行政文秘的工作职责

第一篇：行政文秘的工作职责

办公室行政文员的职责及工作内容

秘书的职责之一是遵照企业规定，做好公司收进、发出的一切以文字为表达工具的有关商务材料，并明确每一种资料的确切存储位置和应被保存期限。这就是企业文书、档案工作，包括收、发处理，文书的立卷归档，及档案收集管理与利用等。

A收文处理程序

收文是指收进外来发送本企业的文件。凡是公司收进的一切以文字作为表达工具的关于商务的材料，都是收文。有正式文件、电报、信函、内部刊物、资料以及其他文字材料等。当然，这些文字材料都是属于商务文书性质。至于公开发行的刊物、资料、图书、杂志等，就不必作为收文处理了。

处理收文总的任务是：组织文件按程序运转，达到查阅处理目的。具体内容包括：签收、拆封、登记、分文、传阅、请办、批示、办理、督察、备注、归档。

处理收文的程序要按照上述任务要求，合理地安排处理步骤和环节。收文处理程序图

签收 督察

｜ ｜

拆封——分文——请办——批示——办理——备注——归档｜｜

登记 传阅

B、发文处理程序

发文是指将本公司的文件发送到外单位。凡本公司发出的一切关于公务的文件、信函、电报及其他文字材料，都属于发文。发文处理工作是秘书工作的主要部分，它的任务是从草拟到成文发出全过程的动作，具体任务和处理程序是：拟稿——协商会签——核稿——签发——登记编号——校对——归档等。

行政文员的主要工作是：

1、协助执行公司的各项规章制度和维护工作秩序；

2、负责公司员工的考勤管理；

3、负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、定水、定票、复印、邮寄等事务；

4、负责接待来宾，接听或转接外部电话；

5、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理；

6、完成上级安排的其他工作任务。

与人事文员没有什么本质上的差别。

人事文员另外还要担任人事档案归档、招聘流程安排等具体工作。

何谓助理？字面上理解就完全够了。助理是总经理的“第三只手”，帮助处理一些日常事务，还涉及一点管理作用。那么就先分析下这个“理”是怎么样贯穿，怎么样呈现在工作中的吧。

1.在总经理领导下负责企业具体管理工作的布置、实施、检查、督促、落实执行情况。

2.做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议纪录。做好决议、决定等文件的起草、发布。

3.做好企业内外文件的发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作。

4.负责企业内外的公文办理，解决来信、来访事宜，及时处理、汇报。

5.负责各类办公用品、器具与设备、劳卫用品、车用材料和节日礼品及实物福利品的采购工作。

6.根据批准的采购计划，按时按量购进货品，要求货比三家、降低成本、秉公办事、不谋私利。

7.负责公司信纸、信封、名片、业务礼品和企业形象所需印刷的定制工作，确保质量和时间要求。

8.对购进物品保存质保书、保修单，对使用中的问题负责，并及时与厂商联系解决。

9.对购进物品做好移交验收工作，提供合法齐全的原始发票及附有的技术说明书。

10.主办或协办向有关政府部门的项目申报、年检、申领各类证照，完成批文手续及出境手续等事宜。

11.具体办理来宾食宿安排、购票和迎送事宜，以及公司重大活动和联谊活动的后勤总务保障。

职业人毕竟与自由人是两个不同的概念，因此你在那个岗位，就要守那个岗位的规矩。社会就是由这些代表规矩的众多不规则的格子，融合、拼凑，终成一种极其复杂的裂纹玻璃。职业人是一种什么状态？就是这种棱角状态。即使掉到地上也是一块碎玻璃，绝不能是一块牙膏。

那么，作为高层领导身边的助理，怎么样才能发挥好自己的职业之光，被领导赏识并重用呢？一些职业素养与道德是必然要做到的。

第一点，要认清自己，处事有原则。找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就找不到“感觉”。

总经理助理处于四方大总管的位置，上协调领导，下联系群众，事务、政务都要过问。工作中要把握好所扮演的角色，拿捏好分寸，工作到位，切实站在一个领导者的位置去看待与分析事情，但切记不要妄自决断，不揽权，不越权，不越位，不缺位。

