信函写作原则和技巧

第一篇：信函写作原则和技巧

[摘要 ]商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段 ,其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。商务英语信函的写作是有规律可循的 ,首先 ,要坚持礼貌、体谅、完整、清楚、简洁、具体与正确性等原则;其次 ,还要注意 写作技巧 ,遵循四部式的信函结构 ,并善于使用商务英语信函中的套语和特殊表达法。

Abstract :C ommercial English letters are the major means of written communication between two parties in the international trade.Their writing is very important to business of the enterprise.F ortunately ,s ome writing principles and techniques can be used.The principles are namely

courtesy ,consideration ,completeness ,clarity ,conciseness ,concreteness and correctness.The writing techniques are :one is to follow the four2 part structure of the letter;the other is to use the commoly used expressions and special statements in commercial letters.Key words :commercial English letter;writing principle;writing technique

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文 ,它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段 ,在以书面形式沟通商务信息的同时 ,它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此 ,商务英语信函的内容固然很重要 ,但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的 ,即应遵循一定的 写作原则 ,采用一些 写作技巧 ,从而使商务信函表意准确 ,语言流畅 ,更易于贸易双方的沟通与理解。

一、商务英语信函的 写作原则

商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具 ,其目的多是处理业务磋商的各种问题 ,或是与对方建立良好的关系。因此,在商务英语信函写作中,应遵循7Cs原则,即礼貌(courtesy)、体谅(consider2ation)、完整(completeness)、清楚(clarity)、简洁(concise-ness)、具体(concreteness)和正确(correctness)。

1.礼貌原则礼貌是商务场上的重要法则,礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以,在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that „” , “I t is our pleasure to„” , “We feel dread fully s orry that „ ” , “We regret that „ ”等礼貌用语。业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂,化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时,措词要力求客气、心平气和、语气委婉;在回复对方信函时,无论对方态度如何,在坚持自己立场的同时,都要有礼貌地作答。首先,要善于使用被动语句,因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如 “Y ou made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 会更好。其次,要善于使用疑问句。向对方提出要求时,陈述句、祈使句与疑问句相比,疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。请看下面三句话:Make payment by con firmed irrev ocable L/ C.We request y ou to make payment by con firmed irrev o2cable L/ C.C ould y ou make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句 ,口气太强硬;第二句太直接 ,有下命令之嫌;第三句既表达了自己的意图 ,又表示了对对方的尊重 ,避免了过于直率和盛气凌人。此外 ,还要善于使用条件句 ,以使建议听起来更具有试探性 ,语气更委婉。

2.体谅原则

不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同 ,商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果 ,不仅要关心内容的正确与完整 ,还必须重视对方的反应 ,只有站在对方的立场上思考和处理问题 ,才能获得满意的沟通效果。首先 ,应注意强调对方利益。在商务英语写作中 ,对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这

些利益是否能满足他们的需要。如:We allow y ou 2 precent discount for cash payment.Y ou can enjoy 2 percent discount when y ou pay incash.第二句让对方对自己所得的利益一目了然 ,优于第一句。其次 ,应突出积极因素 ,用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣 ,获得对方认同。如 “We do not believe that y ou will havecause for dissatis faction.” 改写成 “We feel surely that y ouwill be entirely satis fied.” 会更好。

3.完整性原则

在信函写作中 ,信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如 “the

above2mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之类的表达方式要尽量少用 ,尽可能提供完整的信息 ,让对方一目了然。

4.清楚原则清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义 ,甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。

(1)尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言 ,英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用 ,而这些商务人员并非个个精通英语。因此 ,在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式 ,避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。

(2)起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词 ,这样可以避免产生歧义。如“Those who workrapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”),如将其改为 “Thosewho work in these conditions get ill ralidly.” 句子的意思就非常清楚了。

