新时期事业单位档案管理的创新思路

第一篇：新时期事业单位档案管理的创新思路

新时期事业单位档案管理的创新思路

【摘要】在社会经济的发展带动下，我国事业单位在新时代进行了一定的改革和创新，其中，档案管理事业占据了事业单位管理的主要地位，只有提高档案管理工作，才能有效开展各项工作。因此，相关管理部门人员要不断提高工作效率，推动事业单位的稳定发展。

【关键词】事业单位 档案管理 创新思路

前言：在我国新时代的发展背景下，我国传统的档案管理模式已经不适应社会的发展，不但降低了管理的效率，并且影响了我国事业单位的发展。因此，各单位管理部门和管理人员要对当前情况提出有效措施，及时发现问题并予以解决，从而发挥档案管理的积极作用。

一、事业单位档案管理中存在的问题

（一）管理方法存在缺陷，缺乏重视程度

目前，我国事业单位的档案管理工作存在着一定的缺陷，管理制度过于陈旧，在管理的过程中没有引进先进的技术，仍使用传统的人工管理模式，很大程度上影响了档案管理的进度。部分部门领导也不重视档案管理工作，单纯地认为档案管理工作只是将各种资料进行收集和整理，对档案管理工作缺乏正确的认识和相应的重视，以致管理人员工作积极性不高，工作质量严重下降，进而导致大量的材料无法进行有效地分类归总，加大了管理人员查找资料的困难，人力物力方面没有得到充分的保证。除此之外，档案管理机制较为落后，事业单位没有成立专门的管理部门，也没有聘请专业的管理人员，收集的多项材料并不能直接使用，管理过程缺乏一定的规范性[1]。

（二）事业单位缺乏完善的档案管理机制

完善的管理机制，是事业单位档案工作发展的基础。目前，我国事业单位在进行档案管理的过程中，出现了管理工作不健全的情况，大部分管理部门还出现制度缺失、管理混乱的现象，导致工作人员在实际的工作当中无从下手。从调查的结果显示，我国有近80%的事业单位存在着相对集中的因素：首先，事业单位的档案管理机制不能跟上现代化进程的脚步，仍使用原始的管理方式，短时间内无法对资料进行有效调整，不仅增加了工作时间，还增加了错误率；其次，事业单位存在的管理制度未得到有效执行，并没有起到积极作用，导致档案材料得不到有效地收集；再者，事业单位管理部门缺乏一定的奖惩制度，导致部分职工的工作积极性下降，不认真对待工作，一旦上级组织对档案进行审查，才意识到事情的严重性，再补救为时已晚。

（三）管理人员整体综合素质偏低

管理人员综合素质偏低是最根本的原因，事业单位管理部门选人用人没有进行严格的筛选，有些部门甚至聘用非专业人员进行档案管理，降低了工作效率，再加上档案管理人员整体综合素质过低，在实际的工作中缺乏耐心和定力，不能认真对待管理工作，整理的档案资料并不能及时派上用场，给其他部门的工作也带来了困难，造成了一定的负担。薪资问题也在一定程度上影响了档案管理人员的工作积极性，少量的工资无法吸引专业管理人员进入事业单位进行相应的档案管理工作，单位内部也不能为职工提供一定的培训条件和培训场所，无法提高大部分管理人员的工作水平，严重影响了事业单位管理工作的发展。

二、新时期下事业单位档案管理的创新思路

（一）创新管理理念，提高管理人员的重视度

在新时期内，事业单位档案管理工作中，要不断创新档案管理理念，提高管理人员的重视程度，树立档案管理的全新理念，上级领导要加大对管理机制的宣传工作，从而保证我国事业单位档案管理的有效运行。比如：领导人员要对事业单位的规章制度进行必要的创新，借鉴他国或者我国成功的案例，根据实际情况将事业单位管理工作进行创新，积极改进管理模式，利用网络技术建立事业单位的电子档案，从而减少了?质材料的使用，也能最大程度减少纸质材料的破损带来的信息缺失，令档案资料更加具备完整性；领导也要加强对事业单位档案管理的宣传力度，提高所有职工的工作激情和对档案的重视程度，设立一定的奖惩制度，对于表现优秀的职工给予表扬和鼓励，为事业职工创造良好的工作氛围，从而实现职工自身的价值，提升管理工作的水平；在新时期的档案管理工作中，领导要以身作则，建立科学的管理理念和制度，减少档案管理的风险。

（二）完善档案管理机制

在档案管理运行的过程当中，要完善档案管理机制，有效的提高事业单位档案管理的有效性，这也是部门运行的重要条件。比如：事业单位领导要根据国家的相关法律完善相关的管理制度，从管理人员的角度出发，增加管理工作的灵活性和高效性，并在其中引入人性化的理念，要求工作人员做好相关的资料保密工作，对收集的资料进行定期整理，加强电子网络的防护制度，禁止黑客的人侵，有效保护我国事业单位的档案资料，保证档案管理工作不只是停留在表面，而是从实际工作中加强管理人员和领导的工作意识；在管理的过程中，要建立适合新时期发展的管理模式，从而推动管理机制的创新发展，鼓励职工的工作热情，对于那些恶意篡改资料的职工进行惩罚，提高我国事业单位档案管理的进程。

（三）提高管理人员的综合素质

想要有效提高我国事业单位档案管理的进程，首先要加强我国管理人员的综合素质，强化管理人员的工作素质，从而有效的推动我国新时期档案管理的发展进程。比如：政府部门要选拔优秀的管理人员进行档案的管理工作，在内部为管理人员提供一定的竞争氛围，推动档案管理工作的深入开展，激发职工的工作热情，定期为职工进行阻止培训，利用网络的技术结合管理工作，加强职工的基础管理技能，通过培训来提高管理水平，并设立考核制度，使事业单位管理人员都具备专业的管理技能，促进我国新时期事业单位的发展进程[2]。

结论：在我国事业单位发展的过程当中，要加强档案管理工作，不断提高事业单位的管理工作。在新时代的影响下，我国要坚持创新思路，提高内部管理人员的综合素质能力，建立健全完善的管理机制，宣传管理的全新理念，强化工作人员的管理意识，从而真正的提升管理质量，为人民服务。

参考文献：

[1]孙艳华.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].现代国企研究，2018（1）：181.[2]田爽.新时期事业单位档案管理的创新思路探究[J].媒介革新与管理，2016（2）：60-61.

