商务信函的写作原则及写作特点(准确)

第一篇：商务信函的写作原则及写作特点(准确)

一 前言

二 写作原则

三 写作特点比如商务信函有格式化的特点，许多套语等等

四 商务信函写作时应注意的问题（加上你本来的内容，融合你的写作技巧）

五 结论与体会

商务公文文体和公文语言的这些特点以及商务活动

本身的特点决定了商务信函的以下特点。

1．正确性（correctness）

毫无疑问，这是商务信函最为重要的特点，且是其

它特点的基础。舍此而谈其它特点没有任何意义。

这一点很容易理解。只有正确了，才可能去谈完整

性（completeness），清 晰 性（clarity），简 明 性

（conciseness），具体（concreteness），礼貌（courtesy）

等特点。

这里的正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语

法等方面的错误，传递的信息（如时间、地点、价格、货号、数量、信用证号码等）准确无误，而且指要使用

正确的格式等等。

更有研究者（张彦，李师君 2005：171）指出，商

务信函的正确还应包括在翻译时译者必须对汉英的不同

表达习惯与方式都要有精确的把握。

2．完整性（completeness）商务信函的完整性指的是其必须包含所有必需的事 项和信息。

例如，报盘信就必须包括产品名称、数量、质量、价格、装运方式、付款方式等必要的信息。如果有所欠

缺，对方就很难还盘，使商务活动继续下去。

又如，如果写一封投诉信，则必须说明问题所在、为什么要写这封投诉信、给你带来了哪些不便以及你希

望见到的结果等，这样对方才能采取相应措施以解决问

题。

3．清晰性（clarity）

商务信函的清晰指的是所写信函必须清楚明了，让

对方很快了解信函所要传递的信息，不会产生歧义。

王晓英，杨靖（2005）指出，为达到这一目的，可

以采取以下措施：（1）使用简单的单词和简单的句子结

构；（2）避免使用有不同意义的单词；（3）把关系密切的单词放在一起；（4）使用主动语态。

例如，A letter was delivered to the company 和 They

delivered a letter to the company 相比较而言，后者就更清

晰明了，不会引起误解。

4．简明性（conciseness）

商务信函的简明性指的是用尽量少的单词或汉字将 事情说清楚。

我们常说，言简意赅乃语言之精华（Brevity is the soul of wit），商务信函更是如此。

这里的要求是：（1）用尽量少的单词或汉字；（2）

一定要将需要传递的信息传递出来，将需要说的事情说 清楚。我们既不能为了说清楚事情而牺牲简明性的特点，也不能为了简明扼要而牺牲完整性的特点。

为达到简明扼要的目的，（1）可以用常用的简单词

来替代较为正式的较长的词组，如用if来替代in the event that，用 for 来替代 for the purpose of 等等。（2）用单词 替代句子或词组。例如，我们可以把 We are returning all the machinery that is broken 中的 that is broken 用 broken 来替代，进而将句子简化为 We are returning all the broken machinery。

5．具体（concreteness）

商务信函的具体指的是在信函中应该提供具体的信 息而不是概括性和抽象的信息。

例如，The price of our product is about 100 dollars.这

其中的 about 100 dollars 就不具体，95 dollars 也可以，101 dollars 也行，让别人如何确定？

为了达到具体这一目的，（1）可以使用具体的修饰

词，如一些具体的数字。（2）避免使用抽象化的词，如 The price of gas has really skyrocketed recently。

6．礼貌（courtesy）

礼貌原则在人际交往中非常重要。在英语语用学界，研究人员非常重视礼貌这一原则的研究。Leech 于 1983 年（转引自何自然 1997：107－109）提出了礼貌原则，并指出这一原则包含 6项准则：得体准则（Tact Maxim），慷慨准则（Generosity Maxim），赞誉准则（Approbation Maxim），谦逊准则（Modesty Maxim），一致准则

（Agreement Maxim），同情准则（Sympathy Maxim）。事实证明，这些准则对更好地学习英语语用学、改

善人际关系起了非常重要的作用。笔者认为，这些准则 对于非常注重礼仪的商务信函自然也有非常重要的启迪 作用。

为了体现商务信函的礼貌这一特点，要求我们在商

务信函中：（1）使用礼貌用语，如使用 Thank you，Please 等词语。（2）从对方角度考虑问题或阐述问题，即 You-approach，而不是 I-或 We-approach。这样很容易 赢得对方的好感。（3）使用积极和正面的词以替代消极 和负面的词语，如我们可以用 The office is open until 5

o’clock 以取代 The office is closed after 5 o’clock。很明显，前者更容易体现礼貌的特点而给人以好感。（4）即使我 们的合理要求没有得到满足从而表达不满的时候，也要平心静气地来表述问题，而不能在商务信函中表达怨气。汉语里有句俗语，“生意不成情义在”，很有道理。再说 了，就算出现了问题，如果心平气和地解决好了，说不 定会为自己或公司赢得新的商机。

7．商务信函中经常出现专业性较强的专业术语和行 业术语

有研究者（张煜等 2006：151；寥瑛等 2005：111

－113）指出，商务信函中会大量出现专业性强、准确度 高的外贸专业术语和行业术语。例如，常见的有 B/L（提 单），L/C（信用证），FOB（装运港船上交货），CFR（成 本加运费）等等。

