【秘书资格考试公文写作】秘书资格考试指导——总结的写作方法[定稿]

第一篇：【秘书资格考试公文写作】秘书资格考试指导——总结的写作方法[定稿]

【秘书资格考试公文写作】秘书资格考试指导——总结的写作方法

最近发表了一篇名为《【秘书资格考试公文写作】秘书资格考试指导——总结的写作方法》的范文，觉得有用就收藏了，希望大家能有所收获。

秘书资格考试指导——总结的写作方法

题解

人们常常对已做过的工作进行回顾、分析，并提到理论的高度，肯定已取得的成绩，指出应汲取的教训，以便今后做得更好些。将这些内容用书面文字表述出来便是总结了。

理由

人们所以应该重视总结的写作，首先在于总结是一种常用而重要的文体。毛泽东同志指出：人类总得不断总结经验，有所发现，有所发明，有所创造，有所前进。可见总结是社会

进步、人类发展的重要一环，是指导和推动各项工作的一个步骤。从大的方面说，总结能为国家制订各项路线、方针、政策提供重要依据；从个人或集体来说，总结也是不断提高思想、业务水平的一项切实的事情。同时，写总结本身也是总结过程中的重要环节。总结又是应用文体中特别重要的一种，应该从小就培养写总结的能力。

操作指导

总结的种类挺多，如思想总结、学习总结、生产总结、工作总结、个人总结、集体总结、阶段总结、季度总结、学期总结等等。这些只是划分的角度不同而有不同的名称。在具体写作上，却也有总的规律可以寻找。

首先是格式问题。

总结一般的格式为标题、前言、主体、结尾四部分。标题即总结的名称，有时可以将主要内容、性质作标题，如不能表达出完整的意思时，在正标题下可以再拟副标题。如《我的思想

总结——学赖宁的体会》。这里便是两个标题了。

前言。前言的写法多种多样，有的概述变化情况及主要成绩；有的介绍基本情况；有的概述总结的目的、方法等等。

主体是总结的核心部分。这部分一般应叙述总结事件的过程、做法、体会、经验、教训，并且要作理论的概括，总结出规律性的东西。

总结的优劣，这是决定性的部分。

结尾或提出今后努力方向，或指出存在的问题，或表示自己的态度。

其次，总结要实事求是。这就是从实际出发，有一说一，有二说二，老老实实，认真负责。写总结要防止几种情况，一种是因领导让写，不得不写，写几行敷衍过去，这不是严肃的态度；二是把写总结当作吹嘘自己、捞取好处的机会，在总结里将小事说成大事，甚至捏造事实，弄虚作假；三是出于所谓 的“谦虚”，该写的不写，或是写了怕人讽刺就不写。这些都不是实事求是的态度。

第三，选择总结的结构形式。

总结常见的结构形式有四种：

一为条目式，就是把材料概括为要点，按一定的次序分为一、二、三等条，一项项地写下去。这容易条理清楚，但往往欠紧凑。

二为三段式，即从认识事物的习惯来安排顺序，先对总结的内容作概括性交代，表明基本观点；接着叙述事情经过，同时配合议论，进行初步分析；最后总结出几点体会、经验和存在问题。这种结构单纯、易学。

三为分项式，即不按事件的发展顺序，而是把做的事情分几个项目，也就是几类，一类一项地写下去，每类问题又按先介绍基本情况，再叙述事情经过，再归纳出经验、问题三个顺序写下来。这种方

式较复杂，只有总结涉及面广、内容复杂的事情才采用。

2

《【秘书资格考试公文写作】秘书资格考试指导——总结的写作方法》是篇好范文参考，讲的是关于总结、问题、标题、重要、事情、内容、经验、有所等方面的内容，看完如果觉得有用请记得收藏。

第二篇：【秘书,资格考试写作题】秘书资格考试指导之秘书写作：专题总结

【秘书,资格考试写作题】秘书资格考试指导之秘书写作：专题总结

是最新发布的《【秘书,资格考试写作题】秘书资格考试指导之秘书写作：专题总结》的详细范文参考文章，感觉写的不错，希望对您有帮助，重新编辑了一下发到。

秘书资格考试指导之秘书写作：专题总结

;为将地区建筑工地管理工作落实到实处，确保地区单位科研生产、建筑工程施工有序的进行，减少各类事故发生。××街道的建筑工地管理工作，以“三个代表”重要思想和“十六大”精神为指导，坚决贯彻落实党和国家、市、区、关于加强建筑施工单位管理的指示精神，认真落实“预防为主，安全第一”方针。一年来，在上级有关职能部门的

大力支持下，在街道工委、办事处的正确领导下，通过地区建筑施工单位的共同努力，有力的保证了××地区施工工地全年未发生各类重大事故，取得了较好的成绩，维护了地区的安全与稳定。现将一年来的工作总结如下：

