高校教学秘书的角色定位与素质要求解析

第一篇：高校教学秘书的角色定位与素质要求解析

收稿日期：２００７－１２－０２

作者简介：徐巧娣（１９７４－），女，江苏盐城人，南通大学教育科学学院助教，硕士。

２００８年６月南通大学学报（教育科学版）Ｊｕｎ．２００８第２４卷第２期

ＪｏｕｒｎａｌｏｆＮａｎｔｏｎｇＵｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（ＥｄｕｃａｔｉｏｎＳｃｉｅｎｃｅｓＥｄｉｔｉｏｎ）Ｖｏｌ．２４，Ｎｏ．２

高校教学秘书的角色定位与素质要求 徐巧娣

（南通大学教育科学学院，江苏南通２２６００７）

摘要：教学秘书主要负责院、系教学事务，在教学管理系统中发挥着重要作用。国家对高校教学工作日益重

视，教学秘书必须具备与之适应的多方面的良好素质。

关键词：教学秘书；角色定位；素质要求中图分类号：Ｇ６４５．１８ 文献标识码：Ａ

文章编号：１００８－２１９０（２００８）０２－００７５－０３

一、高校教学秘书的角色定位

高校教学秘书是高校教学管理队伍的重要组成部分，主要负责院、系教学事务，在教学管理系统中发挥着重要作用。然而长期以来，人们对教学秘书缺乏正确的认识和评价，认为教学秘书的工作是一项琐碎、繁杂却又不足挂齿的简单劳动，教学秘书就是“勤杂工”，这是认识上的一个误区。对教学秘书的准确定位，有助于

我们正确认识、了解教学秘书工作，了解这项工作的重要性。高校教学秘书处于管理与教学的中间地位，是学校领导者进行教学管理决策的得力助手，是保证教学工作正常运转、教务师资得以完善管理的重要力量。［１］其工作职责是在教务处与学院领导的调控下，按照一定的教务管理原则，运用各种管理手段，组织和协调各项教学活动，为顺利完成教学任务、实现教学目标提供必要条件。教学秘书既是教务管理的具体执行者、实施者，又是各项教学活动的组织者、安排者，同时还是教务处与学院之间、教师之间、师生之间开展教学活动的桥梁和纽带。因此，教学秘书的工作至关重要，是高校教务管理的重要组成部分，在教学过程中起着不可忽视的作用。

（一）教学秘书承担了最基层、最具体的教学管理工作 在高校教学管理中，教学秘书的工作内容涉及

面广，内容繁杂。从课程来看，教学秘书的工作经过落实教学计划规定课程，包括教学大纲的编写、教材选定、试题库的建立和完善等，然后组织学生选择自己所修的课程，通过排课落实教学任务，合理配置教师、教室、设施设备等教学资源。通过备课、授课、听课和评课等形式检查并反馈教师教学准备情况、课堂教学组织情况以及学生的课堂表现；组织考试，登载成绩，反映课程教学效果。这样一个过程不是交替而是交叉推进的，因为课程性质和教学任务下达与开课时间有时间差，有时候这个过程的周期长度会达到一个学期至一个半学期。从学生的学习经历来看，教学秘书的工作要经过学生入学登记注册、每学期成绩登记、每学期报到注册到毕业成绩的统计和毕业证的发放这样一个过程，而这个过程则是由培养目标和规格决定的。无论从课程的过程还是从学生经历的过程来看，它的预备阶段都是教学计划的制定期，即经过调查研究和充分论证，确立人才培养方向、目标和规格，以此为依据来整合课程，构建学科基础平台和专业课程模块，并确定各教学环节的时间占用及进程。在此阶段，教学秘书往往还需要参与教学计划的制定。

（二）教学秘书既接受教务部门的领导又接受学院的领导 《高等学校教学管理要点》指出系（院）可设教学

秘书和教务员，在教学系主任（院长）领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。这明确界定了教学秘书的行政关系和岗位职责范围，教学秘书的行政关系隶属于各教学单位，教学秘书的岗位职责是教学管理。而教务部门是教学管理的“调度室”和中心枢纽，而且教学秘书的任职条件一般也是由教务部门制定的。教学秘书一方面接受学校教务部门领导，完成由教务部门分配的诸多的教学管理事务，另一方面，教学秘书还要完成学院领导或办公室交办的事情。因此，教学秘书必须接受教务部门的领导和指导，同时也受行政隶属关系的教学单位的领导的管理和指导。

（三）教学秘书既是教学管理者又是教学管理研究者 “教学管理是一门学问，教学管理这门学问也需 要人们去研究。”［２］在《普通高等学校本科教学工作 随机性水平评估方案（试行）》 的一级指标“教学管理”中设有“管理队伍”二级指标，该二级指标项有两个主要观测点，第一个观测点为“教学管理队伍的结构与素质”，它注解明确了教学管理队伍的构成，教学管理队伍包括学校主管教学的校长、教务处专职教学管理人员、院（系、部）主管教学的院长（主任）、教学秘书及教务员等。第二个观测点为“教学管理及其改革的研究与实践成果”。它规定了教学管理人员不仅必须研究教学管理这门学问，而且必须有一定的成果产出，否则就无法达标。从教学管理人员数量结构看，教学秘书“三分天下有其一”，研究教学管理责无旁贷，“

