【领导力】让开会更有效率

第一篇：【领导力】让开会更有效率

【领导力】让开会更有效率

在企业里，开会多，开会无效是很多人经常抱怨的话题。那么如何有效地提高开会质量呢？让我们来看看下面两个公司的做法：

太阳公司：会议成本制度

日本太阳公司为提高开会效率，实行开会分析成本制度。每次开会时，总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上。

成本的算法是：会议成本=每小时平均工资的3倍×2×开会人数×会议时间(小时)。公式中平均工资所以乘3，是因为劳动产值高于平均工资；乘2是因为参加会议要中断经常性工作，损失要以2倍来计算。因此，参加会议的人越多，成本越高。有了成本分析，大家开会态度就会慎重，会议效果也十分明显。英特尔：从写会议通知开始

“你绝对无法避免开会，但你可以让会议更有效率！”这是英特尔董事长葛洛夫对内部谈管理时常说的一句话。根据英特尔过去的估计，员工平均有四分之一的时间在开会，但有四分之一的会议是无效会议。也就是说，员工有十六分之一的时间浪费在开会上。

“要开好会，最重要的是有明确的流程规范！”而规范，从如何写会议通知和会议记录开始。

（1）会议前的网络通知

会议的性质主要分为流程与任务会议两大类。任务会议是针对特定任务或是解决问题所举办，参与者很可能来自四面八方的不同部门；流程会议多以单一部门、定期举办以更新内部信息为主。会议召集人一般须在一周前发出会议通知，如果有人到了会议室才问今天要讨论什么，这会议就算失败。

会议通知共有九个项目：会议目的、时间地点、参与者、会议类型、与会者分工模式、预计进行流程、最后的决策方式，还有预计的产出结果，以及上次开会决议事项的完成情况。会议召集人在会前一周，要将会议主题的相关资料上网，以供与会者下载。

（2）准时开会非常重要

没有要等谁来才能开会这回事。如果连续要参加两场会议，那么两场会议之间，须保留十分钟空当，以确保开完第一场会后，能准时参加第二场会议

（3）会议中有人把关主题、有人计时

会议主持人要将每次发言内容，摘要出与议题有关的部分，如对目标的主张、对事实资料的说明、对因果关系的论证等，并将这些要点与讨论的主题加以结合。这有三个目的，一是对发言者之尊重与肯定，二是确认其发言的本意，第三则是协助与会者聚焦于原定主轴。在进行讨论时，有人担任把关员，以确保讨论主题不会离题。多数企业会议由主席同时担任把关员，但鉴于主席有时对主题太过投入，很难维持中立，所以也可另设把关员。当有好的议题出现，会议把关员可要求会议记录员先记录下来，但仍要回到原先主题讨论。还有计时员，依照会议通知规定的每人报告时间，提出警告，以免会议延宕。

（4）会议结束前五分钟，主席要重复最后的开会结论与确认任务。

（5）会议后20小时内须发出纪录

会议记录应把决策方向、决议后的待办事项、相关负责人与完成时间等信息都整理清楚，逐点列出后在开完会后20小时内，传给与会者与相关负责人。另有因此次会议衍发的新议题、召开新议题会议的负责人是谁等。接到会议记录后无异议，与会者就该依照会议结论执行。

最好还能把当初的决策逻辑记录下来，这可协助未来大家在检讨旧决策或是做新决策时，有更多资料可参考追溯，效益会更大。

会议的目标就是决策与执行。会议后有落实执行，才是有效会议。

（摘自《易友》2007年五月刊）

第二篇：如何让工作更有效率

如何让工作更有效率

--计划统筹，推动效率提升

要想提高工作效率，有效的统筹，良好的管理时间，是必不可少的。首先，用好的图表，做好时间管理

一份完整的工作计划必不可少。要以图标管理的方式，按计划列出一个月完成的工作事项，以及关键的时间点，分解到每周、每天，让每天的工作都有的放矢，养成准时完成约定工作任务的习惯，在规定的时间内完成各项重点工作。

其次，做好工作统筹

在工作工程中，分清轻重缓急，按照工作的重要程度展开。同时，关键问题集中精力突破，要把最重要的事情放在一天中最好的时间完成。因为特别重要的工作必须议案敬重精力才能完成后，比较劳神。在最好的时间把最重要的工作做完后，心里会变得很轻松，在轻松的状态下作其他工作，效率自然会高。

再次，不断提升自身技能

很多人说，大家会的东西我都懂，但为什么我的速度却比别人慢呢？其实，专业功夫不到家是重要原因之一。如果不加紧学习新知识、新技能的脚步，就会变成老牛拖重车，充满无力感，更会被时代无情的淘汰，一定想法设法提升能力。如果在辅之以熟练的工作技能，效率就会大大提升。

