办公用品管理作业

第一篇：办公用品管理作业

办公用品管理作业

壹、目的：为明确规范总公司与各子公司办公用品管理作业，特订定本办法。贰、范围：总公司/各子公司办公用品管理时，皆适用之。叁、内容：

办公用品包括为营运及办公所使用的低值易耗品。按公司的陕义定义是指除商品存货及固定资产以外的一切物资。

一、管理部门职责

（一）行政部

1、对办公用品进行采购、成本核算、控制及调配。

2、认真核算，确定计划需求量与金额。

3、负责全公司办公用品的申请、汇总、平衡、供应和管理工作。

4、管理办公用品的出入库单据打印、审核，数量的存量保管。

5、对闲置及报废办公用品及时出具报告，在尽量节约成本前提下，进行合理化处理。

（二）财务部

1、为办公用品的价值控制与监督部门，对合理化的费用进行审核。

2、对办公用品库存的情况盘点监控。

3、对全公司办公用品的成本增减变动进行会计核算；

（三）配送中心进行验收入库、保管保养、出库发放等方面的管理，坚持凭单发放，先进先出，快发快收的原则。

二、办公用品分类

1、易耗品：单体价值在3元以内（含3元）、月使用量大、使用周期基本在1个月内、不能回收、不便管理的物品。如纸张、铅笔、胶水、大头针、图钉、别针，橡皮筋、笔记本、复写纸、标签、票据、橡皮擦、夹子、打印油、钉书针、塑料袋、打印纸等。

2、管理易耗品：单体价值在10元以内（含10元）、月使用量较大、使用周期3个月以上（含3个月），不易管理的物品；或是单体价值在3元以内（含

3元）、使用周期基本在1个月内、凭业务部门营业额制定使用指标的物品。如签字笔、白板笔、油性笔、白板擦、萤光笔、电池、文件夹、印泥、中药煎煮袋、色带、墨粉等。

3、管理品：单体价值一般在10元以上、月使用量小、使用周期6个月以上（含6个月）、使用过程中实物形态基本不发生改变、易于管理的物品。如剪刀、钢笔、美工刀、钉书机，打孔机、打码机、印章、日期戳等。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。

4、印刷品：公司使用的所有印刷品及宣传册,如双轨制处方药销售记录、商品移库单、借款单、记帐凭证、考勤表、付款申请书等。

5、其他类办公用品。

三、办公用品采办：

1、办公及指标范围内的办公用品采办（由行政部及相关部门统一制定的指标，统称为办公用品采办）

（1）指标范围内的办公用品的申报与审批必须按时、按计划进行，各部、各门店必须在每月23-25日将〈办公用品申报单〉提交公司行政部，行政部后勤对申报表进行汇总、统计、审核后，结合原有库存量，制作〈办公用品申购计划汇总表〉，于当月28日前提交董事副总裁，在5个工作日内审批完毕。

（2）行政部采购人员每月10日前完成办公用品的采办工作，并移交配送中心验收入库，配送中心根据行政部提交的〈办公用品验收入库单〉严格检查办公用品的品种、数量、质量与规格。

2、指标范围外的办公用品采办

（1）指标范围外物品的申购,需由申请部门提前三天申请。

（2）填写“物品申购单”，详细填写所需申购物品的详细资料,包括品名、品牌、规格/型号、供应商名称、联系电话、数量、单价及质量要求(不能留空,写不下可另附详单),部门领导签字。

（3）由申请部门将申请提交相关部门签署建议。

（4）行政部在三天内对申购物品进行调查及价格的核定（至少三家）,并提出合理化建议,上报集团公司副总裁审批，审批后方可购买。

（5）费用支出由申请部门提出申请，在预算范围内并作为申请部门的当月

费用支出。

（6）未做计划但又急于领用,行政部如有库存可合理调配,但必须经行政部领导签批；如未有库存必须购买的，由申请部门自行承担。

四、办公用品发放

1、办公及运营指标范围内的用品，指标内办公用品每月发放一次，直营店办公用品为每月11-15日发放，总部以及医院为每月17号发放，配送中心可凭行政部下发的“办公用品调拨单”进行发放。