教学秘书，理当成为这门学问的研究者。”［３］事实上要切实担负起自己的业务工作，教学

秘书也非成为这门学问的研究者不可。教学秘书在贯彻执行党的教育方针和学校及各自教学单位的教学指导思想的过程中，在结合自己的日常管理工作辅助领导进行教学管理的决策过程中，都会碰到许多新情况、新问题，这就需要教学秘书勤于学习，善于调研，及时提出新的对策以适应形势的变化。越是快速发展的高校，越是办学层次高的学校，对教学秘书教学管理研究的水平和能力要求就越高。可见，教学秘书从事的专业就是教学管理和教学管理研究。无论是高校整体管理工作需要，还是从教学水平评估达标考虑，教学秘书的管理工作和研究工作都应该占据应有的地位，并应该为其创造和提供一定的条件、提出相应的要求。因此，教学秘书既是教学管理者又是教学管理研究者。

二、高校教学秘书必备的素质要求随着高等学校教学改革的不断深入，教学管理要向信息化、现代化发展，这给教学管理工作带来了新的机遇和挑战。要使教学秘书发挥应有的作用，胜任和保质保量地完成工作任务，其素质要求成为关键因素。

（一）教学秘书应该具备良好的政治素养《中国教育改革发展纲要》明确提出：“高等教育肩负着培养高级人才、发展科学技术文化和促进现代化建设的重要任务”，人才的培养在于教育，高校教学管理人是教育队伍的重要组成部分，教学管理人员同时也是教育者，必须具备高度的政治责任心、社会责任感、良好的职业道德和情操。首先要以“三个代表”的重要思想武装自己的头脑，保持自我的先进性，树立正确的人生观、价值观、道德观；其次，要忠诚于人民的教育事业，具有强烈的事业心和责任感，协助教师研究探索培养人才如何适应社会需要，这是每个教学管理者的职责。同时还应树立服务、协调、管理、改革的思想和不计名利得失的献身精神。第三，具有较高的思想修养和境界。高校的教学秘书要做到以礼待人，以诚相待，较高的政治思想素质是做好这一工作的保证，是做好管理工作的先决条件。高尚的道德情操对青年学生起着楷模作用，教学秘书只有把教育青年学生的愿望和思想，具体细化到日常管理工作中，才能做到以身作则，为人师表，达到培养人才的目的。

（二）高校教学秘书应具有稳定的心理素质和强烈的责任意识

良好的心理素质对教学秘书工作才能的发挥起积极作用，同时又是善解人意的心理保障。这就要求教学秘书不断提高自身修养，顾大局、识大体，从不同的角度观察问题，一方面可以开阔胸襟，增强心理承受力；另一面要能以需求定服务，化被动为主动，以积极的心态投入工作。教学秘书处于教学最前线，范围广、事情杂、任务重，十分辛苦、劳累，而教学秘书在领导决策和决策执行实践中起着承上

启下、上联下达的中介、枢纽的作用。［１］所以它无时不在提示和要求我们必须具有强烈的责任意识。教学秘书对任何一项工作都要严肃认真，大到传达上级指示、小到书写黑板报通知，事无巨细，都要一丝不苟、十分细心地及时处理好每一项具体工作。教学秘书的工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响教

・

学的顺利进行，如：新学期课程的安排、教学计划的调整、教材的征订，期末学生考试的安排、任课通知书的下发等都非常具体、非常细致和繁杂，稍有不慎，可能就会发生教学事故。

（三）高校教学秘书应具有优秀的业务素质高校教学管理工作的规范有序、科学高效，对高校教学秘书提出了很高的要求。首先，教学秘书必须具有广博的知识，具有复合型的知识结构。教学秘书作为教学活动的组织管理者，除了要懂得教育科学，如高等教育学、教育心理等基本原理，教学过程、教学方法及师资队伍建设管理知识外，还应掌握专业建设、课程建设、教材建设必须懂得的相关知识。第二，教学秘书不仅要有一定的科研能力还要有写作表达能力。教学秘书工作的学术性很强，如参与改造课程计划的制订与修订，教学内容与教学改革，教学质量的评价与管理，教材的选用等，这些都有较高的学术性要求。教学秘书在工作中要做到上情下达、下情上达、解释原因、交涉事宜等，这就要求注重方法，讲求表达的艺术，并具有较强的工作能力。教学秘书作为院领导的参谋和助手，要将自己的聪明才智融进领导的决策之中，这就需要教学秘书要有较强的工作能力：一方面教学秘书要具有极强的统筹能力。学校的教学事务头绪繁多，教学秘书要通晓各学年、各学期、各时段的常规性事务，做到事前有计划、计划有余地，要考虑院、系与学校整体的关系，妥善安排，分清轻重缓急。另一方面，教学秘书还要具有协作、沟通能力。教学秘书要经常与教务处、院系部领导、教师和学生打交道，很多工作的顺利完成都得益于几方面人员的共同努力。因此，教学秘书在工作中应具有与他人协作共事的观念，处理问题时要从多角度考虑，妥善处理好交办和催办的事情。教学秘书要经常与上级沟通，接收学院有关教学方面的信息，同时与教师和学生充分交流，搜集相关信息，了解院系部的教学状况及发展势态并将其及时汇报，使两者形