(3)在一句话中 ,要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中 ,第一个 “firm” 的意思是 “strong”,第二个 “firm” 的意思是 “corporatio

n”.而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm.” 这样整个句子的意思就更清楚了。

5.简洁原则

有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中 ,可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱 ,要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语 ,例如 ,L/ C(letter of credit 信用证),B/ L(bill oflading提单),CIF(cost ,insurance and freight 成本加保险加运费价格),EAT(estimated arrival time 预计到达时间),A/ S(at sight 即期),FYI(for y ou information 供你方参考),S/ C(sales contract 销售合同),D/ D(de2mand draft 票汇),T/ T(telegraphic trans fer 电汇),M/ T(mail draft 信汇),D/ P(documents against payment 付款交单)等。此外,句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句,在保证意思完整的情况下,使行文更加简洁。如 “As what y ou have requested ,we are sending y ou ournewest catalog.” 其从句 “What y ou have requsted” 可以用一个词

“requested” 来代替,这句话改成 “As requested ,we are sending y ou our newest catalog.” 则更简洁。需要指出的是 ,在保证礼貌的前提下 ,还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若将该句中的 “Please be advised” 删除 ,不仅不会改变意思的完整性 ,反而使句子更简洁。

6.具体原则

在商务信函中 ,要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for

theinv oice amount.US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 ofthe China Bank.很显然 ,第二句包括了更具体、详细的信息 ,使人对写作者所要传递的信息一目了然;而第一句过于笼统 ,读后还要再经过仔细揣摩 ,才能明白其所包含的意思。

7.正确性原则

正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误 ,还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题 ,会使其沟通效果大打折扣。此外 ,还应注意使用正式、规范的语言 ,例如省略语 “I’ ll”, “we’ re” 等 ,显得太过口语化 ,欠正式 ,商务信函中应改写成 “I

shall”, “We are”;还有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to receviey our enquiry.” 等 ,这样的句子在语法上也是不规范的 ,应该分别加上主语和谓语 ,以使句子结构完整。商务英语中有一些特定的表达法 ,它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语 “on the terms

andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示条件 ,在日常用法中 ,没有必要两词连用 ,但在商务信函中 ,为求精确、严谨 ,常成对使用。再如 “advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的 “advise”,在日常用法中一般不作 “通知” 解 ,而表示 “劝告”、“建议” 等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少 ,如 “offer” 一般表示 “提供”、“提议” 等 ,在商务里可指 “发盘”、“报盘”;同样在保险业务中 , “policy” 指“保险单”,而不是 “政策”、“方针”,“average” 指 “海损”,而不是 “平均的”、“一般的”;“confirm” 的基本含义是 “确认”,用在信用证前面时 ,则表示 “保兑”,如confirmed letter of credit(保兑的信用证)。

二、商务信函的 写作技巧

商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些 ,这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范 ,具体表现在内容结构与语言运用等方面。

1.要选用常用的四部式的正文结构

通常 ,商务信函由四部分组成 ,即引言(introduc2tion)、详情(details)、应答(response)和结束语(close)。第一部分是引言。在此部分中 ,出于礼貌 ,常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文 ,而不是开门见山谈具体的事情 ,以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有:We re fer to y our Order No.8 and regret to say that „Thank y ou for y our letter dated„Through the courtesy of our C ommercial C ounselor’ sOffice in London ,we learned that y ou are interested in do2ing business with us.第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项 ,应该按照主次顺序分几个段落进行说明 ,通常是一个段落说明一个事项;同时 ,在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。第三部分是应答。该部分是第二部分的延续 ,可以是要求对方确认、答复或寄来价目表 ,也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文,是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是,所有的结束语必须与正文的内容相吻合,否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价,可以说: “Y ourfav orable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有:We await y our fav orable reply with great interest.I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we

recommendy our immediate acceptance.2.要善于使用商务信函中的习惯用法

商务信函中的很多习惯用法 ,包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语 ,如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外 ,还有很多 ,如报实盘的时候常这样表达:We offer y ou firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct.The offer is valid/ open until „The validity of the offer is from„ to „当认为对方价格太高时通常的表达有:Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive.即期信用证付款时可以这样表达:The terms of payment are by L/ C available by draftat sight.The terms of payment are L/ C payable against draftat sight.The terms of payment are by L/ C available bysight draft.类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中,形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语,这些已被商界广泛接受,我们只需平时多留意、多积累,就可以得心应手地撰写商务英语信函了。

