关于规范和加强公司文件呈报要求及程序的通知[5篇]

第一篇：关于规范和加强公司文件呈报要求及程序的通知

关于规范和加强公司文件呈报要求及程序的通知

XX各部门：

近期，公司在审核、审批各部门呈报的文件过程中，发现部分单位呈报的请示、报告等文件存在内容简单、逻辑混乱、辞不达意、语句不通、病句、口头语和书面语混用等问题。为确保公司文件呈批程序规范化、制度化，提高文件处理工作的效率和质量，提升公司公文的整体水平，现将有关要求重申如下：

一、公司《请示》、《报告》、《通知》、《通报》、《总结》的写法

（一）请示

1、请示的组成部分

（1）标题。一般由发文机关、事由、文种三部分组成。如：《×××（发文机关）关于×××（事由）的请示》；特定情况下（如有文件红头）可以省去发文机关。

（2）主送机关。接受请示的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。

（3）正文。

一是请示缘由。它是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话或几个字概括。如：写情况依据（往往用‚目前‛开头）；写目的说明（用‚为‛开头）。

二是请示事项。它是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两

项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数。

（4）结尾。一般是另起一行空两格书写，请示结尾语气要谦恭。如‚当否，请批示‛或‚妥否，请批示‛。

（5）附件。根据请示内容的需求确定。是随同请示的有关补充、说明、印证材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件顺序和名称。

（6）落款部门、行文时间。

2、请示写作的注意事项

‚请示‛应遵循‚一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关‛的规则。

（二）报告

1、报告的组成部分。

（1）标题。一般情况由‚事由＋报告‛组成。（2）主送机关。与请示相同。（3）正文。

一是综合性报告正文，或称总结性报告。

A 情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。

B 成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩经常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。

C 经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。

D 今后计划。下一阶段的工作设想、思路或计划。

二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项，一事一报。

A 概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。

B 说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。

C 提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。

（4）结尾。一般用‚特此报告‛等习惯用语。如有附件，与请示相同写法。最后写行文机关（或个人）、行文时间。

（三）通知

1、通知的组成部分：它是由标题、主送机关（直接下级）、正文、附件（根据需求确定）、发文机关、发文时间组成。

2、通知的写作格式

（1）印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如‚同意‛、‚原则同意‛、‚要认真贯彻执行‛、‚望遵照执行‛、‚参照执行‛等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。如：‚现将《×××办法》转发给你们，请认真贯彻执行。‛最后写明发文日期。

（2）事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料、着装要求等。

（3）批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

（4）知照性通知的写法。这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

（5）任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务、执行（或起止）时间即可。

（四）通报

1、通报的种类：

（1）表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，树立典型，改进与推动工作。

（2）批评性通报：用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。

（3）传达性通报：用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。

2、通报的格式和写作要求：

通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。（1）标题由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《关于表彰××中队协警破获故意伤害致死等案件的情况通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。

（2）正文。表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：

一是主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；

二是分析指出事例的教育意义。表彰性通报，要在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；

三是决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与上级的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。

四是生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。

情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

（五）总结 总结的组成部分：（1）标题

文件式标题：一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《公司2005年度工作总结》。

（2）正文

前言：一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，言简意赅。

主体：应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问

题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。

结尾：结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。

（3）落款。一般在正文右下方署名署时。

二、写作要求

1、文件内容结构严谨，观点明确，条理清楚，情况真实，表述准确，字词规范，标点正确。

2、呈批文件的标题统一为‚黑体‛、‚20号字‛，正文统一为‚仿宋_GB2312‛、‚三号‛，正文中的小标题可视情况选择‚黑体‛或‚加粗的仿宋_GB2312‛，行间距以25至30磅为宜；页面设臵一般为上、下2.54厘米，左、右3.17厘米。

