县政府办公室会务组织程序规范

第一篇：县政府办公室会务组织程序规范

县政府办公室会务组织程序规范

一、县政府成员全体会议组织程序规范

（一）会议的组织

1、县政府成员全体会议由政府办公室主任负责组织，分管秘书科的办公室副主任协助，秘书科、行政科负责具体组织落实。

2、县政府常务会议确定召开县政府成员全体会议后，秘书科负责人要迅速写出会议安排意见（包括时间、地点、出列席人员范围、会议议程、会议需要的材料等），经办公室主任修改后，报主持人审定。

3、会议安排意见确定后，秘书科负责人要根据会议安排意见起草会议通知，打印后下发有关部门，同时交行政科电话通知有关人员，行政科负责及时作好会场布置等会务工作。

4、秘书科负责人要在会议前一天将会议筹备情况向办公室主任汇报。

5、行政科、秘书科负责会议的签到，并组织与会人员严格按座次就座。

6、秘书科负责人负责根据领导意图掌握会议进程，协助会议组织人维持好会场秩序。综合科、秘书科要做好会议记录。

7、行政科负责会场布置、会标制作、座次安排、音响、车辆和食宿安排，并搞好会议的必要服务。

8、政府办公室副主任及办公室各科室有关人员要列席会议，并注意为会议服务。

9、政府办公室列席会议的人员要提前十分钟到会，秘书科、行政科为会议服务、签到的人员需提前半小时到会，并检查会场布置情况，及时向会议组织人汇报。

（二）会议精神的贯彻落实与反馈

1、会议结束后，督查室要迅速起草要求有关部门汇报传达贯彻会议情况的文字通知及督查报告，送主管副主任审阅后打印下发，同时会同有关科室电话催要情况，必要时召集部门汇报，并将汇报材料交综合科。

2、由综合科负责以信息、简报、电视、网络等形式进行宣传、报道，并与督查室配合对贯彻落实情况进行全面综合，向县政府领导汇报。

3、会议决定和部署的重要工作，有一定时限要求的，由督查室负责跟踪催办，并随时将进展情况报有关领导。

二、县政府常务会议、党组会议组织程序规范

（一）会议议题的准备与收集

1、凡提请县政府常务会议、党组会议讨论研究的议题，涉及到几个部门的，要先由业务主管部门牵头协调，经协调不能达成一致意见时，再由联系县政府各部门的政府办公室主任或副主任出面协调。经过协调仍有分歧意见时，要将各分歧意见及各自理由和协调意见，连同原议题一并报主管副县长，由主管副县长提出明确意见。

2、各秘书在每周星期一、二负责将县长、主管副县长手头的议题收集，初步把关后交秘书科负责人，再由政府办公室主任、有关副主任、秘书对收集的议题组织研究讨论，对材料的内容、文字质量及有关政策依据、必要的参阅资料进行审核把关，综合平衡，提出明确意见。

3、由秘书科负责人根据政府办公室主任组织研究的讨论意见，写出“常务会议议题建议书”和“党组会议议题建议书”，送办公室主任审核后，报会议主持人审定。

4、议题审定后，由秘书科负责人根据会议主持人意见，迅速通知有关部门按议题内容要求组织书面材料，并打印25份。材料要在会议召开前一天交秘书科负责人。

5、秘书科负责人将审定后的会议议题交文印室打印25份，并在会议前一天起草出会议通知（包括时间、地点、出列席会议人员等）交行政科下发，同时通知行政科作好会务工作。

6、秘书科负责人负责将会议主持人审定意见以书面形式通知有关副县长。

（二）会议的组织

1、县政府常务会议、党组会议由政府办公室主任负责组织，分管秘书科的副主任协助，秘书科、行政科负责具体组织落实。

2、秘书科负责常务会议、党组会议讨论、研究议题的分发、回收和会议的记录、纪要的整理，并根据领导意图掌握会议进程。具体负责：（1）秘书科负责人负责将常务会议、党组会议讨论、研究的议题按顺序上交，会前分送给出席会议的领导，会后收回；（2）秘书科负责人负责常务会议、党组会议的记录，会后负责纪要的整理，文印稿的校对、分发；（3）一名秘书负责根据领导意图和会议进程及时通知有关列席人员进入会场，并协助会议组织人维持好会场秩序；（4）与议题有关的秘书要列席会议，根据会议议定的事项为主管副县长做好会后服务工作。

