高校档案整理的质量要求5则范文

第一篇：高校档案整理的质量要求

附件3：档案整理的质量要求

档案整理的质量要求

一、“案卷”为单位整理

组卷档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

（一）齐全完整

归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水；收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集；文电合一；底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档；有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档；附件随正件收集归档；关于同一问题的请示和批复应一起归档。

（二）分类科学

全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。

（三）保持文件内在联系

1、时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的。分年度时。以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及

法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期（成文日期），电报以发出日期，判定文件所属年度。遇到某些特殊情况，按以下原则处理：

（1）跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信等）作为一件的，可标起止时间；跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；法规性文件放在公布或批准的年度。

（2）按专门年度（如教学年度）形成的文件，放在专门年度组卷。（3）没有标明落款日期的文件材料。应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。

（4）临时性机构，存在时间不长（两年以内），文件材料较少。形成的文件可以不分年度。放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。

2、来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。

3、内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示

与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。文电应合一组卷。单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。

（四）正确划分保管期限

根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。文书档案根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期（30年、10年）二种不同的保管期限分开。永久保存的文件有以下八个重要方面：

一是本机关制定的法规政策性文件材料。这一条从文种的专指性上理解，可以细化为法律、法规、条例和政策性文件材料。

二是本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议主要指本级党代会、人代、政协会、经济工作会、纪检会及本机关召开的年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会、重要的专题工作研讨会的文件材料。要因机关性质来比较，对本机关只要具有重要影响力的活动都算。比如本机关机构设置、撤并、名称更改、人事任免、评先、组织简则、人员定编、印信启用和作废等文件材料。

三是本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。主要指本机关形成的年度或年度以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务事项的

文件、重要专题的调研材料、大事记、组织沿革、综合性统计报表等文件材料。

四是本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、报告、总结、结合性统计报表等。

五是本机关机构演变、人事任免等文件材料。

六是本机关房屋买卖土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

七是上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料，主要是指法律、法规、条例、业务标准、中长期发展规划等。

八是同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动规模大小、归档层次、影响力、产生的文件材料是否具备政策性等诸多因素来考虑。

二、按“件”整理

以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

对归档文件要逐件装订固定，对分类后的归档文件按时间、重要程度

排列，其中对成套性文件材料相对集中；编制归档文件目录（可从档案管理系统中打印）；将归档文件按连续件号顺序装入档案盒。

三、归档文件分类注意事项

根据本单位的保管期限表，对当年归档文件进行分类时要注意事项。一是原则上不要将多个保管期限的文件混在一起。二是应从一个问题或一组文件的重要程度划定保管期限，不要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。如教育工作会议材料，除了先进事迹是30年，其余都是永久，那么可以把这个先进事迹也做永久。统一规定重大活动、主要工作职能会议材料成套性集中，全部定为永久。三是上级业务主管部门文件永久从严(政策法规、方针性文件)，部分重要的可定为30年，其他都是10年。

四、排列编目要求

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内。根据一定的方法确定文件先后次序，并使这种系统化的次序固定化的过程。一般按级别、事由，结合时间、重要程度等排列。事由是指一件具体的事，一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等等。如申请一项拨款、召开一次会议。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列，会议记录排最前。上级来文集中排列在本级归档文件之前，同级文件排列在本级文件之后，再排下级。上级文件按同一文号集中排列；本级文件按综合、政工、业务、行政事务、其他（或党群、行政、业务、其他）的事由顺序排列。

（一）同一事由的归档

文件排列内容单一或同一事由的案卷或归档文件，可按文件作者、形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上级、本级、同级、下级排列。不同级别内再按时间的先后顺序或重要程度排列；综合类文件排列,按会议记录、综合性会议材料、计划、总结、汇报等顺序。

（二）不同事由的归档文件排列

1、按不同事由形成时间的先后顺序排列。这种方法只需将不同事由的文件，按其形成时间或办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素，这种方法比较简单，较使用于实行“随办随归”的机关。如一个作者，几个问题的文件，就先按问题后按时间排列。

2、按事由的重要程度排列。即将主要职能活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。如档案局永久文件先排会议记录、工作计划、总结、全档案工作会议材料、综合性年报，再排政工方面的人员任命、增加工资、职工退休、干部、党员花名册、年报等，然后是业务方面的民生档案工作意见等。

3、按事由具有的共同属性分别集中排列a、一个事由，几个作者，可先按作者，再按时间排列。例如人事工作文件，可先将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中到一起。b、一个事由，几个地区，可先按地区，再按时间排列。如基层上报的工作总结、统计、年报、花名册。