第二，要耳聪目明，作好参谋工作。

从大的方面说，当助手主要是在于搞好信息、决策与督查。及时地捕捉信息，准确地反馈信息，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方案一定要多准备几份不同的，以便优中选优。决策制定后要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，做好落实情况的及时反馈。

第三，要高效快捷处理有关事务。

总经理助理必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有限的时间里办好应办之事。工作过程中要明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为。工作要扎实，力求实绩、实效。工作不能摆花架子，更不能弄虚作假。要真实地反映情况，扎实地开展工作。这样才会得到领导的信任与重用。要知道越是站得高，看人越看得明白、清楚。

第四，要协调好上下的关系。

对上：要尊重而不盲从，不卑不亢。“不唯书，不唯上，要唯实。”在实际工作中，不看领导眼色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不能惟命是从。

待下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺下瞒上。协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上。要懂得分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工作。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事，“亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。工作有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸。

第五，要不断提升个人素质，增加人文魅力。

自身素质强，就会产生人文 “魅力”和影响力。要当好总经理助理，非权力的影响力是需要

好好培养一番的。在提高自身素质的同时，还要学会尊重，学会理解，学会“给予”，尊重上级，理解同级，善于“给予”下级。培养人才，帮助人才展现其才能，实现其价值。你觉得这样的助理，会是个一无所成的人吗？第六，日常工作中总要根据工作需求，去建立切实可行的工作规章制度，并不折不扣地去执行。还要在工作实践中不断地加以完善。比如，要建立值班制度、会务制度、文秘制度、以及廉政制度等，用制度管人、管事。奖优罚劣。表扬、奖励好的，批评、惩罚坏的。不能好坏不分，是非不明。以确保公司工作正常、有序、高效运转。

同时还要注意一些具体细节，比如安排同事吃饭，你要知道坐哪路车去，收费多少，吃饭地方卫生味道价钱能坐多少人，还有留守人员安全等等。

备注：做助理，最重要的一点，是要懂得保密。不仅要把老板交待的事情做好，该做的做好，不该做不该问的更千万不要去问，就算你很好奇，也不要去打听。这是最起码的职业素养。

第二篇：行政文秘工作职责

行政文秘工作职责

秘书人员的职业定义是：从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。

1．熟悉了解公司组织框架结构及管理运作程序，详细掌握公司各文本文档的建立结构，熟知公司各项管理规定及营运流程。

2．熟悉掌握公司各类文案的管理程序。3．负责公司各项文案的起草、归类、存档。

4．负责下发、张贴公司各项管理规章、公告、通知等文件。5．负责公司各项签呈、状况处理、奖惩提报等呈报文案的各部门会签。

6．熟悉公司的各项规章制度细则及行政归档程序，配合个部门负责人随时调取各类存档。

7．先期负责公司人事档案管理及公司各单位考勤的稽核、工资核算、考勤卡核对、人事资料保存。

8．负责公司办公用品的发放的全面管理。

9．整理并保存公司所有电脑文档并备份文件，用密码保护不得外泄于任何单位或个人。

10．参加公司各项重要会议，好会议记录，整理归档保存。11．负责公司上级各检查单位下发的通知等各项政府文件的管理、记录、存档。

12．完成领导交办的其他临时性工作。

13.公司各种上传下达文件、函件及材料的收发、核稿、传递及催办工作。

14．公司领导批示、决议及交办事项的协调、催办及督办工作

第三篇：行政文秘工作职责

行政文秘工作职责

1．熟悉了解公司组织框架结构及管理运作程序，详细掌握公司各文本文档的建立结构，熟知公司各项管理规定及营运流程。

2．全面负责办公区的各项卫生清洁。3．熟悉掌握公司各类文案的管理程序。

4． 排版打印公司各个部门的各种文件（上行文、下行文等）。5．负责公司各项文案的起草、归类、存档。

6．负责下发、张贴公司各项管理规章、公告、通知等文件。7．负责公司各项签呈、状况处理、奖惩提报等呈报文案的各部门会签。

8．熟悉公司的各项规章制度细则及行政归档程序，配合个部门负责人随时调取各类存档。

9．先期负责公司人事档案管理及公司各单位考勤的稽核、工资核算、考勤卡核对、人事资料保存。10．负责公司办公用品的申购、发放的全面管理。11．整理并保存公司所有电脑文档并备份文件，用密码保护不得外泄于任何单位或个人。12．负责公司办公室所有来电接听。13.接待董事长、总经理之来访人员。

