浅谈机关公文格式中常见的问题及对策大全

第一篇：浅谈机关公文格式中常见的问题及对策大全

浅谈机关公文格式中常见的问题及对策

公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在公文处理的实际工作中，仍然存在许多不规范的现象和问题。本文结合工作实际，针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析，浅谈几点相应的对策。

一、关于公文要素

一般来讲，一份完整的公文都是由“眉首、主体、版记”三部分组成。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。眉首主要包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人几个要素。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体。主体主要包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章几个要素。置于主题词以下的各要素统称版记。版记主要包括主题词、抄送、发文机关、印发时间、印制份数和页码几个要素。

二、关于不规范现象

（一）公文标题不规范

公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。不规范的做法表现为：一是标题中未标明发文机关；二是滥用符号。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用逗号、顿号和书名

号等。公文标题中除法规、规章名称加书名号，特定称谓加引号外，一般不用标点符号。公文标题可分一行或多行居中排列。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）结构层次序数使用不规范

公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。具体设置多少个层次序数，要视文件的内容和篇幅来定。一般来讲，第一、二、三、四、……层次序数依次标识为：“

一、”、“（一)”、“1．”、“(1)”、……。一般来讲，层次序数不得跳级使用。

年份一般不能用缩写。如：2010年不应缩写为“一○年”或“10年”。如年份用中文形式表示，如“二○一○年十月”，则中间的“○”不能写成 “0”、“o”或“零”，应该在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择 “○”。“十月”中的“十”不能写成“10”，而应写成“十”。

（三）标点符号使用不规范

标点符号是辅助文字记录语言的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用，文字材料中的序号、标点符号应正确使用。否则，所表现出的语气、词语性质和作用就会走样。

1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号。

2.“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，应该用顿号；“１”、“２”、“3”和“Ａ”、“Ｂ”、“C”后面用 “．”，不得使用“、”或“，”。

3.在用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序或在“一方面”、“另一方面”之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。

4.序号如加括号，如：

（一）（二）

（三）（四）和⑴ ⑵ ⑶ ⑷，后面不再使用任何标点符号。例如：“

（一）、”、“

（一），”、“

（一）．”等均属不规范用法。

5.有时在上述层次序数中需要加入“第一”、“第二”、……或者 “首先”、“其次”……,此时其后面一律使用“、”，不得使用“、”或者“．”。

6.冒号占一个字的位置，居左偏下（：），不得使用数学中的比例号（∶）。

（四）成文日期标识不规范

常出现的问题：一是标注位置太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文；二是把拟文日期作为成文日期；三是把修改日期或送签日期作为成文日期；四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。

（五）印章加盖不规范

印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。但常出现不规范现象：一是印章加盖不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上；二是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。印章正确的加盖位置：印章上弧距正文2mm¬—4mm。

（六）公文的排版规格、字体及字号的使用不规范

常见的公文纸张一般采用标准的A4型或通用的16开型。对于字

体及字号的使用，有的选择宋体小三号，有的选择楷体三号。公文的排版规格、字体及字号规范的做法是：

1.公文正文用一般每面排22行，每行排28个字。用3号仿宋字。

2.发文字号和“签发人”用3号仿宋字。“签发人”冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

3.主送机关、正文、附件、作者、日期一般采用3号仿宋体。

4.主标题(又称一级标题)为2号宋体加粗。

5.二级标题为3号黑体。值得注意的是：在属下还有两级以上标题的情况下，二级标题应该加粗；在属下只有一级标题的情况下则可不加粗。

6.三级标题为3号仿宋加粗。值得注意的是：在属下还有一级以上标题的情况下，则本级改为“3号楷体加粗”； 在属下没有标题的情况下，则用“3号仿宋加粗”。

（七）附件标注不规范

公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。附件的序号和名称前后标识必须一致。

不规范做法主要表现在：一是附件和正文间隔或大或小。二是把被批转、转发、印发和发布的内容，作为附件处理。三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩写。四是附件说明的顺序与附件 的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号。五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

