外贸公司办公管理规范

第一篇：外贸公司办公管理规范

办公管理规范

为明确权责，规范办公管理，提高工作效益，制定以下规范：

一、根据公司发展，每周不定期进行工作总结、汇报与交流，职员将工作要点汇总报知经理，同时经理将每周工作的重点要求知会每位员工，重要会议做书面记录。

二、公司外勤销售人员应以完成销售为己任，提升自身职业素质，多学善用，诚信进取，能够保质保量完成销售并高效开拓国际市场。公司内勤财务人员应该不断提高自身专业素质，勤恳负责，做好日常账目登记、统筹、核算与汇报，做好税务、报关、外联和采购等相关事宜，妥善保存好公司往来单据与文档，保管好公司相关资质文件、合同、印章、现金、卡、钥匙等等，维护好办公设施设备。

三、工作时间应严格规范工作行为，端正工作态度，不得随意做工作以外的事情。严禁工作期间长时间占用公司电脑听音乐、看视频、游戏、浏览与工作无关的网页等等。

四、公司电脑与办公桌配套，专人专用，应合理有效使用，不得随意串用或借用。妥善保管好自己相关的文档资料与办公物品，以防公司重要信息外泄或受到威胁，否则追求相关责任人相应责任。

五、请保持办公环境清新整洁，爱护公共设施和用品，注意安全、卫生，避免冒失或恶意影响办公。

********有限公司

2011-9

第二篇：办公秩序管理规范

***有限公司

办公秩序管理规范

为树立企业形象，提高工作效率，优化工作环境，保障公司办公秩序，现结合公司实际情况，特制订本规范，本规范适用于公司各部门。

一、办公室行为、礼仪

1、所有员工必须按照《***商场员工着装及行为管理规范》要求着工装上班（上岗），并严格执行工牌佩戴要求及仪表仪容管理规范，保持衣冠整洁、举止端庄、行为文明，站、走、坐要符合规范。

2、对待同事、来访者态度要自然热情，面带微笑，恰当地用好敬语，工作时间内必须讲普通话。

3、接听所有来电应在响铃三声内须有人接听，接听时做到语言亲切、简练，并注意使用礼貌用语。

4、禁止各种不文明的举动及在工作场所随地吐痰、扔果皮、纸屑、烟头或其他杂物，不乱涂乱画。

5、在通道、走廊里与同事相遇应点头行礼以示致意,遇到上司或客户要礼让，不能抢行。

6、不得随意进入专属办公室，应事先敲门，经允许方可进入。

二、办公室纪律

1、办公时间、办公区域内应保持肃静，不得大声喧哗，如需工作讨论，须在不影响其他同事的前提下进行。办公时间不得串岗、闲聊，不得讨论与工作无关的内容。

2、任何员工在办公区或工作岗位上不得吃零食（或就餐）、聊天、玩手机

等，办公区域严禁吸烟，若吸烟请到指定吸烟区。

3、员工必须按时上下班打卡，不得迟到早退，工作时间内禁止私自外出，因工作需要必须请示主管领导同意，并办理外出审批手续，为保证下午正常工作，员工中午不得饮酒，午休不得超过规定时间。

4、及时清理办公用品，处理完毕的文件、资料及时销毁或存档，不得堆积在办公现场，办公区内应注意文件资料的保密，暂时离开办公桌时，需要把正在办理的文件翻转过来、电脑桌面需锁屏离开，其他人员不得随意翻阅不属于自己的文件、复印件、报告等。

5、薪酬职级在主管级（含）以上的管理人员，手机必须24小时处于开机状态；薪酬职级在主管级（不含）以下的管理人员，手机必须在早上7：30—晚上21：30处于开机状态。

6、如无特殊情况（或要求），参加各种会议、培训、业务研讨等，多人参加的活动、场合不得随意接听手机，并自觉把手机调为振动或关机。

7、员工对上级所布置的工作任务必须保质保量完成，不得推诿或打折扣，特殊情况报上级领导说明原因的除外。

8、办公室座机电话为日常办公使用，禁止拨打私人电话。

三、办公室物品摆放

1、办公台上应保持卫生整洁和办公用品的整齐，不得摆放其他与工作无关的杂物（如衣服、包、食品等），桌面允许摆放的物品有:文件框、水杯、显示器（键盘、鼠标和鼠标垫）、台历、电话、笔筒、笔、小盆绿植。

