办公用品管理控制流程

第一篇：办公用品管理控制流程

文件编号: 办公用品管理控制流程

办公用品管理控制流程

1.目的

为规范公司办公用品管理，使之满足员工工作需要，杜绝铺张浪费，特制定本办法。2.适用范围

昆山神舟所有部门办公用品的采购、领用及报废等管理。3.职责

3.1.各部门指定办公用品领用人员，由其负责编制本部门办公用品需求计划,向总经办行政科申请。3.2.行政科汇总各部门的需求，将《请购联系单（办公用品）》交总经办负责人审批。3.3计划供应中心采购专员负责采购。4.流程框图 见附录一 5.管理办法 5.1.定义

办公用品是指签字笔、稿纸、笔记本、信封、曲别针、胶水等公司日常办公所需品。5.2.办公用品申请

5.2.1.各部门应于每月24日之前根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，由部门指定专员填写《办公用品申请单》交总经办行政科。

5.2.2.总经办行政科统一汇总、整理各部门的《办公用品申请单》，并经核查库存状况后填写《请购联系单（办公用品）》，呈报总经办负责人审核,总经理批示同意后实施采购任务。5.3.办公用品采购

5.3.1.为有效完成采购任务，原则上由总经办行政科统一交计划供应中心采购部实施采购任务。

5.3.2.急需的非常规性办公用品可经总经办负责人同意后，由行政科办公用品管理员交计划供应中心采购部实施采购任务。

5.4.办公用品入库：办公用品入库前须进行验收

5.4.1.由总经办行政科仓库管理员按对应物品的规格进行验收。5.4.2.对于符合物品规格的，由总经办行政科仓库管理员登记入库。

5.4.3.对不符合要求的，由计划供应中心采购人员负责办理调换或退货手续。

5.4.4.对验收合格的办公用品，计划供应中心采购专员需在两周内（收货日期开始计）将《集团发货清单》交至总经办行政科签收，若超过2个月，将作礼品处理，不计入集团费用，由采购专员与供应商进行协调。5.5.办公用品领用

5.5.1.办公用品领用应填写《行政办公用品领用单》，经领用部门领导核准同意即可领用，大批量领用办公用品需总经办负责人审核。5.5.2.领用须知 文件编号: 办公用品管理控制流程 A.各部门成员不得将办公用品随意丢弃。B.办公用品若损坏无法使用，须交使用部门管理员“以坏换新”。5.6.办公用品使用

5.6.1.严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。

5.6.2.员工离职时应依《行政办公用品领用单》所领办公用品一并退回(消耗品除外)。5.6.3.凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。5.6.4.公司员工应本着节约的原则使用办公用品。5.6.5.办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。5.6.6.离职或调离时需将办公用品交部门其他员工使用。5.7.办公用品报废

5.7.1.非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应交回总经办行政科，由总经办行政科进行统一报废。

5.7.2.消耗性办公用品即时使用完毕无需报废。6.相关文件和表单 6.1.相关文件 无 6.2.相关表单

《行政办公用品领用单》 《请购联系单（办公用品）》 《办公用品申请单》

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附录一：办公用品管理控制流程框图

第二篇：办公用品控制管理

办公用品控制管理

为规范公司办公用品费用的管理，在保证日常办公需要的同时节约办公费用的开支，特制定的办法。

1、本办公费仅适合用于个人办公或低值易耗用品，所定的办公用品送到后，管理人员应按送货单对实物进行验收、核对品种，规格，数量与质量以及单价，确保没有问题的情况下在送货单签字。各部门应制定专人管理办公用品，行政部将办公用品发放后应做好登记，写明部门名称，品种、型号，每次领用做好登记，有些易耗品像笔芯之类的，可以以旧领新。采购部在选定供应商时，应通过多种途径确保办公用品优质保证。打印。复印文件时避免浪费，对于公司内部文件资料提倡使用二手纸，建议数量较大的打印时有专人负责，避免不熟悉操作造成的浪费，说明：办公用品行政部门统一保管，并指定保管人，按公司核定的费用标准向使用人发放。

2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用部门(人)费用，并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。

