行政主管工作流程与职责

第一篇：行政主管工作流程与职责

第三三节行政主管工作流程与职责

第一条工作流程

办公用品申购单审核、采购→采购品（含食堂用品）入库→办公设施管理、保养→会议安排→公文起草、管理→组织集体活动→安全生产检查→卫生检查。

第二条工作职责

１、协助行政经理做好各部门之间工作协作和业务联系工作。２、负责办公用品申购单的审核与采购工作，对采购回的用品（包括食堂用品）及时办理入库或交接手续。对企业办公设施进行管理和保养工作。

３、巡视检查本部门区域环境卫生、来客前的准备情况、工作质量及工作人员的仪容仪表。

４、负责会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作。

５、负责材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作。

６、负责对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作

７、负责企业集体活动组织与安排，负责节假日慰问等

８、负责安全生产检查，劳动保护，工伤事故调查及善后处理工作。

９、负责企业消防安全、环境卫生统筹管理工作；

第三条处罚规定

因工作不作为导致本职工作滞后并影响相关部门工作的，视情节轻重处以20—200元罚款。

第二篇：行政主管工作流程

行 政 主 管 工 作 流 程

目的: 通过对现有行政管理工作流程的梳理,实现工作条理的规范性及增加现有相关工作流程的透明度,提高工作效率,完善行政管理体制.行政主管工作主要职责是:(1)保持日常工作场所的工作纪律和环境的正常及卫生清洁,(2)办公用品的提供和电脑系统维护,及公司资产的完整和安全.(3)公用车辆的维护保养和使用申请登记管理,(4)员工伙食的正常供应和卫生安全保证,(5)劳动生产安全检查,(每周至少三次,)(6)组织员工聚餐和聚会活动安排,(7)客户或政府人员来访登记招待安排,(8)员工宿舍安排及安全卫生检查,(每周至少一次)(9)协助公司相关证照办理和年审管理,(10)新旧员工社保的参保办理和退保登记,(11)总经办及上级交待的临时事务等.行政工作具体流程: 1.行政主管每天上班第一件事就是检查总部公司电路,水路,办公用电脑,电话是否正常运行(如有损坏,安排外请工程人员或电工维修时要全程控制),卫生是否干净(卫生间和公司大门范围5米内特别要注意),门窗开关是否正常,车辆存放是否安全.如果发生偷盗或暴力事件,要保持冷静并保护好现场(发现偷盗时,不要进入现场,要退外守候, 暴力伤人时要及时制止),在第一时间打电话给主管或上级,然后确认好再报警(110),发生火警时要第一时

间打电话给消防队(119),并告知公司地址和具体行车路线.发生人员伤亡情况的要同时打医院救急电话(120).2.办公用品采购由各部门使用向行政部集中提出申请后,由行政部审核通过领导批示后,统一采购.特殊物品采购由部门主管及经理签字同意后另行购买(行政部采购的物品总价超过1000元(同一类商品),单件商品超过500元的实行货比三家的原则比价后再选择购买,之前有比较过的做好记录).如申请物品有仓库存货的,不另行采购,发放实行登记管理,对部分物品采取以旧换新方法领取使用(如笔,笔记本等).管理好公司资产,做好物品的清单登记管理工作.保持与其它部门的充分互动沟通,注意与其它部门的沟通方式,提高后勤服务意识.3.公司公用小型车辆要做好日常维护保养,时刻保持车辆在正常的使用状态(油料充足,没有损坏零配件影响车辆正常使用情况),对于公司用车实行审批制度,经理级以下人员用车必须是经理级(含副经理)以上职员批准,经理级用车必须经副总经理批准(副总不在办公室由总经办助理代签后报备副总),副总经理及以上级别用车无需批准,但是行政部要进行必要登记及整理相应月份车辆使用清单,以备查验.(见附件)

4.公司提供伙食要保证准时提供和卫生安全,坚决不允许买过期食品和腐败食材加工员工伙食,同时检查厨房和餐厅是否保持卫生和整洁,每天在用餐的时候要适当了解不同地区同事对伙食意见(如:吃辣习惯程度),以求不断改进伙食状况.5.员工人身安全和生产安全工作是公司行政的重要工作,行政部门是安

