关于开展公司资料集中归档工作的通知（精选五篇）

第一篇：关于开展公司资料集中归档工作的通知

关于开展公司资料集中归档工作的通知

公司各职能部门：

为进一步加强公司档案规范化管理，服务企业生产经营，公司决定在近期开展资料集中整理、归档工作。请各职能部门根据各自部门职责，将本部门自公司成立以来开展的各种重大活动所产生的文件材料进行收集整理，并进行集中统一归档。具体归档范围、要求及时间安排如下：

一、归档范围：

1、党、政、工、团成立材料

2、党、工、团代表大会选举材料

3、各类先进、推优等评比材料

4、年度工作打算、总结、规划

5、各类决议、决定、条例、规定、制度等

6、下属公司上报的请示与批复

7、各类会议记录、纪要、照片

8、本公司与外单位协议、合同等材料

9、经济责任制管理（业绩考核、考评等管理材料）

10、干部任免的请示与批复

11、专业技术职务、职称评聘材料

12、各类奖惩材料

13、纪律检查运行工作中形成的材料

14、各类来信来访处理材料

15、有关投资、资产管理工作的请示、报告等

16、资产清查、资产评估形成的文件材料（申请立项、清查、评定估算、验证确认、评估仲裁、照片等）

17、本公司控股、参股等项目中形成的文件材料（企业情况材料、会议纪要、意向书及领导批示意见、土地使用权转让、项目建议书，批复、合同、章程、可行性研究报告及批复、办理工商登记有关证明、出资通知单、验资报告等）

18、财务报表

19、财务预决算表 20、财务帐册、凭证

21、税务相关申报材料

22、各类审计材料

23、科技项目等申报材料

24、债权、债务经济纠纷来往文件材料

25、各类事故的处理材料

26、各类案例处理材料

27、其他重要资料

二、时间安排：

请各职能部门管理人员抓紧时间收集整理，于2016年1月30日前将收集的材料列出清单后交公司档案室。

联系人：XXX。

XX公司办公室

2015年12月12日

第二篇：公司文件资料归档管理制度（范文模版）

公司文件资料归档管理制度

为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

一、文件、资料的来源和范围

文件、资料的来源有两种：接收和发放。

1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。

2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。

文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。

二、公司文件、资料归档的范围和归档分类

本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。

2、经营业务类: 公司规划、计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。

4、政府类：政府下发至公司的各类文件。

5、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号

公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。

2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政 类;2经营业务类;3人事关类;4政府类；5财务类;6音像类。13、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。

4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B” 代表重要级,“C” 代表机密级。

“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。

“C”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别+发布年月日+归档序号+（受密级）。

例如: 将总公司办公室公开发布的通知归档为2013年5月3日第一份档案，其编号为: JZB12013050301(A)。

四、档案的保管、调阅与归还

1、巳归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。

2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请表》。一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可调阅。

4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。

5、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填

2写《文档归还登记表》。

五、归档保存期限

1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、计划、经营总结、技术资料、长期项目合同、财务会计报表、统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

2、五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。

4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

六、档案的销毁

1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。

3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

七、附表的管理

本制度暂定8个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理每个附表，便于填写和查阅。

附表的编号为：启用时的年月日+十位。

八、其它

本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。

本制度自签发人签字日起生效执行。

另附：附表1《文件接收登记表》

附表2《文件移交登记表》 3

附表3《文件发放登记表》

附表4《文档管理登记表》

附表5《文档调阅申请表》

附表6《文档归还登记表》

附表7《文档销毁申请表》

附表8《文档销毁登记表》

湖南长燃清洁能源有限公司

2013年7月1日4

第三篇：公司文件资料归档管理制度

公司文件资料归档管理制度

为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

一、文件、资料的来源和范围

文件、资料的来源有两种：接收和发放。

1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。

2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。

二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

1、行政类:

本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。

2、经营业务类:

公司规划、计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

3、人事类:

劳动人事档案、劳动工资档案等。

4、政府类：政府下发至公司的各类文件。

5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号

公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。

2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类;2经营业务类;3人事关类;4政府类；5财务类;6音像类。

3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。

4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别+发布年月日+归档序号+（受密级）。

例如: 将总公司办公室公开发布的通知归档为2013年5月3日第一份档案，其编号为: JZB12013050301(A)。

四、档案的保管、调阅与归还

1、巳归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》 ,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。

2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》 ,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请表》。一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档 , 须经公司经理批准后方可调阅。

4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅, 并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。

5、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归还登记表》。

五、归档保存期限

1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、计划、经营总结、技术资料、长期项目合同、财务会计报表、统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

2、五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案, 统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。

4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

六、档案的销毁

1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。

3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

七、附表的管理

本制度暂定8个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理每个附表，便于填写和查阅。附表的编号为：启用时的年月日+十位。

八、其它 本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。本制度自签发人签字日起生效执行。另附：附表1《文件接收登记表》 附表2《文件移交登记表》

第四篇：档案归档工作通知.