（八）抄送机关标识域不规范

抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，不得将主送机关再标识到抄送机关栏。抄送机关在主题词下1行，左右各空1字，标识“抄送”后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。抄送机关标识域用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。但有些机关公文已主送上级机关，又同时抄送该部门的领导。在抄送标识域内常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。

三、关于公文的行文原则

按行文方向划分，公文可分为上行文、下行文和平行文。“行文应当确有必要，注重效用。”是行文的基本原则，也是行文的出发点。确定行文一定要首先明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性，使发出的公文产生预期的效用。改变那种“发文越多、文件的规格越高、工作就越重视”的误区，根据实际需要确定是否行文。行文的必要性是上行文、平行文、下行文都必须遵循的原则。上行文中，如果要制发请求解决问题的文件，要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的；还要研究解决这个问题的可行性。制发平行文件，要注意明

确职权，防止推诿扯皮。对下行文，一定要符合实际，有针对性。

四、关于公文不规范现象产生的原因与对策

（一）影响公文不规范的原因

1.思想认识不到位。一是公文办理人员对公文格式重要性的认识不够。二是公文处理人员在办理公文过程中责任心不强。

2.公文审核把关不严。公文处理程序不规范，未建立健全公文处理规章制度和规范化管理程序，特别是审核把关制度不够完善，致使公文制作不规范。实际工作中，各部门在制作公文时，由于忙于事务，常常忽视对公文格式的审核把关，在公文盖章时，办公室工作人员也没有认真审核，导致公文中出现不规范的问题。

3.对公文格式要求掌握不够。目前，多数单位公文处理人员都未经过系统的培训和学习，对公文格式及公文处理要求掌握熟悉程度不够，在实践中，运用比较模糊。

（二）规范公文格式的对策

一是加强学习，提高认识。规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理水平，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。局机关各股室、各部门工作人员要要在思想上重视公文格式规范化工作，进一步加强学习、提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。

二是健全制度，规范办文程序。建立行之有效的管理制度，是保证公文格式规范化的一个重要措施。在公文处理的各个环节都要把好关，从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印制等都必须建立严

格的制度和规范，明确各环节的权限和责任。要有严格的公文处理流程，实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化。

三是加强学习，提高干部素质。全面提高干部素质是规范公文格式的一项基础性建设。要不断加强干部自身建设，注重理论学习，刻苦钻研，努力提高干部业务水平和工作能力，从事公文办理的人员要抱着高度负责的态度和精益求精的精神，增强事业心和责任感。

四是加强督查，保证公文质量。严格按照规定和要求，加强对公文格式规范化的管理和指导，制定严格的办文程序，在公文处理过程中强化审核监督，做到多级审核，层层把关。同时，要定期组织业务培训和学习交流，学习并借鉴好的经验和做法，开展研讨交流活动，不断提高公文处理人员的思想素质和业务水平。

第二篇：行政机关公文格式中常见问题及对策

行政机关公文格式中常见问题及对策

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。铁道部对铁路行政机关的公文格式有严格的规定和要求。本文针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析，提出了相应的对策。

一、公文格式中常出现的不规范现象

1．发文字号标注不规范。在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“„‟”。对于字号和字体，有的用小3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号出现编虚位（即001），出现“××函„2007‟001号”等不规范格式。

2．文种使用不当。有的基层单位要求上级机关投资补助的上行文，应用“请示”文种错用为“报告”文种，无法得到上级机关的“批复”；有的单位将对下级单位的“批复”错用为“函”的文种。公文标题中错用文种，往往使公文失去其应有的严肃性。有的甚至严重影响行文的作用和效率。

3．公文标题不规范。有些部门有不规范的做法是：一是标题

1中滥用符号；二是在公文标题的拟制上，冗长繁琐。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用顿号和书名号；标题中“事由”概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组，冗长臃肿。

4．引用文号不规范。有些部门公文中，将其顺序前后倒臵。有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。例如，“根据铁道部铁办„2007‟12号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“根据铁道部《关于×××的通知》（铁办„2007‟12号）”。

5．结构层次序数使用不规范。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。规范的结构层次序数要求，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1．”，第四层为“⑴”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒臵；二是层次跳跃，或在“

