会务组织流程和注意事项（5篇）

第一篇：会务组织流程和注意事项

会务组织

1、与参会各方联络人沟通确定好参会人员数量、名称、职务（可以侧面了解）、到达时间、到达车次（航班）、住宿标准、是否需要帮预定宾馆等信息；

2、根据会议性质准备会议汇报资料，最好做成PPT形式介绍

 项目启动会（开工会）一般准备资料内容如下：项目概况、项目目前执行情况、组建的项目组织机构/人员介绍、项目执行计划、质量保证措施等，介绍内容中穿插一些项目相关照片或类似项目实施照片。

 项目制造开工会一般准备资料内容如下：项目概况、项目目前执行情况、项目后续执行计划、质量保证措施等，介绍内容中穿插一些项目相关照片或类似项目实施照片。

专题资料如：批准的质量计划、制造程序文件、设备制造图、主要设备原材料及质量资料等资料、材料（可根据业主相关要求进行准备）。

 设计联络会一般讨论设计存在问题，确定设计过程中存在分歧，主要是设计人员准备资料，开会前提前组织召开内部专题会，商讨设计联络会上商讨的设计问题交流原则及交流目标，邀请公司领导参加。

 专题会一般准备资料内容如下：专题会召开背景/项目概况、项目目前执行情况、讨论问题等

3、会议内部准备会召开。会议召开前3-5天组织召开相关会议准备会，邀请各实施部门部长、相关人员（市场部、设计部、系控部、质量部、设备集成中心）及分管领导参加，内部准备会议召开主要内容如下：

 通报会议召开时间、参加人员（如会议召开时间和参会人员不能准确确定可以会后再通知）；  我公司各实施部门和公司领导参会人员确定、各部门会议准备工作分工：

工程管理部准备项目汇报资料、接待工作（与市场部配合）如进行酒店、宾馆预定，客人接站、会议室布置；

市场部准备礼品、配合工程管理部进行酒店、宾馆预定，客人接站、会议室布置； 设计部、系控部和质量部准备设计、质保方面交流资料（如有）。 会议注意事项提醒。

4、根据了解参会人员到站信息，住宿要求，申请车辆，预定宾馆和酒店。

 车辆申请注意事项：根据参会人数及我公司陪同人员人数，合理申请车辆；车辆申请时间要涵盖整个会议期间包括接站、送站时间；用车与办公室沟通好，记住司机联系方式。

 宾馆预定注意事项：根据参会客人级别安排宾馆（可与市场部商量），如无特殊要求尽量一人一标间，参会人员尽量安排一家宾馆，住宿标准按照客人标准上限安排，尽量不要超客人住宿标准，如参会人员住宿标准不一样部分客人住宿超标准，超出部分可以代为支付（与宾馆前台交代好，并私下与超标参会人员说明）。

 酒店预定注意事项：酒店预定尽量在公司协议酒店内选择；根据就餐人数提前1-2天与酒店预定好包间。一般中午安排在公司接待，需提前1-2天与办公室做好预定并点好餐单；晚餐酒店安排尽量不要重复。点菜根据就餐人员数量合理点菜，冷盘、素菜、荤菜合理搭配。公司就餐陪同人员要提前通知，一般公司陪同人员1-2人（根据客人数量而定）。

5、会议室安排。提前与办公室预定会议室，根据会议情况制作水牌（将水牌内容提交办公室由办公室负责公司大厅播放）、横幅（可以将内容做成幻灯片，开会时打在幻灯片上）、座牌、鲜花（根据会议重要程度确定）、水果（2-3种水果）、记录本、笔、公司介绍样本、矿泉水。

6、礼品、酒水准备。根据参会人员情况与市场部商定提前准备赠送的礼品；根据会议召开天数，合理申请酒水（红酒、白酒）、烟。

7、其它。如参会人员有游玩意向，提前安排游玩景点及陪同人员。

以上会议接待准备工作可以按照“会务组织要览表”格式要求提前编制，编制完成发给市场部及相关领导审核，后续按照“会务组织要览表”进行会务组织。

第二篇：公司会务岗位职责和注意事项

公司会务各岗位职责和注意事项

我们的信念是：成交全场！我们的行动是：迅速、认真、用心！

我们的口号是：子公司的客户就是我的客户，我有责任服务好每个客户！会务流程： 1、10:30--12:50开始报备客户！在公司群里发送客户的姓名、行业、想解决的问题及其他信息； 2、11:50--12:10根据经理的安排开始布置、整理会场； 3、1:10办公室全体集合开会强调各个岗位的职责及注意事项； 4.13:30所有岗位到岗 会务各个岗位职责及注意事项

