怎样写一封得体的电子邮件

第一篇：怎样写一封得体的电子邮件

怎样写一封得体的电子邮件？

以下内容不是规范，只是写邮件时的总结，请务必根据自己公司、团队的实际情况带入思考内容过长，手工码字不易，为避免没耐心的人误以为我在写申论，先提炼一下观点

1.2.3.4.5.6.7.保证把事情说明白;在1的前提下，尽可能短;必要时可以罗嗦，不要为了短而短;HTML格式与txt格式的选择，跟团队保持一致即可;写完后考虑一下受众的阅读体验;让自己的邮件易于检索;由简入繁，后而化简;纯工作性质电邮的书写可以粗略分两个部分，思路和修辞。

（这里先做一个区分，有一部分电邮是用来搞关系、扯皮、划分责任的，这些电邮的编写可以按照传统信的手法写）

A-思路部分，有一些通用的原则可以作为书写的指导。

1、“战地记者”原则

设想自己是一名战地记者，在弹雨纷飞的时候要报道当前的战况，在每说一句话都有可能有枪子儿找上脑门的时候，废话、套话、官话、空话一概省略，直切主题是最合适的。比如说作为一个系统部署人员，要向一个主管技术的大领导汇报客户现场的一个重大问题，可以用这样的思路写：A系统B模块目前无法运行，部署日志见附件1，报错信息见附件2，客户端环境见附件3.客户要求24h内解决，否则将延迟上线。一句话将所有的重点信息浓缩起来，相关但冗长的技术信息用附件传递，可以保证对方在看到邮件后马上理解事情的起因经过以及可能的结果，这种情况下如果顾虑太多，仍然用“尊敬的领导”一类的套话起头和修辞的话，可能会导致对方遗漏重要信息。保证对方第一眼就能看到电邮的目的。

2、“金字塔”原理

想象一下金字塔的典型构造。我认为所有电邮（甚至可以包括其他实用文章）都应该遵循这种结构：中心明确，分层叙事，逐层铺开。关于金字塔原理的书籍，有一本同名的《金字塔原理》可以深入学习，这里只讲述一下我理解的具体概括法。（《金字塔原理》http://book.douban.com/subject/1020644/）a.先用战地记者原理过滤一下自己所想表达的内容。

找到少数的几个重点，然后再逐一筛减直到找到有且只有一个的中心，先将这个“点”暂时列为自己所有表述的最终目的。还是拿刚才的例子来解释，客户现场的重大问题，我需要告诉很多事情帮助对方判断，比如日志、报错信息、环境等等，但实际上仔细分析，这些东西都只是为了解决“系统部署失败”这个问题，而再仔细分析，解决“系统部署失败”后可以避免“系统延迟上线”，并且可以避免项目的失败、客户的不信任，最终将所有蛛丝马迹的问题都汇聚到一点“维持客户的信任”。b.分析邮件接受者对于这个中心点的理解程度。如果不言而喻，则降级到下一中心点，如果可能不甚理解，则保持这个中心点，围绕着它展开描述。对方是主管技术的大领导，对于“维持客户的信任”这一点自然能有足够的认识，因此降级，选择“项目失败”，同样有足够的共识，再降级“项目延迟上线”，在这一点上，大领导可能不会比现场人员有更清醒的认识，因为山高皇帝远，他能看到的实况有限，而自己的任务就是将这一实况以足够明显而肯定的方式汇报给对方，让他有足够的资源进行判断、协调资源，所以选定“项目延迟上线”这一点作为中心。c.描述中心点最直接相关的一层信息。

项目延迟上线最直接相关的是“部署失败”，但部署失败只是个结果而不是过程，所以还需要继续描述为什么部署失败。通常做一件事有这么几方面信息，“我有什么资源做、怎么做的、出现了什么结果”，这三个方面就是部署失败的直接相关的信息。d.继续描述“直接信息”的“直接信息”。