第二篇：新时期下企业成本会计创新的思路（模版）

新时期下企业成本会计创新的思路

现代的成本会计在传统成本的基础上不断的发展，逐渐的形成自身的体系，不仅仅反映出资产和价值的不断变化，同时对企业的各项决策具有重要的促进作用，是企业进行现代化经营的重要组成部分。

一、现代企业成本会计的特点

在进行现代企业的各项会计核算中，时代性的特点较为突出，市场经济的不断发展使得企业在进行经济活动的过程中需要不断的进行自身的改革，以便适应更加激烈的市场竞争，因此，顺应时代的发展规律进行一定的成本会计核算是企业现代化管理的要求。法制性的特征是进行会计成本核算的又一个重要的因素，在进行实际的工作中，法制性对成本会计的作用可以直接的对成本会计核算的准确性和专业性造成一定的影响，对企业的发展方向具有重要的作用。系统性是针对整个会计的系统来讲的，系统性主要是指整个会计系统是一个统一的整体，对企业的发展具有重要的作用，相互之间具有一定的联系，不能单独进行核算，要通过相互之间的合作进行作业。

二、新经济对企业成本会计的作用

（一）知识经济和电子商务对成本会计的影响

当今的社会是知识经济和电子经济不断发展的时期，企业的知识作为无形的资产，在经济的发展中占据着重要的地位，只有自身具备较强的知识储备，才能在经济的发展中不断的占据重要的地位。因此在进行成本核算的过程中需要适当的进行知识产权和商务成本的计算，对成本的核算范围进行一定的扩展，改变传统的计算方法，进行一定的创新。在知识经济模式下，企业的生产规模是不断的发生变化的，由大规模的粗放型的生产环境向小批量的高精尖技术发展。这样的生产背景下企业的成本结构就会发生很大的变化，受到技术和生产规模的影响传统的企业成本核算方式已经不能仅仅对产品的正常消耗进行精确的计算，需要对其结构和核算方法进行一定的调整。在知识经济下，产品的生产以自动化为主要的方式，将先进的生产线取代人工和传统的设备。会计活动主要是依靠基本的计算机和网络的技术，与传统的纸质的会计核算方式具有较大的不同，实现整个商务化的运作。在新型的电子商务的环境下，新型的交易形式不断的出现，在数据的存储加工过程和传输方面都经历了一定的更新，因此为了适应新型的经济发展需要，对成本会计和核算的方法进行新的调整。

（二）激烈的市场竞争影响成本会计

在经济不断的发展的基础上，我国的市场经济是不断的开放的，在国内外的市场竞争下，如何不断的提升自身的竞争力是进行企业经营的关键。我国企业的发展面临着多方面的压力，既有国内市场的压力，国外市场的压力同样存在。因此，在进行实际的发展中，应该将资源的配置和成本的计算进行不断的革新，充分的依赖企业成本会计进行全球化的发展。企业的资源消耗是根据企业的资源需求量来决定的，这样才能将成本进行永久性的降低。成本会计的管理是一个长效的机制，通过其自身的活动可以将企业的各项生产活动进行及时的反映，加快经济发展的步伐。

（三）新型制度的建立对企业成本的影响

在现代的企业制度下，主要的方式是以市场为前提进行发展的，在进行管理的过程中还是需要规范和完善企业的制度，形成有限责任为核心的制度，适应现阶段企业科学管理和规范制度的要求。在现代的企业制度下，企业应该建立先进的企业管理模式和相对较为合理的企业制度，对社会主义市场经济的本质进行一定的了解，建立新型的会计管理标准和现代的企业管理制度，对成本会计的原则、方法以及凭证和账簿的模式进行一定的归纳和整理，对传统的会计核算方式进行归纳和改进，适应现阶段经济发展的要求。

三、创新成本会计的方法

（一）对思路进行创新

在进行现代经济管理的过程中，需要对经济的活动进行一定的了解，相较于传统的降低成本来获得企业利润的方式，新型的利润增长方式已经出现，并不断的对经济的发展起到了巨大的影响作用，片面的降低成本反而会影响企业的信誉。因此，在进行成本会计的工作中需要将传统的观点进行一定的改进，树立先进的成本理念，引导企业沿着正确的道路发展和经营。只有先进的理念作为指导，员工才能在成本的核算中把握企业发展的方向。在实际的工作中可以对企业会计人员的竞争意识和创新意识进行一定的培养，适当的结合相关的成功会计模式和会计理念，站在企业长远发展的角度上进行考虑，综合企业的各项指标，进行全面的核算。

（二）成本会计的核算范围进行扩大

在进行企业的成本核算中，需要适当的扩大企业的核算范围，将范围进行适当的扩大，保证企业的发展和会计的核算相一致，核算的对象能够真实的反映出企业的各项经营活动，真实的记录企业的发展和经营。企业的主要经营方向和经营产品的类型要不断的进行更新和追踪，对企业不同的会计核算方式进行了解，组建专门的队伍对成本的计算进行明确的界定，将实际的核算范围进行确定，这样才能将企业的各项成本的核算规范在合理的范围之内，保证数据的准确性。

（三）对成本的核算方法进行一定的创新

成本会计的核算是按照一定的对象进行归集的，其分配也是生产经营过程中的各项费用，这样的方法可以对各个核算对象的总成本和单位的成本进行核算。现在的市场经济主要是趋向于服务性的经济，知识产权和无形资产的比率不断的增加。因此，在实际的使用中需要将传统的核算方式进行一定的革新，对企业内部不同的管理阶段进行一定的分类，并依据不同的特征进行相应的归类，避免盲目的分类和计算错误的现象，影响成本核算的准确性和正常的工作。