全工作的主要执行和监督部门.日常工作中应将安全工作列入议事日程,要真正做到天天讲安全、处处抓安全,人人有安全,只有安全工作做到位了,才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动.对于安全要充分明确重点检查位置,不定期地组织实地检查(一周至注三次), 如:仓库重点在仓库液态存货区,认真查出消防(消防设施是否健全或在有效期?)和生产安全隐患,及时消除潜在的安全危害并作好记录.要落实部门安全主管责任制,规划安全教育、培训计划并认真加以实施,对违反安全生产等情况要及时制止和记录,并上报上级,将其列入部门会议时会议上反映内容.6.行政是企业文化的一部分,搞好行政后勤工作,有利于公司良性发展,所以我们要适时为公司职员营造一个良好的沟通交流平台, 每年适时组织在职员工积极参加公司的聚餐和聚会活动,活动中要提前做好预约和活动计划(活动项目,资金预算, 活动审批, 活动通告动员,车辆运送往返安排路线,路途安全等.)7.行政是公司对外的一个窗口,建立维护一个良好的对外公共关系平台是企业正常经营的关键,行政部门肩负着对外沟通、协调的重任,要把对外关系维护作为重要工作来抓.当客户或政府人员来访时要充分做好招待安排工作.树立公司良好对外形象.在涉及对外办公和外部打交道时,要有理有据,维护公司正当合法利益,不在公众场合发表对公司不当言论.8.员工宿舍管理采取住宿人员自我管理和行政抽查的方法进行,自我管理要求:住宿人员自我保持宿舍卫生清洁环境,不乱丢垃圾,个人物品

摆放整齐,不使用大功率电器(500W以上),不经同意不带外来人员入住公司宿舍,不在宿舍区吵闹,在晚上23点之后保持宿舍区的安静,不影响他人正常休息.行政部要安排对宿舍进行检查(含仓库宿舍,一周至少一次),对不按要求入住的职员要进行指正教育,累次(达到或超过三次)违反宿舍管理条例的要做出必要处罚措施.9.公司各种营运证照进行专人妥善保管,行政部并对其归档编号管理.证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记,特别是各类业务章和证件的外出借用、加盖,更应该按照公司的有关规定来执行,以免发生对公司的不良影响事件.协助公司各部门相关证照办理和年审管理, 行政部每月1日在发布信息提醒哪些证件到期、更换、续费、季审、年审，有办理好的人员要确认回复,保证各类证照都在有效期内使用.10.新旧员工社保的参保办理和退保要进行必要登记,由于现在社保管理采取的是”补一退一”的原则,所以社保投保安排要采取投保人离职时及时退保补充在职人员方式进行(基本上在试用期合格后购买,特殊情况是司机由于经常外出,具有一定风险性,享有在试用期优先购买权).11.日常工作:(1)检查在职人员考勤和招聘人员进度(补员)是否正常.(2)检查工作纪律是否正常?!(含仓库)(3)检查劳动等安全生产工作是否到位,劳动工具是否有执行正常保养程序.(4)适时检查人员进出公司记录表,对存在经常性外出有异常情况

发生的要进行必要的查证,如证实存在问题要找当事人了解情况,指出问题,如指证后仍不改正要采取必要措施.(5)总经办及上级交待的临时事务等.