一、提高认识，加强领导

为加强地区建筑工地安全生产工作的领导，确保国家集体财产和人民的生命安全，维护地区的稳定。年初，组织地区安全生产领导小组召开了安全生产工作研讨会，会上对一年来工地管理工作进行了认真的总结和分析，在全面肯定取得的成绩的同时，找出了各单位在管理中存在的问题和不足，在此基础上，确定了2004年工地管理工作目标，并制定了切实可行的工作计划和实施方案，从而为地区的安全生产工作打下了良好的基础。

二、范文写作加强宣传教育工作，广泛提高干部职工的安全意识

（一）年初召开了建筑施工管理工作会，建设工程甲、已双方负责人参加。会上传达了市、区安全工作会议精神，学习了北京市人民政府72号令和《北京市建筑工程施工现场管理办法》。布置了地区2004年建筑工地安全生产工作，并对2003年施工工地存在的问题进行了通报。街道办事处副主任XX，对全年的安全生产工作提出了要求，要求各建筑施工单位必须做到“三真”，即：对安全工作要“认真”、要“较真”、要“求真”；“四不”即：对事故“原因不查清不放过”、“责任不分清不放过”“隐患不整改不放过”“职工不受教育不放过”。最后区建委领导做了重要讲话，要求各建筑施工单位一定要将各项规章制度落实到位，领导切实抓好各自的安全管理工作，确保不发生各类安全生产事故。

（二）在安全生产宣传月活动中，XX街道成立了领导小组并制定了活动计划。活动中紧紧围绕“安全责任重于泰山”这个主题，以单位内部宣传为主，开展了丰富多彩的活动，各施工单位在

各自明显位置悬挂横幅、张帖宣传画、组织职工观看录像、开展知识答卷和知识竞赛，宣传月活动期间共出版报68块，挂横幅40余条，图片1000余张，使广大群众受到了深刻教育。使安全生产工作深入人心。

（三）为宣传、贯彻、落实《中华人民共和国安全生产法》，努力提高各单位以致全社会安全生产法制意识。劳动科在10(来自:)月份举办了工地项目经理和安全员参加的《安全生产法》培训班,参加单位27个，人员53人。通过培训切实提高了企业法人、工地安全管理人员的安全意识和业务水平。

三、严格管理、加大执法检查力度

（一）在日常管理中实施集中检查与日常巡查相结合，非常时期重点检查。在“春节”、“五一”、“十一”以及“十六大”召开前夕，分别组织召开了地区各施工单位参加的安全生产工作会，下发文件布置安全生产工作，随后在各单位自查的基础上加大了执法检查力度，重

点对施工现场的“四防”工作，即：防火、防电、防煤气中毒、防食物中毒开展了重点检查，检查中对发现的问题进行了严肃批评并限期整改，从而及时的消除了事故隐患，保证了安全生产的正常进行。

（二）贯彻落实国务院办公厅《关于进一步整顿和规范建筑市场秩序的通知》精神，按照市、区建设委员会的工作安排，配合区建委对辖区建筑施工单位办理规划许可、施工许可、招投标、工程承包、工程质量等情况开展了拉网式检查，在检查中地区各施工单位，不但进行了认真的准备，积极的配合，而且手续齐备，符合检查的规定和要求，其中XX公司XXX经理部和XX建筑工程公司受到了区检查领导小组的表扬。

（三）根据《北京市建筑工程施工现场管理办法》，加强了对施工现场的管理工作。建筑单位施工现场的土方覆盖、现场围挡、按时清扫、撒水压臣和扬尘治理等项工作落实到位，并做到

绿化美化，受到了上级职能部门的好评。

（四）针对地区单位建筑施工单位内部管理不平衡的状况，2004对建筑施工单位实行责任制管理，年初与11个施工工地签订了《安全生产责任书》，明确责任。2004年共对施工工地检查26次，对存在问题的工地下发限期整改通知15份，对一个手续不完备的工地作出了停工处理。范文TOP100由于安全生产工作措施得力，管理检查到位，各单位做到了安全施工、文明施工，从而保证了云岗地

区施工工地无重大事故的发生。

回顾一年中的工作，我们虽然取得了较大的成绩，但是，我们感到进一步抓好建筑工地管理工作的任务还十分艰巨。在新的一年里，我们一定再接再厉，按照市区的部署，在街道工委、办事处的领导下，依靠地区单位的支持，对建筑工地管理工作常抓不懈，坚决完成各项工作任务，为维护XX地区的安全与稳定做出新的贡献。

200×年×月×日

以上是《【秘书,资格考试写作题】秘书资格考试指导之秘书写作：专题总结》的范文参考详细内容，涉及到单位、安全生产、地区、施工、检查、工作、安全、工地等范文相关内容，觉得好就按收藏下。

第三篇：秘书资格考试：《公文写作》练习试题(四)