3、各部门的呈批文件必须有部门落款、成文日期，并加盖部门公章。如有附件，应当在正文之后、部门落款和成文日期之前注明附件的顺序和名称。

4、呈批文件一律采用A4纸打印（报表可用A3纸打印），于左上方2.5厘米处呈45°角装订整齐。

5、各部门送呈公司领导审批的文件，必须使用公司统一印制的《文件呈批表》，并用正楷字（或打印）填写清楚文件名称、拟稿单位、拟稿人、收文单位、校对人等相关项目栏。其中，‚文件名称‛、‚拟稿单位‛、‚拟稿人‛由拟稿人负责填写；‚收文单位‛（统一填写‚总经理办公室‛）、‚校对人‛由部门办公室主任（部门一把手或部门指定人员）认真校对、审核把关，确认无误、符

合公司要求后填写。然后，由呈报文件的部门负责人在‚呈报意见‛栏签署呈报意见。部门负责人签署的呈报意见必须语言准确，表述清楚，签名和日期要书写规范，容易识别，禁用无法识别的草书签名。

三、呈批文件流程

1、所有送呈领导批示的文件必须交总经理办公室统一签收。总经理办公室文控负责人收到各部门送呈领导批示的文件后，要认真审核，填写‚签收人‛、‚送达时间‛等相关项目栏后，及时交总经理办公室签署批转意见，并按照批转意见将文件送呈有关部门或领导批示。其中，管理部管理片区呈批文件，由管理部副经理在‚呈报单位意见‛栏签署呈报意见，并自行交管理部经理在‚部门审核意见‛栏签署意见、加盖管理部的公章后交总经理办公室批转。XX中队呈批文件，由XX中队长在‚中队呈报意见‛栏签署呈报意见并加盖公章，并自行交管理部经理在‚XX审核意见‛栏签署意见后交总经理办公室批转。

2、送呈文件经领导批示后，总经理办公室根据领导批示的意见转相关部门或人员办理。

3、上报分局以及上级机关审批的所有文件（含财务数据表格），由拟稿部门的一把手认真校对、审核把关，确认无误后送总经理办公室审核、报公司领导签署呈报意见后由总经理办公室统一登记、报送、领导批示后取回。

四、责任追究

对于各部门呈报的各类文件，如发现未按照公司规定程序和要求报批文件、部门负责人的签名无法识别或未签署日期、文件格式错误、表述不清楚、数据不准确、有错字、漏字、别字、病

句以及有涂改现象、文件破损、有污渍、皱巴等问题的，总经办将对上述有问题的呈批文件予以退回重新呈报，并责成直接责任人和校对人做出书面深刻检讨；情节严重的，严肃追究文件拟稿人、校对人和部门负责人的责任，给予通报批评、记过、记大过、降级、降职、免职、辞退处罚。

特此通知

附件：

1、《关于中秋节期间开展慰问活动的请示》

2、《XXXX行动情况报告》

3、《关于召开××工作会议通知》

4、《关于表彰××情况通报》

5、《××月份XX工作总结》

XX公司

二〇一一年五月五日

附件：

关于中秋节期间开展慰问活动的请示

公司领导：

一年一度的中秋佳节即将来临，为了充分体现公司‚以人为本‛的管理理念和公司领导对员工的关爱，切实让员工感受到公司大家庭的温暖，使员工度过一个欢乐、祥和、喜庆的中秋节，公司拟在中秋前夕对×××（慰问对象）共××人（人数）开展慰问活动，按照每人×××元的标准，预计需要费用人民币××元左右。

当否，请批示。

XX公司

××年××月××日

公司落实XX情况报告

XXXX：

××年×月×日，按照XX的指令，XX公司高度重视，立即行动，积极组织XX、XX、XX大队、信息技术大队深入各街道开展巡逻防控行动，并安排XX室、XX队对落实专项行动情况进行了督导检查。据统计，×月×日至×日，公司共协助处理群众报警×宗，协助抓获现行抢夺嫌疑人×人、盗窃嫌疑人×人、协警制止打架事件×起；调解纠纷×件，抓获可疑人员×人，查获摩托车×辆，为民服务×件。现将具体情况报告如下：