2、文件框按摆放标准端正放置桌面相应位置，文件框数量可按需求增加。

3、办公时桌面可摆放临时文件，临时离开时，桌面文件及资料、笔记本等需要集中整齐摆放。

4、下班后桌面除指定物品外，其他物品应放入抽屉内。

5、临时离开座位无人时办公椅应归位。

6、台历摆放端正，不得乱写乱画。

7、所有办公设备、相关办公物资均不许张贴便签及告示贴。

四、办公室卫生

1、办公室需保持卫生干净整洁。每个办公室必须做好卫生值日表（除总经办办公室由指定保洁公司负责清理外），办公室所有人员参与办公室卫生值日，每天下班前由当日值日人员负责办公室公共区域卫生清洁，并在当日下班离开前将垃圾带离办公区，放置在指定的垃圾回收点。

2、如当日值日人员请假或者调休，提前跟办公室其他人员调换值日日期，非值日人员有义务维护保持办公室卫生整洁。

3、办公区域不得随意乱堆、乱挂各种物品，与办公无关的物品，不得带入办公现场，禁止办公室存放易燃易爆等危险物品。

4、如在公共场所或办公区域发现纸屑，杂物等应随手拾起来，以保持公司优美的办公环境。

五、办公室办公设备、设施使用

1、办公设备是公司按照统一的配备标准为员工正常业务、工作需要而配置的，主要有办公电脑、打印机、内外线电话等，如因特殊工作需求，需要配备其他办公设备时，必须由办公设备需求部门提出采购申请，并经公司总经办领导审批同意后，由行政部负责采购，按照“谁申请、谁负责”的使用、保管、管理原则。

2、公司配备的各项公用办公设备，实行“谁使用，谁负责”的个人负责制管理办法，设备使用人就是设备的管理人和责任人，责任人要对设备的安全使

用和完好负责。

3、办公电脑、电话、插座，等需自己妥善保管并设置密码，若由于个人原因导致办公设备损坏，由个人承担修理。

4、办公设备属于公司固定资产，各部门配备的办公设备由使用部门负责，使用部门应爱护使用、认真保管，不得随意改变线路工技术设定，如发生人为损坏，追究个人使用责任；使用中，如发生办公设备故障，使用部门应当及时通知行政部，行政部负责办公设备的日常养护、清洁、维修事宜由，各使用部门禁止私自拆卸、维修。

5、禁止公司以外其他人员使用办公设备。公司员工在未经许可或不熟悉正确使用程序下不得私自操作复印机、投影仪、专业摄影摄像器材等办公设备。

6、节约用纸，养成正反两面使用纸张的习惯，充分利用公司办公软件，如钉钉系统。

六、计算机的管理

1、使用时按部门编制配置，由行政部建立实物管理台帐、统一管理，使用部门负责具体保管、使用，人员调动，电脑移交原部门经理负责保管或交还行政部。

2、每台计算机必须指定专门人员操作，并负责对该机的管理，任何人员不得随意操作他人计算机；

3、严守计算机操作规程，以避免计算机系统遭受损害，非专职人维修人员不能拆、装计算机及相关设备。

4、严守公司机密，不允许查看与本职工作无关的信息，不允许随便带外人上机操作

5、保持计算机设备的清洁，做好本部门信息的备份，防止信息丢失。

6、严禁在计算机上玩电脑游戏、聊天等。

7、资产清查时，财务部门协助行政部做好该项资产的清查工作。

七、办公室安全

1、办公区域装修和消防设施设计须符合国家消防设计规范要求，并配备灭火器、防毒面具、救生绳、缓降器等器材。物业部每季度对办公区域消防设施进行至少一次联动测试，并保存测试记录。

2、各部门经理为本办公区域内第一安全责任人，行政部为办公区域内安全责任部门，品质管理部协助行政部做好日常安全检查工作，每周对消防器材配置、防火门及安全指示标志等情况的巡查不少于1次，每月对办公区域进行1次全面安全检查，国家法定节假期（日）放假前，对办公区域进行节日前消防安全检查，检查记录存档。

3、公司所以员工必须无条件参加各类安全知识培训，自觉提高安全意识。

4、办公室区域内禁止私接、乱拉电源线，电源处不堆放纸张等任何易燃物品。

5、禁止一个插座接用多个插头（或插板），防止使用电器的数量过多，超过负荷，引发火灾。

6、禁止电线受潮、受热、受腐蚀或碰伤、踩压，物业部每半年至少对所以办公区域内的电器设备、插座、电源线覆盖检查一次，防止电器设备的插头接线松动、电线破损、老化等现象的安全隐患发生。

7、安全、防火、卫生工作责任人要尽职尽责，发现问题及时处理并向有关部门报告，对于办公室中存在的问题不能够立即整个的，必须采取相关防范措施，确保办公室安全。

8、各部门针对本部门办公室区域内存在安全隐患的部位必须每日进行自查

自改，部门经理和当班值班人员为本部门当日防火责任人。

9、每个办公室必须安全检查值班制度，下班离开办公室时必须进行每日安全检查，做到关闭办公室区域内的所有电源、水源，并拔除所有电器设备插头（禁止只关电源不拔插头现象），锁闭好门窗。