一、签到

1、负责给客户签到，写组别、收场地费；

2、及时把签到情况在群里通

3．根据客户实际坐的组别，给后来的客户安排好组别，方便助教认准客户。4.协助助教给客户留下好的第一印象。尽可能在客户推崇服务的助教。注：（1:30--3:00签到，3点之后不再接受签到；）

二、门卫

1、客户进场的时候（面带笑容）点头示意，问候：下午好，欢迎您来学习！提醒客户：请按照您的胸牌组别做到指定位置！

2、在客户进场之前在门外站立，欢迎客户进场。客户进场之后门内一个，门外一个。标准站姿，男生手靠后背，女生双手自然放在前面。全场不允许坐凳子！（三个门卫轮换站岗）。3.客户出会场接听电话，再次进场时，门卫要说这么一句话“先生，或女士，为了您学习的效果和不影响身边的同学学习，同时也是对老师的尊重。请竟可能不要再接听电话。会议多久。就结束了，您可以等结束后回电话。（太严重的，可以告知，进出两次接听电话，就不再让进场）

三、白板 1、1:10会议结束后及时检查白板笔，白板是否有问题；

2、要有时间观念注意换岗时间；

3、在职时间集中精力，跟着讲师的节奏配合好讲师；

四、楼上迎宾

1、看到客户出电梯，及时问好；

2、配合签到处引导客户签到；

五、楼下迎宾 1、1:10会议结束后带着杨老师的易拉宝迎接客户；13:30必须到岗 2、3:00之后结束，易拉宝待会议结束后再收回楼上；

六、茶水

1、提前准备好所需的水壶水杯，和杨总助理全场高度集中精神，及时给讲师倒水；

2、会议结束后水壶和水杯要及时收拾好放在特定的位置，以便下次使用；

七、DJ 1、1:10会议结束之后及时检查话筒、电池的情况；

2、全程配合好讲师、主持人，跟随他们的节奏进行；

八、灯控温控

1、根据场内总监及领导人的安排，把握好场内的温度，场内通风，灯亮灯灭等一切情况；

九、各组天使

1、客户入场的时候，一定要站立在本桌旁边，微笑迎接，并说一句，我是本桌服务天使。有什么需要帮忙可以告知我。（比如手机充电，需要加热水等）引导客户按组别就坐；

2、游戏环节和客户打开氛围，为整个下午的学习带动本组的氛围做好铺垫；

3、用心观察好客户的情况及时反馈给助教；

十、主持人

1，控场，在会议前及时与讲师做好沟通交流，包括讲师上场的时间、视频的播放等；然后和DJ做好沟通，每个点该放什么样的音乐，音量大小等，一定要再三提醒客户手机静音或关掉。（告知安心下来学习的重要性，来这里短短三个小时，一定要珍惜这个时间）不要随意出入会场，不仅是尊重一起学习的同学，也是尊重我们老师，更是尊重自己。

3、带场，打开全场的学习氛围。塑造好讲师 形象。

每一次沙龙都是一次战役，希望所有伙伴做什么，是什么。任何事都能漂亮的完成。以上岗位，在工作期间如发现出现问题者，一次乐捐20元，对沙龙期间造成了很大影响的，一次乐捐100并给予警告。

第三篇：支部活动组织流程和注意事项

支部活动组织流程和注意事项

一． 推优准备

1．确定推优名单、报送计划

各班推优名单要在开学后的2-3周后由各班团支书向推优负责人递交，要求的事项有综合考评成绩（Z值）、智育成绩（U值）、是否为班干部、四六级通过情况、挂科情况等。名单上报后，开始制作发展计划明细表。明细表包括班级、姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、申请时间、建表时间、成绩排名、挂科情况、四六级通过情况、身份证号等。经过筛选，请各班班主任和支部书记审核并最终确定推优的人员名单。