一、领导重视，率先垂范，深入基层抓落实 正文略

二、周密部署，防控、打击效能显著提升

行动期间，XX大队、XX训练大队、XX大队、信息技术大队严格按照XX和公司的统一部署，采取多种有效措施，积极协助XX机关开展巡逻防控、维稳处突、武装设卡查缉等行动。具体措施略。

三、落实“四率”要求，行动战果显著

×月×日至×日，XX、XX大队、XX大队认真贯彻分局领导指示精神和‚四率‛工作要求，充分发挥队伍职能作用，积极协助派出所开展周末武装巡逻行动，战果显著。具体战果略。

特此报告

XX公司

××年××月××日

关于召开××工作会议通知

×××：

按照公司安排，××大队定于×月×日召开××大队工作会议，现就有关事项通知如下：

一、会议时间：×月×日（星期×）下午×时×分

二、会议地点：××会议室

三、参加人员：略

四、相关要求

1、各单位领导要高度重视此次会议，积极组织相关人员参加。

2、与会人员统一着制服，不戴帽，于×月×日下午×时×分前进场完毕。

3、公司××要做好各项会务准备，××安排人员维持会场秩序，保持良好的会场纪律。

联系人：×× 联系电话：×××××× 特此通知

XX公司

××年××月××日

关于表彰××抓获XX嫌疑人的情况通报

近日，××中队认真贯彻落实分局‚四率‛工作要求，积极配合公安机关开展‚XX‛专项行动，加大辖区路面巡逻防控力度，先后协助公安机关抓获涉嫌贩毒的嫌疑人，严厉打击了犯罪分子的嚣张气焰。现将具体情况通报如下：

××年×月×日×时×分许，××巡防员×××巡逻至××附近时，发现一名年轻男子在一辆蓝色奇瑞小汽车前打电话，并不时向四周张望，形迹十分可疑。巡防员遂上前对该男子进行查问，不料，车上一名男子见巡防员过来下车就跑，打电话的男子被巡防员××控制。××在车内副驾驶座上看到一包白色粉状物质，便立即将情况分别向值班民警、中队长汇报。中队长带领队员迅速赶到现场，并协助民警在该车后尾箱内搜出两大袋白色粉末状物质，后经公安机关刑侦部门鉴定为K粉。该贩毒嫌疑男子及涉案车辆已被带回派出所。

××巡防中队巡防员在协警破获上述案件的过程中，严格落实‚四率‛要求，积极主动，警惕性高，行动迅速，以实际行动践行了XX工作要求。为了树立典型，鼓舞士气，激励广大保安（巡防）员更好地履行职责，多作贡献，经公司领导研究决定，对××巡防中队×××给予××元人民币奖励。

公司号召，全体员工要以受表彰的同志为榜样，认真贯彻落实‚四率‛要求，立足本职，忠诚奉献，奋发有为，扎实做好各项工作，为维护XX的社会治安稳定贡献力量。

XX公司

××年××月××日

××月份保安服务工作总结

××月份，在公司的正确领导下，××紧紧围绕‚整合资源、落实‘四率’、创新发展、全面推进保安服务社会化‛的工作思路，以确保队伍稳定和客户单位安全为目标，认真贯彻落实分局‚四率‛工作要求，深入开展安全防范工作，积极协助公安机关维护社会治安，取得了较好的社会效益。据统计，本月，××共进行安全防范检查3508次，截获私运物资出厂××次，制止灾害事故××次，扑灭火灾（险）××起，为民做好事××人次；协助公安机关破案××宗，抓获嫌疑人××名。

