商业信函写作（范文）

第一篇：商业信函写作（范文）

商业信函的写作要求

商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲。商业信函的写作要求是：

1、主题突出，观点明确

商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。

2、面向对方

为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。因此，在写信之前，要设身处地想一想：对方的需要：对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。

态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以

解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。

3、实事求是，谦恭有礼

经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。

4、结构严谨、首尾圆合

结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。

商业信函的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗套。在信的结尾可提出各种希望等。

5、语气平和，用词准确

为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。

用词要准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结

算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。

此外，信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。

6、清楚简洁，注意修辞

信文内容与形式都要做到清楚简洁。做生意讲求效率与节省时间。清楚简洁的书信最受欢迎。要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。

商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。

最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。

中文商务信函写作格式

对秘书人员而言，写成一封得体、明确的信，不仅要有对书信内容所涉业务或相关背景的熟悉，还应了解中外书信的基本规范。

中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。

1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。（顶格写，后面加冒号。）

2、启词 启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）

3、正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。（在启词下面另起一行空两格。）

4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。（过渡一下更符合礼仪规范）

5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

6、签署 书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。(通常中文

信函写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。（写信日期-般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）

中文商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：

①向收信人问候；

②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；

③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出 的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；

④提出进一步联系的希望、方式和要求。(3)结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

第二篇：商业信函范本

商业信函范本

一、介绍信

1.Dear Mr/Ms,This is to introduce Mr Frank Jones ,our new marketingspecialist who will be in London from April 5 to midApril on business.We shall appreciate any help you can give Mr Jones andwill always be happy to reciprocate.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。

您诚挚的2.Dear Mr/Ms,We are pleased to introduce Mr Wang You, our import managerof Textiles Department.Mr Wang is spending three weeksin your city to develop our business with chief manufacturesand to make purchases of decorative fabrics for the

comingseason.We shall be most grateful if you will introduce him toreliable manufacturers and give him any help or advice he mayneed.Your faithfully

尊敬的先生/小姐，我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。

您诚挚的二、感谢信

Dear Mr/Ms,Thank you for your letter of June 4, enclosing anaccount of the organization and work of your Chamberof Commerce and Industry.We are very grateful for such a

detailed account ofyour activities.This information is certain to helpincrease our future cooperation.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，谢谢您六月四日的来信及随信附上的说明书，该说明书描述了你们工商总会的工作与组织结构。对给我们一个你们活动如此详细的描述，我们表示非常感谢。这一信息一定能帮助促进我们未来的合作。

你诚挚的三、祝贺信

1.Dear Mr/Ms,On the occasion of the 35th anniversary of your NationalDay, please accept our heartiest congratulations.May the trade connections between our countries continueto develop with each passing day!

Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，值此国庆三十五周年之际，请接受我们最真诚的祝贺。愿我们两国之间的贸易联系持续发展。

你诚挚的2.Dear Mr Minister，Allow me to convey my congratulations on your promotionto Minister of Trade.I am delighted that many yearsservice you have given to your country should have beenrecognized and appreciated.We wish you success in your new post and look forwardto closer cooperation with you in the development oftrade between our two countries.Sincerely

尊敬的部长先生，请允许我向您升任贸易部长表示祝贺。多年来你对国家的贡献被认可，欣赏，我非常高兴。我们祝愿您在新的职位取得成功，期待我们两国在贸易发展上进一步合作。

诚挚的四、回复信

Dear Mr/Ms,Thank you for your letter conveying congratulations onmy appointment.I wish also to thank you for the assistance you havegiven me in my work and look forward to bettercooperation in the future.Sincerely

尊敬的先生/小姐，感谢你来信对我的任命表达的祝贺。我也感谢您对我的工作给予的支持，并期望未来能有更好的合作。

诚挚的五、邀请信与答复

1、邀请信

Dear Mr/Ms,We should like to invite your Corporation to attend the 1997 International Fair which will be held from April 29 to May 4 at the above address.Full details on the Fair will be sent in a week.We look forward to hearing from you soon, and hope that you will be able to attend.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，在上述地址，我们想请贵公司参加于四月二十九日到五月四日举办的1997国际商品交易会，关于交易会的详情我们一周内将寄给你。希望不久能收到你的来信，并能来参加。

您诚挚的2、肯定答复

Dear Mr/Ms,Thank you for your letter of March 20 inviting our corporation to

participate in the 1997 International Fair.We are very pleased to accept and will plan to display our electrical appliances as we did in previous years.Mr Li will be in your city from April 2 to 7 to make specific arrangements and would very much appreciate your assistance.Yours faithfully

尊敬的先生/小姐，感谢三月二十八日来信邀请我们公司参加1997国际商品交易会。我们乐于参加并计划展示我们前几年生产的电子设备。李先生将于四月二日至七日去你市做具体安排，非常感谢你的协助。

你诚挚的3、否定的答复

Dear Mr/Ms,Thank you very much for your invitation to attend the 1997 Internationl Fair.As we are going to open a repair shop in your city at that time, we are sorry that we shall not be able to come.We hope to see you on some future occasion.Yours faithfully

第三篇：商业信函格式

thereceiveraddreattheleft,underthelevelofthedateandtwolineabovethealutation,theameait

aearotheenvelope.Thedatemayelacedatthe

rightmargioftheage,ialignmentwiththeclosingand

signatureattheottom,orflushwiththeleftmargiifafulllocktyleiused.