[参考文献]

[1 ]兰天.外贸函电[M].大连:东北财经大学出版社 ,20001225 — 309.[2 ]梁志坚.撰写外贸英语函电应注意使用正确的语气[J ].国外外语教学 ,2000 ,(1):37 — 39

第二篇：商务信函的写作原则与技巧

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国产电影字幕归化与异化研究－－以《集结号》为个案研究

教师在农村初中英语游戏教学中的角色分析－－以某中学为例

The Study of the Positive Effects of Native Language on Junior School English Teaching 123 Domestication and Foreignization in Idioms Translation

A Comparative Study of Politeness Expressions in English and Chinese

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中英颜色词内涵对比分析——《骆驼祥子》个案分析

浅析《红字》中的象征意义

大学英语课堂教学中师生互动的重要性

英汉职业委婉语中“礼貌原则”之对比分析

英汉新词理据对比研究

从以目的为导向的翻译原则看委婉语的翻译

《飘》—斯嘉丽女性主义意识的成长历程解读

国际商务英语信函写作中的礼貌策略

语言中性别歧视词汇的语用分析

论英语广告语中的双关应用及翻译

Saussure’s Five Contributions to Linguistic Study and Its Modern Applications

英语专业本科毕业论文摘要的体裁分析

从《大象的眼泪》看人与动物的关系

从交际翻译理论看幽默对话翻译——以《老友记》第一季为例

《格列佛游记》中格列佛的人格探析

商务英语函电的语言和文体特征及其翻译

论“迷惘的一代”告别“美国梦”——浅谈《永别了，武器》和《了不起的盖茨比》 143 英语成语跨文化翻译策略

英汉同声传译技巧初探

Britain Needs a Monarch—Cause Analysis of the Existence of the Monarch in Britain 146 欧•亨利短篇小说中幽默的翻译

谭恩美《灶神之妻》文化解读

《人鼠之间》中两主人公乔治和雷尼的对比分析

A Survey on Self-regulated Learning of English Major

国际贸易中商务英语的翻译策略

151 艾米莉•狄金森诗歌中的动物意象研究

152 救赎之旅—浅析《麦田里的守望者》中霍尔顿•考菲尔德的成长经历

153 Cultural Differences in Business Negotiations: East and West

154 从传递文化信息视角探讨《红楼梦》翻译中“异化”与“归化”策略

155 A Comparative Study of American and Chinese Spatial Language in Business Negotiation 156 中餐菜谱翻译的错误分析

157 从《功夫熊猫》中试析中美文化的碰撞与融合158 The Death of Willy Loman and the destruction of the American Dream

159 中美文化差异对其商务谈判的影响

160 浅析中西方饮食文化差异—比较“春节”和“圣诞节”