秘书资格考试：《公文写作》练习试题

（四）一、填空题：（共16分）

1、批复的正文一般包括___________、__________和________三个部分。

2、会议纪要的主体部分的三种写法是_________、________和____________。

3、按照适用范围的不同，可以将报告分为__________、_________和________。

4、公文的标题中除_________________名称加书名号外，一般不加标点符号。

5、公文主题词一般不超过5个，其标引顺序是__________________________。

6、命令一般包括任免令、__________、_____________和_____________等。

7、完整的公文标题由____________、_________和文种名称三部分组成。

二、单项选择题：（共10分）

1、行政公文共有（）

A、11类13种

B、13类13种

C、13类14种

D、14类15种

2、公文的秘密等级应标于文头的（）

A、左上角

B、右上角

C、右下角

D、左下角

3、发文字号中年份的正确写法是（）A、[97]

B、[‘97]

C、[1997]

D、[1997年]

4、一般要标注签发人姓名的公文是（A、上行文

B、平行文

C、下行文

D、泛行文

5、只能有一个主送机关的行文是（）A、上行文

B、平行文

C、下行文

D、泛行文

6、什么级别以上的政府才可以发布命令（））

A、乡镇级

B、县级

C、省级

D、中央级

7、转发公文应使用的文种是（）

A、通知

B、通报

C、报告

D、批复

8、任免干部应使用的文种是（）

A、通知

B、通报

C、意见

D、批复

9、结语“现提请审议”适用于（）

A、请示

B、报告

C、议案

D、函

10、通报和通告共同具有的一个特质是（A、独特性

B、指导性）C、知照性

D、政策性

三、分析题：

以下公文存在多方面的错误，请认真阅读后找出错误的地方，并说明正确的写法。

要求：

1、精炼概括、语言通顺、表述准确；

2、不得直接在试卷上做涂改。（共10分）份号：001 机密★1年

特急

××市人民政府文件

关于遭受特大自然灾害和发生地震情况的请示报告 签发人：××××发[2002]99号

××省委、省政府、省财政厅、省委宣传部：

最近我市遭受百年不遇的特大洪涝灾害，造成房屋倒塌，良田损坏，损失严重。为解燃眉之急，请省里帮助解决部分救灾物资和500万元救灾款。在这次抢险救灾中，我市全国劳动模范、受国务院表彰的英模×××同志不幸牺牲，为表彰他的献身精神，我市拟在他的家乡A县为其建一尊大理石雕像，请予批准。

在全市人民团结奋战，抗洪抢险之际，昨天晚上20:45分，我市B县又发生了4.1级地震，虽未造成人员伤亡和经济损失，但我们已做好预防大震的准备，积极组织全市人民抗灾自救，建好家园。

特此报告，妥否，请批示。

××市人民政府

主题词：省委办公厅、省政府办公厅

（共印30份）

四、名词解释：（共9分）

1、复函——

2、会议纪要——

3、不相隶属机关——

五、简答题：（15分）

1、批转、转发性的通知在制作标题时要注意些什么？

2、议案、提案、建议有什么区别

3、提高公文作者的素质修养应注意哪些问题？

六、作文题：（共40分）

1、某大学承办了全省第M届大学生篮球赛，请代该校拟一份请示，向教育厅申请拨款20万元购买比赛器材。（10分）

2、以本单位推广普通话活动（或其它活动）为主题，编写一期简报。（30分）

要求：（1）画出简报的样式。（2）采用总结式写法，写一篇600字左右的稿件。要求内容完整，重点突出，符合总结的结构要求。（3）具体内容可作合理的想象。参考答案

一、填空题：

1、批复缘由、批复事项、结语

2、条项式、综合式、摘录式

3、工作报告、情况报告、答询报告

4、法规、规章

5、先标类别词，再标类属词

6、发布令、行政令、奖惩令

7、发文机关、事由

二、选择题：

1、B2、B3、C4、A5、A6、B7、A8、A9、C10、C

三、分析题：

1、一般件不印“份号”、“秘密等级”和“紧急程度”。如有，“秘密等级”和“紧急程度”的位置应标在右上角。

2、混用文种，应删去标题中的“报告”，结语中的“报告”应改为“请示”。

3、标题含义不准确，应进行概括并点明请示事项。

4、签发人和发文字号不能混在一起，发文字号应标注于发文机关标识下方居中位置，签发人应在发文字号右侧平行标注。

5、主送机关只能一个。

6、应当一文一事，不能在一个请示里同时请示“救灾”和“建雕像”等多个事项。

7、请示缘由混乱，应将文中有关遭受洪涝灾害和地震的情况结合叙述。

8、成文时间应用小写汉字。

9、主题词错误，应按《国务院公文主题词表》规定办法标注。

10、缺印发机关和时间。

四、名词解释：

1、复函是指答复对方单位提出的有关公务事项的函。

2、会议纪要是用于记载和传达会议情况、议定事项的文种。

3、不相隶属机关指不是同一垂直组织系统不发生直接职能往来的机关，包括平级机关或不同级别的机关。

五、简答题：

1、发布性通知的标题，一般由发文机关、发文方式、被发文件标题、文种组成。若被发的是法规性文件，应给原文件标题加上书名号。被层层转发的公文，为使标题简洁，可进行简化处理：删去前面的“关于”，保留最后一个“关于”；省掉中间过度机关，直转至最上级机关原文。