4、密不可分的文件应依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，罪证、旁证等依据性材料在后

第二篇：论新时期高校档案管理人员业务素质要求

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论新时期高校档案管理人员业务素质要求 作者：赵淑琴

来源：《沿海企业与科技》2005年第10期

[摘 要]文章分析了当前形势下我国高校档案管理人员素质现状，就如何提高高校档案管理人员素质，提出了若干对策建议。

[关键词]高等院校；档案管理；业务素质；提高

[中图分类号]G271．6

[文献标识码]A

第三篇：高校毕业生档案

高校毕业生档案转接常见问题答疑

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、学历职称、社会关系等个人情况的文件资料，它与个人工资待遇、劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。眼下由于毕业生对人事档案的重要性认识不足，大多数毕业生不知该如何妥善地处理自己的档案。现结合工作实际，将高校毕业生档案转接中的一些常见问题解释如下：

1、毕业生“学籍档案”与“人事档案”的区别及联系？

答：毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案，它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等，是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来，它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议，履行相关毕业程序并取得报到证，然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，这时的学籍档案正式成为人事档案。

由于国家现行政策规定，毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年。有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。其实，学校保存的只是你的“学籍档案”，而你保留干部身份，办理转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行。学校保存的学籍档案只是“存放”，涉及人事关系的证明等没办法出具。

２、哪些机构能保管人事档案?

答：根据《流动人员人事档案管理暂行规定》，流动人员人事档 1

案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。

未就业的大中专毕业生和应聘到非公有制单位的学生，根据需要可以将自己的人事档案关系在户口所在地的人才交流机构托管，亦可将人事档案关系交由工作所在地的人才交流机构托管。特别提醒到北京、天津、上海、广州等大城市工作的毕业生，除单位给你上保险外，其它情况，如不能将户口迁到工作城市，单纯的档案调动对你无任何意义。你可将人事档案落在户口所在地人才交流机构，然后去上述城市工作，这样依托于档案的出国政审、转正定级、工资调整、职称评审、社会保险等才能得到有效办理。毕业生自己保存档案，档案的完整性、真实性得不到保障，同“丢弃”档案没什么两样，有可能会使档案变成“死档”。

３、毕业了，我的档案该怎样转递？

答：普通高等院校一般是按照《就业协议书》（即三方协议）签发《报到证》，转递档案的。

（1）、若您的就业单位是国有企业或机关事业单位等有人事档案管理权的单位，您的档案将被寄送到工作单位；

（2）、若您的就业单位是非公企业，您的档案将被寄送到单位所在地的人才交流机构；

（3）、若您离校时未就业，档案将被寄送到您入学前户籍所在地的人才交流机构。

国家政策规定高校毕业生档案应通过“机要交通”或由档案管理

部门派专人送取，不得邮寄或交高校毕业生及其他个人自带。对本人自带的高校毕业生档案，人才交流机构概不接收。

４、毕业之后，我应如何查询自己的档案去向？

答：毕业生档案一般是按《报到证》签往地转发的。凡报到证签发到扎鲁特旗人才交流中心的高校毕业生，在学校发出档案５～７个工作日后，可向扎鲁特旗人才交流中心电话查询自己的档案是否到达。确认档案已到达的，由学生本人或其家人到人才交流中心办理毕业生备案登记；若档案未到，请向学校了解你档案转出的具体时间和转往地。扎鲁特旗人才交流中心联系电话：0475-7230521。

如在区外高校就读的毕业生，学校通常会将档案发至《报到证》的签往地，即：内蒙古自治区高校毕业生就业指导中心。如果要将档案转回扎鲁特旗，需要到旗人才交流中心开具《调档函》后，持毕业生《报到证》原件及学生本人身份证复印件到内蒙古自治区高校毕业生就业指导中心报到，然后将档案通过机要转发到扎鲁特旗人才交流中心。

5、毕业好几年了，现在不知档案在哪里，我该怎么办？答：紧急补救 教您几招：

第一招：把档案留在人才交流机构但一直没有理会的，建议尽快与人才交流机构联系，办理相关手续后将档案关系理顺。遇个人信息或联系方式变更，及时通知档案托管单位做好登记，保持联络畅通；

