的完好、整洁。“创优”小应当做到或基本做到楼宇外观完好，无墙剥落、乱涂乱画乱张贴，整洁无污染、锈迹油漆鲜亮，标识清

楚。特别应注意阳台封闭的统一有序和不违反法规，不改阳台的使用功能，各种外观管道清洁完好，无锈迹污染，不违反装修管理规定的乱拉线、乱搭建、随意改动门窗色调等现象.★ 所管理的楼宇内部整洁、有序、安全。无违反装修管理和消防管理法规的乱搭、乱建、乱改（改动房屋的使用功能，特别是随意改动房屋结构）等违章现象；各类楼宇内部基本设施完好、整洁、标识完整清晰.★ 所管理小区/大厦/工业区各类公共设施、设备使用功能保持良好的工作状态。“创优”整改时应对照“创优”标准。特别注意两个方面的问题：一是各类公共配套设备、设施的完备，即作为小区规划和居家生活应当配置的公共配套设施、设备不能缺项和随意减少；二是各类公共设施、设备的使用完好率应注意达标，对日常管理比较被忽略的设施、设备，如路灯、路牌等要特别加以注意保持其使用的完好率；

★ 设备机房的环境和设备表面维护管理应做到整洁、干爽，无灰尘、锈迹、脱漆、杂物，无虫、鼠害迹。设备机房的和设备表面善反映出来的是直观的设备维护管理水准的高低，整改时应特别注意机房的环境整改和设备表面的维护工作，力争做到机房整洁、干爽、通风降温和防护措施完善，设备表面光泽饱满、标识清晰，无油渍、锈迹、脱漆现象；

★ 消防系统配置齐全，标识清楚完善，消防疏散通道畅通。“创优‘整改时应特别注意对消防系统的整改，力争做到消防设施、设备齐全完好，可随时启用，消防疏散应急照明灯、消防疏散指示牌、疏散图和标识齐全、完全，消防疏散通道畅通，无任何阻碍，特别注意高层建筑的防火通道门口能随时处于关闭状态，通往天台、逃生平台的防火门无锁闭；楼宇四周消防车通道无占用、停车等易被忽略的消防隐患；

★ 除消防以外的其他涉及到居民身心健康、安全的重要设施如二次供水系统、水池、水箱的清洁、消毒，煤气管道、电梯等设施、设备的安全防护措施一定要完善到位；

★ 卫生状况至关重要。“创优“整改时要告别注意整改小区/大厦/工业区的各个卫生死角的卫生，如商业网点门前、停车畅雨棚、天台、垃圾中转站、绿化花丛等处的卫生状况。严格管理控制好小区内的乱张贴、乱涂画等现象，严禁在小内养家禽；