10、节日期间必须加强办公室区域内安全检查频次，各部门办公室节日期间如留有人员值班，必须遵守办公室安全管理规定。

11、公司全体员工必须遵循商场《禁止燃放烟花爆竹管理规定》。

12、广场任意范围内发生安全事件或隐患必须第一时间向楼层管理人员或消防中控室报备（中控室电话：******、监控室电话：******）。

八、考核标准

1、公司全体员工凡是违反上述1-4项管理要求的，给予当事人50元/次的经济负激励，部门连续一个月内2次违反要求的部门经理经济负激励50元，并对当事人所在部门负责人给予公司范围内通报。

2、公司全体员工凡是违反上述5-7项管理要求的，给予当事人100元/次的经济负激励，部门连续一个月内2次违反要求的部门经理经济负激励100元，并对当事人所在部门负责人给予公司范围内通报。

3、各部门自查自改不到位的，在行政部联合品质管理部检查中发现的问题，给予当值人100元/次的经济负激励，部门连续一个月内2次联合检查不合格的部门经理经济负激励100元，并对当事人所在部门负责人给予公司范围内通报。

4、公司内全体员工凡是个人违反上述管理要求超过3次、部门经理超过10次被经济负激励的，纳入年终考核，取消评优、评先、晋级资格。

5、如存在以下情况之一，经查属实的，对当事人按100元/次予以经济负激励：在办公区内吸烟的；下班后未按要求关闭电器、插座电源的；未按值班

要求开展有效值班检查的；未按制度有效落实值班检查工作的；人事经理/岗负责落实经济负激励，经济负激励作为奖金发放给问题发现人员，责任人应在1周内履行缴款义务，如未按期缴纳的从工资中双倍扣除，并全公司通报。

6、人事经理/岗须每周统计前一周办公区检查情况，每月汇总，并将手签经济负激励确认书、奖金发放确认书作为附件留存，人事经理未落实对相关责任人的问责决定，由品质管理部对人事部经理进行通报，并给予300元/次的经济负激励。

7、如相关责任人未按制度落实上述管理要求及值班人员检查不到位，导致发生安全隐患的，给予相关责任人500元/次经济负激励，并由当事人所在部门经理、副总经理在公司例会上进行述职；同时，纳入年终考核，取消评优、评先、晋级资格，并在公司范围内通报。

九、应急联络方式

1、消防中控室（突发紧急情况联系电话）：******。

2、监控室电话（突发紧急情况联系电话）：******。

3、总服务台电话（客诉联系电话）：******。

3、安全隐患举报电话：******。

十、其他

1、本规范由公司人力资源部、行政部、品质管理部联合修订，并经总经办会议研究通过后实施。

2、本规范自签发之日起执行。

3、本规范试运行结束后，于2018年9月1日起，正式执行。

******有限公司

二〇一八年四月二十七日

第三篇：办公5S管理规范1

5S管理规范

5S是日文SEIRI(整理)、SERTION（整顿）、SEISO（清扫）、SEIKETSU（清洁）、SHITSUKE（素养）五个项目。5S活动的目标简单而明确，就是要为员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间环境，从而使工作有序、高效和节约。

具体而言，整理：就是将工作场所中的任何物品区分为必要的与不必要的，必要的留下来，非必要的彻底清除；

整顿：必要的东西分门别类以规定的位置放置，并摆放整齐，加以标示（30秒内就可找到要找的东西）；

清扫：清除工作场所内的脏污，并防止脏污的发生，保持工作场所干净亮丽；

清洁：将上面的3S实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行及维持；

素养：人人养成好习惯，依规定行事，培养积极进取的精神。

检查标准：

1、办公室

各办公室的钥匙应交一把到行政部封存以备急用，封存的钥匙打开使用时应有行政部和使用部门的人员同时开启，特殊钥匙（如金库等）可以不用交行政部，但需到行政部备案。

办公桌：

1）办公桌上可以摆放电脑、电话、文件架、办公用品、照片、小盆栽、装饰品、学习资料及书籍。并保持干净、整洁有序、美观，没有灰尘，椅子及四周需保持干净亮丽，任何人都会觉得很舒服，暂不使用的笔、擦头、纸张等统一收归到抽屉或柜子里。2）办公桌上不得摆放茶叶、废旧报刊及其他私人物品，应收到桌面以下的视线范围以外。

3）本人离开办公桌时，办公桌上禁止摆放公司机密文件（工作文件、传真件、数据资料、管理规定等）及笔记本，应妥善安全地收藏和保管到抽屉或文件柜里，并且将椅子收到台面下。（机密文件放置于桌面，视情节处予50~200元罚款）

