信件收发管理办法

第一篇：信件收发管理办法

信件收发管理办法

前言

本规定是有限公司管理体系文件之一。

本程序由总经理工作部提出并归口。

本程序由总经理工作部负责起草。

1、目的：规范公司报纸、期刊、信件收发操作，提高信息传递、处理效率，确保信件安全。

2、适用范围：所有来往报纸、期刊、信件（包括快递等）。

3、后勤保卫室门卫负责每日报纸、期刊、信件的接收，由总经理工作部统一发放。

4、接受与发放程序

4.1所有公司来往信件、报纸和期刊，均由门卫负责接收。

4.2邮递员送来的信件,门卫要检查有无开封、损坏的函件,如有开封、损坏函件,必须让函件接收部门（或本人）派人查收。函件接收部门（或本人）不派人或不收函件按信件退回处理。

4.3节假日及下班后的损坏函件，门卫负责与函件接收部门负责人联系，部门指派人员来公司查收，部门不派人或不收的函件按退回处理。

4.4需到邮局领取的函件，由部门负责到邮局领取，后勤保卫室协助、配合。

4.5总经理工作部收到报纸、期刊和信件后，先分类登记（来函来信记录表）后分发，属于公务信函/物件的，必须由函件接受部门或人员签收；属私人信函/

物件的，直接分发到接受人（财务部另有约定统一接收，按约定执行。函件本人不在的由部门人员代收）。公务信函/物件的范围包括：以公司董事长、总经理、某部门等为收信人的；发函人为单位的，收信人为公司名称加收信人名字的；其他需要由领导处理或向领导汇报的应及时汇报请示。

4.6报纸保存期限为一个月，具有重大保存价值的送交档案室存档。一个月后及时清理，保持整洁。

4.7非信件接受人来领取信函/物件时总经理工作部应仔细核对、通过电话等方式确认授权委托是否真实，并做好记录。

5、收到信件、报刊后须及时分发，不得积压，不得造成信件延误或遗失。

6、本办法自公布日起实行，之前规定若与本办法冲突，则适用本办法；本办法未涉及之处遵从公司相关规定。

第二篇：公司信件、快递收发管理办法

公司信件、快递收发管理办法

为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，特制定本办法。

一、适用范围

本流程中所指的快递收发均指公司员工因工作所需，向外部寄送或外部至内部到付取件，从而实际产生公司快递费用支出的活动。

二、流程具体：

I、收件管理：

（1）公司快递收取形式（林远峰负责）：

林远峰负责收取快递时间为周一到周日上班时间；如遇下班时间，保卫人员需代替收取保管货物和底单。并在下个上班时间告知林远峰。

（2）快递由林远峰统一接收（林远峰不在时由行政部经理代接收），同时林远峰检查信件、快递包装是否完好无损，核对收件人是否为本公司人员，若收件人非公司人员，应当场退回。

（3）林远峰确认签收后，将收到的信件、快递、挂号信函等在《信件、快 递收件登记表》和《挂号信收取登记表》上进行登记并通知收件人取件（收件人需填写收件物品名称详细）。若收件人当时不在公司，林远峰需电话通知收件人，以免耽误公务。

（4）遇到付费快递，林远峰应联系收件人亲自付费签收，若其本人不在，可电话联系本人由其指定代收人签收。林远峰应保留好单据，并计入公司快递费用。林远峰不负责垫付任何到付费用。

（5）林远峰应妥善保留好相关记录。

II、发件管理

（1）公司发件时间：

快递发放时间为周一至周日每日9：00~17：00之间。

如遇特殊情况发件的在17：00前告知林远峰并登记，物品由林远峰保管并发递。

（2）发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安 全可靠），交到一楼后详细填写快递单并电话通知快递公司取件并把单号告知 收货人，由收货人自行跟踪。

（4）林远峰要妥善保留好相关单据，以便月底和快递公司核对清算运费。林远峰负责核对费用清单，核对无误须经分管领导签字确认后，由财务部支付。

三、快递费用的支付标准。

（1）、同一地点，同一客户每天只允许支付一单快递费（纤检局由闫经理负责，染厂由林真真负责，客户由业务员负责）超出部分不予报销，特殊情况填写特殊快递和信件收发申请表经领导审批后转林远峰存档月底统一上报领导审核。

