单证备案的有关规定

第一篇：单证备案的有关规定

单证备案的有关规定

一、单证备案的依据

国家税务总局关于发布《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》的公告（2012年第24号），出口货物劳务有关备案单证第八条第四款规定如下：

出口企业应在申报出口退（免）税后15日内，将所申报退（免）税货物的下列单证，按申报退（免）税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》，注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。

1．外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等；

2．出口货物装货单；

3．出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证）。

若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。

视同出口货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。注：以上办法根据文件规定自2012年7月1日开始执行。备案单证可以为复印件，声明与原件一致，按《出口货物备案单证目录》的顺序装订成册，以备核查。

二、单证备案的处理、处罚办法

（一）国家税务总局关于发布《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》公告（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条第一款：

出口企业和其他单位有下列行为之一的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚：

1．未按规定设置、使用和保管有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的；

2．未按规定装订、存放和保管备案单证的。

《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定：

第六十条纳税人有下列行为之一的，由税务机关责令限期改正，可以处二千元以下的罚款；情节严重的，处二千元以上一万元以下的罚款：

（二）国家税务总局关于《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》有关问题的公告（国家税务总局公告2013年第12号）第五部分第八点：

出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。

（三）国家税务总局关于发布《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》公告（国家税务总局公告2012年第24号）第十三条第三款：

1、出口企业提供虚假备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定处罚。

《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定： 第七十条纳税人、扣缴义务人逃避、拒绝或者以其他方式阻挠税务机关检查的，由税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款。

《征管法实施细则》第九十六条 纳税人、扣缴义务人有下列情形之一的，依照税收征管法第七十条的规定处罚：

（一）提供虚假资料，不如实反映情况，或者拒绝提供有关资料的；

（二）拒绝或者阻止税务机关记录、录音、录像、照相和复制与案件有关的情况和资料的；

（三）在检查期间，纳税人、扣缴义务人转移、隐匿、销毁有关资料的；

（四）有不依法接受税务检查的其他情形的

2、财政部、国家税务总局《关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知》（财税［2012］39号）第七条第一款第四、五点： 下列出口货物劳务，不适用增值税退（免）税和免税政策，按下列规定及视同内销货物征税的其他规定征收增值税（以下称增值税征税）： 出口企业或其他单位提供虚假备案单证的货物。

出口企业或其他单位增值税退(免)税凭证有伪造或内容不实的货物。

建议单证备案资料一般整理要求

按申报退（免）税的出口货物顺序，制作《出口货物备案单证目录》，备案单证顺序：

1、出口报关单退税联复印件；

2、出口货物清单（可以用形式发票代替）；

3、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等；

4、出口货物装货单（即场站收据，仅海运）；无纸化报关后，可采取将有关电子数据打印成纸单证加盖企业公章并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案（国税函【2006】904号）。无法取得场站收据电子数据，可使用《通关无纸化查验/放行通知书》代替。

5、提运单（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据）；

6、国内运输单证

① 集装箱整柜运输的情况下，需将集装箱装箱单、运输发票备案。

② 散货拼柜的情况下，需将货物进仓单（进仓收据）及相关运输票据备案。若运输车辆为营运车辆，则提供运费发票;若运输车辆为企业自备车，提供派车单或车辆行驶证复印件。

7出口方式为门到门快递的情况，需将快递单备案，没有提运单和国内运输等其他单证。

由于企业经营方式的多样性，涉及产生的单证也不仅相同，对企业特殊的经营方式的单证备案，可在业务发生时根据具体情况确定。

第二篇：单证备案

国家税务总局

国税函„2006‟904号

国家税务总局关于出口货物退（免）税 实行有关单证备案管理制度的补充通知

各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局：针对《国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知》（国税发„2005‟199号，以下简称《通知》）下发后各地反映的一些问题，经研究，现补充通知如下：

一、《通知》第一条所列应当备案的单证，主要是按《合同法》要求或出口贸易行业主管部门规定的单证。考虑到有些企业备案单证名称等可能与《通知》规定的不尽一致，因此《通知》附件《出口货物退（免）税有关单证备案说明》描述了有关备案单证的含义、功能、作用等，各地可按此原则进行备案单证管理。对于出口企业如确实无法提供与《通知》规定一致备案单证的，可以提供具有相似内容或作用的单证作为备案单证，但出口企业在进行首次单证备案前，应向主管税务机关提出书面理由并提供— 1 —

有关单证的样式。各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局也可根据本地区出口企业实际情况，按照《通知》的原则制定备案单证管理的具体规定。