4）办公场所、桌台凳下面、资料柜不允许摆放废纸箱、废报刊等杂物，废旧物品应得到及时处理。

5）不得随意变动或调换本人位置和办公设备（桌椅、电脑等）。6）各人办公桌所对应的任何橱柜、台面、抽屉等均由该办公桌使用人负责清理、打扫。

抽屉：

1）放置近两周内需要使用的文件及物品，方便找寻，且整洁。2）抽屉应随时保持关闭状态。

3）抽屉若要上锁，应有备用钥匙存放于他处应急。

文件档案：

1）定期整理个人及公共档案文件，方法： a)保留经常使用的绝对必要的资料 b)保留机密文件和公司标准文书档案文件 c)保留必须移交的资料 d)废弃过时和没有必要的文件 2）丢弃不用的档案文件

a)机密文件销毁必须经分管副总审查，再两人以上共同进行销毁 b)一般的废弃文件、表单背面再利用 c)无法利用的集中起来，收归行政部处理 3）应丢弃的文件档案：

a）过期的表单、报告书、检验书 b）无用DM、名片

c）修正完毕的原稿 d）回答结案的文件

e）招待卡、贺年卡 f）改善过的各式表单 g）h）过期的变更通知书、联络单 无保留价值的传真

i）会议通知、资料 4）整顿的具体方法：

a)把文件集中存放在一个地方。

b)制定文件档案管理制度，文件流转要有记录、保存必须建档，档案目录可由各部门根据档案具体情况自行设计，如无法设计可联系行政部协助。

c)文件保存应分门别类严格按照档案目录来进行，明确定位，定点摆放，有目录、有次序、且整齐，规范种类，使用目视管理，任何人能随时使用。d)限制文件的分发数目。

e)过时的文件应予销毁或者只保存一套原稿以供日后参考之用。f)如不需报批、签字的文件，文件原稿不应打印出来，只需把文件储存在计算机内，并且还应拷贝一份附件。g)需要作修改的图文以OA邮件方式流转，不应打出来。5）文件清晰整洁，不随意涂改，文件柜、文件夹整洁，有防潮、防虫、防火措施。6）归档要求：

a)凡属归档的文件材料（含各种特殊载体材料），各有关部门应按企业档案归档范围归档，由兼职档案员收集齐全、完整、准确并进行整理、立卷。

b)各部门的业务档案资料由部门指定专人负责管理。

c)立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主卷、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

电脑：

1）使用中采取防止不干净措施，并随时清理、定期保养，使设备保持最佳状态。

2）清除主机、显示器、保护屏易积灰尘部位及周边环境； 3）电脑内所存储的资料有序、安全地存放，重要文件有备份，保证查找方便，每周对文档进行整理，如公司机密文件、函件等查阅后尽量给予删除；

4）OA邮箱中的邮件必须在48小时内给予下载或删除，邮箱内储量不得超过60兆。

5）在下班后设备无人使用应关闭设备电源；

墙面：

1）保持干净亮丽、舒爽，不乱贴挂不必要的便签、表格等杂物； 2）无破损处，若有破损处将给予应急处理，若无法处理，可联系行政部协助；

地面：

1）保持走道畅通，物品摆放不得超出通道；

2）保持地面干净、平整无烟头、纸屑、油渍、水渍及其他杂物；

植物：

保持自己办公桌上的植物叶片整洁，如有破损，及时给予修剪处理，并每天给浇水，妥善栽培。

电话：

1）座机铃声响三声内必须接听，接听时一律使用：“您好！曲靖黄冈教育”，注意使用普通话、声音轻柔，忌言语生硬；在接听电话时应避免使用“喂”等不礼貌的用语。

2）不得使用公司座机打私人电话。办公区域内尽量避免使用免提功能，以免影响他人工作。

3）座机使用时间尽量控制在5分钟内，不要超过10分钟，需长话短说。注意电话使用的礼节，特别是在与外单位电话联系时，应由对方先挂机，挂机时动作要轻柔，切勿给人留下粗鲁或摔电话的印象。

4）使用中防止不干净措施，并随时清理、定期保养，使设备保持最佳状态。

5）拨打长途电话请使用指定座机，拨打时必须使用17909。6）请勿占用传真机打一般电话。

7）如对方所找的人不在，应询问事由并留言或留下联系方式，并负责转告；如电话打错，应礼貌的告知正确号码。

仪容仪表

一、着装

1、工作时间除公司规定可以不着工装的人员外，其他人员必须着工装，无工装须按公司规定着装：着黑色或藏青西装和正装裤，（夏天着衬衣和正装裤），衬衣原则上以浅色为主，男装领带宜浅色，女装可配适当装饰。