（2）公司货车到达的目的地不支付快递费，由我司货车司机自行携带转呈，特殊情况填写特殊快递和信件收发申请表经领导审批后转林远峰存档月底统一上报领导审核。

（3）、中纺、翎艺、石狮布行及我司其他供应商一律不支付快递费，特殊情况填写特殊快递和信件收发申请表经领导审批后转林远峰存档月底统一上报领导审核。

(4)、我司面料及辅料原则上不允许用快递托运，客户同意支付快递费的除外，特殊情况填写特殊快递和信件收发申请表经领导审批后转林远峰存档月底统一上报领导审核（林远峰特别监督）。

（5）、我司往来单位由业务和采购还有办公室人员与相关人员进行协商，本着谁寄出谁支付的原则进行，由合作双方各付一部分快递费用。

（6）、染厂的快递费用与对方协商后另行公布。

（7）、个人物件快递费用及后果由其发货人承担，不计入公司快递费用报销中（林远峰特别监督）。

四、本流程自发布之日起实行。

福建新同兴针纺织有限公司

2013年9月21日

第三篇：物业前台收发信件岗位职责

物业前台收发信件岗位职责

1、负责客户接待工作，做到仪表端庄、态度和蔼、热情大方、反应敏捷、出事稳健;

2、负责为业主办理入伙、入住、装修手续;

3、按接待来访规定，做好来访登记，对电话预约的来访要及时通知有关领导或部门;

4、对突然来访者，及时向上级汇报;

5、负责接待处理业主咨询、投诉工作，并定期进行回访;

6、完成办公室临时交办的工作。

物业前台岗位职责2

1.负责对所管辖区域内的业户进行入户随访，提供日常服务，及对各项有偿服务的收费工作，时刻保证为业主提供优质服务，针对业户反映的重要问题，且不能马上给予解决的，应及时上报上级;

2.负责对业户报修进行入户跟进，确保维修的及时性，协助业户做好施工单位入户维修、消项工作的跟进;

3.负责每日对所管辖区域进行巡视，做好冬季托管房室内低温运行巡视记录，对空置房进行巡查，并协调有关部门做好清洁工作，在巡视中注意检查各种不安全隐患，发现问题认真记录，并通知上级主管和相关部门及时处理，将处理结果以书面形式上报;

4.协助上级做好对业户的意见或建议征询工作，协助开展业户满意度调查;

5.负责协助上级，做好施工单位入户的跟进验收工作;

6.牢记收费服务项目及收费标准，掌握无偿服务项目的内容，并根据业户需求及时提供服务，对超出服务范围的工作尽努力满足并完成;

7.简化业户与各部门联系程序，对于业户的投诉，能解决的则迅速处理，对无法当时解决的，说明原因并上报上级，通知相关部门并填写《投诉处理记录》，确定处理方案后，立即通知业户，并将当值时所接待的投诉处理情况认真填入《交接班记录本》;

8.负责物业费收取、催款工作，按公司要求完成本区域的收费目标，协助对公共设施进行检查，发现需维修的设备、设施做好记录，填写《维修单》，通知工程部进行维修，跟进维修情况，配合上级处理紧急突发事件;

9.做好每日对所管辖区域公共设备、设施巡视，并认真填写《巡视记录表》，发现问题上报主管领导并通知相关部门及时整改，对整改完毕的项目及时跟进;

10.负责为业主讲解二装办理、二装施工手续、施工人员证件、二装审批表签批、竣工验收及退还押金等流程;

11.熟悉掌握前台各项工作标准及工作流程，认真做好前台交接班工作记录;

12.负责处理业主/用户来电、来访及投诉的接待工作，对无关人员、上门推销和无理取闹者，阻挡在办公室外区域并交由其他人员处理;

13.负责业主电话咨询工作，公司及业主邮件、快递、报纸的接收及转交工作;

14.接到业户关于维修的来电或来函，根据来电或来函要求，记录后通知工程部安排维修;

15.负责开具临时出门条、看房条，为业主办理业主证、雇员证、租户证，负责为业主代购燃气/电、能源;

物业前台岗位职责31、负责初步接待各类业主的投诉、咨询等日常工作;