同时，开学时，通知各班支书，让他们转告上党课的和已经预备的同学按时交思想汇报，转专业的同学，及时把组织关系转到我们院来。

2．取表和相关材料

从支部书记处取出相关材料，包括积极分子考察表和申请书、思想汇报、党课结业表、入党积极分子培养考察登记表（空白表）等。在团支书处取得优秀团员推荐表，并要求各班支书写好群众意见。

二． 积极分子考察表的书写 1． 政审报告的书写

书写所有推优人员的政审报告，格式如下：

关于XXX同志的政审报告

XXX，男/女，年 月 出生，族，人（籍贯，写省市或省县，如安徽合肥、甘肃古浪），共青团员，于 年 月递交入党申请书，年 月参加党校培训和学习，于 年考入我校交通运输学院就读本科。

XXX认真学习政治理论知识和各项基础知识，专业知识，关心办集体，团结同学，学习成绩优秀，能够起到一定的带头作用，有良好的群众基础。（这一段可以更改内容，但要注意内容的合理性与语言的适当性）

XXX的不足之处在于：政治理论学习的系统性不够，希望今后加强各项知识的学习。

经审查，XXX本人及家庭成员和主要社会关系政治历史清楚，本人入党动机端正，态度认真，经支委会讨论表决，近期发展为中共预备党员。

交通运输学院学生第一党支部

年 月 日

（注意：第一段中“递交申请书时间”空下空格不写，“培训时间”即建表时间。）2． 积极分子考察表的书写（1）.获取被推优人的信息信息

包括姓名、性别、年龄、家庭出身、本人成分、文化程度（一律填“大学本科”）、籍贯、个人经历、家庭主要成员和社会关系相关情况等。

注意：

1）.现任职务和工作时间用直尺居中打横线，入团和申请时间按推优表和结业表上的准确填写（由材料负责人填写）,如果申请时间在结业表、申请书、推优表上不一致，先按结业表的填，结业表上没有的，按申请书的填，不一致的用小刀刮掉改正过来，入团时间按推优表填。

2）.家庭出身是指本人取得独立经济地位或参加工作时家庭阶级成份，如干部、军人、工人等。本人成份是指本人参加工作或入党以前的个人社会地位。如，参加工作前，一直是上学，就填写学生；一直是种地，就填写农民。

3）.籍贯填写本人的祖居地（按现在的行政区划填到省市或省县即可，如安徽合肥、甘肃会宁等）。4）.文化程度填“大学本科”。

5）.本人经历（包括学历）从上小学填起，起止年月要衔接上学期间的起止年月，要从“当年9月至次年6月”。“在何地、何单位”要写全称，务必从省市县乡村依次写下去，不要漏写。“任何职”应写明主要职务。

“证明人”应填的人，一般为当时班主任。例如：

1994年9月 2000年6月 甘肃省兰州市皋兰县石洞乡魏家庄小学学生 张磊 5）.“家庭成员”指和自己有直接血缘关系或婚姻关系的直系亲属，如父母、配偶和子女，以及和本人长期在一起生活的曾受其抚养或由本人供养的其他亲属，如本人的祖父母，未成年或已成年未婚仍在一起居住生活的兄弟姐妹等。“主要社会关系”是指本人的旁系亲属（爱人的父母、已婚的兄弟姐妹、伯叔姑舅、甥侄等）和与本人关系较密切或本人受其影响较大的亲友等。长期没有联系的亲属不用填写。

“关系”一栏填写家庭成员填写“父子、母子、父女、母女、兄弟、姐妹”等，主要社会关系可填写“祖孙、舅甥、叔侄、姑侄”或直接写称呼“爷爷、舅舅、伯父、姑姑”等。

“政治面貌”填写应注意，有兄弟姐妹原是“共青团员”，但已超过28周岁自动退团，且非党员的，应填写“群众”。家庭成员和主要社会关系栏中“单位、职务或职业”应具体填写，省市县乡村应依次写清，如“xxx省xx县xxx镇xxx村村民”。若已下岗、离退休或死亡的，不能只写“下岗”、“离休”或“退休”、“去世”二字，而应写明下岗、离退休或去世前所在单位、职务或职业，并注明“已下岗”、“已离休”（退休或去世）如：“xxxxxxx大学xxxxxx教授（已离休）”。

