第一篇：企业办公自动化建设的需求分析与建议
企业办公自动化建设的需求分析与建议
[摘要]：随着技术的不断进步，企业办公自动化建设不断提出更高的需求,这就要求我们不断总结经验,使用更为先进的技术开发出成熟实用的系统。文章主要阐述了办公自动化系统的功能需求，以及对系统平台的要求，以及如何选择办公自动化产品提出了建议。定制开发和购买现有成熟产品可以满足不同企业办公自动化建设的需求，企业可以更具自己的实际情况选择适合自己的办公自动化系统。
[关键词]:办公自动化OA
Abstract: Along with the technical unceasing progress, the enterprise office automation construction proposed unceasingly a higher demand, this requests our unceasingly lessons learned, uses the more advanced technology development mature practical system.The article mainly elaborated the office automation system's function demand, as well as to the system platform's request, how as well as did choose the office automation product to put forward the proposal.Has custom-made the development and the purchase existing mature product may satisfy the different enterprise office automation construction the demand, the enterprise may have own actual situation choice to suit own office automation system.key word: Office automation;OA
引言
办公自动化（简称为OA——Office Automation），是一个不断发展的概念，是利用先进的科学技术（主要是网络技术），使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中，由办公室人员与设备共同构成，服务于某种目标的人机信息处理系统；其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资源，提供日常办公的各项功能，从而提高生产工作效率、简化办事步骤、加快办公速度、节省日常开支等，事实上，网络办公系统的出现以及所具备的自动化功能已正给水利系统带来一场内部管理的革命。
建设一个合适的办公自动化平台，在其上建立适应办公自动化需求的,功能强大的、应用开发容易的、方便管理的、易于维护的、界面友好的各种应用，是企业办公信息系统成功的关键。系统设计应充分考虑到企业目前及今后几年的业务发展需要，使系统在实施后具有较高的使用价值和较长的生命周期，系统实施后，应从各方面提高企业的信息共享、信息传递、信息管理的效率。
一、企业办公自动化业务需求分析
1、企业现状分析
对于地方企业而言，由于企业自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配
置较差，员工的素质也参差不齐，其经济实力并不雄厚，企业管理和决策者对办公自动化认识还不足，主要表现在以下几个方面:
首先，认为办公自动化即是利用现有的先进设备和技术，将原来的手工模式转为电子模式而已，把企业的办公自动化与桌面办公系统如:office等混为一潭，针对现在工作人员的日常工作，而不愿增加这方面的投入，而制约了企业信息系统的建设。
其次，企业在运作过程中，重视通过优化业务过程的效率来提高生产效率、提高资金使用效率、加强对财、物管理的ERP、SCM、CRM等系统，而忽视通过优化管理过程来提高企业的日常办公与决策效率、提高企业反应速度、决策能力、加强管理过程规范性的企业办公自动化系统。
还有部分企业决策者为了节约资金，购买成型的通用办公自动化软件，甚至使用免费的办公自动化软件，但通用的办公自动化软件与企业的实际运作有所差异，系统维护方面是一大难题，系统运行状态及数据有极大的安全隐患。
与此同时，企业为了适应信息革命的要求，提高自身的竞争力，建立符合企业特色的办公自动化信息系统时在必行。
2、企业知识和经验的共享与转移
知识管理对企业来说，其作用己经越来越重要了。如何将企业员工头脑中的知识和经验尽快和尽可能地保留在公司的知识库中，提供多种形式的共享和转移，转化为企业的智力资源，这对于企业来说将是至关重要的。
3、移动办公协同办公
企业普遍存在着部门内和部门间的信息沟通和共享方面的问题，需要一个信息交流和沟通平台。在企业的运作过程中，存在大量的文档需要在不同的人员和部门间签核流转，特别是那些管理水平比较高、严格按照质量认证体系执行的企业更是如此。
4、方便的消息提醒机制
系统通过整合电子邮件系统和即时通讯系统为用户提供电子邮件、手机短信和即时消息服务。电子邮件的整合方式为单点登录、统一用户管理、WebMail；即时通讯服务的整合方式为单点登录、统一用户管理、服务随系统启动。并通过电子邮件和即时通讯系统的数据接口实现系统中待办事宜、催办督办、公告通知等的邮件、即时消息、短信提醒。
5、日常办公系统化
一般在企业办公自动化系统中均包括了企业日常行政办公的常用流程，有效的信息资源利用机制和整合信息的系统，如信息发布、会议管理、工作计划、会议室预定、出差申请、办公用品管理、财务报销、文件流程等，以帮助企业提高日常办公的效率。