3、行政科负责常务会议、党组会议会议室的布置、座次安排、出席领导的必要服务，会场外秩序的维护、列席人员的签到、接待等会务工作。

4、综合科负责人和一名干事、督查室负责人要列席常务会议，并协助会议组织人维持好会场秩序，协助秘书科负责人搞好会议纪要。

5、秘书科负责人要在开会前一天将会议准备情况向会议主持人汇报。

（三）列席人员的组织

1、列席人员要按通知要求参加会议。列席常务会议的人员为与会议的议题有关的县政府部门的行政正职或熟悉情况的副职，列席党组会议的人员为与会议议题有关的县政府部门的党委、党组书记。一般不带助手，确需带助手参加会议时，事先需经政府办公室主任批准。

2、列席人员按通知要求提前到政府办公室侯会。会议组织人员按照会议议程适时通知有关人员列席会议，议完规定的议题后退出。

3、列席会议的人员要自觉遵守会议时间，不得迟到、早退，会议期间不外出，不接待客人，不接电话，不办与会议无关的事项，遇有急事需提前退会者，报经会议主持人同意后，方可离去。

4、列席人员要严格执行保密制度，会议讨论的情况和决定的事项，凡未经公布和要求提前传达贯彻的，不准透露和扩散。

（四）会议议定事项的督办与落实

1、会议议定的事项需政府办公室落实的，根据会议精神由政府办公室主任或分管秘书科的副主任协调有关科室处理。

2、会议议定的事项需有关部门根据会议精神落实的，由政府办公室督查室填催办查办卡，交有关部门按时限要求落实，并由督查室随时将进展情况，落实中出现的问题整理汇总，送主管督查室的副主任审阅后，报县政府办公室主任及县政府有关领导。

三、县长办公会议组织程序规范

（一）会议议题的确定

1、由县政府各部门将需提请县长办公会议的议题报县长、主管副县长，并拿出预案，由县长、主管副县长确定。

2、根据实际情况和工作进度，县长、主管副县长需对某些问题通过县长办公会进行协调的，由县长、主管副县长确定议题。

3、会议议题确定后，由联系有关部门的政府办公室主任或副主任、分口秘书对议题研究讨论。

（二）会议的组织

1、县长办公会由联系县政府各部门的政府办公室主任或副主任组织，分口秘书具体负责落实并及时通知有关部门（包括会议时间、地点、议题、参加人员等）。

2、分口秘书要作好会议室布置工作，并提前一刻钟到会，作好会议签到及必要的会上服务工作，要在开会前五分钟向会议组织人汇报到会情况。

3、分口秘书负责作好会议记录，根据领导意图需整理纪要时，要及时写出会议纪要，交政府办公室主任或副主任审阅后，送会议主持人签发。

4、规模较大的会议，由行政科负责会议室布置等会务工作，督查室一

名干事参加。

（三）会议议定事项的督办与反馈

1、会议议定的事项一般由分口秘书督促有关部门按照会议精神落实，并将落实情况及时反馈。

2、对会议议定的事项较多、内容重要的，经政府办公室主任批准，立项督查，由政府办督查室协同分口秘书催办，并将落实的情况整理、汇总，及时报告。

四、县政府专题工作会议组织程序规范

（一）会议的组织

1、县政府专题工作会议一般由政府办公室主任、副主任负责组织，县政府有关业务主管部门协助，分口秘书负责具体组织落实。对规模较大的综合性工作会议，由县政府办公室有关科室负责具体组织落实，县政府有关业务主管部门配合。

2、确定召开会议的时间后，分口秘书要及时起草会议通知，送办公室主任、副主任审定后，打印下发有关部门，或委托会议主办部门下发通知。

3、分口秘书协同会议主管部门作好会场布置、会议签到等会务工作，对规模较大的综合性工作会议，由秘书科、行政科和会议主办部门共同作好会场布置、食宿等会务工作。

4、分口秘书负责在会议召开前一天将会议筹备情况向办公室主任、副主任汇报。

5、分口秘书及主办部门工作人员要在会议召开前二十分钟到会，检查会议室布置情况，作好会议签到工作，并向会议主持人报告到会情况。

（二）会议精神的贯彻落实与反馈

1、县政府专题工作会议结束后，一般由分口秘书负责以信息、电视、网络等形式进行宣传报导，对于规模较大的综合性工作会议，则由秘书科与综合科共同搞好宣传报导工作，必要时召集有关部门汇报会议精神落实情况，以简报形式下发。