四、结束语

综上所述，在经济不断发展的今天，成本会计也应该顺应时代的发展要求，进行一定的革新，不断的适应经济发展的需要。

第三篇：浅谈新时期电大学籍档案管理

浅谈新时期电大学籍档案管理 何荣泉

韶关市广播电视大学广东韶关

512026 摘要：学籍档案管理是教学管理和学校管理的重要组成部分，是一项政策性很强的管理工作。在新时期中央电大开展“人才培养模式改革和开放教育试点”项目的实践中，必须增强档案意识，使电大学籍档案管理更加科学化、规范化，以保证教学活动的顺利进行，提高教学与管理质量。

关键词：电大学籍档案；管理；档案意识；科学化；规范化；制度化 随着社会的发展、现代科学技术的进步和现代远程开放教育的兴起，电大的学生类型和专业数量逐年增加，建立完善的学员学籍档案，是电大教育管理的重要组成部分，也是保证开放教育试点教务管理质量的重要内容，更是保证电大教育质量的重要手段之一。电大有其自身的发展规律和特点，它有别于普通高校，也不同于其他成人高校或网络学院、自学考试，所以电大的学籍档案管理工作必须从自身的规律和特点出发，不能搬用或套用现成的管理方式、方法。尤其1999年中央电大启动“人才培养模式改革和开放教育试点”项目以来，各级电大在校生人数、专科和本科专业数量，办学规模快速增长，这对电大的学籍档案管理提出了新的要求和挑战。为进一步做好电大学籍档案管理工作，保证电大教育质量，维护电大良好的办学声誉，全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化，做到严格、严密、严肃，笔者结合自己多年的工作实践认为，新时期应从以下几方面做好电大学籍档案管理工作。

一、各级电大领导和学籍档案管理人员要提高档案意识，增强法制观念，充分认识学籍档案管理的重要性

档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观印象，也就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作性质、地位和作用的认识。档案源自于各个历史阶段的人类社会活动。认真学习《档案法》和有关的政策法规，增强档案意识，是做好电大学籍档案管理工作的基础，是全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、制度化、现代化的关键。各级电大领导要从“三个代表”重要思想的高度认识学籍档案管理工作，充分树立档案意识，真正从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性，对学籍档案管理工作要高度重视，把学籍档案管理工作纳入学校的议事日程和目标管理体制中，并作为考核和领导任内政绩的一个考核指标。学校分管档案管理工作的领导应该亲自宣传动员、建章立制、配备人员、检查督导，每学期要召开一次包括学籍档案管理人员在内的档案工作会议。学校领导对学籍档案管理中出现的困难和问题要及时解决，并在财力、物力上给予支持，为学籍档案管理工作走向系统化、规范化、科学化、制度化、现代化提供人力、观念、物质与良好工作环境和条件保证。

做为学籍档案管理人员首先应该树立责任意识，要有强烈的事业心，要有做好学籍档案管理工作的信心和热情，自觉地学习和掌握档案管理专业知识和技能；其次要有群众意识，学籍档案质量如何，学籍档案的作用发挥有多大，必须依靠领导和广大教职工的支持，要不断提高全体教职工对学籍档案管理工作的认识和理解，增强他们的档案意识，取得他们的支持和帮助，自己还要有不断提高业务水平的意识。

二、科学、合理地选拔和设置学籍档案管理人员，提高管理人员政治与业务素质

选拔学籍档案管理人员，首先要求学籍档案管理人员要热爱本职工作，对工作认真负责，坚持原则，有创新精神。由于学籍档案管理工作专业性较强，学籍档案资料的产生、积累有一定的时间连续性，是学校一个时期办学工作的真实写照与客观实据，是不可再生档案。学籍档案管理作为学校各项工作的考查凭证，它不但是学生在校期间全面、真实的反映，也为电大开放教育试点工作研究与教务管理提供依据和材料。因此，科学、合理地选拔和设置学籍档案管理人员，不断提高管理人员政治与业务素质，至关重要。具体措施有以下几点：（1）不断加强人员配置、知识结构合理的学籍档案管理队伍建设。要根据《档案法》、《高等学校档案实体分类法》以及中央电大对学籍档案管理工作的要求，并结合开放教育试点办学的开放性、社会性以及基层教学班的分散性和学员的差异性给整个教学教务管理工作提出的新要求，选拔那些熟悉计算机知识、协作精神好、吃苦能力强、有责任心、具有一定档案专业知识和实际工作能力的同志担此重任。要求学籍档案管理人员必须持有《档案工作人员岗位培训证》和《专业技术人员继续教育证书（计算机中级培训）》，且学历层次要达标，对业务骨干要相对稳定，对那些责任心不强，工作马虎，只把自己当作一个普通的学籍管理人员，而没认识到自己同时也是一个档案管理人员，档案意识薄弱的人，学校领导要对其进行批评教育，甚至调离学籍档案管理岗位，以保证各项学籍档案业务活动的正常进行。

（2）不断加强学籍档案管理工作人员的职业道德素养。电大学籍档案管理是一项管理周期长、服务性、开放性很强的工作，是电大办学的一个窗口，完善学生学籍档案，保存好原始的、完整的第一手学籍档案资料，是非常重要的。由于电大招生的开放性、多形式、多层次，招生人数和专业数量很多，有的电大学生类型多达10种，学籍管理内容十分繁杂，日常管理工作业务量大，涉及的原则性、政策性很强，事关学员切身利益，档案内容保存和利用价值极大，是电大整个档案管理工作的重要组成部分。因此，学籍档案管理人员要有奉献、敬业和主动热情的服务精神，要时时告诫学籍档案管理工作人员，学籍档案管理工作无小事，要为学生和档案使用者提供最好的服务，要克服学籍档案管理人员待遇低、职称难评、难聘、没地位，不被人们重视的错误思想。（3）不断加强学籍档案管理人员的业务培训。为了不断提高学籍档案管理人员的业务水平，学校要定期组织学籍档案管理人员到当地档案局进行专业知识的培训学习，邀请档案局的专家、学者来校讲课，每半年组织一次《档案法》的学习贯彻，不定期举行档案知识考试或竞赛。每年还要征订一些专业期刊，如《中国档案》、《档案管理》、《档案学通讯》等供学籍档案管理人员学习，以帮助他们提高业务和学术水平。另外，要组织他们参加系统内档案专业的学术交流活动，并鼓励他们多参与档案专业的科研课题，撰写专业论文，以提高自己的业务水平，养成严谨、科学、实事求是的工作作风。