161 英汉颜色词的文化内涵与翻译

162 《荆棘鸟》女性意识浅析

163 论象征主义在《喜福会》中的体现

164 从民族文化心理差异角度看功能对等论在商标翻译中的运用

165 法律英语翻译中的动态对等理论分析

166 论《德伯家苔丝》中安吉尔行为的合理性

167 Irony Art in Orwell’s Animal Farm

168 从中西文化差异角度谈品牌翻译

169 从消费文化角度看《了不起的盖茨比》中美国梦的破灭

170 英汉委婉语的跨文化对比研究

171 希腊罗马神话对英语习语的影响

172 从《生活的艺术》看林语堂的人生艺术

173 英汉状语语序修辞对比与翻译

174 互联网对英语翻译的影响

175 论叶芝诗歌中的女性面具

176 浅谈商务英语于商务信函中的运用

177 英语新闻标题的语言特点及翻译

178 从功能对等理论看汉语文化负载词的英译

179 如何提高小学生对英语学习的兴趣

180 浅析当今网络英语交流中的缩略语

181 从荣格的原型理论看《蝇王》中杰克的形象

182 目的论下的修辞手法翻译：以《爱丽丝漫游奇境记》两个汉语译本为例

183 中美大学生道歉策略对比研究

184 《月下独酌》两种英文译本之对比研究

185 《莫比.迪克》中的象征意义

186 中美新闻价值观的差异在灾难性新闻报道中的体现

187 商务谈判中话语的顺应性研究

188 On the Manifold Functions of the Scene of Parties in The Great Gatsby

189 从道德角度分析简•奥斯丁《劝导》中的女主人公安妮•艾略特

190 论散文翻译中的风格再现——以朱纯深、张培基英译《匆匆》为例

191 商务英语信函中名词化结构的翻译

192 从《恋爱中的女人》看劳伦斯的男性霸权意识

193 从《动物庄园》看乔治·奥威尔反极权主义思想

194 浅析“苹果”广告中的文化因素

195 汉英禁忌语的对比研究

196 商务信函的写作原则与技巧

197 哥特电影的黑暗之美-市场与文化的交接

198 On Individual Differences in Second Language Acquisition

199 顺应论视角中电影字幕汉英翻译研究——以李安电影作品字幕翻译为例

200 A Study on the Cross-Cultural Management in the Sino-American Joint-Venture Enterprises－－With Special Reference to Changan & Ford Motor Company

第三篇：浅谈外贸工作中商务英语信函写作及翻译技巧

摘 要：中国加入WTO之后，外贸英语信函作为一种特殊文体，在我国对外贸易的发展中成为了我国与世界接轨的必要桥梁。商务英语信函逐渐被从事跨国贸易的人士青睐，其已经成为商务界人士在全球经贸往来中重点应用的商务信息沟通方式。通过商务英语信函人们可以很便捷的交流信息、业务往来、洽谈贸易、传递友谊等，商务英语信函撰写的是否成功对企业的业务尤为关键。本文旨在结合英语语言学，通过分析外贸英语信函翻译的典型例子，重点介绍外贸英语信函的翻译技巧，并对未来英语商业信件的语体发展趋势进行了预测。关键词：外贸工作 商务英语 写作 翻译

商务英语的实用性很强，外商在这方面不能随意，要有着严格的规范。特别是在商务交往中，规范的商务用语往往能给他们留下严谨、成熟的印象，为其成功打下坚实的基础。谈到规范，就要从最基础的商务信件说起，这是从事国际贸易人士经常要处理的。本文简单阐述了商务英语信函的写作及其翻译技巧。外贸工作中商务英语信函的写作技巧

商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此，商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。

一封商务信函通常由信头(Letterhead)、信函编号(ReferenceNumber)、日期(Date)、信内地址(Inside Address)、请某人注意行(Attention)、称呼(Salutation)、主题(Subject)、正文(Body of the letter)、结尾敬辞(Complimentary Close)、签名(Signature)、附件(Enclosure)、抄送(Carbon Copy Notation)和附言(Postscript)组成。其中信头、日期、信内地址、称呼、正文、结尾敬辞和签名是不可缺少的组成部分，其他部分可根据公司习惯和信函具体内容有所增减。因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意如下一些问题。

1.1 读者

了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。

1.2 遣词

简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去查字典。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话就能比平常的语言更清晰更准确地解释某些概念,也有助于技术人员读者建立起和谐友好的联系。

1.3 造句

句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。商务应用文句子的平均长度为15～18个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误地理解句意，因此长句应切成两到三个短句为宜。最佳的商务信函应该由长短不同的句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具吸引力。

标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。

1.4 分段

信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的行动。意思表达得越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落只看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8行以内是最好的。电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3行长,主题部分段落长度不应该超过5行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。1.5 外观外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。选择合适的字体和字号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字号要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用——对某些单词或习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。外贸工作中商务英语信函的翻译技巧

本文以一个简单的商业回复信函为例来介绍一些商务英语信函的翻译技巧。回函内容：一是我方获悉贵公司的名称和地址。二是愿与贵公司建立商业合作关系。三是本公司经营五金产品多年，声名卓越，拥有可靠的销售渠道。四是为使贵公司对我公司有更好了解，先寄去我公司宣传册一本。五是盼早日回复。商务英语信函格式，跟普通英语不同，以启始用语为例。

