会务组织工作流程

第一篇：会务组织工作流程

会务组织工作流程

一、拟写会议电报

包括会议主题、会议时间、会议召开地点、参加人员、日程安排、报到地点、呈办公室领导审阅、呈主管领导签发

二、会务准备

（一）编制会序册 1.会议须知 2.会议议程安排

3.会议代表食宿安排，住宿房间、就餐位置、会场座位

4.核对与会人员名单(二)会场布置 1.悬挂会标

2.根据需要，摆放鲜花 3.检查音响、照明等设备

4.按排名确定领导主席台入座位置，并摆放姓名牌 5.按会序册确定的位置摆放与会人员的姓名牌(三)就餐安排

1.提前督促后勤中心提供就餐菜单交领导审查 2.根据会议代表、工作人员、民族习惯合理划分就餐座位安排

(四)召开会议工作人员协调会，明确分工 1.安排与会人员报到 2.提前到会场组织与会代表就座，维护会场秩序 3.安排与会人员就餐，并随时掌握会议进度，做好与会代表用餐准备

4.做好文艺晚会等各种娱乐活动组织

5.根据会议需要，安排有关领导同志看望与会代表 6.提前征询与会代表意见，预订返程车票或作好返程安排。

7.按照会议要求，安排与会人员留影记念

8.做好与会代表返程，安排有关领导或工作人员送行

三、后勤保障

1.与后勤中心联系，提前对房间管道、线路进行检查与维护,做好会议期间水、电的供应

2.根据会议要求，做好车型、车种、数量的准备，并确保车辆状态良好

3.根据代表的身份和抵达（返程）的日期、地点，安排有关领导或工作人员到车站接（送）车

第二篇：会务组织工作的创新

我们是这样创新会务组织工作的

鲍一高 翁国平

创新孕育生机，创新促进发展。作为负责福州市政府重要会议办理的处室，我们坚持从服务意识、制度建设、平时积累和细节管理四个方面入手，大力创新会务组织工作，使各项会议、活动的举行周密严谨，运转有序。

从抓思想认识入手，优化会议服务意识。长期从事会务工作，容易形成按惯例运作的思维定式，要实现会议组织服务工作创新，就要突破这种思维定式。为此，我们提出实现“两个转变”的工作思路：变被动服务为主动服务；变单向执行为互动增效。就是要求每一名工作人员设身处地换位思考、拾遗补漏、移位补缺，使会议组织更精准、更到位。比如依照惯例每年市政府召开的全体成员会议参加人数众多，在办理会务过程中我们收集到了许多单位的反馈，有的部门认为本单位应该列席却未能列席，有的则反映此类会议与自己关系不大无须参加。对这些信息，我们没有以惯例搪塞，而是在主动与有关单位沟通后，向领导提出调整完善参会人员名单的建议并得到采纳，从而达到了既精简会议人数又提高会议实效的效果。我们还不断强化“万无一失意识”，要求大家把会议组织工作当作一个完整的系统来统筹考虑，从参会人员落实、会议材料、会场布置、会议记录到交通、住宿、餐饮等诸多方面，都确保万无一失。同时还要充分考虑到突发、偶发事件发生的可能性，做好应急预案。事实证明，会前多考虑几个万一，尽管有时显得“多此一举”，但确实能有效保证会议组织工作万无一失。