父母已死亡的，也应写明生前所在单位、职务或职业和政治面貌等，并注明死亡时间。例如：

父亲：×××，××省××县×乡×村村民，中共党员（注：不能只写“党员”）母亲：×××，××省××县×乡×村村民，群众

哥哥：×××，××省××县××中学教师，致公党党员

--------------伯父：×××，××省××县××中学校长（已退休），中共党员（2）.其余项目的填写

1）.党小组意见和党支部审查意见

例：***同志在思想上一贯积极要求进步，认真学习党的基本路线和基本知识，积极参加政治学习。工作认真负责，专业学习成绩良好。善于团结同志，虚心接受批评，不断克服自身弱点，思想逐步成熟，进步较快，有一定的群众基础。

这两栏都依照例子填写，内容要有改动，但语言要恰当，字数、大小要合适，但是笔迹必须不一样，时间一律填本表封皮上的时间。表皮时间填党校结业表结业时间推迟1-2天后的时间。

党小组签名由该小组组长签写，支委会签名签支部书记的名字。该页最后的培养人即各年级的党小组组长。2）.培养过程中考察记录

这一栏共有10个分栏，自申请人建表当天填起，到其被发展为预备党员季度为止。3个月填写一次。至少填4次。其中：

第一栏第一句是：该生自递交入党申请书以来。。。其余各栏第一句是：该生在本阶段内。。。后面的内容和党小组意见填写方法一致。

这一栏的笔迹最多有两种，可以按1/3/5和2/4/6的次序由两个人填写直到10个栏目填满为止。

负责人签名即填培养人的名字，时间按其递交申请书的季度开始，依次填写，由材料负责人填写时间，做材料时一般党员不要填。具体时间为第一次是表皮时间，其余依次递推3个月，栏数不够的另附纸填写。

（3）.材料的附加

各人的材料依照政审报告、政审材料、党课结业表、推优表、群众意见、申请书和思想汇报、本人自传的顺序夹入表中，群众意见中不能有被推优人；申请书落款时间要和结业表上一致，不一致的重写；思想汇报必须一季度一次并按时上交。

三． 志愿书的填写

（1）.推优人自行填写项目

领表后，即刻将表发下去，要求被推优人填1-7页的内容。详情见志愿书样表。（2）培养负责人意见

第一句：该生自递交入党申请书以来。。。，其余和填写积极分子考察表的培养人考察记录的方式一致。最后一句话是：故推荐其加入中国共产党。

两栏字迹不能一样。时间填开会时间，作材料时不填。

介绍人姓名由发展人自己找本班或本年级的正式党员填写，开会时也由他们念介绍人意见。（3）支部大会决议草案

例：

xxx平时能认真学习政治理论知识，积极向党组织靠拢，通过党支部对其进行教育培养以及参加党校培训学习，加上自身努力，其思想认识水平有了明显提高。

xxx学习态度端正，成绩优异，对待同学热情友善，具有高度的集体荣誉感，起到了模范带头作用，有良好的群众基础。xxx的不足之处在于：政治理论学习系统性不够，望今后加强学习不断进步。

经支部审查，xxx本人及其家庭成员和主要社会关系政治历史清楚，其本人入党动机端正，态度积极，已达到党员标准。

支部于 20 年 月 日召开大会（应到党员 人，其中正式党员 名，实到 名），经表决，到会的 名正式党员一致同意接受xxx为中共预备党员。

支部填：兰州交通大学交通运输学院学生第一党支部 时间填：开会时间，做材料时不填。

“成绩优异”的是本班前20名，后面的全是“成绩优良”。（4）转正决议草案 例：

xxx同学自加入中国共产党以来，能按党员的标准严格要求自己，努力学习，乐观向上，认真履行党员义务，努力学习党的政治理论和党的基础知识。

经支部 20 年 月 日召开党支部大会讨论（应到党员 名，其中正式党员 名，实到党员 名），认为xxx同志基本具备党员条件。

经表决，与会的 名正式党员一致同意xxx同志按时转为中共正式党员。

支部填：兰州交通大学交通运输学院学生第一党支部

时间填：开会时间，做材料时不填，务必注意要比其批准为预备党员的时间晚一年以上，第二学期转正的时间要在6月上旬之前。

四.预备党员考察表的填写

1.预备党员进步规划表

由自己填，基本上全部填写，只有宣誓时间、支部意见和备注不填。2.考察表填写

（1）.党小组鉴定

第一次：该生自加入中国共产党以来。。。第二次：该生在本阶段内。。。

结尾必须要有批评性意见：“但是对党的相关理论知识、方针、政策学习的系统性不够，望其加强学习”等。第一次时间在入党时间半年后，第二次时间在入党时间接近一年后，支部书记意见比第二次鉴定时间晚若干天。