2、工装保持整洁、平整，无异味、无污渍，如有破损，及时修补，给人感觉清爽有精神。

3、工作时间请保持皮鞋干净、光亮。

二、仪容 责令当场改正：

1、面部清洁，女员工淡妆上岗，男员工每日刮胡须，修剪鼻毛，头发不能过长。

2、保持个人卫生，身体不带异味，提倡使用气味清淡的香水。

3、牙齿清洁，口气清新（无异味），工作期间不吃产生口腔异味的食物。

4、指甲干净，不涂颜色鲜艳和怪异的指甲油。

5、禁止在工作装外皮肤裸露处纹身。

言行举指：

一、语言

1、公司范围内使用普通话。

2、语言文明，杜绝脏话，禁止语言攻击他人人格尊严，禁止搬弄是非，挑拨同事关系；不讲不利于团结的话语。

3、严禁散播对公司不利的谣言及言论。

4、未经公司允许不得擅自接受媒体采访。

5、员工工作时间在办公区域内尽量避免大声讨论工作，特别在敞开式的办公环境中应将声音控制在对方可以听到的程度(包括会议场所)。

二、行为（按行政部考勤制度处理）

1、按时上下班，遵守公司的各项规章制度。

2、上下班应亲自打卡或签到，不得代打或代签。

3、如有请假，按考勤制度相关条款执行。

4、遵守时间，按时用餐、休息后，准时返回工作岗位。

5、外出办事前应得到上级的批准，并在前台签字。

6、新同事到岗时，应积极协助其熟悉环境和流程，帮助其解决遇到的困难；在人事部带新同事进行介绍时，应马上放下手上的工作，站立、微笑向对方致意。

7、在与领导或外单位客户交谈时，应向对方让座，若对方站立，应保持站立与对方交谈。

8、借用他人物品后，应及时归还或物归原处。

9、禁止通过不正当手段查看他人电脑内存及下载、拷贝资料。

10、除指定人员外，任何人不得随意拆卸办公设备。

11、严禁在工作时间内酗酒、办公区域内吸烟、干与工作无关的事情。

12、休息、用餐到休息区域，严禁在教学区域用餐，工作时间禁止

吃零食。

13、办公区域内，衣物不得随意摆放，请叠整齐收入柜内。

14、节约使用办公用品，爱护公物和办公设备，不得浪费公司资源。尽可能减少打印，文件的传输，除需报批签字、存档备案和对外报送的之外，其他均用QQ进行传输；如确需打印,对内文件必须双面打印或使用单面废纸。

15、不得将公司的物品私自带走或公物私用。

16、职务更换或离职应向下一任接替者移交物品，并做工作交接。

17、尽忠职守，保守公司业务或职务上的机密。

18、除办理本公司业务外，不得对外擅用公司名义。

19、不得以职务之便谋取个人私利，严禁与供应商、客户等产生不正当的利益关系。

20、公司所有会议、重要会晤，手机必须调整到静音或振动状态。

接待： 接待礼仪：

1、接待来访人员时，须热情礼貌，使用标准用语，忌面无表情，语言冷淡。在发现来访人员到来时，需马上放下手上的工作，站立、微笑向对方打招呼。

2、会客时注意谈话礼貌，不得在办公区大声喧哗。

3、有来访客人询问，应需马上放下手上的工作，站立、微笑接受对方的询问，有礼貌接待，并帮助找到其要找的人或部门，指方向

时应用手掌，五指并拢，大拇指略微弯曲，指向目的地，切忌用一个手指指方向。

4、来访人员，应尽量使用洽谈室接待。

说明：

一、《办公5S管理规范》实行周检查制，检查部门为行政部，每周将统计并进行公示。

二、行政部在每周的检查中发现违规现象将严格按照管理规范对违规部门/人员进行相应的处罚，行政部将开具<限时整改单>或<罚款单>；每部门/人员在每月收到第3张<限时整改单>时将被处予50元的罚款，未按时整改的同样处于50元。

请各位同事将5S的内容融入到日常工作中，为顾客、同事、自己创造一个干净、整洁的办公环境，提升公司、个人的整体形象。

曲靖黄冈教育

校长办

行 政

部

2011年8月18日

第四篇：外贸公司管理规定

福建福州天地进出口有限公司

正和国际发展有限公司

管理制度（试行版）

总则

为加强公司的规范化管理，完善各项工作制度，促进公司发展壮大，提高经济效益，根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订本公司管理制度。

一、公司全体员工必须遵守公司的各项规章制度和决定。

二、公司倡导集体思想，禁止任何部门、个人做有损公司利益、形象、声誉或破坏公司发展的事情，一经发现，严肃处理，以至诉诸法律。

三、公司通过发挥全体员工的积极性、创造性，创造各种平台提高全体员工的业务水平，不断完善公司的经营、管理体系，不断壮大公司实力和提高经济效益。

四、公司提倡全体员工刻苦学习有关专业知识，努力为员工提供学习的机会，提高员工的整体素质和水平，造就一支思想新、作风硬、业务强、技术精的员工队伍。

五、公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理，鼓励员工发挥才智，提出合理化建议。

六、公司实行“按劳分配”的薪酬制度，为员工提供收入和福利保证，随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇；公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会；公司推行岗位责任制，实行考勤、考核制度，评先树优，对做出贡献者予以表彰、奖励。