成合力。［２］教学秘书需要有现代化管理技能。以计算机及网络为核心的现代化管理手段在各高校的教学及教学管理工作中已逐渐普及，在此情形下教学秘书要能熟练使用计算机进行字表处理、网上办公等，在为师生提供快捷、优质服务的同时也减轻了工作强度，提高了工作效率。

（四）高校教学秘书应具备创新意识和良好的服 务意识

创新是一个民族的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。高等教育日益具有开放性和国际性，教学管理人员应吸收和借鉴国内外院校的成功管理经验，树立开放、创新意识，改革过去那种“封闭、保守、静止”的思维方式，具有现代意识。

教学秘书是连接院领导和师生的桥梁，是协调部门之间的纽带。这一客观地位就决定了其工作的基本职责是服务。教学秘书工作必须以服务为主。服务是教学秘书的天职。为顺应高校体制改革和市场经济发展的需要，高校教学秘书必须增强服务意识，并从以下三个方面做好工作：

１．为学院领导服务。所谓为学院领导服务，主要

是要当好学院领导的参谋和助手：参谋就是为学院领导出谋献策；助手就是协助学院领导办理具体事务，如课程管理、学籍管理、教学计划制定与调整、收集、反馈、传递信息，为学院领导决策提供信息和依据等服务，使之民主化、科学化。

２．为教学科研服务。教学秘书是学校教学计划 的主要执行者，也是学院领导组织教学、管理教学的参与者和助手，而高等学校的主要任务是教学、科研，其中心工作是培养德、智、体全面发展的社会主义建设人才。因此，教学秘书必须围绕学校这一中心工作，为教学、科研服务。

３．为学生服务。教学秘书管理过程中要协调好

各方面的关系，使每项工作得以顺利开展，执行规章制度的同时，要考虑到各项因素。在链接协调的过程中处理不当，就会导致工作不能如期完成，堵塞信息沟通，因此要依据事务的轻重缓急进行处理，选取易于接受的柔性策略，换位思考，择优决策，善于抓住解决问题的适当时机和渠道。坦诚地面对问题，平和地调解矛盾，使教学管理工作良性循环。

参考文献：

［１］陈文贵，杨玉林．教学秘书在高校教学管理中的作用及队 伍建设［Ｊ］．天津职业技术学院学报，２００２（４）． ［２］陆靖等．以能力培养为核心、技术为主线，建立化学实验课程新体系［Ｊ］．高等理科教育，２０００（６）．

［３］王诚怡．关于做好高校教学秘书工作的几点思考［Ｊ］．黑龙江 高等教育，２００３（３）． ［责任编辑］金男

第二篇：论高校教学秘书的角色定位和素质

论高校教学秘书的角色定位和素质

高校教学管理规范化是高校规范教学管理、提高教学质量的必然要求。如何做好教学管理工作,是高校教学管理者必须研究的重要课题。而想要做好教学管理工作，首先要建立一支素质好、能力强的教学管理队伍,这是是实现高校教学管理规范化的关键。教学管理队伍素质的高低，不仅直接关系到教学水平、教学质量和办学效益的高低,甚至关系到学校今后的生存和发展。因此，要选拔工作能力强、有事业心、责任感、踏实肯干的管理干部充实该队伍。

作为一名教学秘书，应该是高校教学管理队伍的重要组成部分，通过一定的组织形式、管理手段使教学活动达到预定目标的过程，在高校教学管理规范化中起着重要而特殊的作用。他们是基层管理者、组织协调者、检查监督者,也是管理本院、系教学教务工作的得力助手，从组织、落实教学计划到协调配置教学资源这些方面都起着桥梁作用，同时也是学校教务处、教师、学生及相关部门联系的纽带。教学秘书的职业素质和业务能力直接影响着学校的教学管理水平、管理效率和教学质量。他们既是管理者又是服务者，是教学工作正常进行的保证。在教学管理系统中发挥着重要作用。因此教学秘书的业务水平与基本素质直接影响到教学管理规范化的水平。本文强调教学秘书必须适应现今信息化教学管理的新形势，从基本能力和专业能力方面不断地完善自己，并提出了提高教学秘书素质的具体措施。

近年来，随着各高校的扩大招生，大力引进师资，学校对教学管理工作的要求逐渐完善，要求效率不断提高，教学秘书想要提高自身综合素质来适应现今信息化教学管理的新形势，首先要了解自身工作的特点，要具有创新精神和求实作风，这样才能面对繁杂的工作游刃有余，从而提高工作的效率。以下为本人总结的部分观点。

1．服务性

教学秘书承担着向全系教师宣传系部、学院及上级主管部门所制定的各项规章制度的职能，同时也负责向全系教师传达各类教学管理文件、主动征求和虚心听取教师对学院教学管理工作的意见和建议、及时反馈信息和意见等工作，所以说教学秘书是上情下达、下情上达的服务者，这里教学秘书服务的对象都是有思想、有知识的人，他们的年龄、职称、性格、地域等都会有所不同，面对这些不同的教师和学生，都使教学秘书的服务对象有了特殊性，服务的难度加大。由于教师和学生是学校的主体，因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。