（4）不断加强学籍档案管理人员计算机操作技能的学习和培训。中央电大开展“人才培养模式改革和开放教育试点”项目以来，以学籍管理为主的教务管理系统不断升级和换代，学员学籍电子档案的不断出现，对做好学籍档案管理工作提出了更高的要求。为提高学籍档案管理人员的计算机管理水平，要有计划地对学籍档案管理人员进行计算机专业知识的培训学习，一方面，要求他们必须参加中央电大、省电大或学校自己组织的学籍管理软件使用培训；另一方面，还要参加档案局组织的档案管理软件使用培训。通过培训，以提高档案工作者利用计算机软件为学籍档案管理工作服务的能力。

三、明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围

电大的学籍档案资料极其丰富，内容繁杂，利用价值极大，属长期保存档案，明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围，至关重要。电大的学籍档案资料主要包括学员在读期间日常的学籍管理档案资料和毕业档案资料两方面。学员在读期间日常的学籍管理档案资料主要包括：（1）新生入学报名登记表；（2）招生录取审批表和花名册；（3）教学班基本情况登记表；（4）学生成绩登记总表；（5）学生学籍异动审批表（包括转学、转专业、休学、退学、勒令退学、开除学籍和复学等）；（6）各类成绩表（包括统设课和省管课成绩表、自设课成绩表、免修免考报批登记表、形成性考核成绩表、实践环节成绩表、教务管理系统当前库和总库成绩表、成绩复查登记表等）；（7）开放教育试点生的学期注册表、课程注册表；（8）各类短期培训教育花名册和成绩表；（9）计算机管理电子文档数据资料；（10）其它一些有关的、重要的学籍档案管理文件和资料（包括报告、批复等）。

学员毕业档案资料主要包括：（1）入学报名登记表；（2）入学通知书；（3）成人高等学校毕业生登记表；（4）录取审批表和花名册（主要是成招和普招生）；（5）学员在校期间的奖惩材料；（6）学生个人成绩登记表；（7）毕业论文或毕业设计；（8）各类毕业生花名册；（9）各类学生结业花名册；（10）本科学员办理学士学位花名册；（11）毕业生资格审查表（主要是成招生）；（12）普通高等学校毕业生登记表（普专生）；（13）操行考核登记表；（14）毕业生体检表（普专生）；（15）就业报到证（普专生）；（16）计算机管理电子文档数据资料（包括高等教育学历证书图像信息采集电子注册光盘资料）。

学籍档案管理工作就是在收集以上材料的基础上，依照《档案法》的要求，按照工作程序，依据《高等学校档案实体分类法》，进行整理、立卷、保管，为最终的档案利用提供服务。

四、建立健全学籍档案管理规章制度，使学籍档案管理工作更加规范化和制度化

古人云：没有规矩，不成方圆。随着现代远程开放教育的发展，电大办学的开放性和社会性越加明显，在这种新的教育形势下，为做好学籍档案管理工作，应当根据《档案法》、国家教育部和中央电大的有关精神和文件，结合各级电大的实际，建立和完善学籍档案管理规章制度。学籍档案管理工作的规范化主要包括管理程序规范化、管理方式规范化、专业名称规范化、学籍注册规范化、成绩管理档案规范化和毕业办证手续规范化等。学籍档案管理工作制度化主要包括学籍管理实施细则、学籍管理人员岗位责任制、学员日常管理制度、考试管理工作细则、成绩管理制度、学籍档案管理制度等。通过建立和完善学籍档案管理制度和细则，使学籍档案管理工作有章可循、有据可依、照章办事，更加科学规范。

五、积极适应知识经济时代，提高学籍档案现代化管理水平

随着知识经济时代社会信息化的逐步实现，电大学籍档案载体将由传统的“白纸黑字”逐渐转变成“电子档案”，未来学籍档案的收集、存储、管理和利用等将发生本质的变化，这就需要我们用新的思维、新的观念、新的方法去适应电大未来的学籍档案管理工作。具体地讲是：

（1）充分认识信息化建设是知识经济时代学籍档案管理工作的主线。依托日益成熟的教务管理系统，开发适应电大学籍档案管理的软件，把电大学籍档案管理逐步发展成一种信息产业。

（2）知识产权保护是知识经济时代学籍档案管理工作的重点，创新产权、知识产权二者的法律保护同等重要，要尽快突破电子档案资料的法律效力问题。

（3）创新管理机制是电大学籍档案管理的切入点，积极吸收和利用国内外档案管理的先进经验，进行管理技术创新和网络信息化管理，努力解决技术难题和网络安全等问题，从而提高学籍档案现代化管理水平。参考文献：

[1]于云秀.开放教育入学指南百问.北京：中央广播电视大学出版社，2002.2 [2]贾佳1.浅谈学籍档案管理工作[J]1，内蒙古电大学刊，2003，41 [3]董小坤.谈如何发挥成人学籍档案管理的功能作用.胜利油田师范专科学校学报，2001年9月版.(87).[4]陈东.现代远程教育学籍档案现代化管理的措施探讨.西南民族大学学报•人文社科版.2004年9月版.