二、系统应用平台分析
整个系统应通过将各类电子文档(如:Word文档、各种电子表格、图形、音视频、图像等)、文档数据库和关系型数据库的有效结合，融合先进的办公思想、工作流机制，实现协同工作和知识管理。在进行协同办公平台设计时，必须首先考虑与管理局整体信息化建设工作的关系，从整体出发，以长远的考虑进行全面规划，分布实施。对于协同办公平台，不能简单的利用现成的办公软件产品生搬硬套，应根据工作的特点和管理局的特殊要求进行具体的分析，使协同办公平台能够适合工作的具体要求和工作特点。同时，协同办公平台将成为管理局日常办公和内部信息查询的统一界面，为全体用户提供真正的现代化办公环境。
1、稳定性原则
平台具有较高的稳定性，采用先进的多层结构设计方法，提高协同办公系统的业务逻辑处理和响应速率，支持多用户、大批量任务的并发。为系统内所有应用及用户提供服务，在主机平台之上是基于管理局内网的网络平台，主机平台与网络平台共同组成了支持系统运行的硬件平台。在硬件平台之上是由数据库系统、数据仓库系统、群件系统组成的数据机制，其中关系型数据库主要负责管理其他业务等关系型数据，文档型数据库系统可管理非结构化数据，弥补关系型数据库的数据管理缺陷等。
2、方便部署
支持上层应用所需的各种处理机制，完全支持Web应用，使得用户的访问更加容易，提高信息传递效率，为上层应用提供必要的功能模块，使应用可以建立在更高的层面上，提高系统的可靠性和可扩展性。建立一个能够适应长远业务要求和数据管理要求的系统平台规划是系统不断发展的基石，好的系统平台可以促进应用系统的完善，适应应用系统的发展要求。由于B/S（浏览器/服务器）模式的系统在安装、使用和维护上简单易行，普通客户端只要装有浏览器就能使用，实现客户端的“零安装”，便于系统的安装和升级。
3、应用管理
客户操作具体任务和活动的管理模块，负责工作流任务表中任务的分发管理。可以将一个工作流管理系统中的任务管理器提供给客户；同时，也可以针对多个工作流产品或者是多个应用系统产品，编写通用的任务管理器，进行系统的集成。
4、安全管理
安全管理提供用户权限、系统定时断开、数据访问安全等策略和机制。根据用户权限，过滤应用和信息，控制用户对系统的访问。系统定时断开功能就保证在一定时间内，用户在没有操作的情况下，自动断开用户端与服务端的连接，帮助用户起到自动保护功能。数据访问安全可根据业务流程、表单和表单域、信息、字段等访问权限设置，控制用户的访问。
5、方便的二次开发
根据用户的权限进行个性化定义，形成面对最终用户的个人办公管理界面。对于众多的信息类型和管理系统，个人办公平台将提供一个统一的系统进入界面和信息查询界面，以个性化形式显示，使用户可以通过一个界面完成所有日常办公工作和信息检索工作，同时保持个人办公平台与信息平台和系统平台的相对无
关性。
三、办公自动化系统开发分析
系统的选择是一项十分复杂的工作。每个实施信息化的企业必须开发或选用适合自己的系统。软件系统的实现方案有三种，即定制开发、购买现成产品和租赁模式。由于选型的不同直接决定企业投资成本，风险和实施时间。
1、购买现成软件模式
通过购买现成软件，再与相关软件公司合作进行二次开发，建设教育行政管理软件平台，为城域网内的用户提供各种管理、教学、学习等的网络应用，同时通过系统实现办公自动化、网络化、信息化、无纸化等功能。这种方法好处是：
（1）所购买的商业化软件系统，不论是大型软件系统，如ERP、SCM、CRM等，还是小型系统如财务管理、人力资源管理等，都经过大量企业的严格检验，本身就蕴含着丰富的管理经验和企业管理思想，对企业经营管理有着较高的要求；要成功应用，必然会引起经营管理等各个方面的变动和重组，即所谓的业务重组(BPR)，进而推动企业经营管理的变革，产生的影响是巨大的。
（2）与定制开发模式相比，少了编程、调试等容易产生差错的环节，通过对所购买的商品化软件系统已有模块的组合、重建，即可完成构建整个系统的工作，所需的环节相对较少，风险也比较小。
（3）所购置的商业化软件系统一般经过多方测试和应用检验，技术资料齐全，使用方便，故障率低，并提供售后服务，使用维护费用的构成主要是服务费。
（4）因购买的是商业化系统，注重使用者的要求，提倡“傻瓜式”操作，而且能提供大量的提示信息和帮助信息，及操作手册等资料，极大的方便了使用者操作，使用者只需具有一般的计算机使用能力即可。
（5）可通过试用，在购买前对该系统进行全面评估，在购买后到试运行阶段，如认为不可行，随时可以终止并要求索赔，而且时间较短，相对而言时间费用、人力成本较低，风险和可能的损失比较小。
由于以上优点，购买模式能很快引进成熟功能的系统,满足公司某方面的需要。并且对于没有开发能力的企业来说节省了开发时间，人员及经费。但是选购的软件很可能不适用，其运行模式和复杂程度与具体的企业工作流不匹配。系统维护方面更是一大难题，系统运行状态及数据有极大的安全隐患。要成功的实施，都会涉及到企业的整个管理体系、制度和规范，必然会触及企业在经营管理中非常敏感的组织结构、管理体系，难度肯定大。另外，从费用方面来看，大型商业化软件系统，如ERP、SCM、CRM等，其费用不仅表现为购置费用，而且还因为在应用实施过程中，需要应对企业千差万别的实际情况，存在比较高的应用实施费用；小型商业化软件系统如财务管理、人力资源管理等，因功能单一，使用广泛，商品化程度高，实施简单，费用反而低于定制开发模式。
购买模式能通过所购置的应用软件系统，为企业带来先进的现代管理制度，进而提高企业整体管理水平；所建的信息化系统具有起点高、见效快、易升级等明显优势；企业在与系统集成商（软件开发商）的合作过程中，形成并保持长期的互惠互利的战略伙伴关系，共同发展、共同进步。由于所建的信息化系统与企业传统的管理实践存在一定的差异，易形成各种阻力及消极因素，磨合期较长。
