中介业务单证及设备领用管理办法

第一篇：中介业务单证及设备领用管理办法

中介业务单证及设备领用管理办法

（2017试行版）

第一章 总则

第一条 为了进一步规范中介渠道业务单证及设备的领用管理，有利于合作中介机构合规使用单证及设备，加强经营风险管控，依据保险相关法律法规，特制定本办法。

第二条 本办法所称业务单证，是指公司在经营各类保险业务中出具的印有印刷序号、（非）格式的保险单、保险批单、保卡、标志、非格式化保单封皮等，是一经机构打印签发就成为必须偿付的信用凭证。

设备指保险公司配置的POS机（含移动、固定、通讯卡、数据线等）、电脑（含主机、显示器、键盘、鼠标、数据线等）、打印机等固定资产类。

第三条 业务单证及设备领用管理以业务发展为基本原则，有业务按预计规模适量领用，无业务及时清零回销。

第四条 业务单证及设备谁领用、谁使用、谁负责，严禁代理公司间调节单证及设备使用。

第二章 业务单证及设备领用

第五条 中介机构根据月度（季度）业务发展规划，向保险公司申请领取单证及设备，财务企划部评价规划可行性

— 1 — 核定拟下发单证及设备最大领用量。

第六条 中介机构指派专人到保险公司领取单证及设备。特殊情况可由中介机构委托保险公司该机构维护业务员领取，维护业务员按规定领取单证及设备后要及时交付中介机构单证及设备保管员处，中介机构出具收到回执单，并及时入库。

第七条 中介机构使用业务单证及设备要有出库记录，明确单证及设备去向，注明使用人、时间、地点等。严禁将业务单证及设备放置无代理资质的地点出单使用。保险公司不定期安排专人核查单证及设备的使用、登记情况。

第八条 中介机构按序号发放、使用单证，不得跳号、空号发放、使用。

第三章

业务单证及设备回销

第九条 中介机构应将已使用单证及完整承保资料在90天内回销到保险公司指定档案管理员处，档案管理员核对无误后出具签收回执单。档案管理员应当及时在单证管理系统中核销，并整理归档入库。

第十条 中介机构应将未在90天内使用的空白单证及设备回销到保险公司指定单证管理员处，单证管理员核对无误后出具签收回执单。单证管理员应当及时在单证管理系统中核销，并整理入库以备领用。

第十一条 中介机构终止（中止）业务合作，在手续费用结清前要将全部业务单证（空白单证、已使用单证）及设

— 2 — 备交回保险公司。

第四章 遗失及处罚

第十二条 有价业务单证的遗失是指有价业务单证全部遗失或部分联次遗失、导致无法正常使用。

第十三条

有价业务单证遗失后，遗失人员须在发现遗失的当日报告单证管理员。属监管单证的，单证管理员在接到遗失报告后，按规定的时间和程序书面报告保险监管机关。

第十四条 出现空白有价单证遗失、被盗等情况，应在五个工作日内在省级以上报刊上声明遗失，并将报纸交由单证管理员。同时单证遗失人必须出具责任担保书，所有由此引起的公司损失由单证遗失人承担。声明遗失费用由单证遗失人自理。

第十五条 遗失一份完整有价业务单证或其中联次，罚款人民币贰佰元；遗失已使用有价业务单证其中联次，一联次罚款人民币伍拾元。

丢失（或损坏）机器的需按照原购置价格赔偿。第十六条 凡违反本管理办法的行为，保险公司将立即终止代理业务合作，暂停费用结算；违反监管规定的，上报监管部门。

第十七条 本管理办法自下发日执行。

第二篇：材料设备采购及领用管理办法

材料设备采购领用管理办法

为规范材料设备的采购及领用，特制定本管理办法。

一、材料采购计划的制定

材料采购计划由各项目部队组负责人根据工作需要提报，由材料会计结合材料库存情况填报《材料采购计划单》、总工或技术员审核、项目部经理签字后报采购人员实施采购，单价超过1万元的需报总经理审批。