2、议案是各级人民政府依照法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的公文。提案是政协委员向政府部门提出书面意见和建议的专用文书。建议是人大代表对政府工作所提的批评、意见和建议的一种文字素材。

3、提高公文作者素质修养应注意以下内容：（1）人格素养；（2）思想理论素养；（3）文化科学知识素养；（4）思维能力；（5）处事能力。

六、作文：（略）

第四篇：秘书资格考试公文写作试题：公文改错习题

秘书资格考试公文写作试题：公文改错习题

《一》

x x币人民政府办公厅通报 全体市民：

据反映得知，近日来本市部分地区有一种令人人心惶惶的传说，称原流行于某国的恶性传染病××热已传入本市，并已造成十几人死亡。经本市防疫部门证实，这是完全没有任何事实根据的，本市至今从未发生过一起××热的病例。经核查，这一消息源于本市《晨报》零六年4月1日的一则“愚人节特快报告”。《晨报》这种不顾国情照搬西方文化极不严肃的做法是非常错误的，已经给全市人民的稳定生活带来了极其恶劣的影响。目前有关部门已对本报作出停业整顿并令其主要负责人深刻检查等待纪律处分的处理。有关单位应汲取这一教训，采取措施以予杜绝。特此通报。

××市人民政府启 参考答案：（1）标题缺问题；（2）不应直接主送市民；（3）“传说”一词不妥；（4）文中日期混用；（5）“本报”一词错用；（6）发文机关前后不一；（7）作者后的“启”字为错用；（8）“以予”一词颠倒。

《二》

隆回县办公室主任（秘书）培训班办公室业务考试公文改错题试题参考答案 1．发文字号“[ ]”应改为“〔 〕”； 2．发文顺序号不编虚位，“022”应为“22”； 3．发文字号应用4号仿宋字体排印；

4．上行文应标注签发人，签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成； 5．标题中字体有误，应为“二号方正小标宋字体”，居中排印；

6．标题应位于红色横隔线下方空2行排印； 7．标题文种混用，“请示报告”应改为“请示”； 8．标题用语不精炼，应删除“请求”二字； 9．缺少主送机关，应增加“县人民政府”；

10．主送机关应在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印，回行时顶格，主送机关名称之后用全角冒号；

11．党的机关公文成文日期应用阿拉伯数字，“二OO七年五月十二日”应改为“2007年5月12日”；

12．成文日期标注于发文机关署名右下方，低两个字用3号仿宋体字排印； 13．党的机关的公文，发文机关署名，与正文的末行一般空两行排印；

14．党的机关的公文，抄送机关“抄送”2字顶格，用5号黑体字排印，后标全角冒号； 15．抄送机关名称用5号宋体字，中间可用顿号、逗号、分号，末尾不用标点符号。

《三》

关于申请拨给灾区贷款专项指标的报告 省行：

×月×日，××地区遭受了一场历史上罕见的洪水袭击，×江两岸乡、村同时发生洪水，灾情严重。经初步不完全统计，农田受灾总面积达38000多亩，各种农作物损失达100多万元，农民个人损失也很大。灾后，我们立即深入灾区了解灾情，并发动干部群众积极开展生产自救。同时，为帮助受灾农民及时恢复生产，我们采取了下列措施：

一、对恢复生产所需的资金，以自筹为主。确有困难的，先从现有农贷指标中贷款支持。

二、对受灾严重的困难户，优先适当贷款，先帮助他们解决生活问题。到×月×日止，此项贷款已达××万元。

由于这次灾情过于严重，集体和个人的损失都很大，短期内恢复生产有一定的困难，仅靠正常农贷指标难以解决问题。为此，请省行下达专项救灾贷款指标××万元，以便支持灾区迅速恢复生产。

以上报告当否，请批示。××银行××市支行 一九九八年×月×日

四、公文改错题 【要点】

一、文种选择有误

从标题看，这篇公文是向省行提出灾区贷款专项指标的申请，目的是获得省行的批准。从正文的主体部分看，两条措施确属报告性质，但随后出现的专项贷款请求，就不是报告应有的内容了。从结语看，“以上报告妥否，请批示”，有着很强的期复性。因此，综合起来看，这篇公文应改为《关于拨给灾区贷款专项指标的请示》。

二、内容含糊

这是由于原文混淆了报告和请示的界限而造成的。写请示，只需写明请示缘由、请示事项，最后提出请示要求即可，与此无关的内容不应写入。而原文提出的两条措施：“对恢复

生产所需的资金，以自筹为主”、“对受灾严重的困难户，优先适当贷款”，既不是请示缘由，也不是请示事项，不应该写入文中。

三、语言不准确

文中有多处语言不确切。如“×江两岸乡、村同时发生洪水”，×江两岸所有村庄都遭受洪灾似不可能，“同时发生”更不可能。“灾情较重”跟后面“这次灾情过于严重”的说法相龃龉；“据初步不完全统计”，“初步”和“不完全”语意重复。