要想最快、最好地完成工作，一些看似小的事情，却影响着我们的办事速度。注重细节，是“抓抢速度”，提升工作效率的有效方法。

第三篇：如何让开会效率提升100倍

如何结合开会咯，让开会效率提升100倍

1.会议必有准备 会议最大的成本是大家的时间，会议没有结果就是对公司的犯罪。所以，每次会议要有提前检查制度，没有准备好的会议必须取消。会议召集人必须把会议材料提前发给与会人员，与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。这一点，使用开会咯移动会议管理软件就可以轻易做到。开会咯是一款便捷的随身会议管家，企业管理者可以通过它实现会前的会议室预订和人员预约等准备工作，在会议预约成功后，进行相关的资料准备和派发将会更加事半功倍。

2.会议必有主题

开会必须要有明确的会议目的，尤其是在为会议准备的PPT上，必须把会议主题写的清楚明了。没有主题和流程的会议，就好比请大家来喝茶聊天，浪费大家的时间。会议的主题，也要提前通知与会人员。而公司管理者在使用开会咯会议管理软件进行会议预约时，即可将会议主题和相关注意事项注明，当然相关与会人员也可根据会议的要求进行会议准备，方便省事。

3.会议必有纪律 你每天参加的会当中，多少个不是准时开始的？会议召集人要在会前与大家沟通会议纪律：迟到要处罚，不遵守会议流程要提醒，发言带情绪要提醒，开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，在会上发脾气和攻击他人要处罚。这也是一个公司企业文化的体现，只有制订了严格合理并且能令众人信服的规章制度，会议才能顺利召开。

4.会议必有议程 会前要明确会议议程，会议召集人要使与会者了解会议的目的、时间、内容，并有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。而利用开会咯手机软件，会议召集人就可以不必繁琐的印制书面要求，或者发送邮件了。毕竟邮件的形式太过普遍，每个人每天收到的邮件数也有几十

封，甚至几百封，遗漏查看或者查看以后但是转眼即忘的事情也不可避免，而书面印发的形式又太过于浪费成本。会议召集人只需将会议的目的、时间、内容等议程在开会咯会议管理软件中标明，手机软件使用起来更加便捷，而且具有到点提醒的功能，也不怕与会者漏看或忘记准备会议。

5.会议必有结果 开会的目的是解决问题，所以每个人都要积极的参与会议，会议召集人有权打断那些偏离会议主题的冗长的发言，会议时间最好控制在2小时之内，太长的时间会让大家疲累，精神分散。会议召集人还要时刻提醒与会者剩余的时间。会议的决议必须记录下来，并当场宣读确认。没有确认的结论，可以另外再讨论；达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。公司管理者在使用开会咯会议管理软件预约会议时，会议时间即可提前预估好并对与会者标明，这样与会者就可以更合理的安排自己的工作，更好的支配自己的时间，其余想预订这间会议室的人员也可以更清楚的看到会议室的使用时间和空闲时间。而且在会议召开时，若会议可以提早结束，大家能够达成一致的会议结论，那么会议管理者还可以使用开会咯提前结束会议室的使用。其他想预定会议室的人员通过查看开会咯，也可以更清楚的看到这间会议室的会议已经提前结束，会议室又可以预订，更加省时省事，会议室资源也可以得到更加充分的利用。

6.开会必有训练 开会难免有意见不一或者争论，如果处理不好，就会影响开会的效果。只要掌握一些开会的艺术和技巧，就能化险为夷，例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评，在会中要做到以事论事，对事不对人，争论时也要尊重别人，不可恶意批评别人。赞同他人的意见要公开称赞，反对意见要注意措词，不能伤害别人的自尊。

特别有领导参加会议时要注意，千万不能为了体现自己而贬低他人。有时候要采取民主模式，开放心胸，倾听别人的意见，不要被自己先有的立场所左右，不要将你的结论强加于人。如果你要公布既定的政策、决定，要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

还有一种更方便和谐的参与方法，即会议的与会人员也可以在开会咯应用中对会议或者其他人员的观点进行评论，这样的争论氛围更显轻松随意。与会人员发表的观点因为不是即时的，即时观点或许总归会有些欠缺考虑，但是通过开会咯发表的观点评论可以经过自己的深思熟虑再进行发布，一般不会形成争锋相对、令人尴尬的局势。7.开会必须守时

准时开始、准时结束，实际上就是尊重别人的时间。而且每个议题需要有大致的时间限制，不能讨论过久；如不能得出结论，可暂时放下避免影响其他议题。如果必须在一个议题上达成结论，请提前通知与会人员，使他们有思想准备。这一点通过开会咯移动会议管理软件的使用也可轻易实现。会议召集人在使用开会咯进行会议预约时，他可以预订指定的会议室，也可不指定具体会议室，这一点上是比较随意和自由的。但是在时间上，开会咯对会议召集人的要求还是比较严格的，不管你是否预订会议室，但凡你召集了一个会议，那么你就必须对这个会议的时间做出最起码的预估。因为一个具有时间观念的人才可以开好一个有效率的会议，否则就是在浪费时间。8.开会必有记录 一定要有一个准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如果完成决议需要多方资源，一定要在决议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。

