备用金管理及记账制度

第一篇：备用金管理及记账制度

分公司备用金管理及记账说明

一、费用类别设置：

1、办公费：包括办公用复印纸、墨粉、办公用品、2、通信费：包括电话费、宽带费

3、汽油费：包括公司用车的汽油费

4、招待费：用于招待客户、甲方、上级主管单位、相关合作单位的餐饮费、烟酒费等

5、停车费：用于公司车辆在外办公时发生的停车费

6、汽车维修费：包括汽车的保养费、修理费

7、设备维修费：用于设备维修时发生配件费、修理费

8、差旅费：包括出差过程中发生的汽油费、餐饮费、住宿费、出差补助

9、物业费：包括房租、水费、电费、物业费

10、财务费用：包括异地汇款的手续费、购买财务凭证的费用

11、审计费：指在工程审计过种中发生的各项费用

12、税费：包括开具发票时发生的各项税金

13、材料费：用于工程中发生的乙供材料费及各种耗材

14、协调费：用于工程签订过程中承诺的支付给甲方的商务费用

15、施工费：用于支付给施工队的施工费用

16、固定资产：用于购买固定资产的费用

17、工资：指支付给员工的工资

18、业务提成：指支付给业务员的业务提成、奖金

19、人员保险费：包括公司员工的各项保险费

20、汽车保险费：包括公司车辆的交强险、商业保险

二、记账项目说明

1、凭证号：是指按照报销凭证的日期，从前到后进行排序，一张凭证一个号。

2、日期：按照报销凭证上的日期进行填写

3、收入金额：是指收到总公司拨付的日常费用金额，该项不需要编写凭证号。

4、支出金额：是指支出的各项费用金额

5、余额：是指现金余额

6、费用类别：是指从公司统一设置的费用类别中找出适合的进行填写，不得另设类别，特殊情况应向公司财务请示，统一增设类别。如果一张报销凭证填写有多个费用类别，应在现金日记账中逐一登记。

7、内容摘要：是指简要描述该项费用开支的内容

8、附单据（张）：是指这张报销凭证下所附的所有单据的张数，应注明几张发票，几张收据。

9、经手人：是指报销凭证上填写的经手人。

10、费用归属：是指区分总部、太原、大同各自的费用

11、打款户名：是指费用支出时，收款人的户名，如果收款人户名与经手人不一致时，需要经手人提供委托收款证明，交公司存档。

12、支付方式：是指支出费用时，是通过网银还是现金。

三、备用金申请

备用金用于分公司日常费用的支出，额度为5000元，不足1000元时，向总公司申请报销。报销备用金时，应将现金日记账发至指定邮箱，待总经理审批后，予以报销。

四、财务凭证的整理、保管、传递

1、凭证的整理、粘贴

原始凭证应区分发票和收据，按照发生日期、费用类别进行排序，发票粘于单据粘贴单上，再单附一张经费报销单。收据可直接粘贴在经费报销单下边。经费报销单上不得涂改。

2、凭证的保管、传递

填写好的报销凭证应编凭证号，用钢笔写在经费报销单的右上角。凭证一经制好，不得修改。注意保管防丢失。每月1号将报销凭证统一交回总公司。

五、费用的审批、支付

1、费用类别中的1-10项，金额在500元以下的费用由分公司经理审批。500元以上的费用分公司经理审核后，报总经理审批。1-10项由分公司支付。

2、费用类别中的11-20项，经办人需要填写相应的请示报告，分公司经理审核后，报总经理审批。11-12项由分公司支付，13-20项由总公司支付。

本制度从2013年3月1日开始执行。

报账邮箱：

山西诠诚通信工程有限公司2013年3月1日

第二篇：备用金管理的制度

备用金管理办法

第一章 总 则

第一条 为维护公司资产的完整，提高资金利用水平，加强对备用金业务的管理，根据《**公司会计制度》的规定，制定本办法。

备用金，是指公司借支给西江引水项目办相关人员的款项，这些款项将用于支付与项目办相关的以下事项。

1、日常零星支出，如汽车保管费、路桥费、外勤车费等日常杂项零星支出。

2、个别事项支出，如招待费、会议费、差旅费、汽车维修费、教育经费等支出。

3、采购材料支出，如辅助材料、劳保用品、备品备件等不属于工程项目的材料支出。

第二章 一般规定

第三条 公司备用金分为个人备用金及业务款二类。

个人备用金，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项（包括现金支票），主要是指特殊人员定额备用金、差旅费、招待费及其他一些零星支出。