2、定制开发模式
定制开发模式，即针对企业管理规范和业务需求，以专项定制开发为主，除特别因素外，如财务管理系统等，一般不选择购买成熟的商品化软件系统，主要形式有：自主开发及合作开发。
企业可以选择有实力的厂商，通过软件定制实现企业的办公自动化需求。厂商可完全根据企业的具体经营管理模式、业务流程进行全方位的定制开发，能满足企业总体规划的相关要求，其使用范围可覆盖整个企业。厂商通过提供全周期的跟踪软件开发服务，可以有效降低企业项目的投资成本和风险，为企业提供完善的技术解决方案，以此来确保软件质量、可维护性及其扩展性。更好的获得项目新需求和适应变更需要，为企业开发出高质量的产品。在开发过程中采取模拟现有的管理模式和业务流程的方法，一般情况下，不会改变现行经营管理，或变动较少，对现行经营管理产生有利或不利的作用也比较小；由于企业事先已经搭建了自己的平台，厂商可以直接在此平台上开发。可以省去先前投资一部分。
但定制开发模式同样也存在不足之处，主要表现在：
（1）定制开发模式涉及的要素、环节过多，其应用效果取决于系统集成商的技术水准和力量以及对项目目的、需求等诸多要素的理解，通常情况下，必须等到整个项目开发完毕后，才能切实了解所开发的各个系统的实际应用效果；故建议必须选择大中型软件公司，特别是有类似研发经验的公司，作为企业信息化建设的系统集成商（软件开发商），以保证企业信息化建设的应用效果；
（2）定制开发模式的费用差异较大，主要是两大要素无法准确估计，一是开发时间，二是所需人力资源，导致定制开发模式中占成本比例最高的人力成本无法确定，总成本也就无法予以确定；而且如果费用的预决算相差太大，系统集成商可能为减少损失，选择减少功能或提高预算，进而增加了企业信息化建设的难度；
（3）定制开发模式通常因为缺乏详细技术资料，使用不便，造成故障率偏高，软件系统必须不断的进行维护改进工作，方能正常使用，通常由内部技术人员通过不断的改进开发来完成，技术要求也比较高，使用维护费用相对较高；
（4）定制开发模式要求技术人员以软件设计开发能力为主，软件系统维护管理为辅，除软件系统的日常维护管理外，必须能随时根据业务要求，开发新的应用模块，或针对现有软件系统的缺陷，进行修改工作；
（5）定制开发模式因流程限制，只能在整个系统初步开发完成，进入试运行阶段后，才能确切知道该系统能否满足企业的要求，在这个较长时间的开发过程中所需的各种费用，包括时间费用、人力成本等是非常巨大的，导致风险增加，如不成功，则损失很大；
定制开发模式因存在实际应用、技术及实施风险以及实施周期等诸多不明确因素，应用在小型的、功能明确且不涉及管理模式调整变动的信息系统中较为可
行；另一方面，由于系统集成商（软件开发商）的能力，对企业管理制度的了解，以及管理认知上的差距，定制开发模式仅仅只能满足于简单的模拟企业现有管理模式，无法或没有将现代管理规范加入到信息系统中，这也是定制开发模式最大的弱点。当然定制开发模式也有其优点，主要是“一把手工程”较易到位，企业内部对管理重视和管理创新的认识较易统一，各种阻力及消极因素较易消除，所建的信息化系统与企业传统的管理实践结合较好。
3、租赁模式
由于租赁模式简化了中间过程，可以直接拿成熟的应用模式而且无需自购硬件、软件版权，简单、快捷、成本低。可以为企业省下一大部分费用。由于部分企业属于新建，因为对需求还不明朗，变化性较大，盲目投入大笔资金自建系统不如先租用。在发展到一定阶段，在开始筹建自己的系统。这样可以大大减少风险。对IT技术能力差的中小企业，无法掌控复杂的IT系统实施过程，也无法维护IT系统，不如租用系统效果好。对资金暂时紧张的客户，租用系统无需大规模投入，可以轻松开始办公自动化系统建设。
在办公自动化建设的开始阶段，我们建议采用租用的方式，充分发挥租用的灵活、低风险、低收入的优点。当自身发展到一定的阶段，具备了自建系统能力后，再根据具体投资收益分析，确定选择定制开发模式或者购买成熟软件方式更合适。
四、结束语
在现代企业管理规范中，企业信息化并不是企业管理的目的，而仅仅是企业实现现代管理的一种方法和手段。所以在企业信息化建设的过程中，不仅要考虑计算机技术以及人员等方面的因素，更重要的是管理方面的因素；即如何通过流程重组、业务重组，改变现有管理模式，规范管理行为，并采用计算机这一高科技手段，通过企业信息化建设，在现代管理规范的基础上，建立符合企业自身要求的企业管理制度。这就是企业信息化建设的关键所在。
为此，在企业管理制度将有重大变革，需要借助信息手段规范管理、提高管理理念和素质时，企业信息化建设模式应采取购买模式，特别是大型管理软件系统，以引进先进的现代企业管理技术和管理规范，使信息系统更好的为企业管理服务。
参考文献
[1]薛华成.管理信息系统[M].北京清华大学出版社,2004.[2]魏福源, 阴亚伟.微型计算机在企业管理中的应用[M].北京科学出版社,2005.[3]刘春长.数字化时代的企业解决方案[M].北京中国城市出版社,2004.
第二篇：办公自动化系统需求分析报告
办公自动化系统 需求规格说明书
1.引言 1.1 目标
开发网络办公系统的市场前景是广阔的。大型企业需要高层次的网络办公自动化，他们往往会选择大型的软件公司合作开发，所需的开发费用和维护费用也是非常高的。这些高额的费用并非大多数中小企业所能承受得起的。本系统就是为这些公司制定的。
1.2 参考文献
《软件工程导论》，张海藩，清华大学出版社。《实用软件工程》，郑人杰等，清华大学出版社。
2.总体描述
2.1 用户类和用户特性
本OA办公系统软件的最终用户是面向中大型企业的员工和相关管理人员一套软件，操作人员需要有一定的计算机操作基础，对于系统管理员不仅要有一定的计算机基础，还要求有一定的网络管理经验。