2、负责前台区域的卫生、6S等的落地及日常执行;

3、负责客户停留___分钟后，主动为业主提供饮品或其他增值服务;

4、负责接听服务中心电话，并及时将服务中心各类的情况传达至对应班组;

5、负责前台的收费工作，并每日核对发送服务中心收费、办理入住等的日报;

物业前台岗位职责41、负责接待工作，做好来电来访登记;

2、负责为公司办理进场装修手续，监管装修情况，有前期项目跟进商户进场经验，处理商户咨询、投诉工作;

3、负责公司清洁、绿化、维修登记等服务工作;

4、负责写字楼巡场工作，监督公共区域的清洁、摆设等日常性工作;

5、负责催缴物业管理相关费用工作;

6、其他上级交代的事项。

物业前台岗位职责51、主要负责该小区物业费的收缴等工作。

2、服务中心来访人员的接待。

3、完成上级交办的其它工作。

物业前台岗位职责61、负责业主收房手续的办理及档案的整理工作;

2、负责管理区域业主物业费的收缴工作,完成收费指标;

3、负责业主投诉的分析、处理及跟进,并进行回访;

物业前台岗位职责71、记录业主的来访及投诉;

2、前台费用收取(物业费、水电费、装修相关费用);

3、物业费的催缴工作。

第四篇：快件收发管理办法(参考)

1.目的：

规范公司收、发快递管理，防止快递丢失，降低运行风险，控制物流成本。确保公司快递的收发工作及时、准确、高效。2.适用范围：

适用于公司全体员工。3.定义：

快递物品：指公司员工因工作需要，寄送文件资料、产品样品、货物以及其他与工作相关货品等。4.权责：

人力资源部负责快递签收工作，并对收取的快递件进行登记，及时通知收件人领取，对于未被领取的快递，赋有保管义务。收发快递相关人员必须遵照本规定执行。各部门负责人负责本部门的快递费用管控工作。5.内容： 一.寄件流程：

选择快递公司—填写快递单—检查并包装—将快递件交前台核查—快递公司取件、整改

1.快递公司的选择：选择的原则是高效率、低成本。寄件人必须根据所寄物品的性质与紧急程度，合理、准确地选择性价比高的快递公司。

2.填写快递单：由寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。前台对寄件人所选快递公司的合理性进行审核，不合理的前台给予建议选择合理的快递公司，寄件人重新填写快递单。3.检查与包装：人力资源部负责对寄件的检查审核，并把所寄物品的属性进行详细登记，检查审核通过后，由寄件人按照快递公司的包装要求进行包装，并把快递单贴于包装盒上。

4.前台（电话）通知快递公司来公司收件，快递公司收件人审核包装，若包装不合格拒收，由寄件人重新包装。二.寄件相关规定： 1.物品分类选择参照表： 序号

寄件类型 A类：紧急件 B类：贵重件（如票据、证件、贵重配件或物品等）C类：普通件（如资料、文件、普通产品样品与配件等）4 D类：普通信函、贺卡等

2.重型配件（达5kg以上的非贵重配件）、公司样本、普通资料类原则上均选一般的快递公司（非顺丰快递），若是特急件，分管副总审批后可选顺丰快递等邮寄方式。

3.普通信函、贺卡等均选邮政，以平信方式邮寄。

4.严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的5-10倍处罚。

5.严禁私自寄公司产品，一经发现按该产品市场价值的5-10倍处罚，情节严重者视同偷盗，并追究其刑事责任。三.相关人员职责:

1.寄件人应合理、负责地选择快递公司，并准确清晰的填写快递单。2.寄件人将需寄发的物品备齐并与快递单一起放到前台待核查，核查通过后按快递公司包装要求进行包装。核查内容包括：是否为私人件、是否私自寄送公司产品（文件）、快递公司选择的合理性、快递单填写是否正确、包装是否符合要求等。对于不合格的快递退回发件人，按要求整改好后再予以寄发。3.若所寄发物品较重，需快递人员直接到车间或仓库取件的，寄件人必须安排一人陪同前往，禁止收件人独自前往处理。