第二招：“口袋档案”要尽快交到工作单位或政府所属人才交流机构。如果档案袋被打开，里面的资料就得经相关部门核实，如果档案资料遗失，还要到原单位去补充和确认；

第三招：“跳槽”人员将档案遗留在原单位长期未办理转档手续的，要与原单位协商，解决跳槽后的遗留问题，以便及时将档案转交新的单位或其委托的人才交流机构；

第四招：对于那些不知档案去向的，毕业生要与参加工作前最后一个学校的相关部门联系，外地毕业生也可向原户籍所在地的人事部门或人才交流机构咨询，已经多次变换工作单位的人要向第一家用人单位咨询。

6、档案托管手续如何办理？

答：毕业生以个人名义办理人事档案托管，先向人才交流中心提出申请，由人才交流中心向所在院校发出调档函，收到档案后经审核符合委托档案管理条件的，人才交流中心与毕业生签订《委托保管人事档案协议》，并办理有关手续。

7、毕业生委托人才交流机构人事代理后享有哪些服务?答：(1)、负责人事档案关系接受、调出相关手续;

(2)、办理毕业生的转正定级；

(3)、档案工资调整；

(4)、技术职称申报；

(5)、考研、出国政审；

(6)、出具各种人事证明等。

第四篇：高校档案管理制度

档案员岗位职责

一、认真学习宣传贯彻《档案法》、《档案法实施办法》、《归档文件整理规则》、《四川省机关档案工作业务建设规范》、《四川省机关档案工作规范化管理标准》、国家档案局8号令及有关法规文件，钻研业务知识，提高业务水平。

二、负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作并编制检索工具。

三、搞好档案的保管、利用、统计和汇编工作，熟悉保管档案的内容，积极提供档案利用，并做好档案利用登记等各种记录。

四、严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档案的完整和安全。

五、配合有关部门进行档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁意见，做好销毁工作。

六、做好档案“九防”工作，每季度至少要对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。

兼职档案工作人员职责

一、认真学习贯彻、执行《档案法》和《〈中华人民共

和国档案法〉实施办法》，遵守档案工作的各项规章

制度。

二、执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。

三、负责收集、整理本科室业务工作中形成的各类文件

材料，按要求及时向综合档案室移交，并办好交接

手续。

四、认真做好“九防”工作，确保档案、材料的安全。

五、协助专职档案员做好利用工作，充分发挥档案的作

用。

文件归档制度

一、归档范围：本单位从事政治、经济、文化等活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。

二、归档时间：

1、文书材料于次年三月底前立卷归档；

2、会计文件材料在会计终了后，由会计人员立卷归档，于次年三月底前移交进档案室；

3、照片（底片）、录音、录像材料在拍摄（制作）完毕后一个月内向档案人员移交归档；

4、其它门类和载体的文件材料，也应于完成工作后一个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。

三、归档要求：

1、应归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整；

2、归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案管理的规范分类、填写各类目录。

微机管理制度

一、微机工作人员，要努力学习微机知识，熟悉各科室微机填制业务，为档案的查询、利用创造有利条件。

二、自觉遵守单位各项规章制度，严格按照机器的操作程序进行，用完机器后，应检查电源、设备是否关好。

三、非本室工作人员不得擅自操作，因工作需要上机人员，在上机前，应征得微机管理人员的同意方可上机，在使用中应爱护设备。

四、未经微机管理人员同意不准私自将微机里的数据拷贝出来，不得将任何软件安装进机器中使用。

五、损坏微机室内的公共财物，应酌情赔偿。

六、努力完成单位领导下达的各项任务，积极指导、帮助本单位各科室档案材料运用微机管理工作。

七、自觉维护和保持室内卫生，不准吸烟和随地吐痰。

档案收集整理制度

一、凡是我办在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件、材料、报表、照片、录像等必须收集整理。