2.2 运行环境(Operation Environment, OE)OE-1：“办公自动化系统”的操作将通过如下的Web浏览器来完成：Microsoft Internet Explorer版本10.0和11.0，Netspcape Communication版本4.7和Netscape版本8和9。OE-2：“办公自动化系统”将运行在一个服务器中，该服务器运行当前由公司批准的Red Hat Linux版本和Apache HTTP Server。OE-3：“办公自动化系统”将允许用户通过公司内联网来访问，如果用户将被授权在公司的外部穿过防火墙来访问，那么用户也可以在家通过Internet来访问该系统。
2.4 设计和实现的约束条件（constriant）
CO-1:系统的设计、编码和维护文档将遵照Process Import Intranet Development Standard(Process Import公司内联网开发标准)版本1.3。CO-2：系统将采用公司标准的当期Oracle数据库引擎。CO-3：所有HTML代码将遵照HTML4.0版本。C0-4：所有脚本都用Perl语言来编写。
2.5 用户文档（User Documentation, UD）
UD-1：系统将提供一个分层的跨链接的HTML联机帮助系统，它描述并演示了所有系统功能。
UD-2：如果是一个新用户第一次使用该系统，系统可以根据用户的要求，提供一个联机帮助，这样用户可以使用静态教程菜单来具体实践一下如何使用。系统不会将采用这一模板的管理案例存储到数据库。
UD-3: 开发期限十一至十二周。
3.系统特性
3.1 员工名录管理
本系统会将员工的信息录入到系统数据库中。其中包括人员履历、转正申请、离职申请以及员工一些重大事情的记录。
3.2 部门管理 上级部门有权对下级部门进行管理，并查看该下级部门人员的信息，以及上级部门对下级部门发布任务、取消任务、撤销部门、创建部门。
3.3 综合邮件管理
管理员有权对已经超过规定时限的数据库中的邮件进行管理,如进行邮件的删除；对于一些已经删除的邮件进行恢复等。员工可以对自己写的邮件进行发送、修改、删除、保存操作；对收到的邮件进行保存、删除操作。
3.4 综合事务管理
综合事务管理包括行政管理、信息管理、人事管理、车辆管理进行全面的管理。
3.5 工作流管理
几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公公文审批流转处理。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。
3.6 个人日程管理
个人日程管理中有工作日志、工作计划、消息提醒、通讯录。工作日志：基于网络的工作日志系统，可设为私有，限制，公共三类级别分别供自己，部门领导，全部人员查看。便于个人总结，便于上级检查工作，便于和同事分享工作经验，是知识管理挖掘隐性知识的一种手段；用户可以随意添加、删除、修改多个日志，通过翻阅日历查看任一天的日志也可通过日期，关键字等检索日志。工作计划：针对自己和领导下达的任务进行布置；布置的具体任务涉及时间、任务查看人、任务完成的标准、任务附件、提醒日期、汇报时限等内容。消息提醒：设置消息提醒功能每当用户登录系统时提示窗口。通讯录：记录联系人具体通讯信息，包括我的通讯录、公共联系人和内部通讯录三种类型。
3.7 内部消息服务
内部消息服务将消息在公司内部传递，管理员有权对消息进行添加、修改、删除操作。
3.8 文件档案管理
对现有档案进行管理，可以直接增加新的档案，并对档案实现添加、删除和分发查询、分类存储等操作。
3.9 云存储管理
云存储管理是对云数据库中内容进行存储、删除、备份、修改操作。
4.用例图
4.1 邮件管理用例图
4.2 个人日程安排
5.外部接口需求
5.1 用户界面（User Interfaces, UI）
在用户界面部分，根据需求分析的结果，用户需要一个用户友善界面。在界面设计上，应做到简单明了、易于操作，并且要注意到界面的布局，应突出的显示重要以及错误信息。外观上也要做到合理；合理化，考虑到用户多对Windows风格较熟悉，应尽量向这一方向靠拢。在设计语言上，已决定使用Delphi所提供的可视化组件，向Windows风格靠近。其中服务器程序界面要做到操作简单，易于管理。在设计上采用下拉式菜单方式，在出错显示上可调用Delphi库中错误提示函数。总的来说，系统的用户界面应做到可靠性、简单性、易学习和使用。
5.2 硬件接口(Hardware Interfaces, HI)
处理器型号及内存容量；
外存容量、联机或脱机、媒体及其存储格式。设备的型号及数量 数据通信设备的型号和数量 ④输入及输出设备的型号和数量 ⑤功能及其他专用硬件
5.3软件接口（Software Interfaces, SI）
服务器程序可使用Delphi提供的对SQL SERVER 的接口，进行对数据库的所有访问。服务器程序上可使用SQL SERVER对数据库的备份命令，以做到对数据的保存。在网络软件接口方面，使用一种无差错的传输协议，采用滑动窗口方式对数据进行网络传输及接受。
6.其他非功能性需求 6.1 性能（PErformance）需求
本项目软件性能要求如下：
告警信息从产生到显示出来的时延不应该大于15秒。配置信息的更新最大时延为24小时。性能监控数据时间间隔不超过15分钟。
④对本软件系统用户经常使用的90%操作响应时间小于20秒，对于极少使用的10%操作响应时间应不小于120秒。
⑤ 保证系统并发访问用户数>30。
⑥系统数据库容量应能够满足各功能模块的需要。能满足告警和性能原始数据、日志信息等半年的存储容量；告警统计和性能数据一年的存储容量。
6.2 安全性（SEcurity）需求
系统应该具有对系统自身的管理功能，应实现网管系统自身的完善的维护和管理，需提交标准安装程序。提供必要的操作维护手册及技术手册。当进行版本升级时，提供版本差异的详细说明。