从抓制度建设入手，规范会务职责分工。一场完美会议的组织，离不开各职能部门、相关工作人员的合理分工与密切协作。我们认为，科学有效地区分、规范好各相关处室、相关人员在其中的事权、责任，是最大限度地减少会议组织中的扯皮、随意等状况，确保会议组织工作有序、高效的重要保障。正因为如此，我们一直十分重视会议组织制度的创新。在处室外部制度建设层面，着力推动会务涉及部门、机构的职责划分，形成分工明确、责任落实、运作规范的长效机制。以推动市政府常务会议办会制度建设为例，从市一级层面来讲，政府常务会议一般每周召开一次，每次议题较多，业务范围庞杂，涉及的政府部门、办公厅其他业务处室较多，我们在总结办会经验的基础上，提出了《关于规范市政府常务会议上会议题办理的若干意见》、《关于进一步健全市政府常务会议、市长办会公议会务组织工作的建议》等一系列意见建议，对各部门、办公厅各处室在办会中应承担的职责及工作标准提出合理化建议，上报市政府办公厅研究同意后上升为办会制度，有效地减少了工作中的扯皮，保证了会议组织工作有条不紊地展开。在处室内部制度建设层面，则重点推行流程化管理，把整个办会过程分解形成一个流程图，明确办会顺序及细化每个环节工作要求，落实每个办会人员的责任，以确保整个办会流程环环紧扣，件件任务都得到落实，同时保证处室在个别经办人员缺位的情况下，其他人介入后能照常运转。从抓平时积累入手，提高会务组织效率。会议组织程序繁多、任务琐碎、时间限定。要在有限的时间内高效、优质地完成各项任务，离不开平时充分的准备，体现的是“功夫在诗外”。我们把功夫花在平时，注意日常点点滴滴的改进，寓提高办会效率于日常的积累中。比如会议座签是每场会议必用之物，我们一改过去每场会前忙着找座签，会后随意放的状况，备齐所经办各类会议所用的座签，进行分类保管，并确定专人进行管理。又比如，我们将平时承办的市政府常务会、全体成员会、市长办公会、经济分析会等会议所使用的一整套方案进行规范化整理后形成格式化的电子文档，一旦需要紧急报送会议方案，只需调出电子文档进行简单的填补即可应急报送。再比如，我们对需提交市政府常务会议研究的议题，实行数据库管理，根据需要在数据库中设置了领导签批意见和日期、承办处室、拟办意见及办结情况等栏目，每天有新办件即收即录入电脑，这样需要了解议题办理情况，十分简便。我们还注意平时留心不同领导的工作风格，适应领导的要求，完善会议办理。比如，我们注意到市政府领导在研究经济工作时十分关注工业用电及质量监督情况，在办理经济分析会议会务时，我们就及时对以往的方案进行调整，增加了电业及质量监督部门参会，使会议组织更圆满，领导更满意。

从抓细节管理入手，提升会议工作质量。一场会议实际是一连串细节的组成。我们反复强调细节处理水平决定会议质量，要求全体同志在细节上下功夫，提升每个环节、每个细节的服务水平。比如，每次市政府召开经济分析会议参加人员多达几百号人，而且所有与会者要求依座签就坐，如果会议通知只简单地告诉他们时间、地点，就必然会出现有人满场找座位而影响会场秩序的情况，所以会议组织中我们除了按参加单位进行大类分区排座外，还根据会场布置制作了座位导向图，在图中标明每个与会单位在会场中的位置，在入场前发给参会者，对于重要与会者还派专人进行现场引导，实行这种办法，使得各类会议入场秩序井然有序。再比如，福州市所辖的县（市）中有的与市区距离甚远，如平潭县在海岛上，从县城到市区在有轮渡的情况下至少要花4个小时，这就存在如果按照惯例提前半天通知会议的话，很可能存在参会人员无法赶到的情况，考虑到这些细节，我们在会议组织中一方面对此类参会单位在正式通知前提前预告，请他们做好参会准备，另一方面在安排议题时尽量靠中，不排太早，以免他们路上疲于奔波，不排太迟，以免他们回去赶不上轮渡。我们还重视从细节失误中汲取教训、举一反

三、推进创新。有一次召开市长办公会需要使用电子投影仪器却发生屏幕无法升降的问题，影响了会议的正常进行。问题发生后我们及时堵住这一细节漏洞，每次开会前都通知信息技术部门指派专人在会前检查音像设备，在召开会议时全过程监督设备运行情况，确保正常运转。

第三篇：浅谈秘书如何做好会务组织工作（范文模版）

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文

摘 要

在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。随着人类社会的进步，科学技术的发展，这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中，办会也相应地被提到了越来越重要的位置。如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。