这里将进入一个循环，将自己认为需要说明的情况用逐层铺开的方式附加到中心信息上，丰富中心信息的支撑体系。在电邮里需要根据实际情况采用不同的方式进行附加，例如图片、图表、附件文档等。日志、操作记录等信息虽然有价值，但因为信息过长、对中心点没有直接帮助，而必须以一种不干扰阅读的方式出现，挂附件是比较好的选择，这可以保证对方在需要获取的时候不难获取、在不需要获取的时候直接避开。通常参考这两项原则、经过不断的书写联系和概括，就能保证自己的电邮产出是思路得体的。B-修辞部分，每个人都有自己的文字风格，但在工作性质的电邮中，需要适当约束自己的码字习惯。1.标点

这部分是最容易忽视的，不少工作N年的老同事在书写电邮时要么不加符号，要么乱加符号。比如每句话都用问号结尾、到处乱跑的感叹号、翻译腔的破折号等等。我自己有一个电邮标点的心里底线，就是“可以不规范，但一定要规律”。比如有时因为输入法等问题没办法使用标准的中文句号，我索性就直接用英文句号、甚至减号，但一定会有规律地用，比如所有减号都是句号的意思，避免对方看不明白符号的意义，另外日常聊天时我习惯以三个句号结尾，但在电邮中尽量避免这些个人习惯，就算不能规范地使用标点，但也至少不要成为潜在的阅读障碍。2.字体

 默认字体

如果公司有规范，严格执行，如果没有规范，就保持默认字体，因为在不知道对方视力、阅读场合、阅读仪器的时候，默认字体是最安全的选择。

 粗体

仅限于刻意强调的文字，一般情况下在一段话内只出现一个粗体词组时，强调效果是最好的，而出现了三四个甚至更多的粗体时，效果反而降低，“都强调等于没强调”，所以，找到自己最需要的那个点，然后再考虑是否值得加粗。

 斜体

另外，无论如何都要谨慎对待“斜体”，尽量避免使用，目前win平台的斜体是粗暴的。参考这个问题（http://格式，如果有特殊要求也可以考虑txt纯文本，但后者将没有视觉格式可言，一般不推荐。

 阅读者的环境预估

这部分其实有一点投机，也可以看做是“电邮沟通中的用户体验”，例如对方经常使用12寸小本，就尽量把表格设置得紧凑一些，对方如果是出差在酒店里，发邮件时就尽量避免发送大附件，而使用其他方式传递等等。

第二篇：怎样写英文电子邮件

怎样写英文电子邮件？

一、文法上

1、切忌主客不分或模糊

例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.”

应改为：Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment.(We决定呀, 不是report.)

2、句子不要凌碎

例子: He decided not to audit the last ten contracts.Because of our previous objections about compliance.应该连在一起.3、结构对称,令人容易理解.例子: The owner questioned the occupant’s lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.应改为: The owner questioned the occupant’s lease intentions and ink alterations of the contract.4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服.例如: An authorized person must show that they have security clearance.5.动词主词要呼应.想想这两个分别:

1）.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted.2）.This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊.7.标点要准确.例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.改为: He did not make repairs;however, he continued to monitor the equipment.8.选词正确.好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.9.拼字正确.有计算机拼字检查功能后,就更加不能偷懒.10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人

例如: MUST change to OS immediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样.要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了.二、写信提示

1.人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样, 头衔都不要错.头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E.Wyatt, D.D.SPhD.Dr.Howard E.Hyatt

2.多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如: Messrs.Smith, Wyatt, and Fury。女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses.同样不要跟名字.例子: Mses.Farb, Lionel, and Gray。男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如: Dr.and Mrs.Harold

Wright ；Mr.Harold Wright and Dr.Margaret Wright ；Mr.and Mrs.Harvey Adams-Quinn。

3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms.Sarah Gray

4.处名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:

Ken Green, President ／Ken Green ／Vice President of International Operations但这个就显得有点。。:

Ken Green ／Vice President of Unicom China

正确应为:

Ken Green ／Vice President, Unicom China

5.老外的名字有时有Jr.或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:Michael J.Smith, Jr.／Michael J.Smith Sr.6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔.7.127 Ninth Avenue, North