2．管理性

教学秘书从事的是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理，它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从每学期的开学初至期末，始终围绕着教学，负责处理具体的教学事务，从而保证教学活动正常、有序的开展。

3．责任性

教学秘书工作是一项对责任心要求非常高、容易出现责任事故、又很难出成绩的工作。这项工作琐碎、繁杂、事多，必须认真负责,稍有不慎就会影响到教学秩序，甚至造成教学事故。所以，基于这样一个责任性的特点，要求教学秘书要始终保持认真仔细、一丝不苟的精神，事事具有高度的责任心，以保证教学工作的正常进行。

4．原则性

教学秘书工作虽平凡，却是一项原则性很强的工作，在工作过程中，难免遇到这样或那样的问题，这就要求教学秘书要严格按规章制度办事，实事求是，冷静客观地反映和处理问题 ,原则性与灵活性相结合，既要维护学院的权威和规章制度的严肃性，又要做到公平公正和公开，使领导、教师和学生信赖，放心和满意。5．繁杂性

从工作的内容来看，教学秘书工作几乎涉及全院教学管理的各个方面，范围广，工作量大，具有繁杂性的特点。既有常规性的教学管理工作，又有突发性的教学异常情况，工作面面俱到，繁琐而复杂。这就要求教学秘书面对多样和繁杂的工作，能沟通协调，合理安排，使得每一项工作都顺畅、正常的进行。

6．形象性

教学秘书工作与其它各相关部门有着密切的联系，担当着上传、下达，联系全院各相关部门的重担。所以，教学秘书的言行和工作作风代表着系部的整体形象。这就要求教学秘书不仅要作风正派、言行稳重、落落大方，而且还要体现出积极向上的良好工作作风和较强的协调能力，在工作和各项活动中都要起到表率作用。

教学秘书在高校整体工作中具有非常重要的作用，切切实的认识自身，对自身工作有深刻的认识和正确的理解，这对进一步做好教学秘书工作，具有非常重要的意义。同时，我们也能从工作的特点以及针对性总结对教学秘书自身综合素质的要求。

首先，教学秘书工作的重要性要求教学秘书必须时刻保持高度的责任心和事业心。竭尽所能将各项工作做好，树立“服务领导、服务老师、服务学生”的意识，服务在教学工作的第一线。在工作过程中要虚心、热心、细心、耐心。

第二，要具有一定的教育理论知识。在教学管理中，教学秘书要经常接触学生，那么就必须了解学生的心理和生理特征，掌握一定的教育理论知识，只有这样才能按照教育规律，达到管理育人、服务育人的目的。

第三，要做好参谋助手工作。教学秘书由于其工作特点，获取信息准确、快速，在工作中应及时地向系主任反馈信息，让系主任对各方面情况有个总体的了解，从而更好地采取合理化措施进行有效的管理。当然，教学秘书还有必要将以往的信息进行总结，从中得出一些回溯性、经验性的东西，供系主任参考。只有这样，才能辅助系主任对教学工作作出正确的决策，使得上级的指令能够更快更准确地下达，得到更有效率的回馈。

第四，具备学习意识，持续性地提高自己的业务水平。教学秘书工作看似只是简单的资料收集、传递信息等。其实不然，教学秘书其实就是教学管理秘书，要想使庞杂的工作变得井井有条、处理得有条不紊，教学秘书不仅要有学习的意识即利用多种渠道，而且还要善于总结，模索科学合理的工作方法，将工作项目理清头绪，按分阶段划分成若干条目，令其富有条理性、可操作性，甚至提出合理化建议，从而大大提高工作效率。

第五，良好的身心素质。良好的身心素质包括健康的身体素质和良好的心理素质。心理素质是指人的意识、思想、情感、意志等心理方面所具备的基本条件。心理素质对人的工作、学习、生活各方面都会产生很大的影响。良好的心理素质是高校教学秘书能够胜任、完成教学管理工作任务，协调人际关系等的必备条件。而强健的体魄是做好工作的基础条件。教学秘书在紧张繁重的工作之余要注意锻炼身体，养成良好的饮食生活习惯，才能保证身体处于健康状态，为更好地工作打下良好的基础。

总之，教学秘书工作是高校教学管理工作中的重要环节，教学秘书的工作质量直接影响学院的教学质量，在高校教学管理中具有举足轻重的地位。随着高等教育事业的不断发展，教学管理工作将更加繁重和复杂，教学秘书将面临更大的挑战,在实际工作中要不断提高自身的综合素质和管理水平，不断完善自己，强化服务意识和奉献精神，提高管理水平，为高教事业的发展发挥其应有的作用。

第三篇：浅谈高校行政秘书的素质要求

摘要：高校行政管理人员是高等院校不可或缺的一支队伍，是学校各项工作得以正常运转的保证，而高校行政秘书岗位是最能体现高校行政管理体系性质的岗位，它不仅存在于高校的校级机关层面，更多的分布在各级院系当中，是高校院系行政管理层与师生员工间相互沟通的桥梁和纽带。

关键词：高校；行政秘书；素质要求

高校行政管理的主体是从事非教学、科研活动的相关行政机关,其成员是各级各类机构的管理者和执行者。高校院系行政秘书这一岗位就是其中的一个环节，行政秘书所承担的工作是涉猎广泛、多面联系、事情驳杂的，主要包含人事、工会、科研、宣传、基建、后勤等范围，多而广，杂而琐。作为高校行政工作者，结合自己的心得体会，下面我们一起来探讨一下行政秘书的岗位职责及素质要求。

