会议的名词解释和会议注意事项及会议的准备

第一篇：会议的名词解释和会议注意事项及会议的准备

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊的作用。

会议管理，又名活动管理,原译为eventsmanagement、conferencemanagement或meetingmanagement等，是一种由主办方或会议活动组织者创建和管理的专门针对某一场会议的专题网站.与一般的网站不同,会议管理有详细的会议所举办的日期、时间、地点、已经对参会人员的要求，并且有在线报名和购买门票等功能。通常由会议主办方进行管理、不定期发布新的会议动态或新闻。一个典型的会议管理结合了文字、图像、视频、及其它与主题相关的媒体。能够让参会者以简便有效的的方式在网上了解本次会议的信息。会议管理是社会媒体网络和数字会务服务的一部分。会议管理的服务对象涉及复杂的品牌推广，寻找受众目标，甚至挖掘参会人员的数据。会后对相关数据进行分析，确保投资回报，这一专业流程已经成为市场活动一个重要的事件驱动。在会议和活动作为一个产业在世界各地最近的增长意味着市场营销及客户管理不能再象以前那样单一。会议和活动，如全球气候变暖峰会，亚运会等在某些情况下，已经对他们的社区甚至整个国家产生巨大的影响。会议管理的应用规模没有明显的界定，现在包括所有从奥运会规模下降至5人的商界人士早餐会。包括许多行业，慈善组织和利益集团都将举办各自的大小会议，以推销自己，建立业务关系，筹集资金或庆祝。

目前国内打造会议管理的途径主要有两种：一是找网络公司专门为本次会议制作一个专业的网站；二是利用会议活动管理系统自动生成。找网络公司价格大概XX~5000元不等，主要根据会议管理的栏目价格会有出入，开发周期大致15个工作日。优势是可根据会议组织者的要求独立设计网站样式模板和功能，可与开发公司沟通加入一些会议组织者个性化的一些元素，但目前国内的网络公司对这种会议管理都不会专门编写一个网站，而是利用主流的cms系统进行生成，只是修改下网站的样式，考虑到开发周期、费用和网站的不可重复使用性这种方式已经越来越不被认可。会议活动管理系统则更加智能和实惠，国外一般称为eventsmanagementsoftware可见主要用作活动的管理，一些中发达国家的活动、会议、聚会较为发达和常见，因此这类的管理和应用系统也孕育而生。国外比较常用的如eventbrite，regonline，就连专门做邮件营销的巨头constencontact今年年初也开始涉足eventsmarketing.国内目前常用的有mymova.因为mymova主要针对会议的客户，因此较国外的此类服务更为专业，生成的网站也较完善。

目前大部分会议的主办方均有意尝试信息化更强的会议活动管理系统进行会议管理的建设，不仅节约开发周期、并且费用低廉、同样也可以自定义网站样式及风格，并且在线注册环节比自主开发的要更为稳定和可靠。

注意事项

考虑周全要成功地举办一次会议，尤其是大型会议，须要考虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参加，会不会遇到外宾来访或者公司出货；不能出席的人是否有替代人选，怎样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当；会议需要什么辅助器材，由谁负责；会议进行的时间预计有多久等等。只有事先做好准备工作，才能保证会议地顺利进行与圆满结束。

选择合适的会议场所

会议场所的选择有很多种，最常用的是公司的会议室；有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地，一边开会，一边度假；至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。不管采用哪种方式，对会场的基本要求是一致的，即：会场应该舒适宽敞，隔音效果好，采光通风良好，没有其他干扰，最好有窗帘，便于在放投影资料时看得清楚，安静不嘈杂，空调良好，插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。

用文字记录会议的相关事项

在准备会议的过程中，有关会议的各个事项，如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员，不能只进行口头通知，俗话说“口说无凭”，有时候秘书已经通知了各个部门主管，可是有的人忙起来就忘记了，所以必须把工作做细致。

会场的器材准备

现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。

桌椅、名牌、茶水

桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。

会议上的茶水饮料最好用矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

签到簿、名册、会议议程

签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

黑板、白板、笔

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然现在视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

各种视听器材

现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

资料、样品

如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。

第二篇：会议准备注意事项

会议准备注意事项

会议准备

注意事项

1.考虑周全要成功地举办一次会议，尤其是大型会议，须要考虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参加，会不会遇到外宾来访或者公司出货；不能出席的人是否有替代人选，怎样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当；会议需要什么辅助器材，由谁负责；会议进行的时间预计有多久等等。只有事先做好准备工作，才能保证会议地顺利进行与圆满结束。

选择合适的会议场所

2.会议场所的选择有很多种，最常用的是公司的会议室；有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地，一边开会，一边度假；至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。不管采用哪种方式，对会场的基本要求是一致的，即：会场应该舒适宽敞，隔音效果好，采光通风良好，没有其他干扰，最好有窗帘，便于在放投影资料时看得清楚，安静不嘈杂，空调良好，插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。