二、材料设备的采购

材料设备由公司指定专人进行采购，少量零星材料可由项目部就近实施采购。采购人员实施采购时需由两人同时在场，供货商信息（商家名称、地址、电话）需标记到货物清单背后。

采购人员采购时需保证所采购货物质量可靠、价格合理，不得论虚作假，徇私舞弊；公司管理人员、公司监事会成员有权对采购行为进行核查，对违纪行为公司将给予严肃处理。

三、材料验收入库

材料到位后需办理入库手续。到位材料由库管员根据《材料采购计划单》申报的内容与实物核对并查验货物质量，无误后填写《材料入库单》并签字（留存入库单第一联），采购员将后两联提交材料会计，材料会计核实签字后第二联做采购员报销凭证，第三联做材料会计记账联。材料验收入库后需及时报账，做到日清日结。

库管员需根据材料库存情况及使用规律及时向总工或技术员提示材料储存动向、材料质量等相关信息，对不合格材料需及时联系并更换。

四、材料领用

材料领用由各班组负责人开具《材料出库单》，由值班经理签字后到材料库领用材料（材料单一式三份，班组负责人留第一联，库管员留第二联，第三联由库管返材料会计录帐）。设备、电缆等高价值材料领用的同时需在《设备电缆登记台账》上做好记录。

五、工具领用

工具根据工作需要分班组共用工具、个人配备工具、临时使用工具三类，班组及个人配备工具实行台账管理，临时使用的工具实行借用制管理。

六、账务核对

材料库帐物每季度核对一次，由材料员、库管员、办公室派员对实物进行清点并与材料帐进行核对，差异部分需做调差说明并由项目经理审核后做处理意见并进行账务调整。

第三篇：单证管理办法

中国人民财产保险股份有限公司

业务单证管理办法

第一章 总 则

第一条 为了规范业务单证管理，保障业务合规经营，防止单证风险，增强公司防风险能力，促进业务健康发展，根据省公司《单证管理办法》和《单证管理实务》，结合全市系统业务单证管理实际，制定本管理办法。

第二条 本办法所管理的业务单证，是指印有公司形象标识和名称的各类空白业务单证，包括投保单、保险单、保险证（保险卡）和批单。

定额保险单是指保险单上印有保险责任、固定的保险金额和保险费，通过手工或机打方式填写投保人和被保险人姓名、身份证号码等信息的业务单证，包括保险凭证。

有价定额保险单是指在保险单上直接印刷有保险金额和保险费，并加盖公司签章，具有法律效力的定额保险单。

第三条 业务单证管理是指业务单证的设计、审核、印制、保管、配送、领用、变更、销毁、检查等方面的管理。

第四条 业务单证管理坚持“流程管理、分级负责、规范设计、计划印制、应用IT、严格管控”的原则。

第五条 公司对于在业务经营活动中形成的有效业务单

证，按照公司保险业务档案管理规定执行。

第六条 本办法适用于全市系统保险业务单证管理工作。

第二章 业务单证管理的职能

第七条 各支公司经理作为本公司的单证管理第一责任人。单证管理责任人对本公司单证的管理和风险控制负责，定期组织单证管理的检查，确保单证管理的规范统一，并对单证管理责任事故承担管理责任。

市分公司综合部是市分公司业务单证的职能管理部门。系统内单证工作实行垂直管理，各支公司单证管理部门（综合部或财务核算部）为本级公司业务单证管理的职能部门。

市分公司设立专门的单证管理岗，负责全市系统的单证管理工作。各支公司要配备专职或兼职单证管理员，要求工作责任心强，懂保险业务，并保持单证管理人员的相对稳定性。支公司单证管理员因工作变动发生变动时，应及时向市分公司书面报告，并填写《人员代码及权限变更申请表》，按规定上报各级管理部门批准后支公司留存一份，上交市分公司一份。

第八条 市分公司综合部负责全市系统业务单证管理实施办法的制定，负责全市系统业务单证的保管、配送、销毁等工作的统一管理。支公司不得自行印制和销毁单证。

第九条 支公司根据市分公司业务单证实施管理办法，制定相应的管理办法。负责支公司业务单证的申请、领用、登记、发放、保管、使用、废旧单证的回收;负责使用单证的日清日结，每天检查当日处理的纸制单证的使用情况, 核对是否与业务处理系统、单证管理系统中的单证流水号和状态是否相符，以严格保险单的管理和保证数据质量的可靠性，及时上报单证使用的重大事项。