7.其他需求
7.1 系统的封闭性：用户的封闭性较好，用户基本上在提示信息下输数据。7.2 系统的容错性：用户数错数据都有提示信息，具有较好的容错性能。7.3 可维护性：新功能的实现仅涉及局部。
第三篇：高校办公自动化的分析与建议
高校办公自动化的分析与建议
摘要： 80年代末办公自动化引入高校，并在各高校迅速发展起来，至今我国已有近10%的高校实现了办公自动化、网络化管理模式。本文试从办公自动化进入高效的背景谈起，结合我国高校办公自动化发展的现状，分析了目前办公自动化在高校应用存在的不足，提出了加速高校办公自动化系统建设的四点建议，并对办公自动化在高校未来的发展做了展望。
关键词： 办公自动化 网络化 高校 管理 建设
近年来，中国教育和科研网（CERNET）的开通，“信息高数公路（NⅡ、GⅡ）计划”的提出，“211工程”的实施，校园网建设的深入，远程教育的推广，图动了办公自动化技术在学校中的越来越广泛、深入的应用。随着技术前进的脚步，理智的思考伴之而来，高校到底有没有必要实施办公自动化管理？高校运用办公自动化管理的现状怎样，问题何在，如何改善，发展方向又分别是什么？笔者试着从自己的角度进行了思考。
一、办公自动化系统进入高校的背景
（一）办公自动化的提出与发展
办公自动化系统（Office Automation Systems, OAS）是指人们利用先进
1的技术，从事各种办公业务活动、各种人际，从而达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量的目的。
办公自动化同其他新兴科学技术一样，也是随着社会的需求而产生的。
陈文力、赵欢.《办公自动化》.中国建材工业出版社.第二版.1999年.第5页.1 早在20世纪30年代办公自动化就已被提出。它的主要工作包括电子动问的管理、信息统计分析、工作日程安排、小组协同工作管理、工作流应用自动化等。
20世纪70年代末80年代初，办公自动化的概念在我国提出。进入90年代以后，办公自动化发展迅猛，随着计算机技术的发展，办公自动化从最早的利用传真机、打字机、复印机等办公设备来进行办公发展成为现代的网络办公系统。现代的办公自动化系统观点认为：办公自动化实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递与处理及其活动的协调，从而达到一个整体目标的过程。
（二）办公自动化系统进入高校的必然性
高等院校具有人才、科技、设备等优势。就高校而言，管理实质就是动员和组织广大教职工共同努力去实现学校整体目标的过程。科学的管理是高校向社会提供高水平的科研成果、高科技的服务和高素质的人才的重要保证。高等院校一旦进入自动化办公时代，工作效率和管理水平将大大提高。比如说：办公自动化的一个重要职能，是准确、及时提供产生于各部门的各种有效信息，以供学院领导参考、决策，在过去，这些只能是手工操作，耗时费力且效率低。而通过办公自动化系统的管理，就可以实现各部门、各种信息资源的共享，以及时、准确利用信息。
因此，冲破传统的管理思想、管理方法和管理模式，通过办公自动化的手段，建立起一套高效、面向教学、科研第一线的科学的行政管理体制，是高校适应新时期发展的需要。办公自动化，将使传统的管理手段和方法产生重大变革，也是国家和社会发展的必然要求。
二、办公自动化在高校的发展
80年代国家成立了办公自动化推广委员会，专门负责和推广办公自动化技术，在短短的十余年时间里，取得了可喜的成就。从作为办公自动化、网络化的核心设备计算机的拥有量的增多就可以反映出来。21985年以前，全国计算机的数量很少，到了1997年全国计算机达到60，000，000台，平均每百人拥有5台，电脑进入寻常百姓加以不是新鲜事，发达电脑已达到普及程度。
张富华.“建立网络体系提高管理水平”.《中山大学学报》.1999年第2期.1999年.第60页.国内许多高校从引进办公自动化概念时起，就开始把计算机技术及其设备以及其他多种现代化办公设备用于日常事务处理、信息管理等。“七·五”期间，我国已有计划的在全国范围内开展办公自动化试点，“八·五”期间，许多系统行业和一些大型企业实现了自动化。高校是计算机普及率最高的系统之一，技术力量雄厚，管理人员知识结构和水平相对较高，这是高校实现办公自动化具备了必备条件。高校里的人才资源是实现适合高校本身的软件开发成为可能，在我国已有部分高校利用自身资源解决了办公自动化系统中的软件设计和硬件联网。
三、目前办公自动化在高校应用存在的不足
我国高校里的办公自动化虽然取得了一定成绩，可是仍然发展十分缓慢，水平不高。从我国的大部分高校在办公自动化的运用上来看，高校的办公自动化还存在以下几个主要问题：
（一）院校实施办公自动化管理的比例偏低，发展水平不平衡。自动化在高校的发展不平衡主要表现在两个方面。一是国家重点院校、理工电子类院校办公自动化程度较高，而部分综合院校、地方院校程度较低，特别是一些、边远贫困地区的院校目前在这方面还是空白。二是东西发展差别较大。东部及沿海地区经济情况好，而在西部边远地区和贫困地区受经济条件和交通条件的限制，在办公自动化建设上还处于滞后阶段。
3目前在我国教委备案的普通高等院校有1035所，成人高等院校1373所，另有各类社会力量办学高校2000余所，上网或实行办公自动化管理的院校仅占高校比例的4.5%,与迅猛发展的信息时代极不相称。
（二）设备和资源陈旧、落后、缺乏。
目前在我国由于高校经费的主要来源是靠国家教委、省高教厅或是政府拨款，一贯十分紧张。近年来，又由于并轨招生，经费更加紧张。在采用了办公自动化的多数高校里，许多高校用于办公、管理的机器设备相对陈旧、落后。比如，前些年购买的486型计算机目前还在许多办公室里使用，无法及时更新换代；打印机及其它相关设备都比较落后；复印机或缺或落伍；传真机在院、系一级很少看到。作为环境保障的硬件尚且如此落 3王敏.“浅谈高校办公自动化建设的特点”.《惠州大学学报》.18卷第3期.2002年.第46页.伍，作为办公自动化的灵魂的软件就更自惭形愧了。
