第十一章办文工作

第一篇：第十一章办文工作

办文工作

教学目的

通过本章学习，掌握常用文书的写作、文书处理的程序及各环节的要求，能够运用所学的文书处理知识完成日常工作。

教学方法

该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”的课程范型，采用案例教学、叙述教学、启发式教学、实训法教学、讨论式教学、情景模拟的方法组织教学。

教学重点

收文和发文的程序；

收文和发文的要求；

文书处理程序的规范化操作。

案例分析

教学难点

收文与发文处理程序的规范化操作；

案例分析；

技能训练。

教学时数

理论教学2.0课时

实训教学2.0课时

教学内容

文书的撰拟、文书的概念 文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。

2、文书的种类

通用文书、专用文书、常用事务文书。

3、基本要求

主题正确、鲜明；语言准确、精炼； 体式规范。

4、行文关系

上行文: 报告、请示、函。

下行文：命令、决定决议、通知、通报、批复、会议纪要。

平行文：议案、通知、函、会议纪要。

文书处理

1、文书处理的涵义

文书处理是指机关单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。

2、文书处理的原则

及时；准确；安全；统一 规范。

3、文书的行文关系

是指文书的发文机关及受文机关之间的关系。各级行政机关、单位必须按各自的权限、智能及隶属关系行文。除特殊情况，不能越级行文。

4、在具体办理行文的工作时，应遵循以下原则：

（1）各级机关、单位应根据其隶属关系及职权范围行文。（2）一般情况下不得越级行文。

（3）向下级机关或系统内的行文需抄报上级机关并抄送同级相应平级机关。要正确确定抄送机关。（4）需各级机关、单位协调一致的事项，未经协调一致不能单独发文，联合发文须经会签。

（5）必须正确使用文书种类，确保行文质量。

（6）经公开发布的党和国家公文，如公告、通告等应视为正式公文，遵照执行，可不再行文。

5、收文处理程序

公文处理程序，具有确定性、连续性与规范性的特点。

(1)签收。指对收文的鉴别、清点、核对、检查与履行签注手续并接收公文的活动。要求认真核对公文的收文机关、公文数量与检查公文封装的情况以及是否按规定时限送达等。在确认无误后签字(盖章)井注明收文时间。

(2)收文登记。公文登记的形式有：簿式、卡片式、联单式及电脑登记等。

(3)分办。指根据一定标准和要求将收文分送给有关部门或人员阅办的活动。分办为公文确定运转方向，关系到公文能否得到准确迅速而有效办理的决定性程序。分办公文，要求分清主次缓急，分清阅件与办件，明确界定办文单位。分办时应专门履行登记手续；并应附上“公文处理单”与“公文传阅单”。

(4)拟办。拟办，文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，共领导人批办时参考。(5)批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

(6)承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。(7)催办。指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

（8)注办。指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简要注明。主办也称办复。

6、发文处理程序

(1)拟稿。拟稿就是公文的起草工作，它是发文办理过程的起点。

(2)会商。会商是指公文内容涉及有关机关(部门)的职权范围得其同意和配合时所进行的协商活动。它有利于维护公文的合法性、有效性，维护政令的一致。会商由发文部门主动组织，应注意协商的对象齐全没有遗漏，可采取“跑会”、“函会”以及召集会议等多种方式集中意见。如未就有关问题取得一致意见，应及时向上级机关反映，不得擅自按照自己意见对外行文。

(3)审核。又称核稿，指对送领导人签发的文稿所作的全面审核与修正。审核的重点是： 审核是否需要行文，发文的名义是否恰当；

控制发文的方向，检查文种是否正确，有无多头主送、滥抄滥报、随意越级行文的现象；

审核文稿内容是否符合法律、法规与方针政策；是否真实准确、符合实际、界线清楚、前后一致、切实可行；

语言表述是否准确、简明、得体。是否符合语法、逻辑；人名、地名、时间、数字、引文是否准确，标点是否正确，字迹是否工整规范，字迹材料是否耐久等；

文件、文件格式是否正确、规范；是否层次清楚，详略得当；

是否经过会商或履行了必要的讨论、审批手续。(4)签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。

(5)缮印。缮印就是将经领导签发的文稿制作成书面文件的工作。缮印包括缮写和印刷。

(6)校对。校对就是对校对清样或誊写的文件进行全面核对检查、纠正错漏的一道工序。

(7)用印。用印就是在文件上加盖印章。用印是保证公文具有权威性和发生效力的一项工作。除会议纪要外，公文都应当加盖印章。联昔上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。用印要履行批准手续并做好记录。印章要盖在成文日期或发文机关和成文日期中间。以领导人名义发出的公文，则是由领导人亲笔签署或用签字章。

(8)登记。登记就是公文分发传递前进行发文项目的登录工作。包括对文件名称、拟稿单位、审核人、签发人、发文字号、成文时间、印刷时间、共印份数、发送对象范围、发送方式等，一一加以登记，以保证公文传递及时准确，同时方便单位统计和日后查考。发文登记通常用簿册记水帐式登记，由专人负责。

(9)分发。分发就是对公文进行分装发出的工作，这是将制作完毕的公文及时有效地传递给受文者的最后一道工序。先由收发人员对文件进行清点分拣和装封，再将已封装完毕的公文用一定的形式传递给受文者，包括邮寄、电信、机要通信、机要交通、文件交换、专人送达等方式。文件封装发出要根据不同公文的不同传递要求而区分处理，有保密要求的要通过机要通信、专人送达等方式，而不能用普通邮寄等方式。此外，发文办理还包括立卷、归档、销毁等程序。

技能训练

一、案例分析：

（一）收文处理案例

场景：XX厂办公室

情景： XXX管理局通信员李给XXXXX厂递送一份《XX省财政厅、XX省审计局关于开展XXX财务专项资金检查的通知》(X财字(2003)34号)。

厂办公室文书小王收到文件后，怎样迅速处理该文件?