关于做好2012各部门资料归档工作的通知

各部门、车间：

为了做好2012年资料归档工作，确保公司文件、资料的完整性，便为查阅利用，严防毁损、散失和泄密；请各部门主管及本岗位负责人按照《档案的整理与归档工作规范》的收集范围和要求收集、分类、整理本部门及本岗位2012归档材料保管工作，维护文件、材料的完整和安全。希各部门、车间将整理好的归档材料于2012年12月10之前上交人事部，公司行政部将检查、登记各部门、车间收集、整理、材料归档情况。各部门、车间请按照以下要求做好归档工作：

一、归档材料内容：

凡是在各部门、车间工作中直接形成的具有保存价值的文件和具有查考利用的各类资料、原始计录、数据、图表以及与本公司生产经营活动相关联的材料、文件、报表等都要齐全完整地收集、分类、整理、归档、保管，均属归档文件。特别要注意收集对公司的历史、经营、发展具有参考、凭证作用的原始材料，如规章制度、统计报表（包括各种上报数据）或以公司名义参加签订的合同、协议等。不属归档范围的文件材料按归档要求整理成卷，留存本部门、车间资料室备查。

二、归档时间：

2012年12月1日—2012年12月10日

三、归档材料：

财务部：会计凭证、会计账薄和财务报告等会计核算专业材料是记录和反应公司经济业务的重要史料和证据，具体包括：

1、会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和其它会计凭证。

2、会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产资料、辅助帐薄和其它会计帐薄。

3、财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其它财务报告，如《部门财务预算》草稿。

4、其它类：银行存款余额调节表、银行对帐单，其它应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册和会计档案销毁清册。

销售部：

1、客户资料：包括客户登记表、客户身份证复印件、有效签单人员名单、电话、客户背景。

2、与客户签订的合同、协议、销售订单、客户档案、资料情况。

3、客户的欠款、还款情况（签单客户）。

4、客户投诉（客户投诉记录）、折价情况。

5、促销方案，内部人员销售记录，生产部：

1、设备清单

2、《月度生产计划表》、《生产制造指令单》、《生产日报表》

《调度单》、《物料申购单》、《生产流程表》、《验收报告》

《产品质量标准》、《产品工艺标准》《员工计件、记时日报表》。

《提成报告》、《退货报告》

仓储部：

《成品出、入库单》、《客户档案》、《客户投诉记录》

《采购收货入库清单》、《销售退货入库清单》、《验收单》

《借、领用退货入库单》、《盘存报告表》《仓库台帐》

半成品：

《送货、来料验收单》、《材料入库日、月报表》、《领、退 料单》

《来料收、发月报表 》、《原材料库存月报表》、《废料处理报告》

《调拨表》、《材料出、入存库明细表》、《收、发、存汇总表》

《入库、出库》登记记录、《盘存报告表》、《仓库台帐》

《退货处理意见书》、《来料验收报告》

附注：从2012年12月1日起，每个月1号--------10号为公司文件、资料归档期限，希各部门、车间安排好自己的工作和时间，请遵照。

特此通知

办

公室

二〇一二年十一月二十七日

第五篇：少先队辅导员如何归档整理工作资料？

临近年终，各种各样的检查纷纷而至，一会儿交这个材料，一会儿交那个材料。而基本上每一次的检查少先队似都能搭上边，安全的、行为规范的、环保的、甚至连教科研上也要用到少先队的课题活动等等之类。记得新当辅员时，为应付各种检查常常是手忙脚乱，而有时这个忙和乱还源自于自己的资料不会归档整理。下面结合自己几的工作经验，提点一下作为少先队辅导员可以怎样归档整理自己的资料。（主要是电脑中的电子版本资料）

一、先按大类别分文件夹存放，为保证顺序，可以以字母开头；

大类资料一般可根据少先队工作日常条块梳理出来，当然有些学校特色或是你分管的也可能罗列其中。

二、分类文件夹中按分开存放；

上图中，我就是打开了图一中“J主题活动”的文件夹，可以看到每一的主题活动再分文件夹存放，这样一下来，所有活动都在其中，当然，这里有两个方法，可以把每项活动的方案、照片归类放置，也可以把照片单独置。要看，那种方法更便于自己查找。

三、单独文件前面加上年月日的时间代码，便于记录和查找；

这种记录的方式，对于信息稿的文件特别显出好处来，可以看到，时隔多年我们还可以清楚知道这个文件是何时建的，当你忘记时，只要记得是什么年什么月，再次搜索“文件名”就一定可以找到自己所要的资料。这样的方以后写回忆录都没有问题。

四、照片文件整理方法；

这也是我在之后几年才想出的办法，因为之前使用胶卷相机的时候，照片只能存放相簿中，时间一久，就没法看还有一点，每一次需要用资料时的印照片很费钱。

我的方法是在A4纸上排版，每次活动一张纸，四到六张照片。如果档次高就彩色打印，如果档次低直接在自己的白打印机上出。有图有真相，检查起来也很实用。

每一结束，也可打印一本装订好交档案室，非常不错的图片档案。自己呢，也可以留一本在队室里存档。

四、学生制作投稿作品的整理；

受照片整理的启发，后来我把队员的投稿作品（非电子稿类）如手抄报，科学小制作等也拍成照片后存档。上图就是当时搞过一次学校少先队卡通形象设计创意大赛的入围作品。如果当时存的是纸质稿，08年到现在要么变黄要么找不到了，岂不是非常可惜？

以上只是梳理了自己的一些工作经验，可能有不妥之处，大家有取有舍吧！当然，少先队辅导员们，如果你有更想的归档整理资料的方法，不妨也建言献策！

除非注明，文章均为“队室”网站原创，欢迎转载！转载请注明本文地址，谢谢。

最后有一点温馨提示：无论哪个检查，大家都不要把最原始的资料给搞丢了，最好的东东要自己留着，这是你的作成果！

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