（一）”、“⑴”后加顿号，写成“

（一）、”或“⑴、”等。

6．成文日期标识不规范。常出现的问题：一是标注位臵太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文；二是把拟文日期作为成文日期；三是把修改日期或送签日期作为成文日期；四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。

7．印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。但常出现不规范现象：一是印章加盖不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上；二是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。印章正确的加盖位臵：印章上弧距正文2mm—4mm。

8．附件标注不规范。一是附件和正文间隔或大或小；二是把被批转、转发、印发和发布、公布的内容作为附件处理；三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩写；四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号；五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

9．抄送机关标识不规范。抄送机关标识用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。有些公文抄送单位顺序不规范，未按照“主送应先路内后路外、抄送应先路外后路内”的规定标注。有些公文常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。

10．公文中的表格不规范。有些公文把表格的页码混同于文字页的页码放臵，表格的单双页码表头排放随意。按规定，横排的表格单页码应臵于表的左下角，双页码应臵于表的左上角；表头单页码在订口一边，双页码在切口一边。但在实际工作中常常混淆。

11．版记不规范。一是没有版记。二是版记位臵不对。三是在发布、批转、转发、印发或有附件的公文中，将版记臵于一份公文的中间部位，即在印章之后，被发布、批转、转发、印发内容或附件之前，将一篇公文分成了两部分。四是无抄送单位时未将多余的黑色反线删除。五是印发机关、印发日期等项目都顶格打印，有的左空或大或少，印发日期或混同于成文日期，或用汉语数字标识。

12．发文机关标识不规范。有些单位发文机关标识不统一，不规范。有的单位用白纸制发公文，严重削弱了公文的权威性和严肃性。

二、影响公文格式规范的原因

1．思想认识不到位。一些公文办理人员对公文格式重要性的认识不够。公文处理人员在办理公文过程中责任心不强。对《办法》不熟悉，对公文格式规范化的意义和作用宣传力度不够。有些单位领导对公文的重要性认识不够或不了解公文处理的规范和要求。

2．公文审核程序不规范。有的业务部门把要求以上级机关的名义上报、下发的公文直接送上级机关的领导同志审批签发，而没有先送上级机关的文秘部门核稿后送签。“倒流”办理的公文，因为没有文书环节的登记，无法掌握公文运转的动态，影响办文效率，甚至会影响工作的开展。

3．人员素质有待提高。一些公文处理人员未经过系统的业务培训和学习，不懂公文格式，对公文处理方面的规章制度不太了解，对公文印制规则标准不熟悉，因此需要全面提高公文处理人员的整体素质。

三、规范公文格式的对策

1．加强领导，提高思想认识。各级领导和机关工作人员要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，加强对审核人员的培养和使

用并保持人员的相对稳定。各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守，提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。

2．健全制度，规范公文办理程序。在公文处理的各个环节都要把好关，从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印刷等都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任。要有严格的公文处理流程，实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化。

3．加强学习，提高公文处理人员素质。要加强公文处理人员的建设，注重理论学习，刻苦钻研，掌握必要的基础知识、精深的专业知识，熟悉公文处理方面的知识。培养熟悉公文处理规定，有理论素养、有文字功底的公文处理人员，保持公文处理人员的相对稳定性。办公室要设立公文处理和公文审核的专门岗位或专职人员，并有专门负责公文审核把关的人员。

4．加强督查，保证公文质量。上级机关要加强对下级机关和单位公文处理工作的指导和监督检查。制定严格的公文处理程序，在公文处理中做到多级审核，层层把关。加强对公文格式规范化的管理和指导，维护公文的严肃性和权威性。定期组织业务培训和学习交流，学习并借鉴好的经验和做法，开展研讨交流活动，提高公文处理人员的思想素质和业务水平。定期组织公文处理质量检查，并设立考核考评和定期通报制度，不断提高公文质量。

