信函自荐的技巧

第一篇：信函自荐的技巧

信函自荐是毕业生求职择业过程中最常用的、也是最主要的手段。这是毕业生与用人单位沟通的第一步。写好求职信是敲开职业大门的重要步骤。

（一）求职信的格式

求职信由开头、正文、结尾、落款四个部分组成。

信的开头，要注意对收信人的称呼。对于不甚明确的单位，可写成“人事负责同志”、“尊敬的领导同志”、“尊敬的某某公司领导”等等；对于明确了用人单位负责人的，可以写出负责人的职务职称，如“尊敬的王教授”、“尊敬的张处处长”、“尊敬的李总经理”等等。称呼写在第一行，顶格书写，以示尊敬和有礼貌。称呼之后用冒号，然后，应该写上一句问候语“您好”，底下再接正文。

正文是求职信的主体部分。这一部分应写清楚以下几个方面：个人基本情况，如姓名、就读学校、专业名称、何时毕业以及所获学位等；个人所具备的条件，这一部分是求职信的核心。要从自己的专业知识、社会经验、专业技能、性格、特长、能力等方面使用人单位相信，他们的需求正是你感兴趣且有能力胜任的岗位。

求职信的结尾应当写好结束语。可以提醒用人单位希望得到他们的回复或回电，或表示面谈的愿望。如可以写“希望得到您的回音”、“盼复”等，或留下本人的联系电话。通常地，结束语后面，应写表示祝愿或敬意的话。如“此致”、“敬礼”、“祝您身体健康工作顺利事业发展”等等。

落款包括署名和日期两部分。署名应写在结尾祝词的下一行的右后方。署名要注意字迹清晰。日期应写在名字下面（年月日）。若有附件，应在信的左下角注明。例如“附1：个人简历”、“附2：获奖证明”等等。

（二）写求职信应注意的问题

1、信封信纸要有所选择。署有外单位名字的信封最好不要使用，本校信封除外。

2、字迹清晰工整，给人留下良好的第一印象。如果字写得不好，就不如用打印机打印；如果有一手漂亮的好书法，最好手写出来，不要用复印件。

3、篇幅要适中，不宜过长，文字以1000字左右较为合适。

4、求职信是个人的公关手段，可以写得较有文采。但应实事求是，既不能过高地吹嘘自己，也不能过分谦。

5、要留下自己的联系方法：通信地址、联系电话等等。

（三）个人简历的写法

求职信的后面，一般应附上求职者的个人简历。个人简历可以是表格的形式，也可以是其他形式。个人简历一般应包括以下几个方面的内容：

1、个人资料：姓名、性别、出生年月、籍贯、政治面貌、婚姻状况、身体状况、兴趣、爱好、性格等等；

2、学业有关内容：就读学校、所学专业、学位、外语、计算机掌握程度等等；

3、本人经历：大学以来的简单经历，主要是担任社会工作或入党等方面；

4、所获荣誉：三好学生、优秀团员、优秀学生干部、专项奖学金等方面；

5、本人特长：如计算机、外语、驾驶等方面。

个人简历应该浓缩大学生活或研究生生活的精华部分，要写得简洁精炼，切忌拖泥带水。

个人简历后面，可以附上个人获奖证明。如三好学生、优秀学生干部证书的复印件、外语四、六级证书的复印件以及驾驶执照等的复印件，这些复印件能够给用人单位留下深刻的印象。

第二篇：自荐的技巧

自荐的技巧

自荐一般有写信自荐信，电话自荐或直接登门自荐等几种行式，写自荐信比较省时，省力，能起到投石问路的效果；电话自荐通常是在用人信息比较确凿的情况下采用的，否则就显得冒昧；直接登门自荐应当在目标比较明确的前提下，做好充分准备后，直接面谈，它能够很快知道结果。不论通过何种形式，自荐就是要充分展现自己的才能，满足对方的用人需求，以便达成协议