（2）.到期转正鉴定

“该生自批准为预备党员以来，能够积极参加学院、班级和党组织的各项活动，能积极学习党的相关理论、方针、政策，与党组织保持紧密联系，能够按时参加党组织安排的各项会议，其政治理论水平明显提高。

在生活上。。。在学习上。。。

在思想认识上。。。但是，该同志对党的政治理论学习的系统性不够，希望以后加强学习。通过支部对其的教育培养以及该生在预备期内的表现，决定近期同意该生按时转为中共正式党员。” 时间比支部意见时间晚若干天。3.转正申请与思想汇报

要求转正人把各自的转正申请和思想汇报及时上交，申请一份、汇报4份，填合适时间，夹到规划表中。五.支部大会

1．发展党员会议流程

个人陈述→培养人宣读意见并签字→讨论→投票表决→计票，全数通过

（个人陈述要求脱稿，要贴合实际，要有针对性，从身边事说起，不要死板生硬，不说套话官话，又不能过分嬉闹，要注意会议的严肃性。）

2.转正流程：个人陈述→讨论→投票表决→计票，全数通过

3.收党费：学生党员每月0.2元，发展党员自入党月份到6月或12月，教工党员另计。统计无误后计帐。交付至605赵老师处。

4.新学年改选组织委员、宣传委员

在新学年第一次会议改选组织委员、宣传委员（有时会有支部书记），并在会议记录上注明。六.后续问题 1．函调的书写

由被推优人在纸上填写函调调查提纲上要求的内容，务必填写完整，并且要注明邮编，完成后，将之放入信封里。书写函调及信封，确认无误后到党委组织办公室（605）盖章、登记、封口并转交党委组织办公室（605）。

2.公示和结果

（1）.用B5纸张打印公示及公示结果。公示日期为支部大会后一个星期(节假日包括在内)。

公示模板：

公示拟审批新党员

马二斌 男

1984年9月出生

大学本科四年级 马二斌同志简历

1993年9月至1999年6月

山西省清徐县西范庄小学； 1999年9月至2002年6月

山西省清徐县吴村乡初中； 2002年9月至2006年6月

山西省清徐县徐沟中学； 2006年9月至今

兰州交通大学。

马二斌同志2006年9月向党组织递交了入党申请书，2008年11月参加了我校党校培训，同时被列为入党积极分子考察培养。

马二斌同志学习态度端正，热情友善，成绩优良，乐于助人，有很强的集体荣誉感，有较好的群众基础。马二斌的不足之处在于：政治理论学习系统性不够，望今后加强学习不断进步。

经审查，马二斌同志本人及家庭成员政治历史清楚，本人表现基本符合共产党员的标准。由高大威、张利推荐其入党。2009年11月11日交通运输学院第一党支部大会讨论，决定吸收马二斌同志为中共预备党员，现予公示。

公示期：2009年11月12日—2009年11月18日

希望广大同学对马二斌同志的思想品质、政治表现、学习情况、工作表现、生活作风、遵纪守法等情况向我们如实反映。

举报电话：4938095 举报信箱：交通运输学院党委信箱

交通运输学院党委 2009年11月12日

公示结果模板：

拟审批新党员公示情况及结果

经20xx年xx月xx日交通运输学院学生第一党支部讨论决定接受xxx同志为中共预备党员。20xx年xx月xx日至20xx年xx月xx日对xxx同志的简历、思想和工作表现、申请入党时间及接受培养情况进行公示，未发现问题。