业务款，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的通过银行转帐、电汇等方式支付的款项。此类款项一般用于固定资产购置、器材及物资采购、日常维修、房屋租赁、员工体检、培训等支出。

第四条 公司会计核算设置备用金项目管理，个人备用金计入个人账户，业务款同时计入付款单位及个人帐户。

第五条 备用金由财务部核算并负责监督；备用金借支个人（以下简称借支人）所在部门的经理应督促本部门员工按期足额还清备用金。

第三章 处理程序

第六条 公司财务部门办理备用金借支业务的时间为周一至周五；办理备用金核销业务的时间同上。

第七条 借支人应根据实际需要申请备用金，不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。

第八条 借支人应按以下规定办理借支备用金手续：

一、借支人应如实、规范填写备用金申请单。

借款时，借支人应按要求填写由公司财务部门统一印制的备用金申请单，按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额（大小写）、预计还款时间等。个人备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。

对于未按要求填写的备用金申请单，财务部门有权不予受理，由此产生的责任由借支人负责；对于伪造篡改的备用金申请单，财务部门应立即扣留并及时向公司领导人报告，请求查明原因，追究当事人的责任。

借支备用金必须写明款项的用途，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。

二、业务款借支时，借支人须提供相关的合同、协议、通知书、阅批件等有效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号，否则财务部门有权不予办理，由此产生的责任由借支人负责。

三、备用金借支审批手续应完备。

由经办人提出后交公司本部门负责人、财务部门负责人、总经理审批。

四、现金或银行出纳应根据手续齐全的备用金申请单办理付款。

借款付出前，主办会计须签名；借款付出时，现金或银行出纳须签名；借款收到时，收款人须签名。

第九条 借支人应按时归还所借备用金。

个人备用金均要在一个月内结清，如有特殊情况一个月内无法结清的，必须提前到财务结算部说明，并办理相应的顺延手续。借支人办理报销手续时，财务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销，备用金账户冲平后的差额可支取现金。对于已冲销备用金的金额，现金出纳或银行出纳应开具相应金额的收款收据，借支人应妥善保存，以备查询。

第十条 原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账，而委托他人代办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人）账，金额***（大写）”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人负责。

第十一条 鉴于生产保障部的业务需要，给予定额备用金，定额备用金可以长期保留余额，但超过部分仍需按以上规定处理。

第十二条 公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。

第四章 会计处理

第十三条 公司应在“其他应收款”下设“个人备用金”“业务款”明细科目，用于核算公司备用金业务。在“个人备用金”下，按照公司员工名字设置明细管理项目核算个人借支业务。在“业务款”下，按照公司行政部门和员工名字设置明细管理项目核算个人借支业务。

第十四条 支付现金或支票给借支人时，按借款金额，借记其他应收款-备用金-××个人，贷记现金或银行存款。

第十五条 借支人报账冲销备用金账户时，借：相关科目（报账金额）

贷：其他应收款-备用金-××个人

现金（按报账金额超过备用金账户金额部分）

第十六条 超过预计还款时间，从工资账户中扣还备用金时，按冲销金额，借记应付工资，贷记其他应收款-备用金-××个人。

第十七条 超过预计还款时间，扣还借支人所应负担利息时，按扣还的利息数，借记相关科目，贷记财务费用。

第五章

罚 则

第十八条 财务部门于每月月底检查备用金余额情况。借款人应在借款到期之前主动到财务部办理个人备用金结清或顺延手续，若逾期不办理，将以当事人的工资冲抵个人备用金，当月工资不足以抵扣的，则在以后数月中继续抵扣，直到结清备用金全款为止。