二、《通知》附件《出口货物退（免）税有关单证备案说明》中对“出口货物装货单”的解释要求有海关签章。但考虑到出口企业难以取得签章的“出口货物装货单”，在实际工作中只要出口企业备案的“出口货物装货单”是《通知》规定的含义，可不需要海关签章。

三、对于出口企业备案的单证是电子数据或无纸化的，可以采取以下两种方式其中之一进行备案：

（一）对于出口企业没有签订书面购销合同，而订立的是电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合我国《合同法》规定的，出口企业将电子合同打印、口头合同由出口企业经办人书面记录口头合同内容并签字声明记录内容与事实相符，加盖企业公章后备案。

对于其他单证的备案，如为国家有关行政部门采取了无纸化管理办法使出口企业无法取得纸质单证或企业自制电子单证等情况，出口企业可采取将有关电子数据打印成纸质单证加盖企业公章并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案。

（二）除口头合同外，对于出口企业订立的电子购销合同、国家有关行政部门采取无纸化管理的单证以及企业自制电子单证等，出口企业可提出书面申请并经主管税务机关批准后，可以 — 2 —

采用电子单证备案管理，即以电子数据的方式备案有关单证。出口企业应保证电子单证备案的真实性，定期将有关电子数据进行备份，在税务机关按规定调取备案单证时，应按税务机关要求如实提供电子数据或将电子数据打印并加盖企业公章的纸制单证。

四、对于外商投资企业采购国产设备退税、中标机电产品退税、出口加工区水电气退税等没有货物出口的特殊退税政策业务，暂不实行备案单证管理制度。

五、对于《通知》下发后单证备案不齐的，出口企业可以在2006年11月30日之前按本补充通知规定予以补齐。



二○○六年九月三十日

国家税务总局办公厅2006年10月16日封发 校对：进出口税收管理司

第三篇：出口退税单证备案的规定

出口退税单证备案的规定

出口退税单证备案的规定

（一）、备案资料。

1、出口企业须备案的资料：第一张出口货物报关单复印件；第二张出口货物明细清单；第三张出口货物装货单（装货单又称为“关单”）。第四张出口货物运输单据。海运出具“海运提单”，航空运输、铁路运输和邮政运输出具“运单”。第五张外贸企业购货合同和生产企业收购非自产货物出口的购货合同（包括补充购销合同），（注：以上资料不能造假）。（以下简称五种资料）。

2、上述五种资料是复印件的要填写“与原件相符”、“ 经办人签字”、“ 签字日期”和“加盖企业公章”。

3、备案内容中的备案单证所列购进、出口货物的品名、数量、规格、单价与出口企业申报出口退税资料的内容要求一致；开具的时间、货物流转的程序要求合理；外贸企业出口货物明细单、出口货物装货单与增值税专用发票（或增值税专用发票清单）的内容要求一致。

4、除上述五种资料外，其他资料不需要备案。

（二）、保管要求。

1、备案时间最迟应在退（免）税单证申报后的15天内备齐。

2、备案单证统一存放在出口企业财务部门（不得将备案单证交给其他部门、企业业务员或个人保存）。

3、备案单证须由财务部门专人负责整理保管和专柜保管。

（三）、装订要求。

按月用线装订成册。并在《出口货物备案单证封面》上填写好出口企业名称和年月。

（四）、关于出口货物装货单。

装货单是出口货物托运中的一张重要单据，它既是托运人向船方（或陆路运输单位）交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。只有经 海关签章后的装货单，船方（或陆路运输单位）才能收货装船、装车等。因此，实际业务中，装货单又称为“关单”。备案的装货单必须要有海关签章。

1、装货单与装箱单的区别。装箱单是集装箱运输的特有单证.是每一个出口集装箱在整个运输过程中必须具备的一份单证.它是根据已装入箱内的货物制作的,记载着集装箱内货物的具体资料、交 付方式以及箱内货物自内向外的积载次序，同时它也记载这些货物载体集装箱和运输工具船舶的相关货运资料。是船、箱、货结合的最初原始资料，是出口集装箱运输后续单证缮制的依据，是集装箱运输过程中十分重要的业务单证。装箱单既有货运公司的统一格式也有企业 自行制作。而装货单是经海关认可并签章的关单，具有法律效力。

2、关于铁路或公路运输出口货物的装货单。一般情况下有海关签发的装货单。若海关不签发装货单，出口企业可凭盖有运输代理单位公章和出口海关验讫章的出口货物入库单暂时代替。

3、空运装货单问题。空运一般情况下没有装货单。企业可凭航空运输总单（签有海关放行章）和进仓单暂时备案。

第四篇：单证备案管理制度

单证备案管理制度

出口企业自营或委托出口属于退（免）增值税或消费税的货物，最迟应在申报出口货物退（免）税后15天内，将下列出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。出口货物退（免）税有关单证备案。