开会咯会议管理软件具有比一般的实名签到更方便的签到形式，会议召集人届时可以根据与会人员的签到情况，指定合适的人选来进行会议的记录。

9.散会必有事后追踪

记住“散会不追踪，开会一场空”。加强稽核检查：会议每项决议都要有跟踪、如有发现有问题便适时调整，确保各项会议决议都能完成。

许多会议的前期准备和会议召开等步骤都进行的非常顺利，但往往因为怠慢了最后会议统计的步骤，而使这个会议没能达到预期的效果。开会咯的研发团队正是看到了这个长期困扰众多企业的问题，经过反复的研究开发和实验，为会议管理者们解决了一个大难题。开会咯会议管理软件的一个显著功能，就

是可以在会议结束后自动统计并分析形成报表，替会议管理者排忧解难。

10.记住三个简单公式：

开会+不落实=0

安排工作+不追踪=0

追踪不落实的事+追究不落实的人=落实

让我们一起学习这十点，并结合开会咯的使用，一起告别低效率的会议，成就一个更高效的团队！

第四篇：更有效率地工作

更有效率地工作、更有時間玩

整理‧撰文‧編輯 / 劉揚銘

台灣上班族的工時，在世界首屈一指，不過，應該沒有人會驕傲於這樣的「頂尖表現」，反而是為此感到困擾吧。

明明已到下班時間，公司卻還是燈火通明。事情總是做不完，被工作壓得喘不過氣，主管還嫌你：「笨懶慢、推拖拉，做事沒效率」，只好和同事一起團購維他命B群；有時連周末也要工作，忙到沒有自己的時間；即使深夜下班回到房間裡，一邊想著「這麼辛苦工作，到底為了什麼」時，一邊還是得擔心工作做不完怎麼辦？然後沈沈睡去……

總是加班、事情做不完，不只是你我的困擾，其實，幾乎每位頂尖的工作者，也都經歷過這樣的痛苦。

工作多到病倒、想死，思索效率的必要性

著名的趨勢大師大前研一，除了顧問工作、到處演講，每年還固定出書，工作量遠比一般人大，但說起休閒娛樂，他玩得絕對比一般人「更兇」。年過60的他，每個月固定與同好到山裡騎越野摩托車、冬季固定滑雪旅行，還擁有私人遊艇、自己駕船出海釣魚。

在《OFF學》書裡，大前提到：剛開始工作時，他是個工作狂。32歲推出第一本著作《企業參謀》就受到廣大迴響，顧問案件蜂湧而至。在全世界到處奔波、沒有休息的過度工作後，他在當年冬天併發氣喘而病倒。為了恢復健康，他萌生辭意。社長建議他先休個長假，但當時的大前，「根本無法想像為期3周的長假是什麼樣子。」

後來，大前帶著太太和兒子到帛琉度假。在帛琉的第五天，躺在海灘上，大前的「身體裡發出了『咚』的一聲」，促使他決心收回辭呈，改變過去的工作模式，讓自己更有效率。

所謂新的工作模式，就是把「『標準化』運用到極致，對不太需要思考的事，絕不多花力氣，把時間花在需要徹底思考的事情。」大前家裡的書房、和辦公室的裝潢一模一樣。相同的辦公桌、椅子、相同的文件夾、櫃子和文具組，甚至連檯燈的角度都一樣，為的是只要坐在桌前，就能馬上進入「工作模式」。

幾十年來，大前每天吃一樣的鮭魚茶泡飯當早餐（不用再想該吃什麼）、有63件款式相同的立領襯衫（省下挑衣服、打領帶的時間）、同一款公事包用了20年（所有文件、文具放置在固定位置，不怕找不到）。他和朋友見面的時間固定在周日下午4點，甚至每周固定時間剪指甲。

所有節省下來的時間，大前都投資在訓練自己邏輯思考的能力、投注在工作之外的休閒，造就了他獨步全球的專業素養。

19歲就取得會計師資格，創下日本史上最年輕考取會計證照的紀錄；近年來在日本書市掀起旋風的暢銷書作家勝間和代，32歲時就被麥肯錫顧問公司（McKinsey & Company）的同事稱為「第一把交椅」。但每天只睡幾小時、從沒有周末假日的她，其實工作壓力大到想自殺，有時周五晚上才臨時接到委託，胃會痛到想叫救護車，卻還是熬夜把工作趕完。

在《25歲前一定要學會的拒絕力》裡，勝間提到，當時從車站到麥肯錫大樓的路上有段斜坡，她在每天上班的路上，曾不只一次想過：「要是就在這裡倒下去，或手臂被車子輾過該有多好？」