在自荐过程中，应注意以下几个方面：

一．礼貌应周全

二．说明自己能胜任工作

三．文字材料要清楚，整洁和全面

四．注意把握好时间

五．不要使人反感

1．给对方限定时间

2．给对方规定义务

3．以下压下的口气

4．待价而沽

六．学会用多种文字求职

面试评分的要点与对策

许多求职者在应聘时,只知道如何应对单位主考官,而忽视其面试的评分要点,往往顾此失彼,舍本逐末，陷入失败境地。

面试评分的要点，一般来说因为招聘的目的，主考官的个人观点不同而有差异。常见的一些面试评分的要点：

表现力、判断力、操作能力、责任心、态度、视线、聆听、语言、情感、整肃仪表

1.表现力

用人单位一般观察求职者是否能条理，完整，准确地表达自己的意思，引例，用语是否确切，发音是否准确，语气是否礼貌，说话时的姿势，表情是否得体。因此，求职者在面试时应该注意如下几点：

(1)谈话是否前后连贯；（2）目的是否简捷明了；（3）想法是否表达清楚；（4）说话是否有说服力

2.判断力

用人单位一般观察求职者能否准确，迅速地判断面临的状况，能否恰当地处理突发事件，能否迅速地回答对方的问题，且答案简练，贴切。

作为求职者应试者，应在准确，迅速，决断方面重点准备，对自己的判断应充满信心，同时注意分析对方是逻辑判断还是感性判断。

3.操作能力

用人单位主要考察应试者对于已认定的事情是否进行下去，工作节奏是否紧张有序,对于集团作业是否具有适应性,这样,应试方就应该强调自己实际工作的动手能力,对于想到的自己工作上的优势要尽量明确表达出来.4.责任心

用人单位主要考察求职者责任感是否强烈,能否令人信任地完成工作,比如有的主考官在应试者进入面试室之前故意将条帚放倒,看应试者有何反应.5.态度

用人单位主要在于观察应试者遇到一些问题后的反应,能否正确对待,以及服从意识如如何等.坐姿对一个人的心理影响很大,值得特别注意,面试中较好的坐姿是,全身平衡在椅子上,挺直腰,身体微微前倾,(这样表现出来你对主考官的尊敬),目光平视,面对发问的那位主考官,但也不时地要看看其他主考.身体各部分的小动作往往令主考分心,甚至令其反感,不当的姿势有:全身左摇右摆,频频摇头,不断抖动足部,玩弄不物件,说话时用手掩着口等.6.视线

与主考官保持视线接触,是起码的礼貌,也是自信的表现,通常一个人不喜欢对方,瞧不起对方,害怕对方,不专心,自己理亏或有事隐瞒时,才会回避视线,有的主考官也许不会在谈话时始终将目光对着你,他可能盯着前面的某件东西,或者瞪着天花板一眼,你却不能这样

面试时,应试者大部分时间应该望着向自己发问的那位主考官,但不要把目光集中在对方眼睛上,否则会误认为是向对主挑战,而应把目光放在对方额头上,眼睛适时眨一眨,这样不会跟对主的眼光形成“硬件冲突”，对主都觉得安心。

东张西望意味着慌张不安，眼珠不断滚动往往是不专心的表现，视线一垂往往是消极，视

线抬高往往会给人趾高气扬的感觉，不把对方放在眼里，所以面试时，保持眼神自然，传达出诚意与尊重是十分重要的。

7．聆听

优秀的应试者都是优秀的聆听者，不论你才能如何，若不懂得倾听，不会给人留下好印像，虽然面试中发问是主考，回答的是应试者，答话时间比问与听的时间多，应试者还是应做好聆听，因为对别人讲话时留心听，是起码的礼貌，别人刚发问就抢着回答，或打断别人的话，都是无礼的表现，会令主考者觉得你不尊重他。

不听清楚问题就回答，往往意味着粗心，答非所问，或自己缺乏系统思考,由此可能性说许多不该说的话,往往会令人认为精神不集中或知识贫乏.8.语言

在语言沟通方面,说话的内容往往不如说话的方式重要,考官对应试者的印象与评价,来自”他讲了什么话,”方面较少,而对应试者怎样讲这些话(表情,声音,语调,姿势,速度等)反应较多.面试并不要求应试者表现高超的演讲技巧,只要求讲话清楚而有条理,不急不稳,通过表情,声音,语调的配合,传达出热情,诚恳,乐观,合作的态度,一般人只要不太紧张,留意自己的临场表现,准备充足,都不难办到.9.情感

