会计工作岗位应具备的基本技能

第一篇：会计工作岗位应具备的基本技能

财务成本管理标准范围

本标准规定了企业财务管理和企业成本管理与定额管理的规定。

本标准适用于全公司。职责范围

2.1 总公司财务处制定本标准并按本标准监督审查各分公司财务。

2.2 各分公司财务科按本标准规定管理好各自业务，保证本公司在生产经营中发生的资金筹集、使用、偿还合理守法而有效运行。财务管理

3.1 货币资金管理与应收帐款管理按总公司《财务管理制度》规定执行。

3.2 财产清查：认真负责地管好用好公司全部资产（固定资产与低值及耗品），明确产权关系，保证以最少的资金占用和耗费取得最佳经营成果。

3.3 编制企业财务计划。完整确切实际地按时向总经理提供资金流转计划、成本计划、利润计划、财务收支计划、营销收入计划及其完成情况。

3.4 建立内部经济核算制。按期将财务指标层层分解，下达各经营管理部门与单位，归口核算管理，并严格考核。各车间、工段必须完成经济目标责任制。

3.5 财务分析。财务主管每日必须按时将“企业统计分析报告”、“财务分析报告”送交总经理审查，并同时上报业务上级或行政管理部门。

3.6 财务审计。总公司每年至少一次对下属各分公司财务进行一次审计。以国家的政策法令和总公司的“财务计划”与本标准规定等帐务处理、财产清查、流动资金运用等查明各公司的财务实况。各分公司财务也要各自对下属承包单位进行相关的监督审查与清查。成本管理规定

4.1 成本管理分类。本公司实施的成本管理是按批次产品实际消耗成本加权平均法核算成本。成本管理实行计划成本与实际成本对比分析的方法控制本批次实际成本管理体系。

4.2 成本控制。为了降低直接成本，除实行费用包干与加强经济责任制的落实与考核外，平时重点增强全员成本意识，在保证产品质量稳定提高的前提下，提倡“节约一分钱光荣，跑冒滴漏可耻”的企业精神。

4.3 实施直接费用和消耗批次产品实际成本核算制和超罚节奖制，直接进入工段负责人经济责任制考核。

4.4 加强半成品的管理与考核。工段统计员严格真实统计好半成品投料数量与副产品废品和可再利用废料数量，按批次报给财务处。

4.5 信息捕捉弄与评价。在加强批次核算的责任制管理中，应特别注意观察成本控制系统中出现的蛛迹马迹信息，一经捕捉到就不能轻易放掉，要进行认真的调

研与评价机制，以保证及时纠正管理中的编差，堵塞漏洞，从而持续逐步降低产品成本和企业成本。

定额管理

5.1 物资储备定额管理

5.1.1 物资储备额按实物数量（kg）为单位储备，按批次产品设计配方数量的105%储备，或采购到货时间与车间日耗量计算各种料最低储备定额。

5.1.2 按目前国际国内市场物资供应信息，合理确定某种原辅材料的常规储备、季节储备、保险储备、季节储备的储备定额。

5.1.3 加强储备定额与流动资金管理。尽可能压减物资储备定额，关键是加强实际物资消耗定额的管理，减少流动资金占有的有效管理。

5.1.4 加强日常库存储备结算，使实际储备既能保证车间批次产品完成计划，又能减少资金占用，使储备定额经常保持在合理水平的标准上。

5.1.5 对供应办物资采购责任人和仓储管理人员实行严格的责任制和检查储备计划管理，实施情况落实到经济责任制上。

5.1.6 加强采购到货时间的管理和质量的管理，供应商报价采用最低（保证）报价投标（暗标）式管理。

原始凭证的填制

1.原始凭证上需要填制的文字和数字要清晰、工整 , 符合规定要求。

2.内容填写齐全、文字简明准确、数字计算正确;凡填有大写和小写金额的原始凭证 , 大写与小写金额必须相符。

3.填制印有金额栏而没有小写合计项的原始凭证 , 不论填写几笔金额 , 如有空行均应划斜线注销 , 注销线由金额栏填写的最后一行右下角划至最低一行的左下角。

4.原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的 , 应当由开出单位重开或者更正 , 更正处应当加盖开出单位的公章。

5.增值税专用发票按照税务部门的规定填制。

6.从外单位取得的原始凭证如有遗失 , 应当取得原开出单位记账联的复印件和盖有公章的证明 , 由经办人写出说明 , 经单位有关领导批准后 , 才能代作原始凭证。如果确实无法取得 证明的 , 如火车、轮船、飞机票等凭证 , 由当事人写出详细情况 , 经单位有关领导批准后 , 代作原 始凭证。

记账凭证的填制

1.记账凭证上需要填制的文字和数字要清晰、工整、符合规定要求。

2.记账凭证可以根据每一张原始凭证填制 , 或者根据若干张同类原始凭证汇总填制 ,也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

3.填制记账凭证的日期应以财会部门受理会计事项日期为准 , 年、月、日应写全。

4.记账凭证摘要应简明扼要的反映经济业务内容。

5.会计科目的使用 , 应符合国家统一会计制度的规定。不得改变会计科目的核算内容 ,不得简化或改变会计科目的名称。使用会计科目图章的，应与横格底线平行盖正。

6、记账凭证填制完经济业务事项后，应在金额栏最后一笔数字与合计数之间的空行处，从右上角向左下角划斜线注销。

7、记账凭证填写的金额要与原始凭证金额相同。

8、使用收款凭证、付款凭证和转账凭证的单位，对于将现金存人银行、从银行存款中提取现金，或办理各银行存款之间的划转业务，一律填制付款凭证。

9、在记账前，发现记账凭证中的会计科目用错、记账方向填错或全额错误，一律作废，重新填制记账凭证。

10、已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”宇样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，说明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另缚一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的汇账凭证。

会计凭证的装订及保管

1、会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失。

2、会计凭证装订前，应先检查会计凭证及其附件是否齐全，编号是否连续完整，确认无误后再进行装订。

3、记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表、按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫起码，由装订人在装订线封签处签名或者盖章。对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类；同时在记账凭证上注�“附件另订”和原始凭证名称及编号。

4、各种经济合同、存出保证金收据、上级有关部门批淮文件以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

5、原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批淮，可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件，应当在登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

账簿记录错误更正及结账

1、账簿记录错误的更正

（1）账簿发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写。

（2）登记账簿时发生错误，应当将错误的文字或者数字划红字注销，但必须使原有字迹仍可辨认，然后在划线上方填写正确的文字或者数字，并由记账人员在更正处盖章。对于错误的数字，应当全部划红线更正，不得只更正其中的错误数字。对于文字错误，可只划去错误的部分。

（3）由于记账凭证错误而使账簿记录发生错误，应当按更正的记账凭证登记账簿。

2、账簿对账

（l）各单位应当定期对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人等进行相互核对，保证账证相符、账账相符、账实相符。对账工作每年至少进行一次。

（2）账证核对。核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否－致，记账方向是否相符。

（3）账账核对。核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符，包括：总账与有关账户的余额核对，总账与明细账核对，总账与日记账核对，会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等。