四、公文改错题（找出下列公文中的错误并说明理由，本题10分。）

中国人民银行××市分行

关于转发总行《储蓄工作座谈会纪要》的通知 ×银发［2002］×号

现将总行的《储蓄工作座谈会纪要》转发给你们，请立即组织研究，展开讨论，并根据《纪要》精神，认真贯彻执行。当前，首先要抓好第一季度的工作，以便为全年工作打下基础。中国人民银行××市分行 二〇〇二年七月二十四日

四、公文改错题

【要点】一般来说，转发性通知只能有一个目的，或为执行，或为讨论，或为参考，二者不能兼得，更不能三者兼得。上面这则通知一方面让人家“研究讨论”，一方面又让人家“贯彻执行”，这二者是不可兼得的。因为“研究讨论”意味着转发对象尚不成熟，还没有达到“执行”的程度；而“贯彻执行”却意味着转发对象已经成熟，已经没有“研究讨论”的必要了。作者在这里显然犯了自相矛盾的错误，违背了形式逻辑中的不矛盾律。这是转发性通知中的一种多发病和常见病。

四、公文改错题（找出下列公文中的错误并说明理由，本题10分。）各省、自治区、直辖市人民政府：

今年初，枝江县董镇信用社职工××同志为保卫国家财产，面对英勇歹徒，顽强搏斗，最后擒获歹徒。为此决定：授予××同志先进工作者称号。

国务院希望各条战线的群众、工人、农民、知识分子认真贯彻十三届四中、5中、6中全会精神，胸怀全局，艰苦奋斗，努力工作，为社会主义现代化建设做出更大贡献。中共中央、国务院90年4月24日

四、公文改错题 1.标题结构不完整，应改为“中共中央、国务院关于授予××同志先进工作者称号的决定”。2.“今年初”这一时间概念表达不当，应改为“1990年初”。3.枝江县前应冠以省名。4.“英勇歹徒”的表达有误。

5.“群众、工人、„„”等搭配不当。6.数字表达不一致，不应用阿拉伯数字。7.作者排列有误，应分两行排列。8.日期书写有误，应用汉字。

四、公文改错题（找出下列公文中的错误并说明理由，本题10分。）

××市工业局文件 ××字（2002）××号 签发人：张平

××市工业局关于印发“关于节减行政经费的几项规定”的通知

我局同意××市财政局“关于节减行政经费的几项规定”中提出的意见，认为切实可行，请结合本单位的情况参照执行。

附：××市财政局文件 2002.10.16 主题词：印发、规定、通知

抄送：××市人民政府、××市财政局

四、公文改错题。

（1）发文字号不规范，应为××〔2002〕23号；

（2）下行文不应标注签发人，应取消，发文字号居中排列；

（3）标题不规范，应将“印发”改为“转发”，引号应改为书名号《》；（4）缺主送机关，应写明收文单位名称；

（5）转发同级机关公文，不应用批示语气，如“我局同意”、“所提意见切实可行”等；（6）《规定》属规范性公文，应认真执行而不应写“参照”执行；（7）附件说明不规范，应具体写明附件的标题；

（8）成文日期不规范，应用汉字写全年月日，即二〇〇二年十月十六日；应加盖印章；（9）主题词不规范，应表明公文的主题项：行政经费；主题词之间空一个汉字位置，不用标点符号；

（10）转发公文不应再向其他机关抄送，应取消抄送机关。

第五篇：秘书资格考试心得

秘书资格考试

第一章：秘书资格考试心得：行合十礼应注意哪些规范

（一）合十礼又称“合掌礼”，属佛教礼节，通行于印度和东南亚信奉佛教的国家与地区，我国傣族聚居区也用合十礼。行礼时，两掌合拢于胸前，十指并拢向上，掌尖和鼻尖基本齐平，手掌向外倾斜，头略低，神情安详、严肃。

（二）合十礼可分为跪合十礼、蹲合十礼、站合十礼三类。跪合十礼适用于佛教徒拜佛祖或僧侣的场合，行礼时右腿跪地，双手合掌于两眉中间，头部微俯，以表恭敬虔诚;蹲合十礼是盛行佛教国家的人拜见父母或师长时所用的礼节，行礼时身体下蹲，将合十的掌尖举至两眉间，以示尊敬;站合十礼是信奉佛教的国家平民之间、平级官员之间相见，或公务人员拜见长官时所用的礼节，行礼时端正站立，将合十的掌尖置于胸部或口部，以示敬意。行合十礼时，可以问候对方或口颂祝词。

（三）因佛教中不兴握手，所以在我国，一般非佛教徒对僧人施礼，也以行站合十礼为宜。

第二章：全能秘书的全部内涵

（一）传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的，而我想澄清的是这是一种认识上的误区。目前上海经济发展势头很好，外资企业越来越多，秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节。所谓“行行出状元”，秘书也是一门职业，不谦虚地讲，我认为自己也可以算是这一行里的“状元”之一。我是首席秘书，也叫一秘，那势必就有二秘、三秘，这是从职务大小、责任范围和公司地位来划分的。我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质。现在不是流行复合型人才吗?我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才，甚至可以说是“全能型”秘书。