面试是一个公共考试的场合,要求每位应试者心平气和地参与,所以一切较激动的感情流露都不适宜,切忌出现动肝火,狂喜,哭泣等失态行为.如果主考蛮模无理,也犯不着发脾气,若他们太过分,这种职位恐怕也不值得争取,自己保持风度,反倒有益.与主考争论某个问题也是不明智的,若理由充足也应心平气和,表明自己的立场,显示出自己不是见风使舵之辈.争辨过分热烈,表现感情用事,或褒贬持异见的人,则反而会弄巧成拙.10.整肃仪表

面试前要整肃仪表,男性胡子必须刮干净,鼻毛不露出孔外,女性不要浓妆艳抹,服装以社会上一般水准为宜,以合身,整洁为佳,头发要疏理整齐.什么样的求职者不讨人喜欢

什么样的求职者不讨人喜欢

1.夸夸其谈的求职者

2.自以为是的求职者

3.纠缠不清的求职者

4.目的不明的求职者

5.“条子”的求职者

6.家属代劳的求职者

7.缺乏自信心的求职者

8.专业技能不过关

9.狂妄自大

10.缺乏自责任感

面试的9项”注意”

面试的9项”注意”

1.要注意展现自信心

2.要注意展示自己的魅力

3.要能经受挫折

4.要注意礼仪

5.要集中注意力

6.要注意坦率地回答问题

7.要注意提问的内容,不要所答非所问

8.要注意控制情绪,做到宠辱不惊

9.正确对待和回答敏感话题

第三篇：电话自荐的技巧

电话自荐的技巧

现代社会里，电话日益普及，已经成为人们日常生活中不可缺少的最为快捷、方便的通讯工具。在日常的人际交往、商务会谈以及求职择业中，都起着不可忽视的作用。电话自荐是指通过电话推荐自己的一种求职方式。在求职过程中，电话自荐起着；敲门砖的作用。怎样充分利用电话接通后那短暂的几分钟。用最简洁明了的语言清楚地表达自己的意思，充分展示自己的优势，尽可能给接话人留下一个深刻清晰的印象，这就不能涉及一些电话礼仪和电话自荐的技巧问题。

（一）电话礼仪

1、电话自荐的时机。一般来说，电话自荐应在对用人单位较为了解的情况下使用，比如自己曾经实习过的单位、曾经寄过求职信的单位或曾经有过联系的单位。这样的单位，自己比较了解，容易掌握更多的信息，尤其是人事部门的信息，也能够找到更多的话韪沟通。

2、打电话的时间。一般应选在上午9至10点钟较为合适。最好不要一上班就来电话，要给对方一个安排工作时间。一般情况下，下午4点以后不宜再打电话。

3、注意音量、语速的控制。通常说业，打电话的音量要比平常略高，以保证对方能够听得清楚；另外，语速也应稍快于平常讲话，但应保持平稳。

4、通话时间。随着时代的发展，人们的时间显得越来越宝贵。为了取得较商的工作效率，人们都希望能够用最短的时间做最多的事情。因此，电话自荐要注意控制双方通话时间，尤其要控制自我介绍的时间，力争在不超过两分钟的时间里，把自己的情况介绍清楚，并且能够引起对方的注意。这需要求职者在通话之前要做好充分准备。

5、尊称和礼貌用语的使用。尊称和礼貌用语的使用要贯穿通话过程的始终。短短几分钟的通话时间，也能够体现出一个人的修养和人际交往水平。一个彬彬有礼的人，最容易取得别人的好感。

（二）电话自荐的技巧

打电话前的准备工作,打电话之前，一定要做好充分的准备工作。

内容上：首先，要尽量收集了解用人单位的有关情况，包括单位的全称、性质、隶属关系、主要业务范围、用人计划、人才需求方向等等。只有在此基础上，才能对如何包装自己做到心中有数。其次，要对自己有一个客观、公正的认识。包括自己的专业特长、性格爱好等方面。最后，要根据用人单位的需求情况，结合自己的特点，对自己的谈话内容有一个全面的考虑。最好在打电话之前列出一份简单的提纲，然后按照拟定的提纲全面、条理、重点突出地介绍自己的有关情况，力争给受话人留下深刻的印象。