（4）账实核对。核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符。包括：现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对；银行存款日记账账面余额定期与银行对账单相核对；各种财物明细账账面余额与财物实存数额相核对，各种应收应付款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人核对等。

3．账簿结账

（l）结账前，应当将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。

（2）结账时，应当结出每个账户的期末余额。需要结出当月发生额的，如现金、银行存款日记账和收人费用等明细账，每月结账时，应在摘要栏内注明“本月合计”字样，并在下面通栏划单红线。

（3）不需要结出当月发生额的某些明细账户，每次记账以后，都要随时结出余额，每月最后-笔余额即为月末余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划单红线，不需要再结计一次余额。

（4）需要结出本年累计发生额的某些明细账户，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏划单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏划双红线。

（5）总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时，为了总括反映全年各项资金运动情况的全貌，核对栏目，要将所有总账账户绦出全年发生额和年末余颔，在摘要栏内注�“本年合计Ⅱ字样，并在合计数下通栏划双红线。

4、账簿更换新账

年度终了更换新账时，要把各账户的余额结转到下一会计年度，并在摘要栏注明”结转下年“字样，在下一年度新建有关会计账簿的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明”上年结转"字样。结转下年、上年结转均不需要编制记账凭证或科目结转表。如果会计科目名称发生变化，应在上年结转后面填写旧科目名称。

第二篇：策划人应具备的基本技能

策划人应具备的基本技能

2005-12-20阅读3323次

策划是一种跨学科的行为，因此作为策划人就应该具有综合能力。这其中具体包括：创意能力、创新能力、市场调研能力、组织能力、洞察能力、竞争能力、整合能力和执行能力。

一、创意能力 创意是指具有独创的思维。“运筹帷幄，决胜千里”就是对策划人的创意的要求。“运筹帷幄”，是指对外界所有相关趋势的掌握，并能立足于现实推断未来的变化；“决胜千里”则意味着策划的事业不只是立足于现实，更是跨越时空的限制。

因为策划是为了未来，而未来充满了不可知，所以，创意就带有一定的幻想成分，需要反常规思维。当然这种幻想和反常规，不是为所欲为的，是要遵循所掌握的信息和已有的基础。

创 意是企业策划人心智的最高体现，是企业策划人驾驭知识、驾驭信息的整体能力。创意能力首先要求，策划人必须运用形象思维描绘出企业策划全局的框架，然后再 用简洁的语言描绘企业策划的概要，并能够充分把握人力资源、物力资源、财力资源、社会资源以及各种可以动用资源的变动趋势和发展趋势。

创意如同建筑中的框架结构，是企业策划的重要因素。创意是否合理，将决定企业的成败。例如，微软公司在1998年对陷入危机的苹果电脑公司注资1.5亿美元，使昔日的竞争对手的险情有所缓解，这一创意震惊了世界的同行。那么，比尔•盖茨的这种做法的意义何在？

首先，他的这种创意旨在于使微软公司在商业性竞争中寻求新的能量补充。毕竟，苹果公司曾经是一家辉煌的电脑霸主，尽管元气大伤，但其潜在势力仍然不可低估，况且，许多电脑公司在苹果公司乏力的时候，谋求与其合作。而微软公司的一些主要竞争对手，如国际商用机器公司（IBM）、大智公司（Oracle）、太阳微系统公司，特别是网景公司都在借助与苹果的合作来与微软公司明争暗斗。因此，比尔·盖茨的这种创意，有可能提高微软公司经营的安全度。

其次，如果苹果公司彻底垮了，那么微软公司操作系软件的市场占有率将达到约为92％。按照美国《反垄断法》规定，如果某一个企业的市场占有率超过一定标准，而且市场中无对应的制衡产品，它就要面临反垄断方面的调查。一旦苹果公司不存在，则 微软公司就要受到美国司法部门和联邦贸易委员会按反垄断法进行质疑，如若这样，微软公司为这场诉讼要付出的费用将大大超过它能从苹果公司让出的市场份额中 赚取的利润。

第

三、在网上浏览器方面，由于网景公司捷足先登，占领了大部分市场，微软公司一直在暗中寻求机会，试图夺回自己在网络电脑方面的优势。现在，由于与苹果公司 的联手，微软公司就可以将自己生产的英特网搜寻器附装在每一台苹果电脑的包装盒里，用户如果想用网景浏览器，就得自己去买软件，自己安装，很不方便。这就 为微软公司的英特网搜寻器增加了竞争获胜的筹码。

最后，比尔•盖茨的创意还在于拉苹果公司入怀，可以缓解由于其他大的软件公司联手开发的“爪哇”程序语言，对微软公司“视窗”造成的威胁程度。

可见，作为策划人，创意能力是最基本的素质。

二、创新能力 创新就意味着突破。而策划就是通过对资料、信息的整理运用，谋求一种突破。创新能力在整个企业策划方案中起着重要作用。从主意的产生、选择到构思的精细巧妙，从方案的表现、描述，导向企业建议实施，每一个阶段都需要创新能力。

创 新能力是基于学习能力之上的创造、更新。创新是所有进步的源泉。创新在企业策划构思阶段是对资源的创新利用，在企业策划完成阶段是对旧又机制的更新，在企 业策划表现阶段是对理性思维的感性表现，在企业策划实施阶段又表现为新思想、新知识得到了验证并取得成功。因而，创新对于企业来讲十分重要。创新是新价值 的体现。创新能力的发挥，来自于对事物发展的敏锐观察力，即“察人所未察”。例如，被西方传媒誉为“蓝色巨人救世主”的IBM公司总裁路易斯·格斯特纳的创新能力使得IBM重振雄风，取得辉煌的业绩。

绰号“蓝色巨人”的IBM 公司，鼎盛于80年代，曾经雄居于《财富》杂志评选的世界500强的第二位，长期以来IBM执世界计算机产业之牛耳，被视为美国科技实力的象征和国家竞争 的堡垒。但是，进入90年代，整个计算机产业的竞争格局发生了重大的变化，由少数大公司垄断技术、瓜分市场的昔日美景已经散尽。个人电脑和工作站技术发展 迅速。但IBM公司没有及时进行创新，仍然固执地坚持以大型主机系统为核心的经营战略，错失良机。从1991年开始连续三年严重亏损，1993年更是创下 了美国企业经营亏损81亿美元的天文数字。股东的信心严重受损，股价一路下泻，从1987年的175美元跌到1993年的41美元的最低谷。美国舆论 称之为“国家的灾难”。就连刚上台不久的克林顿总统也对此深表惋惜。这时的IBM已经到了最危急的时刻。前任总裁埃克斯引咎辞职，而路易斯•格斯特纳临危 受命，接任IBM公司总裁职务。

这位靠经营香烟和快餐起家、对计算机外行的人，硬是靠着不断的创新，使IBM恢复了往日的辉煌。

他认为IBM 公司最需要的是一种远见，而这种远见来自于创新。他在接任总裁后，对人事、技术、营销、合作等各个方面进行破旧立新，经过6年的努力，1997年，IBM 公司的营业额为785亿美元，取得68亿美元的税后净利润（IBM公司易主的当年亏损81亿美元），股价也达到了空前的185美元的水平，比最低的 1993年翻了4倍。由此可见，创新与不创新的差异。策划人就应该具有捕捉信息不断利用信息进行创新的能力。