E.15 StreetPark Avenue

One Wingren Plaza

556-91 Street

三、其他内容

从问候开始

用问候语开始邮件内容非常重要，例如“Dear Lillian,”。根据你与收件人的关系亲近与否，你可能选择使用他们的姓氏来称呼他们而不是直呼其名，例如“Dear Mrs.Price,”。如果关系比较亲密的话，你就可以说，“Hi Kelly,”如果你和公司联系，而不是个人，你就可以写“To Whom It May Concern:”

感谢收件人

如果你在回复客户的询问，你应该以感谢开头。例如，如果有客户想了解你的公司，你就可以说，“Thank you for contacting ABC Company.”如果此人已经回复过你的一封邮件了，那就一定要说，“Thank you for your prompt reply.”或是“Thanks for getting back to me.”如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人。这样对方就会感到比较舒服，而且显得更礼貌。

表明你的意图

然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就不可能再写什么感谢的字句了。那就以你写此邮件的目的开头。例如，“I am writing to enquire about …”或是“I am writing in reference to …”

在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容。记得要注意语法，拼写和标点符号，保持句子简短明了并句意前后一致。

结束语

在你结束邮件之前，再次感谢收信人并加上些礼貌语结尾。你可以“Thank you for your patience and cooperation.”或“Thank you for your consideration.”开始接着写，“If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know.” 及“I look forward to hearing from you.”

结束

最后是写上合适的结尾并附上你的名字。“Best regards,” “Sincerely,”及“Thank you,”都很规范化。最好不要用“Best wishes,”或“Cheers,”类的词因为这些词都常用在非正式的私人邮件中。最后，在你发送邮件之前，最好再读一遍你的内容并检查其中有没有任何的拼写错误，这样就能保证你发出的是一封真正完美的邮件！

第三篇：怎样写一封感谢信

怎样写一封感谢信

在日常生活和工作中,得到人家的帮助和支持,可用感谢信感谢一下。你了解一封感谢信该怎么写吗?下面小编为大家带来一些一封感谢信，希望对你有所帮助!

一封感谢信范文篇一

感谢cctv，感谢channelv，感谢爸爸妈妈，更要感谢《申》报，感谢一姐，感谢“荐男女”团队，让我终于在年年底找到了属于自己的小幸福。

曾经怀疑相亲的效果，曾经嘲笑相亲的雷人，但事实证明了，这都是我的无知、偏见和误解。不顺利?不成功?在一姐这里，这些借口都是“浮云”。以我个人的亲身经历，我要告诉大家，阿姨妈妈、熟人朋友的热心和专业红娘的素质，这完全是两码事。我们必须严格区分申江的相亲和山寨版的相亲。

首先当然是要了解当事人双方。鸳鸯谱不是乱点的，为了我还有成千上万男男女女的成功，一姐和她的团队做了大量默默无闻的工作。男女双方的身高、年龄、学历、工作、收入、住房等硬指标是基础，当然要了解，而双方的个性是否合适更加重要。这个要察言观色，要反复琢磨。这些都不是靠数据和理性就能筛选出来的，要靠能力、经验和感觉。我觉得，一姐在这方面非常有天赋。比如看我的性格、爱好、脾气都很敏锐。呵呵，简直天生就是做红娘的。如果不做红娘，可以改行去算命。

接下来，男女双方接触也不是一锤子买卖。这个时候，能否水到渠成，需要有经验的红娘帮忙推一把。比如，一开始mm可能对gg有点小误解小疙瘩。经过一姐巧妙点拨，就变得柳暗花明了。然后，一姐还会持续关注，打打电话问问进展，介绍小经验小技巧。为我的这件事，她花了不少心思，整一个活雷锋啊。

我觉得，生活中有甜酸苦辣。但是，对于那些帮助过我的人，我总是心怀感恩之心。而为了我和她的未来，我会继续努力的。

一封感谢信范文篇二

经过老师几年来的精心培养教育，使我们的孩子得到了健康成长，使我们全家人感到由衷的欣慰。刚到学校时，丛晨日连数都不会数，甚至连一句话都说不清楚。假如你拿一个东西问他，这是什么?他都不知道。是他的班主任杨晶老师用她那温柔的性格和聪明的智慧一字一句地耐心培养教育，经过反复地开导、教育，使得丛晨日的大脑渐渐地开了窍。现在他不仅能把数数好，还能做出多位数的加减法题，由于学校开设的手工课，使他的手也变得灵巧了，还能做出许多精美的手工作品。看到孩子一天一天地进步，我们全家人为老师对工作兢兢业业的精神感到敬佩。