第三章 单证发放与保管

第十条 单证征订由市分公司综合部实行按季征订，每季度征订一次，市分公司各事业部和支公司单证管理部门按市分公司综合部规定的《业务单证征订单》、征订时间的要求上报。因新产品开发需要增订业务单证，由市分公司综合部按省公司要求统一时间组织征订。

市分公司各事业部或支公司在征订业务单证时, 应根据险种、数量进行分类统计，为避免单证浪费，节约费用，统计的数量要尽可能地准确，经分管领导审批后，报市分公司综合部。业务单证印刷费由市分公司财务部门统一向省公司支付后，根据各支公司实际领用数量划账。

第十一条 各支公司之间不得擅自调剂单证，确需调剂时，申请调入支公司和同意调出支公司向市分公司综合部提出《业务单证调剂申请》,经确定系统内有被调剂单证时,由市分公司综合部单证管理员负责调剂。

第十二条 单证领取登记、发放和保管。各支公司单

证管理人员负责从市分公司单证管理部门领取业务单证。各支公司单证员从市分公司领取保险单时，需填写《业务单证发放登记薄》,单证收到后要清点数量、核对单证号码，清点无误后方可签收。保险单证领回后要及时做好入库登记，填写《业务单证总帐》、《业务单证明细帐》。支公司应严格履行单证发放登记手续，建立《业务单证发放登记薄》。

业务单证的领取与发放，应遵循循序渐进发放的原则，既要满足业务发展需求,又要防止风险。支公司单证员发放业务单证时，必须认真核对单证管理系统库存数据，严格控制单证发放数量。

第十三条 支公司出单员应对已使用的保险单进行日结日清处理，支公司单证管理员每天检查当日处理的纸制单证的使用情况，核对与业务处理系统、单证管理系统中的单证流水号和状态是否相符，并填写《业务单证销号清单》。

保险业务单证实行定期盘存。市分公司每季末，对辖内业务单证按《业务单证明细表》进行一次盘存，详细清点业务单证领用、发放、使用、作废、遗失、停用、核销、库存情况。支公司单证员于每月5日前(节假日顺延)，将上月盘存结果(含盘存表和业务单证明细表，业务单证销号清单)通过新“OA”报市分公司综合部。每年12月底进行盘存，通过盘存，做到“账单相符,账表相符,账账相符，账实相符,手工台账与系统数据相符”。

第十四条 对停止使用的重要空白单证，支公司不得擅自销毁，应按照市分公司有关通知精神进行清理盘点并上缴市分公司统一销毁。应特别注意及时清收分散在各代理网点和营销员手中的单证。回收的单证应填定《业务单证回收清理表》，清理表应标明单证代码，单证名称，单证流水号段，并同时在单证系统作好停用处理，上报市公司综合部。

第十五条 各支公司出单员要对已使用的单证按单证流水号的顺序号及时进行整理、装订。非车险通用全打保单有两联业务联，第一业务联，归档时按保单号装订，保单附页、批单等其它附件与此联一并装订；第二业务联，归档时按单证流水号装订；对业务处理中作废的单证不得擅自销毁，应在单证各联加盖“作废”印章，与已使用单证按印刷流水号归档，不允许缺号、跳号，同时必须在业务处理系统进行作废单证处理，第十六条 支公司要建立单证管理责任追究制，对单证工作管理不善造成遗失、短缺的,要追究相关人员的责任。

支公司发现单证遗失，应在3日内填报《业务单证遗失报告表》(节假日顺延)，上报市分公司综合部，并采取相应措施，查明原因，对相关责任人进行经济处罚，同时在所在地报刊上发布遗失公告，声明作废。支公司在发布公告后，要保存相关资料。