第四篇：浅析新时期中职学校档案管理

浅析新时期中职学校档案管理

论文关键词：中职学校；档案管理；对策

论文摘要：学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，加快中职学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。

学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。目前，中职学校正面临着重大的变革，作为中职学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战，那么，如何适应新形势，加快中职学校档案工作发展的步伐呢？笔者根据《档案法》的要求，结合自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。

1.中等专业学校档案管理工作现状分析

1.1领导不够重视

就目前的学校档案管理现状来看，大部分学校的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对教育事业的促进作用，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。

1.2档案管理人员缺乏，素质较低

专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。

1.3档案信息载体结构单一

目前中等专业学校档案馆（室）的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。

1.4收集资料不够完整

外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。

1.5硬件设施不达标

有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。

2．加强中等专业学校档案管理工作的对策

2.1提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。

2.2加强人员配备，搞好档案实施建设

为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

2.3加强档案信息化建设，提高现代化管理水平

档案信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。

2.4加强档案的收集和整理

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根据不同门类、不同载体按、类别分别整理归档。建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办出成绩，办出特色，办出水平。

参考文献：

[1]王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报2003,16(4).[2]刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育2005（17）.[3]代利利.加强学校档案管理[J]阜阳师范学院学报2005（5）.[4]周枫，辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J]山东档案2005（5）.[5]钟晓芸.江西科技示范学院[J]科技广场2005（9）.学校学生学习成绩及档案管理系统 是一款学校学生档案及学习成绩管理系统.提供丰富的查询、打印、登记、修改功能及报表导出引擎。界面美观、时尚，完全秉承Windows应用程序原则。适合各种中、小学校和高等院校的档案室档案快速备份，查询等工作，也适合班主任老师对学生的详细情况的记录备案、同样也适合任课老师对学生成绩的综合分析和对班级、学生的名次编排。拥有强大而丰富的报表导出引擎，可把数据导出为Excel、Html、Lotus、FoxPro、Paradox、dBase和Text文件。并且附有两个经典小游戏，工作之余还可轻松一下。1 完全自动生成单科成绩单，自动排列名次；完全自动生成全科成绩单，自动为全班、全年级乃至全校排列名次；

【摘 要】档案是反映历史面貌的真实记录，档案事业是党和国家各项事业的重要组成部分。档案工作是办好学校的重要基础工作，也是衡量学校管理工作水平高低的标志。随着教育改革的不断深入和发展，贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》与《广东省档案管理办法》，建立和管理好学校档案，并促使学校档案工作纳入规范化、制度化、科学化管理的轨道，不断提高档案管理的整体水平，有着极为重要的意义和作用。

【关键词】学校 档案管理 依法治档

一、当前学校档案管理工作中存在的问题

1．某些学校领导对档案管理不够重视，其表现为：⑴对档案管理的意义认识不足。多年来，由于对“教育改革”的狭隘认识，导致档案事业建设降低到了教育改革的附属地位，经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业，而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性，因为档案是历史的产物，不能产生直接的教改成绩或效果，档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值。⑵依法归档的意识不强。基层的领导同志不能深入实际解决档案收集工作中存在的实际问题，档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取，而依靠有关部门主动移交的可操作性不强，致使档案移交工作迟迟不能落到实处，甚至材料收集不齐全，直接影响收集工作的开展。⑶对《档案法》的宣传不够。《中华人民共和国档案法》颁布20年了，除档案管理部门认识外，大多数人不了解、不认识档案法律责任，不重视统一管理档案的意义，管理人员、科技人员依法自觉保护、收集、移交档案材料的意识没有真正树立起来。

2．教职工对依法治档的观念淡薄。由于档案违法行为所产生的后果具有间接性、隐蔽性，这导致了人们忽视或轻视档案违法行为。因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那样，直接地明显地危及国家、人民的人身和财产安全，会给国家、人民带来直接的、明显的危害和损失。同时，学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件。把档案资料的收集、移交看成是一种负担，甚至不当一回事，学期或学年结束，该交的档案资料也没有整理移交，需档案管理人员的多番催促。

3．上级档案部门，对学校依法管理档案工作监督力度不够。一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行为，往往只进行现场指导纠正，久而久之，执法检查变成了上门服务，上门帮助组卷、立卷，以指导替代执法、替代执罚。而对于法定破损档案、不及时归档、归档不全、利用不还、档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检查和追究。

二、如何依法管理档案工作

1．加大宣传力度，增强社会档案意识和档案法制观念，打好依法管理档案工作的群众和社会基层。“立足档案，面向社会”是我国档案宣传工作的方针，继续加大《档案法》的宣传，也是全社会的普法意识的体现。但目前档案意识还很淡薄，档案观念模糊。就我们基层而言，要争得领导的重视，把它纳入学校的普法工作中去。除做好各部门工作宣传外，还可通过宣传周、宣传月搞定期宣传，也可通过学校的内部网络宣传、学校公示栏宣传，通过研

讨会、座谈会，举办展览、知识竟赛等形式，使广大群众真正了解档案，自觉遵守《档案法》。还可通过对违法案件的处理结果，以案说法，以警世后人，从而增强社会的档案意识和法制观念，为依法管理档案工作奠定坚实的基础。

2．积极争取领导部门的理解和支持，加大对档案管理工作的力度。建议从教育档案工作实际出发，会同档案局、教育局一起制定并及时修订适合教育改革要求的学校档案管理试行办法和档案工作标准，加强统筹领导，宏观管理，实行分类指导，有效监督，形成有关业务部门与办公室配合对学校档案工作齐抓共管的机制，促进《档案法》实施在学校落到实处。

3．依法健全和完善档案收集管理制度。档案资料的收集、移交和整理、保管，是发挥档案工作整体功能的前提，也是做好档案业务工作的重点。要扎扎实实地做好这项基础工作，不仅要把学习贯彻《省档案管理办法》与学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》结合起来，加大宣传力度，努力营造浓厚的社会氛围，还要依法健全和完善档案收集制度。档案收集管理制度主要包括：

(1)登记制度。为了掌握收集工作情况，避免应归档材料的遗失、散落，应及时做好登记工作，形成必要的制度。

(2)时限制度。及时收集是确保归档文件材料齐全完整的关键。收集材料不能等到年底收集与整理，而应区分不同情况，明确收集与归档时限。因为有些文件材料在办文部门较长，遇上机构变化、人事变动、工作调整，很容易散失，造成归档不全或不完整。

(3)查对制度。档案管理部门要做到对所管档案材料心中有数，必须确定一个时间核对收集归档材料，对收集工作中发现的问题，如不全、短缺材料的，要及时向有关部门追要收集，对错装、错收的，材料要及时查清并予以纠正。