（二）、XX大学人事处秘书林强，参加省教育厅召开的2000年度职称评审工作会议，带回五份文件，办完工作后，将上述文件锁进文件柜中。第二年进行2000年度文件立卷归档时，林强告诉档案室2000年没有收到上级机关发来的文件，只将本部门的发文整理后，立卷归 档。2001年，学校又要进行职称评审工作，评审标准仍沿用2000的文件。秘书林强已于前一个月调到X省林业厅工作。新来的秘书小陈找不到原来的文件。

请指出错误所在。

（三）． XX市旅游局接到XX省旅游局转发的《中华人民共和国国家旅游局令》(第18号)文件中发布的《出境旅游领队人员管理办法》。小张核查、登记完文件后，交给吴主任。吴主任看完文件，批注了拟办意见，交给李局长。李局长当即批示，责成吴秘书起草一份学习该《办法》的文件，下发给市属各旅游公司，组织员工学习。

吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文程序各环节的操作?

（四）、XX省文物局为配合国家文物局的文物普查工作，需向全省各地市发一份《XX省文物局关于认真做好文物普查工作的通知》。局领导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后，本想找领导过目。但领导外出开会，需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容简单，不会出什么差错。就自作主张，将草稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错，不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸，也没经局长签发，遂没给该文件盖印、注册和登记，等局长回来后再作处理。

请指出错误所在。

二、以下做法是否恰当？为什么？

1．某机关为局级单位，下设各个处。该局局长为了防止办文不出差错，凡事都事必躬亲，所有文件都自己签发。

2．A、B、C机关准备联合发文，但就处理某一问题发生争议，A机关是主办机关，为提高办事效率，以免耽误公事，经A机关领导人同意，以A、B、C三机关名义制发出了文件。

3．某机关局办公室主任王某，新局长到任后，每次将来文都径自交给局长，局长最后严厉地批评了他。

4．某机关办公室文书小李，每次都将来文按照文书业务性质分送给各个部门，为了不出差错，她特别注意文书应送的业务部门，文书一律在办公室压六天。

5．某单位办公室拟办秘书崔x x，经常在拟办单上写道：“请某同志处理。”

6．某领导经常在文件上批示：“知道了”，或画圈。

7．某单位领导，为了办公方便，要求机关印章归他自己保管。

第二篇：办文工作范文

1、文书的概念

文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。

2、文书的种类

通用文书、专用文书、常用事务文书。

3、基本要求

主题正确、鲜明；语言准确、精炼；体式规范。

4、行文关系

上行文:报告、请示、函。

下行文：命令、决定决议、通知、通报、批复、会议纪要。

平行文：议案、通知、函、会议纪要。

第三篇：办文工作规则

1、起草文稿前，必须掌握有关的政策规定、法律法规和足够材料，使草拟的文书符合党的政策，符合政府的法规，符合本单位的实际。文稿引用的材料（包括数字），必须是新的和真实可靠的。

2、起草的公文，要结构严谨，文理通顺，重点突出文字精炼，篇幅简短，格式规范。文稿中数字的用法，要符合国家《关于出版物数字的用法的试行规定》要求。

3、起草公文，统一用局印制的公文稿纸。稿面要整洁，字迹要清楚，开头地尾要留足。修改和批示文字应写在文稿右边的空白处，不要写在左边。不要用铅笔、圆珠笔批阅和撰写公文。

4、外单位送来的文件，办公室要抓紧提出拟办意见，并迅速送局领导阅批。急件随到随送。“紧急件”“急件”在收到文件的当天送给领导审阅，其它文件在三天内送给领导审阅，并及时转送有关科室办理，承办科室要在规定的期限内办理完结。

5、办公室指定专人负责文件收发登记和文书档案管理工作，负责草拟本局工作计划、工作总结以及日常各种文字材料的综合上报工作。

6、本局工作人员参加上级及本区召开的各种会议带回的文件材料，应及时送交办公室，进行归档管理。

7、本局日常工作中上传下达的文件资料，要经办公室统一编号，并留底存档。

第四篇：办文格式

办文格式：

标题：黑体，小二（加粗），行间距35磅 小标题：黑体，三号（加粗），行间距35磅 正文：仿宋，小三，行间距25磅

页边距：上下2.6cm；左右3.0cm。照片格式jpg。落款：仿宋，四号（加粗），日期与署名同宽。左侧装订：两订（平订）A4纸

落款如下：

律委会办公室拟办意见：

学生自律委员会主任意见：

学生处学生管理科审核意见：

（盖章）

第五篇：办文制度

办文制度

一、认真执行《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》及《国家行政机关公文处理办法》，按规定切实做好各项办文工作。

二、凡以学院党委、行政名义拟发或拟报的文稿，首页一律用《郑州航院拟文纸》。拟稿人、拟稿日期、文题、主题词及主送、抄报、抄送和份数要填写清楚。

三、拟稿应使用蓝、黑色钢笔、签字笔或电脑打印，不得用铅笔或圆珠笔。

四、文件内容要观点明确，行文、书写要按照公文格式，条理清楚，通顺简洁，标点准确，字迹端正。

五、凡以学院党委、行政名义发出的文件，拟稿人签字后应送学院办公室核稿，需会签的要送有关领导或部门会签，再送院领导审核、签发。

六、所有院内文件，由学院办公室统一编号、登记，秘书室安排打印，一般由拟稿人负责校对；文件印好后，并将正式文件三份连同原稿、附件一起交档案室归档。

七、在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法规和有关规定。