2.1 建立贸易关系

(1)我们愿与贵公司建立商务关系。

(2)我们希望与您建立业务往来。

(3)我公司经营电子产品的进出口业务，希望与贵方建立商务关系。例句：

(1)We are willing to eatablish trade relations with your company.(2)We hope to establish business relations with you.(3)Our company handles electronic product import and export business form, hoping to entering into business relations with you.2.2 自我推荐

本公司经营这项业务已多年，并享有很高的国际信誉。例句：

Our company has been in this line of business for many years and enjoys high international prestige.2.3 推销产品

(1)我们新研制的……已推出上市，特此奉告。

(2)我们盼望能成为贵公司的……供应商。

(3)我们的新产品刚刚推出上市，相信您乐于知道。

(4)相信您对本公司新出品的……会感兴趣。例句：

(1)We are pleased to inform you that we have just marketed our newly-developed….(2)We are pleased to get in touch with you for the supply of….(3)You will be interested to hear that we have just marketed our new product.(4)You will be interested in our new product…….2.4 索取资料

(1)我们对贵方的新产品……甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。

(2)我们从纽约时报上看到贵公司的广告，但愿能收到产品的价目表及详细资料。

(3)获知贵公司有……已上市，希望能赐寄完整的详细资料。

(4)如蒙赐寄贵公司新产品的详细资料，我们将深表感激。

(5)如蒙赐寄有关……的样品和价目表，我们将甚为感激。例句：

(1)We are interested in your new product…and shall be pleased

to have a catalog and price list.(2)We have seen your advertisement in The New York Times

and should be glad to have your price lists and details of your terms.(3)Hear that you have listed……,hoping to receive the full

details.(4)we will be grateful if you send your new product details.(5)We should be obliged if you would send us patterns(or samples)and price lists of your….2.5 寄发资料

(1)欣寄我方目录，提供我方各类产品的详细情况。

(2)欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。例句：

(1)We have pleasures in sending you our catalogue, which gives full information about our various products.(2)We should be pleased to offer the samples to give a demonstration at your premise.2.6 附寄资料

(1)随函附上本公司新出品的……样品，请查收。

(2)随函附上购货合同第××号两份，希查收，谅无误。请会签并退我方一份备案。

(3)我们很高兴地附上询价单第××号，请贵方报离岸价格。

(4)我们确认向贵方购买……随函附上订单确认书供参照。例句：

(1)You will find enclosed with this letter a sample of new….(2)Enclosed please find two copies of Purchase Contract No.…，which we trust will be found in order.Kindly sign and return one copy for our file.(3)We are very pleased to attach the Inquiry No.，please offer FOB prices.(4)We confirm having purchased......from you , enclosing the

confirmation order for your reference.结语

商务英语的翻译不同于一般的文学翻译。对这类特殊用途的英语的翻译通常采用以读者为中心的归化策略，对原文的形式、内容、语言等方面进行过滤。了解了这些特点，将有助于商务英语的翻译。

参考文献

[1] 黄宇驰.谈商务英语广告翻译的创译原则[J].湖南经济管理干部学院学报,2006(01).[2] 沈妍斌.英语形合、汉语意合在商务翻译中的运用探究[J].经济师,2009(06).[3] 黄雪芳.商务英语信函的词汇特征分析[D].广东外语外贸大学,2006(10).[4] 张金玲.从汉英翻译的角度研究商务信函语言特点[D].哈尔滨工程大学,2004(01).[5] 张晶晶.试论国际商务英语翻译的标准[D].上海海事大学,2007(03).《中国商贸》 CHINA

第四篇：商业信函写作（范文）

商业信函的写作要求

商业信函不同于文学创作。文学作品忌显不忌隐，忌直不忌曲，而商业信函应清楚明确，不隐不曲。商业信函的写作要求是：

1、主题突出，观点明确

商业信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。信文内容应紧紧围绕这一目标展开，不要涉及无关紧要的事情，以免冲淡主题；也不必象私人一般信函那样，写入问候、寒喧一类词语。向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，不能答非所问，或故意绕弯子，回避要害。鉴于商业信函往来涉及经济责任，所谈事项必须观点明确，交待清楚。例如答复对方订货要求时，必须将供应商品的规格、性能、供货日期、价格与折扣条件、交货方式、经济责任等，一一交待清楚，切忌含混不清，以免日后纠纷。