三、市场调研能力

策划人活的灵魂就在于他能够准确预测和善于把握历史发展的机遇，不失时机地成为引领市场潮流的领导者。

市场调研能力是指策划人对市场现状的分析进而预测未来趋势的能力。它要求策划人要有深谋远虑、未雨绸缪的战略眼光。市场调研能力如何，会直接影响策划的结果。

四、组织能力

组织能力是指策划人能够根据策划本身的要求，将策划资源进行有机结合的能力。包括对策划人才的找寻、策划资料的搜集、策划方案的制定等等，也就是

对人、物、事实行统筹安排。因此策划经理人的组织能力是否强，将直接影响企业策划结果。

具体来讲，策划经理人的组织能力包括了内部组织的调配和外部组织协调，以此达到共同策划、制作、实施的目的。

组 织能力除了要求企业策划人具有极强的组织纪律性和团队协作精神之外，还要求企业策划人必须具有较强的组织领导能力——统率力。在任何一个企业策划活动中，任何一个个人的能力总是不能够代替所有，况且，个人能力再强如果没有团队的合作，也难以发挥作用，有时甚至会起到相反的作用。可见，企业策划是一项集体活 动，需要策划团队中每一个策划人的通力合作，才能形成策划效益——有效的策划结果。

因此，在策划活动中，组织能力越强，内部合力就会越大，目标也就越能够一致。此外，组织能力对外部组织的协调更为重要，因为外部资源的充分利用将为企业策划提供很大的构思空间和实施空间。

五、洞察能力

洞察能力就是指策划人能够全面、正确、深入地分析认识客观现象的能力。企业策划人的洞察力对于策划的结果的质量具有直接的影响。策划人应该具备统观全局、全面分析的能力；具有能够透过现象抓住本质以及着眼发展、科学预见的判断能力。只有这样，策划人才能够保证策划的针对性，找到解决问题的关键所在，获得策划的成功。

“察人之所未察，见人之所未见”是对策划人洞察力要求的具体描述。策划人应该善于从过去和现在的资料文献中，迅速发现可供策划所用的一切有关的资料，并将其转化为策划中具有创意策划的重要素材。

洞察力有时也被称为对事物发展变化的敏感力和分析力，亦或称为观察力。是策划人应具备的最基本素养。

六、竞争能力

竞争实际上就是实力的较量。竞争能力也就是与对手较量获胜的能力。策划人的策划活动结果是否能够是企业有长足的发展，就是策划实力的验证。

企业策划是企业获得竞争主动权的关键动能，因此，策划人必须要在进行策划活动之前搞清楚这样几个问题：

这个企业策划能否给企业带来利润？

这个企业策划案在实施过程中会遇到很大困难吗？

这个企业策划与其他同类型企业的企划有何区别，是否具有竞争力？

只有对这些问题进行合理的有针对性的企业策划活动，才能确保策划的竞争性和企业的竞争优势。

例如，柯达和富士两大公司，在市场竞争中经常是不分伯仲。但是在1998年，柯达公司的销售业绩出现滑坡，业绩增长率从20％下滑到7％，在美国国内，柯达的市场份额下降了4％，其中大部分为富士公司夺走，结果使柯达公司的营业收入下降了24％。

面 对这种情况，柯达的首席执行官费希尔反复找原因，他说：“如果我们认为我们过去是造胶卷，我们今后是搞数码，那我们会出问题。但是，如果我们清楚地知道我 们过去的业务是照片，今后也是照片的话，那我们就会利用一切现有的技术。”这其中的关键就是要使柯达“数码化”。以次来恢复和增强可达的竞争力。

柯达正是注意到了人们将来将利用影像革命的成果，丰富生活。影像可以用数码相机拍照，也可以由传统的照相机拍摄在胶卷上，然后把它扫描到计算机或CD上去，以便剪裁、储存、查找和印制。经过扫描的影像，可以通过互联网发送到亲朋好友那里去，或随心所欲地进行处理。柯达公司的新发明——魔术相机只要花3美元，就能把你的照片印到一个啦啦队员的身上。柯达公司的另一项新发明——魔术成像中心，花10美元左右就可以坐上兰治一罗孚越野车在火星上拍照，或和你所喜欢的大怪兽合影。柯达已经将第一批10个魔术影像中心运到宇宙主题公园和迪士尼乐园等地。

这一竞争策划的结果，使柯达在数码照相机方面占了全世界市场的25％，在美国国内市场一美元计算名列前茅，欧洲第一，在日本市场上也不错。柯达认为“应该在能产生附加值的环节上多下功夫，在不能产生附加值的环节上实行商品 化”。为了推进世界范围数码照相机的销售，柯达公司又买下了日本千根工业株式会社的51％的股权，准备利用该公司装备最新的数码机。如果其设想能够全部实 现，柯达公司就可以恢复竞争优势，并能够取得稳定持久的增长，预计每股收益10％递增。

七、整合能力 整合能力是指策划人对信息的有效使用能力，即指策划人在占有大量信息资源的基础上，所应具备的有效取舍信息元素，形成策划要素组合的合力效应的能力。

企业策划人对策划活动中的系列行为和措施需要进行整合。整合就是对所拥有的信息进行提纲挈领地分析，抓住主要信息，使其与要进行的策划活动相关。然后抓住事物的主要环节，以主题思想作为策划活动的指导，将相关的内容统串起来。

整合的过程就是对对象事物进行取舍的过程。如何进行取舍、如何进行彼此的衔接、如何突出主题、以及如何点出要害等环节的操作过程和操作效果，是评判企业策划人整合能力强弱的试金石。

策划人的整合能力，基于他的理性思维能力，即在一定理论指导下的系统思维。还在于策划人对信息情报资源的大量、合理、高效的占有能力。所以策划人的整合能力是有前提的。只有在他占有足够多的信息，并且具有理性分析之后的合理取舍，才能是策划活动具有创新性和创造性。

八、执行能力 执行能力就是企业策划人将创意整理为可实行方案，并指导操作者予以有效实施的能力。

任 何一种好的创意，不实施的话，就不可能自动产生效益，企业策划创意也如此。策划人要尽可能地是企划创意及其策划方案能够付诸实践。一位出色的企业策划人不 仅善于创意，更要有将其付诸实践，并在实践后能得到良好的效益。比如，企业在实施策划案之后，能够提高营业额、增加收益、降低成本、提高职工士气、经销商 共识增加以及企业品牌和形象蓄势增值等。

杰出的策划人应该具备较强的执行能力，他应该善于把自己的独特创意、构思予以整理、修正，并能巧妙地融入企业策划中，让企业中的每一位具体操作者都能够准确地理解、领悟并支持策划案的实施，这样才使策划人的执行能力真正得以实现。