(4)移交制度。要根据具体情况，制定出具体档案材料的归档范围、时间与质量要求，使各单位、各部门形成的档案材料一般应及时处理完毕后，及时移交给档案管理部门归档保存，避免任何组织与个人以任何理由积压、滞留应归档材料的现象发生，保证档案材料的完整齐全，特别是人事档案更应注意及时移交。

(5)索要制度。对于未能及时移交到档案管理部门的归档材料，档案管理部门不能完全坐等有关单位或部门主动送交材料上门，对以上制度执行情况，可与工作评价结合起来，奖惩分明，如评优、评先、职务晋升等。

4．学校档案管理人员要努力提高自身素质。依法治档的关键是严格档案行政执法，法律是依靠人来贯彻执行的，法律秩序必须通过良好的执法来维护。再好的法律和制度，如果得不到严格的执行和遵守，也将形同虚设。依法治档更重要、更核心的是我们各级档案管理人员在法定权限内，按照法定程序，依法履行法定职责。树立坚定政治信念、公正清廉、业务精通、作风优良，能胜任新形势下工作需求，是保证依法治档真正落到实处的关键所在。

5．上级档案部门应加强对学校档案执法监督检查。首先，要强化档案执法监督检查的手段。在执法监督检查中要改变过去那种只听听汇报，看看材料，提提建议，发个通报等做法，真正严格按照《档案法》及有关规定的要求认真监督检查，对查出的问题，按照规定的程序认真处理，决不姑息迁就。其次，建立档案法制监督机制。各级档案行政管理部门，要制定有关规定、制度来规范档案执法监督检查机关和档案执法监督检查人员的行为。论文关键词：文化传播学 学报档案 管理与利用

论文摘要：高校学报档案的传播是为了尽快地、广泛地实现学报档案价值，发挥其作用，通过各种信息传播渠道，借助各种信息传播媒介，将内容丰富的学报档案信息传播给广大受众以满足受众需求的一种信息传播活动。主要包括传播的主体、内容、渠道、对象以及传播反馈等五个方面。本文针对所涉及的这五个方面探讨了高校学报档案如何科学管理和有效开发利用。

一、文化传播学视野下的学报档案

“档案属于一种文化现象，因为档案既反映了上层建筑观念形态，又反映了经济基础物质成功中凝聚的精神价值”。从传播学的角度看档案，由于“传播”这一观念的引进，从而将档案的贮存信息的属性(即原始记录性)与传播信息的属性(即传播性)并列，即档案不仅是一种历史、知识、文化的原始记录，而且是一种历史、知识、文化的传播媒介。《普通高等学校档案管理办法》明确规定，出版物类是高等学校文件材料的归档范围之一，它“主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等”。可见，文化传播学视野下的高校学报具有重要的档案价值，是高校档案群中一项重要的档案资料，应该很好地管理并充分利用。

高校学报档案的传播是为了尽快地、广泛地实现学报档案价值，发挥其作用，通过各种信息传播渠道，借助各种信息传播媒介，将内容丰富的学报档案信息传播给广大受众以满足受众需求的一种信息传播活动。主要包括传播的主体、内容、渠道、对象以及传播反馈等五个方面。

学报档案传播的主体是学报档案的管理者，通过其专业的档案管理知识和一定的信息技术，把有保存价值的文献传递给档案信息的受众。这考验到档案管理者的素质;传播的内容主要包括自家学报、交换学报以及受众需要的其他学报文件档案(如作者原稿、用稿通知、选题计划等);传播的渠道主要是通过开辟阅览室、提供原件和复印件、期刊数据查询、信息咨询服务及档案编研等途径;传播的对象主要包括用稿作者、交换学报单位、文摘单位、订户、校内外广大师生等;传播对象反馈涉及作者论文反馈、文摘刊物转载索引、读者来信来电等。

由以上所述的五个方面看，要使学报档案的传播更顺畅，反馈更有价值，需要加强对学报档案的归档管理和开发利用。同时，随着信息技术的发展，互联网等新媒介得以普遍运用。在高校档案信息存储数字化的前提下，网络以其自身的快速、链接、互动等特点成为学报档案传播的主要形式，如何应对信息化、数字化时代的档案传播是目前档案管理与利用的一大课题。

二、高校学报档案的管理

第一，建立审稿专家库，筛选优秀作者群。把期刊多年保存的《专家审稿意见书》进行归纳整理，选择其中责任心强的专家作为稳定的审稿专家队伍，可建立期刊审稿专家库，并在每期审稿单归档时对专家库进行补充。另一方面，学报档案收集了每期大量的稿件，反映了广大科研、管理工作者的实际学术水平和科研能力，据此可以筛选出优秀作者群，及时了解他们的学术动向，并向他们约请优质的稿件，也可据此向优秀作者进行专题组稿，适应学报专题化的发展趋势。

第二，做好交换期刊的管理工作。学报和其他学术刊物的办刊宗旨是学术交流而不是商业性的，这就为学报以交换为主的收藏带来极大的方便。因此，学报资料室收藏高校学报较为集中的这一优势不仅为编辑人员学习兄弟院校的办刊经验、获取学科信息、满足业务上的特定需求提供了方便，同时，也为许多校内师生和其他读者查阅学报论文解了燃眉之急。学报在资料室建设上应排除思想上狭隘、功利的观念，打破高校之间的界限，积极地与国内学术期刊进行长期友好的交换工作。这不仅可以使各学报的浪费减少到最低限度，更可以使其学术影响得以扩大，刊物价值得以提高。此外，在印量和资金有限的前提下，交换资料应有针对性，即根据各学报办刊重点栏目和特色栏目，交换与之相关的刊物。

第三，学报档案的管理要规范化、制度化。在规范化方面，要以资料室管理人员的专业文献检索能力，对学报档案的分类、编目、着录以及装订收藏，要按照《中国图书馆图书分类法》和《连续出版物着录规则》及学术档案案卷标题的拟订进行分编，使学报资料排列顺序化、合理化，把学报资料按分类标准。科学、有序、系统地分类、编号登记;建立健全借阅学报文献资料卡片和学报资料财产账;实行电子文档管理化，使学报资料检索更为方便快捷。