（二）首先，硬件设备是必不可少的。掌握一门外语———通常指英语，是最基本的条件;做文秘的人工作在办公室，文字处理的工作特别多，所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说地最基本的能力，尤其是电脑。

（三）其次，秘书的职业道德备受重视，每一行有每一行的规矩，秘书也不例外。平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件，保守秘密就显得分外关键。这也可以说是秘书最重要的守则，因为它不仅是个人的事情，更关系到整个公司的利益。

（四）另外，秘书是工作在老板身边最亲近的人，老板出差不便看邮件时，我们要处理一些文件，有时需要立即替他批复。所以一个好秘书，除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外，还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力。这些有时候需要多年的锻炼和培养。所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历。

（五）还有一点，我时刻提醒自己要保持一颗平常心。作为一秘，责任越大权力也就越大，我的确处于“一人之下”的地位，但实际上和公司其他员工是平等的。要在老板和同事两头之间做到平衡，人际关系才不会有很大问题。不能给人一种盛气凌人的感觉，要具有亲和力。虽然“不想当将军的兵不是好兵”，但不能忘记秘书的天职，越权的事情是绝对不能做的，否则结果就是被扫地出门。

（六）最后，要讲究公私分明。千万别搞老板秘书恋，真正的好秘书是不会依仗这种手段在职场上攀升的。

第三章：秘书资格考试心得：必须了解的待人处事小技巧

（一）美国斯坦福大学心理系教授罗亚博士认为，每个人都有足够的条件成为主管，平步青云，但必须要懂得一些待人处事的技巧，以下是教授的建议：

（二）无论你多么能干、多么自信，也应避免孤芳自赏，更不要让自己成为一孤岛，在同事中，你需要找一两位知心朋友，平时大家有个商量，互通心声。

（三）你发觉同事中有人跟你唱反调，不必为此耿耿于怀，这可能是“人微言轻”的关系，对方以“老资格”自居，认为你年轻而工作经验不足，你应该想办法获得一些前辈的支持，让人对你不敢小视。

（四）若要得到上司的赏识与信任，首先你要对自己有信心，自我欣赏，不要随便对自己说“不”字，尽管你缺乏工作经验，但无须感到沮丧，只要你下定决心把事情做好，必有出色表现。

（五）凡事尽力而为，也要量力而行，如果你身处的环境中，有的同事对你虎视眈眈，随时可能指出你的错误，你需要提高警觉，除按部就班把工作完成好外，学会与他们相处、沟通，这是每一位成功人员必备的条件。

（六）利用进餐时间与其他同事多沟通，增进感情，消除彼此之间的隔膜，有助于你的事业发展。

第四章：秘书资格考试心得：商务谈判的技巧

（一）商务谈判并不是空谈的学问，而是一门有着丰富内涵的融多方面知识为一体的综合性学科。作为一个营销人员如何在商务谈判开始之前和之初与客户沟通，建立和谐的交际关系，给对方留下良好的印象，是十分重要的。

（二）“嚗光”前热身运动:

（三）步骤1：积极的参与，尽可能的收集对方的信息

知己知彼，百战不殆。对于谈判对手，你手里有多少资料可供你了解的。尽可能的熟悉它，手里还没有的，马上利用网络收集到，仔细研究他们公司的背景，经营范围，生意场上的信誉，高层领导概貌等等。只要能达到掌握资料的第一步，以后工作的开展就成竹在胸了。

（四）步骤2：往好处想提高自信心掌握主动

大家都经历过与陌生人见面前的惶恐不安，而去谈判，你要有掌握主动的心理准备，因为你有积极的心态，想做成对方的生意，你就要把事情往好处想。如果还没开始谈判你把困难设想得象不可逾越的高山，那么你的脸上势必会显露出畏难的表情，人的底气不足，形象气质会大大受损。

（五）步骤3：准备自我介绍给对方留下深刻印象 好的自我介绍，必须神采奕奕而且精简有力，并以不超过30秒为原则，介绍的重点应该包括姓名以及一句简短的话，让对方不但知道你是谁，而且不容易把你忘记。

（六）另外根据不同的场合，不同的对象，要注意介绍自己的着重点的不同作自我介绍的时候，眼睛要看着对方，口齿清晰的说。有的人可能是出于自卑，心里总觉得自己是小人物，不值得别人记得，介绍的时候含糊的滑过去，结果给对方造成不诚恳的印象，对你办事的能力产生了怀疑。另外有些人，介绍自我的时候心不在焉，好像人家早已知道自己是谁，说不说都没关系，只想快快的进入主题，结果欲速则不达。还有的人在介绍自己的时候夸大其词，胡吹乱扯，结果呢？别人连看都不看他一眼。

第五章：秘书资格考试心得：做好秘书必备五绝招

（一）市场经济下，大大小小的公司不断涌现，对秘书的需求增加，所以，秘书这个字眼在最近几年人才市场中频频出现，其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列。随着中国加入WTO步伐的加快，会有越来越多的外资企业进入我国，对秘书的需求量也会有所增加。