第三篇：行政主管工作流程

行政主管岗位职责及工作流程

1、熟悉部门内各岗位的工作职责及流程

2、新员招聘

招聘渠道共九种，每周三、日开发区人才市场招聘会、安庆招聘网、新安人才网、安庆华聘网、宿松电视台飘字、安庆晚报、高校招聘及公司网站、电子屏招聘。

1）开发区人才市场招聘会需提前一至两天将招聘简章通过QQ（690878803）发至对方，优选58号位。因此市场招聘效果较好，可以优惠价连订10场，陆续使用。

2）安庆招聘网，用户名thyy，密码123456。每天刷新两次，及时更新招聘内容，并就合适的简历进行预约面试。普通会员，只能发布10个职位。

3）新安人才网，用户名thyy，密码5228318。每天刷新两次，及时更新招聘内容，并就合适的简历进行预约面试。

4）安庆华聘网，用户ahthyy，密码5228318，及时更新招聘内容，并就合适的简历进行预约面试。高级会员。

7）高校实习与招聘，可的时间联系实习与招聘相关事宜。

8）公司网站招聘：每天浏览应聘信息，及时更新招聘内容。用户名：笑嘻嘻密码笑嘻嘻公司网站地址：笑嘻嘻小笑嘻嘻小笑嘻嘻

9）公司电子屏招聘：实时更新。

3、新员面试

通过各种渠道预约合适人员到公司面谈。首先由行政部主管初试，主要介绍所聘岗位的大致工作内容、薪资、福利、工作时间，对面试人员的意向做初步判断，基本符合条件的带至总经办主任进行复试，复试通过后再带至用人部门负责人处面谈。所有面谈结束后，符合入职要求的与用人部门确定入职时间，最后通知求职者本人，并交待入职当日所需携带的资料（一寸彩照三张、身份证、户口本、学历证书原件、饭盒一套、水杯一个）。

特殊事项：驾驶员入职需交2000元风险金；业务员自试用期开始每月工资中扣500元风险金，扣满2000元为止；器械部业务员第一个月绩效工资延迟三个月，因医院回款需三个月。

4、新员入职办理

1）交内勤复印所有资料，身份证三张、户主及员工本人户口复印件各一张、学历证书复印

件一张、2000元风险金（驾驶员）；

2）签订劳动合同，注明三年合同期及试用期时间、工作地点、试用期工资；

3）要求员工一周内提供经济担保书（除驾驶员、业务员以外的其他岗位）；

4）签订各岗位所需的其它文件——

业务人员：商业保密协议2份、竞业限制承诺书1份、反贿赂承诺书

驾驶员：驾驶员安全行车规范服务责任约定书2份、车辆管理制度1份

采购员：廉洁和保密承诺书

5）内勤发放早、中餐券，住宿人员另发晚餐券。

6）内勤带至考勤机处录头像

7）内勤带新人至部门负责人处见面

8）业务人员，部门负责人见面谈完后，需由内勤再带至物流部负责人处安排实习。备注：新入职员工第一周无周休假

5、员工转正

员工试用期时间规定：驾驶员、修理工、厨师、服务员、保洁、保安、送货工均为一个月，其它所有岗位均为三个月。

在试用期到期前一周，行政内勤通知员工领取员工《转正申请表》、《试用员工考核表》，填写好后由部门负责人进行签字，之后再上交行政部，行政部再与员工进行面谈。面谈后适合转正的，对其进行行政和岗位知识测试，测试成绩均在70分以上者上交总经理进行审批。审批时，每月转正人员集中于月底一起进行。测试成绩不达标的，给予二次补考机会，补考还未通过的予以放弃。总经理审批通过转正的，交于行政内勤存档。

6、员工升职或调岗

员工发生岗位调动时，分别由用人部门负责人和行政部进行面谈，符合调岗条件的，向总经理口头汇报，批准后让员工填写《员工升职申请表》或《员工调动申请表》，相关负责人签署意见后，上交总经理审批。

7、员工离职办理

1）对提出离职的员工，首先找部门负责人确认，问清离职原因从而确定是否需做工作进行挽留。对符合离职条件的，发放《员工离职记录》和《各部门移交记录》，并要求员工将

第一个表格在三日内上交行政部，第二个表格在离开公司前两天办理填写。

2）员工离开前一天，行政部需对个人财产档案进行清点，有财产丢失的需在移交表中注明，并告知行政内勤从工资中扣除。

3）对离职员工的离开原因进行记录整理

8、每周二中午组织部门员工召开周例会

9、组织公司行政例会

各部门负责人工作例会，定于每月15日、30日下午2点，会议前两天需先询问总经理会议是否准时进行，确定好时间后再电话通知每位参会人员。会议进行中做好详细会议记录，并于会后整理好发给各部门负责人确认，确认无误后三天内上交总经理一份，同时将会议记录电子版、会议精神书面版发至各参会人员。会议精神下发后，要求各部门在部门例会中传达全员，员工签字后再上交行政部存档。