第三篇：仓管人员应具备的基本技能

仓管人员应具备的基本技能

1.熟练掌握出入库作业及库房管理的方法、规范及操作程序； 2.熟悉仓库管理制度及相关管理流程； 3.具备一定的质量管理知识和财务知识； 4.懂电脑操作。收货验收

1.货物进仓，需核对订单（采购订单和生产订单）。待进仓物品料号、名称、规格型号、数量与订单相符合方可办理入仓手续。

① 严禁无订单收货；因生产紧急、人员外出等特殊情况需请示上级和订单管理部门并获得授权、同意可变通办理，但订单管理部门必须在一个工作日内补下订单； ② 严禁超订单收货。因合理损耗领料或计量磅差或机台最少生产数量等原因导致的少量超订单收货，应在合理范围内并符合相关管理规范或规定。

2.货物进仓，必须采用合适的方法计量、清点准确。大批量收货可采用一定的比例拆包装抽查，抽查时发现实际数量小于标识数量的，应按最小抽查数计算接收该批货物。3.货物进仓，需办理质量检验手续，其中：

① 外协、外购物料/产品必须填报《报检单》，检验合格后方可办理正式入仓手续；其他供应商提供的送货凭证或临时填写的暂收凭证均只能由仓管员签名暂收数量，且不得加盖代表公司的任何公章。

② 特别地，对抽检不合格而生产部门要求“回用”或“挑选使用”的物料，必须符合相关流程和审批手续，而且仓管员必须在签收时注明“不合格回用”或“挑选使用”字样。③ 自产成品、零部件，必须凭当批次质检合格文件（或单证）办理入仓手续。

中山市思念电器有限公司

生 产 部

第四篇：企业办公室员工应具备的基本技能

企业办公室员工应具备的基本技能

办公室作为企业管理的中枢及信息反馈机构，是企业上下连接的桥梁，是企业正常运转的内在“转盘”，是企业生产经管理工作有序进行的重要节点。在经济全球化竞争愈演愈烈的背景下，办公室员工不仅要具备良好的协调能力、写作能力、语言表达能力，更应不断学习新理论、新方法，改善思路，拓展思维，推陈出新，不断提高工作效率和服务意识。

华锡集团是集探、采、选、冶、深加工于一身的大型股份制公司，其下属单共15家，近年来随着公司不断加大人力物力的投入，办公室系统队伍建设逐步走上了规范化、科学化、现代化。当前整合资源，优化产业，全力以赴实现上市是集团公司的工作重中之重，新形势下办公室的地位和作用越显突出，工作势必面临新的挑战，对办公室员工能力要求将会更高。办公室作为一个单位职能的中心枢纽部门，是各部门的协调中心，未来一段时期，办公室工作者发挥职能的强度也将进一步加大，工作综合能力高低将直接影响企业的形象，并在一定范围内体现着企业领导班子的执政能力，因此加强对办公室工作的管理，大力培养一批德才兼备、具有真才实学、有高度责任心的办公室人员队伍，才能适应新时期的要求。本文将结合供职办公室以来的感受，从统筹协调能力、学习能力、文字写作能力等六个方面试谈办公室员工应具备的能力。

一、要具有良好的统筹协调能力

在现代企业管理中，办公室主要有管理、协调、服务三大功能。其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。对于现代企业来说，办公室是一个综合性的管理服务部门，是企业正常运行的桥梁和纽带。“办公室不仅要立足宏观协调，做好领导关系的协调，也要做好上下左右、部门之间关系的协调；既要做好内部协调，也要从统观大局和统揽全局的高度做好外部关系的协调。”因此，办公室员工应具有良好的统筹协调能力，为决策的执行和企业目标的实现提供组织保障。

（一）、统筹协调企业内部各部门。办公室是领导意志和决策的传声筒，领导得出决策后，会通过办公室传达到下级各个部门，并往往由办公室具体执行、承办和催办；办公室不仅要协调各部门开展工作，而且要及时监督和了解工作的进度。因此，当某项决策或文件下达办公室，办公室第一时间最重要的就是组织好各部门协调配合，为企业决策的具体执行扫清障碍，为目标的实现提供组织保障力量。

（二）、统筹协调上下关系。办公室是企业上级和下级有效连接的桥梁和纽带。办公室既要为领导的决策提供参谋和服务，又要为下级服务，代表企业职工传达意见，协助他们解决问题，使领导层和基层员工有效连接。协调好了上下关系，也就协调好了生产运行关系，为企业营造良好的领导和被领导关系、为企业的和谐发展提供强有力的基础和保证。在生产决策上，办公室要及时了解生产一线的情况，把最真实的基层情况及时准确地反映给领导，做好领导的“耳目”和“左右手”，为领导正确决策的提出提供第一手的资料，避免决策与现实、上级与下级的脱节。

（三）、统筹协调内外关系。办公室既是企业的服务部门又是企业的公关部门，在外出公关、客户来访的过程中，办公室员工是企业形象的代表，办公室人员形象关系到企业形象、声誉好坏，协调好企业内外的关系，是办公室员工的职责所在。

二、要具备扎实的写作能力

写作能力是办公室工作人员的基本功。“作为领导的助手，办公室人员首先应具有基本的写作能力和办事能力”。在办公室日常工作中，起草文件、拟写报告、发言稿、讲话稿是最常见的工作。这就要求办公室人员要具备扎实的写作功底，熟知各种应用文的写作，了解各种应用文的写作特点和技巧，才能及时完成领导交办的写作任务。以公文标题为例，在近期浏览的一些公文中发现有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。

（一）、语句不合语法规范

例

1、***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。

例

2、***公司关于加快发展彩色印刷品生产若干措施的通知。

病例分析：

例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

例2的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。

（二）、请示、函、报告三者混淆

例

3、***关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。

例

4、***关于申请2011年公费医疗补助费的报告。

病例分析：

例3的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。

例4的标题内容是某国企请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用“函””。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。

叶圣陶先生在《大学国文序》里说过这么一段话：所谓能力不是一会儿就能从无到有的，看看小孩子养成走路跟说话的能力多麻烦。阅读跟写作不会比走路跟说话容易，一要得其道，二要经常的历练到成了习惯，才算有了这种能力。

叶老所说的能力标志，一是“得其道”，我们认为是写作的路子，写作的要领。各行有各行的路子，内行人一说路子歪了，就麻烦了，恐怕比没踏上路子还糟糕，因为纠正起来很难；但摸准了路子也还不算有能力，还要“历练到成了习惯”，这就需要学习者从事刻苦的实践了，要通过自己的体味、揣摩，把理论转化为自己的心得体会，然后才能真正指导自己的写作，使之转化成一种熟练的技能技巧，一种运用语言文字的能力，一种自然而然、心到笔随的“习惯”，这才算有了“能力”。

办公室的写作范围极广，有时经常根据领导的授意拟写各种文稿，写作能力的提高没有捷径可达，唯有勤学多练，方能提高自己的写作能力。在工作中应广泛涉猎政治、经济、文化等学科的知识，保持职业的敏感性，善于总结归纳，不断提高自己的写作能力。