4.人力资源部负责审核快递公司选择的合理性，快递单填写是否正确，预审包装是否合格及快递物品的价值（达到报价额度的应提醒寄件人进行报价寄发）。四.费用管控：

1.保价：为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000至10000万元的物品和易碎、易损件必须进行保价，若未保价而物品发生损坏的，寄件人将酌情承担相应责任。

2.所有发件费均挂到发件部门，月底前台提供发件清单，并做好费用统计，发件部门负责人签字确认。

3.对于快递费过高的部门，部门负责人应进行分析，并制定整改措施交分管副总确认后报人力资源部。

4.人力资源部对公司整体快递费进行管控。五.前台收件规定：

1.不需支付到付快递费的快递收件由前台签收、登记后，及时通知相关部门责任人签字领取。

2.需支付到付快递费的快递收件，前台应及时联系收件人或并办理付款手续。3.贵重物品和公司秘密文件原则上由前台通知收件人到前台自领，如收件人无法领取时，由前台与收件人确认后再办理代收手续。

4.前台签收所有快递件必须进行登记，并让收件人签收，若收件人不在可通知部门相关人员直接签收。

5.公司所有寄件的快递单统一由前台保管（保管期为一年），便于对账和查询。6.为了保证前台已签收快递的安全和维护公司前台的形象，要求收件人或委托人必须在前台通知后即时将收件从前台领走（下班签收的快递除外），如果当天未领走的，每超1天对收件人罚款50元。

7.前台已签收的快递件并通知收件人来领取的，如当天未领走造成遗失或损坏由收件人自行负责。六.遗损件索赔：

1.寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到前台，由前台与快递公司跟进索赔，寄件人须给予相关配合。

2.前台须对每单索赔件记录在《快递件遗失/损坏登记表》上，便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价供应商的服务能力。七.附件：

1.《快递件收发（签收）登记表》 2.《快递件遗失/损坏登记表》

第五篇：物料收发存管理办法

物料收发存管理办法

一、目的

对仓库物料收发流程规范化。确保收发数量准确,满足生产的需要

二、适用范围

适用于本公司对外采购的所有物料、委外加工半成品以及所有仓库物品

三、工作内容

1． 数量验收（产品过检后）

1.1 确认供应商,核对供应商送货清单的型号、数量、品名是否与物料申购单一致，不一致的第一时间和采购人员进行核对，并查明原因待确认后方可收货。1.2 对来料数量较大的按大件全点、小件20-30%的比例进行数量核查并做好抽查标识，对于来料经较贵重的要做到数量全部清点准确，对小件物品必须用电子称称数量，对有差异情况及时上报并做好记录。

1.3 所有来货来料必须在数量清点完成后,供收双方共同确认情况下签单收货，数量异常签实收数量并要求送货人签名确认方可收货。2.入库

2.1 检验合格后安排物料及时按相应位置及物料特性选择合理的摆放方式摆放整齐

2.2 依送货单及实收数量开具入库单，录入ERP系统及做好手工入账手续 2.3对入库物料第一时间做好标识卡做好记录,标识卡要注明品名、料号、来货时间及供应商和实际入仓数量。物料标识卡必须置于物料正面最易看到的位置，做到数据易读取易记录 3.物料的保管

3.1 所有物料入仓后必须按仓位、区域、包装方式将物料摆放整齐，挂好物料标识卡

3.2 物料发放后须进行整仓、归位整理、减卡 3.3 所有物料必须做到安全维护和保管

3.4 对于在仓库存放半年以上的呆滞物料应每月及时统计,上报处理

3.5 仓库内必须保持通风,做好防火、防水、防盗、防潮、防压、防腐等六防 3.6 仓库人员于下班离开前应巡视仓库及门窗电扇等是否关好以确保仓库的安全 4.发料

4.1 库管员须认真核对物料发放指令领料单)、发料单是否一致，如有不相符应及时反馈相关人员确认后方可发料

4.2发料时必须有物料员及仓管员双方对数量确认无误,共同在领料单上签字确认

4.3 发料时必须按先进先出的原则发放物料 5.单据的填写要求

5.1 单据填写内容要完整、字迹工整、不得随意涂改，如有改动必须有改动人在改动处签字确认方为有效

5.2 联单必须按既定联数进行分发保管,以便查证 5.3 每月的所有单据资料整理分类后统一保管