随着越来越多的人参与各种各样的会议，从事会议策划的人也逐渐的多了起来。然而，会议的人员却几乎没有相关的专业知识和训练。他们虽然可以找到一些参考资料，但整个会议组织过程的具体程序了解的并不深。因此会遇到了许多问题。除了专业的会议策划人员以外，现在有许多人在不知不觉中也加入到会议策划的工作中。本论文主要围绕着会务的组织工作作出一些细节性见解。

操办会务，是秘书人员的一项重要工作。任何一个成功的会议，都缺少不了秘书的创造性和服务性的劳动。因此，充分认识秘书人员在会议中的职责，掌握做好会务组织工作的方法和艺术，提高会议的质量和效果，是秘书人员应具备的一种最基本的能力。

【关键词】秘书；会议；会务组织

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文

目

录

摘 要

.................................................................................................1 1 会议概述

1.1会议的概念

..................................................................................2 1.2 会议的类型

.................................................................................2 1.3 会议的作用

.................................................................................3 2 会务组织工作概述

2.1 会务组织工作的基本概念

...........................................................4 2.2 会务工作的特点

...........................................................................5 3会务组织工作内容与方法

3.1会务工作的具体内容

.....................................................................6 3.1.1会前准备

......................................................................................6 3.1.2会议期间控制

...............................................................................6 3.1.3会后工作

………………………………………………..……….7 3.1.4 会议接待工作................................................................................7 3.2秘书应该如何做好会务组织工作

..................................................8 3.3会务组织工作总结

.........................................................................11 4 应该如何获得做好会务组织工作的能力

.......................................13 致谢语

....................................................................................................14 参考文献

................................................................................................15

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 会议概述

1.1会议的概念

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。

1.2 会议的类型

会议有十种类型：现场会议、观摩会议、电话会议、电视会议、广播会议、网络会议、座谈会、茶话会、工作性会餐和普通会议。但根据不同类型会议可以做如下分类：

按照举办单位划分，可以分为企业类会议、社团协会类会议和其他组织类会议。

企业类会议的主题通常是管理、协调和技术等，具体可分为：销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会议、董事会会议、股东会议等。

社团协会类会议大致可以细分为：行业协会会议、专业和科学协会会议、教育协会会议、技术协会会议等。社团协会类会议通常伴有展览会。

其他组织类会议的典型代表是政府机构会议。

按照会议规模划分，可以分为小型会议、中型会议、大型会议和特大型会议。按照会议活动特征划分，可以分为商务型会议、政治性会议、展销会议、文化交流会议、度假型会议和专业学术会议。

按照会议的性质和内容划分，可以分为年会、专业会议、代表会议、论坛、座谈会或专题讨论会、讲座、研讨会或专家讨论会或讨论会、专题讨论会、培训性会议、奖励会议。

新型和新颖类会议：玻璃鱼缸式会议、辩论会、角色扮演和网络会议等。

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 会务组织工作概述

在现代社会,会议是领导机构进行决策和管理,实现领导职能的一种重要方式.随着人类社会的进步,科学技术的发展,这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域.会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中,办会也相应地被提到了越来越重要的位置.如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。

2.1 会务组织工作的基本概念

（1）会务组织工作的概念

会议有广义和狭义两种，狭义的会议是指在遵守一定国家的法律和遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定议题,三个人以上（包括三个人）在一起共同（商议）问题（议题）,以便达到或互通情况,或交流思想,或达成协议,或做出决议（决定）等有目的有组织有领导的集会.这个概念包括有组织,有领导,有商议,有议题,有人数,有目的六个基本要素。严格地说，只有符合这六要素的集会才能称为会议。但现实生活中,实际工作中,许多只有上述会议概念中的某些特征的集会，如各种总结会、报告会、传达会、动员会、表彰会等，也在习惯上称之为会议.我们可以把它看作是上述狭义的会议概念的外延，即广义的会议概念。