2、面向对方

为促进双方经销往来，信函应给对方一个好的印象。因此，在写信之前，要设身处地想一想：对方的需要：对方的处境、利益与困难；如何在互惠互利的前提下尽可能考虑对方的需求，还要考虑对方的地位、身份、专业知识、文化程度，接受能力等，使对方正确理解信中所谈内容。

态度诚恳是指信文内容应实事求是，不要夸夸其谈，弄虚作假。同时即使对方提出的要求不能接受，也应用委婉地语气加以

解释，以求保持良好关系，不致损害以后的买卖来往。

3、实事求是，谦恭有礼

经商往来要求实事求是，遵守职业道德，维护企业与个人的信誉，不得蓄意欺骗对方或设下圈套诱使对方上钩，以谋求不正当利益。谦恭有礼不是仅说几句客套话，而是要尊重对方，讲究文明礼貌。例如，收到对方来函，应尽快给以答复，拖延回信的做法是不礼貌的。

4、结构严谨、首尾圆合

结构严谨，要做到这一点应在动笔之前，首先把所要写的内容有条不紊地组织起来，列成提纲或打草稿，以免结构松散，首尾脱节。

商业信函的特点是开门见山。可在信的开头直接进入主题而不落俗套。在信的结尾可提出各种希望等。

5、语气平和，用词准确

为了达到买卖往来的目的，注意写信的口吻与语气是很重要的。商业信函的语气要平和，要平等相符，不得用命令或变相威胁的语气，要做到不卑不亢。

用词要准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确，常常会使对方引起误解，甚至被人利用而导致一方经济损失。例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应具体说明数量。同样，报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应说明具体价格为多少，用何种货币，怎样结

算，有没有各种附加收费，尽量避免使用“大约”、“左右”一类词语。答复对方的来信，最好说明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，因为来信可能不止一封。

此外，信文用字应规范化，还要正确使用标点符号。

6、清楚简洁，注意修辞

信文内容与形式都要做到清楚简洁。做生意讲求效率与节省时间。清楚简洁的书信最受欢迎。要避免使用长句冗词以及不必要的修辞词。

商业信函以实用为宗旨，它不象文学作品那样讲究修辞，但必要的修辞也是不可少的。不通顺或逻辑混乱的语句，就会影响意思的表达和信息的交流。

最后要养成寄信前至少检查一遍的习惯。除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查语句是否有毛病，以及检查信件是否能为对方理解和接受，经过检查认为满意后，再签名寄出。

中文商务信函写作格式

对秘书人员而言，写成一封得体、明确的信，不仅要有对书信内容所涉业务或相关背景的熟悉，还应了解中外书信的基本规范。

中文书信内容的结构，主要由称呼、启词、正文、酬应过渡、祝颂词、签署、日期等七部分组成。

1、称呼 称呼是写信人对受信人的尊称，主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定，一般都用“敬语＋称谓”的形式组成。如：“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如：“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。（顶格写，后面加冒号。）

2、启词 启词是信文的起首语，可有多种表示法。如问候式的“您好”、“别来无恙”；思怀式的“久不通信，甚为怀想”、“去国半载，谅诸事顺遂”等；赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等；承前式的“上周曾发一传真件，今仍具函，为××事”，“贵公司×月×日赐函已悉”等等。不分对象，不论内容，一律以“您好”为书信之启词，实在极不恰当。此外，公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”；“顷闻、顷悉、顷获”；“欣闻、欣悉、欣逢、值此”，以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语，以提领全文。（在称呼下面另起一行，前空两格！）

3、正文 正文是书信的主体，是书信能否达到写信人理想效果的关键。一封信可以专说一件事，也可以兼说数件事，但公务书信应该一文一事。正文要清楚、明了、简洁，并注意情感分寸，不应有昵亵轻狂之嫌，也不可显侮蔑轻慢之意。（在启词下面另起一行空两格。）