2、分口秘书要协同督查室催促有关部门及时将会议精神贯彻落实情况反馈上来，以减少不必要的重复性会议，提高工作效率和质量。

第二篇：办公室会务工作规范

办公室会务工作规范

一、接受会议指令

办公室工作人员在接到会议指令时，应准确记录会议召开的各项要求，全面掌握有关情况，做好相关准备工作。

二、会议方案制订

根据接到会议的指令和领导的有关要求，制订会议方案，内容主要包括：会议名称、时间、地点、议程、出席领导、参加人员、列席人员、拟邀请人员、会议文件资料准备、会场布置、安全、卫生、新闻报道、典型发言、颁奖以及其它特殊要求。

三、会议方案审批

将拟定的会议方案报分管副秘书长或秘书长审批。

四、会前筹备

（一）会议通知

1、重要会议应发书面通知。电话通知的，应拟定简明扼要的通知稿。

2、通知内容包括：会议名称、时间、地点、参加人员、会议内容和会期注意事项、联系电话等。

3、通知范围：参会市领导、其他参会人员、列席人员及相关单位。

4、通知下发后，应掌握应到会人员拟出席、请假情况并及时向领导汇报。

（二）会议文件准备

由相关单位负责会议文件的准备，对需向会议提交的文件资料，应明确专人负责收集和分发。会议文件主要有：

1、会议主体文件，包括主持辞、主题报告、专题报告、决议、领导讲话等。

2、会议程序文件，包括议程文件、日程安排、选举程序、表决程序等。

3、会议管理文件，包括会议须知、保密规定、作息时间等。

（三）会场布置

布置会场应体现会议的性质和需要，烘托会场气氛。

1、会场装饰

（1）党代会，背景布置党徽和红旗。

（2）根据会议需要在主席台悬挂会标、摆放花卉。

（3）根据会议需要悬挂标语等。

2、会场座次排列

（1）主席台人员座次的排列。会议主席台座次排列顺序，一般按职务高低排列，以主席台座位为准，无论人数单、双，均以最高领导为中心，然后依先左后右次序排列。如领导对座次安排有特殊交待，按领导意见办。