因为我的身体不好，学校组织的一些校外社会活动，不能带孩子参加，杨老师看在眼里记在心上，她牺牲个人的休息时间带着学生参加社会活动，使孩子陶冶了情操、开阔了眼界还得到了锻炼。

学校的领导得知了学生的情况后，便从家里带来衣服给丛晨日穿，学校的隋主任更是为孩子买来了文化用品及食品，使我们做家长的用千言万语也表达不出我们心中的谢意。

在校党委及杜校长的带领下，学校发生了很大的变化，老师对待每位学生都是那样的关心和爱护，让这些学生生活在这个大家庭里感到无比的幸福。每位学生的生日，领导都会记住为他们过，从这些点点滴滴的事情中，看到学校工作做的是多么的细心，多么的认真!

春蚕到死丝方尽，蜡炬成灰泪始干。启智学校的老师们把这种高尚的奉献精神，投入到每日的工作中，为祖国做出了卓越的贡献，作为学生的家长，我们由衷地向您们道一声：谢谢!

最后再次向校领导及老师表示诚挚的谢意。

祝学校越来越好，事业蒸蒸日上!

此致

敬礼

学生：XXX

一封感谢信范文篇三

这是一封迟来的感谢信，最近因为考完试一直很忙不在家所以一直没有写下我的感受。在此真的非常非常感谢颜炜老师!

决定出国已是四月底了，选学校一系列下来让我根本摸不着头脑，但是最重要的还是雅思，由于前一年上过颜炜老师的课，所以特别到环球雅思报了颜炜老师的课程。颜炜老师真的是很好很负责的老师，不但在雅思的学习上也在平常的生活中，学校的选择上，以及今后英国的生活学习上都给了我很大的帮助!

颜炜老师对于雅思有着非常丰富的教学经验与很独到的见解，尤其是在雅思口语以及写作的教学中真的给了我很大的帮助。从前不知道写作如何下手，后来经过老师独特的训练让我一看到题目就知道如何构思如何下笔。短短一个月让我的写作成绩提高了分。

在口语上，不得不说老师的五步法真的太神奇了！!我仅仅上了几节课就让最难提分的口语提高了分!“断句不断句”不用手写下答案只用说就可以提高这么多!阅读与听力也只在上了两节课之后就分别提高了1分和分，真的是太强大了！!其实阅读帮助最大的就是因为老师在课堂上叫我的一个做题方法!

真的很感谢很感谢颜炜老师，在短短一个月的时间就让我总分提高了之多，让我即使在这么紧急的情况下，这么短的时间里依然可以达到我想要的分数成功出国!记得第二次的考试成绩出了后不是很理想，颜炜老师立刻给我打来电话安慰我，让我在第三次考试中取得了很大的进步，第三次第四次的考试之前状态很不好，每次老师都给我买很好喝的咖啡鼓励我!还常常发短信打电话给我鼓励。虽然现在第四次的考试成绩还没有出，但是第三次就已经达到了我的目标!而且我想第四次也不会错的!

所以说，颜炜老师真的是一个很好很用心很负责的老师，也是一个很贴心很爱学生们的大朋友！!下课的时候经常和我们说说笑笑，真的很好相处。现在我的书桌上摆满了颜炜老师写的书，真的很棒!老师总开玩笑的说他总是“阴魂不散”。但是我却觉得现在看到老师的照片对我都是一种很好的鼓励!雅思托福选择颜炜老师!没错的!