最後把勝間從谷底狀態拯救出來的，是「勇敢拒絕不該做的事，選出所要傾注精力的領域，只把精神花在刀口上」的想法。

準時下班，工作成果絲毫不減

以「零加班文化」帶領日本黛安芬創下連續19年成長紀錄的吉越浩一郎，也是在30歲時，因苦於工作壓力，才發展出「將工作細分為小目標、訂出最後期限」「兩分鐘會議」「文件管理箱」等零加班的技術。

《打敗笨懶慢》中提到，1974年，吉越浩一郎在咖啡過濾器製造商美樂家（Melitta）工作。當時正值經濟成長的年代，吉越每天晚上加班到10點，還要再陪上司去喝酒，凌晨才回家。他的妻子是法國人，完全無法理解日本的加班文化，兩人為此爭執不休。就這樣痛苦地過了兩年，吉越終於爭取到外派香港的機會，當地德國同事每天準時下班，工作量卻不見得比日本人加班做的還少，讓吉越眼界大開，決心設法讓自己準時下班過生活。

吉越浩一郎說：「體會過清楚區分上下班時段的人，一定會愛上這種兼具緊湊與放鬆感的生活。只要實際體驗過一次，絕不會想回到過去那種拖拖拉拉、工作到半夜的日子。」

《提早6小時下班的工作術》作者泉正人，在書中倡導「架構化」工作法，於日本暢銷數十萬本。身為著名創業專家的他，在2001年、27歲那年，也曾因為同時經營3家公司，每天從早上6點拚到晚上12點，最後身體終於受不了而病倒。

於是他開始思考：「怎麼做，工作才會有效率？」「怎麼才能把工作交給屬下，也能有相同的成果？」「如何讓自己有空閒時間可以進修，讓自己成長？」因而提出了獨門的工作法則。

泉正人在書中寫道：「工作的過程總有瓶頸，但是，瓶頸也是人生的轉機。有了遇到瓶頸時的恐懼和煩惱，才會引發建立工作架構的決心。」

專屬於你的「工作架構」是什麼呢？在現代社會中，為了生存，我們無法擺脫工作；然而，我們可以建立一套屬於自己的效率工作法則，以更少的投入，得到更多的產出，用節省下來的時間、隨之而來的讚賞與報酬，把生活過得更精彩。

本期《經理人月刊》編輯群，歸納了超過30本與工作效率相關的書籍，整理出了7大法則與100個工作技巧。希望讓每一位苦於加班的工作者，都能從中找出所需，成為頂尖的商業人。

想要成為「有效率的工作達人」，可從下列這7個方向開始進行鍛鍊：

法則1：有效管理時間／設定工作截止期限，並完成。

法則2：例行事務標準化／多思考，讓繁瑣事務單純化。

法則3：有計劃展開工作／掌握全局，從目標倒推計畫。

法則4：聰明因應突發狀況／不讓突發狀況打亂工作節奏。

法則5：打造高效能辦公空間／讓辦公環境與資訊井井有條。

法則6：明快溝通與決策／清楚表達、仔細聆聽，為自己和他人省時間。法則7：自我提升與成長／工作效率，是為了讓下班後的生活更充實的。

第五篇：职场英语：“九十分钟计划”让你工作更有效率

也许你在开始正式工作之前，总会花很多的时间列清单、回邮件、接电话、整理书桌、反复整理本已很有条理的文件夹，最后发现那些被推迟的、有挑战的工作都没有做。这时候，你需要一个九十分钟计划。

90-Minute Plan is that you can begin your workdays by focusing for 90 minutes,uninterrupted, on the task.To make this possible, you turn off your email while you're working, close all windows on your computer, and let the phone go to voicemail if it rings.You'll typically get more work done during those 90 minutes, and feel more satisfied with your output.After 90 minutes, you can take a break.90分钟计划，是指把每天的工作时间设定为90分钟一周期，在此期间关掉电邮，关掉电脑上所有的窗口，将电话转接到语音信箱。通常情况下，这样做能使工作效率大大提高，能完成更多的工作，工作成果也更令人满意。90分钟后，可以稍作休息。

We work for 90 minutes because that's what the research suggests is the optimal human limit for focusing intensely on any given task.把工作时间设定为90分钟，是因为有调查表明，不管做什么事情，身体所能承受集中注意力的最佳时限就是90分钟。

At the heart of making this work is to build highly precise, deliberate practices, done at specific times, so they eventually become automatic and don't require much expenditure of energy or self-discipline, akin to brushing your teeth at night.让 “90分钟计划”有效实施的关键是在此期间精确地、从容地做事，最终使其变成一种自然而然的习惯，不需要花费太多精力和自制力，就像你每天晚上要刷牙一样。