心理准备：对于性格开朗外向的求职者来说，电话自荐虽不能说驾轻就熟，但也不是难事。而对于一些性格内向、较少与外界打交道的求职者来说，电话自荐过程中就存在一个需要克服紧张、不安、焦躁情绪的问题。要善于推销自己，就要努力控制自己的一些不良情绪，保持良好的心理状态，让爱话者能在与你交谈的过程中感受到你的朝气和锐气，以及积极向上、有礼有节的良好品质。

因此，打电话之前要调整好自己的心态，不能太紧张。告诉自己这不进是打一个电话而已。即使效果不尽如人意也不必太在意，还有别的许多机会可供选择。可以想象自己仅仅是在与一个陌生人交流。要努力控制自己在打电话过程中语音、语调、语速，保证在介绍情况时不丢三落四，全面完整地表达自己。

第四篇：打电话自荐的技巧

打电话自荐的技巧,关键词是自荐,技巧,现代社会里，电话日益普及，已经成为人们日常生活中不可缺少的最为快捷、方便的通讯工具。在日常的人际交往、商务会谈以及求职择业中，都起着不可忽视的作用。

电话自荐是指通过电话推荐自己的一种求职方式。在求职过程中，电话自荐起着；敲门砖的作用。怎样充分利用电话接通后那短暂的几分钟。用最简洁明了的语言清楚地表达自己的意思，充分展示自己的优势，尽可能给接话人留下一个深刻清晰的印象，这就不能涉及一些电话礼仪和电话自荐的技巧问题。

（一）电话礼仪

1、电话自荐的时机。一般来说，电话自荐应在对用人单位较为了解的情况下使用，比如自己曾经实习过的单位、曾经寄过求职信的单位或曾经有过联系的单位。这样的单位，自己比较了解，容易掌握更多的信息，尤其是人事部门的信息，也能够找到更多的话韪沟通。

2、打电话的时间。一般应选在上午9至10点钟较为合适。最好不要一上班就来电话，要给对方一个安排工作时间。一般情况下，下午4点以后不宜再打电话。

3、注意音量、语速的控制。通常说业，打电话的音量要比平常略高，以保证对方能够听得清楚；另外，语速也应稍快于平常讲话，但应保持平稳。

4、通话时间。随着时代的发展，人们的时间显得越来越宝贵。为了取得较商的工作效率，人们都希望能够用最短的时间做最多的事情。因此，电话自荐要注意控制双方通话时间，尤其要控制自我介绍的时间，力争在不超过两分钟的时间里，把自己的情况介绍清楚，并且能够引起对方的注意。这需要求职者在通话之前要做好充分准备。

5、尊称和礼貌用语的使用。尊称和礼貌用语的使用要贯穿通话过程的始终。短短几分钟的通话时间，也能够体现出一个人的修养和人际交往水平。一个彬彬有礼的人，最容易取得别人的好感。

（二）电话自荐的技巧

1、打电话前的准备工作

打电话之前，一定要做好充分的准备工作。

内容上：首先，要尽量收集了解用人单位的有关情况，包括单位的全称、性质、隶属关系、主要业务范围、用人计划、人才需求方向等等。只有在此基础上，才能对如何包装自己做到心中有数。其次，要对自己有一个客观、公正的认识。包括自己的专业特长、性格爱好等方面。最后，要根据用人单位的需求情况，结合自己的特点，对自己的谈话内容有一个全面的考虑。最好在打电话之前列出一份简单的提纲，然后按照拟定的提纲全面、条理、重点突出地介绍自己的有关情况，力争给受话人留下深刻的印象。

心理准备：对于性格开朗外向的求职者来说，电话自荐虽不能说驾轻就熟，但也不是难事。而对于一些性格内向、较少与外界打交道的求职者来说，电话自荐过程中就存在一个需要克服紧张、不安、焦躁情绪的问题。要善于推销自己，就要努力控制自己的一些不良情绪，保持良好的心理状态，让爱话者能在与你交谈的过程中感受到你的朝气和锐气，以及积极向上、有礼有节的良好品质。