第四篇：如何写好一封日语电子邮件

如何写好一封日语电子邮件

信息化的社会，电子邮件已经成为当今必备通信工具之一。其在商务来往中，简洁得体的电子邮件犹如人的商务礼节一样不能忽视。虽然电子邮件的书写格式没有像日本书信那样繁琐，但是能写一封简洁得体的日语电子邮件也成为日企工作的基本要求了。如何写一封简介得体的日语版的电子邮件呢？

电子邮件的基本写法

⑴、发信人（from）标注姓名（全名）。

在邮箱的设定画面「名字」或者发信人的地方，设定向全名。这是为了让对方不打开邮件就知道是谁发来的了。

⑵、标题（件名。）为本文内容的简单归纳。

标题要简单明了地写出是什么邮件，关于哪方面的事情。

⑶、具体写明邮件的收件人。

第一次发邮件，最好写明给什么部门的谁。电子邮件虽然用不着写时令的寒暄。但是，和信表面同样，最好在开头明记是发给哪个部门的谁。第2次可省。但是，如果该邮箱是共用的话，必须在文章开头注明是发给谁的。

⑷、开头寒暄

第一次发邮件时不要忘记自报家门。然后进行几句寒暄。这是邮件的基本礼节。

<例>関西大学の田中です。先日は申請の相談に乗っていただき、誠にありがとうございました。

⑹、正文简单明了

在进行了简单的寒暄之后，就要写正文了，即邮件的目的何在？内容要简单明了，切忌繁琐冗长。

<例>ＰＣの納期の件ですが、……

⑺、控制好每行的字数

一行的字数为全角35字（半角70文字）以内，然后为了便于阅读换行，总之一行太长的话难以阅读。考虑到便于阅读，请换行。另外，邮箱设定中可以设定一行的字数。⑻ 署名

署名要全面，要让读者知道你的工作单位、姓名、职位、联系方式、地址等。以方便联系。书写日语电子邮件时的注意点

（1）邮件地址（宛先）

邮件地址绝对不能错！在地址薄上加上公司名称和尊称，发送之前一定要确认。

（2）抄送（CC）

尽管把邮件抄送给多人很方便，可是这样会显示所有收信人地址，要注意个人信息的泄露。

（3）BCC（秘密抄送）

BCC发送可以不被其他收信人看到。兼带报告的使用倒是不错，不过重要的报告和共享信息还是亲口说更好。

（4）邮件主题（件名）

每天收到几十封邮件的人会根据主题来决定优先顺序。含糊不清的主题可能让人觉得是垃圾邮件。

（5）附件（添付）

有的邮箱对附件大小有限制。请分开或是压缩后再发送吧。根据对方服务器不同，大小容量也有差异，请注意。

（6）收信人姓名（宛名）

弄错名字是失礼的事情。公司名称和敬称也不要省略，要写完整。复制对方签名最省事也最准确。

（7）问候和自报家门（挨拶?名乗り）

通常写“一直以来多蒙关照”“您辛苦了”等简单问候就OK.然后再写上自己的名字。

（8）署名

多准备几个署名来区分使用更好。也可以加上公司网址和新业务等的信息。

原文链接见http:///html/view_2363.htm

第五篇：怎样写一封出色的求职信

怎样写一封出色的求职信

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你的附信一定要简短，超过一页就太多了。一个知名的公司的人事部助理告诉我：“我每周都要看几百封应征信，我的老板完全让我来进行粗筛，然后才把真正值得感兴趣的人名交给他。我往往只能用几秒钟的时间来决定要还是不要。有些应征者费尽心机，结果写得太长、太复杂，反而会失去我的兴趣。越短、越精美、越简明的就越好。”一封好的附信应包括以下三个简单的部分：

表明你的目的 就像见面握手一样，你的开头应直接而肯定。比如，“我看到你们今天上午登在XX报纸上的招聘高级数据库管理人员的广告，我希望加入你们的阵营。”不要重复你在简历中所写的内容，或对你的爱好唠叨不休。不要提到薪水，除非对方的招聘广告中曾特别做出要求。