3.用文字记录会议的相关事项

在准备会议的过程中，有关会议的各个事项，如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员，不能只进行口头通知，俗话

说“口说无凭”，有时候秘书已经通知了各个部门主管，可是有的人忙起来就忘记了，所以必须把工作做细致。

第三篇：会议准备

1、确定会场，定会议室。

2、确定会议通知，发通知。

3、领会议需要用品。

4、筹备会：工作安排（专家接送及住宿、餐劵、出入通行证、条幅引导牌）、邀请领导、主持词、讲话稿。

5、制作桌盘、讲义。

6、代表住宿确定人数。

7、讲义、资料装袋。

8、厂家展架摆放

第四篇：会议注意事项

会议上定了的事项：

1.12月26日和27日，邀请了设计、勘察单位及现场监理、总包公司与我公司（包括管理公司）进行了5方验收，为保障孵化基地项目前后阶段施工的合理衔接，本次会议明确了自调试竣工验收阶段开始由王保全副总为项目负责人，对验收资料进行签字。

2.按照消防审查有关标准，共用电梯井的电梯间距小于500CM，必须做隔断封闭，由于该施工不在合同清单内，会议决定招标电梯公司进行整改施工。

3.会议通过了关于采购非消防电源强切开关220套，按照单价500元，大约需11万元左右。

4.会议决定选定质监站推荐的三家由资质公司进行室内环境监测已达到将来的消审要求。

5.会议要求北京六建将结算内的工程项目完工，在后来验收工作中发现的新增和变更的施工项目，六建要给出书面形式的报告，并重新招标全部打包完成。

6.考虑到下步消防工程验收的需要，会议要求5号楼装修单位要先出施工图纸然后报审，最后施工的流程进行，可先进场做好装修工作的前期准备，后续与总公司补全合同等相关手续。

7.20号要对孵化基地项目的安防、弱电、绿化进行踏勘，之后按照施工进度支付各类施工款。8.所有推进消防验收的工作都要支持，监理公司和管理公司要确保工程手续齐全、程序严格，能经得起审计审查。9.5号楼七层装修要按照先出图，再报审，最后施工的流程进行。

10.会议要求管理公司尽快做好地下车库立项申报材料的准备，再次明确，要先改造后立项。11.提出要求：

1． 消防注水进展缓慢，要多加施工人员，进行现场检点促进。

2． 对孵化基地2—5号楼出现的问题要求相关施工单位和监理、管理公司出书面报告。

3． 会议决定邀请区消防支队对我工程提出施工意见，以达到后续的消审要求。

4． 做好5号楼装修准备工作，现场物业要对装修单位提出进场要求和制定施工规则。

5． 会议对新物业公司提出了下一步工作要求：每个工作面要派有资质的相关人员去管理，主要在成品保护、水电管理和施工电梯方面。

6． 新物业要在施工面广的区域增加探头进行监督管理，制定施工的现场管理方案，安排的人员要和合理科学，构架明确。7． 会议要求监理公司督促北京六建将竣工图和结算资料送交至财政局和结算中心。

会议了解的施工进度：

第五篇：会议注意事项

会议注意事项

一、会议前：

1、一定要以积极正面的心态参加，将自己的能力表现出来。

2、一定要认清会议主题内容，掌握重点。

3、一定要认清自己在会议中的位置。

4、一定要有准备，写下题纲，掌握发言主要内容。

5、一定要根据会议进行情况决定哪些内容可以提出，哪些不能提出，要谨慎。

6、一定要准备好会议中所要用到的记录本、笔和资料等。

7、一定要处理好与会议无关的事情。如：手机静音等。

8、一定要准时出席，尊重别人的时间。

二、会议时：

1、一定要思路清晰，掌握问题的主次，掌握发言时间。

2、一定要有秩序的发言，不要随意打断别人发言，在别人发言时要保持安静。

3、一定要声音宏亮、语速适中，以确保其他人能听见你的想法。

4、一定要做到就事论事，语言得体规范，无贬低他人的意思。

5、一定要掌握好会议气氛，要开放自己的心胸去倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人。

6、一定要抓住问题重点，明确问题要求，不要在一个无关的问题上纠结。

7、一定要有基本的礼节，在语言和行为上不可随意。如：不要在会场接电话，中途不要无故离会，不要在其他人发言时交头接耳，私下讨论。

8、一定要认真做好会议记录。

三、会议后：

1、一定要做好收尾工作，将会场处理干净，人员带好随身物品有序离场。

2、一定要认真思考会中遗留问题，积极完成所安排的任务。

3、一定要做好会议总结，提出对本次会议看法。

写稿人：程紫微2012年12月4日