一、行政秘书的岗位职责

1.会务工作。做好系会会前各项准备工作，负责会议记录及会后资料整理，拟写会议纪要；负责通知全系教师参加系级、校级会议和有关活动，并作好考勤工作；做好院系承担的其他会议的各项服务工作。内务管理工作。协助系领导落实学校、有关职能部门和系里部署的各项工作；协助部门安全责任人做好办公室安全防范和检查工作，制定部门假期值班计划；负责全系教师的考勤，加班统计工作。文书工作。协助系领导制定工作规划、每学期的目标管理计划及起草有关文件；负责本系上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作；负责有关部门发出的各类文书的登记、传阅、归档工作；制定系部有关的规章制度。财、物管理工作。负责系部各项经费的报销领取工作；负责领发系教职工的奖金、福利等；负责领发系教职工办公用品；负责登记、保管和检查本系财产。

二、行政秘书应具备的基本素质

1.思想作风及政治理论素质。行政秘书必须具备全心全意为人民服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的工作态度；在具体工作上，要求做到一丝不苟，雷厉风行和精益求精。系办公室工作面广，内容繁杂，任务重，责任大，因此要求办公室人员爱岗敬业，继承和发扬不图名利、默默无闻、甘于奉献、艰苦奋斗的传统和作风。具有强烈的事业心和责任感，主动研究

系办公室工作中的新情况、新问题，提高工作的效率和质量，为师生员工服务。

１.１为领导服务，当好参谋和助手。行政秘书要主动掌握学校及系部的相关信息，及时准确地向系领导汇报，为系领导提供决策依据，当好领导的参谋和助手。在此过程中要明确与领导的从属关系，尊重服从领导的意向，忠实积极地贯彻领导意图。

１.２为教师服务，做好后勤保障工作。教师是院系办公室工作的重点，教师的教学、科研工作的开展与进行都与系办公室有着紧密的联系，行政秘书要妥善处理好与教师的关系，及时传达学校的有关的教学和科研信息，如学校或系部安排的会议、活动课题的申报等方面的有关规定要第一时间告知相关老师。教师在这些方面遇到问题，也常会到系办公室询问，行政秘书应积极为教师工作提供方便，如查阅相关文件和资料，向有关部门询问，不能解决的要及时向有关部门反映。要经常和教师了解情况，交流思想，做到相互理解和尊重，增进友谊和感情。

１.３为学生服务，发挥服务育人功能。院系办公室承担部分的教学管理工作，要不停地与学生打交道。行政秘书要有为学生服务的意识，真诚地对待他们，给他们以理解和关怀，并用敬业爱岗、乐于奉献的工作态度潜移默化地影响学生，教育学生。对待学生不能以长者自居，不能摆架子。而要以真诚的态度及良好的形象影响学生，促使学生在思想上逐渐成熟，学业上有所进步。文化心理素质。随着高校师资队伍建设的加强，教师的学历结构、职称结构不断改善。行政秘书作为系办公室人员，必须掌握办公室管理工作的基本理论和实务知识；了解与办公室工作密切相关的学科知识；熟悉有关教育管理理论和学校教学、科研、管理方面的知识。只有具有较高的文化，丰富的教育学、心理学、管理学等方面的知识，才能做好管理、协调和服务工作。

业务技能素质。努力提高办公室人员的能力结构，其中包括基本能力：即敏锐的观察能力、良好的记忆能力、健全的思维能力、丰富的想象能力和集中的注意力；专业能力：即表达能力、协调能力、自我控制能力和组织管理能力；业务技能：即速记、打字、管理档案、使用复印机、传真机等。

３.１表达能力。表达能力是办公室人员的一项基本功。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达，所以办公室人员要多思、多练、多交流，日积月累，潜移默化，做到文思敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次清晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达领导的意图。

３.２协调能力。善于处理上下左右、校内校外、各部门之间各种关系的能力。行政秘书应具有较强的协调能力，合理协调好校内校外、各部门之间的关系，努力为本校、本部门的各项工作创造一个宽松的外部工作环境，以实现高等学校教育目标的总要求。

３.３自我控制能力。它是建立良好人际关系的基础。对于行政秘书来说，正确处理好各方面的人际关系是不可缺少的能力。它要求行政管理干部在日常工作中要沉着、宽容、耐心、头脑冷静、豁达大度，善于控制自己的感情冲动，学会共处，和善地与人共事。遇事能冷静、客观地分析问题，正确地处理好工作中的各种矛盾。

三、结束语

总之，院系办公室的工作“细、繁、杂、忙”，是学校的“不管部”。要切实做好办公室工作,就要了解办公室工作的性质、作用、特点，以及应该遵循的原则，同时努力学习科学文化知识和现代化管理经验，注重实践，不断提高业务水平，加强办公自动化管理，高质高效地完成各项工作，为学校的发展建设贡献力量。

【参考文献】

[1]冒荣，刘义恒.高等学校管理学[M].南京：南京大学出版社.1998.