因此，打电话之前要调整好自己的心态，不能太紧张。告诉自己这不进是打一个电话而已。即使效果不尽如人意也不必太在意，还有别的许多机会可供选择。可以想象自己仅仅是在与一个陌生人交流。要努力控制自己在打电话过程中语音、语调、语速，保证在介绍情况时不丢三落四，全面完整地表达自己。

2、电话自荐的技巧

电话接通之后的第一件事应该是有礼貌的询问：“请问，这是某某单位人事处吗？”在得到对方肯定的答复之后，应该作自我介绍，并说明来电意图。因电话交流条件的限制，通话双方不是面对面的交流，而且可能受话人接电话之时正忙于处理某件事务，无暇多谈。因此，求职者一定要注意言简赅，并着力表现自身特长与所求职位密切相关。

一般情况下，求职者可以参考下例自荐：

求职者：“老师您好”（注：“老师”被当作一个广泛的称谓，不一定指学校里的老师。此称呼适用于初次打电话，不了解受话人的身份的情况下，“老师”的称谓表示对对方的职务，如张处长等）。“我是某某学校某某专业某某届学生。听说咱们单位（”咱们“拉近双方距离）需要一个某某专业的毕业生，刚好我今年毕业，专业对口，成绩也不错，我又特别爱好研究工作（兴趣是最好的老师，对方的所需正是你兴趣所在，这是最佳选择，一定能够引起对方注意。）希望您能考虑我的情况。”

到这里，求职者仅用十几钞钟的时间就把自己的意图表达清楚，而且初步推荐了自己，可谓言简意赅。介绍完自己的情况之后，对方可能会有几种不同的反映：接受、拒绝、模棱两可。

如果受话人对你所介绍的情况感兴趣，愿意与你做进一步的接触，这说明你的介绍已经初步奏效。通常情况下，受话人还支通过电话简单询问一些你有关情况，如：

基本状况：年龄、籍贯、政治面貌等等；

专业能力：所学专业、个人

第五篇：信函写作原则和技巧

[摘要 ]商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段 ,其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。商务英语信函的写作是有规律可循的 ,首先 ,要坚持礼貌、体谅、完整、清楚、简洁、具体与正确性等原则;其次 ,还要注意 写作技巧 ,遵循四部式的信函结构 ,并善于使用商务英语信函中的套语和特殊表达法。

Abstract :C ommercial English letters are the major means of written communication between two parties in the international trade.Their writing is very important to business of the enterprise.F ortunately ,s ome writing principles and techniques can be used.The principles are namely

courtesy ,consideration ,completeness ,clarity ,conciseness ,concreteness and correctness.The writing techniques are :one is to follow the four2 part structure of the letter;the other is to use the commoly used expressions and special statements in commercial letters.Key words :commercial English letter;writing principle;writing technique

商务英语信函是一种常用的商务英语应用文 ,它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段 ,在以书面形式沟通商务信息的同时 ,它也体现着一个公司或机构的商务形象。因此 ,商务英语信函的内容固然很重要 ,但表达方式也同样重要。商务英语信函的写作是有一定规范的 ,即应遵循一定的 写作原则 ,采用一些 写作技巧 ,从而使商务信函表意准确 ,语言流畅 ,更易于贸易双方的沟通与理解。

一、商务英语信函的 写作原则

商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具 ,其目的多是处理业务磋商的各种问题 ,或是与对方建立良好的关系。因此,在商务英语信函写作中,应遵循7Cs原则,即礼貌(courtesy)、体谅(consider2ation)、完整(completeness)、清楚(clarity)、简洁(concise-ness)、具体(concreteness)和正确(correctness)。