坚定地阐述你的要求 在第二部分，你则应该告诉他们为什么你要应征和为什么他们应该选择你（这两点谁先谁后无所谓）。花一或两个段落（绝对不能超过三个）来简短叙述你以前的辉煌。“我曾获得全国性的某某奖”、“我已经有了五年的会计经验”或“我的英语非常流利”之类的能将你与别人区分开来的东西。这可以写得稍微深入一点。比如，“在经我重新改进记帐系统之后，原来的公司每年节省了10万元。”但注意不要太夸张。有些吹牛很明显就能看出来，也很可笑。比如说你在工作的第一年不太可能有很大的成就，你也不能厚颜无耻地说某个公司雇佣了你是他们一直以来所做的最好选择。用另外一个段落告诉他们为什么你会应征这个公司而不是别的公司。你可以说“我喜欢电子商务，所以非常想进入这个行业。”或者“当您去年在我们学校演讲的时候，我就想毕业后我一定要来您的公司工作。”或者“想必声名赫赫的新浪人事部的桌上一定堆满了像我这样的倾慕者的应征信”。当然这样的甜言蜜语必须真诚，不能太过肉麻。更重要的是，它应表明你是做足了功课的。（这是关键，你可以通过阅读商业杂志的新闻来了解你想从事的行业中哪个公司最热门，以及这个行业的最新动态）。不要指望你能用恭维来弥补你没有做足的功课。附信中不要用一些陈词滥调或一般的胡言乱语来恭维，如“你们公司是最有声望的公司之一”之类的。

不要指望某个公司忙碌的总裁来帮你做你该做的功课，如果有人给某个老板写出，“我对进入时尚行业很感兴趣，你能寄给我你们公司的一些材料吗？”老板准定会被你气坏的。瞧瞧你多么自以为是，认为你会停下手头的工作来给你提就职建议。

会对你很感兴趣的。可以写上，“XX协会的XX说你们这儿研发部门有空缺，介绍我跟你们联系。”但永远也不要说假话，以免被当场拆穿。你可以从你的工作经历中隐瞒那让你感觉屈辱的三个月的经历，但无论如何也不要编造工作经历、学历或与你从不认识的人的接触经历，而是将注意力尽可能地引向你的优势。如果被发现说了假话，你就再也没有机会了。

结尾：最后，你应该用一种简单而又积极的语气请求面试。如，“我周二再给您的助理打电话，希望到时候您能安排一次面试”。或者你也可以这样写，“即使现在没有合适的职位，我希望能跟您见面，向您简单介绍一下自己，以便以后有机会时您能想到我，请在您方便的时候给我15分钟的时间。”

注意细节

如果可能的话，信要写给某个人，而不是写上一个空洞的头衔，但一定要写给适当的人。有许多应征者就是在这儿出轨的。如果你看到的广告上没有写明联系人，你可以在信封写上：致人力资源部经理。或者先打电话给公司的人力资源部，间明应该把信寄给谁。要问清楚姓名及性别。如果你在一位先生后面冠上小姐二字，你八成会得不到任何回音了。

应征信要用标准的商业格式打印出来，纸张质量要好。最后将附信和简历用曲别针夹在一起（不要用钉书针，因为这样给复印增添麻烦），然后就可以寄出了。

附信往往是你第一个也是最后一个能利用来抓住能聘用你的关键人物的注意力的机会，能获胜的附信都是些巧妙、简洁、专业而又引人注目的附信。因为这些恰好是多数老板在想要聘用的人员中寻找的品质。还要记住的是要持之以恒和积极乐观。如果第一次你不够幸运，6个月之内再去一封信，你可以写些，“你好，这半年来，我又干了什么什么工作”，但我还是想为您的公司效力。“也许你的信去得正是时候，我自己曾亲身经历过这样的事。因为无论附信写得多么好，有时候你还得需要一点运气。

怎样写一封出色的求职信

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你的附信一定要简短，超过一页就太多了。一个知名的公司的人事部助理告诉我：”我每周都要看几百封应征信，我的老板完全让我来进行粗筛，然后才把真正值得感兴趣的人名交给他。我往往只能用几秒钟的时间来决定要还是不要。有些应征者费尽心机，结果写得太长、太复杂，反而会失去我的兴趣。越短、越精美、越简明的就越好。“一封好的附信应包括以下三个简单的部分：