既然有了会议，自然就有会务组织工作。会议从筹划到善后，有一系列工作需要秘书参与和组织，这一系列秘书工作就叫做会务组织工作。它包括会前筹备工作——拟定会议计划、准备会议材料、安排会议生活和布置会场；会中服务工作——签到与引导、组织会议进行和搞好生活服务；会后总结工作——送别会议代表、会场善后、整理会议文件以及会务总结反馈。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此，做好会务组织工作，对辅助领导决策和管理有着重要作用，是秘书必须具备的一项基本技能。

（2）会务组织工作背景 1)社会发展，会务需求量加大

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文 会务组织工作内容与方法

秘书应该如何做好会务组织工作呢？在实际进行会务组织工作前，秘书人员应首先了解会务组织工作的原则，即准备充分，组织严密，服务周到，节俭高效和确保安全。只有遵守了这些原则，才能保证会议达到预期的目的并增强会议效果。当然，会务组织工作并不是秘书一个人的事情，而是在会议召集人的领导下由秘书部门或各有关部门组成的会务组织机构来完成的。这类机构被称为秘书部门。

3.1 会务工作的具体内容

3.1.1会前准备

1）确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？

2）确定会议的目的。试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？

3）准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。

4）收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太多，将其要点摘录出来。5）会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。6）根据要讨论的问题限定与会人员。

3.1.2会议期间控制 1）叙述会议的目的。2）核对并记录与会者。

3）根据议事日程顺序提出项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。4）给每一个人表述自己意见的机会。

5）控制讨论过程,如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。

6）如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将观点加以概括。

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文

1)标题。由会议活动名称＋“接待方案”组成。

2)主送机关。接待方案直接上报上级时，应当写明上级机关的名称。如以请示的附件上报，则不必写主送机关。

3)正文。逐项载明接待方案的具体内容，结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例。开头部分写明接待的对象、缘由、目的、意义；主体部分写明接待的方针、规格、内容、日程、责任和经费；直接上报请求批准的接待方案，结尾处要写“以上方案妥否，请审批”等字样。

4)落款。署提交接待方案的部门名称。5)成文时间。写明提交的具体日期。

3.2秘书应该如何做好会务组织工作

由于会议的规模形式等各不相同，这里我将以某报社办报100周年报庆座谈会为例，阐述会务组织工作的主要流程。

（1）会前筹备工作

会议有效的重点是计划性要好。计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。作为秘书，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。

会前筹备工作主要包括拟定会议计划，准备会议材料，布置会场。1）拟定会议计划

拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议议程是秘书部门的任务，通常由秘书人员拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议计划的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。制定会议议程时，要注意将主要的、具有保密内容的议程放在最后；编制会议日程时，要注意确定参加会议的人员范围和参加会议的一些提书议程的人员范围。

2）准备会议材料

会前筹备的第二步是准备会议资料。会议资料包括来宾资料（会议手册、会

平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文

标语口号等一些装饰性布置等都要派专人督促到位。在安排主席台座次时，要注意依职务的高低安排座次——职务最高者居中，然后按先左后右，由前至后的顺序依次排列，并将座次编制成表，贴于入口处的墙上。对于场内其他人员的座次，可直接根据系部或部门分块安排。会议在多功能会议大厅举行，采取主席台同一般与会者面对面的大小方形或半圆形方式。

（2）会中服务工作

在会中服务阶段，秘书需要完成签到与引导，组织会议进行，搞好生活服务等工作。

1）签到与引导

签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在本次报庆座谈会中，可分成两部分进行签到：一部分专门负责嘉宾和领导签到；另一部分负责本报社员工签到。组织签到的同时，秘书人员要做好入场引导工作，以便方便与会人员入场，同时缩短入场时间。

2）组织会议进行

在会议进行时，工作人员要注意安排会议发言，作好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议文件以及准备总结发言等。这其中主要是进行文书工作，该工作要求秘书人员要了解会议内容，领悟会议精神。此外，还要注意会议值班工作。如在本例中，可成立一个会议值班室，由秘书部门中的成员轮流值班。值班期间需做好电话记录、接待记录、做好信息传递等。其中要注意加强与会议无关人员出入会场的控制；要备有公司和各部门领导的联系方式和一份设备维修人员、后勤服务部门主管人员的电话通讯录；要坚守岗位，人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。