第三篇：公文写作中常见问题

公文写作中常见问题

（一）文种使用不规范

一是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种

使用。不能作为文种使用的有 “规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不

是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

二是错用文种。有的该用“请示” 的，却用了“报告”，而该用“报告” 的反而用的是“请示”；有的该用“函” 的却

用“通知”。

三是文种并用。指两种法定公文文种在标题中同时使

用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于…

请示函”、“关于…决定（批复）的通知（通报、决议）”等。

（二）公文结构上的不规范

一是结构不严。

二是层次混乱。

三是段落组织松散无力。

四是过渡脱节。

五是层次段落重叠交叉

（三）公文格式不规范

标点符号使用不规范。如“关于印发《xx同志在XX会议上讲话》的通知”、关于印发《安徽电信备品备件管理体系建设实施意见》的通知”，以上两例中的“<<>>”符号都不应该使用，公文处理办法明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

（四）公文标题不规范

标题用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法。

（五）语言、语法不规范

结构层次序数使用不规则。结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意序数数词的写法，其中“

一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“

（一）”和“（1）”括号外面是不带顿号和点号。引用文号格式不对。引用公文应当先引标题，后引发文字号。如，“据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2003〕12号）。公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱。一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。“抄报”现象依然存在。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。公文中的数字使用不正确。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。语言啰嗦，常有口语化的现象。公文的语体特点：准确、简要、规范、庄重。

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。主要有成分残缺、成分多

余、搭配不当、语序不当等毛病。

用词不当。主要有词义误用、生造词语、词语使用不当等毛病。

第四篇：公文格式中常见问题解析

公文格式中常出现的不规范现象

(一)发文字号标注不规范。有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“„‟”。对于字号和字体，有的用小3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。有些公文序号出现编虚位（即001），“××文„2008‟001号”等不规范格式。

(二)文种使用不当。文种是指国家行政机关公文的种类。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》明确公文种类有13类，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。即各单位产生的公文不应该出现这13类公文以外的文种，错用文种不仅使公文失去应有的严肃性，还严重影响行文的作用和效率。文种方面存在的问题主要有三个方面：一是生造文种。比如《关于解决办公用房的申请》。很显然，申请不是规范的文种，因此应改成“请示”。二是混用文种。如《××局关于购买办公设备经费的请示报告》，将“请示”和“报告”两种文种混用。三是错用文种。最常见的错误是该用“请示” 的用了“报告” 该用“报告” 的用了“请示”，“请示”和“报告”是有严格区别的：“请示”是办件，是需要批复的；“报告”是阅件，不需要批复。如果错把“请示”用成了“报告”，会导致请示的事项得不到及时答复或得不到答复，从而影响了事情的办理。

(三)公文标题不规范。常见的问题：一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的。《国家行政机关公文格式》中规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，规范的做法是除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号。三是标题冗长繁琐。“事由”概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组。四是回行时词意不完整，排列不对称，间距不恰当。

(四)引用文号不规范。比如先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。例如，“根据×××发„2008‟1号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法不符合规定，正确的引用方式应为“根据市政府《关于×××的通知》（×××发„2008‟1号）”。

(五)结构层次序数使用不规范。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。规范的结构层次序数要求，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒臵；二是层次跳跃，或在“

（一）”“(1)”后加顿号，写成“

（一）、”或“(1)、”等。

(六)成文日期标识不规范。常出现的问题：一是标注位臵距正文太远或太近，以至于印章距正文太远或盖压正文。成文日期与正文的距离要根据印章的大小而定，标准是印章

盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。二是把拟文日期作为成文日期。三是把修改日期或送签日期作为成文日期。四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。成文日期应以单位负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期使用汉字并标全年、月、日。

(七)印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。常出现的不规范现象有：一是无印章。二是印章加盖歪斜。三是印章未居中下压成文时间。四是印章盖在正文上或距正文太远。印章正确的加盖位臵：印章上弧距正文2mm—4mm。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，要排列整齐，互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一

个或两个印章，要居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

(八)附件标注不规范。附件一般在正文之下空一行标识，附件名称后不加标点。常见的问题：一是没有与正文空开一行。二是在附件名称后加分号或句号等标点附号。三是附件标注的顺序与附件的顺序不一致，没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。四是附件标注回行时顶行写，正确的写法是与附件序号后的文字对齐。五是附件不全，或标注了附件但没有一并报送。