三、要具备良好的语言表达能力

这里的语言表达能力是指口头表达能力。“语言既是人们进行思维的工具，也是人们交流思想、意见的主要工具。在意见沟通中，能否正确运用语言文字，与沟通的效果关系十分密切”。办公室人员不仅要与领导沟通而且还要与基层员工沟通，有时还需要协调人与人之间、部门于部门之间的矛盾。在工作中，办公室人员上传下达要说话，汇报情况要说话，接待来访要说话，„„因此说话的技巧与艺术无时无刻不在我们身边。

这是某公司办公室主任处理因酒店电梯故障而遭到顾客上门投诉时的对话：

“您早，先生!您早，小姐!”办公室主任面带笑容，很有礼貌地迎上前打招呼。

“你是„„”男客人的声音比在总经理室门外时压低了一些。

“请两位这边坐。”办公室主任没有直接回答，而是先领客人到隔壁会客室，请客人在沙发上坐定。

“你就是总经理？”客人望着年轻的办公室主任，将信将疑地问道。

“请用茶!”办公室主任招呼客人用茶，仍不作正面回答。

“如果你是总经理的话，我就对你说吧。”客人还想试探一下对方的身份。

“小姐，请用茶!”办公室主任“王顾左右而言他”地招呼些在一旁没有作声的小姐。

“你们是怎么搞的，该死的电梯把我们关在里面这么久!”客人开始投诉了，“我花了钱住饭店，不是花钱买倒霉的。我拒付房金。”

“电梯出故障，虽说是偶然，但当然是我们饭店的责任，我先向您两位表示歉意。”办公室主任边说，边为客人斟加了茶。

“道歉有什么用？我还是要拒付房费，我们的性命都差点给丢了。”客人用日语对身边的小姐叽咕几句。

“先生是日本人？中国话说得不错吗。”

“half japan”客人冒出一句英语。

“先生挺风趣，‘半个日本人’。”

“是呀。我母亲是中国人，我父亲是日本人，我小时在东北外婆长大的。”

“噢，您是第一次来上海吗？”

“当然是第一次。到了上海生意还没有谈，就碰到不顺心的事，几家五星级饭店都客满了，只好住你们这家四星级的，倒霉的事今天又让我给碰到了。”

“想必您听说过我国有句古话叫做‘好事多磨’，我可要祝福您交好运喏。”办公室主任做着祈祷的手势。

“什么意思？”客人有点好奇不解。

“我不相信迷信，但我却相信‘好事多磨’的话。可不是，您未住进五星级饭店，却能住我们饭店，真使我们感到很荣幸。我店的电梯是日本三菱的，使用七年来，没出过一点故障，今天让您两位受惊了。我想，先生您的生意肯定会谈得很成功。”办公室主任说得象真的一样。

“是吗？”客人的情绪到此时已完全变得正常了。

“当然啦，我国还有一句古语，叫做‘大难不死，必有后福’，虽然电梯出故障，我们要承担责任，但先生小姐有‘后福’我也该祝贺呀。”

“你真会讲话。”客人笑了。“托你的‘口彩’，生意如果谈成功，一定忘不了你。”

“您两位有没有受到了点小伤什么的？”办公室主任关切地询问。

“伤倒没伤着，就是„„早餐到现在还没有用呢。”客人似乎没有什么可说的了。

“噢，非常对不起，我耽误你们用餐了。”办公室主任站了起来说：“很抱歉，我还没有自我介绍呢。我是总经理办公室主任，等总经理来了以后再请他拜访您两位。”

“不必了，你的接待使我们很满意，我也不是不愿意付房金，不过碰到这种不顺心的事，在气头上说说而已。”

办公室主任送客人到电梯口，打招呼道别。客人用完早餐一进客房，看到一盆水果和一份总经理签名的道歉信已放在台上。男客人看着信，满面笑容地对女秘书小姐说了些什么。

此案例中，正是由于办公室主任善用沟通技巧，使得问题轻松的解决了，可见办公室工作员工的言语表达能力有多重要。这就要求办公室人员具备良好的语言表达能力，掌握沟通的技巧和说话的艺术。

第一，掌握沟通的技巧。办公室员工说话时应做到：语言真挚动人，具有感染力；使用有意义准确的语言和文字；语言要纯朴；措词恰当，通俗易懂；借用动作、表情来表达情感；尽量使用短句；推论要严密，切忌讲粗话；交谈中的人称要明确；学会聆听，对方讲话时不要插嘴，少讲多听等等。

第二，掌握说话的艺术。说话是一门艺术，办公室人员不仅要能说，而且要“会说”，要善于言辞，善于化解分歧和矛盾，注意把握好说话的尺度，做到该说的说，不该说的不说。

四、要具有较好的时间管理能力

办公室从某种意义上看就似企业行政系统的“司令部”，是领导指挥全局和推动各职能部门以及下属单位工作正常运转的纽带，是沟通上下、衔接左右、联系内外的桥梁。同时，办公室又好比一个单位的后勤部，承担着公文处理、会议管理、信息处理、印章管理、信访工作、机要保密工作、公关接待工作以及领导临时交办的工作等日常工作。办公室的工作量之大，事务之多可想而知。但办公室的一项重要责任就是节省上司的时间，保证上司高效率的工作。面对这些林林总总，繁杂琐碎的工作，工作中要服从上司要求，完成上司交办的工作，工作无论理解还是不理解都要按照要求完成，不能只考虑完成自己已制定的小计划而贻误上司的工作和整个组织的大事。有效利用时间，事半功倍。时间既是一个常数，公平地分配给每一个人，又是一个变数，善用则多，妄用则少。珍惜时间，一分钟劳动就有一分钟成果。为了有效利用工作时间，办公室人员应该：

（一）、明确自己的工作任务和职责。你必须非常的清楚上司给你安排的工作任务中，哪些工作应由你自己完成；哪些工作应协助他人做；哪些工作部参与。

（二）、要区分常规工作和非常规工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。

（三）、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项完成任务，而不是机械的来一件事干一件事。

（四）、巧妙的运用一些方法，合理分配精力，精明的利用时间，以提高效率。如有些时候可以合并同类任务，集中起来专心致志一次完成，避免多次重复。

（五）、使用办公辅助手段帮助组织工作。包括工作日志、时间表、计划表、日程安排或印制好的“效率手册”等，在上面编制日安排和周计划，帮助个人管理时间，使工作有条不紊。那些非常规的、重要的、紧急的或定时的工作，应在计划表中明显标注，以引起自己的注意，使那些无论如何要完成的事绝不留到下一天。

（六）、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。工作时，应考虑到你只是团队中的一员，应考虑你周围上下左右的同事们，特别是有些工作要相互接受和转交，要尽量在自己的范畴内多做些，给他人以方便。能与同事们协调你的工作，团队的工作效率才会提高。

（七）、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作。例如公司要求在当天对某个请示进行批复，这就严格执行，安排进自己的计划。

（八）、应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度，有哪些不合理的安排，有哪些工作浪费了时间，有哪些做法给他人带来不便，从而得到启发，继续改进。