（2）标识座次的方法，采用在主席台或会议桌上摆放座签、在与会人员入场券上注明座次等方法。

（3）重大会议，印制座位图表，经有关领导审定后发给有关人员。

3、其他要求

（1）会场要考虑制冷、取暖、通风和消毒等事项。

（2）会场桌椅摆放应整齐划一，横成行、竖成列。铺有台布的桌面应干净整齐、颜色统一。

（3）座位牌要统一、规范、醒目，摆放要整齐。

（4）会场内音响、话筒、灯具等应提前2小时调试，会前10分钟重试，确保正常使用。同时准备备用品，随时应对突发情况。

4.特殊要求

（1）对表彰类会议，根据需要安排礼仪人员、音乐等。要求上述人员着装整齐，守纪律、听指挥。

（2）根据会议需要，安排工作人员宣读文件。

（3）对出席重要会议的领导和其他参会人员有着装要求的，应提前通知。

（4）涉密会议，应按有关保密规定和通知要求办理。

（5）重要会议会场应提醒与会人员关闭移动通讯工具。

（四）住宿、就餐安排

1、住宿。提前统计好住宿人数、性别、民族、预订客房、档次和房间数量，拟定房间分配方案，安排宾馆值班等。

2、就餐。掌握就餐人员情况，包括少数民族人员及不同饮食习惯，提前2天确定就餐地点、食谱，安排卫生防疫，制作餐证等。

（五）会议用品准备

提前制定周密方案或者开列用品准备清单，将所用物品的名称和数量详细列出。主要包括：

1、制作证牌。包括：座位牌、出席证（列席证）、工作证、车辆通行证、奖状、证书、文件袋等。

2、印制会务手册。包括：议程、日程、参会人员名单、房号、电话号、就餐安排、乘车安排等。

3、特殊会议，如召开选举性会议，应准备选票、选票箱、封条等，并准备填写选票用笔等物品。

（六）会议车辆安排

明确专人负责提前确定会议所需车辆，会议需要多辆车时应将车辆编号、排序。

（七）信访安全保卫工作

由会务人员协调院保卫处制定、落实预案。

（八）新闻报道工作

根据会议需要，市委宣传部做好新闻报道工作或与新闻单位联系协助做好会议新闻报道工作，会议新闻稿件应经有关领导审批。

（九）卫生医疗、防疫工作

根据会议需要，与医院和防疫部门联系，安排卫生防疫人员驻会并制定应急预案。

五、会前检查

会议召开前，对上述会议准备工作进行检查，确保各项工作落实到位。对未完成的任务，明确专人限时完成，确保会议按时顺利召开。

六、会议报到

会务工作人员应至少提前30分钟到达会场并做好以下工作：

1、会议签到。要求与会人员本人签到。报到完毕后，应及时汇总情况，向有关领导报告。会务工作人员在会前5分钟，对没有到会人员进行催促。

2、发放文件、资料。

3、会议开始前，引导与会人员入座，制止无关人员进入会场。

4、宣布会议纪律。开会时要关闭手机，进入会场不准吸烟，不准随意走动、交谈喧哗，涉密的会议强调有关保密纪律。

5、根据会议安排，有候会人员的应安排候会人员在休息室等候，确保会议衔接紧密、有序。

七、会中服务

1、会场服务人员应稳重大方、礼貌用语，适时搞好会场服务。

2、会议开始后，会务人员应巡视会场，维持会场秩序，发现不遵守纪律的情况，及时制止，妥善处理突发情况，确保会议顺利进行。

3、根据需要安排有关人员做好会议简报、讨论记录和意见汇总工作。

4、常委会记录，应使用统一标准的会议记录纸，记录应真实、准确、完整，不得随意做增删改动。

八、会后工作

1、会议结束后，应疏导与会人员离开并检查会场，查看有无遗留物品、资料，清退会议室等。

2、收回会议文件。对需要收回的会议文件，在会议结束时及时如数收回。

3、会议文件的归档。将形成的所有文件包括会议方案、通知、报告、简报、记录、签到表等文件整理归档。

第三篇：区委办公室会务工作规范

区委办公室会务工作规范

一、区委全体（扩大）会议、区委书记会、区委常委会、党政联席会等重要会议由区委办公室主任统筹安排，会务工作由秘书科承办，相关工作由其他科（室）协办。会议研究讨论的除人事任免以外的有关事项，都要迅速形成会议纪要。

二、以区委或区委办公室名义召开全区性某一方面的工作会议、现场会的会务工作由办公室牵头，相关部门负责承办，联系该项工作的办公室副主任为第一责任人。

三、区委办公室承办的会务工作和接待上级领导视察，由主任、分管主任统筹安排。具体工作由有关科（室）分别承担。其中：会议通知、文件、报告、领导讲话稿的起草工作以综合科承担为主；信息、新闻报道、会后督查由信息督查科负责；会议日程安排、会议指南等文件材料印制、分发由秘书科统一扎口落实；会场布置由秘书科牵头,会同机关事务处承担。安全保卫工作由秘书科与事务处联系安排。

四、不是区委办公室承办的会议，若有区委书记或副书记参加，会前跟班主任及秘书科必须检查会务工作（包括主席台席位排列），保证会议效果。

五、区委办公室大、小会议室根据区委领导活动安排情况统筹使用，必须始终保持整洁有序，会后及时清理打扫，原则上不外借，特殊情况外借须经办公室主任或分管主任同意后由秘书科扎口安排。

★ 全区重要会议各环节流程图

1． 党代会流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议筹备（分工作组、党代表组等）——会议正式通知——召开预备会——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次图、文件、讲话稿、决议等）——文件材料印刷——会议材料装袋分发——会场布置（会标、宣传标牌等制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置、票箱准备等）——讨论室安排（讨论室门上贴讨论组名单、落实各讨论室服务和记录人员、茶水供应）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议、向市委报告等）——会后督查 2．区委全体（扩大）会议流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议正式通知——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次表、文件、讲话稿、决议等）——表态发言材料的把关——文件材料印刷——会议材料装袋——会场布置（会标制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置等）——参观点安排（提前踩点、落实车辆、通知相应参观点、准备扩音器、落实讲解员等）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议等）——会后督查

3． 区委书记会流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会议记录——会议纪要（除研究人事任免以外的事项）——重点工作督办 4．区委常委会议流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会务——会议记录——会议纪要（除研究人事任免以外的事项）——重点工作督办

5．党政联席会流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会议议程安排——材料准备——会务（每隔10—15分钟由专人负责倒水、通知发言人员）——会议记录——会议纪要——信息——重点工作督办

6．现场会流程：拟定活动方案——会议通知——现场会场地布置——落实车辆、踩点——会务——信息及宣传报道——会后督办

7．接待上级领导流程：拟定接待方案——会议通知——会议室准备（多媒体幻灯片准备、冬夏季开空调、茶水供应、水果、烟、纸巾等）——环境布置（鲜花、制作欢迎牌等）、电梯准备——与上级机关衔接，提前通知领导迎候——会务（每隔10—15分钟由专人负责倒水、由专人操作多媒体幻灯片）——会议记录——后勤服务安排（落实参观点、就餐等）——信息及宣传报道——结束前电梯准备

