百货备用金管理

第一篇：百货备用金管理

百货商场备用金管理办法

为了加强百货公司备用金管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，根据百货公司实际情况，现对百货公司备用金管理作出如下规定：

一、本办法适用于百货公司各商场总收银室留存用于日常经营所必需的备用金，收银员收银备用金，以及其他经营工作需要的备用金管理。

二、总收银室备用金管理

1、各商场总收银室根据经营需要，可准备一定额度的备用金用于日常周转。由总收银室填写《百货有限责任公司借款单》，报商场财务负责人批准后领取。

2、各商场总收银室备用金限额一经核定，原则上不得随意调整。若确因经营工作需要增加备用金额度，可临时提高备用金存量，但必须经商场财务负责人批准。具体操作流程为：由总收银室提出申请，说明申请原因、申请金额、借支时间（还款时间）等，并填写《百货公司资金使用审批单》，报商场财务负责人批准后，方可借支。商场 总收银室借支临时备用金应于规定时间内归还商场财务部。

3、各商场若需要通过公司财务资金部兑换零钞，应先由各商场财务部填写《百货公司资金使用审批单》，报公司财务资金部批准后统一进行兑换。各商场领取零钞后，公司财务资金部根据《百货公司资金使用审批单》将款项划拨回公司。

三、收银员收银备用金管理

1、商场总收银室应根据日常收款量大小，为收银员配备300-500元收银备用金。

2、商场总收银室对收银员收银备用金应当造册备查，至少每周进行一次抽查，并做好检查记录，以备财务部门检查。对于收银员多留备用金作长款处理，对少留备用金作短款处理。

3、收银员每日营业结束后，要求将收银备用金放入收银包内，交商场总收银室统一管理。总收银室每日要对收银包的领取和存放情况进行登记，每日营业结束后要清点收银包数量，对于异常情况要发现后及时向商场财务部门进行报告、处理。

4、收银员离职前必须将收银备用金交还商场总收银室，商场总收银室进行核销处理。

四、其他备用金管理

1、商场其他职能部门在日常管理工作中，若现金使用确实十分频繁，在经商场总经理批准后，可填写《百货有限责任公司借款单》向商场财务部借支备用金，备用金不得超过500元。各部门备用金应指定专人保管，并建立资金保管账。

2、对于已使用的备用金，保管人或经办人应及时按报销流程到商场财务部报销，已发生的单据当月及时报销，不得跨月。

五、其他管理事项

1、商场各部门领取备用金所用的借款单每年必须更换一次，若原借款人因工作变动调离本岗位，借款单同时要进行更换。

2、商场财务部应每月至少对各部门备用金使用及管理情况进行一次检查，并对各部门备用金设检查登记本，每次检查结果检查人、被检查人应签名确认。公司财务资金部不定期对各商场备用金管理情 况进行抽查。

3、对于以下行为，根据《百货公司员工奖惩办法》相关规定，按一般工作过失处理：（1）总收银室借支临时备用金未在规定时间内归还商场财务部；（2）收银员多留或少留收银备用金；（3）总收银室未按要求对收银员收银备用金和收银包进行登记、抽查等；（4）其他部门的备用金管理人使用备用金后未及时销账。

4、每日营业结束后，收银员未按规定交还收银包，商场总收银室也未及时发现处理的，对相关责任人按严重工作过失处理，由此造成的损失由直接责任人负责全额赔偿。

六、以上管理办法从发文之日起开始执行。

第二篇：备用金管理

备用金管理制度

1.本公司各部门零用周转金的划拨采取定额式，各部门划拨1 000元，以供日常零星开支之用。

2.各部门的备用金限用于购置消耗性文具用品及事务性临时开支，其余购置器具修缮或金额较大的开支，均应先行呈准后始得办理。

3.各部门应于每周六抄报本周诸项费用开支，限次周星期一送会计科审核，次周星期三由会计科按各单位核准金额划拨，但开支申请金额较少者，合并至下周统一划拨。

4.各部门按周抄报该部门费用时，应按次序编号填制备用金报表，一式两份，一份自行留底存查，一份送会计科凭以核对。

5.各部门申请核拨时，应将发票或收据贴于原始凭证粘贴页上，在粘贴页右下端应有部门主管、申请人签章证明。

6.索取发票或收据时，应注意本公司抬头、厂家及负责人签章品名、金额、数量等。

7.会计科审核各部门备用金申请，须会同有关单位按其授权范围审核各项费用，并通知单位。

8.各部门备用金账务处理以不设立账簿记载为原则，仅以备用金周报表代替。备用金(现金)报表代替现金簿，备用金(各项费用)明细表代替费用明细账。

9.各部门各项费用应于发生当月报销。

10.本办法未定事项，按惯例或会计一般处理原则办理。

备用金是公司拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。预支备作差旅费、零星采购等用的备作金，一般按估计需用数额领取，支用后一次报销，多退少补。对于零星开支用的备用金，可实行定额备用金制度，即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取，支用后按规定手续报销，补足原定额。