14．参加公司各项重要会议，好会议记录，整理归档保存。15．外出复印、投递公司业务单位之材料、信函等相关文件。16．负责公司上级各检查单位下发的通知等各项政府文件的管理、记录、存档。

第四篇：行政文秘工作职责

行政文秘工作职责

1、协助综合办公室主管制定并完善规章制度及公司公文的编写；

2、制定并下发公司的通知通告；

3、完成公司领导交给的其他工作。

第五篇：行政文秘工作职责

行政文秘工作职责

负责记者站日常行政内务事宜

负责记者站来人来访的接待工作

负责记者站日常内部的清洁工作

负责记者站日常人员的考核考评工作

负责记者站站长的秘书工作

行政文秘工作职责2

1.协助制定行政管理的各项制度、流程，监督制度、流程的运行;

2.拟订公司重要文书，组织处理外部来文及函件，报送公司各项对外文件;

3.完成总经理室交办的各项文字写作工作;

4.做好公司内部公文审核管理工作，确保行文质量;

5.有效完成公文的收、发工作;

6.开展档案管理，做好公司档案的整理、归档，做好档案室的管理;

___组织本部门、公司级新闻稿的拟定与征集。

行政文秘工作职责3

1.按要求组织相关会议，做好会议记录并撰写___;保管、归档各类会议资料;

2.负责撰写公司相关文件、报告材料;

3..负责收发文件及台账登记;

4.负责公司网站、文化宣传栏的维护及更新;

5..配合公司党建工作;

6..办公用品的管理发放;

7.配合组织安排各项员工活动;

8..综合办公室其他行政后勤事务;

9.完成上级交办的其他工作。

行政文秘工作职责41、人事管理

负责办公地应聘人员笔试考试、现场面试的安排;负责办公地新入职正式员工的接待

负责办公地外协人员的现场行为管理

2、考勤管理

负责办公地外协人员的考勤管理

3、门禁卡管理

负责办公地门禁卡的登记发放、授权等

4、公文流转

负责办公地所在组提交的纸质用印公文流转

5、财务报销单流转

负责办公地所在组提交的纸质财务报销单流转

6、采买

负责办公用品、日常耗材等物品的统计采买

7、领导交代的其他工作

行政文秘工作职责5

(1)

协助行政文秘室经理/副经理做好文秘工作;

(2)

会议计划的草拟，总办承办会议的___的编制、修改和发布;

(3)

东部华侨城内网信息的上传、编辑、审核和管理与维护;

(4)

《东部华侨城每周简报》《柒天》《公司全面工作简报》《疫情防控各组每日工作简报汇编》和《大事记》等的编辑整理;

(5)

协助撰写公司日常新闻稿件，和各分公司通讯员的日常管理和培训;

(6)

协助参与重要接待，并撰写相关接待稿;

(7)

公司及各板块会议会务管理，重要会议相关督办;

(8)

根据公司工作需要编制公司《重要信息预报》和《每月重点工作推进表》督办等工作;

(9)

协助筹备公司年终总结大会、公司大型活动、重大接待等工作;

(10)

各项活动支持;

(11)

上级交办的其他事项。

行政文秘工作职责6

1.负责起草公司各类文稿;

2.负责起草公司三会材料(包括股东会、董事会、总办会);

3.协助负责人组织召开各类会议;

4.完成领导交办的临时事项。

行政文秘工作职责7

1.全面落实公司和部门的各项管理制度的发行及实施监督;

2.负责编辑制作部门内各种文案、报告;

3.依据部门工作计划实施人员招聘;

4.负责前台日常工作;

5.负责部门工作计划中与自身业务相关工作的推动与落实;

6.协助部门企业文化建设方案的策划、落实与监督执行;

7.负责协助管理集体宿舍;

8.完成上级领导交办的其他工作。