五、要具有较好的学习能力

“问渠那得清如许，为有源头活水来。”不断学习和总结前人的经验是人类社会得以进步、发展的前提。“未来最可靠的竞争优势就是克服各种学习障碍去有效地学习，学习政治理论、学习办公业务，学习前人、别人的思想和经验，丰富我们的思维”。在信息化的时代背景下，办公室工作对工作人员的学习能力提出了更高的要求，办公室工作人员不仅要学习好办公室业务知识，而且要提高政治素养，掌握社会政治经济动态，掌握各种信息，培养思想的远见性和预见性，为领导决策服务，做好领导的参谋。

（一）、学习理论政策，提高政策理论水平：要认真学习党的理论知识，学习国家和行业的重大方针、政策，不断提高政治觉悟和理论水平，以科学的发展观指导工作。

（二）、学习专业知识：当今社会信息发达，知识更新急剧加快，专业知识是我们胜任工作的要求，只有通过勤奋学习，特别是写作、信息化办公等方面的专业知识的学习，才能不断积累新知识，丰富新理念，拓宽新思路，富有创造性，适应新形势下企业快速发展的需要。

（三）、刻苦钻研业务：了解掌握信息、调研、文书、信访、档案、行政管理等方面的业务知识和办公自动化系统等新办公手段；同时，要致力提高科学办事和综合协调能力，学用结合、学以致用，增强知识素养，提高综合素质。办公室人员要通过不懈地学习和积累，通过系统的学理论、学政策、学知识、学业务，不断提高工作的系统性、预见性和创造性，使自身作风优良，业务精通，知行结合，学用相长，不断适应企业发展的需要。

六、要具有创新能力

“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”为适应新形势,实现办公室职能转变和工作创新是办公室工作的需要, 更是企业发展的需要。创新既是一种思想观念、思想方法，更是一种精神状态。办公室人员只有具备创新能力，才能适应时代的要求，适应企业发展的需要。

“创新就是要不断解放思想，实事求是，与时俱进。实践没有止境，创新也没有止境。”办公室作为一个单位的神经中枢，起着沟通上下，联系左右，协调内外的重要作用。要做好办公室工作，就必须有创新的工作思路、创新的工作措施，加强学习，创新工作思路，增强创新能力。

（一）、拓展创新思维。创新思维是创新能力的核心，有新思路才能有出路，创新思维是创新的前提，办公室人员想要在工作中不断创新，就要不断拓展自己的创新思路，拓展自己的思维。要敢于打破已有的经验，反对经验主义，摒弃古板的工作作风，用灵活、创新的思想引导自己的工作。另外，创新是一个不断学习的过程，创新的基础在于有效的学习和知识的积累及运用。要提高创新思维能力，就是要解放思想，胸怀全局，勤于思考，勇于实践。办公室人员要提高自己的创新能力，就要通过不断的学习来提高自己的精神境界，丰富自己的思维，改变自己的知识结构，增强自己的各种技能，同时要勤于思考，勇于实践，从而实现工作上的不断创新。

（二）、敢于尝试，敢为人先。创新是在没有任何经验和前例的条件下进行的。因此，办公室人员要想创新，就要有“凿空”精神，敢于尝试，敢作敢当；想别人所不敢想，做别人所不敢做。只有这样，才能在实践中不断创新，在工作中不断提高自己的创新能力。

总之办公室是一个协调部门、参谋部门、服务部门，是企业正常运行的中枢机构及纽带。在企业管理中，办公室的最大作用和功能是保持各部门之间、本单位和上级主管部门、业务相关单位之间的动态平衡。办公室人员唯有掌握工作技能，提高各项能力素质，加强学习，不断创新，以高度敬业的精神为企业服务，才能适应新形势的需求，为企业的发展作出新的更大的贡献。

第五篇：企业办公室员工应具备的基本技能

企业办公室员工应具备的基本技能

办公室作为企业管理的中枢及信息反馈机构，是企业上下连接的桥梁，是企业正常运转的内在“转盘”，是企业生产经管理工作有序进行的重要节点。在经济全球化竞争愈演愈烈的背景下，办公室员工不仅要具备良好的协调能力、写作能力、语言表达能力，更应不断学习新理论、新方法，改善思路，拓展思维，推陈出新，不断提高工作效率和服务意识。

华锡集团是集探、采、选、冶、深加工于一身的大型股份制公司，其下属单共15家，近年来随着公司不断加大人力物力的投入，办公室系统队伍建设逐步走上了规范化、科学化、现代化。当前整合资源，优化产业，全力以赴实现上市是集团公司的工作重中之重，新形势下办公室的地位和作用越显突出，工作势必面临新的挑战，对办公室员工能力要求将会更高。办公室作为一个单位职能的中心枢纽部门，是各部门的协调中心，未来一段时期，办公室工作者发挥职能的强度也将进一步加大，工作综合能力高低将直接影响企业的形象，并在一定范围内体现着企业领导班子的执政能力，因此加强对办公室工作的管理，大力培养一批德才兼备、具有真才实学、有高度责任心的办公室人员队伍，才能适应新时期的要求。本文将结合供职办公室以来的感受，从统筹协调能力、学习能力、文字写作能力等六个方面试谈办公室员工应具备的能力。

一、要具有良好的统筹协调能力

在现代企业管理中，办公室主要有管理、协调、服务三大功能。其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。对于现代企业来说，办公室是一个综合性的管理服务部门，是企业正常运行的桥梁和纽带。“办公室不仅要立足宏观协调，做好领导关系的协调，也要做好上下左右、部门之间关系的协调；既要做好内部协调，也要从统观大局和统揽全局的高度做好外部关系的协调。”因此，办公室员工应具有良好的统筹协调能力，为决策的执行和企业目标的实现提供组织保障。

（一）、统筹协调企业内部各部门。办公室是领导意志和决策的传声筒，领导得出决策后，会通过办公室传达到下级各个部门，并往往由办公室具体执行、承办和催办；办公室不仅要协调各部门开展工作，而且要及时监督和了解工作的进度。因此，当某项决策或文件下达办公室，办公室第一时间最重要的就是组织好各部门协调配合，为企业决策的具体执行扫清障碍，为目标的实现提供组织保障力量。

（二）、统筹协调上下关系。办公室是企业上级和下级有效连接的桥梁和纽带。办公室既要为领导的决策提供参谋和服务，又要为下级服务，代表企业职工传达意见，协助他们解决问题，使领导层和基层员工有效连接。协调好了上下关系，也就协调好了生产运行关系，为企业营造良好的领导和被领导关系、为企业的和谐发展提供强有力的基础和保证。在生产决策上，办公室要及时了解生产一线的情况，把最真实的基层情况及时准确地反映给领导，做好领导的“耳目”和“左右手”，为领导正确决策的提出提供第一手的资料，避免决策与现实、上级与下级的脱节。

（三）、统筹协调内外关系。办公室既是企业的服务部门又是企业的公关部门，在外出公关、客户来访的过程中，办公室员工是企业形象的代表，办公室人员形象关系到企业形象、声誉好坏，协调好企业内外的关系，是办公室员工的职责所在。