1.备用金借支管理

（1）企业各部门填制“备用金借款单”，一方面财务部门核定其零星开支便于管理；另一方面，凭此单据支给现金。

（2）各部门零星备用金，一般不得超过规定数额，若遇特殊需要应由企业部门经理核准。

（3）各部门零星备用金借支应将取得的正式发票定期送到财务部门备用金管理人员（出纳员）手中，冲转借支额或补充备用金。2.备用金保管

（1）备用金收支应设置“备用金”账户，并编制“收、支日报表”。（2）备用金定期根据取得的发票编制备用金支出一览表，及时反映备用金支出情况。

（3）备用金账户应做到逐月结清。

（4）出纳人员应妥善保管各种与备用金相关的各种票据。

备用金的管理不论采用何种办法，都应严格备用金的预借、使用和报销的手续制度。

3.备用金预借、使用及报销流程

4.备用金的会计核算

（1）预付及补充备用金时

借：其他应收款——备用金

贷：银行存款

（2）经审核报销时

借：制造费用、管理费用等

贷：其他应收款——备用金

（3）收回备用金余额时

借：库存现金

贷：其他应收款——备用金

备用金管理制度

1.目的： 为了加强项目部备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本制度。

2.名词解释：备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。

3.实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

4.本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求。5.备用金借款和报销手续 5.1 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部办事处索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式三联，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经项目主管经理签字同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部办事处办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

5.2 借款人员完成业务后应在三日内到财务部办事处索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，并经主管经理审批后，再将“报销单”返回财务部办事处，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。

5.3 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。

6.备用金的管理

6.1 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。

6.2 财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。

6.3 借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部办事处将从下月起直接从借款人奖金中抵扣，不再另行通知。

6.4 跨使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。

第三篇：备用金管理

科技有限公司 备用金管理规定

1.目的：

为了规范公司管理，同时也方便业务经办人，公司决定实行备用金制度，以实现集中报销，简化审批，提高工作效率，特制定本制度。2.名词解释：

备用金是业务集中经办工作人员的预借资金，为避免频繁申请和报销，特别给予的备用款项使用额度。3备用金范围

用作零星开支的款项。主要支付项目是临时性支出：小材料采购、差旅费、零星采购办公用品和办公费用等。（借款单和申购单）

注：公司例行性支出（如电话费、水费、电费、工资、利息等），不包括在备用金额度内，采用例行支出管理列表统一审批，在支付时填写付款申请单，财务统一预留资金安排。

4.实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到严格审批，专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。5.本制度规定了备用金办理手续和备用金管理要求。6.备用金手续

备用金手续包括申请、审批、借用和报账。6.1备用金申请手续

工作人员需备用金和增减备用金时需提前提报申请，经过部门领导审核，财务部门核定，总经理审批，纳入备用金额度。

6.1.1备用金申请每月只办理一次，固定期间内提报，在每月22日-24日提交到财务部，在25日财务部统一核定，每月25-28日报总经理审批。财务部会在月底前通知反馈审批结果，作为下月备用金借款基础。（节假日根据财务通知顺延）6.1.2备用金必须明确金额额度和期限，支付采用借款单，分为现金借款额度和银行支付额度，发票报销工作按报销制度进行；部门长要严格审核，根据业务确定额度和期限，并对此承担监督责任。

6.2工作人员借用备用金须在公司规定资金支付期间办理，先到财务部取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式两联，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门主管签字确认同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

6.3 借款人员完成业务后应在当月列明备用金支付列表，根据费用报销制度填写好“报销单”的各项规定内容，经相关审批后，再将“报销单”提交财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。

6.4 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金额度”台账，查明报销人员原借款金额和期限，对报销的款项应及时付现给本人补充备用金，对到期备用金的，应督促其退回以结清原借款单所借账款。7.备用金的管理

7.1 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的资金（现金/银行）并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设置备用金登记簿，记录各种零星支出。

7.2 财务部应按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月核对，根据规定及时清理到期备用金借款。