（三）缺乏整体规划，没有相应的软件系统和网络支持。
为适应社会和人才市场需求，各高校纷纷开设了不同层次的计算机应用专业。几乎所有高校都建立了计算机教学中心，也都为系（部、所）配备了公办公自动化和管理用的计算机。可是软件设备呢？这些计算机大多是单机操作，未能联网。有些单位虽配备了微机，但他们仅用于文字处理，充当打字机，设备不能充分发挥作用。因此，许多院校没有自己的校园网——“高速公路”，达不到信息资源共享，计算机仅当个人计算机使用。还有些院校虽然一些单机通过公用通讯网联机，每年向网络管理机构缴纳昂贵的上网费和使用费，却只能供少数人使用，这样既浪费了资金，又浪费了设备资源。
（四）管理人员素质对办公自动化程度的影响不够，工作人员的现代化办公设备操作水平，尤其是计算机操作水平不高。
主要是思想观念和知识结构两个方面的原因：
思想观念方面。表现在不愿改变传统的工作方式，仍沿用以手工为主的管理模式，而利用计算机仅做些辅助性的工作。例如，许多部门的工作人员沉迷于经验操作。由于对计算机能做什么不十分了解，所以在用计算机管理时反而有“恐惧感”，认为不可靠，不方便。
知识结构方面。表现在对计算机的认识不足和操作技能不熟练，欠缺使用先进设备的操作技能上。普通存在如下三种情况：一是不会用；二是简单使用；三是使用方法不对。有些单位不断的补充新设备，但作用和优势并没有很好的发挥出来，导致了设备资源的大量浪费。
四、办公自动化在高校应用的建议
要想改变高校办公事务管理的落后状况，尽快实现办公自动化，就必须采取切实可行的有效措施：
（一）转变思想，提高认识，增强领导。
首先领导决策层要引起重视，把实现办公自动化，提高学校的工作效率和管理水平当作一件迫切而重要的大事来抓。
建设一个办公自动化系统，需要建立一个计算机管理信息系统，它涉及全校的各职能部门和面对各种不同要求，要求在人力、物力、财力等方 面做好科学安排。因此，在建设我校办公自动化系统的时候，必须组建一个专门领导小组，负责保证各部门通力协作，组织专家进行系统分析、系统设计，制定总体方案，负责监督实施，并处理建设过程中可能出现的问题，这样才能保证办公自动化系统建设按时保质完成。
（二）多渠道筹集资金，更新、配齐必要的办公设备和相应的计算机软件。
推行高校办公自动化，资金不足是突出问题。解决这个问题应调动各方面的积极性，拓宽融资渠道。首先，争取国家教委、省高教厅给与一定的资金资助。各科教单位可以通过申请科研课题，争取科研经费。其次，通过技术合作和转让，增加经济收入，与当地的各企业单位共建办公自动化，走技术社会化、产业化道路。其三，积极承担其他单位、部门的办公自动化建设工程，提高经济效益，增加资金收入。
购进一批较为先进的计算机设备，配以先进的软件系统，装备校党政机关各部、处、室，并实行联网；学校图书馆也应该实现计算机辅助管理；院系的办公室可以安装先进的硬、软件，实现系的内部联网。这些应结合各院校的实际情况而定，由专门的领导小组负责效果会更好。
（三）做好管理人员培训工作，提高办公室工作人员的计算机技术水平和素质。
高等院校要提高工作人员的计算机技术水平。没有相关的知识与技术，就无法使一台台“死”及其运作起来，就无法让计算机代替人们工作，更不要说办公自动化了。
首先，要统一工作人员的思想认识，使他们认识到，掌握计算机知识、技术网络知识，懂得适用各种现代化办公设备，是一个管理者必备的基本条件，也是提高工作效率的重要途径。
其次，要为工作人员创造一个良好的学习提高机会。各院校可以考虑利用双休日或假期，集中一段时间，请有关专家上课、培训。在边远地区高校人才较少，院校可以结合实际进行自身人才的培训。可派送有一定基础的人员到有关院校进修学习，也可以对在职人员举办各种形式的网络知识培训。
（四）建立校园网络，实现自动化的快捷、便利。
要真正实现办公自动化管理，就要想办法达到信息资源共享，建立符 合高校实际情况的计算机网络。与传统的人工管理相比，办公自动化的一大特点是可以实现“文档一体化”。4“文档一体化”可使文书与档案紧密地衔接，避免文件归档不齐全、文件分类不规范、文件检索利用困难等问题，提高文档的利用率，从而保证档案信息的齐全、准确和及时，也同时达到“一次输入多次多项输出”的效果。开发实用的软件，建立合适的校园网络，就可以实现各部门之间的资源共享，实现高效管理，自动化管理。
五、办公自动化在高校应用的展望
随着科技的发展，高校自动化会登上更高的舞台，将各个院校的校园网络有机组合在同一个网络里，将是不久后的必然。国家教育主管部门应尽快成立相关的工作领导小组负责高校的办公自动化、网络化推广工作的组织和协调，由计算机专家和网络专家组成技术工作班子，设计和调整符合我国国情的高校网络建设方案。当然，这还需要国家的支持和科技的发展。
相信在不久的未来，高校的办公自动化将是高效的管理工作更上一层楼，更将有效地促进高校各项教育事业的发展，更快地跟上以信息和效率为主要特征的社会前进的步伐
4李殷青,“谈我校计算机网络建设”.《广西师范大学学报》.2002年增刊.2002年.第39页.6
参考文献
1、陈文力、赵欢.《办公自动化》.中国建材工业出版社.第二版.1999年.2、中国计算机发展公司.《办公寓管理自动化技术》.北京大学出版社.1987年7月.3、王敏.“浅谈高校办公自动化建设的特点”.《惠州大学学报》.18卷第3期.2002年.4、张富华.“建立网络体系提高管理水平”.《中山大学学报》.1999年第2期.5、李殷青,“谈我校计算机网络建设”.《广西师范大学学报》（综合专辑）.2002年增刊.