第四篇：高职高专系级教学秘书角色定位及素质能力探讨论文

摘要：

高职高专系级教学秘书是学校教学管理工作中的最基层管理者和服务者，如何在系级教学管理中定位好角色，提高素质能力，为搞好教学管理工作起着举足轻重的作用。

关键词：高职高专；教学秘书；角色定位；素质能力

高等学校的根本任务是培养人才，教学工作始终是学校的中心工作。教学的建设、改革、管理是教学工作中三个永恒的题目，是保证和不断提高教学质量的三个基本要素。教育部《关于深化教学改革，培养适应21世纪需要的高质量人才的意见》（教高[1998]2号附件一）指出，“教育管理是门科学，兼有学术管理和行政管理双重职能”。第一次明确指出“教学管理是一门科学”的论断，证明了教学管理在教学工作中的地位和重要性。

在学校的教学管理队伍中，教务处是管理教学工作的主要职能部门，对于学校领导者来说，天下第一处，学校教务处。教务处的工作状态反映一个学校整体教学工作状态。系级教学管理部门是教务处教学管理的一个缩影，教学秘书更是系级教学管理中不可缺少的角色，定位好角色，对教学管理工作具有举足轻重的作用。

一、系部教学秘书的角色定位。

角色即职务，位即方位、位置，是指人和物所处的位置。《周礼·天官·序官》：“辩方正得其所。”《礼记·中庸》：“天地位焉”。（《辞海》上海辞书出版社，1989版p614）简而言之，推及到教学秘书，就是要知道自己处在什么位置；这个位置的职责范围、工作标准和目标、各种知识技能要求是什么，只有清楚认识到自己的角色定位，才能有效的完成工作。

（一）教学运行的基层执行者。

教学运行管理是按教学计划实施对教学活动的最核心、最重要的管理，它包括以教师为主导、以学生为主体、师生相互配合的教学过程的组织管理和以校、系教学管理部门为主体进行的教学行政管理。根据我院《教学管理汇编》中《教学秘书工作暂行规定》可看出，教学秘书涉及的工作除要求工作能力，它还涉及到具体的学籍管理、排课、调课、考试管理、教学日常工作、订发教材、教学档案管理和其他有关教学运行的具体工作，每项工作执行和完成都需通过教学秘书的组织和执行。

1、从一学期的开学到结束，教学秘书要协助院（系）领导根据本系各专业人才培养方案，安排好每期的开课计划，通过教研室主任协调好每位老师所上课程、课时、课表的编排、教材的征订、期末的出题、试卷的收发、成绩的登录，都需要教学秘书去组织执行。

2、学生的学籍变化需要教学秘书去掌握，要核实学生休学、复学、转学、留级、降级、参军等学生的学籍异动情况，收集材料，及时、完整的办理相关手续，保存相关资料。学生成绩的管理、毕业资格的审查也需教学秘书去执行完成。

3、教学运行管理看似常态工作，可以按部就班，实际教学运行中经常会发生一些状况，教学评估、迎评改制、教学计划的变动、上课教师的变动、教师开会、生病调课等一些不可预知情况都需要教学秘书的协调执行。

（二）教学管理部门的“中间枢纽”。

教学秘书的工作量大，工作事务繁琐，接触面广，时间性强，工作关系纷繁复杂。他在学院的总体领导下，上有学院教务处的教学运行科、质量管理课、实践教学科、教材科、等级考试办公室；中间有学院的办公室、学生处、科研处；下有各系部、教师和学生，每涉及一项工作，教学秘书都密不可分，教学秘书一方面要“上令下达”和“下情上奏”，传递和反馈信息；另一方面要协调各部门和师生的关系，担当起学院各部门、教师、学生三者之间的纽带和桥梁。

教学不是单一独立的活动，它涉及多层关系，需要各部门的密切配合，学院教务处关于教学中的教学计划、教学大纲、教案、课件等各项要求、指标需要教学秘书直接传达到系部教师，系部教学在教学管理上的意见和建议也需要教学秘书反馈。各系之间的教师上课计划、时间、教室、教材等活动需要教学秘书从中穿针引线，合理安排。教师与教师之间、教师与学生之间的教学活动调整，需要教学秘书协调、沟通，不能出任何差错，否则就会影响教学的正常进行。教学工作具有实效性，且教学活动无小事，教学秘书的“中间枢纽”角色，关键在于提高“执行力”，在于推动决策层所制定的路线方针和政策。

（三）师生员工的“服务员”。

教学秘书是教学活动的直接管理者，其工作性质决定了其服务性是以服务教学活动为中心，服务于教师，服务于学生，充当“服务员”的角色。

1、任课教师工作在教学一线，是学校教学工作的主力军，要保证其教学工作的顺利进行，必须有教学秘书的密切配合。

在开学初，要准备好各种教学相关材料，向教师发放课表、教材、教学检查的各种记录表，如系领导教学巡查表辅导员教学巡查表、学生教学日志，教师教学日历、听课记录表、教研活动记录表、开新课教师的申请表等。中期要配合教学主任进行期中教学检查，做好师生座谈记录，进行学生对老师的抽样评价统计和老师、学生对教材的评估统计。期末要组织老师出试题卷，安排教师监考，试卷的发放和回收，以及教师的试卷分析，协调教研室主任完善出题试卷的规范、试卷批阅和对教师批改试卷情况的检查，及时登录所以学生成绩。期末还要对下一学期的教学计划进行安排，征订教材，合理安排教师的课表，充分考虑教师的各种诉求，要兼顾老师的路途远近、还要考虑老师的年龄和家庭实际情况，尽力满足老师的需要，做合格的“服务员”。