一、全力以赴，认真做好节日期间安全防范工作 正文略

二、圆满完成亚运会火炬XX站传递现场及XX安保工作 正文略

三、整合资源，不断提高队伍战斗力 正文略

四、强化教育培训，进一步提升队伍素质 正文略

五、开展重阳登高活动，营造和谐企业文化 正文略

六、存在的问题和困难及下步工作打算

×××公司 ××年××月××日

第二篇：规范违纪处分工作程序和呈报材料的通知

闽教院学[2007]4号

关于规范学生违纪处分工作程序和呈报材料的通知

各系：

为了进一步规范学生违纪处分的程序和材料，及时对违纪学生进行教育、处理和引导，现将学生工作处工作程序和呈报处分材料的要求通知如下：

一、各系要严格按照《福建教育学院学生违纪处分规定（试行）》的要求，及时准确地对学生的违纪行为提出处理意见，并及时、规范地呈报有关材料。

二、学生工作处分工作程序

1、学生违纪行为发生，有关系查明违纪事实，搜集事实材料及证物、证词等相关旁证；同时作好学生的思想教育。

2、系党政联席会议研究，决定处分等级或提出处理意见（事发后10个工作日之内）；

3、系向学生工作处呈报所有材料；根据“对违纪学生处分决定书，均以学院名义出具”的要求，对于学院授权由系党政联席会议决定的处分（包括警告、严重警告、记过）1

由系负责草拟处分决定（用红色拟文纸）；对于留校察看、开除学籍的处分，由系提出处理意见，用“关于给**同学**处分的请示”A4纸打印呈报。具体请见下文二。

4、学生工作处审核系呈报的材料，如有不合规范和程

序的材料退回系重拟；

5、对于留校察看、开除学籍的处分决定由学生工作处

依据系提交的处分材料负责草拟；

6、将处分学生的处分材料交由院长办公室核稿（涉及

考场纪律的处分还需教科处会稿）；

7、院长办公室将警告、严重警告、记过处分的材料呈

交分管院领导签发；将留校察看、开除学籍的学生处分材料提交院长办公会议研究；

8、院长办公室负责编定文号、打印文件并分发给各位

院领导和各有关单位（发给处分学生所在系五份）；

9、学生所在系存档一份，送辅导员一份，送达学生两

份（其中一份由学生本人用黑色水笔签名并签注签收日期后收回，并在五个工作日内送交学生工作处存档；另一份由学生本人保管），送达家长一份。

三、对学生进行违纪处分时应当呈报的材料及其要求

1、草拟的处分决定和处分请示

《处分决定》和《处分请示》的正文要遵循以下格式。

在第一行正中写明 “关于给予**同学**处分的决定（请

示）”，接下来空一行后开始写正文的内容。

第一段应依次写明违纪学生的姓名、性别、出生年月、籍贯、政治面貌、所在专业、所在年级和班级。

第二段依次写明违纪学生的错误事实、学生违纪后系采

取的教育措施和学生的表现。

第三段依次写明处分的依据，决定给予（或拟给予）处

分的等级。

第四段依次写明学生申诉的权利、期限及受理申诉的机

构等。

如果是请示，还必须包括以下内容:“经系党政联席会议

研究决定,拟给予**同学**处分”。接下来一般空三行后在右侧写明系名称和时间，并加盖系行政公章。正文要求统一用A4纸打印，标题用黑体三号字，正文用仿宋四号字。

2、处分请示的正文及电子文档（word）

3、《福建教育学院学生错误事实核对表》、或教科处

提供的福建教育学院考生违纪记录表、或其它一些能充分证明学生错误事实的材料。

《福建教育学院学生错误事实核对表》中的“错误事实”