二、要具备扎实的写作能力

写作能力是办公室工作人员的基本功。“作为领导的助手，办公室人员首先应具有基本的写作能力和办事能力”。在办公室日常工作中，起草文件、拟写报告、发言稿、讲话稿是最常见的工作。这就要求办公室人员要具备扎实的写作功底，熟知各种应用文的写作，了解各种应用文的写作特点和技巧，才能及时完成领导交办的写作任务。

以公文标题为例，在近期浏览的一些公文中发现有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。

（一）、语句不合语法规范

例

1、***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。

例

2、***公司关于加快发展彩色印刷品生产若干措施的通知。

病例分析：

例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

例2的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。本文地址:

（二）、请示、函、报告三者混淆

例

3、***关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。

例

4、***关于申请XX年公费医疗补助费的报告。

病例分析：

例3的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。

例4的标题内容是某国企请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用“函””。该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。

叶圣陶先生在《大学国文序》里说过这么一段话：所谓能力不是一会儿就能从无到有的，看看小孩子养成走路跟说话的能力多麻烦。阅读跟写作不会比走路跟说话容易，一要得其道，二要经常的历练到成了习惯，才算有了这种能力。

叶老所说的能力标志，一是“得其道”，我们认为是写作的路子，写作的要领。各行有各行的路子，内行人一说路子歪了，就麻烦了，恐怕比没踏上路子还糟糕，因为纠正起来很难；但摸准了路子也还不算有能力，还要“历练到成了习惯”，这就需要学习者从事刻苦的实践了，要通过自己的体味、揣摩，把理论转化为自己的心得体会，然后才能真正指导自己的写作，使之转化成一种熟练的技能技巧，一种运用语言文字的能力，一种自然而然、心到笔随的“习惯”，这才算有了“能力”。

办公室的写作范围极广，有时经常根据领导的授意拟写各种文稿，写作能力的提高没有捷径可达，唯有勤学多练，方能提高自己的写作能力。在工作中应广泛涉猎政治、经济、文化等学科的知识，保持职业的敏感性，善于总结归纳，不断提高自己的写作能力。

三、要具备良好的语言表达能力

这里的语言表达能力是指口头表达能力。“语言既是人们进行思维的工具，也是人们交流思想、意见的主要工具。在意见沟通中，能否正确运用语言文字，与沟通的效果关系十分密切”。办公室人员不仅要与领导沟通而且还要与基层员工沟通，有时还需要协调人与人之间、部门于部门之间的矛盾。在工作中，办公室人员上传下达要说话，汇报情况要说话，接待来访要说话，„„因此说话的技巧与艺术无时无刻不在我们身边。

这是某公司办公室主任处理因酒店电梯故障而遭到顾客上门投诉时的对话：

“您早，先生!您早，小姐!”办公室主任面带笑容，很有礼貌地迎上前打招呼。

“你是„„”男客人的声音比在总经理室门外时压低了一些。

“请两位这边坐。”办公室主任没有直接回答，而是先领客人到隔壁会客室，请客人在沙发上坐定。

“你就是总经理？”客人望着年轻的办公室主任，将信将疑地问道。

“请用茶!”办公室主任招呼客人用茶，仍不作正面回答。

“如果你是总经理的话，我就对你说吧。”客人还想试探一下对方的身份。

“小姐，请用茶!”办公室主任“王顾左右而言他”地招呼些在一旁没有作声的小姐。

“你们是怎么搞的，该死的电梯把我们关在里面这么久!”客人开始投诉了，“我花了钱住饭店，不是花钱买倒霉的。我拒付房金。”

“电梯出故障，虽说是偶然，但当然是我们饭店的责任，我先向您两位表示歉意。”办公室主任边说，边为客人斟加了茶。

“道歉有什么用？我还是要拒付房费，我们的性命都差点给丢了。”客人用日语对身边的小姐叽咕几句。

“先生是日本人？中国话说得不错吗。”

“half japan”客人冒出一句英语。

“先生挺风趣，‘半个日本人’。”

“是呀。我母亲是中国人，我父亲是日本人，我小时在东北外婆长大的。”

“噢，您是第一次来上海吗？”

“当然是第一次。到了上海生意还没有谈，就碰到不顺心的事，几家五星级饭店都客满了，只好住你们这家四星级的，倒霉的事今天又让我给碰到了。”

“想必您听说过我国有句古话叫做‘好事多磨’，我可要祝福您交好运喏。”办公室主任做着祈祷的手势。

“什么意思？”客人有点好奇不解。

“我不相信迷信，但我却相信‘好事多磨’的话。可不是，您未住进五星级饭店，却能住我们饭店，真使我们感到很荣幸。我店的电梯是日本三菱的，使用七年来，没出过一点故障，今天让您两位受惊了。我想，先生您的生意肯定会谈得很成功。”办公室主任说得象真的一样。

“是吗？”客人的情绪到此时已完全变得正常了。

“当然啦，我国还有一句古语，叫做‘大难不死，必有后福’，虽然电梯出故障，我们要承担责任，但先生小姐有‘后福’我也该祝贺呀。”

“你真会讲话。”客人笑了。“托你的‘口彩’，生意如果谈成功，一定忘不了你。”

“您两位有没有受到了点小伤什么的？”办公室主任关切地询问。

“伤倒没伤着，就是„„早餐到现在还没有用呢。”客人似乎没有什么可说的了。

“噢，非常对不起，我耽误你们用餐了。”办公室主任站了起来说：“很抱歉，我还没有自我介绍呢。我是总经理办公室主任，等总经理来了以后再请他拜访您两位。”

“不必了，你的接待使我们很满意，我也不是不愿意付房金，不过碰到这种不顺心的事，在气头上说说而已。”

办公室主任送客人到电梯口，打招呼道别。客人用完早餐一进客房，看到一盆水果和一份总经理签名的道歉信已放在台上。男客人看着信，满面笑容地对女秘书小姐说了些什么。

此案例中，正是由于办公室主任善用沟通技巧，使得问题轻松的解决了，可见办公室工作员工的言语表达能力有多重要。这就要求办公室人员具备良好的语言表达能力，掌握沟通的技巧和说话的艺术。

第一，掌握沟通的技巧。办公室员工说话时应做到：语言真挚动人，具有感染力；使用有意义准确的语言和文字；语言要纯朴；措词恰当，通俗易懂；借用动作、表情来表达情感；尽量使用短句；推论要严密，切忌讲粗话；交谈中的人称要明确；学会聆听，对方讲话时不要插嘴，少讲多听等等。