3）搞好生活服务

会中的生活服务除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备必要的纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。针对本次座谈会而言，来宾大都是新闻报刊界的知名人物。因此可安排一些高档次的活动，如参观报史陈列馆和举办酒会。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的合理要求也应尽可能给予满足。此外，还须特别注意不同宗教信

0平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文

3.3会务组织工作总结

会务组织工作是办公室的一项经常性工作，会务组织工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果，而会务组织工作能否做好，往往取决于对细节的把握。在会务工作中，就必须以细致的作风，对会务工作中的细节细心观察，潜心把握，精心组织，实现精益求精办会的目标。具体来说，要从细节上做到“三个到位”。

（1）从细节上做到会前准备到位

会前的准备工作是由若干细节组成的，在做会前准备工作前，就要充分考虑各个细节，并根据考虑到的细节制定好会务工作方案。象这样的细节问题，在会务工作中经常出现，只有细节考虑具体、安排到位，在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容，从而保证会议质量和效果。

（2）从细节上做到会中服务到位

会中服务是办会工作的重要一环，做好会中服务，要对细节细心观察，只有把握好每一个细小环节，才能使每一次会议开得井然有序。

（3）从细节上做到会后整理到位

办会工作是个整体的动态过程，不但要搞好会前准备、会中服务，还要搞好会后服务，但以往工作中我们往往忽略了会后整理工作。对此，我们从细节入手，在一个会议召开后，及时将会议记录、会议资料进行整理，及时整理好会场。在会议室举行，这一细节上的疏忽，造成了工作上的十分被动。此后我们十分注重加强这项工作，确保了会场整理及时。

213平顶山工业职业技术学院文化教育部文秘专业毕业论文

参考文献

[1]宇正香，《秘书理论与实务》，浙江大学出版社，2004年3月第一版

[2]中国就业培训中心，《秘书国家职业资格培训教程》，中央广播电视大学出版社，2006年8月第一版

[3]杨丽娟，《秘书学》，上海交通大学出版社，2001年10月第一版 [4]（美）伦纳德·纳德勒（Leonard Nadler）泽西·纳德勒(Zeace Nadler)，《成功的会议管理 从策划到评估》，机械工业出版社，2003年1月第一版

[5]廖雄军，《会议组织规范与技巧》，广西人民出版社，2007年10月第一版

[6] 江河,兰艳;大型会议会务管理系统的设计与实现[J];电脑与信息技术;2005年02期

[7]马培新;中西方秘书会务工作比较研究[J];西藏民族学院学报(哲学社会科学版);2002年02期

第四篇：会务安排流程

会务安排流程

会务一般分为三个阶段，会前准备、会间服务、会后处理(一)会前准备阶段。（例会和小型会议不安排食宿，适当简化）

1、制定会议方案。

对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。

2、拿出会务工作实施计划。

主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归类，按时间顺序排队，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。

3、组织召开协调会议。

较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作组，召开会议筹办工作协调会。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达或印发会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充《会务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。

3、印发会议通知。

召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。

4、印制会议票证。（大中型会议）

对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、工作证一般在报到时核发，座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签，最好用摆设座签的方法取代座次证。

5、准备会议用品。

本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算，为与会人员购置文具、茶歇等会议用品。文具一般包括文件包(袋)、笔、本等。茶歇可根据给出的预算按照个人分配。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务，要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。

6、会议用品申请流程

根据方案中的预算提出需求，要求要写明总费用标准以及与会人员的每人标准，递交联络函，先交由部门负责人签字，部门负责人同意之后交由行政负责人统一采购。

7、印制与会人员和工作人员名册。

8、印制《会议须知》。

《会议须知》一般包括6个方面的内容：即日程安排、会议编组、作息时间、会务组等会议工作人员的电话号码、注意事项。会议编组主要根据会议的任务确定，可以按部门划分，每组要确定一至二名召集人。