栏要求写明违纪的具体时间、地点、过程和情节等；“本人意见”栏由违纪学生本人手写，须写明情况是否属实并签上

本人姓名和时间。“系意见”栏由系领导填写，须写明情况是否属实并签上领导姓名和时间，盖上系行政公章（这里仅是对错误事实的认定，请不要写上处分意见）。

4、《检讨书》

检讨书由学生本人撰写。第一段写明本人有哪些违纪行

为，违反了哪些纪律规定；第二段要对照违纪行为对自己的思想进行剖析，找出根源，并提出自我批评；第三段要对今后的表现作出承诺。落款要签署姓名、写明时间。

5、旁证材料

指与违纪行为的认定有密切关系的材料，如其他人的证

言，书面证据，现场照片等。

以上各种材料均应为原件，若为手写材料均应使用黑色

水笔书写，材料中对相同的事实进行表述时用语应尽量一

致，特别是事件发生的时间、地点等关键事实应完全一致。

福建教育学院学生工作处

二〇〇七年四月二日

主题词： 学生处分程序材料通知

抄报：院领导院长助理抄送：院办、监察处、宣传部、教科处、团委

第三篇：公司通知文件规范

四川浦朝彩钢结构有限责任公司文件

行政办〔2014〕4号签发人：李国林

关于在公司推广普通话的通知

为树立企业对外形象，规范公司员工的行为准则和语言习惯，现决定在公司内部进行普通话推广，通知如下：

一、推广普通话的法律依据及意义

所谓普通话，是“以北京语音为标准音，以北方话为基础方言，以典范的现代白话文著作为语法规范的现代汉民族共同语。”普通话是我国的通用语言，是我们的全民共同语，是全世界华人进行交际的工具。

普通话的推广工作在新中国建立之初就列入了议事日程，特别是进入80年代，我国的推普工作进入了一个新的阶段。1982年，我国将推广普通话工作写进《中华人民共和国宪法》：“国家推广全国通用的普通话”。1998年，经国务院批准，确定每年9月的第三周为全国推广普通话宣传周。2000年第九届全国人民代表大会常务委员会第十八次会议审议通过了《中华人民共和国国家通用语言文字法》，明确规定：“国家通用语言文字是普通话和规范汉字。”“国家推广普通话，推行规范汉字。”

语言是最重要的交际工具和信息载体。大力推广、积极普及全国通用的普通话，有利于消除语言隔阂，随着改革开放和社会主义市场经济的发展，社会对普及普通话的需求日益迫切。推广普及普通话，营造良好的语言环境，有利于促进人员交流，有利于商品流通和培育统一的大市场，有利于商务活动的促成。

二、推广普通话的目的我国是个多民族国家,民族众多造成了我国多种语言并存的局面。据有关部门调查,我国共56个民族,存在有80多种语言。大家都知道，语言是交际的工具，语言不通必定会防碍人们的正常交往，也就必然会限制经济、科技、文化事业的发展。特别是自改革开放以来，我国各条战线都获得了巨大发展,为人们扩大交往，寻求自我发展创造了条件。但是由于各地的方言障碍，影响了人们的正常交往。人们要消除方言障碍，就必须学习普通话这一法定语言。同时，随着信息处理、传输手段的不断发展，我们即将进入人机对话、口语机译的时代,掌握标准的普通话是适应办公现代化、高效率工作的必备条件。说好普通话不仅是个人文化素质和文明素质的综合反映，也是促进交流、扩大交往，寻求自我发展的重要条件之一。总之、学好普通话，是构建和谐社会、提高全民素质的具体行动。行动起来，说好普通话，从我做起。

三、推广普通话的规定

1、坚持在公司内与同事、客户交流中使用普通话，并能达到准确流利，形成良好的语言交际环境。

2、保证下班后与同事、领导的交流使用普通话，并逐步养成习惯，由生硬走向自然。

3、尽量带动家人在家庭生活中使用普通话，在力所能及的范围内积极主动推广普通话。总之，普通话是情感的纽带，沟通的桥梁，说普通话，迎四方宾客；用文明语，送一片真情。希望全体公司员工积极行动起来，从我做起，从现在做起，使普通话成为我们学习生活的主要交流工具，使之营造更好的语言交流环境，促进企业文化发展，树立企业形象。