第二，掌握说话的艺术。说话是一门艺术，办公室人员不仅要能说，而且要“会说”，要善于言辞，善于化解分歧和矛盾，注意把握好说话的尺度，做到该说的说，不该说的不说。

四、要具有较好的时间管理能力

办公室从某种意义上看就似企业行政系统的“司令部”，是领导指挥全局和推动各职能部门以及下属单位工作正常运转的纽带，是沟通上下、衔接左右、联系内外的桥梁。同时，办公室又好比一个单位的后勤部，承担着公文处理、会议管理、信息处理、印章管理、信访工作、机要保密工作、公关接待工作以及领导临时交办的工作等日常工作。办公室的工作量之大，事务之多可想而知。但办公室的一项重要责任就是节省上司的时间，保证上司高效率的工作。面对这些林林总总，繁杂琐碎的工作，工作中要服从上司要求，完成上司交办的工作，工作无论理解还是不理解都要按照要求完成，不能只考虑完成自己已制定的小计划而贻误上司的工作和整个组织的大事。有效利用时间，事半功倍。时间既是一个常数，公平地分配给每一个人，又是一个变数，善用则多，妄用则少。珍惜时间，一分钟劳动就有一分钟成果。为了有效利用工作时间，办公室人员应该：

（一）、明确自己的工作任务和职责。你必须非常的清楚上司给你安排的工作任务中，哪些工作应由你自己完成；哪些工作应协助他人做；哪些工作部参与。

（二）、要区分常规工作和非常规工作。哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。

（三）、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项完成任务，而不是机械的来一件事干一件事。

（四）、巧妙的运用一些方法，合理分配精力，精明的利用时间，以提高效率。如有些时候可以合并同类任务，集中起来专心致志一次完成，避免多次重复。

（五）、使用办公辅助手段帮助组织工作。包括工作日志、时间表、计划表、日程安排或印制好的“效率手册”等，在上面编制日安排和周计划，帮助个人管理时间，使工作有条不紊。那些非常规的、重要的、紧急的或定时的工作，应在计划表中明显标注，以引起自己的注意，使那些无论如何要完成的事绝不留到下一天。

（六）、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。工作时，应考虑到你只是团队中的一员，应考虑你周围上下左右的同事们，特别是有些工作要相互接受和转交，要尽量在自己的范畴内多做些，给他人以方便。能与同事们协调你的工作，团队的工作效率才会提高。

（七）、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作。例如公司要求在当天对某个请示进行批复，这就严格执行，安排进自己的计划。

（八）、应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度，有哪些不合理的安排，有哪些工作浪费了时间，有哪些做法给他人带来不便，从而得到启发，继续改进。文章来源：

五、要具有较好的学习能力

“问渠那得清如许，为有源头活水来。”不断学习和总结前人的经验是人类社会得以进步、发展的前提。“未来最可靠的竞争优势就是克服各种学习障碍去有效地学习，学习政治理论、学习办公业务，学习前人、别人的思想和经验，丰富我们的思维”。在信息化的时代背景下，办公室工作对工作人员的学习能力提出了更高的要求，办公室工作人员不仅要学习好办公室业务知识，而且要提高政治素养，掌握社会政治经济动态，掌握各种信息，培养思想的远见性和预见性，为领导决策服务，做好领导的参谋。

（一）、学习理论政策，提高政策理论水平：要认真学习党的理论知识，学习国家和行业的重大方针、政策，不断提高政治觉悟和理论水平，以科学的发展观指导工作。

（二）、学习专业知识：当今社会信息发达，知识更新急剧加快，专业知识是我们胜任工作的要求，只有通过勤奋学习，特别是写作、信息化办公等方面的专业知识的学习，才能不断积累新知识，丰富新理念，拓宽新思路，富有创造性，适应新形势下企业快速发展的需要。

（三）、刻苦钻研业务：了解掌握信息、调研、文书、信访、档案、行政管理等方面的业务知识和办公自动化系统等新办公手段；同时，要致力提高科学办事和综合协调能力，学用结合、学以致用，增强知识素养，提高综合素质。

办公室人员要通过不懈地学习和积累，通过系统的学理论、学政策、学知识、学业务，不断提高工作的系统性、预见性和创造性，使自身作风优良，业务精通，知行结合，学用相长，不断适应企业发展的需要。

六、要具有创新能力

“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”为适应新形势,实现办公室职能转变和工作创新是办公室工作的需要, 更是企业发展的需要。创新既是一种思想观念、思想方法，更是一种精神状态。办公室人员只有具备创新能力，才能适应时代的要求，适应企业发展的需要。

“创新就是要不断解放思想，实事求是，与时俱进。实践没有止境，创新也没有止境。”办公室作为一个单位的神经中枢，起着沟通上下，联系左右，协调内外的重要作用。要做好办公室工作，就必须有创新的工作思路、创新的工作措施，加强学习，创新工作思路，增强创新能力。

（一）、拓展创新思维。创新思维是创新能力的核心，有新思路才能有出路，创新思维是创新的前提，办公室人员想要在工作中不断创新，就要不断拓展自己的创新思路，拓展自己的思维。要敢于打破已有的经验，反对经验主义，摒弃古板的工作作风，用灵活、创新的思想引导自己的工作。另外，创新是一个不断学习的过程，创新的基础在于有效的学习和知识的积累及运用。要提高创新思维能力，就是要解放思想，胸怀全局，勤于思考，勇于实践。办公室人员要提高自己的创新能力，就要通过不断的学习来提高自己的精神境界，丰富自己的思维，改变自己的知识结构，增强自己的各种技能，同时要勤于思考，勇于实践，从而实现工作上的不断创新。

（二）、敢于尝试，敢为人先。创新是在没有任何经验和前例的条件下进行的。因此，办公室人员要想创新，就要有“凿空”精神，敢于尝试，敢作敢当；想别人所不敢想，做别人所不敢做。只有这样，才能在实践中不断创新，在工作中不断提高自己的创新能力。

总之办公室是一个协调部门、参谋部门、服务部门，是企业正常运行的中枢机构及纽带。在企业管理中，办公室的最大作用和功能是保持各部门之间、本单位和上级主管部门、业务相关单位之间的动态平衡。办公室人员唯有掌握工作技能，提高各项能力素质，加强学习，不断创新，以高度敬业的精神为企业服务，才能适应新形势的需求，为企业的发展作出新的更大的贡献。

作者：广西华锡集团股份有限公司车河选矿厂办公室 韦 师 梁大鹏

电话：07787361008

_____________________________________________________________________

参考文献：

﹝1﹞《新编办公室人员管理执行标准》 张浩编著 北京：蓝天出版社

﹝2﹞《新编办公室主管必备全书》 许燕编著 北京：企业管理出版社

﹝3﹞《论企业应加强办公室管理工作》 余仕兴 徐丹 《行政与管理》杂志

﹝4﹞《论现代企业办公室管理》 罗勇智 《企业研究》第24期 XX年12月

﹝5﹞《浅谈对企业办公室管理的认识》 吕凤利 《现代营销》杂志

﹝6﹞《办公室管理点滴谈》 李志平《广西经贸》

﹝7﹞《大型企业办公室管理创新和实践》 李晓丹 《广东科技》 第4期

﹝8﹞《有效沟通：办公室管理的润滑剂》 才君 《办公室业务》

﹝9﹞叶圣陶：《叶圣陶语文教育论集》 教育科学出版社 1980年版

﹝10﹞《秘书国家职业资格培训教程》 劳动和社会保障部中国就业培训技术指导中心 海潮出版社 XX 本章链接：