2、学校的办学宗旨是培养具有综合素质的人才，教学离不开学生，学生是教学的对象和主体，教学秘书和学生有密切的接触，自开学起就要配合辅导员发放学生班级课表、教材、教学日志，完成学生的注册和新生的报到相关事宜。

及时传达各种教学信息，如选修课的选报、英语等级考试、技能资格鉴定报名、毕业生的电子摄像、、学生的重修补考，期中的教学检查安排，期末的登录成绩、毕业资格审定等学生管理工作，都需要教学秘书做好服务工作，保障教学的顺利进行和完成。教学秘书还要收集整理各种档案材料，为学校升本转制、系级教学质量评估提供教学管理的第一手材料，系部教师的课时、多媒体课件的使用、教案、教师的学历、职称情况，学生的学籍、成绩等等与教学运行相关的材料。其基本点是全校协调、山下协调，严格执行教学规范和各项制度，保证教学工作稳定运行，保证教学质量。

二、系部教学秘书的素质能力。

（一）认真的态度。

清楚认清了教学秘书的角色，那就是要认真地履职，履行教学秘书岗位职责。教学秘书的工作是多、繁、杂，每项工作都要求准确，不得有任何失误与差错，否则会造成严重的教学事故。因为教学秘书工作贯穿于教学活动的全过程，包括教学管理的方方面面，工作量大，涉及教师和学生的根本利益，工作难度大，教学秘书必须要有一种认真的态度，严谨的作风，才能保证工作不出差错。

（二）人性化的管理。

教学秘书的管理工作是以教师为主导、以学生为主体、师生相互配合的教学过程的组织管理和以校、系教学管理部门为主体进行的教学行政管理。其宗旨是为教学第一线的有思想、有知识的师生服务。为了整个教学运行的顺利进行，形成整个团队的最大合力，构建全面的“和谐”，使各种利益充分兼顾，教学秘书要注意工作方法，进行人性化的管理，以师生为本，在不违背原则的情况，充分考虑师生诉求，合理安排，保证教学正常进行，又使师生愉悦。

（三）综合的素质及应变能力。

教学秘书工作既要严格执行教学运行管理的各种规定和规章制度，又要服务于各种不同的教师、学生、各种突发的事件，注定教学秘书要不断提高自身综合素质，对繁杂的事静得下来，对突发的事能动得起来，做好协调、沟通，形成良好的教学氛围，促进教学管理的有序进行。

提高教学秘书角色认知能力和岗位履职能力的根本途径是不断加强学习和创新，要“想得更远，做得更好”，就要深入研究探索自己所在岗位核心性、根本性问题，以更高的境界、更宽的眼界探究影响自我发展的瓶颈问题。加强学习是为了提高境界和眼界，创新也一定能不断提升岗位履职能力。

第五篇：高校秘书素质浅析

高校秘书素质浅析

高校秘书素质浅析

秘书工作内容广、任务杂、服务性强等特点对从业人员的素质提出了很高要求。尤其是高校秘书更应注重个人素质的提升，因为大学校园思想活跃，多元文化交融，高校秘书作为领导的参谋和助手，在政治素质方面应具有高度的政治敏感性，较高的理论、政策水平，较强的法律意识和全心全意为人民服务的思想。除此之外，还应具有良好的职业道德素养和过硬的业务素质。

一、高校秘书的职业道德素养。

1.忠于职守，克己奉公。

高校秘书的工作在内要面对全校师生员工，在外则代表学校时常与教育部门或行政机关打交道，虽然工作繁重、琐碎，但却又是全局工作中不可缺少、不可替代的。工作中，应克己奉公，没有私心，全身心地投入，踏踏实实地在平凡的岗位上做好本职工作。

2.实事求是，秉公办事。

高校秘书大都在学校领导身边工作，工作中既要尊重领导的意见，同时在发现领导的意见有错或不妥时，也应大胆地提出自己的意见和建议，不能唯唯诺诺、阿谀奉承，更不能弄虚作假、徇私舞弊，要敢于坚持原则、按章办事。

3.埋头苦干，任劳任怨。

高校秘书所做的都是辅助性工作，每天重复着上传下达、迎来送往、办会办文等事务，细小琐碎但又不容忽视。因为任何细节上出现的疏漏都有可能给全局工作带来负面影响。所以，秘书在工作中要勤勤恳恳、周到细致，更要有任劳任怨、勇于牺牲的奉献精神。

4.谦虚谨慎，平等待人。

高校秘书要持有谦虚谨慎的态度。工作中不仅要虚心好学、不耻下问，乐于听取他人意见；还要有高度的责任感及一丝不苟的精神，遇事深思熟虑、三思而行，不说无根据的话，不做无把握的事。同时，还要有一颗平常心，对领导尊重而不奉承，对他人礼貌，切忌颐指气使、盛气凌人，打官腔、摆架子。这样极易产生不良影响，有损学校、领导的形象。[论文网 LunWenNetCom]