第十九条 借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户，但有合理理由说明原因的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，报有关领导审批。

第二十条 备用金借款必须按规定用途使用，不得挪做他用。公款丢失，由本人承担。

第六章 附则

第二十一条 以上规定自发出之日起执行，本规定未涉及部分按**公司有关规定执行。

第二十二条 若本规定与原有关规定不一致，按本规定执行。

第三篇：备用金制度

关于发布《外地分公司备用金管理制度》的文件

公司各部门：

为提高外地分公司日常工作效率，合理分配资源，特制定本制度。本制度适用于所有外地分公司。具体管理细则如下：

1、备用金持有人范围：外地分公司负责人或外地分公司行政人员，每个分公司只有一人可持有备用金。

2、备用金使用范围及要求：

2.1外地分公司需建立《备用金使用台账》（附件一），记录备用金详细使用情况； 2.2外地分公司小额采购，采购总额低于500元的，可由分公司负责人签字审批后，使用备用金购买；

2.3外地分公司紧急采购任务，采购额度大于500元的，需将分公司负责人及VP签字的申请单提交给营销管理部，并注明“申请使用备用金”。营销管理部审核采购必要性，并签字同意后，分公司即可使用备用金进行采购；

2.4每月最后一个星期需将本月备用金使用部分进行报销； 2.5上次备用金全部报销冲抵完成后方可申请下次备用金；

2.6每月最后一个工作日将本月《备用金使用台账》交由营销管理部备案。

3、备用金借款额度和周期：

3.1备用金借款额度：不高于5000元；

3.2备用金借款周期：原则上借款周期不得低于1个月，且需将上次备用金借款报销冲抵完成后，才允许申请下次备用金。

4、备用金借款流程：

4.1由外地分公司负责人或行政人员在财务系统上提交“借款单”，借款人填写的收款账户需为公司备用金专用银行卡，只做备用金进出使用；

4.2由部门领导、分管高管、财务负责人在财务系统上审批通过，财务负责人重点审核该分公司上次备用金借款是否已冲抵完成；

4.3提单人将审批过的借款单电子版发送给营销管理部； 4.4营销管理部将单据内容备案，经分管高管手签后递交财务； 4.5财务根据单据信息办理付款。

5、备用金报销流程： 5.1借款人根据备用金实际使用情况，将当月需报销的费用分好类别，填报一张“日常费用报销单”冲抵相应的借款，将对应的发票、采购申请单复印件、银行卡流水清单整理并贴好后，寄给营销管理部；

5.2营销管理部将发票、采购申请单、银行流水和对应的报销单整理好进行备案后，上交财务进行报销。

5.3报销发票不符合公司财务规定的，财务将不予报销冲抵备用金。

6、备用金使用人员需严格遵守以上制度，违反以上任意条款达三次者，则取消该分公司的备用金。

7、本制度由公司营销管理部负责解释和修订。

8、本制度自下发之日起实施。

第四篇：备用金制度

备用金管理制度 第一章 目的

为了加强公司对备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，有效控制资金占用，减少资金损失，提高工作效率，特制定本制度。

第二章备用金与借款的适用范围

一、因公司业务需要暂支款，包括差旅费、临时采购款、行政临时事务借支等工作性质的一次性借支款；

二、理赔等事故性质借支；

三、押金等性质借支；

四、因生活困难而暂支款；

五、其他经批准的暂支款。

第三章备用金与借款定义和分类

一、为保证日常零星支付而单独储备的现金。

二、备用金分定额备用金、临时备用金（借款）两种。

三、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金，具有时间长、比较固定的特点；

四、临时备用金是指因临时性的需要而借支的现金，具有一次性、时间较短的特点。

第三章定额备用金与借款管理规定 第一条 备用金借款申请和报销手续程序

一、工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款单，并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

二、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管领导审批后，再将“报销单”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核无误后，办理报销手续。

三、借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

四、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况，前账未清，不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的，须提前向财务负责人说明原因，经财务负责人同意后，方可延期。