(九)附注标注不规范。公文如有需要说明的事项要标识附注，如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位臵不规范。联系人和联系电话标注位臵应在落款和版记之间的适当位臵，空两格加括号，中间用分号隔开。

(十)版记不规范。一是没有版记。二是版记位臵不对。三是主题词字体不对，主题词、词目均用黑体，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。四是抄送机关标识不规范，常见的问题是将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”，再有就是最后一个抄送机关不标句号。抄送机关之间应用逗号分开，最后一个抄送机关应标句号。五是印发机关和印发日期标注不对，印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位将二者左右顶格，有的空格太多。

(十一)没有代拟稿。凡需要以政府办名义上报下发文件的请示，一定要有代拟稿，有些单位没有代拟稿，有些单位拟好了稿不与请示一并上报。

(十二)公文中有错字、漏字、别字等硬伤。

第五篇：机关公文格式中存在的常见问题及原因分析

机关公文格式中存在的常见问题及原因分析

刘俊

公文是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具。公文格式的规范性是公文的权威性、严肃性在公文形式上的具体体现。按照规定，公文的格式一般由标题、发问字号、秘密等级、缓急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。机关公文格式上存在的主要问题包括以下几个方面：

一、标题存在的问题。标题是公文非常重要的组成部分，是透视公文主旨以及行文目的的“窗口”，机关公文在标题这个环节存在的问题较多。有的公文标题中的标点符号太多，违反了“公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号”的规定。例如，关于呈送“四川省农民工银行卡特色服务实施方案”的报告，标题中的引号应去掉。有的公文标题简化不准确。例如，关于转发国务院办公厅延长扶持家禽业发展政策实施期限的通知，“转发”的宾语为“期限”，这中表述不准确，应将国务院办公厅原文标题因出，可将标题修改为“转发国务院办公厅关于延长扶持家禽业发展政策实施期限的通知。有的公文标题不简洁。例如，关于转发《中国人民银行关于印发〈中国人民银行人民币管理办法〉的通知》的通知，”中国人民银行“出现了两次，显得冗长，可将标题简化为”关于转发《中国人民银行人民币样币管理办法》的通知。

二、密级划分方面存在的问题。公文的秘密登记是公文涉秘程度的标志。涉密等级不同，公文的阅知范围、管理办法也不相同。有的公文没有按照国家秘密范围和管理规定的要求合理确定密级，而是随意定密，认为公文内容重要就定密。有的公文没有严格遵守主件、附件涉密等级一致的原则，有的秘密公文漏标密级或密级表示不准确。

三、缓急程度划分存在的问题。公文紧急程度是对公文收文方的提示，目的是要求收文方在规定的时限内处理公文。有的应对方要求发出的公文，如报告情况、回复意见、提供数据等，没有要求收文方在规定的时限做什么，但仍标注了“特急”，目的仅仅是想得到优先迅速传递处理。同时，还存在公文办理不及时，人为造成急件的情况。

四、主送机关、抄送机关、内部发送存在的问题。主送机关是公文的受理机关，应使用全称、规范化简称或同类机关的同称。有的公文主送机关名称不规范。例如，转发四川省人民政府办公厅关于开展信用四川宣传教育专项活动的通知，主送机关为：分行营业管理部、四川各市州中心支行，各政策性银行、各国有商业银行四川省分行，各股份职商业银行程度分行，四川省农村信用联合社。在主送

机关中既有人民银行系统内部的单位，也有人民银行系统外的金融机构，因此，应在“分行营业管理部”前面加上“中国人民银行成都“等字样。抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文的其他单位或主送机关的相关领导机关或管理机关，应使用全称或者规范化简称、统称。有的公文将本单位内部发送单位列为抄送单位。内部发送单位为公文制发机关内部需要了解公文内容的单位。内部发送单位排序应按办公厅（室）、主办单位、会签单位、其他相关单位顺序排列。有的公文会签单位作为内部发送单位，或者将单位或外单位内设机构作为内部发送对象。