正确的商业信函格式应将收信人的地址放在日期下方,距敬称上方两行处以上.与信封排列格式相同。如果用全开信纸,日期应放在信纸的右上方,与下方的结束语及署名对齐.August8,2000

Mr.JohLake

T&TCo.Ltd.25roadwayewYork,NewYork10024

DearMr.Lake,(BodyoftheLetter)

Sincerelyyours,ArthurHardingMoore

第四篇：商业信函写作的要点

商业信函写作的要点

广义上说，商业信函的作用可以分为：（1）询问或传递信息;（2）制定或接受要约;

（三）处理有关业务协商问题。此外有一种商业信函，只是提示发件人的存在，而没有其他目的。商业信函的写作不同于任何其他创作。良好的英语水平是写好商业信函的重要基础之一。商业信函写作不能有语法错误，也不能有歧义。但凡优秀商业信函，其共同特点可以概括为三个C，即（1）明确;（2）简洁;（3）谦恭。

首先，要确保你的信函内容是明确的，不能被误解。商业信函的莫能两可的措辞将给双方都带来麻烦，进一步的解释工作不可避免，因此将会导致时间的白白浪费。

接下来，商业信函内容的表述应清晰、简单、适宜、易懂。简洁表达是商业信函所需要的。

商业信函使用明确和简洁的表达，摒弃商业行话的罗嗦可以使信函的表达更清晰，同时也更加简洁。

商业信函的简洁并不一定意味着就是短的。有时商业信函处理的问题多种多样，或许不能避免会长。如果商业信函的写作简洁和和谦恭发生冲突，然而简洁作出一点小的牺牲。一般来说，商业信函写作的明确简洁是通过写短句子而非长句子。商业信函的内容更明确，更易于阅读和研究更具吸引力是通过仔细阅读每个段落，一段一观点是惯用的做法。没有必要在您的信函中强调礼貌的重要性。最重要的事情之一就是迅速。准时回复你的客户，不要让客户等上数天，才得的你的答复

怀疑对方的诚意，更坏的是与之发生矛盾，几乎都是错误的。这样的话分歧一定会发生，但他们可以通过交际手腕和技巧克服和解决并不憎恨任何一方。

在我们剖析商业信函的详细结构之前，美国作家们产生并推重一个观点：这是“你”的态度。你在信函中要始终牢记信函的对象。从他的角度来看事情，从他周围的事物来认识他，看到他的问题和困难，根据他的情况来表达我们的想法。

第五篇：商业信函特点及写作的注意事项

【经理人职场-讯】在行销学中，商业信函直邮行销法应用的比较多。那么商业信函直邮行销法的优势体现在那些方面，商务信函的特点优势什么，注意事项又是怎样的呢?

业务优势

所谓商业信函直邮行销法即是把一个公司的产品求购、招商引资等资料直接寄到能做决策的企业相关的负责人或终端用户的手中，引起收信人兴趣，再辅以其他方式完成商业交易。这种方式在中国虽然很少使用，在欧美却早就广为流行。它的好处主要就是：与其他行销方法相比费用低廉、有一对一的直接效果、有针对性。对于中国的企业来说，它是少数可以打入主流社会而不需天文数字投资的宣传方法。由于它是一种书面资料，还可以避免一般中国企业在国外没有办事处，中国与外国有时差，没有英文流利的员工可以随时接听、应答外商电话的烦恼。直邮行销法如与数据库营销配合，更可塑造一个现代化、国际化、数位化、高尚的整体企业形象，增加公司的商业魅力。

商务函电

商务函电是指在日常的商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的信函、电讯文书。常用的商务信函主要有商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函和联系函等。

商务信函的写作需要注意以下几点标准：

(1)准确。商务信函的内容多与双方的利益有着直接的利害关系，因而要完整、精确的表达意思，用于乃至标点符号都要做到准确无误，以免造成不必要的麻烦。

(2)简洁。在做到准确、周到的前提下，应用最少的文字表达真实的意思，不能拖沓冗长。

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(3)具体。信函所要交待的事项必须具体明确，尤其要注意需要对方答复或会对双方关系产生影响的内容，绝不能语言不详。

(4)礼貌。要掌握礼貌、得体的文字表达方式，以有利于双方保持良好的关系。

(5)体谅。要学会换位思考，能够站在对方的立场上思考问题。这样容易获得对方的认同，有利于双方达成有效的沟通。

商务信函写作的注意事项

1.句子不要零碎。例子: he decided not to audit the last ten contracts.because of our previous objections about compliance.两个句子应该连在一起：he decided not to audit the last ten contracts because of our previous objections about compliance.2.切忌主客不分或模糊。例子: deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.应改为 deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment.(we决定呀, 不是report.)

3.结构对称,令人容易理解。例子: the owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings.应改为: the owner questioned the occupants lease intentions and ink alterations of the contract.4.单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒服。例如: an authorized person must show that they have security clearance.应改为 authorized persons must show that they have security clearance.6.时态和语气不要转换太多。看商务英语(论坛)已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。

7.标点要准确。例如: he did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment.应改为: he did not make repairs;however, he continued to monitor the equipment.8.选词正确。像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。

9.大小写要注意。除非必要不要整个词都大写，除非要骂人。例如: must change to os immediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。

10.拼字正确。有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒。【经理人职场-office.icxo.com】