七、公司提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；提倡厉行节约，反对铺张浪费；倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。

八、员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究，乃至追求有关法律责任。

公司理念

勤勤恳恳做事、踏踏实实做人；

讲究团队合作、崇尚一专多能；

维护集体利益、发挥个人能量；

营造和谐氛围、促进全面发展。

办公管理制度

为完善公司的管理机制，建立规范化的管理，提高管理水平和工作效率，使公司各项工作有章可循、照章办事，特制订本制度。1、2、3、4、5、个人使用物品做到归类整理，注意保管有关电脑软硬件； 个人文件资料要求做到清楚、条理、规范； 办公用品做到物尽其用，节约节俭； 办公室卫生做到日日清洁，每天清理办公室和个人垃圾； 随手关闭办公室电源、网络电源、饮水机电源等。

业务管理制度

1、业务文件签收后，应妥善保管，并及时发送。业务文件属于公司秘密文件，不得随意给外人传阅。

2、正式订单（指客人的正式订单）在收到当日，须由业务部分整理，并在第二日发送给财务部门核对，第三日下指令单到工厂；

3、已审核、已发送的文件由业务员按不同类别编号（如订单号、UK/CE、MENLADIESKIDS等）归档；

4、业务部门在指令单下到工厂后，须及时核对有关包装资料订购，并核对有关包装资料是否正确，告知有关箱规和毛净重；并及时就大货有关材料和包装资料，提供给客人确认；

5、业务部门严格控制工厂生产进度，如有问题，及时沟通和反馈；每周四上午十点必须发送生产进度管制表，经审核后，发送给客人确认；

6、业务部门须制订公司验货标准和程序，对每一个订单都必须在客人验货前进行抽箱、抽样检查，发现问题，立刻解决；

7、订单生产结束后，应及时将文件归档（电子版资料须最终整理成书面文字归档），并整理有关船头样；

8、所有样品管理由样品部门负责制单，并确认有关材料和进度；样品进度由各业务部门负责追踪，并反馈给样品部门；样品完成后，需经由样品部门检查，再分发给各业务部门寄送；样品部门做好有关样品整理和归档。

9、单证和财务部，要及时了解生产进度，提前做好有关商检、报关、订舱手续，并及时跟踪客人付款，以便及时安排工厂货款等；订单单价、包装费用、运输费用、码头费用等，要及时和业务部门核对。

10、各部门要及时沟通，做好有关交接工作，所有事宜应尽量采用邮件形式备忘。

会议制度

为加强部门沟通，特制订本制度。

1、各部门每周定期召开会议，讨论部门有关事务；

2、公司每周四（或周六）上午召开联席会议，由各部门经理参加，讨论公司

有关事务。

考勤制度

为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。

1、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经经理同意。

2、周一至周六为工作日，周日为休息日。工作时间为9:00-12:0013:30-17:30两个时段。

3、严格请假制度。员工因私事请假须写请假条报经理批准，并扣除请假期间基本工资。未经批准而擅离工作岗位的按旷工处理。事情紧急的需电话联系经理批准，事毕回公司补写请假条。（每个月允许每个员工两个半天请假）

4、上班时间开始超过10分钟，记迟到；超过30分钟以上（未请假），按旷工半天论处。提前30分钟下班者，按早退论处；超过30分钟者，按旷工半天论处。（每个月允许每个员工迟到两次）

5、1个月内迟到、早退累计达3次者，扣发3天的基本工资；累计达3次以上5次以下者，扣发5天的基本工资；累计达5次以上10次以下者，扣发当月15天的基本工资；累计达10次以上者，扣发当月的基本工资。

6、旷工半天者，扣发当天的基本工资；每月累计旷工1天者，扣发3天的基本工资；每月累计旷工2天者，扣发5天的基本工资；每月累计旷工3天者，扣发当月基本工资；每月累计旷工3天以上，扣发当月基本工资并予以辞退。

7、工作时间禁止上网聊天、玩游戏等做与工作无关的事情。如有违反者，当天按旷工1天处理；当月累计2次的，按旷工2天处理；当月累计3次的，按旷工3天处理。

8、员工病假期间凭病假证明均发给基本工资。

9、经经理批准，下班后在公司继续加班到19:00，补贴10元；加班到22:00，补贴30元；节假日加班按照国家有关法律规定给予补贴。

保密制度

为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。

1、全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。

2、公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：

1、公司经营发展决策中的秘密事项；

2、人事决策中的秘密事项；

3、专有技术；

4、客户信息、合作渠道和重要的合同、单据；

5、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；

6、产品的具体材料成分，特殊制作工艺，产品的生产成本；

7、经理确定应当保守的公司其他秘密事项；

3、公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。

4、记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管，原则上不准带出公司。如外出需携带须经理同意，并妥善保管。