二、收集文件材料（含电子文档）必须齐全完整，做到分门别类存放。

三、整理档案要按照文件材料形成的自然规律，保持它们之间的有机联系，区分价值，分类整理，做到无积存零散文件，案卷质量符合业务规范要求。

四、归档文件材料的制作和书写要适宜长期保存，禁止使用圆珠笔、铅笔和复写纸。

档案保管制度

一、本单位所有的各种门类和载体的档案材料，由档案人员在档案室集中统一管理，任何个人不得私自保存和任意销毁。

二、档案保管应采用专用柜架，档案库房应当坚固可靠、清洁通风，有防火、防盗、防鼠、防潮、防光、防尘、防虫、防高温、防有害害气体等设施。

三、档案管理员要定期检查档案，作好检查记录，发现问题及时采取有效措施，确保档案完整和安全。

四、档案如有破损或字迹模糊，应及时修补或复制。

五、档案人员调动工作时，应在离职前办理移交，移交档案时，双方应根据移交目录清点核实，并履行签字手续。

档案保密制度

一、认真贯彻《保密法》，遵守保密制度，保守档案机密，维护档案秘密的安全。

二、档案室保管的涉密档案，要根据国家规定确定保密项目和密级，不得擅自扩大使用和接触的人员范围。

三、档案室是机要部门，无关人员未经许可不得入内。任何人不得擅自翻印、复制、摘抄和向外传播档案内容。经批准翻印、复制的保密材料要按正式文件进行登记和清退。

四、档案移交、接收和查（借）阅必须办理登记手续，归还时要清点注销。

五、需销毁的档案材料，应造具清册，写出销毁报告，经鉴定小组审批后，在指定地点销毁。平时办公废纸、废件及时销毁，不得随意丢弃。

档案查、借阅制度

一、本单位职工利用档案，须经办公室主任同意后方可查（借）阅；外来人员利用档案，须持单位介绍信，经分管领导同意后方可查（借）阅。

二、利用者必须爱护档案，不得在文件材料上画圈、勾线和作任何记号，不得涂改拆散、抽页、污染和损坏档案。

三、利用者必须严格遵守保密制度，只能查阅相关内容，不得随意传播和扩散档案内容。

四、利用者需摘抄(复制)档案内容，须经档案管理人员同意，所摘抄(复制)的内容经档案人员校对并加盖我办公章后方为有效。

五、利用档案一般只能在指定地点查阅，不得随意带走。本单位工作人员确因工作需要，在办理借阅手续后，可以借出档案室。

六、借阅期限不超过一周，确需延期者，经办公室主任同意并另行办理借阅手续。

七、利用档案须填写查(借)阅登记簿和档案利用效果登记簿。

档案统计制度

一、档案统计工作是档案基础工作的重要组成部分，档案工作必须加强政治责任心，认真做好此项工作。

二、对室藏的各种门类、载体的档案资料利用情况，必须建立齐全的登记，统计注册。

三、对当年形成的归档案卷（包括接受、移交）和档案借阅、鉴定情况应随时登记。

四、每年年终形成的各类档案资源和编写的档案工具，科研材料（包括案卷目录、归档文件目录、全引目录、字号、索引、人物卡片、专题目录、大事记、组织、各项规章制度）统计一次。

五、档案资料的查阅、供阅情况，每年统计两次（六月和十二月）。

六、每年十二月前，填写《档案工作统计年报表》一式两份，一份上报上级机关，一份存档。

档案鉴定销毁制度

一、档案室要根据国家档案局关于档案保管期限的规定、原则、标准，结合本单位制定的档案保管期限，确定档案价值，划分保管期限，剔除确无保存价值的档案，以便销毁。

二、档案的鉴定工作由办档案鉴定销毁领导小组负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，经批准后方可销毁。并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。

三、实行定期鉴定，力求准确无误，做到不留错，也不错毁档案材料，凡鉴定剔除的档案，应保存1—2年后确认无保存价值，方可销毁。

四、销毁档案时必须注意保密，并指定专人（二人）以上监销。

业务书刊（资料）管理制度

一、本单位内各类业务书刊（资料）的保管工作，由档案人员负责收集管理。

二、凡各科室需订购的业务书刊，应由单位领导审批后方可征订或购买，并送档案室统一管理。

三、凡借阅业务书刊（资料），必须按期归还。需继续使用的应补办手续。

四、借阅书刊须办理借阅手续，爱护书籍，不得涂改、圈划。如丢损，照价赔偿。

归档材料控制措施和验收制度

一、档案分管领导必须参加本单位重要会议，档案管理人员必须了解本单位有关的重大事项，做好材料收集归档工作。

二、按照《档案法》的有关规定，对国家规定应当立卷归档的材料，必须定期向档案室移交，集中管理。任何人不得据为己有。

三、档案管理人员必须档案材料的评审、鉴定，设备的开箱等工作并有纪录。

四、专项活动与建档工作实行同步：即下达计划任务同时提出文件材料形式情况；工作结束同时验收档案材料的完整、准确、归档情况。

五、对外出人员获得的各类文件和引进设备、技术的各种材料必须全部上交给档案管理人员，由档案管理人员把关验收。

第五篇：高校档案管理制度

档案员岗位职责

一、认真学习宣传贯彻《档案法》、《档案法实施办法》、《归档文件整理规则》、《四川省机关档案工作业务建设规范》、《四川省机关档案工作规范化管理标准》、国家档案局8号令及有关法规文件，钻研业务知识，提高业务水平。