8．承办全区性大会流程：会议准备方案（确定会议规格、落实到会领导、确定参会人员等）——会议通知——召开预备会——会场布置（会标制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置、人员就座示意图制作等）——表态发言材料的把关——文件材料印刷——领奖、签定责任状等会前彩排、走台——会务（签到、会议材料分发、主席台倒水、视到会情况由专人负责安排与会人员尽量靠前坐等）——信息及宣传报道——会后督办

★ 日常会议各环节流程图

1． 分管书记召集的会议：跟班副主任交办（填写电话通知单、确定会议地点、明确会务要求）——电话通知——会议室准备（秘书科供应茶水、冬夏季开空调）——会务

2．重要会议（重大活动）预备会：办公室主任或副主任交办（填写会议通知单、确定会议地点、明确会务要求）——电话通知——会议室准备（秘书科供应茶水、冬夏季开空调）——会务

★ 《会议纪要》分送范围

1.书记会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，相关单位；存档。

2.常委会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，区委各部委办局、各有关单位，存档。

3.党政联席会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，各普发单位，存档。

第四篇：区委办公室会务工作规范

一、区委全体（扩大）会议、区委书记会、区委常委会、党政联席会等重要会议由区委办公室主任统筹安排，会务工作由秘书科承办，相关工作由其他科（室）协办。会议研究讨论的除人事任免以外的有关事项，都要迅速形成会议纪要。

二、以区委或区委办公室名义召开全区性某一方面的工作会议、现场会的会务工作由办公室牵头，相关部门负责承办，联系该项工作的办公室副主任为第一责任人。

三、区委办公室承办的会务工作和接待上级领导视察，由主任、分管主任统筹安排。具体工作由有关科（室）分别承担。其中：会议通知、文件、报告、领导讲话稿的起草工作以综合科承担为主；信息、新闻报道、会后督查由信息督查科负责；会议日程安排、会议指南等文件材料印制、分发由秘书科统一扎口落实；会场布置由秘书科牵头,会同机关事务处承担。安全保卫工作由秘书科与事务处联系安排。

四、不是区委办公室承办的会议，若有区委书记或副书记参加，会前跟班主任及秘书科必须检查会务工作（包括主席台席位排列），保证会议效果。

五、区委办公室大、小会议室根据区委领导活动安排情况统筹使用，必须始终保持整洁有序，会后及时清理打扫，原则上不外借，特殊情况外借须经办公室主任或分管主任同意后由秘书科扎口安排。

★ 全区重要会议各环节流程图

1． 党代会流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议筹备（分工作组、党代表组等）——会议正式通知——召开预备会——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次图、文件、讲话稿、决议等）——文件材料印刷——会议材料装袋分发——会场布置（会标、宣传标牌等制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置、票箱准备等）——讨论室安排（讨论室门上贴讨论组名单、落实各讨论室服务和记录人员、茶水供应）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议、向市委报告等）——会后督查

2．区委全体（扩大）会议流程：拟定会议筹备方案——会议预备通知——会议正式通知——会议材料准备（日程安排、会议议程、座次表、文件、讲话稿、决议等）——表态发言材料的把关——文件材料印刷——会议材料装袋——会场布置（会标制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置等）——参观点安排（提前踩点、落实车辆、通知相应参观点、准备扩音器、落实讲解员等）——正式会前检查会场安排——会务（签到、会议材料分发、领导进场乐、开幕式和闭幕式音乐、主席台倒水、台下茶水供应等）——后勤服务安排（车辆、就餐等）——信息及宣传报道——会务总结、后续工作（会议决议等）——会后督查

3． 区委书记会流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）

——会议记录——会议纪要（除研究人事任免以外的事项）——重点工作督办

4．区委常委会议流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会务——会议记录——会议纪要（除研究人事任免以外的事项）——重点工作督办

5．党政联席会流程：会议通知——会议室准备（冬夏季开空调、茶水供应）——会议议程安排——材料准备——会务（每隔10—15分钟由专人负责倒水、通知发言人员）——会议记录——会议纪要——信息——重点工作督办