交通运输学院党委

20xx年xx月xx日

（2）.在支部会开会后第一天上午到学院公告栏张贴公示，张贴前要到605盖章。在组织谈话后将公示结果盖章并夹入志愿书材料中。

3.组织谈话

公示完成后的一周里，党委找发展人员谈话，要求发展人务必熟记党章内容。七．总结

1．对于支部材料的制作，最关键的还是要细心，每一处细节都不能放过，尤其是各个时间的填写，千万不能写错，在保证质量的情况之下保证速度。

2．时间的填写

（1）.积极分子考察表上 培养人意见时间：支部大会时间 政审报告时间：开会前1-2个月 预备党员决议草案时间：支部大会时间 表皮时间:党课结业表结业时间延后1-2天，即建转正决议草案时间：支部大会时间 表时间（3）.转正规划表上

党小组鉴定和支部鉴定时间：表皮时间 支委会意见时间：第二次鉴定时间延后若干天 培养记录时间：第一次是表皮时间，其余依次递推（4）.转正考察表上 3-6个月 第一次鉴定时间：入党时间延后半年

（2）.入党志愿书上 第二次鉴定时间：入党时间延后一年 第7页时间：本人签字时间 转正鉴定时间：第二次鉴定时间延后若干天

第四篇：会务工作注意事项

会务工作

会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。要想做好会议服务，应注意完善以下几项工作:

一、会前准备工作

1.组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。

2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。

（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。

（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。（5）摆放适量花卉。

7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会间组织与服务工作

1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。2.搞好会议签到、材料分发。3.落实主席台领导、发言人是否到齐。4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。6.做好会议记录，写好会议简报。7.组织照相。

8.为与会人员预定车票、机票等。

三、会议善后工作

1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2.组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。4.做好会议报道工作。

第五篇：会务接待流程

会务接待流程

一、会务工作总体思路

（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。

（二）责任到人：每项任务均有专人负责。

（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。

（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。

二、会前准备

（一）成立会务组

1.会务组组长：总体负责。

2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。

3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。

备注：任务分解后形成《会务接待方案》。

（二）明确会议概况

1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：

（1）会议主题

（2）级别与规模

（3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）

（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）

注：日程安排形成会务指南。

（5）会议经费申批：根据会议概况，按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。

（三）下发会议通知、登记代表名单

1.责任人：文秘材料小组。

2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括：

（1）会议主题

（2）参会人员

（3）会期安排

（4）会议地点与联系电话

（5）会务组联系人与联系电话

（6）报到日期

（7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等）

（8）会议回执（附表2）

（9）会址交通导引

3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。

会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登记内容应包括：

（1）单位

（2）姓名

（3）职务

（4）性别

（5）民族

（6）到达航班与到达时间

（7）是否要求接站

登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待指南》。

（四）选定会议地点

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括：

（1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位）

（2）设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）房间有无网线、是否含早餐

（3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等）

（4）交通（便利与否）

（5）当期有无接待能力

3.落实：综合比较后按优质低价原则选取一家，签报或口头汇报领导批准。领导批准后，立即完成以下工作：

（1）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣

（2）根据会议预算在财务借款

（五）准备会议材料、用品

1.责任人：两组分工协作。

2.材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括：

（1）会议代表名单（附房间号）

（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等

3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：

（1）会场条幅（或现场LED显示器）

（2）会议代表证

（3）与会领导桌签

（4）文件袋、笔记本、笔

（5）录音笔、照相机、摄像机

（6）便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要）

（7）花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）

（8）药箱（备常用药品）

（9）现场安全帽的准备

（六）餐饮安排

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：与酒店紧密协调，尽早落实以下工作：

（1）吃饭人数

（2）包间预定

（3）烟、酒水准备

（4）饭后车辆安排

（七）会场安排

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：与宾馆紧密协调、现场核查，或在办公区域准备，尽早落实以下工作：

会议室

领导临时休息室

各次分会的会场布局，包括：大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、投影仪

（八）文体活动安排

会后去周边旅游景点应按实际时间安排。

（九）房间安排

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间，包括：

房间内水果、烟、矿泉水摆放。

三、会中服务

（一）接站

（二）签到

1.在正式报到前日，应完成以下工作：

（1）将分装好会议材料的文件袋放至会议室或宾馆

（2）统一领取代表房间钥匙

（3）花卉、水果等分发到各房间

2.签到工作包括以下环节：

（1）在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）

（2）在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到

（3）确认返程日期及订票

四、会后收尾

（一）退房、送站

（二）纪念品的发放