2、计划范围内办公用品的发放，至少确保供应95%的办公用品100%的供应；5%品种至少保障90%的供应量，不足部分应在一周内补齐。

3、其他办公用品，按实际所需并出申请，并经公司副总裁审批后，方可购买领用。

4、每月3日前，行政部将上月各部门、门店办公用品进行汇总，并将费用清单公示于宣传栏，公示期为三天。

五、办公用品管理

1、办公用品实行帐物分开管理制，并指定专人负责。

2、公司办公用品一律实行分类连续编号管理。

3、行政部协同相关业务部门依据历史记录(上一年度耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)或业务单位业绩来设定各单位月度领用指标，一般每年调整一次。

4、各单位应严格参照额定范围和实际需求量制定月度办公用品计划，行政部进行审核,采取无指标不供给。办公用品的申报在额定指标金额的+ 10%范围内的行政部可给予供应；在指标金额的+ 20%需向上级主管部门申请，经行政部审批后供应；在指标金额+ 30%-50%，由行政部提请主管行政副总经理审批；在指标金额的+ 50%，由行政事务中心提请董事副总经理审批后方可供应。每单位的办公用品计划连续三个月超过额定指标金额的+30%，行政部应重新核定其办公用品的额定指标，并提交董事副总经理审批。

5、办公用品每季度(3月、6月、9月、12月)月末盘点一次，由财务部行文盘点通知，集团行政部统一指导集团公司所有办公用品管理责任人对所负责公司进行盘点。盘点结束，由财务部出具“办公用品盘点报告”，针对盘点情况、盘点差异、闲置物品率、不可使用办公用品（报废物资）等进行合理分析，并作建议处理。

6、行政部根据公司制定的办公用品使用指标、上一季度的月平均使用量以及办公用品的特性来设定库存量，例如消耗品与部分管理消耗品的库存量一般可设定为预计使用量的+110%；而管理品基本设定为0库存管理。

六、处罚规定

1、如在办公用品的申报、审批、采办及出库发放等环节中，由于某个环节出问题而导致办公用品不能按期供应的，每延迟一天，对责任部门及责任人扣罚0.5分, 以此类推，直至扣满5分（特殊情况除外）。

2、对于未按时上交计划、无计划领用，首次给予行政警告；再犯给予五级以上违纪处分。

3、办公用品在采办过程中，行政部采购人员有责任按申报清单保质保量采购，因采办人员个人原因，使得采购的办公用品有超过5%的数量不能满足用户需求的，对责任人扣罚1分。

4、实现易耗品10%库存，管理品0库存，除批量订制库存外，办公用品库存每超10%，对责任部门和责任人扣罚1分。

5、库存办公用品要定期盘点(特殊情况领导批准外)，未按时盘点，每推迟一天扣1分，依次类推，直至扣完5分；未出盘点报告2分。对每月发放率较高的办公用品原则上每月发放完当月办公用品后盘点一次；如连续三个月差误率在5%以内的，可每季度清仓盘点一次。出现数量不清时，查清责任人，能挽回或未造成公司经济损失的每次扣罚1分，造成公司经济损失的，扣罚2分并按成本价全额赔偿。

6、定期对办公用品进行满意度调查，满意度90%为满分，80%~90%扣2分，≤70%为0分。

7、对盘点后发现闲置物品超过5%仍未合理处置，对物资管理人员处以四级违纪处罚一次；

8、办公用品为公司财产，严禁领用后携带回家私用。否则一经发现，将对责任人处以四级以上违纪处分。

肆、本管理办法经公司领导核准后实施，修订时亦同。

第二篇：办公用品管理作业规程

办公用品管理作业规程

（一）、目的

规范办公用品工作，保证及时有效、保质保量地满足公司各部门办公需求。

（二）、适用范围

适用于物业中心办公用品、低值易耗品（及物业维修材料）的购入发放工作。

（三）、职责

1、物业库管员负责每月物品计划、物品入库、物品发放（出库）、物品保管；出入库及库存数量登记统计、购入物品质量把关、各部门办公用品领用额度审核、领用情况发布等。

2、信息管理员负责物品出入库金额登记统计、物品数量内部对帐、金额财务对帐等。

3、物业出租员负责物品购入工作。

4、基建管理员负责物品购入单据的报销。

（四）、程序要点

1、计划

（1）、库管员每月22日前发布各部门物品领用定额及可领用物品品类、单价。

（2）、各部门根据库管员发布资料制定下月物品领用计划，于每月25日前回馈物业服务中心。无计划部门下月将无可领用物品。

（3）、库管员收集汇总各部门领用计划，进行统计审核，根据统计结果和库存情况于每月30日前制定好物品购入计划，并报中心主任审批。所产生费用列入中心下月财务收支计划。