四川浦朝彩钢结构有限责任公司

行政部

2014年5月22日

发：各部门

第四篇：关于规范公司文件收发的通知专题

关于规范公司文件收发的

通知

*********：

为规范和严肃公司文件收发工作，提高传阅效率，保证收发文质量，保证及时传递，现将公司文件收发要求及程序通知如下：

一、文件收发范围

日常经营管理工作中接收的内外部文件，即通知、通报、报告、请示、批复、意见函、简报、规定、会议纪要、协议、合同等。

二、收文要求

（一）、须统一使用公司印制的文件处理签。

（二）、须完整填写、密级、来文单位、文件标题、文件字号、抄送、紧急程度、文件日期、和页数等；附件则附文件后。

1、密级：根据文件内容填写绝密、机密、秘密及普通。

2、来文单位：即主要拟文单位，须具体详细填写。

3、文件标题：准确、简要地概括文件的主要内容。

4、文件字号：部门统一流水字号，不重复。

5、抄送：除主送单位外，还需具体抄送的其他部门。

6、紧急程度：特急、紧级、一般。

7、页数：即有文字文件总页数（含文件处理签及附件）。

（三）文件处理签须保持清洁完整，不可使用修正液或修正纸，严禁使用胶水粘贴页面。

（四）文件内容字号统一要求用小四号宋体号，注意词义完整，排列对称，间距恰当。

（五）呈送领导及单位须具体填写全称。

（六）打印、校对、审核须签字。

（七）涉及金额的相关文件请在文件处理签“文件标题”栏后注明具体大写金额。

三、文件上报

文件上报由董事长办公室负责签收、登记、拟办、跟踪、督办、回复等，送董事长助理审核确认后呈送董事长批阅，收文登记应将文件字号、文件名称、来文单位、收文日期、递交日期、移交接收人等情况逐项填写清楚。

三、文件下发

董事长批阅文件由董事长办公室移交管理中心负责文件扫描下发，文件发送范围按董事长批复意见发送、抄送，并清楚填写发放时间、接收人等。

四、其他注意事项

1、各事业部、各职能部门因特殊情况，未按正常程序呈董事长批复的相关文件，须及时将董事长批复原件移交管理中心档案管理员处归档。

2、董监事会、股东会、合同等重要资料，由董事长办公室董事长助理负责保管。

附：收文负责人****联系方式：******* QQ：****** 发文负责人****联系方式：******* QQ:********

特此通知

二○一四年十二月四日

主题词：规范 文件收发 通知 报：集团董事长

发：集团各事业部、各职能部门

第五篇：办公室文件——关于文件呈报流程及格式规范的说明

关于呈报业主文件的流程及格式规范的说明

为使各分部文件能及时传达，请各分部根据实际情况，按照以下格式进行拟文，报送。具体格式和流程如下：

1、文件类型

a、普通便函＋承保人申报表 b、红头文件

2、报送流程： a类文件报送流程：

拟文－分部经理审核确认后形成最终报送文件－到总部填写用章申请（要申请盖章前，可先与综合办确认总部领导是否在项目部，如果不在，分部可在会签完后，提前发电子档到总部综合办，由综合办代由传递文件，待相关领导审批后，再到总部办理相关事项）－项目经理签字－盖章－报监理审批－报业主。

b类文件报送流程

拟文－向总部申请发文编号－分部发文送审（填写发文送审表进行会签）－分部经理审核签字后形成最终报送文件－到总部填写用章申请（如遇领导不在情况下，分部可在会签完后，提前发电子档到总部综合办，由综合办代由传递文件，待相关领导审批后，再到总部走完相关事项）－项目经理签发－盖章－报监理审批－报业主（注：报总部时，付上送审表）

说明：目前项目报送业主的文件，都是采取a类文件形式，除有特别要求报送红头文件，其他情况下，原则上都不采用红头文件格式。同时，报送的文件要一式四份（分部、总部、监理、业主），并请各分部做好发文签收记录。