10、报销单据的审核

每周五为费用报销日。在每周四就将部门内所有报销单整理好并一一审核，做到每笔费用清楚真实，之后交至财务审核。最后将费用明细登记在册，建立部门台帐。

单据审核流程：

10.1审核部门内所有报销单据。

10.2交财务审核。

10.3财务审核后交总经办登记备案。

10.4登记后在本部门费用报销本上按项目登记在册。

10.5将部门登记册交总经办主任审批。

11、休假单审核

每日各部门休假单、出差单上交行政部后，由主管审核签字后再交由内勤登记交，审核标准参考《考勤制度》及相关补充规定。如因工作原因调休的必须注明工作原因，事假必须写清事由方可。

12、每月5号前对行政部员工打出上月绩效考核分，并交至财务。

13、每月10号之前汇总部门负责人绩效考核表，交总经理打分。

14、每月28号之前汇总下月休假表，审核各部门休假安排是否有异常，统计完成后发给各

部门负责人确认，无误后打印书面版交各部门负责人及分管副总签字后上交总经理。

15、每月员工工资表审核

每月根据行政内勤提供的计算工资所需资料，对月工资进行仔细审核

16、每周进行各部门查岗一至两次，查岗过程发现的问题需及时告知部门负责人进行处理

17、每半月要求部门内各岗位对工作流程进行完善补充。

18、每三个月要求部门内负责采购的人员，对办公用品采购渠道进行优化筛选。

19、红头文件撰写与发文

20、员工培训。每月组织新员进行入职培训、每三个月请总经理给三个月内入职新员进行一次培训、配合其它部门或公司要求的其它类培训。

21、介绍关系的整理。

22、完善修订部门内的各项规章制度

23、熟悉掌握公司各岗位薪资结构

24、制定薪资调整方案

1）对市场情况进行详细调查

2）征求部门负责人调整意见

3）整理以往基础数据，为绩效考核核算提供依据

4）整理完整的薪资调整方案

5）相关部门开会商讨，通过后上交总经理汇报审批

25、逢年过节制定福利发放的标准。

26、配合工会组织公司每年的春游、年会等活动，制定详细的活动方案。

27、定期补充公司大事记录。

28、及时协助分管领导处理突发事件，拿出处理意见。

29、配合各部门的各项随机工作，完成上级领导交办的临时事项。

30、每月5号前督促行政内勤上交制作工资时所需要的财务必要件。

第四篇：行政主管工作流程

行政主管工作流程

一、目的：通过对现有工作流程的梳理和工作流程网络信息化，实现工作条理的规范性及增加现有相关工作流程的透明度，提高工作效率，完善管理体制。

二、主要工作内容是：

1、执行办公设备、公共设施的日常管理和维护；

2、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行公司证照印鉴的管理；

3、执行档案的归档管理；执行固定资产及低值易耗品的管理；

4、执行各种费用的交纳；执行公司对外关系建立维护；

5、执行突发事件处理；执行秘书事务管理；执行安全保卫工作；

6、执行行政日常事务处理；

7、执行上级交办事务等。

三、具体工作流程

1、执行公司证照申办流程成立公司或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表；营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证；组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。

2、执行公司证照印鉴管理对于公司的各种印鉴及证照，应进行妥善保管，并对其归档编号管理。

证照借阅时要严格按照相关借阅程序进行审批、登记，特别是公章的外出借用、加盖，更应该按照公司的有关规定来执行，以免出现不良事件。

3、执行办公用品及日常用品的采购、发放管理月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情

况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经经理审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，帐物相符。

4、执行固定资产及低值易耗品的管理对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐

清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查，核对帐物是否相符，然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废，及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。

5、执行各部门基础设备、设施维修管理行政部负责根据维修要求安排电工或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；电工负责对日常维修的材料进行申购及采购，保证质量；各部门对维修质量监督、确认。