7.3 借用备用金的人员应根据公司规定及时报销，对无故拖延者，财务部根据信用记录确定是否核减额度和期限，并发出催办通知，对不办理者，财务部将从当月起直接从借款人薪资奖金中扣罚，不再另行通知。对于票据不符合公司政策和相关法律规定的，经办人员须按照公司规定办理，不得推诿，财务部对出现推诿情况的可直接扣发经办人薪资，对个人薪资不足扣减的部门，部门长要承担连带责任。

7.4 跨使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。8本规定自颁布之日起执行。

9说明：本规定属于财务资金报销等管理制度的补充辅助性管理规定，优先级低于制度，如遇到制度修订以制度为准。

第四篇：备用金管理细则[推荐]

跟以前的50*70的牌子一样，一页一块，共3块（急需检查用的）

备用金管理细则

1、备用金卡由单位报账员保管，做到按需领取现金，确保资金安全。

2、任何单位和个人不得外借、挪用备用金；不准用白条等不符合规定的凭证顶替备用金；不得慌报用途套取备用金；不得用单位的现金收入补充备用金。

3、各单位财务负责人应监督备用金的安全，不定期进行抽查，对备用金舞弊的行为，除给予报账员相应处分外，各单位应立即将其调离报账员岗位。

4、报账员必须设置备用金日记账，定期盘点备用金，每月将盘点情况报送核算中心，并接受单位和核算管理中心对备用金使用情况的检查。

5、核算中心对备用金的使用、结存情况进行实时监控，对违反规定的给予必要处理。

备用金的使用范围

一、单位备用金的使用范围

1、未纳入核算管理中心统付工资范围的单位工作人员工资性支出、临时工工资及非本单位在编人员个人劳务报酬。

2、工资外的各种资金、补贴、福利的发放。

3、出差人员的差旅费。

4、单项业务结算金额不超过1000元的办公费支出。

5、其他零星开支。

二、特殊情况下，确需用超范围用备用金支付的，由单位向核算管理中心提出申请，经批准后方可支付。

三、不属于上述备用金结算范围的款项支付，一律到会计核算中心办理转账结算。

报帐员工作职责

1、初审受理原始凭证的真实性、合法性、完整性和准备性。

2、对初审合格的原始凭证按会计核算科目进行整理、粘贴、汇总。

3、办理报帐手续，将整理汇总后的原始凭证送核算管理中心核算会计审核，收入业务经核算会计审核合格后予以入帐，支出业务经核算会计审核合格后如实予以报销。核算中心退回的不准确、不完整的原始凭证，由报帐员退回经办人要求其补充、更正，再予受理；核算管理中心退回的不真实，不合法的原始凭证，由报帐员退回经办人员，不予报销。

4、负责保管使用本单位的定额备用金，报账员应严格按《现金管理办法》的规定使用备用金，并保证备用金安全。

5、负责领用、保管、核销票据，保证票据按规定的收支项目正确使用。审核监督各科室收入和收费室现金的日清月结及现金足额、并督促及时存入银行。

6、负责本单位在职和离退休人员人事和工资及工资性基金（住房公积金、养老金、医保金等）的登记、申报、变动手续的办理。

7、负责办理本单位职工个人所得税代扣代缴工作用。

8、负责办理政府采购相关手续。

9、负责本单位内部财务财产管理和监督，特别是对药品、卫生材料、低值易耗品等财产物资管理监督。

10、负责卫生统计信息的统计和相关报表的报送；负责登记有关备查帐、辅助账，包括现金日记帐，银行存款日记帐，固定资产明细帐。

11、负责本单位往来款项的清理、回收、偿还等业务工作。

12、负责将核算管理中心编制的会计报表传递到本单位并经单位领导审核签字后及时返回给核算会计；协助核算会计编制年初预算工作。

13、负责本单位资产的日常管理工作，建立健全资产管理制度，及时记录资产的增减变动情况，并向核算管理中心报告。

14、负责接收核算管理中心移交单位的会计档案并保管。

15、负责办理有关部门、核算管理中心交办的其他财务事项。

16、积极参加核算管理中心举办的各种业务培训。

第五篇：备用金管理论文

浅析项目备用金的管理

前言

作为2014年刚进入公司的一名新成员,感谢中建七局四公司这样一个平台尤其是进入四公司财务系统这个平台，让我从这里迈出了坚实的一步，更对自己的职业规划有了更加清晰的目标。2014年7月份我被分到了安装事业部郑州核算组担任出纳一职，在这半年多的时间里，我的主要任务就是项目备用金的管理和整理日常内勤，因此对备用金所存在的问题借助这次机会谈一点自己的看法。