（4）、公司领导特批计划另做处理。

2、购入

（1）、库管员于每月3日前将当月物品购入计划交物业出租员。计划必须品类、数量清楚。

（2）、出租员接到计划后马上进行市场考察和比价，并于每月10日前将物品全部购入。购入物品时库管员自行检查物品的质量和数量。

（3）、临时计划（公司领导特批）物品3日内购入。

3、入库

（1）、物品购入后，出租员马上协助库管员办理物品入库。

（2）、物品入库时，库管员点验物品的数目和质量，有问题物品当场退回出租员。出租员于三日内处理好问题物品，再次入库。

（3）、物品核对无误上架后，库管员2日内（包括当天）进行物品数量统计上帐；并根据出租员提供的物品购入发票开具入库单（一式三联）。

4、出库

（1）、物品入库后各部门即可进行领用，领用物品范围除特批项目外仅限于所报计划内。领用时必须提供领料单，一律不得借用物品。领料单一式三联。

（2）、库管员负责检查各部门领料单和物品领用额度，对领料单项目、数字、签字不清（尤其是报财务一联）的和领用范围、数量超出计划的，一律不得发放物品。

（3）、物品当天出库当天上帐。

（4）、出库物品因质量问题被退回的，由库管员和出租员共同负责，2日内不能处理的，除照价赔偿外，还将扣除当月一定数额的考评分数。

5、发布

（1）、库管员于每月28日前发布各部门物品领用情况，发布内容详实，包括物品名称、数量、金额等。

（2）、如果有部门对所发布内容提出疑问，库管员负责解释，因解释不清引起客户抱怨甚至投诉，中心将视情对库管员予以处理。

6、统计对帐

（1）、每月20日为札账日期，20日以后发生的出入库项目计入下月。（2）、库管员于每月21日前将出、入库单据汇总后交信息管理员。

（3）、信息管理员于每月28日完成跟财务部对帐。并接受财务部考评。

（4）、库管员和信息员于次月10日前完成内部对帐。

7、报销

（1）、库管员于每月20日将汇总后的发票和入库单（财务一联）交基建管理员。20日以后所发生费用票据于下月报销。

（2）、除非公司财务部的原因，基建管理员于25日前报销完毕。

8、本规程作为相关人员绩效考评依据之一。

第三篇：办公用品管理

办公用品管理

第一条 总则

1、为规范办公用品的管理，提高工作效率，节约开支，特制定本工作规范。

2、公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品。

3、办公用品的采购与管理由行政部统一负责。

4、本制度适用于公司全体员工。第二条 办公用品的申请

1、各部门申请办公用品，须填写“办公用品申请单”，经行政人事部审核后，统一购买。

2、在申请单中要写明所要物品的数量、规格等。

3、申请单于每个月25日前提交到行政人事部。第三条 办公用品购买

1、为了统一限量、控制办公用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的购买都由行政人事部统一购买。

2、购买量的确定：行政人事部依据各个部门的“办公用品申请单”并根据办公用品库存量情况以及消耗水平，确定订购数量。

3、供应商的确定：行政人事部在购买办公用品时，必须货比三家选择其中价格、质量最优者。

4、所订购办公用品送到后，行政人事部要按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误，在送货单上签字，表示收到。

5、收到办公用品后，办公用品专员填写报销单提交财务部负责支付，报销单需要附上相关资料（采购申请单、送货单、入库单、出库领用单、发票）。第四条 办公用品的核发

1、行政人事部依据申请部门的申请单，在所需物品全部到库后，将申请所要全部用品备齐后通知各部门领用。

2、用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等并存档。第五条 办公用品的保管

1、行政人事部必须对所有入库办公用品一一填写台账。

2、必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时要实行防虫等保护措施。

3、办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由行政人事部主管负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台帐，使两者一致。