★ “创优”小区/大厦/工业区的环境美化对“创优”评比影响极大。整改时应特别注意环境美化、绿化的整改，力争做到使人耳目一新、赏心悦目的境界，以有效地提高分值；

★ 公共秩序的整改要力争做到各类治安、交通标识完善齐备，各种必要的防护设施完好整齐，保安设备先进完善。

f)在“创优”迎检资料的整理中应力求资料的完善与真实、可靠。“创优”迎检资料通常包括以下内容：

★ “创优小区/大厦/工业区的产权资料： ——规划许可证； ——用地协议书； ——投资许可证； —— 开工许可证； ——红线图； ——总平面图。

★ 竣工验收资料： ——土建竣工验收书； ——消防竣工验收证明； —— 水电竣工验收书；

——电梯竣工验收书、电梯准用证； ——通信系统竣工验收证明； ——燃气系统竣工验收证明。★ 管理移交资料： ——图纸移交记录；

——开发建设其他资料（如隐蔽工程记录等）移交资料； ——接管验收记录； ——钥匙移交记录；

——发展商委托管理合同书。★管理公司成立登记资料： ——营业执照； ——税务登记证； ——企业法人代码卡； ——管理处营业执照； ——停车场营业执照；

——管理处管理用房产权资料。

★ 业主委员会成立与活动资料： ——业主管委会章程；

——业主管委会社团法人登记证； ——业主委员选举产生记录； ——业主管委会成立记录；

——业主管委会召开的届次会议纪要； ——业主管委会发布的公告。

★ 公众管理制度（详见住户手册）；

★ 所有内部管理标准作业规程（管理制度）； ★ 所有内部管理的日常质量记录； ★ 员工绩效考评结果记录； ★ 所有的住户回访记录； ★ 所有的住户报修记录；

★ 所有的住户意见征集记录；

★ 所有的管理处对外通知、通知记录； ★ 所有的财务运作损益表和其他财务报表； ★ 所有的对外招手合同书； ★ 所有的员工培训记录；

★ 所有的员工岗位、职称证书、员工档案； ★ 小区业主/住户档案；

★ 所有的住户装修管理档案；

★ 政府相关部门出具的无治安案件、火灾事故证明书； ★ 所有社区文化记录；

★ 所有的电梯年检、二次供水检疫、卫生消杀检疫证书；

★ 所有的标识复印件； ★ 所有的多种经营资料；

★ 所有的政府、住户、上级公司、外界对管理处工作的评价资料。以及其他应提供的资料、记录。

g)进行“自检”和“预检”：

★ 在整改硬件和整理“创优”迎检资料过程中，“创优”领导小组应不定期地组织“创优”管理处进行内部自检。每次自检均以目标为标准，详细、全面地进行自查自纠，对发现的问题详细记录下来逐项落实到责任人身上限时整改完毕。“自检”一次，整改一次，提高一步，力争在较短的时间内大幅度地提高“创优”小区的迎检水平。

★ 在“创优”迎检前一个月，内部整改即将结束的时候，“创优”领导小组应邀请行业专家对“创优”管理处进行正式迎检前的“预检”，“预检”完全采用正式检查评比的形式进行，由检查团依照评比标准，对“创优”小区/大厦/工业区的物业管理水准逐项验收，最后将结果部分和存在的问题逐一列出，以便在正式迎检前进行有针对性的最后准备并以此锻炼管理处的全体员工。

h）“迎检”准备。在正式“创优”迎检前“创优”小区/大厦/工业区应着重做好以下工作：

★ 硬件整改基本达标。

★ 资料、记录真实、全面、说服力强。

★ 到得业主/住户谅解和支持：“创优”管理处应当就“创优”的意义与业主/ 户达成充分的理解，使业主/住户的绝大多数都能支持创优工作。★ 取得业主管理委员会的支持和配合。

★ 选好住户代表，为向考评团汇报工作作好准备：“国优”、“省优”评比一般考评团都要求参加考评的小区/大厦/工业区有业主代表的发言和评价，认真选好住户代表，赢得住户代表的鼎力支持对考评至关重要。

★ 写好“迎检”汇报材料：“迎检”汇报材料是为向考评团汇报工作所用发言稿，发言稿应突出“创优”小区的物业管理特色和成绩，简洁明快、重点突出，切忌冗长乏味。“迎检”汇报发言一般应包括以下几部分： ——小区/大厦/工业区简介； ——物业管理工作汇报；

——社区文化与精神文明汇报； ——“创优”工作情况。

★ 分工负责，注意迎检环境的布置：“迎检”环境的布置应注意迎检气氛的烘托，力争创造出一个有利于迎检、能够难考评团留下“好印象”的环境。★ 注意仪表仪容、言行举止，以最饱满的精神风貌迎接考评。迎检时员工的仪容仪表、言行举止，都应着力进行雕凿，“创优”领导小组应确保迎检员工的最饱满的精神风貌和精神状态参加考评，以求争取最佳的考评成果。★ 迎检时的基本要求： ——精神饱满、仪容整洁； ——纪律严明，紧张有序； ——环境优雅，轻松活泼； ——自信严谨，应答适度。

（4）迎检结束后，由“创优‘领导小组写出总结材料，归档保存。

5． 记录

6． 相关支持文件

第五篇：物业公司业户档案管理标准作业规程

1、目的：规范业户档案的保管与跟踪工作。

2、适用范围：适用于物业公司业户档案的保管与跟踪工作。

3、职责：客户服务中心经理负责监控业户档案保管与跟踪工作。

物业主任/主管负责依照本规程具体实施业户档案的保管与跟踪。

4、程序要点

4．1业户档案内容，分为三大部分：

分别为楼宇的基本资料、楼宇的装修资料和楼宇的其它资料。

4．2档案夹的制作：

4．1．1根据档案夹的规格准备相应有档案标签纸。

4．2．2在档案标贴纸上原本印出标准字体的档案类别名称。

4．2．3将制作好的档案标贴在档案盒（夹）在侧立面距顶部3CM位置上，并排列在档案柜中。

4．3业户档案的制作：

4．3．1准备适量的26CM×34CM左右尺寸的档案袋。

4．3．2将写在“楼层号、房号”的标贴纸贴在档案封面上。

4．4将业户的有关资料存放在相应的档案内。

4．5将业户的档案袋楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。

4．6按档案盒（夹）内的各业户的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业户

档案目录》内，内容包括：业户姓名、地址、收楼时间、面积等栏目。

4．7业户档案的跟踪

4．7．1当发生一列情况变化时，台接待员（档案员）应将变化情况记录在业户档案中；

a）通讯电话联络方式发生变化时；

b）业户发生更替时；

4..8业户档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报部门经理批准，经前台接待员

（档案员）办理登记手续方可查阅。

4．9业户档案应永久保存。

4．10具备电脑办公系统的可以将各业户资料输入电脑进行管理。

4．11本规程执行情况作为客户服务中心档案员绩效考评的依据之一。