一、备用金管理的重要性。

备用金是企业内部对于经常进行零星采购或经常出差于外埠的办事人员，临时借用周转的限额资金，一般的说，在季度末要定期清理一次，待新的季度开始，要重新规定限额和审批（注意这里有限额和审批）。当付给某人一定数额的备用金时，要借记“备用金－按人名账户设明细帐”科目，贷记“现金”科目；交回备用金时，作相反的会计分录。但是对于我们建筑行业来说，我对备用金的理解是：备用金是项目正常运转的“润滑剂”。备用金虽然在整个成本比例中所占份额较小，但是它的作用不可小觑，配置合理了对项目而言是锦上添花，匹配不合理也是核算组与项目产生矛盾的导火线，对于备用金重要性我有三点认识。

1、备用金合理利用可以增加项目的效益，符合“提质增效，持续发展”这一主题的要求。首先，项目上的备用金主要用于项目上的日常开支，尤其是项目经理对于项目的日常开销，项目经理有时为了增加产值、工作能顺利的开展，会宴请甲方或监理。通过与甲方或监理建立好良好的互动关系使得甲方或监理支持我们事业，实现共赢，这是我们所期望和支持的，备用金使用的初衷也没有改变，一切都是为了公司好，为了项目上好，这是应该提倡的。其次、项目上管理人员的电话补助、电脑补助，过节费补助等职工福利也是从备用金中支出，虽然这部分额度不大，但是这部分的备用金可以鼓励项目上管理人员的“士气”让他们感到温暖，可以鼓舞他们更加负责的管理和生产，管理提上来了，“产品”的质量就会提升，只有“产品”质量的不断提高，才会实现持续发展。

2、备用金是项目小额开支应急之需，方便快捷。公司为项目设置定额备用金，从管理上讲，备用金是应急的，不设立备用金，只能到用钱时再报销或者坐支现金，报销的过程很浪费时间，坐支更是不被允许，所以设立个备用金额度，需要时就先用着，之后再报销补充，方便快捷，符合项目实际。

3、合理的利用备用金有利于节约项目的成本。这一点不言而喻，合理的预算项目备用金的额度，在使用的过程中严格控制备用金不必要的、大额度的开支，要做到无预算不支付、无审批不支付、超额度不受理的铁律，要给项目经理讲清楚备用金是公司的资产，要切实利用好、管理好、维护好这部分资产，降低不必要的开支，更不能用于私人的开支，多做有利于降低项目成本，有利于提高项目效益的工作。不做表面工作，踏踏实实谋发展、谋产值，为后生晚辈树立表率。

二、备用金管理的现状及问题。我曾经到过一个项目出差，谋项目经理抱来厚厚的一堆用胶水粘贴好的费用报销单，我从第一份扒到最后一份，里面的发票杂乱无章，但报销单上全部都是“现场维护费”，报销内容基本上都是“与甲方对接工作”，从中发现很多备用金存在的问题。下面我就日常工作中自己了解到的备用金管理所存在的问题做以阐述。

1、项目备用金管理缺乏有效的预算。郑州核算组所管理的数个项目到目前为止我没有清晰的看到哪个项目具体到有多少备用金分配比例，虽然各项目经理自己清楚并且口头上还说着不让备用金超过预算，但是这个“预算”到目前为止没有人知道到底是多少。其次，一些项目经理有一种错误的意识，那就是他们认为，安装项目在大合同额中所占的比例较低，而利润比较丰厚，一般认为安装项目赔不了钱，只要是赔不了钱到时候跟上面领导可以好交代，不影响自己的前途，备用金就是在成本中所占比例高点也无所谓。

2、机电安装的项目经理素养有待提升，一些机电经理把备用金作为自己谋取利益的手段。一些机电经理无视财务制度，把一些不合规的发票反复往核算组递送。财务人员反反复复的到项目进行宣贯，他们似乎置若罔闻。但是对于不符合公司财务制度的费用报销单，核算组工作人员一经发现绝不手软，坚决维护公司的利益。其次、个别项目经理在审核签字时不作为，机电经理作为项目成本监控的第一负责人，本该恪尽职守为公而不为私，但是我们在票据审核工作中发现的诸多问题，都是机电经理签过字的，以导致项目报销人员带来的票据被核算组工作人员打回去的时候，他们误以为是财务核算组故意刁难，这就增加了财务人员和项目管理的人员之间的矛盾，使得我们以后工作的开展与项目管理人员的配合不相协调，影响工作的进展。