4、印刷制品与各种用纸的管理按照盘存的台帐为基准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦一批消耗品用完，应立即写采购报告递交行政人事部主管。

5、非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。

6、所有办公用品非工作原因严禁带出公司。第六条 办公用品的报废处理

1、报废审核，对于各部门提交的报废物品清单，行政人事专员要认真审核，确认其不能再次利用后，经行政人事经理签字后方可做报废处理。

2、对决定报废的办公用品，要做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

3、报废品不得随意丢弃，应集中存放、集中处理。第七条 办公用品使用的监督

1、行政人事部定期核对用品申请书与实际使用情况。

2、行政人事部不定期核对用品领用传票与用品台帐。

3、行政人事部不定期对各部门办公用品使用情况进行检查，杜绝浪费办公用品行为。

第四篇：办公用品管理

办公室物品申购领用制度

一、目的

为更好的控制办公消耗成本，规范办公室办公用品的申购、领用以及管理工作，使之即满足员工工作需要又杜绝铺张浪费，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司全体员工。

三、分类

规定中的办公用品分为：固定资产、低值易耗品。

（一）固定资产的领用：

1.固定资产包括：桌椅、文件柜、电脑、电话、计算器、订书机、文件筐、文件夹、剪刀等；

2.员工领用后，原则上不再增补，若破损、残旧则必须以旧换新。

（二）低值易耗品的领用

易耗品包括：中性笔（芯）、笔记本、白板笔、橡皮擦、复印（写）纸、，订书针、印泥、档案袋、便签纸、文件筐、纸杯。

四、办公用品申购

1.行政部根据全体员工工作需要，如实填写《办公用品申购单》交办公室； 2.办公室统一汇总、整理采购申请，并经核查库存状况后呈报办公室经理审核签字后，由行政人员实施采购任务。

五、办公用品采购

1.为有效完成采购任务，原则上由办公室统一负责实施采购任务； 2.对专业性办公用品的采购，由所需部门协助办公室共同进行采购； 3.临时急需办公用品可经办公室同意后由使用者自行采购；

4.对单价大于500元以上办公用品的采购，应先进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报经理同意后，方可实施采购任务；

5.未填写《办公用品申购单》的以及未经领导批准的物品不予购买，擅自购买的不予报销。

六、办公用品入库

1.采购人员应将所采购的物品及时入库，并在每季度填写《办公用品使用情况汇总表》；

2.行政人员应对对购置的办公用品认真进行登记，并定期清点，做到帐物相符。；

3.办公用品采购发票或收据应交由行政部粘贴小型单据粘贴单后，由办公室经理签字确认方可报销。

七、办公用品领用

1.员工领用办公用品应填写《办公用品领用登记表》。每次领取办公用品的品种、数量要详细登记，并由领取人签名；

2.管理人员应对领用物品做好登记，并及时对库存进行盘点，对于库存不足的物品及时进行补充购买；

3.办公用品应为办公所用，不得据为己有，私自挪用。

八、办公用品的交接与收回

员工因离职或工作岗位的变动等原因需进行办公用品以及固定资产的交接或收回时，应遵守交接手续：

1.交接人需列出物品清单，并将所领物品交回行政人员；

2.有损坏或丢失的，交接人需书面说明，按照物品的价值追究相关人员责任，另行处理。

附件

1.《办公用品领用表》 2.《办公用品申购单》 3.《办公用品库存表》 4.《办公用品入库表》 5.《固定资产管理表》 6.《小型单据粘贴单》

山西猿码网络科技有限公司

2018年4月24日

第五篇：办公用品管理

办公用品管理

一、公司所需日常办公用品，由经理批准后由办公室统一购置，工作人员按实际需要领用。

二、购买大宗固定资产，必须按有关规定提出书面申请，经公司领导批准后方可购置。

三、公司购置办公用品时，要进行市场调查，严格采购质量、价格，确定最佳采购计划。办公用品购入后，及时建立收、发、存台帐。