6．现场会流程：拟定活动方案——会议通知——现场会场地布置——落实车辆、踩点——会务——信息及宣传报道——会后督办

7．接待上级领导流程：拟定接待方案——会议通知——会议室准备（多媒体幻灯片准备、冬夏季开空调、茶水供应、水果、烟、纸巾等）——环境布置（鲜花、制作欢迎牌等）、电梯准备——与上级机关衔接，提前通知领导迎候——会务（每隔10—15分钟由专人负责倒水、由专人操作多媒体幻灯片）——会议记录——后勤服务安排（落实参观点、就餐等）——信息及宣传报道——结束前电梯准备

8．承办全区性大会流程：会议准备方案（确定会议规格、落实到会领导、确定参会人员等）——会议通知——召开预备会——会场布置（会标制作、主席台座位、台下座位安排、灯光、音响、席卡摆放、发言席设置、人员就座示意图制作等）——表态发言材料的把关——文件材料印刷——领奖、签定责任状等会前彩排、走台——会务（签到、会议材料分发、主席台倒水、视到会情况由专人负责安排与会人员尽量靠前坐等）——信息及宣传报道——会后督办

★ 日常会议各环节流程图

1． 分管书记召集的会议：跟班副主任交办（填写电话通知单、确定会议地点、明确会务要求）——电话通知——会议室准备（秘书科供应茶水、冬夏季开空调）——会务

2．重要会议（重大活动）预备会：办公室主任或副主任交办（填写会议通知单、确定会议地点、明确会务要求）——电话通知——会议室准备（秘书科供应茶水、冬夏季开空调）——会务

★ 《会议纪要》分送范围

1.书记会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，相关单位；存档。

2.常委会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，区委各部委办局、各有关单位，存档。

3.党政联席会议纪要分送：区四套班子领导，区人大办、政府办、政协办，各普发单位，存档。

第五篇：学校办公室会务工作程序

一、会议的准备

1.接到有关会议通知后，学校办公室负责人应以书面形式明确会议时间、地点、内容、参加人员范围以及要求等，通知办公室秘书。

2.承办秘书应及时做好各项准备工作，包括按照会议性质和要求准备材料，确定并落实会议时间、地点、用车、会场布置等，并将准备情况向学校办公室负责人汇报。

3.按照会议的要求（如录音、录像、投影、照相等），要事先通知有关单位（部门）准备。

二、会议的通知

1.承办秘书按照会议的性质、形式、内容和规模拟定会议通知，经学校办公室主任核准后，通过办公网发布。通知应包括会议名称、会议时间、地点、主持人、参会人员等有关事项；下周会议通知一般应于上周五下午4点前发出。

2.临时召开会议，可采用电话通知。如无法通知到当事人，需请其他人转告时，承办秘书应记录受话人的姓名和接听时间，以备查考。

3.承办秘书应及时将会议通知和反馈情况向办公室负责人汇报。

三、会议的服务

1.由学校办公室承担会务工作的会议，一般情况下，学校办公室相关工作人员应提前准备好会议需用的座签、音响、茶水等，并在会议开始前10—15分钟进场，检查会场情况。

2.设置会议签到处，会议开始前向大会主持人报告会议到会情况。对缺席人员要及时反馈到相关单位，要求告知缺席原因。

3.承办秘书准备好专用的记录本以及符合存档规定的书写工具，做好会议记录。如需特殊记录工具，则应在会议开始前30分钟调试完毕。

4.会议记录应包括会议时间、地点、主要内容、与会人员情况、会议进行情况、与会人员发言摘要以及会议结论等内容；负责会议记录的秘书应保持会议记录工作的连贯性和准确性。

5.会议结束后，负责记录工作的秘书应根据会议性质和要求，在2个工作日内草拟会议纪要或情况通报，经学校办公室负责人核准后，报请会议主持人签发。

四、会议决议执行通知单的下发、督办及反馈

1.如会议有关决议需要抄送有关单位、部门执行，承办秘书应在2个工作日内起草会议决议执行通知单，经学校办公室负责人核稿，交会议主持人签发后，发送有关单位、部门。对会议确定的一些急办事项，应及时通知有关单位、部门抓紧办理。

2.承办秘书应及时了解会议决议执行通知单的落实情况，做好督办工作，办理情况要及时掌握，并向学校办公室负责人汇报。

五、会议有关材料的存档

1.涉及保密内容的会议材料应统一回收，视不同性质分别存档或销毁。

2.会议记录本、会议决议执行通知单（存根联）、会议纪要、情况通报、会议发言稿以及与会议有关的准备材料等应按学校有关规定存档。