1.礼貌原则礼貌是商务场上的重要法则,礼貌周到的信函可赢得对方好感。所以,在信函中宜多用 “please” , “I twill be highly appreciated that „” , “I t is our pleasure to„” , “We feel dread fully s orry that „ ” , “We regret that „ ”等礼貌用语。业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂,化解双方对峙的僵局。信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时,措词要力求客气、心平气和、语气委婉;在回复对方信函时,无论对方态度如何,在坚持自己立场的同时,都要有礼貌地作答。首先,要善于使用被动语句,因为被动语态能使你的请求显得更加温和。如 “Y ou made a very careless mistake.” 若改成 “Avery careless mistake was made.” 会更好。其次,要善于使用疑问句。向对方提出要求时,陈述句、祈使句与疑问句相比,疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。请看下面三句话:Make payment by con firmed irrev ocable L/ C.We request y ou to make payment by con firmed irrev o2cable L/ C.C ould y ou make payment by con firmed irrveocable L/ C?第一句是祈使句 ,口气太强硬;第二句太直接 ,有下命令之嫌;第三句既表达了自己的意图 ,又表示了对对方的尊重 ,避免了过于直率和盛气凌人。此外 ,还要善于使用条件句 ,以使建议听起来更具有试探性 ,语气更委婉。

2.体谅原则

不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。与其他写作不同 ,商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果 ,不仅要关心内容的正确与完整 ,还必须重视对方的反应 ,只有站在对方的立场上思考和处理问题 ,才能获得满意的沟通效果。首先 ,应注意强调对方利益。在商务英语写作中 ,对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这

些利益是否能满足他们的需要。如:We allow y ou 2 precent discount for cash payment.Y ou can enjoy 2 percent discount when y ou pay incash.第二句让对方对自己所得的利益一目了然 ,优于第一句。其次 ,应突出积极因素 ,用肯定句代替否定句。积极因素较消极因素更能激发对方兴趣 ,获得对方认同。如 “We do not believe that y ou will havecause for dissatis faction.” 改写成 “We feel surely that y ouwill be entirely satis fied.” 会更好。

3.完整性原则

在信函写作中 ,信息完整很关键。一些在日常行文中常用的如 “the

above2mentioned”, “the former”,“the latter”, “respectively” 之类的表达方式要尽量少用 ,尽可能提供完整的信息 ,让对方一目了然。

4.清楚原则清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义 ,甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。

(1)尽量选择常用词。作为一种世界贸易语言 ,英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用 ,而这些商务人员并非个个精通英语。因此 ,在选词上应注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式 ,避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。

(2)起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词 ,这样可以避免产生歧义。如“Those who workrapidly get ill in these conditions.” 由于 “rapidly” 一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解(可以指“work”,也可以指 “conditions”),如将其改为 “Thosewho work in these conditions get ill ralidly.” 句子的意思就非常清楚了。

(3)在一句话中 ,要避免重复使用一个有两种不同含意的词。例如: “We shall take a firm line with thefirm.” 此句中 ,第一个 “firm” 的意思是 “strong”,第二个 “firm” 的意思是 “corporatio

n”.而如果将句子改为:“We shall take a strong line with the firm.” 这样整个句子的意思就更清楚了。

5.简洁原则

有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。在具体运用过程中 ,可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。但缩略语的运用切忌过杂过乱 ,要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语 ,例如 ,L/ C(letter of credit 信用证),B/ L(bill oflading提单),CIF(cost ,insurance and freight 成本加保险加运费价格),EAT(estimated arrival time 预计到达时间),A/ S(at sight 即期),FYI(for y ou information 供你方参考),S/ C(sales contract 销售合同),D/ D(de2mand draft 票汇),T/ T(telegraphic trans fer 电汇),M/ T(mail draft 信汇),D/ P(documents against payment 付款交单)等。此外,句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句,在保证意思完整的情况下,使行文更加简洁。如 “As what y ou have requested ,we are sending y ou ournewest catalog.” 其从句 “What y ou have requsted” 可以用一个词

“requested” 来代替,这句话改成 “As requested ,we are sending y ou our newest catalog.” 则更简洁。需要指出的是 ,在保证礼貌的前提下 ,还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。如: “Please be advised that we have received y our in2v oice.” 若将该句中的 “Please be advised” 删除 ,不仅不会改变意思的完整性 ,反而使句子更简洁。

6.具体原则

在商务信函中 ,要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。试比较:We have drawn on y ou as usual under y our L/ C.We have drawn on y ou our sight draft No.845 for

theinv oice amount.US S | 560100 ,under y our L/ C No.246 ofthe China Bank.很显然 ,第二句包括了更具体、详细的信息 ,使人对写作者所要传递的信息一目了然;而第一句过于笼统 ,读后还要再经过仔细揣摩 ,才能明白其所包含的意思。