（二）难道秘书真是一个干不久的吃青春饭的工作吗?其实不然!做好秘书工作，必须具备以下素质：

（三）没有权力欲。常言“不想当元帅的士兵不是好士兵”。这句话在秘书这个行当是不适用的。

（四）做事干练，能严守机密。秘书是工作在领导身边最近的人。领导的一些个人行为不可能全部避开秘书的眼睛，他们的喜怒哀乐也会情不自禁地流露。如果秘书不注意守密，会使领导的工作被动。

（五）熟练操作各种办公自动化设备。

（六）具有较强的文字处理能力。要能听得懂领导的话，领会得了领导的意图，并有能力将其组织成文字。

（七）主动热情，遵守纪律，性情随和。外交型的人才做秘书，将使领导左右逢源。

第六章：秘书的分类

（一）初级秘书

应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过25岁。

（二）中级秘书

包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在25～35岁左右。

（三）高级秘书

则包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。这是处于高级领导层的要职，他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼，很多人持有外国护照，年龄也偏大，这是秘书职位的顶点，到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵。一般的外资企业，他们需要的高级秘书是35～45岁的职业女性，要有长期的外企工作经历，要有良好的外语条件，良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力……而具备这些条件的女性凤毛麟角。

第七章：秘书资格考试心得：怎样当好办公室秘书

（一）有些事要想到领导前边

虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。

（二）领导布置的工作要提前交卷

如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。

（三）注意保密工作

秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。

（四）负责做领导与他人的沟通工作

当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在领导面前火上加油，而要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。

（五）平时多给领导提供资料

领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。

（六）善于听取领导意见

对领导的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同领导翻脸。有不同意见，可慢慢与领导沟通。

（七）不要轻易在领导面前告别人的状

轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨秘书。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。

（八）不向领导提过高的有利于自己的要求

比如机关要分房子，秘书已经有了不错的住房，还想要一套。这样的事会使领导为难的。如果办不成，以后领导会过敏地认为你不满意了，即便办成，影响也不好。

（九）多到群众中去

听听群众对一些事情的议论和看法，以便提供给领导。秘书做到及时反映群众要求，可以使领导办事不脱离群众，群众也会对秘书反映群众情绪的作法极为满意。

（十）要关心领导的生活

经常在领导身旁工作，对领导的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾，既体现了关心领导，又反映了同事之情。

第八章：秘书资格考试心得：秘书必备的四种能力

对于一个秘书来说，如果她仅仅具备全面的业务知识，那她还不能算是个优秀的秘书；一个优秀的秘书，要能根据工作中出现的具体情况，灵活地运用自己所掌握的知识和技能，做出及时有效的判断，并与各方面进行沟通，圆满完成上司交代的工作，因此，她还必须具备高度的理解能力、敏锐的洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写作能力和出色的交流沟通能力。

（一）判断能力与执行能力

秘书于雪已与税务局王局长约好，今天下午2点陪自已的上司钱总登门拜访他，商谈明年本公司环保节能产品免税的事。正准备动身，前台来电话，说东北地区的总代理郑总来访，现在正在会客室。现在已经1点半了。如果按原计划去拜访王局长，那就不能接待郑总；如果在家接待郑总，那就得推迟或取消对王局长的拜访；不仅不好选择是见王局长或是郑总，而且也不好向任何一方解释。现在办公室主任一时也联系不上，没法向他请示。于雪应该怎么办？

1、能分析问题

尽管事情很急，但于雪仍然需要冷静。首先应该分析可以采取哪些补救措施：给王局长或郑总去电话，推迟或者取消拜访；尽快与办公室主任联系上，听取他的指示；如果不能按原计划拜访王局长，那么，在告诉王局长不能践约时，一定要诚实，说明真正原因，尽量注意说话时的语气；在处理好这些问题之后，就要充分估计取消或推迟拜访造成的各种后果；如果有消极后果，就要采取新的措施以把这种后果减轻到最小程度；另外，由于上司活动日程的变更，要及时与有关方面（比如司机）联系，以保持各部门工作的协调。当然，秘书应当采取的补救措施不止这些，但是，这些措施要求秘书一气呵成，在两三分钟内完成，因为总共剩下的时间不到半小时了。比如说这次不能践约去拜访王局长，并不意味今后也不去了；把原因说明，王局长不一定就会计较；而对郑总来说，由于与钱总有很深的私交，这次没有接待好，在知道了事情原委之后，也许会一笑了之。于雪在分析这些问题时，实际上就已经把公司的利益摆在了首位。

当问题出现在你面前之后，你要能分析出问题的本质，它到底是一个什么性质的问题。要能做到这一点，就要求秘书经常保持一种“问题意识”；只有这样，你就不管遇到什么问题都会不慌不忙，从容面对。

（二）具备解决问题的常识和经验

把问题分析清楚了，还要有具备解决问题的常识和经验。在这种情况下，于雪还应想好孰先孰后，是先给王局长打电话还是先去见郑总？是先听取办公室主任的指示还是先接原计划办，再向办公室主任汇报……哪些措施应该优先，判断的唯一标准是怎么对上司有利就怎么做。反过来说，就是那些没有什么实际意义的东西暂时就不要想那么多。