单证备案必备材料

（一）采购及外销合同、包括签定的补充合同等

（二）银行收汇进账水单

（三）提单（海运提单、航空运单、铁路运单、公路提单）

（四）出口报关单

（五）收货单或者场站收据或者放行通知书

（六）进项发票

（七）出口发票

出口单证备案要求

第一种方式：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》

第二种方式：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。不得将备案单证交给企业业务员（或其他人员）个人保存，必须存放在企业。

单证备案由企业存放和保管，根据相关规定提供虚假的单证备案不得申请免税，要直接征税，而且不能抵扣进项税额，企业不得擅自损毁备案单证，备案单证保存期5年。

《出口货物备案单证目录》

1所属期（+批次）

2序号

3出口报关单号

4出口发票号

5备案日期

6备案单证存放处

7页数

制表人：

办税员：财务负责人：

第五篇：出口企业单证备案管理规定

出口企业单证备案管理规定

一、文件依据

1、《国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知》（国税发〔2005〕199号）

2、《国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度的补充通知》（国税函〔2006〕904号）

3、《浙江省国家税务局转发国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知》（浙国税进〔2005〕33号）

4、《国家税务总局关于简化出口货物退（免）税单证备案管理制度的通知》（国税函[2009]104号）

5、《国家税务总局关于发布〈出口货物劳务增值税和消费税管理办法〉的公告》（2012年24号公告）

6、《财政部 国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知》(财税〔2012〕39号)

二、单证备案的内容

自2006年1月1日起，出口企业向税务机关申报出口货物退（免）税后15天内，对有关出口货物的购销合同、出口货物明细单、装货单和运输单据等4种单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。

视同出口的货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。

三、备案单证的具体解释(一)购销合同

购销合同,是指外贸企业购货合同和生产企业收购非自产货物出口的购货合同（包括补充购销合同），(二)出口货物明细单

出口货物明细单又称货物出运分析单或者信用证分析单。在出口交易中，对国外开来的信用证等凭证审核无误，并准备发货的情况下，为了使有关部门经办人在备货和办理其他各种手续时熟悉和了解该笔交易要求，通常都根据信用证的主要内容（或工厂发货单、出库单等）编制出口货物明细单一式数份，分发各有关单位或部门。

从2012年7月1日起报关出口的货物取消此单证的备案要求。(三)出口货物装货单 装货单是出口货物托运中的一张重要单据，它既是托运人向船方（或陆路运输单位）交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。只有经海关签章后的装货单，船方（或陆路运输单位）才能收货装船、装车等。因此，实际业务中，装货单又称为“关单”。

1、装货单与装箱单的区别。装箱单是集装箱运输的特有单证，是每一个出口集装箱在整个运输过程中必须具备的一份单证.它是根据已装入箱内的货物制作的,记载着集装箱内货物的具体资料、交付方式以及箱内货物自内向外的积载次序，它也记载这些货物载体集装箱和运输工具船舶的相关货运资料。是船、箱、货结合的最初原始资料，是出口集装箱运输后续单证编制的依据，是集装箱运输过程中十分重要的业务单证。装箱单既有货运公司的统一格式也有企业自行制作。而装货单是经海关认可并签章的关单，具有法律效力。

2、铁路或公路运输出口货物的装货单。一般情况下有海关签发，若海关不签发装货单，出口企业可凭盖有运输代理单位公章和出口海关验讫章的出口货物入库单暂时代替。

3、航空运输装货单。一般情况下航空运输没有装货单，企业可凭航空运输总单（签有海关放行章）和进仓单暂时备案。

(四)出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证）。

海运提单是承运人或其代理人收到货物后签发给托运人的，允诺将该批货物运至指定目的港交付给收货人的一张书面凭证。每份正本提单的效力是同等的，只要其中一份凭以提货，其他各份立即失效。它是国际运输中十分重要的单据，也是买卖双方货物交接、货款结算最基本的单据。海运提单、运单或收据都属于运输单据。除海上运输称做“海运提单”外，其它运输方式，称做“运单”或“收据”。航空运单是托运人和承运人之间就航空运输货物运输所订立的运输契约，是承运人出具的货物收据，不是货物所有权的凭证，不能转让流通。铁路运单是铁路部门与货主之间缔结的运输契约，不代表货物所有权，不能流通转让，不能凭以提取货物；其中的“货物交付单”随同货物至到站，并留存到达站；其中的“运单正本”、“货物到达通知单”联次随同货物至到站，与货物一同交给收货人；该单上面载出口合同号。货物承运收据也是托运人和承运人之间订立的运输契约，是我国内地运往港澳地区货物所使用的一种运输单据，是承运人出具的货物收据，上面载有出口发票号、出口合同号；其中的“收货人签收”由收货人在提货时签收，表明已收到货物。邮政收据是货物收据，是收件人凭以提取邮件的凭证。