二、负责文件材料的收集、整理、立卷、归档工作并编制检索工具。

三、搞好档案的保管、利用、统计和汇编工作，熟悉保管档案的内容，积极提供档案利用，并做好档案利用登记等各种记录。

四、严格执行档案管理各项制度和保密守则，维护档案的完整和安全。

五、配合有关部门进行档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁意见，做好销毁工作。

六、做好档案“九防”工作，每季度至少要对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理并做好记录。

兼职档案工作人员职责

一、认真学习贯彻、执行《档案法》和《〈中华人民共

和国档案法〉实施办法》，遵守档案工作的各项规章

制度。

二、执行保密法规，杜绝档案泄密事件发生。

三、负责收集、整理本科室业务工作中形成的各类文件

材料，按要求及时向综合档案室移交，并办好交接

手续。

四、认真做好“九防”工作，确保档案、材料的安全。

五、协助专职档案员做好利用工作，充分发挥档案的作

用。

文件归档制度

一、归档范围：本单位从事政治、经济、文化等活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录均属归档范围。

二、归档时间：

1、文书材料于次年三月底前立卷归档；

2、会计文件材料在会计终了后，由会计人员立卷归档，于次年三月底前移交进档案室；

3、照片（底片）、录音、录像材料在拍摄（制作）完毕后一个月内向档案人员移交归档；

4、其它门类和载体的文件材料，也应于完成工作后一个月内向档案人员移交或按档案部门有关规定办理。

三、归档要求：

1、应归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整；

2、归档文件材料应保持它们之间的历史联系，按照档案管理的规范分类、填写各类目录。

微机管理制度

一、微机工作人员，要努力学习微机知识，熟悉各科室微机填制业务，为档案的查询、利用创造有利条件。

二、自觉遵守单位各项规章制度，严格按照机器的操作程序进行，用完机器后，应检查电源、设备是否关好。

三、非本室工作人员不得擅自操作，因工作需要上机人员，在上机前，应征得微机管理人员的同意方可上机，在使用中应爱护设备。

四、未经微机管理人员同意不准私自将微机里的数据拷贝出来，不得将任何软件安装进机器中使用。

五、损坏微机室内的公共财物，应酌情赔偿。

六、努力完成单位领导下达的各项任务，积极指导、帮助本单位各科室档案材料运用微机管理工作。

七、自觉维护和保持室内卫生，不准吸烟和随地吐痰。

档案收集整理制度

一、凡是我办在工作活动中形成的具有查考利用价值的文件、材料、报表、照片、录像等必须收集整理。

二、收集文件材料（含电子文档）必须齐全完整，做到分门别类存放。

三、整理档案要按照文件材料形成的自然规律，保持它们之间的有机联系，区分价值，分类整理，做到无积存零散文件，案卷质量符合业务规范要求。

三、实行定期鉴定，力求准确无误，做到不留错，也不错毁档案材料，凡鉴定剔除的档案，应保存1—2年后确认无保存价值，方可销毁。

四、销毁档案时必须注意保密，并指定专人（二人）以上监销。

业务书刊（资料）管理制度

一、本单位内各类业务书刊（资料）的保管工作，由档案人员负责收集管理。

二、凡各科室需订购的业务书刊，应由单位领导审批后方可征订或购买，并送档案室统一管理。

三、凡借阅业务书刊（资料），必须按期归还。需继续使用的应补办手续。

四、借阅书刊须办理借阅手续，爱护书籍，不得涂改、圈划。如丢损，照价赔偿。

归档材料控制措施和验收制度

一、档案分管领导必须参加本单位重要会议，档案管理人员必须了解本单位有关的重大事项，做好材料收集归档工作。

二、按照《档案法》的有关规定，对国家规定应当立卷归档的材料，必须定期向档案室移交，集中管理。任何人不得据为己有。

三、档案管理人员必须档案材料的评审、鉴定，设备的开箱等工作并有纪录。

四、专项活动与建档工作实行同步：即下达计划任务同时提出文件材料形式情况；工作结束同时验收档案材料的完整、准确、归档情况。

五、对外出人员获得的各类文件和引进设备、技术的各种材料必须全部上交给档案管理人员，由档案管理人员把关验收。