而且，由于使用了这些专业术语和行业术语，会使 商务信函变得更加正式，书面语的特点显得更加突出

（二）用语正式庄重，礼貌

因为商贸函电主要用来洽谈业务，所以

用词较为正式，语句显得诚恳、自然、有礼

貌。礼貌(Courtesy)：礼貌指有礼，它不单

表现在文章的语句上还表现出对对方的态

度，即用语文雅有礼，不伤害对方积极面

子，对待对方的态度真诚、合作、体谅。

（三）文中多用专业术语和贸易行话

1．商务信函多用于贸易谈判，谈判的主

要内容涉及产品质量、价格、包装、装船标

志、保险、等国际贸易知识。在贸易活动

中，为了交往的方便快捷，形成了一系列的贸易术语(commercial terms)，如：

F.A.Q.(Fair Average Quality)产 品 品 质

术语，其意为“中等品质”

G.M.Q(Good merchantable quality)产

品品质术语，其意为“适销品质”。

G S P(G e n e r a l i z e d S y s t e m o f

Preference)，国际贸易政策术语，其意为

“普惠制”。

CIF(Cost，Insurance and Freight)是

价格术语，表示“成本、保险加运费”。

O/C(Outward Collection)是付款方式术

语，表示“进口托收”

TPND(Theft pilferage and Non-

Delivery)是保险术语，表示“盗窃及提不着

货险”

2．同时在信函交往中也形成一些常用的套语行话，如：

We are in receipt of„(兹收到)

We are willing to establish business

relations with your company(我们愿与贵公 司建立贸易联系)。

We should be oblidged if you would

send us catalogue and price list of(如 蒙 赐 寄„的目录册和价目表，我们将不胜感激)。We are looking forward to your early

reply(盼早日复函)

（四）商贸信函有相对固定的格式

商贸信函格式相对固定，大体上由以下

几 部 分 组 成 ： 信 头（heading）、日 期（date）、称 呼（Salutation）、正 文（body）、结 束 语（the complimentary close）、签名（the signature）。

以下是一封拒绝承兑交单付款方式要求的信函，从中我们可看出商务信函文体特 点。

第二篇：商务信函的写作特点

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。口语化每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。语气语调由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。直接跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。礼貌我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。针对性请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。语言朴实前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。回复迅速及时给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。标题这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?”，“Can we work together?”，建议您改成“proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile‘s partnership Opportunity”或者“Introduction: Our product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。校对写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

第三篇：商务信函写作

邀请函

邀请人：

人事部经理，张建国

被邀请人：各有关公司人事部门经理

时间：12月3日——4日

地点：滨海友谊酒店

会议内容：就有关新形势人事管理模式和方法进行讨论和发言

信函

以李明的名义给Mr.Black写一封信，内容：您已收到他寄来的礼物（一本精美的相册）你非常喜欢这份礼物，你得知他将来上海参加你的生日派对，非常高兴，请他告知你所乘坐的航班，你到时去机场接

他，要求：按标准的写信格式，写明时间，地点，地址，发信人等

投诉信

写一封投诉信给学校领导

1.八个人住一间宿舍，太拥挤了

2.宿舍上不了网，学习不方便

3.希望可以延迟熄灯时间，特别是在考试期间

4.要求装空调，否则夏天太热无法入睡

㈠ Dear mangers,I’m the Personnel Manger of the Blue Sky Bloc.Our bloc is going to hold a conference at Coastal Friendship Hotel in December from third to fourth.The conference is aimed at discussing about new personnel management mode and method and making a statement.I’m looking forward to attending the conference.Yours sincerelyZhangjianguoPersonnel Manger

㈡Li Ming

Box408

No.18 Nanjing Road

Mr Black

Dep.Of Business College

Leland Stanford Junior University

California

U.S.A Shanghai 200001 P.R.China December.9.2012

Dear Mr Black,Thank you for sending me the gift, a elegant photo album.I like it very much.Since I knew you would come to Shanghai to join my birthday party, I’ve been so pleased.If you’re planning to come to Shanghai , please inform me that the flight in advance and I’ll be there to meet you at the airport.Friendly yoursLi Ming

㈢ Dear sir(madam),I am writing to complaint about the dormitory problems ,which have affected our normal life.Firstly, eight people live in a dormitory ,too crowded.Secondly, it’s not handy to study without network in the dorm.Thirdly, we hope the dorm supervisor can delay turning off the lights, especially during the test period.Finally, we require to set an air conditioning in the dorm, for we can’t fall asleep because of the hot weather in summer.Could you please look into these and we’d really appreciate if you could solve all of the problems for us.Thanks.Yours cordiallyLi Hua

第四篇：商务信函的写作特点总结（范文模版）

商务信函的写作特点总结

1、口语化

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。

2、语气语调

由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。

3、礼貌

我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。

4、简洁/ 6

就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。

5、回复迅速及时

给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。

6、标题

这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?”，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。

7、精确

当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到

精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

8、针对性

请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

[商务信函的写作特点总结

]相关文章：/ 6 / 6 / 6 / 6 / 6

第五篇：商务信函写作 Payment

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November.16,2016

Armanii Company No.36 Baker Street London,British.We have received your letter of11 this month, in which you suggested our accepting payment by D/A at 45 days for better cash flow and lower costs.Whilewe appreciate your trial order of $7,800for our goods, we very much regret that we are unable to entertain your request for payment under D/A terms as we generally ask for payment by Letter of Credit.In consideration of promoting business between us, we are, as an exceptional case, prepared to accept payment for your trial order on a D/P sight basis.Please understand that we can only make this concession under the circumstance, but this should not be taken as a precedence.Our products always find a good market in many counties in the world.We are confident that this product you have ordered will have a wonderful sales in your market.We hope that the above payment terms will be acceptable to you and look forward to the pleasure of hearing from you soon.Yours faithfully

Wendy

Wendy

Sales manager 题目 ：要求：Your customer Mr.Smith is placing a trial order for $7,800, and asking for payment by D/A 45 days, for better cash flow and lower costs.Please write a reply to negotiate the most suitable payment terms.