3、核算组中个别财务工作人员的工作态度、工作热情有待提高。项目财务工作反反复复，枯燥无味，项目上没有节假日，加之各项目比较分散，容易导致项目财务人员在平时的工作中积极性不高，在工作中大大咧咧，松松垮垮，口头上记住公司的条条律律，实际操作我行我素，与项目管理人员沆瀣一气，没有真正起到财务的核算监督作用，不计后果，导致公司的财产大量流失，没有尽到一个合格财务人员的本分。

三、备用金管理的建议。

通过这半年的工作，结合自己在项目财务一线的实际工作经验，就项目备用金出现的问题我提出以下三点建议。

1、项目备用金的管理切实要有科学可行的预算。凡事预则立，不预则废，项目备用金的管理离不开科学有效的预算，把项目备用金根据建造合同内容“圈”在一定的范围之内，可以更高效率的配置资源，前提是给各项目宣贯到位，哪个项目自开工到结束总共分配多少备用金这个数字是明确的，其次详细规划到月，一个项目一个月实际报销多少备用金应该在预算“额度”的范围内上下起伏不大，项目一旦超出事业部圈定的范围，或者长期起伏如同过山车，核算组财务人员应向上级领导反应，事业部领导应有权对各项目经理进行约谈或问责。项目备用金能否做到科学管理，关键还看预算，没有预算就如同无源之水，无帆之舟，之后的工作也就空谈，因此科学的规划预算是基础和前提。

2、加强对项目管理人员的培训，上级领导在任用项目管理层时多从能力出发，少一些“关系户”。事业部各项目的机电经理是机电安装项目管理的“灵魂”，项目能否盈利除了公司正确的大政方针，事业部领导正确的引导之外，关键还要靠机电经理的能力和实际的实干精神。因为一个机电经理将带领下面一群人，一个能力和素质都具备的项目领导将影响一群人，反之，一个都把项目分配应急之需的备用金都视作自己私人财产的人怎么可以担此重任呢？还记得金总在2015年“双代会”暨工作会上的报告和事业部工作会上所说的：“公司现在缺乏能用的项目经理和关键性的人才，谁能举荐人才我随时欢迎。”金总求贤若渴，而我事业部更当竭力栽培人才，举荐真抓实干的实才，为公司为事业部贡献自己的力量。而机电经理更应是人才之才，非等闲无为之人而能用之，所以，用此之人还请慎之又慎。

3、提高财务人员的地话语权，保护财务人员的人格和工作不受干扰，同时强化项目核算组财务人员监督和管理的职能。我曾听个别领导说项目上财务工作只是一项服务性的工作，财务不产生任何价值。我个人认为这句话是不全面的，本身也是对财务工作定位的错误认识，正因为这种错误的观念才使得一些好的财务制度在项目上难以执行，一些项目经理思想老化，管理依然是那种老旧模式，颐指气使一尊独大，似乎在项目上具有无可撼动的权威，我曾听我的一个同事说，有一次一个项目经理去他那借钱由于手续不全没办成，结果那个项目经理指着他的眉头严厉的斥责和侮骂。项目上的领导不配合财务工作，我想这主要是项目财务人员本人对自己定位错误的结果，财务工作的特征是监督和核算，财务会计的本质是管理，是项目一把手的“军师”，不是项目领导的随从，不是项目领导说什么财务人员就做什么，财务人员是公司财务制度的宣传者和执行者，是项目归集成本的直接人，应该保持自己独立的人格，对待项目资金的运用应当就如何实现利益最大化跟项目经理进行磋商，出谋划策。财务人员干好本职工作，不直接对项目领导负责，这才能起到监督的作用。其次，项目财务人员职务的升迁应当有公司财务领导和公司相关领导直接综合评估，不受项目领导的牵制。只有这样财务人员才会受到尊重，财务工作才能有力的开展，才能真正的起到监督管理的作用。

尊敬的各位领导、各位同事，知屋漏者在宇下，知政失者在草野。作为一个刚进公司而又在项目一线的财务人员，我深刻的体会到我们财务制度已经慢慢的在完善，公司的领导已经逐渐的看到并在改进我们工作中存在的各种弊端。至此，以上所述纯属我个人见解，肯定有不客观，认识不到位的地方，还请领导们给予指正和谅解。我相信在四公司的大力支持下，在安装事业部的正确领导下，我们的事业会取得不断的成功。

安装事业部郑州核算组：吴

2015年04月02日