五、主题词标引存在的问题。主题词是进行文件检索的重要工具，是显示文件内容特征和归属类别的关键性词语。《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》都指出，上报的公文，应按照上级要求标注主题词。从人民银行系统情况看，公文标引主题词采取授控标引的方式，用于公文主题词标引的词目，主要从固定公文主题词表中选用。主题词表中所列词目是相关工作中经常使用、具有检索意义及组配功能、概念明确单一的基本词汇，词目可排列组合成新的符合概念词目。目前，机关公文在主题词标引方面存在的问题主要表现在：有的公文不填写主题词，或者不熟悉“主题词表”，不按照主题词表有关规定标引主题词，没有对文件的主题内容进行标引。例如，关于四川省农村信用社个人征信系统推广工作的通知，主题词标引为：征信管理、个人征信、农信社、推广、通知。其中，“农信社”属于不规范的主题词，应该标注为“农村信用社”。又如，转发中国人民银行关于进一步做好金融统计数据集中工作的通知，主题词为：金融统计、数据集中、通知。该文件为转发公文，因此，应该加上“转发文件”的词目，以体现转发公文的发文特点。有的公文标引的主题词太多，违反了公文主题词最多不超过5个的规定。有的公文没有标引稳重，如“通知”、“批复”等。有的公文主题词标引随心所欲。例如，关于调整美国花旗银行有限公司成都分行外汇存款准备金缴存范围的通知，主题词标引：财务会计、缴存款、通知。关于重新核定英国渣打银行有限公司成都分行外汇存款准备金缴存范围的通知，主题词又标引为：财务会计、外汇存款准备金、缴存范围、通知。这两份公文主题词标引不统一。

六、附件存在的问题。附件是随公文正文发出的文字材料及表格。公文有多个附件时，应写明附件的序号和标题，并按顺序依次附在公文主件后面。有的正式发文中没有在附件的左上角标注“附件”字样，这种情况比较多。有的公文附件名称不规范。例如，关于接收安置军队转业干部的请示，该文有3个附件，但附件名称去笼统地用“地方军转办下达的接收安置军转干部计划的文件”来概括，附件名称与实际所附材料名称不一致，应准确写明附件的序号、标题和文件号。

七、文种选用方面的问题。有的报告与请示不分，用“报告”请示工作，或者在“报告”中夹带请示事项。例如，关于报送四川省人民政府关于加快推进小额担保贷款促进就业再就业工作的通知（代拟稿）的报告，这是向四川省政府报送的代拟稿，文种必须用“请示”，不能用“报告”。因为报告是阅件，不需要答复，而该公文需要答复，应用“请示”。有的对公文文种使用不熟悉，使发文不当升级。给下级单位的一般性事务通知没有以办公室名义发文。

一份文件从起草到发出要经过一系列工作环节，它代表了一个单位的整体面貌和工作水平。上述问题的存在，对机关公文产生了不良影响，究其原因，主要有以下几个方面：

1、领导对公文格式的重视程度不够。有的机关部门和单位对规范公文质量的重要性认识不到位，关注办文速度多，关心办文效果少。对公文办理工作标准不高，要求不严，致使公文格式方面的差错频频出现。

2、部分人员缺少办文经验。近几年，一些机关部门和单位关于公文处理方面的培训少，一些机关工作人员尤其是新职工自觉学习规范不沟，对公文格式方面的知识积累较少，了解不够深入，公文办理经验不足，有的甚至连办文基本常识都不明白，公文基础较差。

3、文秘人员责任心不强。有的拟稿人对公文格式不重视，发文稿纸填写比较草率，不学习公文处理方面的有关规定，马马虎虎，得过且过。有的同志不注意学习和总结，对公文格式方面的要求领会不深，对领导纠正过的问题重复犯错。

4、急文较多，忙中出错。有的公文办理时间较为紧急，尤其是转发上级机关或其他单位的特急件，匆匆忙忙办结就交稿子，致使公文格式方面的错误较多。