1、关于拼箱的提单问题。在2006年初，货运公司对拼箱只提供总提单。后经企业多方反映后，从2006年3月起，对于拼箱货运公司可提供提单明细，即把提单分为A、B、C„„等，以满足各出口企业拼箱出口的需要。

2、关于航空运输提单问题。对于空运出口的，对方提货人可不凭提单只凭提货通知书提货。货运公司一般情况下不主动把提单转给企业，因此出口企业应主动向货运公司索取提单,以满足单证备案的需要。

四、单证备案的方式

由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。不得将备案单证交给企业业务员（或其他人员）个人保存，必须存放在企业。

五、单证备案的具体要求

（一）出口企业应按照有关规定进行单证备案管理。备案的单证应齐备并按规定装订、存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年；备案单证属于电子数据或无纸化的应符合本条第(八)款的规定要求。

（二）出口企业备案单证所列购进、出口货物的品名、数量、规格、单价与出口企业申报出口货物退（免）税资料的内容应相一致。

（三）备案单证开具的时间、货物流转的程序应有合理性。不得存在购销合同签定时间与货物运输、报关时间顺序相互矛盾的现象。

（四）出口货物明细单、出口货物装货单与增值税专用发票（或增值税专用发票清单）的内容应保持一致。

（五）备案单证应是原件，如无法备案原件，可备案有经办人签字声明与原件相符，并加盖企业公章的复印件。

对购销合同，属于一笔购销合同项下多次出口的货物，可在第一次出口货物时予以备案，其余出口对出口企业如确实无法提供与规定相一致的备案单证的，可以提供具有相似内容或作用的单证作为备案单证，但出口企业在进行首次单证备案前，应向主管税务机关提出书面理由并提供有关单证的样式。

（七）对出口企业难以取得海关签章的“出口货物装货单”，只要出口企业备案的“出口货物装货单”是符合上述规定的含义，可不需要海关

（八）对出口企业备案的单证是电子数据或无纸化的，可以采取以下两种方式其中之一进行备案：

1、对于出口企业没有签订书面购销合同，而订立的是电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合我国《合同法》规定的，出口企业将电子合同打印、口头合同由出口企业经办人书面记录口头合 对于其他单证的备案，如为国家有关行政部门采取了无纸化管理办法使出口企业无法取得纸质单证或企业自制电子单证等情况，出口企业可采取将有关电子数据打印成纸质单证加盖企业公章并签

2、除口头合同外，对于出口企业订立的电子购销合同、国家有关行政部门采取无纸化管理的单证以及企业自制电子单证等，出口企业可提出书面申请并经主管税务机关批准后，可以采用电子单证备案管理，即以电子数据的方式备案有关单证。出口企业应保证电子单证备案的真实性，定期将有关电子数据进行备份，在税务机关按规定调取备案单证时，应如实提供电子数据或将电子数据打印并加盖企业公章的纸制单证。

六、违章处理

(一)2012年7月1日前报关出口的违章处理

1、凡对备案单证核对有疑问的，可暂停退税，将有关情况核实清楚后按规定处理。

2、出口企业未按规定要求进行装订、存放和保管备案单证的，税务机关应依照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条(由税务机关责令限期改正，可以处二千元以下的罚款；情节严重的，处二千元以上一万元以下的罚款)的规定处罚。

3、出口企业提供虚假备案单证、不如实反映情况，或者不能提供备案单证的，税务机关除按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十四条(纳税人、扣缴义务人编造虚假计税依据的，由税务机关责令限期改正，并处五万元以下的罚款)、第七十条(纳税人、扣缴义务人逃避、拒绝或者以其他方式阻挠税务机关检查的，由税务机关责令改正，可以处一万元以下的罚款；情节严重的，处一万元以上五万元以下的罚款)的规定处罚外，应及时追回已退（免）税款，未办理退（免）税的，不再办理退（免）税，并视同内销货物征税。(二)2012年7月1日后报关出口的违章处理

1、出口企业未按规定装订、存放和保管备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚。

2、出口企业拒绝税务机关检查或拒绝提供有关出口货物退（免）税账簿、凭证、资料的，税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条规定予以处罚。

3、出口企业提供虚假备案单证的货物，适用增值税征税政策；主管税务机关还应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定予以处罚。