5.保守秘密，顾全大局。

高校秘书接触领导的机会多，阅读的文件多，参加的会议多，参加各种活动也多，自然了解的事情就多，其中不少是需要保密的，这就要求秘书工作者要有高度的保密观念，严格遵守保密纪律，养成良好的保密习惯，做到不该说的不说，不该问的不问，机密文件一定要妥善保管，不得遗失、乱放。这样就可以避免因嘴不严、工作马虎导致泄密事情的发生，造成不可挽回的后果。另外，一旦因不慎发生泄密现象，要立即向组织和领导报告，及时采取补救措施，绝不能心存侥幸，隐瞒错误，一错再错，造成更大损失。

6.严于律己，自我批评。

高校的办公部门是学校的门面，高校秘书的一言一行在一定程度上代表着学校的形象。因此，秘书工作者要增强自律意识，加强个人品德修养，言行检点，独善其身，在当前复杂的社会环境中，时刻保持清醒的头脑，洁身自好，不忘本分，提高抗腐能力，抵住各种诱惑，做一个遵章守纪、清正廉洁的好秘书。当然，人无完人，孰能无过？但只要发现问题，要勇于承担责任，主动做自我批评，并及时改正。

二、高校秘书的业务素质。

1.必须具备的基本知识。

（1）基本理论。高校秘书应具备较高的理论水平，如马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，党的路线、方针、政策，科学的世界观、方法论都是高校秘书的必修课。理论水平提高了，才能在工作中迅速准确地领会上级的政策、批示和领导的意图，在诸多矛盾中透过现象抓住主要矛盾，解决实际问题。

（2）专业知识。高校秘书知识面要广，在此基础上还应根据职业要求有所专长。如公文撰制、文书处理、档案管理、会议组织、公关语言、调查研究等，都应准确熟练地运用到工作实际中。

（3）相关业务知识。高校秘书要知晓教育领域里的知识，如教育理论、教育管理、教育法、教师法、我国教育的基本情况等，尤其要了解、熟悉高校教育的性质特点、高等教育的发展趋势，能够认真分析研究本校的形势以及前途发展等问题。同时，也要了解基础教育、中等教育、职业教育、成人教育、国外教育等。这样才能知己知彼，有的放矢地开展工作。

（4）相关辅助知识。除了上述专业性、业务性较强的知识外，高校秘书还应学习一些社会学、经济学论文“ target=”_blank">经济学、伦理学、心理学、软科学等学科的知识，它们虽然与所从事的职业相关不大，但可以开阔视野、更新观念，提高整体素质，对工作间接帮助很大。

2.应具备的基本能力。

（1）调查研究能力。协助领导搞好调查研究，掌握师生员工的思想动态，是高校秘书的一项重要工作。在搞调查研究时，要有高度负责精神，深入实际，采集信息，掌握第一手材料，去伪存真，去粗取精，并本着不夸大、不隐瞒、反映实际情况的原则，写出调研报告，为校领导决策提供有价值的信息材料。

（2）语言表达能力。语言表达能力包括文字表达能力和口头表达能力。高校秘书经常有些文字工作要做，如撰制公文、起草调查报告、回复往来函件等，这就要求其具有一定的文字功夫，会运用各种文体写出不同的文字材料。秘书在处理上传下达、迎来送往等门面性工作时，多是靠口头来完成的。话语得体，条理清晰，具有良好的口头表达能力，不仅反映出秘书本人的素质，对学校形象的树立也会起到不可忽视的作用。

（3）协调沟通能力。高校的机构相对来说比较庞大，部门多，人员多，事务多，工作中会产生一些难以避免的矛盾。为了确保校领导能够集中时间和精力处理解决重大问题，秘书应具备一定的协调沟通能力。在做协调工作时，应顾及左右，联系内外，从全局利益出发，多方听取意见，了解实际情况后，制定出可行性协调方案，利用各种沟通渠道和方法进行有效的协调沟通，最终化解矛盾，使各方力量步调一致，各项工作顺利运转。

（4）办事应变能力。高校秘书大部分工作都是处理具体繁杂的事务，大到协助领导决策与管理，小到一个标点符号的处理，面面俱到，没有灵活的头脑以及精明干练的办事应变能力是不能胜任秘书工作的。秘书处理事务时，应力争做到有条有理，大事不误，小事不漏，尤其在突发事件发生的紧急情况下，更应沉着冷静，分清轻重缓急，及时有效地进行妥善应急处理，为领导的决策做好准备。

（5）事务管理能力。办文、办会、办事等日常事务性工作几乎是高校秘书每天都要做的事情，如何对各项事务进行科学有序的管理，已成为提高工作效率的关键所在。因此，高校秘书在工作实践中要多学习、多思考，积累管理经验，培养管理能力，增强管理才干，适应现代办公多元化管理的需要。

（6）操作现代化办公设备的能力。在网络信息时代，现代化办公设备已成为我们工作中不可缺少的一部分。新的办公方式要求高校秘书必须具备一定的操作电脑、传真、复印机等现代化办公设备的能力。这是适应信息社会的需要，也是加强管理，提高办事效率，保证工作质量的需要。[论文网 LunWenNetCom]