3、各部门办公用品费用核定及有关规定：

①、办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后领用和发放，严禁先借后领的行为。

②、公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经行政经理同意。

③殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用。

④各部门及各使用人的办公用品使用标准：每人每月最多领用1支签字笔，如果保管不好丢失自行负责购买。每周一统一领用办公用品,其他时间严禁领用办公用品。

⑤各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。

4、照月度对各部门领用办公用品数量及金额进行统计分析，降低各部门办公用品领用量。

5、电脑。饮水机及其他设 备下班后要关掉。

6、计按照月度申报，集中采购，集中分发，降低库存，减少采购频次。

第三篇：xz办公用品管理及申请流程(精)

佛山市英朗服饰有限公司档案编号:XZ—0002 办公用品管理制度

为规范管理好公司办公用品的申购,入库,保管,发放,使用,报废,盘存,交接程序,使之管理有序,责任明确,节俭节约,避免浪费,特制订本条例制度.一,办公用品的分类: 按使用的性质分为底值易耗品和高值保管品两类

其中底值耗品主要有:圆珠笔,记事本,大头笔,尺子,便签本,涂改液,铅笔,橡皮擦,复印纸,打印纸,笔芯,夹子,粉笔,裁床划粉,莹光笔,电风扇,线插板,插排,订书机,计算器,电话机,装订机档夹,裁床剪刀,印泥,报销单等价值较底的物品;高价管理品为电脑,复印机,相机,办公桌,文件柜等价值较高的物品.二,办公物品的管理自然部门, 公司办公用品的管理部门为人事行政部,行政部须在本月1-5日前将本月办公用品计划及上月办公用品的费用表上交公司总经理审核.办公用品费用表分常规和非常规两大类,常规的办公用品为日常耗用的底值易耗的费用,月初须由各部门主管制订相应的办公用品计划.当月支出应当限定在月初的计划经费之内,如有超支的,需要列出超支的原因,超支巨大的需作书面解释,非常规费用对应高值管理品一项,高值管理品不调月度计划,根据实际需要情况通过正常审批程序购置.人事行政部需于月初列出各部门的费用支出详细统计情况上交公司总经理审核.三办公用品的申请.办公用品的采购或者领用申请需要填写<办公用品申请单>.公司办公用品的申请资格人为主管级以上管理人员,各级管理人员应当根据自己部门的办公需要.及时

提出申购申请,普通员工的办公用品需要应当向本部门主管提出,由主管统一进行申请.四,办公用品的审批.在填写<办公用品申请单>后,申请人应当将申请单交有审查批准权的部门负责人审查批准,审批人是办公管理费用控制的责任人,其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任.公司赋予部门经理级以上的管理人员一定的价值范围内的办公用品申购权,根据不同的层级,划分出不同的类别办公用品的审批权.业务主管和部门经理负责审批属于底值易耗品的申请.五.办公用品的采购.填写的<办公用品申请单>在得到批准后,应当交到公司人事行政部由人事行政部门统一采购.人事行政部门应当做好供应商的建档工作,编制出常用办公用品的价格表,把握好办公用品的价格行情,做好供应商的比较,尽最大可能控制好办公用品的采购成本.人事行政部将根据公司日常办公需要,对一些常用的办公用品进行批量购买,在办公室保持一定的库存,以保证正常办公需要的及时满足,提高供给效率.六,办公用品的入库管理, 在供应商送来所购的办公用品后,应由人事行政部统一签收,保管和发放,人事行政部应当编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管,财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字,确认无误的付款.七,办公用品的保管.备用的办公用品由人事行政部统一保管,公司为人事行政部划定相应的存放区域,实行封闭保存.由各部门申请的办公用品应当及时发放.发放出去的办公用品应当由人事行政部做好相应的领用记录,明确领用部门及领用人.领用日期.对于大件管理品实行保管责任制,实行使用人,领取人,保管责任人三合一的办法,对保管责任进行归属.人事行政部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品

目录.现阶段的大件管理品范围暂定为:电脑及其配件,电话机,电风扇,计算器等.对保管责任进行归属.对因个人工作失误,非正常使用而对办公用品造成重大异常损耗,将根据个人责任的程度,由责任人承担相应的损失部份的赔偿(责任认定分三个级别,含完全责任,一般责任,轻微责任,分别对应80%/50%//20%的损失赔偿比例.损失的计算按历史采购成本计算.根据人事行政部事先公布该类办公用品的使用年限,在计提折旧后得出.如存在产品更新换代,市面购置价值降底的,也可以直接按重置成本计算,两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择