第四篇：《办公自动化系统》技术需求文档
《办公自动化系统》技术需求文档
办公自动化系统可以加大提高办公效率，使得实际业务通过网络流转，并适用于通用性、灵活性、保密性和标准化等各项原则，现将各项技术要求列举如下：
1、系统可以整合到其他应用系统或平台，进行门户统一管理，实现无缝对接。
2、工作流管理体系，用户可以自定制自己需要的业务流程和业务OFFICE 文档模板。
3、可实现严格的工作流程跟踪、监控和催办。有信息提醒功能。
4、用户权限管理可以分项分类到各项工作，并可以指定权限到分组或者单个用户。
5、用户可以任意定制私人桌面模块。
6、可以自定义报表
7、文档流转过程痕迹保留、留痕查看、手写批注、电子印章。
8、可以支持手机短信平台、移动办公。
9、可以有内部消息的发送传递。
10、文件编辑时具有缓存和定时保存功能,避免因为断网等故障的出现造成录入数据的丢失。
11、可以实现IP地址使用限制管理。
12、发布环境最好采用TomCat，数据库平台可任意选择。
13、提供数据库数据备份功能。
服务要求：本系统自完成系统安装及培训并经采购方验收合格之日起，乙方免费质保一年。
第五篇：企业办公自动化
企业办公自动化
随着网络技术和软件技术，特别是internet/intranet的出现及其相关技术的迅速发展，带来了全球范围市场竞争的日益加剧，对传统的办公和生活方式产生了巨大的冲击，所有的企业都面临着严峻的挑战，企业内的员工作为一个团队能否及时交流﹑获取各种相关信息，从而高效地协同工作，把握转瞬即逝的机会，将成为在激烈的市场竞争中取胜的关键，面对这样的形势，越来越多的企业打算或正在将计算机网络技术引入到日常经营管理上来，改变过去单纯的手工办公方式，以便在企业内实现信息共享﹑协同工作乃至科学的管理和决策，从而提高效率﹑增强企业的竞争力。
一.国内外办公自动化发展的趋势
1.传统办公模式
传统的办公模式主要以纸介质为主进行大量文件的处理，多指文字处理系统﹑轻印刷系统﹑文档管理系统。这种模式无法实现信息的共享﹑交换﹑传递；无法实现单位﹑企业内部的协调；难以对非文本的如声频﹑视频﹑图形﹑扫描对象等多媒体信息﹑超文本信息进行有效的处理。同时，传统的电子邮件没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况﹑不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。部门之间的交流往往通过电话和传真来实现。信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。
2.办公自动化
办公自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称office automation，缩写为OA,办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括网络化的大规模信息处理系统等。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志。
3.网络办公模式
网络办公就是采用internet/intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。改变过去复杂﹑低效的手工办公方式，实现迅速﹑全方位的信息采集﹑信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。
4.办公自动化的发展趋势
随着三大核心支柱技术：网络通讯技术﹑计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入了新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：
（1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无逢集成”的开放式系统。
（2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动。如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，帮助决策及处理意外等。
（3）多媒体化。包括对数字﹑文字﹑图象﹑声音和动画的综合处理。
（4）运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。办公自动化的趋势，要求企业使用由综合数据库系统所提供的信息中，针对所需做出决策的课题，构造或选用决策数字模式，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。
二.目前企业办公自动化的现状及问题
1.目前企业办公自动化的现状
近年以Intranet为基础的OA构造出了人与系统和谐的办公环境，实现了内外信息传递、工作日程安排、小组协同工作、工作流应用自动化等等，极大地改变了传统办公室以人工为主的工作方式，提高了管理水平和工作效率，节约了办公空间。据Cisco网络公司介绍，以网络为基础设施的OA系统比没有网络的OA系统提高工作效率50%以上。IBM在丹佛的分支机构，公司给销售、市场、技术和行政人员配备了电脑、打印机、Modem等设备，可以在任何地方办公，得以将办公大楼从9层减少成4层；美国第二大会计公司安达信公司，实施网络OA后将办公面积减少了一半。这种在任何地方都可以办公的虚拟办公室已经风靡全美。
我国的办公自动化建设经历了一个较长的发展阶段，目前企业的办公自动化根据发展程度可以划分为以下四类：
（1）起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用，ms office系列﹑wps系列应用软件以提高个人办公效率。
（2）已经建立了自己的intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处于闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。
（3）已经建立了自己的intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。
（4）已经建立了自己的intranet网络：使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过internet发布，宣传企业的产品﹑技术服务；intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。
我厂的办公自动化系统经过几年的发展，已经属于第四类。
2.企业实现办公自动化面临的问题
我国从80年代开始，尤其是进入90年代，办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展，办公自动化系统从最初的汉字输入﹑问题处理﹑排版编辑﹑查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网（intranet）,企业外部网(extranet)，已经成为办公自动化发展的必然趋势。目前,在实现办公自动化的进程中还有以下问题需要注意：
（1）效率。办公人员大都非计算机专业人员，他们的计算机知识尤其是计算机操作系统及硬件知识的缺乏，导致办公效率的降低，也造成系统管理员工作量的增大，如系统维护及软件升级。计算机技术的发展可谓一日千里，软硬件的升级换代将更加频繁，这就意味着系统后期成本居高不下。
（2）安全性。人们对信息的价值有了更深的认识，因而对信息的存储和保密也就更加重视，而今，病毒的破坏﹑黑客的入侵都将对系统信息以致命的打击。
3.企业实现办公自动化的要求
办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并根据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。
办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，四类企业办公自动化应区别对待：
(1)第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成。
(2)对于第二﹑第三类企业，由于企业intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公
应用系统，所以只须投入比网络投资少的资金，即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少，而产生的经济效益更高。
(3)对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。
三.怎样实现办公自动化
1.实施办公自动化的原则
在实施办公自动化的过程中，我们必须遵循以下几项原则：
（1）实用性原则
（2）先进性及成熟性原则
（3）可靠性原则