五、财务部经理对借支合理性进行复审，对借支款进行总体监督，并根据前期现金使用做出分析，按现金管理制度做出是非判断。

第二条 备用金与借款额度

一、采购员借用的零星采购用款，单次不得超过5000元，超过5000元的材料采购，应由供货方持合法、真实、完整的原始资料，按规定的程序经审核批准后，到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购，必须按照工程部制度规定，走合同审批程序采购。

二、员工因公出差借款，按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。

三、各工程项目备用金，视各项目情况不同，备用金额度暂定为每周1万—5万。特殊情况，需由项目经理提前向总经理说明情况，予以审批。

四、其他借款，根据实际情况核定金额。第三条 第四条 备用金借款支付方式包括：现金、支票、其他银行结算方式 备用金与借款管理

根据工作需要、管理需要原则进行办理；备用金额度根据支出业务变化，对使用对象和用途范围审定；

一、实行专人借支专人负责的办法，不得全部或部分转借或以临时备用金性质借支他人；

二、以支票及银行结算方式借款的，必须在银行结算票据上签收，并在《付款凭单》上注明票据号码；

三、理赔、押金等性质借支，在取得对方单位正式收据后，可以及时办理转帐手续；

具体借支人为借支款项的责任人，转借或其他情况而没有办理相关财务手续的，财务不予承认；

四、部门审核主管为各种临时性备用金归还的第一管理人，必须监督经办人及时办理相关报帐归还手续；

五、以现金方式借款的，一般情况下由借款人以现金方式归还，或以本人发生的费用报销抵冲。

六、生活困难等原因借支的，按原核定的归还时间进行催收；

七、出纳必须于每月5号前清理临时性个人备用金借款。不按时归还的，财务部将向人事部提供名单和欠款金额，从其工资中扣除。

八、定额备用金必须借款时间最长不超过一年，每一年清理一次，如需继续借用的，重新办理申请审批手续，每年清理时间为12月31日。

九、财务部有权对各部门备用金的使用情况随时进行抽查、发现未按规定使用、挪用、占用情况的、财务部有权收回借用的备用金

十、财务部对很少使用的备用金应及时收回，对使用资率不高的备用金应重新核定备用金金额，并且及时收回差额部分。

十一、如果根据业务的实际情况确需要增加备用金额度的，使用部门按第一次申请时的流程办理；使用部门跨使用备用金的，年底必须重新办理借款手续。

十二、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更方式采用借还两条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款；

十三、财务部必须于每年年末对其他应收款-备用金科目进行对帐请借款人签字确认。

第五篇：备用金制度

备用金管理办法

1、为了加强对公司备用金的管理，减少资金占用，根据公司财务制度的规定，特制订本办法。

2、公司职员借用备用金仅限于职员因公出差、出国、接待和急需的零星购置，不得任意扩大借款范围。任何人不得以其他名义向公司借支现金。

3、职员借用备用金，必须由其本人填写借款单，详细注明用途和借款金额，属借款出差的必须填写出差地点及时间，经本部门负责人审核签字后，报公司领导审批，方可向财务处借款。

4、财务人员接到职员经审批的借款单，先由经办会计根据借款用途、出差地点、时间，及是否存在欠款等情况核定借款金额，报副总会计师批准后，办理具体提款手续。

5、对经常出差的小车司机和市内零星采购人员，可根据需要核定一定数额的周转备用金，其数额应不超过****元。

6、公司职员备用金借款期限为**月，任何职员均须于借款后一个月内（出差人员以出差返回后**天之内），报销有关费用冲减备用金并缴清余款，逾期未报销或未缴清余款的，由财务处直接从其本人工资中扣收，并加收利息，利率按同期银行贷款利率的两倍执行。

7、公司财务部应有专人负责备用金的管理，每月定期进行备用金的核对与清收，以及对备用金使用情况的检查。

8、公司应严格备用金的管理，控制各单位备用金的总额，严禁将特定用途的备用金挪作他用或公款私存。如有上述情况，一经发现一律严处。

9公司职员所欠备用金，必须在当年十二月二十日前按规定报销，全部归还或结清当年欠款，否则按本办法第八条规定执行。

10、本办法由*****公司财务部负责解释。