第四篇：办公用品采购流程

洋码头店铺名：澳洲通行证

办公用品采购流程

一、总则

1、为规范公司办公用品的采购与使用，加强办公用品的管理，根 据公司实际情况，特制定本流程。

2、本流程适用于公司所有员工。

二、办公用品分类

本流程所指办公用品主要包括：各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具及配件、其他零星物品以及大额资产等固定资产。

1、办公家具：如桌椅、文件柜、饮水机、电风扇等；

2、办公设备及办公用具：如电脑、投影仪、打印机等；

3、日常办公用品、耗材：如笔记本、笔、打印纸等；

4、其他。

三、采购原则

1、所有办公用品的采购、发放、管理工作，由行政部统一负责。

2、办公用品按照随时采购，随时发放的原则。

3、日常办公用品、耗材：如笔记本、笔、打印纸等，消耗量比较大，需要经常采购的，不需要填写《办公用品购置申请表》，由行政部统一购买，当库存低于一定数额时，行政部及时补充。

4、采购人员严格按照采购审批计划进行采购，不得随意增加采购品种和数量，凡是没有列入采购计划的或未经批准的办公用品，任何人不得擅自购买，否则后果自负。

四、采购办法

1、总价格在500元以下的日常办公用品、耗材，由行政经理审核后直接采购；

2、总价格在500元以上的办公设备，由总裁签字确认后采购。

五、采购审批程序

1、总价格在500元以下的物品：

申购人填写《办公用品购置申请表》，由行政经理审批，行政助理采购。

2、总价格在500元以上的物品：

洋码头店铺名：澳洲通行证

申购人填写《办公用品购置申请表》，由部门主管审核，并报总裁最终审批，行政助理采购。

六、办公用品的验收、入库

办公用品采购后，行政部负责验收并登记入库。

七、办公用品的保管

1、日常用的办公用品由行政部统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏、丢失，确保办公用品的功用和性能。

2、对固定资产实行保管责任制。实行使用人、领用人、保管责任人三合一的办法。谁领取，谁保管；谁使用，谁保管。

3、办公设备在使用过程中出现故障时，应及时通知行政部报修。

4、对因个人工作失误、非正当使用而造成办公设备出现重大耗损的，将根据个人错误的程度，由责任人承担相应的损失。

5、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公设备，由行政部确认。

八、办公用品发放

1、办公用品采购后，行政部通知需求部门领取。

2、需求部门领取物品时填写领用登记表并签字，行政部做好出库登记，并建立台账。

3、使用人在使用办公设备时，应严格按照要求进行操作，并注意日常保养维护。

第五篇：办公用品申购流程

办公用品管理制度及申购流程

一、总则

（一）为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。

（二）规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。

1、固定资产主要指：桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。固定资产需要遵守固定资产管理制度。

2、一般办公用品包括：剪刀、胶水、橡皮、回形针、笔、修正液、文件夹等常规办公日用品。

3、员工应对办公用品本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。

二、办公用品采购

（一）常规日用品采购，管理员根据库存情况填写请购单报总经理签字后由采购部安排采购。

（二）非常规用品和固定资产采购需申领人填写物品申购单审批后经管理员报总经理审批方可采购。非常规日用品和固定资产申购需该申购部门主管审批签字（部门主管需认真审核该用品是否需要）。

（三）采购员需经常调查办公用品的市场价格，保证最有性价比和质量。

三、办公用品的发放领用

（一）个人办公用品发放

1、新员工入职按标准配备水笔一支、笔记本一本、文件夹一个等。

2、个人领用日常办公用品时，到综合部物品领用登记表上登记签名即可。

（二）部门办公用品的发放

1、胶棒、直尺、订书器、墙纸刀按区域分配，每办公区分配一套（至少两人一套）。

2、计算器除必备部门（财务部）区域分配。

3、部门办公用品需本部门部长到管理员处签字领取。

（三）会务办公用品发放

公司会务所需办公用品由会务部门主管领取登记发放。

四、管理员职责

（一）管理员需做好办公用品领用登记，做好办公用品的购置、发放和库存管理。

（二）管理员需定期或不定期盘点，保证帐物相符。

（三）管理员须根据办公用品的消耗和领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。