4、酬应过渡 正文结束时，可写几句酬应性的话作为全文的过渡。如“我方相信，经过此次合作，双方的友谊将有进一步发展”。又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。也有用公务书信的常用结语过渡，如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”，或“肃此专呈、肃此奉达”，也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”，以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。（过渡一下更符合礼仪规范）

5、祝颂词 书信的最后，写祝颂词是惯例。由于写信人与受信人的关系各有不同，书信内容各有不同，祝颂词的写法便呈多种多样。诚祝生意兴隆”等等，有时，往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

6、签署 书信的签署以写信人全名为要，不能只签个姓氏或习惯称呼，如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等，而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者 “××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。今天，许多书信都以计算机制成，但即使已打印了姓名，仍应再以手书签署一遍，这既表信用，亦示诚意。对某些特殊对象，署名后应有具名语，如“谨上、谨呈、敬述”等，以表示对受件者的尊重。(通常中文

信函写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置，但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

7、日期 日期明确本是应用文写作的基本要素，书信自然不可缺了这一项。日期必须准确，表现出写信人的负责态度，而万一记错日期，也许会因此而误事。（写信日期-般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。）

中文商务信函的写作格式

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

(1)开头

开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

(2)正文

信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：

①向收信人问候；

②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；

③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出 的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；

④提出进一步联系的希望、方式和要求。(3)结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

(4)署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

(5)日期

写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

第五篇：英文写作---信函

信函

信函（Letter）是用以交涉事务、增进了解、联络友谊、交流思想的重要工具。英语信函主要包括私人信函（Personal Letters）和公务信函（Business Letters）两大类。公务信函，一般用来处理或讨论重要事务，包括邀请信（Invitation Letter）、感谢信（Thankyou Letter）、道歉信（Letter of Apologies）、祝贺信（Letter of Congratulations）等。按照一般的格式英语信函主要由六个部分组成：信头、信内地址、称呼、正文、结句、签名；有的信函还包括附言和附件部分（常用P.S.表示）。信头（Heading）

信头由发信人地址和发信日期两部分组成，通常写在第一页的右上角。行首可以缩进去写，也可以齐头写；行尾可用也可不用标点符号。值得注意的是，英语书信中的地址与中文正好相反，应该由小到大，先写门牌号码、街名，再写城市名、州（省）名、邮编、最后再写国名。如： No.256, Chaoyang Street Beijing, 100069, China

日期的写法英、美两种格式都可以，英国顺序为“日、月、年”，美国顺序则为“月、日、年”，如： 27 Sep., 2006（英）Sep.27, 2006（美）

信内地址（Inside Address）

包括收信人的姓名和地址，一般置于信纸的左上角。在私人信函中，这一部分经常省略。其格式和发信人的姓名、地址一样。称呼（Salutation）

称呼位于收信人地址之下的一至二行，顶格写起，自成一行。在私人信函中后面用逗号，在公务信函中则用冒号。

正文（The Body of the Letter）信件的主要内容。

结句（Complimentary Closure）

类似于中文中的“此致”“敬礼”这类的话，主要是一些套语。一般是正文结束隔两行另起，独立成行，位于信纸的右角，也可以略居中右方。签名

写信人的名字一般签在结尾语下面一至二行处。在私人信函中只需亲笔签名就可以了，而在公务信函中，发信人的亲笔签名应该写在结尾套语和打印的姓名之间。

以上几点是英语信函的共同特征。

范文：致歉信

No.256, Chaoyang Street Beijing, 100069, China Sep.27, 2006

Dear professor Jackson:

I am indeed very sorry that I missed the examination you gave on Moby-Dick last Wednesday.I feel badly about it and want you to know what happened.On my way to class that day, I had a flat tire, and I had to go with the mechanic when he repaired it.It took me more than one hour to get it done.A copy of the bill is enclosed.I sincerely hope you can accept my apologies and understand my situation.I would appreciate your allowing me to take a make up examination.I will come to your office during your office hour on Monday to discuss this possibility with you.Once again, I’m sorry for any inconvenience caused.Sincerely yours,Alice