7.正确性原则

正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误 ,还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题 ,会使其沟通效果大打折扣。此外 ,还应注意使用正式、规范的语言 ,例如省略语 “I’ ll”, “we’ re” 等 ,显得太过口语化 ,欠正式 ,商务信函中应改写成 “I

shall”, “We are”;还有像“Looking forward to y our early reply.” 和 “Nice to receviey our enquiry.” 等 ,这样的句子在语法上也是不规范的 ,应该分别加上主语和谓语 ,以使句子结构完整。商务英语中有一些特定的表达法 ,它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。这也是商务英语的一个特征。比如短语 “on the terms

andconditions” 中的 “terms” 和 “conditions” 都可以表示条件 ,在日常用法中 ,没有必要两词连用 ,但在商务信函中 ,为求精确、严谨 ,常成对使用。再如 “advise sb.of sth.”(通知某人某事)中的 “advise”,在日常用法中一般不作 “通知” 解 ,而表示 “劝告”、“建议” 等意思。这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少 ,如 “offer” 一般表示 “提供”、“提议” 等 ,在商务里可指 “发盘”、“报盘”;同样在保险业务中 , “policy” 指“保险单”,而不是 “政策”、“方针”,“average” 指 “海损”,而不是 “平均的”、“一般的”;“confirm” 的基本含义是 “确认”,用在信用证前面时 ,则表示 “保兑”,如confirmed letter of credit(保兑的信用证)。

二、商务信函的 写作技巧

商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些 ,这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范 ,具体表现在内容结构与语言运用等方面。

1.要选用常用的四部式的正文结构

通常 ,商务信函由四部分组成 ,即引言(introduc2tion)、详情(details)、应答(response)和结束语(close)。第一部分是引言。在此部分中 ,出于礼貌 ,常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文 ,而不是开门见山谈具体的事情 ,以免唐突与失礼。经常使用的开篇语有:We re fer to y our Order No.8 and regret to say that „Thank y ou for y our letter dated„Through the courtesy of our C ommercial C ounselor’ sOffice in London ,we learned that y ou are interested in do2ing business with us.第二部分是详情。这部分具体说明事宜及具体要求。这部分是正文的核心。如涉及几件不同事项 ,应该按照主次顺序分几个段落进行说明 ,通常是一个段落说明一个事项;同时 ,在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。第三部分是应答。该部分是第二部分的延续 ,可以是要求对方确认、答复或寄来价目表 ,也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。第四部分是结束语。通常是以一个相关的短句结束全文,是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。需要注意的是,所有的结束语必须与正文的内容相吻合,否则就会显得牵强附会。如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价,可以说: “Y ourfav orable/ immediate reply will be highly appreciated.” 商务信函中常用的结束语有:We await y our fav orable reply with great interest.I f y ou need any further in formation ,please let us kn ow.As the market is of keen competition ,we

recommendy our immediate acceptance.2.要善于使用商务信函中的习惯用法

商务信函中的很多习惯用法 ,包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语 ,如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。除此之外 ,还有很多 ,如报实盘的时候常这样表达:We offer y ou firm subject to y our reply by 5 p.m.our time ,Monday ,3rd.Oct.The offer is valid/ open until „The validity of the offer is from„ to „当认为对方价格太高时通常的表达有:Y our price is found on the high side.Y our price is prohibitive.Y our price is excessive.即期信用证付款时可以这样表达:The terms of payment are by L/ C available by draftat sight.The terms of payment are L/ C payable against draftat sight.The terms of payment are by L/ C available bysight draft.类似习惯的表达方法还很多。在长期的国际商务交流中,形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语,这些已被商界广泛接受,我们只需平时多留意、多积累,就可以得心应手地撰写商务英语信函了。

[参考文献]

[1 ]兰天.外贸函电[M].大连:东北财经大学出版社 ,20001225 — 309.[2 ]梁志坚.撰写外贸英语函电应注意使用正确的语气[J ].国外外语教学 ,2000 ,(1):37 — 39