遗失单证的支公司必须在“单证管理系统”中办理丢失

登记手续，同时登记相应的手工台账，保证电子账、手工台账账账相符。

库房被盗造成编号单证遗失的，被盗单位要注意保护现场，立即向当地公安机关报案，并在第一时间内上报市分公司综合部。同时，被盗单位立即清查单证库存，填制单证遗失报告表，按照遗失单证程序办理作废手续，并作为重大事件逐级上报。

第十七条 支公司和出单点应配备业务单证存放专柜,单证存放专柜应牢实、有防盗锁, 存放在安全地方,以免单证被盗或丢失。

第四章 单证核销

第十八条 单证核销包括正常单证核销、作废单证核销、遗失单证核销和停用单证核销。核销要求的原则：实物与台帐相符，实物与系统相符。

第十九条 正常单证核销。重要承保单证使用后，由支公司单证管理人员按支公司出单员提供的业务单证销号清单（含作废单证）在单证管理系统中进行核销处理。

第二十条 作废单证核销。作废的单证，由支公司出单员在单证管理系统进行作废登记，对单证全部联次加盖作废章。并由支公司出单员按照流水号顺序归入已使用单证存根联装订。

第二十条 遗失单证核销。单证遗失人应向所在单位单

证管理部门提交书面遗失说明，经本级单证管理部门负责人签字确认后，在地市级及以上正式媒体进行声明，并将该声明提交单证管理部门保存备案。无故遗失单证的，必须由本级单证管理第一责任人签字确认。

遗失单证核销由省级分公司单证管理岗人员负责。省级单证管理岗人员对下级单证管理部门上报的遗失单证核销手续审核确认后，在单证管理系统中进行核销处理。

由监管部门或税务机关监制的单证遗失，应将流水号及数量向当地行业监管部门或税务机关报告。

第二十一条 停用单证核销。省级分公司单证管理部门组织和监督辖内停用单证的销毁，并在单证管理系统做核销登记处理。地市分公司、支公司不得自行销毁停用单证。单证停用销毁前，应向当地行业监管部门（保密局）或机关机构报告。

第五章 单证检查

第二十二条单证的检查工作 实行电子监控和实物盘存相结合的方式，充分发挥单证管理系统的作用和功能。市分公司和支公司单证管理岗，应分别按季、月、周对定额保险单进行盘点，并与单证管理系统、台账进行核对，保证账账相符、账实相符。

单证检查采取现场检查与非现场检查相结合方式。应重点加强对有价定额保险单的管控，随时跟踪检查使用情况，监督是否及时回收、补录和核销。主要内容包括检查机构设立单证管理岗和配备人员的情况，实行专库专柜专人保管单证的情况，空白单证登记制度的建立和使用情况，单证签收、发放和领用手续的履行情况，是否对单证使用实行日清日结，单证库存的盘查情况，是否做到“账账相符、账实相符”，代理人领用单证的管理情况，以及单证管理系统的使用情况等。在单证检查过程中发现问题的，应责成有关分支机构限期整改；对于存在责任事故隐患的的问题，应追究有关责任人员的责任；在整改限期内未进行整改的，以及在单证检查过程中发现已发生单证管理责任事故的，应追究有关单证管理责任人和其他有关责任人员的责任。

各级单证管理部门负责组织对未使用单证的发放、核销和统计等环节开展常规性检查。单证管理的统一检查由市分公司综合部牵头，组识各产品线部门、出单管理中心，按照每年不少30%比例对各支公司、部单证管理情况进行检查。

第二十三条 支公司单证管理员应分别按每月、每季对实物单证进行盘点，并与单证管理系统、台账进行核对，保证账账相符、账实相符。市公司单证管理员应及时将盘点结果以书面形式报上级单证管理部门。