表明你的目的 就像见面握手一样，你的开头应直接而肯定。比如，”我看到你们今天上午登在XX报纸上的招聘高级数据库管理人员的广告，我希望加入你们的阵营。“不要重复你在简历中所写的内容，或对你的爱好唠叨不休。不要提到薪水，除非对方的招聘广告中曾特别做出要求。

坚定地阐述你的要求 在第二部分，你则应该告诉他们为什么你要应征和为什么他们应该选择你（这两点谁先谁后无所谓）。花一或两个段落（绝对不能超过三个）来简短叙述你以前的辉煌。”我曾获得全国性的某某奖“、”我已经有了五年的会计经验“或”我的英语非常流利“之类的能将你与别人区分开来的东西。这可以写得稍微深入一点。比如，”在经我重新改进记帐系统之后，原来的公司每年节省了10万元。“但注意不要太夸张。有些吹牛很明显就能看出来，也很可笑。比如说你在工作的第一年不太可能有很大的成就，你也不能厚颜无耻地说某个公司雇佣了你是他们一直以来所做的最好选择。用另外一个段落告诉他们为什么你会应征这个公司而不是别的公司。你可以说”我喜欢电子商务，所以非常想进入这个行业。“

或者”当您去年在我们学校演讲的时候，我就想毕业后我一定要来您的公司工作。“或者”想必声名赫赫的新浪人事部的桌上一定堆满了像我这样的倾慕者的应征信“。当然这样的甜言蜜语必须真诚，不能太过肉麻。更重要的是，它应表明你是做足了功课的。（这是关键，你可以通过阅读商业杂志的新闻来了解你想从事的行业中哪个公司最热门，以及这个行业的最新动态）。不要指望你能用恭维来弥补你没有做足的功课。附信中不要用一些陈词滥调或一般的胡言乱语来恭维，如”你们公司是最有声望的公司之一“之类的。

不要指望某个公司忙碌的总裁来帮你做你该做的功课，如果有人给某个老板写出，”我对进入时尚行业很感兴趣，你能寄给我你们公司的一些材料吗？“老板准定会被你气坏的。瞧瞧你多么自以为是，认为你会停下手头的工作来给你提就职建议。

会对你很感兴趣的。可以写上，”XX协会的XX说你们这儿研发部门有空缺，介绍我跟你们联系。“但永远也不要说假话，以免被当场拆穿。你可以从你的工作经历中隐瞒那让你感觉屈辱的三个月的经历，但无论如何也不要编造工作经历、学历或与你从不认识的人的接触经历，而是将注意力尽可能地引向你的优势。如果被发现说了假话，你就再也没有机会了。

结尾：最后，你应该用一种简单而又积极的语气请求面试。如，”我周二再给您的助理打电话，希望到时候您能安排一次面试“。或者你也可以这样写，”即使现在没有合适的职位，我希望能跟您见面，向您简单介绍一下自己，以便以后有机会时您能想到我，请在您方便的时候给我15分钟的时间。“

注意细节

如果可能的话，信要写给某个人，而不是写上一个空洞的头衔，但一定要写给适当的人。有许多应征者就是在这儿出轨的。如果你看到的广告上没有写明联系人，你可以在信封写上：致人力资源部经理。或者先打电话给公司的人力资源部，间明应该把信寄给谁。要问清楚姓名及性别。如果你在一位先生后面冠上小姐二字，你八成会得不到任何回音了。

应征信要用标准的商业格式打印出来，纸张质量要好。最后将附信和简历用曲别针夹在一起（不要用钉书针，因为这样给复印增添麻烦），然后就可以寄出了。

附信往往是你第一个也是最后一个能利用来抓住能聘用你的关键人物的注意力的机会，能获胜的附信都是些巧妙、简洁、专业而又引人注目的附信。因为这些恰好是多数老板在想要聘用的人员中寻找的品质。还要记住的是要持之以恒和积极乐观。如果第一次你不够幸运，6个月之内再去一封信，你可以写些，”你好，这半年来，我又干了什么什么工作“，但我还是想为您的公司效力。”也许你的信去得正是时候，我自己曾亲身经历过这样的事。因为无论附信写得多么好，有时候你还得需要一点运气。