9、安排好生活保障。

主要包括食宿、医疗、交通和通信4个方面。会议方案确定后，要把会议人员、伙食标准及其他服务保障要求及时通知接会的酒店。

10、设置会场。

设置会场主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒，座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，拿不准的要及时请示。另外，对会场的供电、供暖(冷)、音响等设备要全面了解，如无把握，应有应急方案。

11、做好接站准备。

依据与会人员报到时所乘车次，列清什么时间、接哪个车次的哪些人、什么车去接、由谁负责等，发给有关人员按表抓落实。

(二)会间服务阶段。会议从报到之日起。会议召开期间要根据实际需要，做好以下8项工作。

1、组织好会议报到。

提前安排接站人员和车辆，及时去机场、车站迎候，把参加会议的人员接往会议住处。确定专人，在开会通知指定的报到地点和报到时间内坚守岗位，保证自行到会的人员及时得到安排。对一些临时情况，如与会人员所带司机或亲属朋友等需安排食宿的，报到处要及时掌握，并向上级汇报，得到指示之后妥善安排。

2、会场组织工作。

每次举行全体或分组会议时，会务工作人员都要提前进入会场，首先检查会场设置和设备，然后协助会议主持人做好下列工作：组织与会人员入场、就座；清点并报告到会人数，掌握和随时通知有关人员调控会场音响、温度、照明等；督促服务人员及时送水、倒水；组织会间休息和散会退场；做好其他特殊情况的应急处理，保证大会有条不紊地顺利进行。如会议临时动议需要调整议程，增减议题，扩大或缩小与会人员范围等，也需要随时进行调度，作出适当安排。

3、会议主持词的撰写。

主持词有时由材料组负责，有时由会务组负责。即使由材料组负责，会务工作人员也要及时了解掌握。会议安排的变动、学习讨论的重点、传达贯彻的意见等，一般是通过首长的会议主持词来公布和明确的。尤其是会议进行选举或表决等事项，会议主持词实际等于会议的“脚本”，会务工作人员必须熟悉主持词，才能协助主持人顺利完成会议预定议程。

4、做好会议记录。

要确定专人做好会议记录，包括全体会议记录和分组讨论情况汇报会记录。全体会议记录的要求是：没有印发材料的要分别依据重要程度做详细记录或摘记大意与要点；已印发材料的，要着重记录讲话人作出发挥、增补或解释的地方，作为已印发材料的补充留存。重要报告、讲话要录音、录像。领导人的即席讲话，重要的也要录音，以便事后按录音整理出讲话稿。会议记录要使用专用的会议记录本，力求真实、准确、完整，不遗漏主要观点，不改变讲话原意，有争议之处也要照实记录，客观地反映会议的内容和进程，为日后查考提供依据。

5、现场参观组织工作。

事先要派员察看现场，与被参观单位商定现场会开法和参观路线，提前做好各项准备。现场距离较远、需乘坐车辆时，要按组定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作。参观时，会务工作人员要分工把口，加强联络协调，统一指挥调度，维持好参观秩序。

6、会议简报编印工作。

有的会议为使领导成员与参加会议的人员之间和各组之间能互通情报，交流情况，给领导主持和指导会议提供依据和参考，要编印会议简报，由材料组或会务组编印分发。编印简报的一般要求是：标题要醒目，内容要精炼，篇幅要简短，印发要及时。

7、会议材料回收工作。

会议印发的属于保密范围的文件材料，在会议结束前应予以回收，以防发生失泄密事故。对因特殊情况而缺交、漏交的，会后仍要跟踪回收，不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员，发文时一定要登记和交代清楚，他们离会时及时回收。

8、做好与会人员的返程服务工作。

会务组应在会议结束前知悉返程需要住宿安排的人数，早作安排。需乘火车的，要提前2至3天征询车次，是否需要预购车票，并分别按乘车时间编组，做好送站安排等。在这项工作中，最关键的是抓好安全，应在会议结束时，通过主持会议的领导强调返程安全问题，严格不开夜车、不开快车等规定。