遇到问题了，就要想出解决问题的办法，因此，秘书必须具备丰富的常识和经验。只有这样，不管遇到什么问题，你都能找到灵活的解决办法。

（三）能迅速采取行动

想好了办法就立即付诸实施。在这种时候，秘书一定要镇静，如果你心里一着急，话就不一定说得明白；对方在电话里半天还没听清你说的是怎么回事，那么，他可能也会跟着你着急。这样，不仅浪费时间，而且会把关系弄僵，乱上加错。无论你把问题看得怎样透彻，也无论你想出了什么高明的解决办法，如果你不迅速采取行动把问题解决，那问题仍然还是问题。对于上司来说他看重的是结果，所以，秘书的实际行动是最重要的。

（四）理解能力与洞察能力

小钢是一家生产速冻蔬菜的民营企业的总裁秘书。快到年底了，老板一反常态，既不是与财务经理讨论今年的决算，也没与销售部经理多讨论明年的市场销毁问题，与他们通电话也就三五分钟的事；相反，他经常带着研发部的经理与当地旅游局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不务正业。这到底是为什么？小钢通过琢磨，终于理解老总已经看到了生产速冻蔬菜难以形成新的利润增长点，因为出口欧盟和日本的速冻蔬菜的技术壁垒越来越高，所以，决定利用本公司的传统优势，开发以观光和休闲为特色的生态农业……在了解了老板的意图之后，于是他抓紧时间，搜集进入生态观光农业的各种信息，特别是目前一些企业的经验及存在的问题，赶在年初董事会召开之前，把材料交给了老总。老总一看，大加赞赏，当即指示负责这个项目的筹备工作。

作为秘书需要有这样准确的判断能力，对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看问题，那么，你不仅能理解上司对你各项工作的要求，而且能主动提前做好相应的准备工作。当然，作为秘书不能擅作主张甚至超越自己的权限。但是，作为秘书，应该对自己下一步的工作有个基本的把握，对自己应该做的和能够做的工作有个准确的判断。为了节省上司的时间，作为秘书应预先知道上司会把什么工作交办给自己，从而提前做好准备。

（五）信息收集能力和写作能力

在上面这个例子中，作为秘书应该有高度的理解能力与敏锐的洞察能力，但是，光有这个还不行，你还要有广泛的信息收集能力和优秀的写作能力。

对于上司来说，秘书的一项主要工作就是为自己调查和收集有用而又全面的决策信息，并且及时地向自己报告。因此，对于秘书来说，你首先要知道“什么是信息”，只有这样你才能知道哪些是上司现在需要的信息。由于情况在不断变化，你收集到的信息也处在变化之中，所以，为了能给上司提供准确无误的信息，秘书应对自己所收集的信息有相当的了解。

你知道了上司准备进入生态观光农业，他需要大量这方面的信息，你在为他收集信息时，当然能从网上和报纸杂志上找到许多，但有些信息如开发成本，投资回报率这些信息在网上找不着，只有通过朋友或熟人帮忙才能找到，所以，作为秘书必须有广泛信息收集的能力。

第九章：秘书资格考试心得：待人接物的基本礼仪

做客：

（一）进入室内之前应敲门。未请入，不可闯入;未请坐，不可坐下;雨伞等物，应留于室外或主

（二）主人有事，应速退去。

（三）未见主人，可留便条。

（四）旧客去时，新客应起立相送。

（五）访问时间要选择在主人方便的时候。

（六）室中珍贵之物，未经主人允许，勿要拿起耍弄。

（七）坐应讲究姿势，注意适当和自然，如坐得笔挺，不敢动弹，未免拘束，主人也尴尬;坐没坐相，翘腿乱抖，就放肆了，主人会难堪。

（八）作客不可始终不作声。

（九）不要时常看手表，或做出心烦意乱的样子。

（十）初访，不宜久坐。

（十一）探望病人，应注意安静，要尊重医护人员的意见。

（十二）亲友、同事、同学、老师生病，应去探望，但不宜久谈。

（十三）平时不相识者，不可贸然造访。

（十四）说了告辞，应立即起身。来客：

（一）有人敲门，应回答“请进”或到门口相迎。

（二）客人进来，应起立热情迎接。如果家中不够干净整齐，显得凌乱，要做些必要的整理，并向客人致歉。

（三）敬茶须用双手端送，放在客人右边。如果是夏天酷热，要递扇子，或开电扇。

（四）吃饭时来客，要热情邀请客人一同进餐。客人吃过饭后，要送上热毛巾，并另换热茶。

（五）接受客人介绍对方时，姓名职务必须逐字清楚;须先将年轻者向年老者介绍。

（六）客人来时，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家属陪着，然后再去干自己的事。

（七）客人坚持要回去，不要勉强挽留。

（八）送客应到大门外，走在长者后面。

（九）10、分手告别时，应招呼“再见”或“慢走”