（4）开放性及安全性原则
（5）标准化原则
（6）可扩充性原则
（7）可维护性﹑可管理性原则
（8）节约性原则
2.实施办公自动化的环境
人是系统第一因素，即现在的办公室除了传统办公室的角色外，还需要增加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，设备维护人员等。
现代办公自动化对工作人员的素质提出了很高的要求。新形势新环境意义下的政治思想和职业道德是当然的基本素质。精业务懂管理、有经济头脑、熟悉规则遵守法律、具备现代人意识是更高的素质要求。而必须具备的最基本的素质是能操作计算机，要求达到：
(1)具备计算机硬件、软件常识
(2)熟练掌握一种汉字录入方法
(3)了解计算机上的目录和文件的基本概念
(4)网络软件的基本操作：会收发Email、文件和传真，会用浏览器
(5)了解数据库检索、查询、统计和分析的基本概念
(6)其它关于硬件、应用软件、系统安全、网络系统、决策支持系统、病毒概念、数据备份等等，当然是多多益善。
技术设备﹑计算机是系统重要因素。设备中有各种机器，如计算机﹑复印机﹑电话机﹑传真机﹑路由器﹑服务器﹑光盘机等等，这些设备也要维护﹑更新。
各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统﹑网络操作系统﹑文字处理软件﹑专项工作程序软件等等。
此外，还需要构建一个良好的网络环境，保证系统的运行畅通。
3.实施办公自动化的步骤
第一，在组织内部构建通信平台，工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。
第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批﹑通知纪要﹑会议管理﹑信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务处理等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。
第三，在internet上建立公用网站，进行信息采集﹑发布，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大大跨地区﹑跨省市。
在以上过程中，网络信息系统的安全性﹑稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起
强大的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着信息化建设的成就。
4.我厂办公自动化的实施
我厂实施的rj-eflow全网络办公自动化系统基于internet/intranet技术开发，通过统一的信息共享与发布平台，实现传统OA的公文运转与企业内部管理信息的协调统一，达到信息的高度共享与管理，集成了企业的各种信息系统的应用，是新一代基于知识管理的办公自动化系统。它改善了无纸化办公环境，提高了工作实效，为领导及时决策提供支持信息，同时，各职能部门实现信息共享。根据我厂办公及业务的特点将系统分为个人办公﹑部门办公﹑公文管理﹑机关事务以及公共信息等栏目。
四.对企业办公自动化的几点思考
1.什么样的企业适合使用办公自动化系统？
绝大部分企业都适合使用办公自动化系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体体现在：
(1)信息化尚未入门的企业。由于没有信息化的应用基础，先上办公自动化，OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。
(2)信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业。信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。
(3)缺少信息化资金准备的企业。信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。
已拥有业务管理系统还需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业。办公自动化与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。
2.办公自动化并不代表办公“无纸化”
有人认为实现办公自动化就是实现无纸化办公，实现无纸化办公就是在日常事务中不再需要纸张，这种想法是错误的。“无纸化”办公从信息处理角度上讲，是办公自动化的基本要求或者说是办公自动化的直接效果。改革传统办公模式，开展电子政务，使业务办公﹑公文流转和管理过程电子化﹑信息化，让文职人员从长期繁杂的办公事务中解放出来，通过统一办公规范，提高工作效率，降低行政成本。但在一些必要的时候，纸张仍然是必不可少的，尤其在文件的存档系统不够完善，考虑到突发事件的发生，这时纸质文件的保存是必不可少的。一些重要合同文书﹑技术规范也需要纸质文件。
3.实现办公自动化需要自上而下的推进
办公自动化建设是一项艰巨复杂的系统工程，涉及方方面面，难度大，要求高，因此，必须加强领导，搞好组织协调，确保各项工作任务完成。加强领导，强化配合，构筑合力。各部门﹑各车间要高度重视办公自动化建设工作，切实纳入重要议事日程，强化组织领导。主要领导要经常听取工作汇报，及时指导工作运行。分管领导要具体抓，要深入实际，及时掌握办公自动化建设情况，及时解决工作中遇到的问题。要加强督促检查，有计划﹑有力度地搞好工作推进。各部门要落实专人，全程抓好本部门的工作。要集中人力﹑物力﹑财力保障本部门网络﹑应用系统的健康运行。尽快理顺办公自动化建设管理机构，积极开展工作，确保全厂办公自动化建设协调发展，整体推进。
4.建立严格的使用权限和层次分明的管理制度
根据工厂对文档的具体操作，从保密和安全的角度，对进入办公系统的用户，采取按部门﹑职务，进行优先等级和功能模块的设定。企业最高领导有权进入所有的模块，能查看到所有文档，但为了防止误操作，封掉了有些不会用到的修改功能。企业最高领导有权签发﹑
查阅人事资料等与本部门有关的工作。秘书有起草﹑传递及允许查阅数据库的权限，应该说NOTES（办公自动化的支持软件）的保安工作是非常出色的，无密码就进入不了系统，有密码无权限时，进入了系统，也只是告诉你无权使用；有密码有权限无功能，重要操作不显示操作钮。可见信息化部门要把握好角色﹑权限和密码的设定，这样，办公自动化系统的宝贵数据才能高枕无忧。要建立办公自动化管理制度和考核办法，明确单位的责任领导﹑责任部门和直接责任人的工作职责和任务，制定相应的奖惩措施，推行一套融管理﹑监督﹑激励相一致的有效机制。
5.牢固树立信息安全意识
(1)要牢固树立网络安全意识。要树立保密意识，高度重视网络安全工作，不得将内部涉密的计算机﹑设备和网络接入网络，不准在网上传输和存放涉密信息。各单位主要责任人为网络安全的第一责任人，信息员为具体责任人，各司其职，将工作落到实处。
(2)要做好计算机信息网络技术安全管理工作。信息化部门要加强技术及管理知识的学习，经常对各单位网络进行检查，对存在的问题及时指出﹑及时纠正，务必确保安全。建立安全事件报告制度，各单位一旦发现网络安全事件，必须在第一时间向信息化部门报告。
(3)要加强网络设备的管理，凡安装﹑维护﹑连接和设置，均由信息化部门统一负责，严禁随意更换﹑改变其物理的位置﹑形态﹑性能，严禁改变其连接关系﹑运行状态和系统的设置。
6.要加强对职能人员的培训
办公系统在初始启动时，大量的资料需要输入，许多表结构需要进行设置。在还没能驾驭电脑的时候，有一些畏难和办公习惯，一些障碍和惰性是可以理解的，信息化部门的工作人员要从用户的角度出发，帮助他们克服困难，推进项目的进展。目前，我厂已经对办公自动化的使用人员进行了多次系统培训，其中包括厂级领导﹑中层领导﹑工厂信息人员﹑信息发布人员﹑一般使用人员。通过系统的培训使他们能够熟练的操作办公自动化系统，保证了办公自动化系统的良性运行。
7.勤维护，常保养，使办公自动化系统处于最佳的运行状态中
办公自动化系统是办公人员的办公平台，经常使用，难免会出现一些问题，因此要认真对待办公人员的每一个求助，认真解决操作中的问题，及时处理系统的疵点。曾经遇到到这样的一种情况，财务部的报表无法发布，NOTES提示有错，在排错时，才发现是系统的源程序设定范围中，为包含那个出错的特殊字符。诸如此类问题的处理过程，可以让系统管理员获得更多的维护办公自动化系统的经验。还有定期的程序整理。以一年为限的数据库复制等工作都有利于办公自动化系统的良好运行。
综上所述，办公自动化发展到今天，办公自动化系统的定义已经由原来的简单的公文处理扩展到整个企事业单位的信息交换平台，其功能已经有了极大的飞跃。然而，随着计算机技术水平的不断发展和用户对功能不断增长的需要，企事业单位办公自动化的道路还很漫长。愿我们共同努力，为我国的计算机技术在办公自动化领域得到更好的应用和发展做出我们应有的贡献。
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