(三)会议善后阶段。会议结束，会务工作不能同时结束，还要继续做好会议的善后工作。会议善后工作主要有以下4项：

1、做好财务结算。

会议结束后，会务组要及时与酒店有关人员一起，核算住房、伙食等费用，并尽快结算外围账目。对凡属已列入会议预算或预算外开支应纳入会议报销的经费，都要作出处置，不要有遗留的问题。

2、做好会务工作总结。

会务工作基本完成后，大会秘书处应及时召集全体会务工作人员进行总结，肯定成绩，指出问题，找出经验教训，并对表现好的人员进行表扬。

3、会议文件材料的合订留存。

会议形成的一切文件材料，包括主持词和发言记录等，在会间都要注意收集，会后要系统排列，装订成册，留作资料，一般应装2至3套，一套留存，其他可作为借阅资料。

4、会务用品的归还和整理。

每次会议结束后，对一些常用的会议用品，借来的应立即归还，自置的应加以整理，以便下次再借或再用。

第五篇：会务接待流程

会务接待流程

一、会务工作总体思路

（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。

（二）责任到人：每项任务均有专人负责。

（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。

（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。

二、会前准备

（一）成立会务组

1.会务组组长：总体负责。

2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。

3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。

备注：任务分解后形成《会务接待方案》。

（二）明确会议概况

1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：

（1）会议主题

（2）级别与规模

（3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）

（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）

注：日程安排形成会务指南。

（5）会议经费申批：根据会议概况，按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。

（三）下发会议通知、登记代表名单

1.责任人：文秘材料小组。

2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括：

（1）会议主题

（2）参会人员

（3）会期安排

（4）会议地点与联系电话

（5）会务组联系人与联系电话

（6）报到日期

（7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等）

（8）会议回执（附表2）

（9）会址交通导引

3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。

会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登记内容应包括：

（1）单位

（2）姓名

（3）职务

（4）性别

（5）民族

（6）到达航班与到达时间

（7）是否要求接站

登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待指南》。

（四）选定会议地点

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括：

（1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位）

（2）设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）房间有无网线、是否含早餐

（3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等）

（4）交通（便利与否）

（5）当期有无接待能力

3.落实：综合比较后按优质低价原则选取一家，签报或口头汇报领导批准。领导批准后，立即完成以下工作：

（1）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣

（2）根据会议预算在财务借款

（五）准备会议材料、用品

1.责任人：两组分工协作。

2.材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括：

（1）会议代表名单（附房间号）

（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等

3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：

（1）会场条幅（或现场LED显示器）

（2）会议代表证

（3）与会领导桌签

（4）文件袋、笔记本、笔

（5）录音笔、照相机、摄像机

（6）便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要）

（7）花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）

（8）药箱（备常用药品）

（9）现场安全帽的准备

（六）餐饮安排

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：与酒店紧密协调，尽早落实以下工作：

（1）吃饭人数

（2）包间预定

（3）烟、酒水准备

（4）饭后车辆安排

（七）会场安排

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：与宾馆紧密协调、现场核查，或在办公区域准备，尽早落实以下工作：

会议室

领导临时休息室

各次分会的会场布局，包括：大会还是圆桌会、座次安排、花卉摆设、话筒音响、灯光摄影、摄像负责人、投影仪

（八）文体活动安排

会后去周边旅游景点应按实际时间安排。

（九）房间安排

1.责任人：后勤保障小组。

2.责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间，包括：

房间内水果、烟、矿泉水摆放。

三、会中服务

（一）接站

（二）签到

1.在正式报到前日，应完成以下工作：

（1）将分装好会议材料的文件袋放至会议室或宾馆

（2）统一领取代表房间钥匙

（3）花卉、水果等分发到各房间

2.签到工作包括以下环节：

（1）在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）

（2）在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到

（3）确认返程日期及订票

四、会后收尾

（一）退房、送站

（二）纪念品的发放