6、执行文件档案的归档管理根据不同种类档案的特点，做好系统编目、分类存放、排列有序，定期收集各类文件资料，并整理立卷归档。

7、文件资料收发、复印、传真、打印管理各类文件资料收发、复印、传真、打印均需在登记薄

上作好详细登记、记录，及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类价格通

知、重要信息应在公司领导审阅后及时传递给相关部门。

8、执行各种费用的支付按时申请、交纳公司各项费用，例如：店铺租金、员工房屋租金、水电

费、车辆养路费、车船税、工商管理费等。并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。

9、执行对外关系建立维护建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，行政部门肩负着对

外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便做出符合公司利益的调整。

10、执行处理突发事件公司各种突发事件出现后，行政部门在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有

利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。

11、安全工作是企业的一项重要工作，行政部门是安全工作的主要执行部门。日常工作中应将安

全工作、保密工作列入议事日程，要真正做到天天讲安全、处处抓安全，人人有安全、保密意识，只有安全保密工作做到位了，才能保证公司的正常工作秩序和正常的经营活动。要充分明确重点保卫位置，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制，鉴定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。

12、日常事务处理行政部门的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定

性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，行政部门属于服务保障部门，是为其他部门包括店铺服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。

13、执行上级交办事务优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。

第五篇：行政主管工作职责

行政主管岗位职责

一、在公司领导下全面负责公司的行政、后勤工作,保障公司在任何情况下能够顺利地开展各项工作,确保公司的安全稳定,正常运作；

二、全面负责行政部全体成员的日常管理工作，合理分工和配置人员，做到各尽其能,负责督导和分配所属人员的各项工作；

三、负责建立和完善行政后勤管理的各项规章制度，并负责监督、执行与追踪；

四、全面负责公司的前台、办公用品、卫生、安全日常管理工作，确保后勤保障得力；

五、全面负责行政部与其他部门间的协调工作，配合各部门做好各项服务工作；

六、全面负责公司行政事务和办公室的重大事务处理工作，并做好事情的起因、结果的调查工作；

七、执行公司的各项规章制度，有权对违章违纪人员的通报处理工作。维护好公司各项规章制度的权威；

八、全面负责公司的资产管理工作，包括办公用品与劳保用品的管理，避免公司资产流失和浪费，努力为公司做好勤检节约的实务工作；

九、全面负责公司应急救援机制的组织工作，处理好公司的各类突发性事件；

十、做好本职工作，努力为公司发展做贡献，为员工创造安逸、舒适的工作环境和生活环境。为公司创造优异的后勤队伍，保障公司安全、稳定的开展各项工作；

十一、规范员工举止行为、礼貌用语、穿着服饰树立良好的公司形象。

十二、完成上级交办的其它工作任务。

十三、制度建设：管理制度（总则和各个板块的细则）、工作流程、作业指导书、奖惩办法、考核办法。

十四、企业文化建设：

1.企业文化的价值导向：人本、和谐、协作互助、业绩、服务等等；

2.建立关于企业文化的管理制度：制度、流程、奖惩和考核；

3.企业文化的个体表现：互动沟通（面谈、慰问、关怀、激励），干部以身作则，员工个人修养；

4.企业文化的具体表现：标语（横幅、装饰、口号）、宣传栏、墙报、内刊、活动。

十五、公共关系管理：

1.外联（接待、行业交流、商务谈判、辅助市场销售、政府业务<检查、证照办理审查等>）；

2.客户、供应商、上下级公司、政府及行业协会关系维护。

十六、一般行政管理：

1购销存：办公用品的采购、入库、领取；

2.固定资产管理，办公设备及内部网络维护；

3.来往信件、邮件及公文写作；

4.信息搜集整理分析及信息安全；

5.办公秩序维护、工作督察、文明办公宣传及检查；

6.档案整理、保存、维护、借阅管理；

7.证照申请、年审、使用及保管；

8.内部信息平台（内部通知、通报、资源分项、学习）；

9.法务管理（指导、拟定、审查法律文书、提供法律咨询和培训，规范内部制度，考察合作方等）；

10.工作计划、执行、验收。