第二十四条 单证检查结果应及时在全市系统予以通报。对未按照单证管理规定操作的，应要求限期整改。给公司造成损失的，视情况给予相关责任人警告、记过、撤职等

处分。

第二十五条 对违反本办法给公司造成损失的，市分公司按以下规定予以处罚。

1、未建立健全业务单证管理制度，给予单位口头批评，责令整改；未整改的，给予单位通报批评、分管领导警告处分。

2、未使用《单证管理系统》，给予单位通报批评、分管领导记过。

3、擅自印制业务单证，或继续使用废止业务单证，给予单位通报批评、分管领导记大过。

4、对保管不善（不可抗力除外）造成损失的，给予单位通报批评，单位主要领导、分管领导、直接责任人分别给予警告、记过、记大过。

5、遗失重要业务单证，对责任人每份单证处以50—200 元的罚款, 并予以记大过。造成严重后果的解除劳动合同，移交司法机关处理。

第六章 附则

第二十六条 本办法由市分公司综合部负责解释。

第四篇：单证管理办法

规范单证领用、回销、归档制度

单证统一要求：

指定一名内勤负责本部门所有有价单证的领用及回销工作，保证所领单证按顺序连号使用，严禁断号、跳号、套号。

1.整理时将单证已使用业务联，投保资料整理齐全： 交强险：投保单、提示书、（单位的要盖章）

新车：身份证（单位的要机构代码）、合格证、新车发票

老车：身份证（单位的要机构代码）、行车证正证、副证

凡是交过车船使用税的要税票原件扫描（留存）和复印件； 商业险：投保单（单位的要盖章）

新车：身份证（单位的要机构代码）、合格证、新车发票

老车：身份证（单位的要机构代码）、行车证正证、副证

2.作废的在单证上注明“作废”字样，并且确认单证实物作废与系统作废一致。3.标志破损的可以直接给客户换新标志，旧的必须收回，把旧标志粘贴在一张白纸上，在白纸上把新、旧标志流水号、保单号、被保险人写清楚。

4.标志遗失的由省公司统一登报申明，登报费用一般为50-100元（到时候可以打电话问），收集客户的身份证、行车证、保单号、旧标志号，将这些信息报给公司单证管理员，省公司负责补新标志，严禁个人私自给客户补标志。5.如若单证丢失，按照省公司要求进行处罚。

永诚注意事项：

一、单证回销：

1.各出单点接到新一批单证后马上回销上批所有单证，将所有单证按照流水号从小到大的顺序排列，保证资料完整。

2.将所有单证的使用状态列出清单。例如：已用、未用、作废。

4.只回销交强险保单，商业险保单，标志，发票；而商业险保卡，投保单，提示书是可以连续使用的，所以不必回销。

二、财务资料：

1.各出单点及时将保单财务联（对折）及发票财务联带回。

2.大厅、车管所、范县、李艳娜、赵现峰及时回销当天的财务联（左下角对齐），上面附上当天的保费实收表及结算小票。保费实收表的格式统一，依次是交强险、商业险、非车险及批单，也就是说当天的所有财务联印刷号必须在保费实收表上显示出来，故所有出单点当天出的单子当天必须打印；POS小票上签被保险人的名字及业务归属人的名字，将每张POS小票对应粘在发票记帐联的中间位置。每日分开装订，当日所有资料用订书机或皮筋扎好。

3.大厅、车管所、范县、李艳娜、赵现峰根据保费实收表做财务单证回销表，要求财务单证回销表的格式统一，金额为当天结算金额，依次是交强险保单印刷号，商业险保单印刷号，非车险或批单印刷号，要求印刷号按照从小号到大号的顺序排列。

英大注意事项：

1.保单、发票、标志（保卡）一套单证，如果其中一个作废，那这一套都不要用了，直接回销给我就可以。2.POS小票上要写明客户及归属人。3.标志的流水号要写到保单上。

4.英大的单证很多时候会是实物已用，但是流水号还是未用状态，所以大家打单证的时候一定要等页面全部加载完再关闭，避免回写不成功。

5.用完的单证、财务联希望大家都能及时回销、有时候都是散单证，所以用完就马上回销。

6.每月5号之前回销上个月已经使用的保单，现在英大的单证是按日期回。（例：11月5号之前要回销10月份已用的全部交强险商业险保单的业务联、财务联、资料必须齐）

浙商注意事项：

1.身份证要留正反两面，（留驾驶证等同于没留资料）

2.每月的月初回销上个月的所有财务联（11月2号之前要把10月份的财务联全部回销）

3.标志流水号一定要写到保单上。4.POS小票上要写明客户及归属人。

5..用完的单证、财务联希望大家都能及时回销、有时候都是散单证，所以用完就马上回销。

谢谢大家配合，祝工作愉快！！

第五篇：单证管理办法

XXXX公司单证管理办法

为了加强公司的内控制度建设，保证公司单证的安全性，防范因单证流失给公司带来的经营风险，使公司单证管理工作系统化、规范化，根据总公司《单证管理办法》的有关要求，特制定本办法。