5、对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以处罚，直至予以除名，公司保留追究刑事责任的权力。

薪酬制度

公司实行按劳分配的薪酬制度，并根据个人对公司贡献给予必要奖励。

1、工资构成：基本工资+奖金，奖金根据个人表现，每个月连同工资一起发

放；

2、年终福利：每个员工领取第13个月基本工资；由部门经理对员工考核后，提出奖金意见，由公司审核并发放；部门经理由公司考核后，发放奖金；

3、其他福利：公司每年外出旅游1-2次，旅游费用由公司负责；如有带家属，公司酌情予以适当补助；

4、其他待遇按照有关国家劳动法规定。

差旅费管理制度

结合本公司实际情况，本着既勤俭节约、开支，又要保证出差人员工作与生活需要的原则，制订本制度。

1、本制度适用于本公司因公出差支领旅费的员工。

2、出差旅费分交通费、宿费及特别费三项：交通费系指火车、汽车、飞机等费用；膳宿费系指膳食费及宿费；特别费系指因公支付邮电或招待费等。

3、差旅费标准：宿费上限150元/日，伙食补助30元/天。交通费以经理核准的交通方式依票据实报实销。出差地交通工具原则上以公交车为主，特殊情况可乘坐出租车，但回公司后需向经理讲明。

4、公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经经理核准，依票据实报实销，同时取消当日伙食补助。

5、市内外出工作无宿费补助（超过半天），伙食补助为午餐补助，标准为15元，交通费依票据实报（交通工具同第五条）。

6、公司员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，由个人自理。

第五篇：外贸公司 工厂外贸部门 外贸业务员管理规章制度 规范

外贸业务员管理

1.管理如要做到公正，公开，绝对需要员工的配合！如果员工藏有私心，不向主管汇报客户情况甚至隐藏客户信息，导致管理者无法作出判断及相关决策。要做到公平公正，员工之间，员工与主管之间需要互相监督。要做到完全公开，管理者必须有实权审核及审批各种单据，并对各种单据进行存档及公共管理，以方便后来的员工查阅参考。

2.如要建立一个好的团队及竞争机制，管理者必须对业务员的薪资有一定影响。管理者每月应对部门业务员进行各项考核，包括销售技巧，付费平台发布信息数量，免费平台广告发布的网站数量，所签订的销售合同数量，达成订单金额。公司应针对这些考核数据给员工发放奖金，而不是仅仅与底薪挂钩，因为底薪原本相差也不大，员工积极性并不能得到很大提升。通过考核制度发放奖金既能调动业务员工作的积极性，也能为公司赢得更多的客户及销售额。

3.关于现在划分的区域，虽然做到了区域平分，但是不可能做到完全平等。总有区域相对好的和一般的。完全按区域分问题在于免费平台，现在原则上是谁接到了另外一个人区域的询盘要给对方，但如果此业务员有私心不拿出来（当然现在我们有公开制度），或者是觉得自己的努力结果给别人了不甘心，因此没有那么努力了。这时我们需要考核制度（免费平台广告发布的网站数量）来约束。深入一步来说，如果他继续努力在更多的平台发布更多的信息，但是还是别人区域的询盘，这时他的积极性会大大下降。这样的情况是否可以考虑算团队业绩或者按50%比例平分业绩？

关于业务员的管理工作，如果要做到完善制度，必须严格按以下制度执行，以确保公司的利益最大化。红色字体是我标出的特别需要注意的。

（一）日常工作

1.8：40之前打开电脑，查收邮件，查看询价信息。

2.综合整理一天要做的事情，列出每天的六点计划，把要处理的事情分为四类：

（1）紧急；（2）重要；（3）日常（4）临时

3.和在线的客户进行及时沟通，聊天记录要进行文档保存。重要信息要摘出来存入备忘录。

4.工作结束之前确认一天的工作结果，将六点计划中完成和未完成的标注出来。注明完成进度，如有未完成的工作，写清未完成的原因。

5.每周一上午9点部门经理给业务员开晨会，安排本周工作计划，每周五下午三点前交本周工作总结，并于下午5点开总结会议，做工作反馈和总结。

总结内容应包括：

（1）所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，本周进程，下周计划。（2）总结一周内遇到的技术性问题。（3）总结在业务上遇到的问题

6.每月对自己的订单进行总结，列明合同号，合同金额，合同数量，价格条款，交货期，目前进行状态，下一步该怎么进行，对本月签单量，款项回收情况进行总结。对客户进行总结，对于每一个客户的要求，对产品，单据，包装的要求作总结，进行客户评价分析。