在制度化方面，为保证情报资料管理工作的正常进行，必须建立一套切实可行的规章制度。如登记制度、借阅制度、流通制度等。

第四，提高资料室管理人员的素养。资料室人员应知晓图书馆学、情报学知识，熟练掌握资料管理的业务技能，做好资料的搜集、整理、加工、借阅、保管工作，掌握资料的搜集、采访、登录、分类和编目方面的方法，要形成熟练的基本功和业务技能。同时，资料人员需要具有爱岗敬业精神，除认真对待读者检索、咨询服务外，要按时完成本学报的交流工作，及时补寄;及时处理订户、兄弟院校学报编辑部的来函，维护本校学报的信誉;及时向编辑部介绍交流学报中有关的信息和情况等，使学报办出水平，办出特色。

第五篇：火电项目档案管理思路

档案管理思路

工程项目档案是与工程实体同步进行、同步完成的重要成果，是反映工程项目从立项、设计、施工到竣工验收全过程建设情况的原始、真实的全面记录。为了加强工程图纸、资料的管理，使之制度化、程序化、规范化，做到及时、有效、完整、正确地收集整理和分发工程图纸、资料，以及项目竣工档案的完整、准确、齐全、规范、及时。根据国家档案法律法规和重点建设项目档案管理及浙能集团公司达标投产的有关规定和要求，制定具体的档案管理目标。明确工程部及设计、施工、监理、设备供货单位之间的管理职责和管理范围，提高工程项目档案质量，确保工程的顺利进行及归档工程图纸、资料的准确性、完整性和系统性，以便更好地为工程建设和生产运行服务。

本工程根据《火电工程达标投产验收规程》（DL 5277-2012）中工程档案管理考核标准的主要考核内容制定档案管理目标，具体内容如下：

1、机构、人员、设施及管理职责

工程部将项目文件收集、整理和档案移交内容纳入合同管理，在合同中设立专门条款，明确各参建单位竣工档案的编制质量、移交时间、套数、归档及违约责任。工程部设立技档室，配备专职档案管理人员，建立健全项目档案各项管理制度，档案工作实行统一管理。技档室负责工程建设过程中产生的所有需归档文件资料的接收、整理、归档工作，负责组织、监督和检查各单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

工程各有关单位应保证档案管理体系健全，责任制执行有效，设立与工程建设任务相适应的技术资料管理部门，统一负责项目文件的接收、处理、分发、传递、保管和归档工作。各参建单位工程档案管理人员需经培训后持证上岗。

工程各有关单位档案库房及设施应符合国家有关防火、防潮、防光、防虫、防盗、防尘等安全保管、保护要求。档案管理设施、设备的配置应满足档案安全、保护、现代化管理需求，档案管理软件具备档案整编、检索和利用的功能。

监理单位应按《电力建设工程监理规范》DL/T 5434规定，对设计、施工、调试等参建单位整理和移交的竣工档案进行审查，并签署意见；按项目档案管理要求和合同约定，将监理形成的文件进行收集、整理，向工程部技档室移交。设计、施工、调试等参建单位按《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T 241-2012编制项目文件归档实施细则；按合同约定，收集、整理各自承建范围内形成的项目文件，经监理审查后向工程部技档室移交。施工单位应对分包单位形成的项目文件进行审查确认，履行签章手续，并对移交归档的项目文件质量负责。

2、项目文件收集

建设、监理、设计（勘测）、施工、调试、生产运行单位应收集具有保存价值的文字、图表以及音像等各种载体的文件，包括工程准备阶段文件、设计文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。项目文件应与工程建设同步收集，收集一式一份，归档需要增加份数，在合同中约定。

3、项目文件质量

项目文件应为原件。因故无原件的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复印件上加盖公章，便于追溯。各单位按《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T 241-2012的规定编制项目文件，项目文件签字、印章、图文等应清晰，具有可追溯性，项目文件应按各专业规程规定的格式填写，内容真实、数据准确，竣工图与实物相符。

4、项目文件整理

1）分类符合《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T 241-2012规定。

2）组卷应遵循文件形成的规律，保持文件内容的有机联系。

3）案卷组合应保持工程建设项目的专业性、成套性和系统性，同事由的文件不得分散和重复组卷。

4）案卷排列顺序，应按前期、设计、施工、调试、竣工验收等阶段进行排列；卷内文件排列顺序，应按文件的形成规律、问题重要程度或结合时间进行排列。

5）案卷题名应简明、准确揭示卷内文件内容；卷内目录题名应填写卷内文件全称。

6）件号、页号编写应符合《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T 241-2012规定。

7）案卷目录、案卷封面、卷内目录、备考表填写符合《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T 241-2012规定。

8）案卷内文件超出卷盒幅面的文件应叠装，小于A4幅面的宜粘贴，破损的文件应修复。

9）案卷装订应整齐、结实，宜用线装，易于保管。

10）应对永久保存且涉及项目立项、核准、重要合同（协议）、质量监督、质量评价（有创优目标的工程）、竣工验收、竣工图及利用频繁的纸质档案进行数字化管理。

5、照片收集与整理

照片档案应与纸质档案分类一致，并符合《照片档案管理规范》GB/T 11821规定。归档照片应影像清晰、画面完整，反映事件全貌，并突出主题，照片说明应完整，并编制照片档案检索目录

6、电子文件归档与整理

电子档案应与纸质档案分类一致，并符合《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894 规定。光盘等载体应符合长期保管要求，并统一标注档号及存入日期等。

7、实物档案收集与整理

将与基建项目有关的证书、奖牌及奖杯，在基建中形成的靶板、地质矿样、探伤底片等实物形式的材料收集归档。实物档案应与纸质档案分类一致，并编制实物档案检索目录。

8、项目档案移交

各参建单位文件资料移交套数为二套，竣工图两套，光盘三套。参建单位应在项目实体竣工后三个月内将整理完毕的项目档案移交工程部技档室归档。尾工形成的档案应在尾工完工后及时移交。档案交接按归档要求审查其完整性、真实性、准确性、有效性和案卷整理质量，合格后办理交接手续；重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字，与交接清册一并归档；工程部各职能部门的项目文件，进行收集、整理、审核后移交工程部技档室归档。项目档案验收合格后,工程部应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。