第一章 单证分类

第一条 按照单证的重要程度、缮制方式、功能以及管理形式，将单证分为重要单证和次要单证。

第二条 重要单证是指各项保险业务中使用的印有印刷流水号码，一经签单公司即承担经济责任和产生法律效力或以此作为收付款书面依据的有关凭证。包括：各类保险单、各类批单、保险证以及其他有价单证等

第三条 次要单证是指除重要单证以外的其他单证。

第二章 管理职责

第四条 单证管理员主要负责单证的入库、发放、定期盘点、单证核销、有价单证保管。对各种单证建立台账，定期盘存实物并编制单证管理报表。

第五条 出单员主要负责已领用单证的登记、使用、已使用单证的装订、保管。定期清点已领用单证的剩余数量并上报单证管理员。

第三章 管理规程

第六条 单证的入库和有价单证保管。单证管理员领取新单证后，必须建立《单证入库发放台账》，其内容包括单证流水号、单证识别码、入库日期、领入数量、单证管理员签收等内容。便于与市分公司单证员对账。有价单证的保管应设立专用档案室或专用档案柜。

第七条 单证的发放。单证发放严格按限时限量领用的原则执行，发放时按同期义务量和实际义务量综合计算，避免出现单证不够用或实物结存数量过大。单证发放时必须建立《单证入库发放台账》，其内容包括单证流水号、单证识别码、发放日期、发放数量、领用人签收等内容。

第八条 定期盘点。单证管理员每月28日前必须对本公司的库存空白单证进行盘点。

第九条 单证核销。单证管理员对收回的、已使用单证一定要按时核销并装订成册。单证使用时效为2个月。在核销时发现实物单证与系统状态不符的一定要认真核对，发现可疑之处，应及时向公司分管领导及上级管理员汇报。

第十条 出单员对已领用单证的登记和使用。出单员在单证管理员领取有价单证后，必须建立《单证发放使用登记台账》, 其内容包括单证流水号、单证识别码、领用时间、领用数量、领用人签收等内容。出单员在使用有价单证时，严格按照单证流水号顺序打印，避免出现错打、漏打现象。

第十一条

单证的装订。在单证使用和核销后，出单员要进行装订和归档。装订前应进行整理，确保材料齐全。

（一）商业险（传统、电销）保险单在装订时有没有缺少投保单（或附加投保单情况说明的条章）；交强险保险单在装订时有没有缺少投保单、行驶证复印件、组织机构代码证复印件等，有没有被保险人的签字或单位印章，未经客户、投保人同意不得擅自出单或替客户、投保人在投保单上签字；

（二）非车险通用全打保险单在装订时必须注意：第一联业务联按照险种装订在装订时是否有缺少材料（如每笔业务的保险费发票存根、投保单、风险问询表、涉及人员名单的有没有人员清单和身份证、标的指向明不明确等）均应按顺序粘贴牢固，第二联业务联按照单证流水号进行装订。

以上车险、非车险单证均应按顺序粘贴牢固，再按每50份装订成一册。装订时，每册应有封面、底面，采取“三孔一线”方式装订。每册封面上应标明业务险种名称、保单业务、保单起讫号码、保单份数、装订时间、装订人签章及公司名称等。另，非车险由于险种特殊，办理业务时可能会出现不足50份的情况，收集整理后先用档案盒存放，一年装订一次。

第十二条

出单员对已领用单证的保管。出单员对已领用的有价单证要设立专用档案柜保管。下班后要把所有有价单证放入档案柜保存。严禁出现单证遗失现象。第十三条 本制度自公布之日起实施。

二零一三年一月十日