8.对自己的整体业务进行汇总，做自我分析评价，制订半年的工作目标和计划。

（二）客户开发前期工作 1.收到询盘及报价时，要及时跟部门经理确认是否已有同事联系，如没有，及时跟踪和处理。

2.在与客户商谈过程中，有涉及到技术指标的问题，即时与部门经理或研发部门沟通，并记录该信息。如有客户要求公司没有的证书，需要跟公司及办证机构联系，进行办理。

3.业务员在邮寄样品前，必须向客户收取样品费用，快递费或取得客户到付帐号。不能取得样品费又不能到付，须经部门经理及总经理批准才可邮寄。并将邮寄信息，快递单据整理存档。确认客户收到样品后一个星期，须跟踪样品测试结果。

（三）报价及合同签定

1.收到客户询盘及报价时，原则上按报价单报价，如最终报价低于报价单，应与部门经理确认相关信息后在给客户报价，做报价单或形式发票给客户，并要求客户签字回传。

2.收到客户签字确认形式发票后，严格按照公司合同范本制作销售合同。销售合同必须包含全部客户所需单据，需支付的订金。需支付佣金需与客户签定佣金协议。

3.将填写完整的合同，佣金协议等递交部门经理审核，总经理审批。4.合同盖章后，扫描发给客户确认签字。

5.如客户对销售合同有异议，合同修改后重新确认。

6.双方签字盖章后，合同签订完毕，须将签字盖章原件备案。

（四）安排生产（备货）

非常重要：应安排专门的跟单员安排生产订单及报关发货！

（部门配备一个专门的跟单员，归部门经理管理。不能业务员一条龙操作。）您或许会觉得成本会增加，但这绝对是必要的！

1.业务员在收到财务确认预付款已收到或信用证原件已收到通知后，通知跟单员在速达5000中及时制作销售订单，经部门经理签字后，安排生产。2.业务员需要和生产部计划好生产包装，发货和单据制作的时间表。3.业务员应每天与跟单员沟通生产状况和相关商检，保险，定船定航班情况。

4.业务员需要根据合同内容提前准备发票箱单给跟单员安排发货。5.跟单员负责统计每天的发货记录，并公布在部门白板统计本上。

（五）发货

1.FOB条款下，客户如指定货代，及时与客户确认货代信息，如果是CIF条款，或FOB条款但由我公司负责确认货代公司，须及时联系货代，确认合适的轮班和发货时间。

2.货物报关出口后，把所有单据包括商业发票，箱单，原产地证，提单等扫描存档，并发给客户，进行确认。

（六）文件资料管理

业务人员正在处理的合同订单，以及已经完成的订单（合同，发票，箱单等），必须保留纸质复印件，并分类归档到桌面不同的文件夹中，文件夹应注明标识已完成订单，待处理订单。以便当事人不在场的情况下，其他人能尽快帮助处理紧急事件。

（七）电脑管理

1.电脑密码一律在部门经理，总经理处备案。

2.业务人员的电脑E盘统一设置为业务盘，部门经理，总经理有权查看。客户资料半年进行一次光盘刻录，进行数据备份。

（八）E盘文件管理

1.所有与客户往来及与发货有关文件，必须保留扫描件。扫描文件与往来电子文件，按固定格式统一存放在E盘，保证所有资料在E盘对应的文件夹下都能找到。

E盘：高级客户 ：客户----Business Report----Customer File----Packing----Shipping document

低级客户： 客户-----邮件

潜在客户： 客户-----邮件

2.文件存放说明：Business Report 下存放业务进展，工作总结。Customer File下存放来往邮件，传真，及报价。Packing下放置与包装有关的文件，图片。Shipping document下按合同号设置文件夹，分别存放各合同与出货有关的单据。保证所有与客户有关的往来文件，原件及复印件能在对应的文件夹都能找到。

（九）邮件管理

统一使用Foxmail管理。邮件记录需在F盘保存。总经理，部门经理有权查看工作邮箱。

（十）产品报价程序

业务人员对外报价不得低于底价，如有特殊情况低于底价时，需要向总经理，主管，提出书面或邮件申请，审批单价后才可对外报价。

（十一）合同号登记本

业务员签订合同后，必须及时在合同号登记本上进行登记，并将合同交于部门经理归档于公共文件柜。具体包括：合同签订日期，合同号，客户名称，产品名称，数量，预计发运日期，目的地。

合同号登记本统一挂在部门白板上，以确保所有信息公开透明。

（十二）单证保管

货物发出十日后，收齐所有单证复印件，装订成册，存档保管。

（十三）奖惩制度

业务员严格按照以上规定执行，对于严格执行者给予激励加分，如违反以上规定第一次给予警告，第二次给予扣分。