9、档案验收与评价

在完成项目档案的收集、整理、归档后进行档案专项验收申请，验收应在考核期（从机组满负荷试运结束之时开始计算，时间为六个月）内完成。项目档案专项验收应按《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）的规定进行验收。档案专项验收组织单位应出具验收意见，工程档案管理应按《电力建设施工质量验收与评价规程》DL/T 5210规定进行评价。

在做好上述管理目标控制的同时，也要注意目前电力建设工程档案管理工作中普遍存在的一些问题：

1、工程建设档案人员业务素质不高。仅仅局限于收集、整理、分类、保存、利用等局限，缺乏对工程档案相关的政策、规定及相关的专业业务知识的及时学习。

2、各单位对工程档案认识不到位，档案整理不规范。

3、工程验评资料报、签不及时，事后补签现象严重，失去了资料的真实性。

4、大部分单位工程档案只注重文字记载，不注重声像档案收集。针对上述问题，加强电力建设工程档案管理的对策建议有以下几个方面：

1、加强培训，充分提高专业档案人员素质。随着电力工程档案工作的领域拓宽，档案服务的范围扩大，档案工作的手段更加现代化。因此，在电力工程建设档案管理工作中，首先要加强学习培训，提高专职档案人员的素质，熟悉工程档案相关的政策、规定及相关的业务知识。一方面要善于与工程项目管理、施工等部门加强沟通，另一方面要早期介入工程建设活动，实时了解工程建设动态，按档案要求对工程中所产生的资料把好质量关，及时发现问题并提出整改要求，积极主动地开展工程档案收集工作。

2、尽早完善档案管理制度，使工程档案建设工作做到有章可循。针对电力建设项目的施工单位多，项目档案管理工作面广，各施工单位归档工作的要求和做法存在不一致现象，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工等方面做出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。

整理归档的工程档案资料，必须正确反映工程施工全过程和工程结果，不得擅自修改、伪造或事后补做。凡是文件资料达不到要求的技术标准和对某些资料 4 的准确性有怀疑时，必须经技术负责人审核，并签署处理意见。处理后的结果要有技术负责人的签字认可，否则其工程不算完工，也不能验收和结算，档案资料不能归档。

3、提前介入，全程参与，切实做好电力工程档案与工程实体同步工作。电力工程参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂，单项工程完工时间也是有早有迟，客观上给电力工程档案收集工作带来一定难度。因此，要加大对工程档案的管理力度，狠抓工程档案管理“三同步”(即工程建设一开始，档案工作开展就同步进行；工程建设过程中，验评资料等竣工资料的积累、整编、审定工作与工程实体同步进行；工程竣工验收时，对一整套合格的竣工档案的验收同步进行)。

要确保电力工程档案的完整、准确、系统，就要特别注重平时对档案的收集和积累，就必须把事后控制改为事前控制，将项目档案的管理从末端移到前沿，将后续工作变为前置条件，把档案工作从一个工作环节扩展为贯穿始终的全程控制的记录体系，要将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。

对于过程质量验评资料、隐蔽签证，必须遵循与工程实体同步的原则。没有相关档案资料，就视为工作没完成，不予支付相关进度工程款。

对工程建设中的各种联系单、通知单，严格按照处理期限跟踪闭环管理，确保满足工程需要。所有项目建设期文件（包括工程事故处理文件），严格按照“谁提出，谁归档；谁形成，谁归档；谁处理，谁归档”的原则进行归档管理。

4、规范电子文件归档管理，加强声像资料的归档工作。为实现资源共享和便捷利用奠定坚实基础。电子文件的出现，使工程建设过程中形成的历史数据更能从文、图、影、像等多方面形象地展现出来，所以对电子文档的全程收集工作就显得相当重要。

在工程建设过程中，由于各参建单位会产生大量的电子文件，为保证电子文件归档的完整率，要求各单位在纸质文件归档的同时,也要将相应的电子文件同时归档。文字档案严格按照规定进行数字化整理，要求各单位统一载体、统一格式，保证电子文档的规范化，从而提高档案信息的实效性和检索的便捷性，同时 5 也实现在企业各部门之间实现资源共享，更对档案编研工作起到了一个快速整合的作用。

5、与各参建单位建立良好沟通协作关系，定期检查督促，确保归档资料完整、准确、规范。在工作中，应善于与工程项目管理部门、施工部门等进行沟通，对相关文件材料的形成、收集等进行指导，明确归档要求，才能保证所收集档案的标准、规范。由于项目工程庞大、复杂，常常多个专业交叉施工；几个单位工程同时施工；出现大量的设计变更和多套设备同时到货等等情况。这给工程档案管理带来许多困难，如施工图管理：设计单位编制的施工图，会在施工过程中遇到设计更改期的变动；同一份设计更改单通知会涉及到几张图纸或不同专业；一个单位工程会有多方面的设计更改等等。建设单位针对项目文件资料形成的不同阶段，就需要及时组织各参建单位进行信息交流。

一是要随着工程进展定期组织各参建单位人员参加项目文件资料检查。总结前阶段的管理情况，明确下阶段的管理要求。

二是按单位工程交工时期进行检查，结合项目各参建单位档案管理的方法，以点带面，总结推广项目资料管理新的管理方法。

三是对竣工项目资料检查，对项目资料是否符合工程实际的最终情况进行沟通，对较为严重的情况提出整改意见。帮助施工现场资料管理人员了解所管理的资料质量，是做好工程档案工作重要基础，将工程档案的完整性、准确性、真实性灌输给每一位施工现场资料管理人员，让施工现场资料管理人员的优势得到充分发挥。

工程档案是电力建设工程全过程的反映，是一项可以利用的宝贵资源，而工程档案管理工作是一项基础性的工作，我们必须要扎扎实实，从一点一滴做起，以求真务实的工作作风，有效的管好这项工作，从而更好的利用这项资源。